HỆ THỐNG THÔNG TIN KT QUẢN lý vật tư TRONG CÔNG TY CIENCO5

bài tiểu luận bao gồm 1 file nội dung quản lý vật tư, 1 file powerpoint và 1 file access quản lý vật tưI.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CIENCO 5 VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO1.Công ty CIENCO 5a Giới thiệu chungĐược thành lập từ năm 1967, tiền thân là Ban xây dựng 67 Anh hùng, giờ đây Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành Giao Thông Vận Tải hoạt động trên các lĩnh vực: Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện; đầu tư kinh doanh khu đô thị, khu công nghiệp; tư vấn thiết kế các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp…•Tên gọi bằng tiếng Việt: Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5•Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Civil Engineering Construction Corporation No5 •Tên giao dịch quốc tế: CIENCO5•Biểu tượng Tổng công ty:

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CIENCO 5 VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG

TỒN KHO -3

1 Công ty CIENCO 5 -3

a/ Giới thiệu chung -3

b/ Lĩnh vực hoạt động -4

2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho -4

a/ Cơ sở lý thuyết -4

b/ Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho -5

c/ Tổ chức kế toán ghi chép hàng tồn kho -5

d/ Mô tả hệ thống -9

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG -11

1 Xác định các thực thể -11

1.1 Vật tư -11

1.2 Nhà cung cấp -11

1.3 Kho -11

1.4 Phiếu nhập -11

1.5 Phiếu xuất -12

1.6 Chi tiết phiếu nhập -12

1.7 Chi tiết phiếu xuất -12

2 Mô hình quan hệ -12

3 Mô tả form -13

3.1 Form mô tả Nhà Cung cấp -13

3.2 Form chi tiết Vật tư -14

3.3 Form mô tả Kho -14

3.4 Form Chi tiết phiếu nhập -15

3.5 Form Chi tiết phiếu xuất -16

4 Mô tả Querries -17

4.1 Phiếu nhập -17

4.2 Phiếu xuất -18

4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp theo Mã Nhà cung cấp -19

4.4 Tìm kiếm vật tư theo Mã vật tư -19

4.5 Tìm kiếm Phiếu xuất theo ngày xuất -20

4.6 Tìm kiếm phiếu nhập theo ngày nhập -20

4.7 Tìm kiếm phiếu nhập theo tháng -21

4.8 Tìm kiếm phiếu xuất theo tháng -21

5 Mô tả Report -22

5.1 Danh sách vật tư -22

5.2 Danh sách Phiếu nhập trong tháng -22

5.3 Danh sách Phiếu xuất trong tháng -23

5.4 Danh sách Nhà cung cấp -23

III BÁO CÁO TỔNG THỂ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH -24

1 Báo cáo tổng thể thiết kế -24

2 Chạy chương trình hoàn thành -24

TÀI LIỆU THAM KHẢO -25

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CIENCO 5 VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

HÀNG TỒN KHO

1. Công ty CIENCO 5

a/ Giới thiệu chung

Được thành lập từ năm 1967, tiền thân là Ban xây dựng 67 Anh hùng, giờ đây Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 là một trong những doanh nghiệp hàng

đầu trong ngành Giao Thông Vận Tải hoạt động trên các lĩnh vực: Xây dựng các côngtrình giao thông, thủy lợi, thủy điện; đầu tư kinh doanh khu đô thị, khu công nghiệp;

tư vấn thiết kế các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp…

 Tên gọi bằng tiếng Việt: Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5

 Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Civil Engineering Construction Corporation No5

 Tên giao dịch quốc tế: CIENCO5

 Biểu tượng Tổng công ty:

 Địa chỉ trụ sở chính: Số 77 Đường Nguyễn Du, Phường Thạch Thang, QuậnHải Châu, Thành phố Đà Nẵng

 Điện thoại: (84-511).3894414

 Fax: (84-511).3894420

 Email: cienco5@dng.vnn.vn

 Website: www.cienco5.vn

b/ Lĩnh vực hoạt động

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước;

- Tư vấn, đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản; các công trình thuỷ lợi, điện

- Cung ứng xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu xây dựng, thiết bị giao thông vận tải;

- Kinh doanh cơ sở kỹ thuật hạ tầng khu công nghiệp, cụm dân cư và đô thị;

