xây dựng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài chính tại các công ty thương mai có nhiều đơn vị thành viên

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN Việc nghiên cứu của luận án nhằm vào các mục tiêu chính yếu sau đây : • Xem xét các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong xây dựng hệ thống thông tin k

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính

Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên

LUẬN ÁN THẠC SỸ KHOA HỌC KINH TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính

Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên

Chuyên ngành : Kế Toán Tài Vụ & Phân Tích Hoạt Động Kinh Tế

LUẬN ÁN THẠC SỸ KHOA HỌC KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học : TIẾN SĨ LÊ NGỌC TÁNH

Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận án này Đặc biệt xin chân thành cám ơn Tiến sĩ Lê Ngọc Tánh – Người thầy giáo, Người hướng dẫn khoa học - đã nhiệt tình hướng dẫn, sữa chữa bản luận án để đi đến hoàn thiện như ngày hôm nay

Xin chân thành cám ơn tất cả các bạn bè, đồng nghiệp đã cùng tôi trao đổi, thảo luận, giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình xây dựng luận án, đã cung cấp cho tôi những tài liệu quý giá để tôi có điều kiện nghiên cứu, chắc lọc những kiến thức cần thiết khi thực hiện bản luận án này

Xin chân thành cám ơn tất cả các thành viên trong gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi về mọi mặt để tôi chú tâm vào công việc nghiên cứu trong thời gian qua đồng thời cũng đã động viên rất lớn cho tôi vượt qua các khó khăn thử thách trong quá trình làm việc

Bản luận án này chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót cũng như nhiều vấn đề cần phải nghiên cứu, thảo luận thêm Do đó, tôi xin chân thành cám ơn những ý kiến đóng góp quý báu có liên quan đến đề tài nghiên cứu để tôi có thể hoàn thiện hơn nữa bản luận án này cũng như nâng cao tính hiện thực của nó khi vận dụng vào thực tiễn

Một lần nữa xin chân thành cám ơn và kính chúc tất cả mọi người dồi dào sức khỏe

Trân trọng kính chào

1 Sự Cần Thiết Nghiên Cứu Đề Tài 1

2 Mục Đích Nghiên Cứu Của Luận Aùn 2

3 Phương Pháp Nghiên Cứu 3

4 Bố Cục Của Luận Aùn 3

CHƯƠNG1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNHERROR! BOOKMARK NOT 1.1 K Ế TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN 4

1.1.1 Chứng Từ Ban Đầu: 4

1.1.2 Ghi Nhật Ký 5

1.1.3 Ghi Sổ Cái 5

1.1.4 Thực Hiện Các Bút Toán Điều Chỉnh Cuối Kỳ: 5

1.1.5 Khóa Sổ 6

1.2 H Ệ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6

1.2.1 Nguyên Tắc Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 7

1.2.2 Chu Trình Doanh Thu 8

1.2.3 Chu Trình Chi Phí 12

1.2.4 Chu Trình Chuyển Đổi 13

1.2.5 Chu Trình Tài Chính 16

1.3 G HI CHÉP KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 17

1.3.1 Hồ Sơ Ghi Nhận Các Bút Toán Trong Quá Trình Hạch Toán 17

1.3.2 Phương Pháp Hạch Toán Trong Điều Kiện Có Sử Dụng Các Hệ Thống Ưùng Dụng 18

1.4 B ÁO CÁO TÀI CHÍNH 20

1.4.1 Nguyên Tắc Lập Báo Cáo Tài Chính 21

1.4.2 Phương Pháp Lập Báo Cáo Tài Chính 22

VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG

TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

2.1 Đ ẶC ĐIỂM CỦA CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ

THÀNH VIÊN 24

2.2 T HỰC TRANG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở CÁC CÔNG TY

THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN 25

2.2.1 Đặc Điểm Chung 25

2.2.2 Phân Tích Các Ưu Nhược Điểm Của Hệ Thống Thông Tin

Kế Toán Thường Được Sử Dụng Ơû Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên Hiện Nay 27

