Bài giảng excel ths GVC đỗ văn hòa

Điều khiển dòng văn bản nhập vào ô Thưc hiện điều này bằng cách click chọn các check box trong mục Text control trên tab Alignment của hộp thoại Format Cells:  Wrap text: chọn check box

CHƯƠNG 5 MICROSOFT EXCEL 2007

Số tiết giảng dạy: 12 tiết

1.GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 nằm trong bộ chương trình Microsoft office 2007 nên nó kế thừa nhiều ưu điểm của bộ chương trình mới này

Excel 2007 cung cấp nhiều công cụ mạnh, nhiều chúc năng mới so với các phiên bản trước Với Excel 2007 công việc nhập, lưu trữ, phân tích, chia sẽ, quản lý dữ liệu của chúng ta trở nên đơn giản hơn rất nhiều

Excel 2007 vẫn sử dụng giao diện lệnh, chức năng, công cụ dựa trên thanh Ribbon với nhiều tab, nhiều group, nhiều biểu tượng menu và danh sách lệnh, như trong Word 2007

Số cột và dòng trong Excel 2007 nhiều hơn so với các phiên bản trước

Excel 2007 cung cấp một tập hàm rất lớn, với nhiều hàm hỗ trợ trong lĩnh vực kinh tế

và thống kê Việc sử dụng công thức, hàm cũng đơn giản hơn rất nhiều

Định dạng dữ liệu có điều kiện, biểu đồ, in ấn, cũng đơn giản hơn rất nhiều

Excel 2007 cho phép lưu tập tin bảng tính theo định dạng của của các tập tin Excel phiên bản trước Tuy nhiên, nếu ta lưu tập tin Excel 2007 theo định dạng của các phiên bảntrước thì ta không sử dụng được một số công cụ, chúc năng mới của nó khi làm việc với các tập tin dạng này

1.1 Khởi động và thoát khỏi Microsoft Excel 2007

1.1.1 Khởi động

 Cách 1: nhấp đúp vào biểu tượng của nó trên desktop hoặc trên thanh taskbar ở

cuối màn hình

 Cách 2: vào Start\Program\ Microsoft Office\ Microsoft Excel 2007.

1.1.2 Thoát khỏi Microsoft Excel 2007

Trước khi thoát khỏi Excel 2007 ta nên gõ Ctrl + S hoặc Ctrl + W để lưu và đóng lần lượt các tập tin bảng tính đã mở

Có thể thoát khỏi Excel 2007 theo các cách sau:

 Cách 1: Click chuột vào nút Office để mở menu này

Click vào nút Exit Excel ở góc dưới bên phải của menu này

 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F + X để thoát khỏi Excel 2007.

1.2 Giới thiệu màn hình chương trình Microsoft Excel 2007

Hình sau đây là giao diện chính của Excel 2007

Hình 5.1 Cửa sổ (màn hình) chính của Excel 2007

Về cơ bản, màn hình của chương trình Excel 2007 tương tự như màn hình của Word

2007 Nó cũng gồm các thành phần: thanh tiêu đề; thanh Quick Access; thanh Ribbon; thanh trạng thái; thanh công thức và màn hình Worksheet

Vùng bảng tính:

Vùng này bao gồm nhiều Worksheet (có khi còn gọi là sheet hay bảng tính), mổi Worksheet có một tên cụ thể Với các bảng tính có nhiều Worksheet thì trong đó có một Worksheet được chọn làm hiện thời

Thanh công thức:

Thanh công thức là thành phần quan trọng trên cửa sổ Excel Đây là nơi để ta nhập dữ liệu vào các ô trong Worksheet Đặc biệt là nơi để ta đưa ra các yêu cầu, các công thức tính toán dữ liệu cho Excel Excel thực hiện các công thức tính này và trả kết quả về tại ô hiện thời

Công thức tính trong Excel:

Phải bắt đầu bằng dấu bằng (“=”), trong đó có thề chứa các toán tử đại số và/hoặc toán

tử logic Toán hạng của nó có thể là hằng số, ký tự, địa chỉ ô và đặc biệt có thể là các hàm của Excel

Nếu toán hạng là địa chỉ ô thì Excel sẽ lấy giá trị dữ liệu tại ô này để tính Nếu toán hạng là hàm thì Excel sẽ lấy kết quả trả về của hàm để thực hiện phép tính

1.3 Làm việc với các tập tin bảng tính Excel 2007

Tập tin bảng tính được tạo ra từ Excel 2007 có tên mở rộng là *.xlsx, nó thường được gọi là Workbook

Các thao tác trên tập tin bảng tính Excel hoàn toàn tương tự các thao tác trên tập tin tài liệu Work 2007

1.3.1 Mở một Workbook mới

 Cách 1: gõ Ctrl + N Workbook này có cùng định dạng với workbook đang mở

 Cách 2: thực hiện theo các bước sau:

+ Bước 1: click vào nút microsoft office.

+ Bước 2: Click vào nút lệnh New Hộp thoại New workbook xuất hiện.

+ Bước 3: click vào mục Blank and Recent trong khung danh sách Templates Click vào biểu tượng Blank Workbook và click vào nút Create để hoàn thành.

Khi đó một Workbook với một vài worksheet trống xuất hiện trên cửa sổ Excel và nó là Worksheet hiện tại

1.3.2 Đóng một Workbook

Có thể đóng Workbook theo cách:

 Gõ Ctrl + W, hoặc click vào nút Close (dấu X) trên cửa sổ Workbook

 Click chuột để mở menu Office rồi click vào lệnh Close

Nếu ta đóng một workbook mà nó chưa được lưu lại thì excel sẽ thông báo nhắc nhở: yêu cầu ta lưu lại trước khi đóng,

Các thao tác Open, Save, save As, Print trên Workbook là hoàn toàn tương tự như đối với

một tập tin tài liệu Word

1.4 Làm việc với các Worksheet trong Workbook

Trong một Workbook có thể bao gồm một hoặc nhiều Worksheet Worksheet (còn gọi

là spreadsheet) là một vùng tài liệu dạng bảng (cột x dòng) mà Excel đưa ra để tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu trên đó

Worksheet bao gồm một tập các ô được tổ chức thành các dòng, các cột Worksheet phải là một thành phần của Workbook, nó không thể đứng độc lập hay nói ngược lại: trong một Workbook phải có ít nhất một Worksheet

Ta có thể lưu trữ các loại dữ liệu khác nhau có hoặc không lien quan với nhau trên các Worksheet của một Workbook

1.4.1 Đổi tên Worksheet

 Click phải chuột tại Worksheet cần đổi tên để hiện menu ngữ cảnh Click chọnlệnh Rename trên menu này

 Nhập tên mới rồi gõ Enter để hoàn thành

1.4.2 Thêm/Xóa Worksheet

 Click phải chuột tại Worksheet cần xóa và click chọn lệnh Delete

 Để thêm một Worksheet ta thực hiện như trên nhưng chọn lệnh Insert từ menu ngữ

 Click phải chuột tại Worksheet cần di chuyển

 Click chọn lệnh Move or Copy…hộp thoại này xuất hiện

 Chọn vị trí (đích) mà Worksheet phải di chuyển/sao chép đến (vị trí đích có thể

trong cùng một book hoặc trên book khác) Nếu muốn copy thì phải chọn check box Create a copy.

