Bài làm: Tổng Công ty xây dựng quốc doanh là một công ty thuộc thành phần kinh tế quốc doanh lớn của Brazil, trong năm vừa qua do mốt số yếu tố khách quan nên các đơn vị quốc doanh đã bị
Trang 1VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM
LỚP CAO HỌC CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ GIÁO DỤC KHOÁ 2008 – 2011
BÀI ĐIỀU KIỆN Môn học: Thông tin Quản lý Giáo dục
Tên nhóm: Hoa hồng đỏ
Nhóm trưởng: Ngô Thị Thu Hà
Các thành viên: Nguyễn Công Hải
Nguyễn Tiến Dũng Thư ký: Hoàng Thu Hồng
Câu hỏi:
Anh (chị) hãy phân tích những nguyên nhân thất bại của Tổng Công ty PROJ? Hãy đề xuất một số hướng cải thiện tình hình.
Bài làm:
Tổng Công ty xây dựng quốc doanh là một công ty thuộc thành phần kinh
tế quốc doanh lớn của Brazil, trong năm vừa qua do mốt số yếu tố khách quan nên các đơn vị quốc doanh đã bị lỗ 2,7 tỉ trong khi các đơn vị tư nhân lãi 2,8 tỉ như vậy rõ ràng các đơn vị thuộc thành phần kinh tế quốc doanh lớn đã không mang lại lợi ích về kinh tế cho Brazil và Chính phủ đã đưa ra chủ trương tư nhân hóa ngành xây dựng, việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 để cải thiện nền kinh tế đất nước và bối cảnh cạnh tranh đặt PROJ vào việc phải cải tổ hoạt động trên cơ sở tin học hóa các hoạt động của mình
PROJ đã quyết định ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý của mình nhưng trong quá trình triển khai dự án đã vấp phải một số vấn đề sau
và đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến thất bại của PROJ:
1 Kinh phí đầu tư cho dự án gần 1 tỉ USD và phải hoàn thành trong khoảng thời gian từ 3 – 4 năm, giả sử tính toán theo năm tài chính mỗi năm dự
án phải giải ngân khoảng 250 triệu USD là một khoản tiền rất lớn trong vòng một năm, đây là một việc làm quá mạo hiểm cho một công việc còn khá mới mẻ khi cải tổ cách thức quản lý
2 Để thực hiện dự án này thành công về cơ cấu tổ chức không thể chỉ thành lập 2 nhóm: nhóm CNTT và nhóm Tổ chức mà phải có sự phối kết hợp giữa các phòng ban trong Tổng Công ty, PROJ đã quá chủ quan khi thành lập các nhóm để triển khai dự án này
3 Tài chính phân bổ cho hoạt động của dự án, PROJ đã không tính đến mặt bằng chung trong Công ty dẫn đến việc không cân đối giữa những người
Trang 2làm trong Công ty và những người làm việc cho dự án gây nên mâu thuẫn nội bộ
4 Khi triển khai dự án PROJ đã không tính toán được hết mọi sự phát sinh hoặc không có kế hoạch dự phòng, không tính rủi ro trong khi thay đổi cả một cách thức hoạt động của Công ty đã tồn tại rất lâu đã dẫn đến sự không tương thích về ngôn ngữ khi sử dụng phần mềm cũ và mới giữa Trung tâm xử lý
số liệu và nhóm CNTT Nhóm CNTT đã đề nghị mua phần mềm mới của chính Công ty mình, bất đồng giữa các nhóm bắt đầu xuất hiện khi cho rằng nhóm CNTT đã không tuân thủ luật mua thiết bị trong các cơ quan nhà nước của Brazil
5 Nhận thức của nhiều cán bộ quản lý cũng như cán bộ công nhân viên trong Tổng Công ty về hệ thống quản lý này chưa thật đầy đủ và nghiêm túc vì vậy việc nâng cao nhận thức cũng như phải có kế hoạch thông báo công khai, tổ chức các khóa học ngắn hạn cho đội ngũ cán bộ này đặc biệt là những cán bộ chủ chốt phải có lộ trình tiếp cận dần để họ đủ thời gian nghiên cứu, làm quen
và vận dụng như vậy việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý mới mang lại hiệu quả cao
6 PROJ cũng đã không có kế hoạch sắp xếp lại bộ máy tổ chức nhân sự,
cụ thể là những người quản lý ở cấp trung gian khi ứng dụng CNTT trong quản
lý thành công Đây là một việc hết sức quan trọng liên quan đến con người và không cân nhắc kỹ lưỡng rất dễ dẫn đến pháp luật qui định của nhà nước
Khi đã có sự bất đồng thì mọi việc trở nên khó khăn hơn khi nhóm tổ chức vì có một bộ phận có quá ít nhân viên để triển khai các hoạt động trong Công ty nên nhóm tổ chức đã tự đề xuất một phần mềm quản lý khác để hộ trợ cho các nhân viên đó vì thế công việc giữa các nhóm đã bắt đầu chồng chéo lên nhau và mục tiêu ban đầu đặt ra đã đi chệnh hướng, không có sự thống nhất và phối hợp Ban lãnh đạo đã có sự bất đồng quan điểm với nhau dẫn đến một giám đốc điều hành đã phải ra đi
Việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý để cải tổ các hoạt động của PROJ là một trong các biện pháp cần thiết và đã đạt được những kết quả nhất định sau:
1 Chủ trương thống nhất trong toàn Tổng Công ty quyết tâm thay đổi cách thức hoạt động mới
2 Các ứng dụng mới như thư tín điện tử, hội nghị từ xa, kế hoạch hóa và phối hợp quy mô lớn trong các đề án xây dựng thêm vào đó là thông tin được quản lý phân tán và xử lý nhanh chóng Dù sao thì người sử dụng (các nhà thầu, các bộ phận dịch vụ) cũng tiếp cận được thông tin mà trước đây phải thông qua trung tâm dữ liệu Lãnh đạo cũng nắm bắt thông tin trực tiếp như tình hình triển
Trang 3khai đấu thầu của các công trình lớn Thư tín điện tử bảo đảm luồng thông tin an toàn giữa lãnh đạo và các nhóm mà trước đây chỉ qua nói miệng
Như vậy việc áp dụng CNTT vào quản lý là một việc làm mang tính cấp thiết, CNTT sẽ làm biến đổi bản chất công việc, biến đổi bản chất thương mại thậm chí biến đổi cả Chính phủ nhưng bên cạnh đó để ứng dụng CNTT vào quản lý đạt hiệu quả cao chúng ta cần một số yếu tố sau:
1 Đào tạo, bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ quản lý đủ về năng lực, giỏi về chuyên môn để tiếp cận những khoa học công nghệ mới
2 Xây dựng kế hoạch chiến lược với mục đích, mục tiêu cụ thể để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất với kinh phí đầu tư thấp nhất
3 Bắt buộc phải có kế hoạch dự phòng
4 Phân cấp quản lý rõ ràng để hoàn thành từng mục tiêu cụ thể
5 Giám sát, đánh giá thường xuyên các hoạt động của dự án để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời