Vì thế, việc ứng dụng CNTT vào trong dạy học, quản lý đã được Bộ GD&ĐT quan tâm nhiều mặt: từ tổ chức đào tạo kiến thức CNTT cho độingũ cán bộ quản lí, giáo viên, dạy tin học cho học sin
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ
TỔ CHUYÊN MÔN: THIẾT BI,THƯ VIỆN, QUẢN LÝ
****
Mã số: ……….……
Sáng kiến kinh nghiệm QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CNTT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ Người thực hiện : Nguyễn Đăng Tình
Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục………
Phương pháp dạy học………
Phương pháp giáo dục………
Lĩnh vực khác ………
Có đính kèm :
Mô hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác
Trang 2NĂM HỌC : 2011-2012
BM 02-LLKHSKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I.THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN:
1.Họ và tên : Nguyễn Đăng Tình
2.Ngày tháng năm sinh : 01-01-1954
4.Địa chỉ : Trường THPT TÂN PHÚ Huyện Định Quán5.Điện thoại : 0613 851195
6.Fax : E-mail :C3.TanPhu@Dongnai.edu.vn
7.Chức vụ : Hiệu Trưởng
8.Đơn vị công tác : Trường THPT TÂN PHÚ
II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
-Học vị (hoặc trình độ chuyên môn nghiệp vụ) cao nhất: Đại Học SưPhạm
-Năm nhận bằng: 1977
-Chuyên nghành đào tạo: Đại Học Sư Phạm Khoa Sử-Địa
III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm : Quản lý dạy-học
- Số năm có kinh nghiệm : 9
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây :
Quản lý “ dạy tốt, học tốt” xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia
Xây dưng đội ngũ GV thực hiện chương trình phân ban thíđiểm
Hiệu Trưởng với công tác giáo dục hướng nghiệp trong nhàtrường
Hiệu Trưởng quản lý thiết bị, đồ dùng dạy học nâng cao chấtlượng.
Phát huy vai trò giáo viên đổi mới phương pháp giảng dạy
Quản lý chỉ đạo dạy học theo phương pháp họat động nhĩm,nhằm năng cao chất lượng giáo dục
Quản lý, tổ chức bồi dưỡng HSG ở trường phổ thơng (2009)
Nâng cao chất lượng giáo dục đạo đức học sinh THPT gắn với cuộc vận động “Học tập, làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”
Trang 3 Hiệu trưởng phát huy vai trò giáo viên chủ nhiệm quản lí lớp học bằng các biện pháp giáo dục kỷ luật tích cực.
UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN
Ñôn vò : Trường THPT Tân Phú
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Định Quán, ngày 20 tháng 03 năm 2012
PHIẾU NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học : 2011-2012
Tên sáng kiến kinh nghiệm
QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ
Họ, tên tác giả: Nguyễn Đăng Tình Đơn vị (tổ): THIẾT BI-THƯ VIỆN-QUẢN LÝ
Lĩnh vực :
Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học bộ môn Phương pháp giáo dục Lĩnh vực khác
1.Tính mới :
-Có giải pháp hoàn toàn mới
-Có giải pháp cải tiến đổi mới từ giải pháp đã có
2.Hiệu quả :
-Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao
-Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụngtrong toàn ngành có hiệu quả cao
-Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao
-Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụngtại đơn vị có hiệu quả
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
( Ký tên và ghi rõ họ tên ) ( Ký tên và ghi rõ họ tên và đóng dấu )
Trang 4Sáng kiến kinh nghiệm
HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO ỨNG DỤNG CNTT CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG Ở TRƯỜNG THPT TÂN PHÚ
A Phần thứ nhất
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thời đại công nghệ thông tin(CNTT) hiện nay chi phối trong hầu hết cáccông việc từ công chức, doanh nghiệp đến nhà nông Trong nhà trường mọihọat động của người quản lí, giáo viên và nhân viên cũng không ngòai trừ sựchi phối đó, thậm chí còn đòi hỏi nhiều hơn vì phải kết hợp nhiều phần mềmphức tạp hơn nữa: ngòai Word, Excel, powerpoint còn có: Misa, School net,Pmis, Emis, Vmis, mindmanager, internet, mail,… Hỗ trợ cho mọi họat độngchuyên môn nghiệp vụ, trao đổi thông tin…nhằm nâng cao hiệu quả họat độngcủa các tổ chức, bộ phận trong nhà trường Trong những năm qua, những thànhtựu mới của khoa học công nghệ, đặc biệt là của công nghệ thông tin đã tạo nênnhững biến đổi to lớn trong công cuộc phát triển kinh tế xã hội của các quốcgia, trong tất cả các lĩnh vực và trong cuộc sống của mỗi con người Ý nghĩa vàtầm quan trọng của tin học và CNTT cũng như những yêu cầu đẩy mạnh ứngdụng CNTT, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu CNH, HĐH, hướng tớinền kinh tế tri thức ở nước ta đó được thể hiện qua nhiều văn bản của Đảng vàNhà nước .