2 NHẬP DỮ LIỆU TRÊN WORKSHEET

2.1 Thiết lập font chữ và kiểu canh lề dữ liệu trong ô

Thực hiện các công việc sau:

a) Mở Worksheet mà ta cần nhập/chỉnh sửa dữ liệu trên nó

b) Chọn Font và Size chữ:

+ Bước 1: click vào nút đánh dấu Worksheet để đánh dấu toàn bộ Worksheet

+ Bước 2: click chọn tab Home trên thanh Ribbon Click vào nút Launcher trong group Font để mở hộp thoại Format Cells Click chọn tab Font trên hộp thoại này.

Hình 5.2 Hộp thoại Format Cells – tab Font

+ Bước 3: chọn Font trong hộp danh sách Font; chọn kiểu chữ trong hộp danh sách Font Style; chọn kích thước chữ trong hộp Size;…

Cuối cùng click OK để hoàn thành

c) Chọn kiểu canh lề cho dữ liệu trong các ô:

+ Bước 1: đánh dấu toàn bộ Worksheet

+ Bước 2: mở hộp thoại Format Cells, click chọn tab Alignment

+ Bước 3: chọn kiểu canh lề theo chiều dọc và theo chiều ngang tại các hộp danh sách Horizontal (ngang) và Vertical (dọc) sau đó click OK để hoàn thành

Hình 5.3 Hộp thoại Format Cells – tab Alignment

 Ta cũng có thể chọn hướng cho dòng văn bản trong ô tại hộp Text Direction và

hộp Degrees (trong khung Orientation).

d) Thay đổi độ rộng cột:

 Thay đổi độ rộng của một cột: đặt con trỏ chuột tại biên phải của cột cần thay đổi

dộ

rộng Khi thấy con chuột chuyển sang dạng hình dấu thập thì ấn giữ nút trái chuột và

rê chuột sang trái (thu hẹp) hoặc sang phải (nới rộng) để thay đổi dộ rộng của cộ đó

 Thay đổi độ rộng của một hay nhiều cột:

+ Bước 1: đánh dấu các cột mà ta cần điều chỉnh độ rộng của nó.

+ Bước 2: click phải chuột tại vùng đánh dấu để mở menu

ngữ cảnh Click chọn lệnh Column Width trên menu này

Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình bên)

+ Bước 3: nhập kích thước độ rộng cột vào ô Column

Width Sau đó click OK để hoàn thành

Đánh dấu các khối ô/dòng/cột trong Worksheet

 Đánh dấu khối ô: rê chuột từ ô ở góc trên bên trái của khối ô đến ô ở góc dưới bênphải của khối ô

 Đánh dấu một hoặc nhiều cột: click chuột tại tiêu đề cột để đánh dấu một cột rêchuột qua các tiêu đề cột đẩ đánh dấu nhiều cột liên tiếp nhau Kết hợp phím Ctrl để đánh dấu các cột không lien tiếp nhau

 Đánh dấu một hoặc nhiều dòng: tương tự như đánh dấu cột nhưng thực hiện trên tiêu

đề dòng

2.2 Điều khiển dòng văn bản nhập vào ô

Thưc hiện điều này bằng cách click chọn các check box trong mục Text control trên tab Alignment của hộp thoại Format Cells:

 Wrap text: chọn check box này để cố định dộ rộng cột, nếu dóng text nhập vào

dài

hơn độ rộng cột thì Excel tự động cho xuống dòng (tự động thay đổi độ rộng dòng)

 Shrink to fit: chọn check box này để cố định dộ rộng cột, nếu dóng text nhập vào

nối) nếu ta bỏ dấu chọn check box này tại ô được nối từ nhiều ô trước đó thì Excel sẽ

tự động chia ô này thành các ô ban đầu

2.3 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

2.3.1 Nhập dữ liệu vào ô

 Đặt con trỏ tại ô cần nhập dữ liệu

 Nhập dữ liệu Gõ Enter để kết thúc

Trong quá trình nhập dữ liệu, dữ liệu nhập vào xuất hiện ở thanh công thức

2.3.2 Chỉnh sửa dữ liệu/công thức tại một ô

 Đặt con trỏ vào ô chứa nội dung cấn chỉnh sửa

 Gõ phím F2

Khi đó ta có thể chỉnh sửa nội dung/công thức của ô ngay tại ô đó hoặc chỉnh sửa trên thanh công thức Gõ Enter để kết thúc

3 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRÊN EXCEL 2007

3.1 Địa chỉ ô và địa chỉ khối ô

3.1.1 Ô và địa chỉ ô

Mỗi Worksheet trong Workbook bao gồm một tập các ô, có thể xem ô là đơn vị lưu trữ

và xử lý thông tin cơ bản nhất trong Excel Dữ liệu của người sử dụng được lưu trữ tại các

ô trong Worksheet

Mỗi ô trong bảng tính được xác định bởi một địa chỉ ô, đó được xem là vị trí của ô

([Cột][Dòng]) trong Worksheet.

+ Ví dụ: địa chỉ ô A14, C41, AB25,…

Ô có địa chỉ AB25 là ô nằm ở dòng 25 của cột AB

3.1.2 Khối ô và địa chỉ khối ô

Một tập các ô nằm kề nhau tạo thành một hình khối được gọi là khối ô (Block)

Các khối ô được xác định bởi địa chỉ khối ô, gồm 2 thành phần:

[Địa chỉ của ô ở góc trên trái]:[ Địa chỉ của ô ở góc dưới phải]

+ Ví dụ: địa chỉ khối ô A1: D12; D1: D20 (trên cùng một cột); A10 : F10 (trên cùng mộtdòng),…

Khối ô có địa chỉ A1: D12 bao gồm các ô A1 đến A12, B1 đến B12, C1 đến C12 và D1 đến D12

3.2 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

3.2.1 Địa chỉ tương đối

Trong các công thức có sử dụng địa chỉ ô/khối ô (ô/khối ô tham chiếu) Nếu địa chỉ đó

là địa chỉ tương đối thì nó sẽ thay đổi khi ta copy công thức từ ô này đến ô khác trong bảngtính

Cách viết địa chỉ tương đối : [Cột][Dòng]

3.2.2 Địa chỉ tuyệt đối

Trong các công thức có sử dụng địa chỉ ô/khối ô (ô/khối ô tham chiếu) Nếu địa chỉ đó

là địa chỉ tuyệt đối thì nó sẽ không thay đổi khi ta copy công thức từ ô này đến ô khác trong bảng tính

Cách viết địa chỉ tương đối : $[Cột]$[Dòng] : thêm dấu $ trước cột; dòng.

