Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống tinhọc để việc quản lý các lớp học và

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không

còn xa lạ với chúng ta Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính

xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình

vực quản lý

Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì

ngoại ngử là vấn đề thiết yếu Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng

học viên cũng tăng đáng kể Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm

để quản lý các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng

Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại

ngữ” để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ

Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án môn học, chúng em chưa

hoàn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống Sau này nếu điều kiện cho

phép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mô hoạt động sao cho hoàn

chỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý

Tài liệu này gồm 2 phần:

Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệ

thống

Triển khai thực hiện đồ án

Trong đồ án của môn học này em có tham khảo mô hình MERISE cho

việc xử lý

Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng

em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em

hoàn thành đồ án này

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Huỳnh Phúc Duy - 0411084 Nguyễn Bảo Nam - 0411101

Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp

và TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống

tinhọc để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn Nghiệp vụ của

trung tâm như sau :

II Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu:

- Tiếp nhận học viên :

Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa

học kéo dài 3 tháng (12 tuần) Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng

với trình độ học viên từ thấp đến cao Học phí khác nhau tùy vào loại lớp và

cấp lớp (cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn)

Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ

bắt đầu nhận học viên mới

Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có

một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh

văn tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC) Học viên sẽ đóng học phí

tương ứng với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp học

viên được vào học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung

Nhân viên trung tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biênn lai thu

học phí, đồng thời hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp

Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa

sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học

lại) Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp

lớp

- Tổ chức thi xếp lớp

Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3

đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ

được xếp theo thứ tự đăng ký Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc

nghiệm, dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp

lớp phù hợp

Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp

phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp Nếu có

một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên)

thì sẽ không mở lớp Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết

định cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp Nếu vẫn không

được thì sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được

sẽ hoàn trả học phí cho học viên Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn

thì phải tách thành 2 lớp

Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên

đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp

1, 19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mở

lớp cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2

nếu có thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của

học viên không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác

Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả

xếp lớp và phòng học Học viên bắt đầu khóa học mới

- Tổ chức thi cuối khóa:

Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho

lớp thi vào tuần cuối cùng Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ

ghi nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên

Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí Học

viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí,

xếp thứ 2 được giảm 10% học phí Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký

học ngay đợt khai giảng kế tiếp Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và

sẽ nhận lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần

III Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống

lại tiền thưởng,…

- Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi Hệ

thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn

và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp,

vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và

mở lớp

- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí,

danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số

lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,

trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…

IV Phát hiện thực thể và mô hình ERD

1 Phát hiện thực thể:

1.1 Thực thể: LOAILOP

- Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học

- Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc

1.2 Thực thể: LOP

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học

- Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo

1.3 Thực thể: BIENLAI

- Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên

- Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi

1.4 Thực thể: CAPLOP

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học

- Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop

1.5 Thực thể: KHOAHOC

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học

- Các thuộc tính: NienHoc, HocKy

1.6 Thực thể: HOSOHV

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên

- Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua

1.7 Thực thể: HOCVIEN

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên

- Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh,

GioiTinh

1.8 Thực thể: DOTTHI

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi

Tên của loại lớp học Giờ học của loại lớp học

Ngày học của loại lớp học

C

C Time date

not null not null not null not null

Số học viên tham gia

C

C int

not null not null not null

C

C

C

not null not null not null

Tên của cấp lớp học

C

C

not null not null

C

C

not null not null

Họ và tên học viên Ngày sinh của học viên

Giới tính học viên Địa chỉ học viên

C

C Date

C

C

not null not null not null not null

Điểm thi của học viên

Kết quả học tập của học viên

C int

Ngày thi

C date

not null not null

2 Giữa HOCVIEN & DOTTHI

Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem)

3 Giữa HOCVIEN & HSHV

Luu(MaHocVien, MaHoSo)

4 Giữa LOP & HSHV

Cua(MaLop, MaHoSo)