Đối với ngành giáo dục và đào tạo, năm học 2008-2009, Bộ Giáo dục &Đào tạo xác định là: “Năm học đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin”.CNTT có tác dụng mạnh mẽ, làm thay đổi nội dung, phương pháp dạy và học.CNTT là phương tiện để tiến tới một “xã hội học tập” Bộ Giáo dục và Đào tạocũng yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giáo dục - đào tạo ở tất cả cáccấp học, bậc học, ngành học Coi CNTT như là một công cụ hỗ trợ đắc lực nhấtcho đổi mới phương pháp dạy học ở các môn”
Ý thức được tầm quan trọng đó, nhiều năm qua, nhà trường đã chỉ đạoviệc ứng dụng CNTT vào quản lí và giảng dạy Từ đó đến nay việc ứng dụngCNTT trong nhà trường đều có kế họach phát triển hàng năm Tuy nhiên so vớimức độ phát triển của ngành CNTT và yêu cầu công việc của cơ quan luôn đặttrường THPT Tân Phú trong tình trạng luôn phải đổi mới và phát triển một cáchhiệu quả mới đáp ứng được
Quyết định 698/QĐ-TTg ngày 21 tháng 6 năm 2009 của Thủ TướngChính phủ phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực CNTT đếnnăm 2015 và định hướng đến năm 2020 cũng nêu rõ: “Đẩy mạnh việc ứng dụngCNTT trong trường phổ thông nhằm đổi mới phương pháp dạy và học theohướng giáo viên tự tích hợp CNTT vào từng môn học thay vì học trong môn tin
Trang 5học Giáo viên các bộ môn chủ động tự soạn và tự chọn tài liệu và phần mềm(mã nguồn mở) để giảng dạy, ứng dụng CNTT trong quản lý”.
Vì thế, việc ứng dụng CNTT vào trong dạy học, quản lý đã được
Bộ GD&ĐT quan tâm nhiều mặt: từ tổ chức đào tạo kiến thức CNTT cho độingũ cán bộ quản lí, giáo viên, dạy tin học cho học sinh đến các ứng dụng trongtừng lĩnh vực của GD&ĐT như ứng dụng CNTT trong quản lí hồ sơ giáo viên,trong các loại hình báo cáo, xây dựng hệ thống thông tin giữa các nhà trường Một mâu thuẩn luôn tồn tại trong quá trình phát triển đó là thực lực của ngànhnói chung, của nhà trường nói riêng và yêu cầu cần đạt của ngành trước sự pháttriển như vũ bão của CNTT Để có thể giải quyết một phần mâu thuẩn trênchúng ta phải biết được nội lực và quá trình phát triển của việc ứng dụng CNTTtrong nhà trường thế nào, mức độ ra sao, những giải pháp tối ưu để phát triểnbền vững Điều đó, cần phải nghiên cứu một cách khoa học Vì thế , tôi chọn
đề tài: “Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo việc ứng dụng CNTT trong công tác
hành chính-văn phòng” nhằm góp nhặt lại những thành công cũng như hạn
chế làm tiền đề cho những năm về sau
II Tính cấp thiết của đề tài ( thực trạng, nhu cầu đổi mới về mặt lý luận và
thực tiễn)
Hầu hết các nước trên thế giới có nhiều chương trình quốc gia về tinhọc hoá cũng như ứng dụng CNTT trong đời sống xã hội, đặc biệt là ứng dụngvào khoa học công nghệ và giáo dục, quản lý hành chánh Đây là vấn đề thenchốt của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, là chìa khoá để xây dựng và pháttriển nền kinh tế tri thức, hội nhập với các nước trong khu vực và trên toàn thếgiới
Nước ta cũng đã có Chương trình quốc gia về CNTT (1996-2000) và Đề ánthực hiện về CNTT tại các cơ quan Đảng(2003-2005) ban hành kèm theo Quyếtđịnh 47 của Ban Bí thư TƯ Đảng Mặt khác, tại các cơ quan quản lý nhà nước