- Khai thác và chế biến vật liệu xây dựng (đất, đá, cát, sạn, sỏi);

- Tổ chức đào tạo và liên kết dạy nghề hướng nghiệp chuyên ngành giao thông - vậntải phục vụ cho Tổng Công ty;

- Kinh doanh dịch vụ du lịch, khu vui chơi giải trí: Khách sạn, lữ hành nội địa vàquốc tế, cho thuê văn phòng làm việc, đầu tư xây dựng

- Quảng cáo thương mại;

gồ các loại … Hệ thống quản lý vật tư gồm có: phòng quản lý vật tư, thủ kho, độithi công hạng mục… Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhânviên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình

Việc quản lý vật tư được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau:

Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm:

 Bộ phận kế hoạch

 Bộ phận kế toán

 Bộ phận quản lý vật tư

Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân côngrạch ròi từng người, từng bộ phận

b/ Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

 Kiểm soát hàng tồn kho thông thường (EOQ)

EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho làm tối thiểu tổng số đang nắmgiữ và sắp đặt các chi phí trong năm Số lượng trật tự kinh tế là kỹ thuật mà quyếtđịnh vấn đề của người quản lý vật liệu EOQ về bản chất là một công thức kế toánxác định mà tại đó sự kết hợp của đơn hàng, chi phí và chi phí hàng tồn kho thực là ítnhất Kết quả là chi phí hiệu quả nhất để đặt hàng

 Phương pháp MRP

MRP là khái niệm quản trị xuất hiện đầu tiên ở Mỹ sau khi máy tính xuất hiện Banđầu tất cả các kế hoạch, báo cáo trong sản xuất được thực hiện trên giấy do đóthường chậm và kéo dài Khi máy tính xuất hiện dù rất chậm so với bây giờ nhưng đãgiúp cho các ngân hàng và các doanh nghiệpsản xuất rất nhiều Khi mới xuất hiện

nó đơn thuần chỉ là kế hoạch hóa các yêu cầu vật chất (MRP), nhưng trong quá trình

phát triển những người khởi xướng phương pháp này đã đổi tên nó thành “kế hoạch hóa các nguồn sản xuất”

 Phương pháp JIT (Just In Time)

Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty Toyota Nhật

Bản vào những năm 90, được gói gọn trong một câu“đúng sản phẩm với đúng số lượng

tại đúng nơi vào đúng thời điểm” Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy

trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần.Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ Điều này cũng đúng với giai đoạncuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái khách hàng muốn

c/ Tổ chức kế toán ghi chép hàng tồn kho

Các chứng từ liên quan:

 Nhập kho:

 Phiếu yêu cầu nhập kho

 Báo cáo nhập xuất tồn

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

PHIẾU YÊU CẦU NHẬP KHO

Số:……… Ngày nhập:……… ………

STT Mã loại VT Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Ghi chú

1

2

Số tiền bằng chữ:……… Ngày… tháng… năm…

Người yêu cầu

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

1

2

Người gửi Trưởng phòng QLVT Thủ kho

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

Số:………

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

Số:……… Hạng mục:……… Ngày:………

STT Mã loại VT Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Ghi chú

1

2

…

Số tiền bằng chữ:……… Ngày… tháng… năm…

Đội trưởng đội thi công

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

1

2

…

Trưởng phòng QLVT Thủ kho Người nhận

Bộ giao thông vận tải

Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

ST

Tồnđầu kỳ Nhập Xuất

Tồncuối kỳ Ghi chú1

d/ Mô tả hệ thống

 Nhập kho: Bộ phận Kế hoạch lập các Phiếu yêu cầu nhập kho (3 liên) và chuyển

sang bộ phận Quản lý vật tư để phê duyệt Sau khi được duyệt, liên 1 giữ lại tại bộ

phận quản lý vật tư, 2 liên còn lại được chuyển đến bộ phận kế toán để lập Phiếu nhập kho (3 liên) 2 liên của phiếu yêu cầu nhập kho được lưu tại bộ phận kế toán.

