Bài giảng hệ thống thông tin quản trị chương 1 thông tin trong quản trị

Th ả o lu ậ n• Truyền thông không theo hình thức có lợi gì?. • Có nên hạn chếtruyền thông không theo hình thức trong doanh nghiệp?. • Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra tá

H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N TR Ị

1

Ch ươ ng 1

M Ụ C TIÊU H Ọ C T Ậ P

Sau khi h ọ c xong ch ươ ng này, chúng ta có th ể :

• Phân biệt: Dữliệu, Thông tin, Tri thức

• Mô tảvàđánh giá chất lượng thông tin qua cácđặc

tính của thông tin

• Phân loại các quyếtđịnh theo loại và cấ độra quyết

định trong tổchức

• Nhận diện các thông tin cần thiếtđểh trợra quyết

địnhởcác cấ độkhác nhau của tổchức

• Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật giúpđề ra

quyếtđịnh

2

CÁC V Ấ N ĐỀ QU Ả N TR Ị

• T ầ m quan tr ọ ng c ủ a vi ệ c qu ả n lý thông tin và

ki ế n th ứ c trong t ổ ch ứ c.

• Quá trình bi ế đổ i t ừ d ữ li ệ u sang thông tin có

ch ấ t l ượ ng cao.

• Quá trình và các ràng bu ộ c c ủ a vi ệ c đề ra

quy ế t đị nh.

• Các lo ạ i quy ế t đị nh khác nhau để các nhà

qu ả n lý đề ra và các tác độ ng c ủ a chúng đế n

t ổ ch ứ c.

N Ộ I DUNG CHÍNH

1 Khái ni ệ m d ữ li ệ u và thông tin

2 Thông tin trong môi tr ườ ng doanh nghi ệ

3 Đề ra quy ế t đị nh trong qu ả n tr ị và nhu

c ầ u thông tin

4 Qu ả n lý tri th ứ c và khai thác thông tin

trong doanh nghi ệ

4

1 Khái ni ệ m d ữ li ệ u và thông tin

1.1 D ữ ệ u và thông tin

1.2 Quá trình t ạ o ra thông tin

1.3 Giá tr ị c ủ a thông tin

1.4 Ngu ồ n c ủ a thông tin

1.5 Ch ấ t l ượ ng thông tin

5

1.1 D ữ li ệ u và thông tin

• Các khái ni ệ m v ề d ữ li ệ u:

o Chu ỗ i không ng ẫ u nhiên các ký t ự , s ố , giá tr ị

ho ặ c t ừ

o T ậ p h ợ p các d ữ ki ệ n không ng ẫ u nhiên

đượ c ghi l ạ i do quan sát hay nghiên c ứ u.

6

Các khái ni ệ m v ề thông tin:

• Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa

• Dữ liệu được xử lý có mục tiêu

• Dữ liệu có thểđược diễn dịch và hiểu bởi người nhận

Thông tin làm gi ả m tính b ấ đị nh c ủ a s ự vi ệ c

hay tình hu ố ng

 h tr ợ cho vi ệ c đề ra quy ế t đị nh

7

1.1 D ữ li ệ u và thông tin (tt)

1.2 Quá trình t ạ o ra thông tin

• Phân lo ạ i

• S ắ p x ế

• T ổ ng h ợ p

• Tính toán

• Ch ọ n l ự a

8

D ữ li ệ u (Data)

Thông tin (Information)

10

H ọ và tên sinh viên Hi ệ n di ệ

trên l ớ p

V ắ ng (có phép ?)

10

Th ả o lu ậ n

D ữ li ệ u hay thông tin ?

(a) Ngày 06/09/2010

(b) S ố 1355.76

(c) Giá c ổ phi ế u.

(d) Đ i ể m h ọ c t ậ p c ủ a sinh viên.

(e) Ch ứ ng t ừ k ế toán.

(f) Báo cáo tài chính.

(g) Th ờ i khóa bi ể u HK 2 (2010– 2011).

11

Th ả o lu ậ n

Kỳ hạn VND

(%/n ă m) Th ờ i đ i ể m l ĩ nh lãi

Kỳ hạn 1 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 2 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 2 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 3 tháng 13,58 Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 3 tháng 13.88 Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 6 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 6 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ

Kỳ hạn 9 tháng 13,08 Lĩnh lãi tháng

Kỳ hạn 9 tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ

12

T ừ góc nhìn c ủ a khách hàng và c ủ a ng ườ i qu ả n tr ị lãi

su ấ t hãy xem xét b ả ng lãi su ấ t trên là d ữ li u hay thông tin.