3.3 Đặt tên cho một ô/khối ô

Ta có thể sử dụng tên của một ô/khối ô thay vì sử dụng địa chỉ tham chiếu đến nó Nhưng để sử dụng tên của ô/khối ô thì trước hết ta phải đặt tên cho nó

3.3.1 Đặt tên cho ô/khối ô

 Đánh dấu ô/khối ô bảng tính cần đặt tên

 Click nút phải chuột tại vùng đã đánh dấu này Click chọn lệnh Name a range… từmenu ngữ cảnh Hộp thoại New Name xuất hiện:

Hình 5.4 Hộp thoại New Name

 Nhập tên cần đặt cho khối ô đã chọn vào ô Name Chỉ định phạm vi có hiệu lực của

tên này trong hộp danh sách Scope: Toàn bộ Workbook hay chỉ tại một sheet nào đó

 Click vào nút OK để hoàn thành

Khi đó ta thấy tên khối ô này xuất hiện trong danh sách tên Name Box (trước thanh công thức)

3.3.2 Xóa tên ô/khối ô

 Click vào biểu tượng Name Manager trong group Define Names Hộp thoại NameManager xuất hiện:

Hình 5.5 Hộp thoại Name Manager

 Click chọn “Tên ô/khối ô” cần xóa rồi click vào nút Delete để xóa Click nút Clos

để đóng hộp thoại này

4 LÀM VIỆC VỚI Ô/CỘT/DÒNG

4.1 Chèn/Xóa Ô/Cột/Dòng trong Worksheet

4.1.1 Chèn thêm Cột (Column)/Dòng (Row)

+ Bước 1: đặt con trỏ tại ô mà ta muốn chèn (Insert): Thêm một cột vào vị trí của cột hiện tại (cột hiện tại được chuyển sang bên phải), hoặc chèn thêm một dòng vào vị trí của dòng hiện tại (dòng hiện tại sẽ được chuyển xuống phía dưới)

+ Bước 2: click vào hình mũi tên sau biểu tượng Insert trong group Cells trên tab

Home trên thanh Ribbon , menu này xuất hiện

+ Bước 3: Click chọn lệnh Insert Sheet Columns nếu

muốn chèn thêm một cột Click chọn lệnh Insert Sheet Rows

nếu muốn chèn thêm một dòng

 Menu Insert ở trên ta thấy: ta có thể chọn lệnh Insert Cells…để chèn thêm một ô vào

vị trí hiện tại Chọn lệnh Insert Sheet để chèn thêm một Worksheet vào Workbook.

 Nếu muốn chèn nhiều cột/dòng liên tiếp vào vị trí hiện tại thì ta có thể thực hiện như

trên và click liên tiếp nhiều lần vào lệnh Insert Sheet Columns và/hoặc Insert Sheet Rows Hoặc đánh dấu số cột/dòng hiện tại bằng đúng số cột/dòng mà ta cần chèn, rồi sau đó thực hiện như trên.

4.1.2 Xóa bỏ Cột/dòng

Thực hiện tương tự như trên nhưng thay vì mở menu Insert

ta mở menu Delete và ở đây ta click chọn lệnh Delete Sheet

Columns để xóa cột và click chọn lệnh Delete Sheet Rows để

xóa dòng

Từ menu Delete ta cũng có thể thực hiện xóa ô, xóa Sheet

Để xóa nhiều cột/dòng cùng một lúc: Ta đánh dấu các cột/dòng đó, rồi thực hiện như trên (click chuột vào biểu tượng Delete trong group Cells)

4.2 Xóa/Di chuyển/Sao chép dữ liệu tại các Workbook

4.2.1 Xóa dữ liệu tại Ô/Cột/Dòng trong Worksheet

 Đánh dấu vùng bảng tính chứa dữ liệu muốn xóa

 Gõ phím Delete trên bàn phím để xóa

4.2.2 Di chuyển dữ liệu giữa một hoặc nhiều Worksheet

Ta có thể di chuyển (Move) dữ liệu tại một hoặc nhiều ô/cột/dòng từ vị trí này (vị trí nguồn) đến một vị trí mới (vị trí đích) nào đó Vị trí mới có thể trong cùng một Worksheet hoặc trên các Worksheet khác nhau

 Đánh dấu vùng bảng tính chứa dữ liệu cần di chuyển

 Gõ tổ hợp phím Ctrl +X Khi đó có một đường viền lạ bao quanh vùng dữ liệu

muốn

di chuyển

 Đặt con trỏ ô vào ô đầu tiên của vị trí đích và gõ Ctrl +V (hoặc gõ phím Enter).

Khi đó dữ liệu sẽ được di chuyển đến vị trí đích

Sau khi đã thực hiện thao tác Ctrl + X ở trên, nếu ta không muốn di chuyển nó thì có thể

gõ phím ESC để hủy bỏ thao tác cắt đã đưa ra Khi đó đường viền lạ nói trên cũng sẽ biến mất

4.2.3 Sao chép dữ liệu giữa một hoặc nhiều Worksheet

Ta có thể sao chép (Copy) dữ liệu tại một hoặc nhiều ô/cột/dòng từ vị trí này (vị trí nguồn) đến một hoặc nhiều vị trí mới (vị trí đích) nào đó

+ Bước 1: Đánh dấu vùng bảng tính chứa dữ liệu cần sao chép

+ Bước 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl + C hoặc click phải chuột trong vùng đã đánh dấu để

mở menu ngữ cảnh

+ Bước 3: Click chọn lệnh Copy Khi đó có một đường viền lạ bao quanh vùng dữliệu muốn sao chép

+ Bước 4: Đặt con trỏ ô vào ô đầu tiên của vị trí đích và gõ Ctrl +V hoặc click phải

chuột tại ô đầu tiên này để mở menu ngữ cảnh rồi click chọn lệnh Paste từ menu này.Khi đó dữ liệu sẽ được di chuyển đến vị trí đích

 Sau đó ta có thể lặp lại việc gõ Ctrl +V tại các vị trí đích khác để chép vùng dữ

liệu

đã chọn (Ctrl + C) đến nhiều vị trí đích

Để kết thúc ta có thể gõ vào phím ESC Khi đó đường viền lạ quanh vùng dữ liệu nguồn

sẽ biến mất

Để có thể chọn lựa thông tin mà ta cần sao chép từ nguồn đến đích trong lệnh Copy ta

phải chọn lệnh dán có chọn lựa: Paste Special.