2.3 T HỰC TRẠNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH 30

2.3.1 Quy Trình Lập Báo Cáo Tài Chính 30

2.3.2 Phân Tích Các Ưu, Nhược Điểm Trong Việc Lập Báo Cáo

Tài Chính Ơû Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên 31

CHƯƠNG3 : ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN & LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊNERROR! BOOKMARK N 3.1 M ỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN , LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ 35

3.1.1 Mục Tiêu 35

3.1.2 Phương Hướng Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Và Lập Báo Cáo Tài Chính, Báo Cáo Quản Trị 36

3.2 B ÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ CỦA CÁC CÔNG TY

THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN 37

3.2.1 Báo Cáo Tài Chính Theo Quyết Định 1141 TC/QĐ/CĐKT 37

3.2.2 Một Số Báo Cáo Quản Trị 41

3.3.1 Tạo Lập Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 52

3.3.2 Hồ Sơ Cập Nhật Thông Tin Của Hệ Thống 54

3.3.3 Một Số Hoạt Động Quan Trọng Của Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 54

KẾT LUẬN 57

PHỤ LỤC 1 : SƠ ĐỒ CÁC CHU TRÌNH, HỒ SƠ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH THEO QUYẾT ĐỊNH 1141 TC/QĐ/CĐKT NGÀY 01/11/1995 .58

PHỤ LỤC 2 : MỘT SỐ BÁO CÁO QUẢN TRỊ 93

Bảng 28 : Thực hiện các bút toán hợp nhất 93

Bảng 29 : Một số báo cáo tài chính theo hiện giá 97

Bảng 30 : Báo cáo tổng hợp doanh thu từ ngày Đến ngày .103

Bảng 31 : Biểu đồ phân tích doanh thu trên quy mô toàn c.ty 105

Bảng 32 : Biểu đồ phân tích theo quy mô mỗi đơn vị thành viên hoặc toàn công ty 106

Bảng 33 : Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm chủ lực của công ty (ĐVTV) từ ngày Đến ngày 107

Bảng 34 : Bảng cân đối dự trữ - tiêu thụ sản phẩm a của đơn vị xyz 108

Bảng 35 : Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán 109

Bảng 36 : Báo cáo tình hình thực hiện dự toán thu nhập đến ngày 111

Bảng 37 : Báo cáo tình hình thực hiện dự toán doanh thu đến ngày

113

TÀI LIỆU THAM KHẢO 114

MỞ ĐẦU

1 SỰ CẦN THIẾT NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Sau hơn 10 năm thực hiện đổi mới quản lý nền kinh tế quốc dân, môi trường hoạt động của các Doanh nghiệp Việt Nam đã có những chuyển biến mới, đặc thù mới Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp cũng phải có những chuyển biến thích hợp với tình hình thực tiễn Mối quan hệ đó thể hiện rõ nét qua những điểm cơ bản sau đây:

• Sự phát triển của nền kinh tế, sự đa dạng hóa hình thức sở hữu đã dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt trong kinh doanh Do đó đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị của các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp nói chung và các Công ty thương mại nói riêng

• Cùng với việc mở cửa và hội nhập vào ASEAN, AFTA, ASEM và sắp tới là WTO, các doanh nghiệp Việt Nam đã, đang và sẽ tiếp tục đối diện với các khái niệm mới, đó là : Khách hàng, Sự cạnh tranh và Sự thay đổi Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải kịp thời có những phương án hợp lý nhằm điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với các nội dung nêu trên Muốn làm được việc đó, doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán tốt

• Sự phát triển của trình độ Khoa học kỹ thuật thế giới đã tạo được rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao trình độ quản lý của mình Vấn đề còn lại là ở chỗ doanh nghiệp sẽ vận dụng như thế nào các thành tựu đó vào việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

• Những ưu đãi về cơ chế quản lý đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngày càng mất đi, thay vào đó là việc tự do hóa kinh doanh Do đó, doanh nghiệp muốn phát triển tốt, tạo được lợi thế trong kinh doanh, tạo được niềm tin cho các đối tác, cho khách hàng thì phải xây dựng được hệ thống báo cáo tài chính theo đúng các chuẩn mực kế toán, từ đó nâng cao độ tin cậy về tình hình tài chính doanh nghiệp

• Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của một doanh nghiệp đã không còn đơn thuần như trước đây chỉ là nguồn vốn do nhà nước cấp phát hoặc do một chủ đầu tư cung ứng Trong thời gian sắp tới, với sự hình thành và phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp sẽ hết sức đa dạng Nó không chỉ là vốn ngân sách cấp, vốn chiếm dụng, vốn tín dụng thương mại mà còn có thể là trái phiếu, cổ phiếu Tuy nhiên, để làm

được việc đó, doanh nghiệp phải đáp ứng được một số chuẩn mực nhất định trong đó điều đầu tiên và cơ bản nhất là phải có hệ thống báo cáo tài chính lành mạnh, trung thực và tạo được niềm tin cho các khách hàng và nhà đầu tư tiềm năng

• Hiện nay doanh nghiệp phải tự lập, tự công bố và tự chịu trách nhiệm về các số liệu trong các báo cáo tài chính Do đó, chức năng, nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp sẽ ngày càng nặng nề hơn Điều này đòi hỏi sự phân công rõ ràng trong từng cấp quản lý và bắt buộc phải xây dựng một hệ thống chuẩn mực cụ thể để có thể kết nối các báo cáo chi tiết thành báo cáo tổng thể của toàn doanh nghiệp

Tất cả các vấn đề nêu trên đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thông

tin kế toán và lập báo cáo tài chính một cách hoàn chỉnh để đáp ứng được

những yêu cầu của nhiều đối tượng sử dụng khác nhau

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN

Việc nghiên cứu của luận án nhằm vào các mục tiêu chính yếu sau đây :

• Xem xét các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập báo cáo tài chính của các Công ty thương mại có nhiều đơn

vị thành viên

• Phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập báo cáo tài chính tại các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

• Phân tích các ưu khuyết điểm của quá trình lập báo cáo tài chính của các Công ty trong thời gian vừa qua

• Đề xuất phương pháp lập báo cáo tài chính tại các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên

• Đề xuất phương pháp lập và khai thác một số báo cáo quản trị để nâng cao vai trò của kế toán trong giai đoạn hiện nay

• Đề xuất các giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở lý luận sẵn có và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tại các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong quá trình nghiên cứu để xây dựng luận án, chúng tôi dựa trên rất nhiều phương pháp khác nhau, trong đó chủ yếu là :

• Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng là phương pháp biện chứng duy vật

• Vận dụng nguyên tắc toàn diện để xem xét toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trong các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên, không tách rời khâu này với khâu khác trong quá trình phân tích hệ thống

• Vận dụng nguyên tắc hệ thống để xem xét các nhân tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán, sự tác động, ảnh hưởng giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong toàn bộ doanh nghiệp

• Vận dụng nguyên tắc phát triển để xem xét vấn đề theo xu hướng chuyển động từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, từ những nền tảng lý luận cơ bản đến sự biến chuyển linh hoạt cho phù hợp với thực tiển

• Bên cạnh đó là một số phương pháp khác như : phương pháp lịch sử và logic; phương pháp cụ thể và trừu tượng; phương pháp diễn giải và quy nạp; phương pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp so sánh và đối chiếu

4 BỐ CỤC CỦA LUẬN ÁN

Luận án được xây dựng bao gồm các khoản mục như sau :

• Mục lục

• Mở đầu

• Chương 1 : Cơ sở lý luận về Xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập

báo cáo tài chính

• Chương 2 : Thực trạng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài chính của các

Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên

• Chương 3 : Định hướng xây dựng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài

chính tại các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên

• Kết luận

• Phụ lục

• Tài liệu tham khảo

• Trình bày về khái niệm kế toán và quy trình kế toán tại một doanh nghiệp nói chung và các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên nói riêng

• Từ bản chất, nội dung, phương pháp và quy trình của công tác kế toán, chúng tôi đi sâu phân tích các chu trình kế toán, các hệ thống trong mỗi chu trình và các hồ sơ có liên quan để công tác kế toán có thể thực hiện nhanh chóng, ít sai sót và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra

• Trên cơ sở hệ thống thông tin chuẩn, chúng tôi sẽ nghiên cứu việc thực hiện hạch toán kế toán từ việc khai thác hệ thống, lập các Sổ chi tiết, nhật ký Sổ cái và lập báo cáo tài chính