1.3 Giá tr ị c ủ a thông tin

• Giá tr ị h ữ u hình.

• Giá tr ị vô hình.

Thông tin đượ c s ử d ng hi ệ u qu ả s ẽ đ em

l ạ i giá tr ị nh ấ t đị nh cho doanh nghi ệ p.

13

Th ả o lu ậ n

• Trong các giá tr ị mà thông tin đ em l ạ i sau đ ây

phân bi ệ t đ âu là giá tr ị h ữ u hình, đ âu là giá tr ị

vô hình:

o Cải thiện việc quản lý tồn kho

o Nâng cao dịch vụkhách hàng

o T ng năng suất sản xuấ

o Giảm chi phí quản lý

o T ng lòng tin của khách hàng

o Nâng cao hìnhảnh công ty

14

1.4 Ngu ồ n c ủ a thông tin

• Ngu ồ n chính th ứ c th ườ ng truy ề n thông theo

ph ươ ng th ứ c truy ề n thông theo hình th ứ c

(formal communication) : có c ấ u trúc rõ ràng

và ch ặ t ch ẽ

• Ngu ồ n không chính th ứ c th ườ ng truy ề n thông

theo ph ươ ng th ứ c truy ề n thông không theo

hình th ứ c (Informal communication) : ít tính

c ấ u trúc, giao ti ế p bình th ườ ng.

Th ả o lu ậ n

• Truyền thông không theo hình thức có lợi gì ?

• Có nên hạn chếtruyền thông không theo hình thức

trong doanh nghiệp ?

• Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây ra

tácđộng nào ?

• Làm saođểkiểm soát truyền thông không theo hình

thứcđểcó lợi cho doanh nghiệp ?

16

1.5 Ch ấ t l ượ ng thông tin

Thời gian Nội dung Hình thức Khác

Tính

đúng lúc

Tính chính xác Rõ ràng An toàn

Tính

cp nhật

Tính phù hợp Chi tiết Tin cậ

Tính

thường xuyên

Tính

đầyđủ Có thứtự Thích hợp

Tính

thờiđ ạ

Tính súc tích

Trình bày phù hợp Nhậ đúng người Tính

phạm vi

Phương tiệ phù hợp Gởiđúng kênh

17

2 Thông tin trong

môi tr ườ ng doanh nghi ệ p

2.1 Môi tr ườ ng kinh doanh

2.2 Ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ

2.3 Các lo ạ i thông tin trong doanh nghi ệ

18

2.1 Môi tr ườ ng kinh doanh

19

Môi tr ườ ng t ự nhiên

Môi tr ườ ng v ĩ mô

Môi tr ườ ng vi mô

2.2 Ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ p

Ngu ồ n l ự c c ủ a DN bao g ồ m các lo ạ i tài s ả n:

• Tài s ả n h ữ u hình (tangible assets) : ti ề n, đấ t

đ ai, nhà x ưở ng, l ự c l ượ ng lao độ ng, ph ầ

c ứ ng, ph ầ n m ề m…

• Tài s ả n vô hình (intangible assets) : thông tin,

kinh nghi ệ m, độ ng c ơ làm vi ệ c, tri th ứ c, các ý

t ưở ng, s ự phán đ oán…

20

2.3 Các lo ạ i thông tin

trong doanh nghi ệ p

• Thông tin c ứ ng / thông tin đị nh l ượ ng (hard

data / quantitative data) : th ườ ng xác đị nh s ố

l ượ ng, ch ứ a đự ng các y ế u t ố th ố ng kê  k

n ng phân tích c ủ a nhà qu ả n tr ị

• Thông tin m ề m / thông tin đị nh tính (soft data /

qualitative data) : mang tính đị nh ch ấ t, xác đị nh

tính ch ấ t c ủ a s ự vi ệ c hay tình hu ố ng, ph ụ

thu ộ c vào kinh nghi ệ m phán đ oán c ủ a nhà

qu ả n tr ị

3 Đề ra quy ế t đị nh trong qu ả n tr ị

và nhu c ầ u thông tin

3.1 Đềra quyếtđịnh trong quản trị

3.2 Các loại quyếtđịnh trong DN

3.3 Các cấp quyếtđịnh trong quản trị

3.3.1 Tính chất của việc ra quyếtđịnh và các cấ

độquản trị

3.3.2 Tính chất của thông tin trong việc đề ra

quyếtđịnh mỗi cấ

3.4 Quy trình ra quyếtđịnh

3.5 Qui tắc nghiệp vụvà lý thuyết ra quyếtđịnh

3.5.1 Cây quyếtđịnh (Decision tree)

3.5.2 Bảng quyếtđịnh (Decision table)

22

3.1 Đề ra quy ế t đị nh trong qu ả n tr ị

Nhu c ầ u thông tin c ủ a nhà qu ả n tr ị :

• Ho ạ ch đị nh, t ổ ch ứ c, lãnh đạ o và ki ể m soát.