4.2.4 Sao chép có chọn lựa

 Đánh dấu vùng dữ liệu cần sao chép

 Chọn lệnh Copy (Ctrl + C)

 Đặt con trỏ về ô nhớ đầu tiên của vị trí đích

 Mở menu ngữ cảnh tại vùng đánh dấu rồi click chọn lệnh Paste Special Hộp thoạiPaste Special xuất hiện

 Click chọn một option từ hộp thoại này (nếu chỉ muốn copy giá trị từ nguồn đên đích

thì ta click chọn option values trong vùng Paste).

 Click OK để copy

Hình 5.6 Hộp thoại Paste Special

 Hộp thoại Paste Special cho thấy các chọn lựa khác khi copy dữ liệu từ nguồn đến

đích:

• All: copy tất cả

• Formular: copy công thức

• Format: copy định dạng

• Values and number formats: copy giá trị và định dạng của giá trị.

 Trong các thao tác copy với lệnh Paste Special, khi ta dán dữ liệu vào một ô mà

đang

chứa dữ liệu thì ta có thể chọn: xóa dữ liệu tại ô đích để ghi giá trị nguồn vào đó.

4.3 Kẻ đường viền khung cho các ô/cột/dòng trong Worksheet

Thực hiện tương tự như kẻ khung cho bảng biểu trong tài liệu Word 2007

+ Bước 1: đánh dấu ô/cột/dòng cần kẻ khung

+ Bước 2: click vào dấu mũi tên ở phía cuối biểu tượng Border trong group Font trên tab Home để mở menu này.

Hình 5.7 Kẻ đường viền trưc tiếp từ menu Border+ Bước 3: click vào lệnh tương ứng với vị trí đường viền mà ta cần kẻ cho vùng ô/cột/dòng đã đánh dấu

Ví dụ:

 Để vẽ tất cả đường viền (trên, dưới, trái, phải, giữa ngang, giữa đứng) của khối ô đã

chọn ta click vào All Border

 Để xóa tất cả các đường viền của khối ô đã chọn ta click vào No Border

 Click vào lệnh Bottom Border để kẻ đường viền dưới theo kiểu đường kẻ đơn

 Click vào lệnh Bottom Double Border để kẻ đường viền dưới theo kiều đường kẻ đôi

 Ta có thể click chọn lệnh More Borders để mở hộp thoại Format Cells (tab

Border)

rồi thực hiện kẻ đường viền từ hộp thoại này.

Sau khi chọn kiểu đường viền trong khung Style, màu đưởng viền trong hộp màu Color

ta click vào các biểu tượng đường viền trong mục Preset và Border để kẻ đường viền cho khối ô đã chọn:

 : xóa đường viền : viền xung quanh : kẻ đường viền ở giữa

 : kẻ đường viền trái : kẻ đường viền trên

Hình 5.8 Hộp thoại Format Cells – Tab Border – Hộp Color

*Lưu ý: chỉ trên hộp thoại này ta mới có thể kẻ được các đường viền chéo trên các ô đã chọn là: và

5 ĐỊNH DẠNG KIỂU DỮ LIỆU CHO DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

5.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản dùng trong Excel

 Kiểu dữ liệu Number: là dạng dữ liệu số thông thường, dùng dấu chấm để phân

Khi ta nhập vào một dãy số nhưng muốn nó là

dữ liệu dạng Text thì ta phải nhập dấu nháy đơn

(‘) trước dãy số đó

Để chuyển dãy số về lại dạng số bình thường:

click vào biểu tương trước ô này để mở menu

rồi click chọn lệnh Convert to Number

Dữ liệu kiểu Text luôn canh lề trái trong ô

 Kiểu dữ liệu Date: là dạng dữ liệu Ngày-Tháng-Năm mà ta thường thấy trong

thực

tế Ví dụ: 27/12/2010

Dữ liệu kiểu Date trong Excel được viết theo quy định Ngày-Tháng kiểu Mỹ nhưng

ta cò thể chuyển nó sang kiểu Việt Nam (2 chữ số ngày/ 2 chữ số tháng/ 4 chữ số năm: 23/12/2010…)

Dữ liệu kiểu Date luôn canh lề trái trong ô Nếu không canh lề trái là ta đã nhập sai

dữ liệu kiểu Date

 Kiểu dữ liệu Logic: chỉ nhận một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai),

tức

là nếu phải chọn kiểu dữ liệu này thì ta chỉ có thể nhập vào một ô nào đó một trong hai giá trị: True hoặc False.

Dữ liệu kiểu Logic được canh lề giữa trong ô Chữ TRUE và FALSE ở dạng in hoa

5.2 Định dạng dữ liệu cho ô/cột/dòng trong Workbook

Thưc hiện như sau:

+ Bước 1: đánh dấu khối ô chứa dữ liệu cần định dạng lại cho nó

+ Bước 2: click vào nút Launcher trong group Number trên tab Home

Khi hộp thoại Format Cells xuất hiện, click chọn tab Number

Hình 5.9 Hộp thoại Format Cells – Tab Number+ Bước 3: click chọn một kiểu dữ liệu trong hộp danh sách Category Sau đó chọn một dạng dữ liệu cụ thể ở khung bên cạnh

+ Bước 4: click OK để hoàn thành

General Dạng số tự nhiên Số sẽ canh phải và chữ canh trái

Number Dạng số, cho phép xác định số lẻ, sử dụng dấu phân cách hàng

nghìn và hiển thị số âm như thế nào

Text Dữ liệu trong ô là văn bản kể cả khi nó là số

Scientifie Dạng số mũ

Percentage Dạng phần trăm, có dấu % sau sô và quy định số số lẻ

Currency Dạng tiền tệ, chọn dấu hiệu tiền tệ và dạng biểu diễn số âm.

