Bài giảng tin học đại cương chương 2 ths phạm thanh an

Mở một tài liệu đã có trên đĩa Bước 1: Mở hộp thoại Open  Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ  Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O  Hoặc - Chọn File -> Open  Bước 2:  Sử dụng h

Chương 2

Soạn thảo văn bản với MS Word

Giảng viên: ThS Phạm Thanh An

Khoa Công nghệ thông tin

Đại học Ngân hàng TP.HCM

Nội dung

Bài 1: Làm quen với MS Word

Bài 2: Các thao tác soạn thảo

Bài 3: Thao tác định dạng văn bản

Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ và hình ảnh Bài 5: Trộn thư và in ấn & Một số tính năng khác

Giới thiệu về MS Word

Bài 1: Làm quen với MS Word

 Khởi động và thoát khỏi MS Word

 Các thành phần cửa sổ Word

 Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu.

 Thay đổi chế độ hiển thị trang

 Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu

 Hiển thị/che dấu thanh công cụ

Thanh cuốn dọc

Đóng tài liệu đang làm việc

Bảng tác vụ (Task Pane) Ask A Question box

 Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo

 Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột

 Con trỏ chuột

 Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy Di chuyển bằng cách di chuột

Thoát khỏi MS Word

 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.

 C3: Vào menu File/Exit

 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1hộp thoại, như sau, khi đó chọn:

 Yes: nếu muốn ghi tệp trước khi thoát,

 No: thoát không ghi tệp,

 Cancel: huỷ lệnh thoát

Ghi lưu tài liệu lên đĩa

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

 C3: Vào menu File/Save

 Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As được mở ra (như hình sau):

Ghi lưu tài liệu lên đĩa

1 Chọn nơi ghi tệp trong hộp Save in

2 Gõ tên tệp tin

3 Bấm nút Save để ghi tệp

Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

 Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý:

 Nơi lưu tài liệu: Thư mục lưu tài liệu được hiện

trong ô Save in

 Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File name ( không chứa: \ / : * ? " < > |)

 Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type Theo mặc định “Word Document”, có phần mở rộng là

“.doc”

 Nếu tệp đã được ghi luu từ trước thì lần ghi tệp hiện

tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm

giác là Word không thực hiện việc gì).

Ghi lưu tài liệu lên đĩa

Ghi lưu tài liệu với một tên khác

 Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới

Bấm nút Cancel để hủy

Chú ý: Khi ghi tệp

với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra

có cùng nội dung với tệp cũ

Tạo thư mục mới để lưu tài liệu

Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành

 Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên)

 Cách 2: Chọn File -> Close

 Chú ý:

 Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất

 Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu

Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành

 Có 3 nút Yes, No, Cancel

 Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện

 No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !)

 Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa

Một số tiện ích trong hộp thoại Save as

 Quay lại thư mục vừa xem

 Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện hành

 Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành

 Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất

 Chuyển nhanh đến thư mục Desktop

 Chuyển nhanh đến thư mục My Documents

 Chuyển nhanh đến mục My Computer

 Chuyển nhanh đến mục My Network places

Mở một tài liệu đã có trên đĩa

 Bước 1: Mở hộp thoại Open

 Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ

 Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O

 Hoặc - Chọn File -> Open

 Bước 2:

 Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng

xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây

 Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng

nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống)

 Hoặc - Dùng các nút biểu tượng My Documents,

Desktop, My Recent Document

Mở một tài liệu đã có trên đĩa

 Bước 3: Nhắp chuột chọn tài liệu, nhấn Open

Mở nhiều tài liệu đã có sẵn

 Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện:

 Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau:

 Nhắp chọn tệp đầu tiên

 Nhấn giữ phím Shift

 Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách

 Nếu các tệp tin không liền kề nhau:

 Nhắp chọn tệp đầu tiên

 Nhấn và giữ phím Ctrl

Mở nhiều tài liệu đã có sẵn

Mở các tài liệu rời rạc

Tạo một tài liệu mới

 Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn một tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1

 Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc

định

 C1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên

thanh công cụ

 C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N

Tạo một tài liệu mới

 Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu khác

 MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài

liệu khác nhau

 Ta cũng có thể làm thêm một số

khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và

lưu vào Word

 Để tạo một tài liệu mới theo khuôn

mẫu đã làm: chọn File-> New Hộp

thoại Template sẽ xuất hiện

 Chọn một mẫu ở Task Panel bên phải

Di chuyển giữa các tài liệu

Di chuyển giữa các tài liệu

đang mở

Cách 2:

 Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa

sổ Word thu nhỏ

 Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ

chuyển đến tài liệu đó

Thay đổi chế độ hiển thị trang

 Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web

Layout, Print Layout, Reading layout, Outline

Công cụ phóng to, thu nhỏ

khung nhìn tài liệu

 Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu

 Không làm thay đổi kích thước kí tự khi in ấn

 Thao tác thực hiện: Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con

số vào ô này và nhấn nút Enter

Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ

 Ý nghĩa của thanh công cụ?