đã có Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước (2001-2005) số:112/2001/QĐ - TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ về giáo dục
Bộ giáo dục và Đào tạo đã rất quan tâm đến ứng dụng CNTT trong cácnhà trường thông qua Chỉ thị nhiệm vụ các năm học đặc biệt từ năm học 2008-
2009 được chọn là năm học với chủ đề: “Năm học ứng dụng công nghệ thôngtin và đổi mới quản lý tài chính” những năm học sau đó Bộ giáo dục và Đàotạo vẫn tiếp tục chỉ đạo: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý giáo dục, thống nhất quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT trong Giáo dục Đào tạo ”
Trong nhà trường công tác văn phòng có nhiều loại công việc cần phảiđược giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năng thammưu giúp cho HT quản lý hành chánh, chuyên môn một cách hiệu quả nhất
Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một đòihỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay
Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ năm 2006 qui định
về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hànhchính nhà nước” Thật vậy những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của vănthư-lưu trử như: tình trạng lạm dụng nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong
Trang 6quan hệ giải quyết công việc, in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện,lãng phí, lưu giữ gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chínhgiữa các cấp.
Nhiều trường chậm ứng dụng và sử dụng chưa hiệu quả công nghệ thông tinvào công tác quản lí; chậm cập nhật sửa đổi, bổ sung những quy định của phápluật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, các vấn đề liên quan đến lĩnh vựcchế độ chính sách, đánh giá xếp loại dạy học trong trường”
Yêu cầu hiện nay “Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm vănbản, giấy tờ hành chính: Thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờhành chính thông qua mạng tin học Phát huy vai trò công nghệ thông tin, gửinhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính các cấp, không gửi văn bảnqua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay
Thường xuyên sử dụng mạng, mở hộp thư điện tử để cập nhật đầy đủ cácvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên giúp cho Hiệu trưởngquản lý công tác văn phòng của nhà trường hiệu quả, kịp thời
Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũngnhư trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanh chóng,chính xác, hiệu quả và tiết kiệm Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn phòng, hoạt động quản lý của Hiệu trưởng là sự cần thiết tất yếu trong cảicách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh bạch hướng tới điềuhành bằng chính phủ điện tử Ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trườngnói chung và trong quản trị-hành chánh, văn phòng là một chủ trương lớn củaĐảng, Nhà nước và Bộ Giáo dục - Đào tạo
Tuy nhiên, việc tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tácquản lý hành chánh văn phòng nhiều trường THPT ở tỉnh Đồng Nai nói chung,trường THPT Tân Phú nói riêng còn hạn chế và chưa nghiên cứu thành hệthống vì thế đây là đề tài mang tính mới