Custom Người sử dụng tự tạo dạng thức mới trong phần Type Ví dụ như

thêm dơn vị “ĐỒNG” trong số…

6 MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 2007

6.1 Giới thiệu về hàm trong Excel

Hàm được xem như là công cụ tính toán, một công thức được viết sẵn mà Excel thiết kế

và đưa ra để hỗ trợ công việc tính toán của người sử dụng trên chính nó Mỗi hàm có chức năng cụ thể Khi người sử dụng cung cấp dữ liệu hợp lệ cho hàm, hàm sẽ xử lý dữ liệu đó

và trả về lại kết quả cho người sử dụng Cùng một hàm, nhưng với các dữ liệu vào khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau

Ví dụ:

 Giả sử ta có hàm GPTB2: thực hiện chức năng giải phương trình bậc 2

(ax2+ + =bx c 0) Nếu ta cung cấp cho hàm này giá trị các hệ số a, b, c thì nó sẽ cho takết quả về nghiệm của phương trình bậc hai cụ thể đó

 Giả sử ta có hàm In_Hoa: thực hiện nhiệm vụ làm cho một xâu ký tự bất kỳ thànhxâu ký tự in hoa Nếu ta cung cấp cho hàm này xâu “Tin học đại cương” thì nó sẽ trả

về xâu “TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG”

Như vậy muốn sử dụng được các hàm thì ta phải biết rõ tên hàm, chức năng của hàm,

dữ liệu mà hàm nhận vào và kết quả mà hàm trả về

6.1.1 Dạng tổng quát của một hàm trong Excel

Tên hàm (<Danh sách các đối số>)

 Tên hàm: là tên của một hàm nào đó mà Excel cung cấp Tên hàm không phân

 < Danh sách các đối số >: có khi gọi là tham số, là danh sách các dữ liệu mà hàm

nhận vào để xử lý

Dữ liệu vào ở đây có thể là: hằng số, ký tự/xâu ký tự, {ngày-tháng-năm}, địa chỉ ô/khối

ô (ô/khối ô tham chiếu), tên của ô/khối ô, biểu thức,… và đặc biệt có thể là một hàm nào đó

Đối số của hàm có thể là một hàm nào đó hoặc cũng có thể là chính hàm đó

Một hàm trong Excel có thể không có đối số, có một đối số hoặc có nhiều đối số

 Khi sử dụng các hàm ta đặc biệt quan tâm đến kiểu dữ liệu của các đối số, cáchviết đối với mỗi loại đối số và kiểu dữ liệu của kết quả mà hàm trả về

 Đối số dạng hằng số: viết theo cách bình thường (dấu phân cách phần nguyên,

phần lẻ có thể là dấu chấm hoặc dấu phẩy, không dùng dấu phân tách hàng trăm, hàng nghìn, )

 Đối số dạng ký tự/xâu ký tự: phải dùng nhấu nháy đơn hoặc dấu nháy kép để

bọc nó

+ Ví dụ: “Tin học đại cương”, “K”, ‘abc’

 Đối số dạng ngày-tháng-năm: không nên lấy trực tiếp giá trị ngày-tháng-năm

làm

đối số Đối số loại này thường là một ô chứa ngày-tháng-năm đã được định dạng theokiểu Date hơp lệ Loại đối số này được sử dụng trong các hàm về ngày-tháng-năm của Excel

 Đối số dạng địa chỉ của ô/khối ô: trong trường hợp này các ô/khối ô đó phải chứa

dữ liệu có cùng kiểu với kiểu dữ liệu đối số mà hàm yêu cầu

Địa chỉ ô/khối ô có thể là địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối hay địa chỉ kết hợp.+ Ví dụ: =SUM (C3:C50): tính tổng giá trị của các ô nằm trong khối ô C3:C50 trong Worksheet hiện tại

 Đối số dạng tên của ô/khối ô: trong trường hợp này tên của ô/khối ô phải được

đặt trước và dữ liệu chứa tại các ô/khối ô này phải có cùng kiểu với kiểu dữ liệu đối

số mà hàm yêu cầu

+ Ví dụ: =SUM (SoLuong): tính tổng giá trị của khối ô có tên là SoLuong trong Workbook hiện tại.

 Đối số dạng biểu thức: tương tự biểu thức trong toán học Ở đây có thể sử dụng

một trong hai loại biểu thức: biểu thức đại số và biểu thức logic

Cả hai loại biểu thức đều có thể bao gồm: toán tử đại số (+, -, *, /); toán tử so sánh (<, >, >=, <=, <>); toán tử logic (and, or, not,…: đây là các hàm logic của excel); Các toán hạng: hằng số, ký tự/xâu ký tự, địa chỉ ô/khối ô, hàm Excel,…; các dấu đóng mở ngoặc: (,),…

Các số hạng trong cùng biểu thức phải có cùng kiểu dữ liệu hoặc có các kiểu dữ liệu phù hợp với nhau

Biểu thức logic là các biểu thức mà nó chỉ trả về một trong hai kế quà: True hoặc False

+ Ví dụ: 5 <12 cho kết quả True; “Abc” = “abc” cho kết quả False

Nếu ta đưa vào hàm một giá trị đối số mà giá trị này có kiểu không đúng dữ liệu của đối số mà hàm quy định thì ta nhận được giá trị trả về như sau: #VALUE!

+ Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí mà ta cần đưa hàm vào

+ Bước 2: click vào biểu tượng Insert Function trong group Function Library trên tab Formulas Khi đó hộp thoại Insert Function xuất hiện:

Hình 5.10 Hộp thoại Insert Function

+ Bước 3: click chọn hàm mà ta cần trong khung danh sách Select a function rồi click

OK để tiếp tục Khi đó hộp thoại đối số (function arguments) xuât hiện

+ Bước 4: nhập các giá trị đối số Click OK để tiếp tục

(Sau khi click chọn một hàm ta nên để ý đến các đối số của hàm ở ngay dưới khung Select a function)

Hình 5.11 Hộp thoại đối số của hàm Left

 Tại các hộp đối số: Text, Num_chars ta có thể nhập cụ thể hoặc có thể nhập vào các địa chỉ ô mà nó chứa dữ liệu làm đối số cho hàm.

Cách 3: sử dụng hàm độc lập:

 Đặt con trỏ tại vị trí nhận kết quả trả về cảu hàm

 Click vào biểu tượng nhóm hàm cần sử dụng (hoặc click vào biểu tượng: RecentlyUsed: được sử dụng gần đây) trong group Function Library để mở hộp danh sách hàm

 Click chọn hàm mà ta cần tìm Hộp thoại đối số xuất hiện

 Chấp nhận hoặc điều chỉnh các đối số trên hộp thoại đối số Đối số trong trường hợp

này là địa chỉ các khối ô

 Click OK để kết thúc

6.2 Một số hàm cơ bản trong Excel 2007

A Các hàm xử lý kiểu xâu kí tự (Text)

A1 Hàm Left

Cú pháp: Left(<Text>,<n>)

Trong đó:

• <Text> : Là một xâu ký tự cần xử lý;

• <n> là một số nguyên (n ≤ số ký tự có trong xâu <Text>)

Tác dụng: Hàm sẽ trả về (lấy ra) <n> kí tự đầu tiên (từ bên trái) của xâu <Text> Xâu

<Text> vẫn khộng thay đổi

+Ví dụ 1: =Left(“Tin học cơ sở”,7)  Tin học

=Left(“Tin học cơ sở”,3)  Tin

+ Ví dụ 2: Nếu tại ô A2 có xâu “Thừa Thiên Huế”, thì:

=Left(A2,10)  Thừa Thiên

• <Text> : Là một xâu ký tự cần xử lý.