• Quy ế t đị nh qu ả n tr ị ph ụ thu ộ c vào ch ấ t

l ượ ng thông tin.

• M ứ c độ phát tri ể n c ủ a doanh nghi ệ p làm

t ă ng độ ph ứ c t ạ p trong đ i ề u khi ể n, h ệ th ố ng

thông tin tr ở thành dây th ầ n kinh c ủ a doanh

nghi ệ p.

23

3.2 Các lo ạ i quy ế t đị nh trong DN

• Quy ế t đị nh có c ấ u trúc (structured decisions) :

trong tr ườ ng h ợ p các ràng bu ộ c và qui t ắ c để

ra quy ế t đị nh đượ c bi ế t tr ướ c, tình hu ố ng đơ n

gi ả n, l ặ đ i l ặ p l ạ i trong doanh nghi ệ

• Quy ế t đị nh không c ấ u trúc (unstructured

decisions) : tình hu ố ng ph ứ c t ạ p ho ặ c không

bi ế t tr ướ c các qui t ắ c và ràng bu ộ c.

• Cognitive style : hành x ử c ủ a nhà qu ả n tr ị s ẽ

ả nh h ưở ng đế n cách h ọ ti ế p thu thông tin

(phân tích hay phán đ oán), kinh nghi ệ m.

24

3.3 Các c ấ p quy ế t đị nh trong qu ả n tr ị

C ấ

chi ế n l ượ c

(S trategic)

C ấ p chi ế n thu ậ t

( T actical)

C ấ p tác nghi ệ

( O perational)

25

3.3.1 Tính ch ấ t c ủ a vi ệ c ra quy ế đị nh

và các c ấ p độ qu ả n tr ị

C ấ

qu ả n tr ị

Lo ạ i

quy ế t đị nh Th ờ i gian

M ứ c tác độ ng lên t ổ ch ứ c

T n su ấ t ra quy ế t đị nh

Chi ế n l ượ c Không có

c ấ u trúc Dài h ạ L n Ít

Tác nghi ệ Có c ấ u trúc Ng ắ n h ạ Nh ỏ Nhi ề

26

3.3.2 Tính ch ấ t c ủ a thông tin

trong vi ệ c đề ra quy ế đị nh m ỗ i c ấ

C ấ

qu ả n tr ị

Th ờ i

gian

Tính

th ườ ng xuyên

Ngu ồ

thông tin

Tính

ch ắ

ch ắ

Ph ạ m vi Chi ti ế t

Chi ế n l ượ c Dài

Bên

T ng quát

Tác nghi ệ Ngắ

Th ườ ng xuyên

Bên

Th ả o lu ậ n

Phân loại các quyếtđịnh và cấ độcủa chúng:

a) Ngân sách cho năm tới ?

b) Khi nào thì áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ?

c) Có nên thuê thêm nhân sựtrong các trường hợp khẩn cấp ?

d) Có nên mởrộng chi nhánh ra nước ngoài ?

e) Chúng ta có cần một chiến dịch quảng cáo ?

f) Cần khoản vay ngắn hạ đểgiải quyết vấ đềtin mặt ?

g) Tấn công vào thịtrường mới ?

h) Làm gì với máy móc bịh ng hóc ?

28

3.4 Quy trình ra quy ế t đị nh

B ướ c Ho ạ t độ ng

Nh ậ n th ứ c - Nhận diện các vấ đề

- Nhận thức cầ đưa ra quyếtđịnh

Thi ế t k ế - Xácđịnh các giải pháp có thể

-Đánh giá các giải pháp

Ch ọ n l ự a - Chọn lựa giải pháp tốt nhất

Hi ệ n th ự c - Hiện thực giải pháp

Đ ánh giá -Đánh giáảnh hưởng hay độthành công

29

3.5 Qui t ắ c nghi ệ p v ụ và

lý thuy ế t ra quy ế t đị nh

• Qui t ắ c nghi ệ p v ụ

các đ i ề u ki ệ n  qui t ắ c hành độ ng

• Lý thuy ế t ra quy ế đị nh d ự a vào:

 Cây quyế định (Decision tree)

 Bảng quyế định (Decision table)

30

Nh ậ n h ồ ơ xin vay

mua nhà

Nh ậ n h ồ ơ xin vay

mua nhà

Trên 22 tu ổ i, t ổ ng s ố tu ổ i đờ i

và th ờ i gian vay v ố n không

quá 60

Có vi ệ c làm

ổ n đị nh?