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này trong đó có những nguyênnhân thuộc về công tác quản lý: CBQL nhận thức còn chưa đầy đủ về việc ứngdụng CNTT trong nhà trường hoặc do trình độ tin học còn hạn chế nên chưa cókhả năng định hướng, nhận thức đúng về bản chất của việc ứng dụng CNTT,chưa quan tâm đến việc sử dụng phòng máy, mạng máy tính, các phần mềmquản lý để tạo môi trường làm việc giúp cho thông tin hai chiều, quản lý côngviệc hành chính-văn phòng hiệu quả, khoa học
Vì vậỵ Việc tổ chức triển khai ứng dụng CNTT vào công tác văn phòngtrong nhà trường của Hiệu trưởng trường THPT ở Đông Nai là việc làm hết sứccần thiết và quan trọng Xuất phát từ thực tiễn đó, tôi đã mạnh dạn tìm tòi, thửnghiệm trong thực tiễn và rút ra được một số biện pháp tổ chức triển khai ứngdụng CNTT vào quản trị công việc văn phòng nhằm đổi mới công việc hànhchính góp phần hỗ trợ nhà trường hoàn thành nhiệm vụ
1 Mục đích nghiên cứu:
Nhằm giúp đỡ cán bộ, nhân viên nhà trường làm việc nhanh, hiệu quả, kịpthời trong công tác văn thư lưu-trử, kế toán thống kê, đánh giá, khấu hao tàisản, sắp xếp thời khóa biểu, lịch tuần… Tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên có
cơ hội giao lưu trao đổi kinh nghiệm trong công tác, cũng như kinh nghiệmtrong cuộc sống hàng ngày Rèn luyện cho cán bộ nhaa6n viên giáo viên có kỹ
Trang 7năng truy cập Internet để tìm kiếm thông tin, cũng như tìm kiếm các tư liệuphục vụ nhiệm vụ công tác hành chánh văn phòng Rèn luyện cho bản thânkhông ngừng học tập nâng cao trình độ, kinh nghiệm trong công tác khai thác,ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin
Trong quá trình nghiên cứu, người nghiên cứu sẽ hiểu rõ hơn về CNTT, từ
đó quản lý vận dụng vào công tác văn phòng hiệu quả hơn Xác định ý nghĩa
và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào quản lý Đề xuất một số giảipháp nhằm đáp ứng tốt việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chánh đạt kếtquả cao
2 Đối tượng nghiên cứu:
Từ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trong tổ văn phòng nhà trường.Nghiên cứu hệ thống Email điện tử được cấp từ hệ thống Email có tên miền của
Bộ Giáo dục Đào tạo, của Sở Các phần mềm giúp HT quản lý các khâu, phầnviệc trong công tác văn phòng nhà trường Nghiên cứu sử dụng hệ thốngwebsite Tư liệu của Sở giáo dục, của Bộ Giáo dục Đào tạo
3 Phạm vi nghiên cứu:
Tại trường PTTH Tân Phú, Huyện Định Quán và một số đơn vị trườngPTTH thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
4 Kế hoạch nghiên cứu:
Thời gian nghiên cứu áp dụng trong vòng 02 năm Bắt đầu từ năm học2010-2011 tại trường PTTH Tân Phú, Huyện Định Quán Bắt đầu nghiên cứukhai thác là từ hệ thống dịch vụ Internet miễn phí 2G (không dây) của viễnthông Viettel Tiếp đó lắp đặt hệ thống Internet dịch vụ viễn thông (có dây) củaVNPT Đồng Nai, Chương trinh School net của TT Tin học Bưu Điện ĐồngNai Hệ thống mạng máy tính, các phần mềm phục vụ công tác quản lý hànhchính
B- Phần thứ hai giải quyết vấn đề:
I THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA
- Tài vụ… Hiệu phó chuyên môn quản lý thực hiện phần mềm quản lý HS, xếpthời khóa biểu
Về công tác ứng dụng CNTT trong quản lý:
+ CSVC có 5 máy vi tinh nối mạng + các thiết bị ngoai vi phục vụ chocông tác quản lý: chuyên môn, tài chánh CSVC, Văn thư- lưu trử,
Trang 8+ Ứng dụng CNTT trong quản lý: Công tác ứng dụng công nghệ thông tin
đã được nhà trường triển khai từ nhiều năm trước đây và đã mang lại nhữnghiệu quả Như ứng dụng CNTT trong việc điều hành các hoạt động của nhàtrường, trong việc quản lí tài chính, quản lí chất lượng học sinh, quản lí côngtác phổ cập Tuy nhiên công tác ứng dụng CNTT chỉ mới dừng lại chủ yếu ởmột số nội dung nhỏ trong công tác quản lí, chưa thực sự đi vào nề nếp, còn làmthủ công, tị nạnh với nhau, đùn đẩy công việc Thiếu trách nhiệm trong côngtác Nhân viên chưa biết và cũng chưa thể khai thác các thông tin trên mạnginternet để phục vụ cho công tác của mình, thiếu tinh thần nâng cao tay nghề tựhọc, tự bồi dưỡng của mình
1.3 Đánh giá chung:
1.3.1-Thuận lợi :
- Đã có sự chỉ đạo mạnh mẽ trong việc ứng dụng CNTT của các cấp
- Được sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo và Tổ CNTT VP Sở GD&ĐTĐồng Nai
- CSVC, thiết bị kỉ thuật bước đầu cơ bản đáp ứng;Trường đã kết nốimạng internet, tất cả các máy và phòng máy được kết nối mạng nội bộ (mạngLAN)
- CB-NV thực hiện và quản lý dần nhận thấy CNTT phần mềm ứng dụngtrong công tác đáp ứng được yêu cầu công việc, hiệu quả
- Các phần mềm đang triển khai thực hiện được tập huấn; NV sử dụngkhai thác được hầu hết các tính năng
- Trang thiết bị phục vụ công tác ứng dụng CNTT trong quản lý và giảngdạy cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế trong thời điểm hiện tại
- Ứng dụng CNTT rất tiện lợi trong công tác quản lý (lưu trữ khoa học,
số liệu chính xác, dễ tìm…)
1.3.2- Khó khăn :
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu : Thiếu thiết bị…(một số máy
cũ không đáp ứng được yêu cầu cài đặt do cấu hình không phù hợp với phầnmềm) Một số phần mềm quản lý đang vận hành vẫn còn bị lỗi;
- Nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý các phần mềm còn thiếu;
- Tinh thần tự học, tự rèn của CB-GV chưa cao, sự hiểu biết và sử dụng
vi tính chỉ đảm bảo được yêu cầu tối thiểu đặt ra, chưa nâng cao theo yêu cầu;
- Tập thể CB-GV chưa tích cực hưởng ứng việc thực hiện ứng dụngCNTT trong các hoạt động chuyên môn, văn phòng
- Do nhận thức về tầm quan trọng của CNTT trong giảng dạy và học tậpcòn khác nhau, nhất là việc sử dụng máy tính, nên trình độ và khả năng ứngdụng CNTT của đội ngũ CB-GV-NV chưa cao, việc ứng dụng các phần mềmtrong quản lý và dạy học chưa đồng bộ, do GV tuổi đã cao;
- Thời gian tập huấn ngắn, sự hiểu biết về CNTT có hạn, việc tổ chứcthực hiện khá gấp nên việc triển khai thực hiện công việc còn chậm so với yêucầu vì có một số nội dung chưa hiểu phải tự tìm hiểu thêm mới thực hiện được;
- Một vài thông tin 2 chiều, báo cáo về sở còn chậm; do cơ cấu độ tuổicủa nhân viên cao lại chủ quan nên việc nhận thức, tiếp cận với cái mới, với cácứng dụng CNTT có nhiều hạn chế
Trang 9- Về kinh phí: Đầu tư cho CNTT chưa có nguồn kinh phí nhất định, tudưỡng, bảo trì sửa chữa còn gặp nhiều khó khăn .