• <n> là một số nguyên (n ≤ số ký tự có trong xâu <Text>)

Tác dụng: Hàm sẽ trả về (lấy ra) <n> kí tự cuối cùng (tử bên phải) của xâu <Text>

Xâu <Text> vẫn không thay đổi

+ Ví dụ 1: =Right(“Tin học cơ sở”,5)  Cơ sở

• <Text>: là một xâu kí tự cần xử lý; k là vị trí của kí tự trong xâu (tính từ bên trái)

• <n> là một số nguyên (n ≤ số ký tự trong xâu <Text>)

Tác dụng: Hàm sẽ trả về (lấy ra) một xâu kí tự: gồm <n> kí tự, bắt đầu từ kí tự thứ <k>

của xâu <Text> (tính từ trái sang phải)

Hình 5.12 Hộp thoại Function Argument của hàm Mid

 Nếu bạn chưa nhớ rõ các đối số của hàm thì nên nhập đối số cho nó thông qua hộpthoại đối số Và cũng có thể đọc ý nghĩa của các đối số ở đây

 Bạn có thể xem lại chức năng của hàm từ hộp thoại đối số của nó Có thể đọc hoặcthử trên hộp thoại đối số

 Nếu bạn gặp lỗi khi sử dụng hàm, thì bạn nên dùng hôp thoại đối số để dò tìm lỗi và

có thể xem trước kết quả mà hàm sẽ trả về

A4 Hàm Upper

Cú pháp: Upper(<Text>)

Trong đó: <Text>: Là một xâu kí tự cần xử lý

Tác dụng: Hàm sẽ trả về xâu kí tự có nội dung như xâu <Text>, nhưng tất cả đều là kí

tự in hoa

+ Ví dụ 1: =Upper(“Tin học”)  TIN HỌC

=Upper(Left(“Tin học”,3))  TIN

Trong ví dụ này, đối số của hàm Upper là hàm Left

+ Ví dụ 2: Nếu tại ô A2 chứa xâu “Thừa Thiên”, thì:

=Upper(A2)  THỪA THIÊN

A5 Hàm Lower

Cú pháp: Lower(<Text>)

Trong đó: <Text>: Là một xâu kí tự cần xử lý

Tác dụng: Hàm sẽ trả về xầu kí tự có nội dung như xâu <Text>, nhưng tất cả đều là kí

Trong ví dụ này, đối số của hàm Lower là hàm Right

B Các hàm tính toán thông thường (trên dữ liệu Number)

B1 Hàm tính tổng: SUM

Cú pháp: SUM(<Số hạng thứ nhất>,[Số hạng thứ hai],…).

Trong đó: <Số hạng thứ nhất>, [Số hạng thứ hai],… có thể là một hằng số, có thể là mộtô/khối ố chứa giá trị số, có thể là một biểu thức/một hàm cho kết quả số

Ô/Khối ô có thể được xác định thông qua địa chỉ hoặc thông qua Tên của nó (Tên phải được thiết lập trước)

Tác dụng: Hàm trả về tổng các giá trị số chứa trong thành phần: <Số hạng thứ nhất>,

[Số hạng thứ hai],…

+ Ví dụ 1: =Sum(34,12,27)  73

+ Ví dụ 2: =Sum(A1:B10); = Sum($A$1,$B$10)

=Sum(Block1)

Cả ba trường hợp trên đều cho kết quả là 290 Trong trường hợp này việc

sử dụng địa chỉ tương đối hay tuyệt đối đều không có gì thay đổi (vì không

có copy hay move)

Khối ô A1:B10 được đặt tên là Block1.

Các ô A4, A5, A8 và B5 không được tính đến vì chứa kí tự hoặc bị rỗng

B2 Hàm tính giá trị lớn nhất: MAX

Cú pháp: MAX(<Số hạng thứ nhất>,[Số hạng thứ hai],…)

Trong đó: <Số hạng thứ nhất>,[Số hạng thứ hai],… có thể là một hằng số, có thể là một ô/khối ô chứa giá trị số, có thể là một biểu thức/một hàm cho kết quả số.

Tác dụng: Hàm trả về giá trị lớn nhất trong số các giá trị số đang chứa ở các ô trong

Tác dụng: Hàm trả về giá trị trung bình cộng (bình quân) của các giá trị số đang chứa ở

Trong đó: (<Khối ô 1>,[Khối ô 2],… có thể là một dãy ô mà trong đó có thể chứa giá trịNumber, Text hoặc rỗng.

Tác dụng: Hàm Count trả vể tổng số các ô có chứa giá trị số trong các khối ô đã chỉ ra

Hàm CountA trả về tổng số các ô khác rỗng trong khối ô

• <n>: Là số chữ số mà ta lấy kết quả làm tròn <n>: có thể là số âm hoặc số dương.Trong trường hợp số cần làm tròn có phần lẻ, thì n chí là số lượng số lẻ còn lại sau khi làm tròn Nếu n là số âm thì số lượng số lẻ còn lại là không có (số cần làm tròn không còn phần lẻ thập phân)

Hình 5.13 Hộp thoại đối số hàm Round

B7 Hàm sắp xếp vị thứ: RANK

Cú pháp: RANK (<n>, <Dãy số>, [Thứ tự])

Trong đó:

• <n> là số mà ta cần xác định “Vị thứ” của nó so với các số chứa trong <Dãy số>,

• <Dãy số>: là một khối ô chứa một danh sách các số

• Đối số [Thứ tự] có thể bằng 0 hoặc bằng 1 và cũng có thể bỏ qua không chỉ ra trong

hàm (xem như thứ tự bằng 0)

Tác dụng: hàm trả về “Vị thứ” của số <n> so với các giá trị số được chỉ ra trong

<Dãy số> Nếu [Thứ tự] = 0 thì “Vị thứ” = 1 tính từ số lớn nhất trong <Dãy số>

Nếu [Thứ tự] = 1 thì “Vị thứ” = 1 tính từ số nhỏ nhất trong <Dãy số>

+ Ví dụ: =Rank (3,A1:A10,0); số lớn nhất: Vị thứ = 7

=Rank (3,A1:A10,1); số nhỏ nhất: Vị thứ = 1

Xác định giá trị “Vị thứ” của số 3 so với các số chứa trong các ô từ A1 đến A10

C Các hàm tính toán có điều kiện

C1 Hàm tính tổng có điều kiện: SUMIF và SUMIFS

Hàm SUMIF tương tự hàm SUM nhưng chỉ tính tổng với các ô mà giá trị của nó thỏa mãn điều kiện đã chỉ ra Điều kiện này có thể dựa vào giá trị tại các ô cùng dòng với nó hoặc chính giá trị của nó.