Có ngu ồ n thu nh ậ p khác?

Quy t ắ c 1

T ch ố i

Quy t ắ c 1

T ch ố i

Quy t ắ c 4

Đề xu ấ t Quy t ắ c 4

Đề xu ấ t Quy t ắ c 3

Đề xu ấ t Quy t ắ c 3

Đề xu ấ t Quy t ắ c 2

T ch ố i

Quy t ắ c 2

T ch ố i

31 3.5.1 Cây quy ế đị nh (Decision tree)

32

3.5.2 B ả ng quy ế đị nh (Decision table)

Quy t ắ

Đ i ề u ki ệ

Trên 22 tu ổ i, t ổ ng s ố tu ổ i đờ i và

-Hành

độ ng

4 Qu ả n lý tri th ứ c và khai thác

thông tin trong doanh nghi ệ p

4.1 Th ế nào là tri th ứ c

4.2 Qu ả n lý tri th ứ c

4.3 Lý do doanh nghi ệ p c ầ n qu ả n lý tri th ứ c

4.4 Các ứ ng d ụ ng qu ả n lý tri th ứ c

4.1 Th ế nào là tri th ứ c

• Tri th ứ c có th ể đượ c đị nh ngh ĩ a nh ư là kh ả

n ng phán quy ế t c ủ a con ng ườ i d ự a trên s ự

k ế t h ợ p gi ữ a kinh nghi ệ m và thông tin mà

h có đượ c.

 Tri th ứ c t ườ ng minh: Các tri thứcđ được

diễ đạt và lưu trữtrong hệthống thông tin

 Tri th ứ c không t ườ ng minh: không được

phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con

người.

34

4.2 Qu ả n lý tri th ứ c

Quản lý tri thức làm công việc thu thập tri thức và

chuyể đổi tri thức vềd ng chia sẻd dàng Phần quan

tr ng nhất chính là việc thu thập và chuyể đổi tri thức

không tường minh thành tri thức tường minh

Doanh nghiệp cần phải sử dụng một cách tốt nhất nguồn

lực thông tin của mình

• Sự toàn cầu hoá và thay đổi nhanh chóng của môi

trường kinh doanhquản trịtri thức là một nhân tố

cạnh tranh chiến lược

• Chảy máu tri thức (doanh nghiệp)

35

Tri th ứ c (Knowledge)

Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng

chúng ta tăng 10% mỗi năm Năm nay, dựbáo khoản cho

vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, dođó chúng ta cầ

tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10%đó

Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua

được sửd ngđể đềra quyếtđịnh vềviệc dựbáo mức

tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu vềnguồn vốn

Quyết định và dựbáođó chính là tri thức (knowledge)

hay còn được gọi là cách sử d ng thông tin (use of

information)

36 36

4.3 Lý do doanh nghi ệ p c ầ n

qu ả n lý tri th ứ c

• Tăng cường lợi nhuận, doanh thu

• Giữlại kinh nghiệm của chuyên gia

• Tăng sựthoã mãn khách hàng

• Bảo vệthịtrường khi cóđối thủcạnh tranh mới

• Tăng vòngđời sản phẩm vào thịtrường

• Mởrộng thịtrường

• Giảm thiểu chi phí

• Phát triển sản phẩm, dịch vụmới

37

4.4 Các ứ ng d ụ ng qu ả n lý tri th ứ c

• Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu

thập thông tin về đối thủcạnh tranh (công nghệmới, cơ

h i thịtrường, thông tin khách hàng, hoạtđộng củ đối

thủ…)

• Sốhoá các tài liệu inấn: sử d ng các hệthống DIP

(Document image processing)

• Khai phá dữ liệu (Data mining): dựa trên các dữ liệ

tương tác với nhau tạo ra các xu hướng, kinh nghiệm,

tri thức, phương thức khôngđược biết trướcmang

lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệ

38

TÓM T Ắ T CH ƯƠ NG

• Đọc Giáo trình Trang 36

• ?

• ?

• ?

CÂU H Ỏ I