Tại kho thủ kho nhận phiếu nhập và cho nhập vật tư Thủ kho gửi liên thứ nhấtđến bộ phận kế hoạch và nhận vật liệu về kho Liên thứ 2 được gửi đến bộ phận kếtoán để ghi sổ kế toán vật tư Liên còn lại được giữ lại để thẻ kho, sau đó được lưutại kho

Phiếu yêu cầu NK đã duyệt

Lập phiếu nhập kho

Phiếu yêu cầu NK đã duyệt

Phiếu nhập

Phiếu nhập

Nhập NVL

Phiếu nhập

Thẻ kho

 Xuất kho: Bộ phận Kế hoạch lập các phiếu yêu cầu xuất kho (3 liên) và chuyển

sang bộ phận Quản lý vật tư để phê duyệt Sau khi được duyệt, liên 1 giữ lại tại bộphận quản lý vật tư, 2 liên còn lại được chuyển đến bộ phận kế toán để lập phiếuxuất kho (3 liên) 2 liên của phiếu yêu cầu xuất kho được lưu tại bộ phận kế toán.Tại kho thủ kho nhận phiếu xuất và cho xuất kho Thủ kho gửi liên thứ nhất và vậtliệu đến bộ phận kế hoạch Liên thứ được gửi đến bộ phận kế toán để ghi sổ kếtoán vật tư Liên còn lại được giữ lại ghi nhận lượng nguyên vật liệu dùng vào cácthẻ kho, sau đó được lưu tại kho

Phiếu yêu cầu XK đã duyệt

Lập phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu XK đã duyệt

Phiếu xuất

Phiếu xuất

Xuất NVL

Phiếu xuất

Thẻ kho

Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp

Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp

Điện thoại (Dienthoai)

Địa chỉ Email (Email)

1.3 Kho: Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn có nhiều chi

nhánh trong thành phố, mỗi chi nhánh có kho chứa riêng vì vậy trong trường hợpchi nhánh này thiếu hàng có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác

Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho hàng khác

Tên kho (TenKho)

Địa chỉ kho (DiaChi)

Mã số xuất kho (MaPX): thuộc tính khóa

Ngày xuất (NgayXuat)

VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)

NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email)

Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)

ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)

PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc)

ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)

Sơ đồ quan hệ:

3 Mô tả form

3.1 Form mô tả Nhà Cung cấp

3.2 Form chi tiết Vật tư

3.3 Form mô tả Kho

3.4 Form Chi tiết phiếu nhập

Form phụ:

3.5 Form Chi tiết phiếu xuất

Form phụ:

4 Mô tả Querries

4.1 Phiếu nhập

Design View

Datasheet View

4.2 Phiếu xuất

Design View

Datasheet View

4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp theo Mã Nhà cung cấp

Vd:Tìm kiếm Nhà cung cấp có Mã NCC12

4.4 Tìm kiếm vật tư theo Mã vật tư

Vd: Tìm kiếm vật tư có mã VT07

4.5 Tìm kiếm Phiếu xuất theo ngày xuất

Vd: Tìm kiếm phiếu xuất ngày 02/10/2012

4.6 Tìm kiếm phiếu nhập theo ngày nhập

Vd: Tìm phiếu nhập ngày 03/09/2012

4.7 Tìm kiếm phiếu nhập theo tháng

Vd: Tìm kiếm phiếu nhập trong tháng 7

4.8 Tìm kiếm phiếu xuất theo tháng

Vd: Tìm kiếm phiếu xuất trong tháng 9

5 Mô tả Report

5.1 Danh sách vật tư

5.2 Danh sách Phiếu nhập trong tháng

Vd: DS phiếu nhập trong tháng 7

5.3 Danh sách Phiếu xuất trong tháng

Vd: DS Phiếu xuất trong tháng 9

5.4 Danh sách Nhà cung cấp

III BÁO CÁO TỔNG THỂ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH

1 Báo cáo tổng thể thiết kế

Báo cáo tổng thể thông qua:

+ Power Point trình bày trước lớp

+ Bản word giải thích

2 Chạy chương trình hoàn thành

Chạy chương trình Access đã thiết kế

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Giáo trình “Hệ thống thông tin kế toán” – Ths Trần Huệ Chi – ĐH Duy Tân

 www.cienco5.vn

 tailieu.vn

 www.danketoan.com

 hoa

http://www.itgvietnam.com/san-pham/3s-erp/quy-trinh-quan-ly-kho-vat-tu-hang- http://ketoankosy.com/detail/quy-trinh-ke-toan.html

 http://baigiang.violet.vn