Cú pháp: SUMIF (<vùng cơ sở>, <điều kiện>, [vùng tính tổng])

tại ô cùng dòng với nó trên [vùng tính tổng] vào tổng

• [vùng tính tổng]: đó là khối ô mà nó chứa các giá trị số ta cần xem xét để tính tổng

Tác dụng: tính tổng giá trị số chứa ở các ô trong [vùng tính tổng] Nhưng chỉ tính với

các ô cùng dòng với ô trong <vùng cơ sở> có giá trị thỏa mãn <điều kiện> <vùng cơ sở>, [vùng tính tổng] có thể là một khối ô

+ Ví dụ: xem vùng bảng tính dưới đây:

a) Tính tổng Tổng tiền với các mặt hàng có số lượng ≥ 45.

<vùng cơ sở> là B2:B8, <điều kiện> là “≥ 45” và <vùng tính tổng> là C2:C8

Vậy ta dùng hàm SUMIF như sau:

= Sumif(B2:B8, “≥ 45”, C2:C8);

Kết quả là 3.044.000

b) Tính tổng Tổng tiền với các mặt hàng là Kẹo.

<vùng cơ sở> là A2:A8, <điều kiện> là “Kẹo” và

C2 Hàm COUNTIF và COUNTIFS

Hàm COUNT thường được dùng đếm các ô chứa giá trị số Hàm COUNTIF tương tự

hàm COUNT nhưng chỉ đếm các ô mà giá trị của nó thỏa mãn điều kiện thiết lập.

Cú pháp: COUNTIF (<vùng đếm>, <điều kiện>)

Trong đó:

• <vùng đếm>: là khối ô chứa các ô cần đếm

• <điều kiện>: là điều kiện để xác định ô nào trong <vùng đếm> được đếm

Tác dụng: đếm các ô trong <vùng đếm> mà giá trị nội dung của nó thỏa mãn

Cú pháp: AVERAGEIF (<vùng cơ sở>, <điều kiện>, [vùng tính])

Trong đó: <vùng cơ sở>, <điều kiện>, [vùng tính] tương tự hàm SUMIF

Tác dụng: tính bình quân giá trị số chứa ở các ô trong [vùng tính] nhưng chỉ tính với

các ô cùng dòng với ô trong <vùng cơ sở> có gía trị thỏa mãn điều kiện

 Hàm AVERAGEIFS hỗ trợ tính giá trị trung bình với tập các điều kiện (And)

Cú pháp: AND (điều kiện 1, điều kiện 2, )

Trong đó: điều kiện1, điều kiện 2,….: công thức có các phép toán so sánh

Tác dụng: hàm cho kết quả

o TRUE: nếu tất cả các đối số đều có giá trị TRUE

o FALSE: nếu một trong các đối số có giá trị FALSE

+ Ví dụ: = AND (3>2, 5<8) → TRUE

D2 Hàm OR

Cú pháp: OR (điều kiện 1, điều kiện 2, )

Trong đó: điều kiện1, điều kiện 2,….: công thức có các phép toán so sánh

Tác dụng: hàm cho kết quả

o TRUE: nếu một trong các đối số có giá trị TRUE

o FALSE: nếu tất cả các đối số đều có giá trị FALSE

+ Ví dụ: = OR (3>2, 5<8) → TRUE

= OR (2>3, 5>8) → FALSE

D3 Hàm IF

Hàm IF có thể trả về một trong hai kết quả, phụ thuộc vào việc kiểm tra biểu thức logic

ta đưa vào cho hàm Các kết quả mà hàm trả về cũng là dữ liệu mà ta đưa vào trước cho hàm (không phải là dữ liệu mà hàm xử lý được)

+ Ví dụ: nếu ĐTB của học sinh < 5 thì cho kết quả là “Lưu ban”, nếu ĐTB của học sinh

>= 5 thì cho kết quả là “Được lên lớp” Trong những trường hợp tương tự như thế này thì

ta sử dụng hàm IF để lấy kết quả

Cú pháp: IF (<biểu thức logic>, <giá trị_đúng>, <giá trị_sai>)

Trong đó:

• <biểu thức logic>: là các biểu thức mà nó chỉ nhận một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai)

• <giá trị_đúng>: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu <biểu thức logic> cho giá trị True

• <giá trị_sai>: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu <biểu thức logic> cho giá trị False Nếu <giá trị_đúng>, <giá trị_sai> là dữ liệu kiểu Text thì nó phải được bọc trong cặp dấu nháy đơn hay nháy kép

Tác dụng: hàm số sẽ kiểm tra <biểu thức logic>, nếu <biểu thức logic> cho kết quả

True thì nó sẽ trả về giá trị mà ta đã chỉ ra ở đối số <giá trị_đúng>, nếu <biểu thức logic> cho kết quả False thì nó sẽ trả về giá trị mà ta đã chỉ ra ở đối số <giá trị_sai>.+ Ví dụ: = If (6>4, “Đúng”, “Sai”)  Đúng

= If (6>14, “Đúng”, “Sai”)  Sai

= If (6>4, “Sai”, “Đúng”)  Sai

vì đối số thứ hai (từ trái sang) là đối số mà giá trị tại đây sẽ được hàm trả về khi nó thấy <biểu thức logic> cho kết quả True Trong trường hợp này ta đặt tên là “Sai” nên hàmtrả về là “Sai”

Như vậy hàm IF sẽ trả về cái gì là do ta chỉ ra trước trong đối số thứ hai và thứ ba của hàm

6.3 Các hàm tìm kiếm: Vlookup và Hlookup

A Hàm tìm kiếm dựa trên cột – Vlookup

Các cột của <Bảng tìm> được chỉ đến thông qua số thứ tự của cột: Cột bên trái cùng

có số thứ tự là 1, tiếp đến là 2,…

Theo mặc định, cột đầu tiên của <Bảng tìm> phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.Nên dùng địa chỉ tuyệt đối để chỉ ra địa chỉ của <Bảng tìm>.