5 Giữa DOTTHI & KHOAHOC

Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc)

6 Giữa KHOAHOC & LOP

Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop)

7 Giữa LOAILOP & LOP

Thuoc(MaLoaiLop, MaLop)

8 Giữa LOP & CAPLOP

Thuoc(MaLop, MaCapLop)

9 Giữa BIENLAI & DangKy

Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, )

Mô Hình Quan Hệ :

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )

CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop )

KHOAHOC (NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

Mô hình quan hệ cải tiến

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )

CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )

KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)

DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)

DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)

9 Thông tin học viên

10 Điểm thi cuối kỳ

11 y êu cầu thống kê

12 kết quả thống kê

13

14

Vị trí Thời gian thực hiện

1 Kiểm tra học viên

có thi xếp lớp hay

không ?

Xác định hoc viên có thi xếp lớp ?

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

2 Ghi nhận cấp lớp Phân cấp lớp

theo điểm thi

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

3 Kiểm tra giờ học

và số lượng để lập

lớp

Phân lớp theo giờ học

và số lượng học viên

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

4 Chia học viên làm

hai

Tách thành hai lớp

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

5 Xữ lý điểm thi Nâng hay

giảm điểm thi

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

6 Ghi nhận thong tin

lớp học cho học

viên

Ghi thong tin về lớp học

Tự động

NV Sau khi có kết quả thi

Vị trí Thời gian thực hiện

1 Kiểm tra biên lai Xác định

biên lai

Tự động

NV Khi có học viên đăng ký

2 Kiểm tra biên lai So khớp biên

lai của học viên

Thủ công

NV Khi có học viên đăng ký

3 Lưu thong tin đăng

ký

Ghi nhận thong tin học viên đăng

ký

Tự động

NV Khi có học viên đăng ký

4 Xác định thông tin

đăng ký

Xác định thong tin học

Tự động

NV Khi có học viên đăng ký

6 Lập biên lai Gởi biên lai

cho học viên

Thủ công

NV Khi có học viên đăng ký

VIII Thiết kế giao diện:

1 Menu chuong trình;

- Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống đòi hỏi phải có

quyền hạn sử dụng chương trình Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và

mật khẩu cá nhân vào mới sử dụng được Vì những thay đổi của nhân viên

này lên hệ thống đều được lưu trữ lại

Qui tắc hoạt động

- Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng Nếu cố tình đăng nhập

vào khi không có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động

thoát và lưu trữ sự kiện này lại

Các thao tác màn hình

- Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút

login

Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình

Menu chính:

Ý nghĩa hoạt động:

- Đây là menu chính quản lý toàn bộ chương trình

- Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái

- Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng

- Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệ

thống

2.3 Menu tiếp nhận học viên:

Menu tiếp nhận học viên:

- Xem lịch học

- Lập biên lai

Menu tiếp ghi kết quả học viên:

- Ghi kết quả thi xếp lớp

- Ghi kết quả thi cuối khóa

-Giáo vụ diền đầy đủ các thong tin của học viên Click lưu học viên để

lưu thong tin học viên này xuong CSDL Để lâ biên lai nhân viên giáo vụ

Click vao lậ biên lai

a Mô tả hệ thống con:

b Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa

c Thiết kế chức năng tự động hóa(phân chia thành các module)

IX Nhận xét - đánh giá

Do thời gian có hạn nên nhóm của chúng em phân tích thiết kế chưa

thật ñầy ñủ, còn nhiều thiếu xót Nếu có điều kiện chúng em sẽ tiếp

tục hoàn thiện chuong trình trong thời gian tới

Ưu điểm

- Đã xây dựng được các mô hình của chương trình

- Xây dựng một số chức năng thỏa mãn yêu cầu đặt ra ban đầu

Khuyết điểm

- Chưa thật sự hoàn chỉnh, còn có những thiếu xót đáng kể

- Giao diện chưa đẹp

- Thuật giải chưa chi tiết