 Giúp người soạn thảo thao tác nhanh

 Một số thanh công cụ thường dùng

 Thanh công cụ cơ bản - Standard

 Thanh công cụ định dạng - Formatting

 Thanh công cụ đồ họa - Drawing

 Hiện thanh công cụ: Vào View ->Toolbars -> nhấn

chuột vào tên thanh công cụ(nếu thanh chưa được

đánh dấu )

 Che dấu thanh công cụ : Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ (để bỏ đánh dấu )

Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ

 Di chuyển các thanh công cụ

 Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần

di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới

Thay đổi tên người tạo tệp

 Tools -> Options -> User Information

 Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address – nhấn OK

Bài 2: Các thao tác soạn thảo

 Bảng mã và font chữ Tiếng Việt

 Nhập văn bản

 Làm việc với văn bản (Thao tác

chọn, sao chép, di chuyển, xóa)

 Tìm kiếm, thay thế văn bản

Mã và phông chữ tiếng Việt

Có nhiều bộ mã tiếng Việt khác nhau

Kèm với bộ mã là những phông chữ tương ứng để hiển thị và in ấn

 Bộ mã tiếng Việt Unicode -16 bit

 là bộ mã theo chuẩn Unicode

 Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows Ví dụ: Times New Roman,

Arial, Tohoma, Verdana, Courier

Mã và phông chữ tiếng Việt

Mã và phông chữ tiếng Việt

 Để nhập được tiếng việt cần thiết phải có

Font chữ tiếng Việt đã được cài đặt

Bộ gõ tiếng Việt (thông dụng Vietkey,

Unikey)

 Chú ý: Khi chọn loại font trong ứng dụng thì phải chọn bảng mã tương ứng ở bộ gõ, lúc đó mới gõ được tiếng Việt

Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI

• Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex

Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI

 Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI

Nhập văn bản

 Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản

Viết chữ hoa đầu câu:

Nhập các dấu trong văn bản:

Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy: đi liền với từ trước

Cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc: đi liền với kí tự đầu và cuối

Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy phải

có một khoảng trống

Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp

Các thành phần của Tài liệu

 Có thể chứa văn bản (text), bảng biểu (table), hình ảnh (picture)

 Từ (word) : Gồm nhiều tự liền nhau, kết thúc một từ

là khoảng trắng (space) hoặc dấu câu

 Câu (sentence) : Gồm một số từ liên tiếp, kết thúc bằng dấu chấm câu

 Đoạn (Paragraph) : gồm một hay nhiều câu, kết thúc bằng nhấn phím Enter

 Dòng (line) Gồm nhiều từ năm trên một dòng

 Trang (page): Một tờ giấy chứa nội dung văn bản

 Phân đoạn (section): Là những phần của văn bản có định dạng về trang in, định dạng cột Một tài liêu có thể có 1 hay nhiêu section

Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có

Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có

trên bàn phím

 Nhập con số của chỉ số trên, chẳng hạn, số 2 trong x 2

 Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + Shift + =

 Cách nhập chỉ số dưới:

 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + = , con trỏ nhập thu nhỏ kích

thước

 Nhập con số của chỉ số dưới

 Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + =

kỳ của đoạn

Chọn văn bản

 Chọn khối kí tự

Cách 1: Sử dụng chuột

 Nhấn chuột vào bên cạnh khối ký tự muốn chọn

 Nhấn và di chuột sang vùng khối ký tự muốn chọn

 Di chuyển con trỏ nhập đến trí cần dán nội dung

 Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste

 Có thể dán nội dung đã copy nhiều lần

Thanh công cụ Clipboard

 Khi chọn văn bản và nhấn nút COPY, một bản sao nội dung văn bản được tạo ra trong

Clipboard Clipboard có thể lưu trữ tối đa 24 văn bản khác nhau

 Xuất hiện khi thực hiện sao chép nhiều lần

 Có thể lựa chọn bản sao bằng cách chọn ở

danh sách trên thanh Clipboard

 Muốn xoá hết các bản sao trong Clipboard,

nhấn nút Clear All

Thanh công cụ Clipboard

 Hiển thị thanh Clipboard:

vào Edit\Office Clipboard

Thao tác sao chép và dán giữa nhiều tài liệu đang mở

 Chọn văn bản

 Thực hiện tạo bản sao bằng nút Copy

 Mở bảng chọn Window, nhắp chuột vào tên cửa sổ tài liệu cần dán

 Thực hiện dán nội dung vào tài liệu mới bằng nút Paste

Di chuyển văn bản

 Chọn văn bản

 Nhấn nút Cut trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Cut

 Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung

 Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste

 Thao tác nhanh: sử dụng phím tắt

 Lệnh sao chép dữ liệu (Copy): Ctrl + C

 Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X

 Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V

Xoá văn bản

 Chọn văn bản

 Nhấn phím Delete hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Clear.