 <Cột lấy kết quả>: Là cột mà ta chỉ định để lấy hàm lấy kết quả mỗi khi nó tìm thấy

<Trị tìm> ở cột đầu tiên của <Bàng tìm> Khi đó kết quả mà hàm trả về là giá trị của ô: Trên cùng dòng của ô chứa giá trị khớp với <Trị tìm> và tại cột mà ta chỉ ra ở đối

số <Cột lấy kết quả>

 [Lựa chọn tìm]: Nhận một trong hai giá trị: Hoặc True (≡ 1) hoặc False (≡ 0) True là mặc định nên có thể bỏ qua Nếu là True thì cột đầu tiên của <Bảng tìm> phải được sắp xếp theo chiều tăng dần

Tác dụng: Hàm sẽ tìm <Trị tìm> trên cột đầu tiên của <Bảng tìm>, nếu tìm thấy thì

hàm sẽ trả về giá trị của ô trên cùng dòng mà hàm tìm thấy <Trị tìm> ở đó, tại cột mà ta chỉ ra ở đối số <Cột lấy kết quả>

Trong trường hợp không tìm thấy:

 Nếu [Lựa chọn tìm] là False thì hàm sẽ báo lỗi: #N/A: Trường hợp này có thể gọi là chính xác

 Nếu [Lựa chọn tìm] là True thì hàm sẽ trả về kết quả dựa vào giá trị kế trước

<Trị tìm> (nhỏ hơn <Trị tìm> nhưng gần <Trị tìm> nhất) trên cột đầu tiên của

<Bảng tìm>: Xem như tìm thấy <Trị tìm> tại dòng này: Trường hợp này có thể gọi làtìm gần chính xác

Xem vùng dữ liệu bảng tính sau đây:

 <Trị tìm>: Sẽ là một trong các giá trị A, B, C, D, G

 <Bảng tìm>: Trong trường hợp này là B21:E25.

 <Cột lấy kết quả>: Là một trong các cột: 2, 3, 4

 Đối số cuối cùng là True: Vì cột đầu tiên của bảng tìm đã được sắp xếp tăng dần

Ví dụ 1: Dựa vào vùng dữ liệu ở hình bên:

=VLOOKUP(“B”,B21:E25,2,TRUE)  22

=VLOOKUP(“E”,B21:E25,2,TRUE)  44: Vì không tìm thấy “E”, nên hàm trả về kết quả dựa trên giá trị nhỏ hơn gần E nhất: Đó chính là D ([Lựa chọn tìm]=True)

=VLOOKUP(“I”,B21:E25,2,TRUE)  55: Vì không tìm thấy “I”, nênhàm trả về kết quả dựa trên giá trị G

 Trong các ví dụ trên, hàm Vlookup trả về kết quả dựa trên cột cột nào là do ta đã chỉ

định trước tại đối số <Cột lấy kết quả> Trong một số trường hợp, trị số mà đối số

<Cột lấy kết quả> nhận được phụ thuộc vào một điều kiện nào đó:

=VLOOKUP(“C”,$B$21:$E$25,IF(A30=“H”,2,3),TRUE): Nếu tìm thấy “C” thì hàm sẽ trả về kết quả từ dòng 23 trên cột 2 hay cột 3 là phụ thuộc vào giá trị tại ô A30 có bằng “H” hay không

Vậy trong trường hợp này đối số thứ 3 của hàm Vlookup do hàm IF trả về

B Hàm tìm kiếm dựa trên dòng – Hlookup

Cú pháp:

Hlookup(<Trị tìm>,<Bảng tìm>,<Dòng lấy kết quả>,[Lựa chọn tìm])

Trong đó:

 <Trị tìm>: Tìm ở dòng đầu tiên của <Bảng tìm>

 <Bảng tìm>: Hàm sẽ tìm <Trị tìm> ở dòng đầu tiên của <Bàng tìm> Các dòng của

<Bảng tìm> được chỉ đến thông qua số thứ tự của nó Số thứ tự của các dòng trong

<Bảng tìm> được đánh số bắt đầu từ 1, kể từ dòng trên cùng đến dòng dưới cùng

 <Dòng lấy kết quả>: Là dòng mà ta chỉ định để hàm lấy kết quả mỗi khi nó tìm thấy

<Trị tìm> ở dòng đầu tiên của <Bảng tìm>

Khi đó kết quả mà hàm trả về là giá trị của ô trên cột mà hàm tìm thấy <Trị tìm> ở

đó, tại dòng mà ta chỉ ra ở đối số <Dòng lấy kết quả>

 [Lựa chọn tìm]: Tương tự hàm Vlookup.

Tác dụng: Tương tự với hàm Vlookup, nhưng Hlookup tìm kiếm trên dòng.

Ví dụ: Xem vùng bảng tính ở hình bên dưới:

=Hlookup(“B”,B1:D4,3): Cho kết quả là 340.

=Hlookup(“E”,B1:D4,4): Cho kết quả là 200.

=Hlookup(“A”,B1:D4,2,1): Cho kết quả là 500.

=Hlookup(“E”, B1:D4,2,0): Báo lỗi #N/A.

7 SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU

7.1 Sắp xếp dữ liệu

Xem vùng bảng tính sau đây:

Hình 5.14 Minh họa vùng dữ liệu chưa được sắp xếp

Dữ liệu trong vùng bảng tính trên chưa được sắp xếp (trừ cột STT) Bây giờ ta có thể sắp xếp nó theo một cột nào đó Ví dụ: sáp xếp theo cột Thành tiền VNĐ tăng dần Trong trường hợp này, cột Thành tiền VNĐ (cột F) được gọi là khóa sắp xếp

Sau khi sắp xếp, thứ tự các dòng dữ liệu sẽ thay đổi theo sự thay đổi của dữ liệu tại cột được chọn làm khóa sắp xếp

Thực hiện như sau để sắp xếp:

+ Bước 1: đánh dấu vùng dữ liệu sắp xếp Trong

trường hợp này là khối ô từ B3 đến F9 (không tính dòng

Tiêu đề và cột STT)

+ Bước 2: click vào biểu tượng Sort trong group Sort & Filter trên tab Data Hộp thoại xuất hiện:

Hình 5.15 Hộp thoại Sort+ Bước 3: Thiết lập điều kiện sắp xếp

 Vì sắp xếp theo cột Thành tiền VNĐ nên tại hộp danh sách Sort by ta chọn cột

Thành tiền VNĐ (cột F).

 Vì ta dựa vào giá trị tại cột Thành tiền VNĐ để sắp xếp nên tại cột Sort on trên dòng

Sort by ta chọn Values (giá trị)

 Vì sắp xếp theo chiều tăng dần nên tại cột Order trên dòng Sort by ta chọn Smallest

to Largest

+ Bước 4: click OK để hoàn thành