II/ Giải quyết vấn đề
và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan Văn phòng là bộ phậnthực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, cho HT, thủ trưởng cơquan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lí nhà trường được tập trungthống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả
1.1.2 Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn thành
chức năng, nhiệm vụ được giao Hai chức năng chính của văn phòng là: Thammưu, tổng hợp, là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (sưu tầm chính sách,biện pháp) để giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc;Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán
bộ, giáo viên, học sinh của nhà trường để dạy-học thuận lợi, hiệu quả đượcnâng cao
Nhiệm vụ của tổ văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việc sau:
Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác hành chính tổ chức Công tác
quản trị, tài vụ như:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trìnhnăm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan
- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan., phân công soạn thảo để trìnhlãnh đạo cơ quan quyết định;
- Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo đượcthường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tinbáo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;
- Biên tập và quản lí hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu
đề xuất xử lí các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới
để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết
- Tổ chức quản lí công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy
định của Nhà nước;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơquan, tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác Tiếp dân
- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnhđạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc thuận lợi
và có hiệu quả;
- Quản lí tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhànước
Trang 101.1.3 Khái niệm CNTT
CNTT là một lĩnh vực khoa học rộng lớn nghiên cứu các khả năng và cácphương pháp thu thập, lưu trữ, truyền và xử lý thông tin một cách tự động dựatrên các phương tiện kỹ thuật (máy tính điện tử và các thiết bị thông tin khác)
1.2.3.1 Khái niệm tin học.
“Tin học là một lĩnh vực khoa học nghiên cứu cấu trúc và tính chất của thông tin khoa học, cùng với việc thu thập, xử lý, lưu trữ, biến đổi và truyềngửi chúng” CNTT và tin học đều là lĩnh vực khoa học rộng lớn nhưng có nhiềuchuyên ngành hẹp Khi nói đến ứng dụng CNTT vào công tác hành chính-vănphòng nhà trường nghĩa là:
- Tăng cường đầu tư cho việc CSVC, thiết bị phương tiện cho cán bộ, nhânviên như phần cứng, phần mền thiết thực xử lý công việc hàng chánh-vănphòng
- Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của nhà trường về các mặt: quản
lý nhân sự (cả giáo viên và học sinh), quản lý tài chính nói riêng, quản lý tài sảnnói chung, quản chuyên môn…
1.1.3.2 Khái niệm mạng, mạng máy tính.
Mạng máy tính là thuật ngữ để chỉ nhiều máy tính được kết nối với nhauqua cáp truyền tin và làm việc với nhau
Một số mạng được gọi là Local Area Network (LAN) kết nối những máytính ở những khoảng cách ngắn, sử dụng cáp và phần cứng đã cài đặt trên máy.Mạng LAN thường dùng phổ biến trong các trường học, nội bộ cơ quan.Internet là một liên mạng của vô số máy tính trên toàn thế giới Mạng WANcòn gọi là internet có khả năng đóng vai trò của một phương tiện hiệu quả vàcực kỳ thuận lợi cho công tác sưu tập, thông tin hai chiều, hội thảo, họp hành
2 TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:
2.1 Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" công việc
văn phòng từ phương pháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thácmọi nguồn lực có khả năng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinhthần, hiệu quả trong nhà trường dựa trên nền tảng khoa học là Tin học
2.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin: là công việc sử dụng máy tính và
phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền và thu thậpthông tin Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử vàthông tin viễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, nhà trường thayđổi Công nghệ thông tin đã có tác động mạnh đến cơ cấu cũng như hoạt độngquản lí trong nhà trường
2.3 Hệ thống thông tin quản lí:
Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiếnhành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên để
hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lí.thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ thống thông tincon trong tổ chức như:
- Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lí dữliệu, mạng máy tính… như thảo các văn bản…
Trang 11- Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương bổng,kiểm soát tài sản, khấu hao, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo Hỗ trợngành thuế thu thuế thu nhập.
Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xemnhư đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơquan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động nội bộcủa cơ quan và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dịch, phối kết hợp giửa nhàtrường và gia đình Tuy nhiên, về mặt bản chất, hệ thống thông tin quản lí vẫnchỉ là một hệ thống các công cụ hỗ trợ, chúng không thể thay thế cái đầu người
ra quyết định
3 SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG-HÀNH CHÁNH
Trong nhà trường công tác văn phòng có nhiều loại công việc cần phảiđược giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năng thammưu giúp việc quản lý của BGH hiệu quả nhất, đồng thời tổng hợp báo cáo lêncấp trên thống nhất, chính xác Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chínhhiện nay
Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ năm 2006 qui định
về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hànhchính nhà nước” Một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của vănthư-lưu trử như: tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chínhtrong quan hệ giải quyết công việc, in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùytiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính Nhiều trường chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tinvào công tác quản lí; chậm cập nhật sửa đổi, bổ sung những quy định của phápluật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, các vấn đề liên quan đến lĩnh vựcchế độ chính sách, đánh giá xếp loại dạy học trong trường”
Yêu cầu “Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờhành chính: Thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chínhtrong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tớichủ yếu thực hiện qua mạng tin học Phát huy vai trò mạng tin học trong côngtác thông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính các cấp,không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay
Thường xuyên sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho nhà trường Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũngnhư trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanh chóng,chính xác, hiệu quả và tiết kiệm Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn phòng, trong hoạt động quản lý của nhà trường là sự cần thiết tất yếu trongcải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh bạch hướng tớiđiều hành bằng chính phủ điện tử
2 Cơ sở thực tiễn.
Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 củaChính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà
Trang 12nước Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáodục và Đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thôngtin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012 Công văn số: 4937/BGDĐT-CNTT ngày 18 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo V/vHướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2010 – 2011 Trong đó có đềcập đến vấn đề triển khai tạo lập địa chỉ e-mail @moet.edu.vn và cung cấp chocác phòng GDĐT để giao dịch điện tử, tiếp nhận thông báo văn bản từ Bộ đếncấp phòng Cán bộ văn phòng sử dụng hàng ngày các địa chỉ e-mail này trongcông tác trao đổi thông tin, liên lạc với Bộ GDĐT Mỗi cán bộ và giáo viên có ítnhất một địa chỉ e-mail của ngành, có tên dưới dạng @tên-cơ-sở-giáo-dục.edu.vn
Đối với công tác quản lý giáo dục tại nhà trường, việc vận dụng CNTT
đã tạo ra một phương thức nhẹ nhàng trong việc thực hiện lập hồ sơ sổ sách vàbáo cáo Trong quá trình đổi mới đã tham gia đầy đủ các lớp tập huấn và bồidưỡng cho đội ngũ CBQL và giáo viên những kỹ năng cơ bản để vận dụngCNTT vào quản lý và giảng dạy Qua các lớp tập huấn này, trình độ tin học,phương pháp quản lý và giảng dạy của đội ngũ CBQL, giáo viên đã từng bướcđược nâng lên rõ rệt Tất cả đội ngũ đều nhận thấy việc áp dụng những thànhtựu CNTT vào qúa trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục là một việc làm vô cùngcần thiết và hợp lý
Hiện nay không chỉ ngành giáo dục mà ở tất cả các lĩnh vực kinh tế, vănhóa, khoa học kỹ thuật đều triển khai, áp dụng rộng rãi mô hình quản lý và triểnkhai hiệu quả công việc bằng Email điện tử và đăng tải công khai thông tin trênwebsite Đối với đơn vị nhà trường rất cần thiết áp dụng hệ thống Email để triểnkhai nhiệm vụ công tác hàng tuần đến tổ trưởng chuyên môn (ban liên tịch nhàtrường), và tới toàn thể cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường Đối vớicán bộ giáo viên rất cần thiết sử dụng Email, website để cập nhật thông tin từcác cấp ngành quản lý; Cập nhật kế hoạch chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ công tác
từ phía lãnh đạo nhà trường
B Phần thứ hai
CNTT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Để đưa tin học vào ứng dụng trong công tác- Ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý hành chính văn phòng, đã đạt được những hiệu quả trong công tác
quản lý, tôi đã vận dụng một số biện pháp sau:
Để mọi người hiểu tầm quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý hơn ai hết Người cán bộ quản lý phải thông suốt về nhận thức sự cầnthiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và dạy học ở trường Chỉ
có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ở trường mới có thể đưa nhàtrường phát triển một cách toàn diện, nâng cao được chất lượng giáo dục mộtcách vững chắc, đáp ứng đuợc yêu cầu hiện nay Không thể nói đến chất lượng