 Khôi phục sau khi xóa nhờ nút Undo

Tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu

 Mở bảng chọn Edit\ Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F) Cửa sổ tìm kiếm Find hiện ra:

 Từ tìm kiếm: nhập từ / cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find

what

 Phạm vi tìm kiếm: nhắp chuột vào hình mũi tên trỏxuống của hộp Search (nằm trong vùng Search Option)

 All: tìm trong toàn bộ văn bản

 Up: tìm trong đoạn văn bản phía trên (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại)

 Dowm: tìm trong đoạn văn bản phía dưới (kể từ vịtrí con trỏ nhập văn bản hiện tại)

Thay thế một cụm từ trong văn bản

 Mở bảng chọn Edit\ Replace (hoặc phím tắt

Ctrl + H), xuất hiện hộp thoại Find and Replace

 Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What,

trong ví dụ là "hà nội"

 Gõ từ cần thay thế vào hộp Replace With,

trong ví dụ là "Hà Nội"

 Chọn phạm vi tìm kiếm trong ô Search: tương

tự như hộp thoại Find

 Hạn chế các đặc điểm cần tìm: tương tự như hộp thoại Find

 Định dạng Bullets and Numbering

 Chia cột văn bản Tạo hiệu ứng DropCap

 Định dạng tài liệu

Thay đối cỡ chữ

 Trường hợp vùng văn bản có cùng một cỡ chữ

 Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ

 Chọn hoặc nhập cỡ chữ vào ô Size trên thanh công cụ

 Trường hợp vùng văn bản không cùng một cỡ chữ

 Muốn cùng tăng (hoặc giảm) đồng thời cỡ chữ của các đoạn văn bản có kích thước khác nhau

 Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm đều cỡ chữ

Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch

chân

 Đánh dấu chọn phần văn bản cần tạo hiệu ứng

 Sau đó, có thể dùng chuột hay bàn phím để tạo

hiệu ứng Thực hiện một trong các cách sau

 Đặt in nghiêng: Nhấn nút I trên thanh

Định dạng font chữ thông qua hộp thoại Font

Thay đổi màu cho văn bản

 Chọn đoạn văn bản muốn đổi màu chữ

Nhấn vào nút Font Color trên thanh

công cụ Formatting để áp dụng màu hiện hành

Hoặc nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ

A để mở bảng màu rồi chọn một màu khác

Thay đổi nền văn bản

 Chọn văn bản muốn đổi nền

Mở bảng lệnh Format\Border and Shading Trong hộp thoại đó, chọn phần Shading

Muốn văn bản đổi màu nền, chúng ta nhấn chọn màu trong bảng màu Fill

Nhấn nút OK để hoàn tất việc thay đổi nền

Sao chép định dạng

 Sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ Formatting.Thực hiện:

 Chọn vùng văn bản gốc muốn sao chép định dạng

 Nhấn nút Format Painter Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn

 Nếu muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter trước khi đánh dấu chọn văn bản áp dụng định dạng

 Khi kết thúc thì nhấn lại nút Format Painter để trở vềtrạng thái soạn thảo bình thường

 Huỷ bỏ việc áp dụng định dạng bằng cách nhấn phím Esc hay nhấn lại vào nút Format Painter một lần nữa

Định dạng đoạn văn bản

 Chọn đoạn văn bản (những đoạn) muốn định dạng

 Vào menu Format\Paragraph

Định dạng đoạn văn bản

 Spacing : Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản:

 Khoảng cách trước đoạn: Spacing before (pt)

 Khoảng cách sau đoạn: Spacing after (pt)

 Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.

 Single : Khoảng cách dòng bình thường.

 1.5 lines : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau 1.5 lần độ cao của dòng.

 Double (gấp đôi) : Khoảng cách giữa các dòng cách 2 lần độ cao của dòng.

 At least (ít nhất) : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau một khoảng nhỏ nhất qui định trong At.

 Exactly : Khoảng cách giữa các dòng được xác định chính xác trong mục At.

 Multiple : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau bằng số lần khoảng cách dòng đơn xác định trong At.

Định dạng đoạn văn bản

Indentation: Chỉnh lề cho đoạn

 Left : Xác định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.

 Right : Xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.

 Special : Một số cách chỉnh lề khác

 (None) : Không thay đổi.

 First line : Dòng đầu của đoạn được thụt vào.

 Hanging : Tất cả dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so với dòng đầu của đoạn.

Đặt Tab stop

 Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab

 Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp Có các loại Tab sau:

 Trái : Văn bản sẽ dóng bên trái

Đặt Tab stop

 Giữa : Văn bản dóng ở giữa

 Phải : văn bản xuất hiện bên phải

Đặt Tab stop

 Thập phân : dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân

Đặt dấu Tab

có kèm thêm kí hiệu phía trước

 Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab

 Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader

 Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới

Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước

Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap)

 Thực hiện:

 Nhập một đoạn văn bản

 Đặt con trỏ nhập văn bản ở vị trí bất kỳ thuộc

đoạn văn bản đó

 Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Drop Cap

 Hộp thoại Drop Cap xuất hiện:

 Chọn kiểu chữ: None: không đặt chữ hoa đầu

đoạn Dropped: chữ cái đầu đoạn được căn lề

như phần văn bản còn lại In Margin: chữ cái đó

nằm ngoài lềđoạn văn bản