1.1 KẾ TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải hình thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, nhằm ghi chép, tập hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quá trình đó được bắt đầu từ việc các lập chứng từ ban đầu, đối chiếu, kiểm tra cho đến khi hoàn thành các báo cáo tài chính định kỳ trên cơ sở thực hiện và phối hợp các phương pháp, nguyên tắc kế toán được chấp nhận Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng các yếu tố cấu thành trong công tác kế toán thường bao gồm: (1) Hệ thống chứng từ ban đầu; (2) Ghi nhật ký; (3) Ghi Sổ cái; (4) Thực hiện các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán; (5) Khóa sổ

1.1.1 CHỨNG TỪ BAN ĐẦU:

Chứng từ ban đầu là hồ sơ mang tính chất pháp lý để quyết định đến việc hạch toán, phân loại cũng như là cơ sở để giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có)

Chứng từ ban đầu có thể là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất nhập kho, hồ sơ quyết toán Chứng từ ban đầu là tài liệu không thể thiếu trong quy trình kế

toán, không có nó việc hạch toán sẽ không trung thực và không kiểm chứng được

1.1.2 GHI NHẬT KÝ

Trên cơ sở các chứng từ ban đầu đã được kiểm tra và xử lý, kế toán thực hiện việc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung hoặc có thể sử dụng thêm các nhật ký chuyên dùng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu Đồng thời, kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán Qua công đoạn này, thông tin kế toán được chia tách thành các luồng thông tin khác nhau và đi đến những nơi cần thiết, đồng thời cũng có thể cung cấp được phần nào các thông tin đến các nhà quản trị trong phạm vi giới hạn cho phép

Giai đoạn này có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó là điểm đầu tiên nhưng cũng là điểm quyết định đến phần lớn sự chính xác của các báo cáo tài chính Khi điểm khởi đầu này bị sai lệch, thông tin sẽ bị truyền đi lệch hướng, phản ánh không chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó báo cáo tài chính sẽ không chính xác, tạo cho nhà quản trị không đánh giá đúng bản chất của sự việc, do đó có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng khi ra quyết định

1.1.3 GHI SỔ CÁI

Sau khi đã hoàn tất công tác ghi nhật ký, động tác tiếp theo sẽ là chuyển từ nhật ký chung vào Sổ cái theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tùy theo quy mô về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Sổ cái có thể được mở với cấu trúc đơn giản hoặc hình thành một hệ thống hoàn chỉnh trong đó các Sổ cái được tập hợp

đi kèm với các Sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết nhằm giải thích một cách rõ ràng, cụ thể, chính xác các thông tin được cập nhật trên Sổ cái

1.1.4 THỰC HIỆN CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH CUỐI KỲ:

Trong hoạt động thực tiễn, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến nhiều chu kỳ kế toán khác nhau như việc trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí, dự trù giảm giá hàng tồn kho Mặt khác, trong một chu kỳ kế toán có các bút toán được hạch toán trùng lắp như mua bán nội bộ, thanh toán nội bộ cũng cần thiết phải có sự hiệu chỉnh

Vì vậy, kế toán phải thực hiện các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán Đây là một công việc rất quan trọng, nó tạo cho người kế toán xem xét lại các bút toán đã được ghi trong kỳ và hiệu chỉnh các bút toán sai, nó đưa các luồng thông tin chờ xử lý vào quy trình kế toán trong kỳ cũng như chuẩn bị cho kỳ kế toán tiếp theo Qua động tác này, các khoản chi phí sẽ được tính đủ hơn, các khoản

doanh thu được ghi nhận trung thực hơn, lãi lỗ trong kỳ được phản ánh chính xác hơn Nói một cách khác đi, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ được xây dựng một cách lôgic hơn, khoa học hơn và đáng tin cậy hơn

1.1.5 KHÓA SỔ

Khóa sổ là một động tác để rút ra toàn bộ các số dư cuối kỳ kế toán làm cơ sở cho số dư đầu kỳ của kỳ kế toán tiếp theo Khóa sổ cũng là động tác sau cùng để lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc của pháp luật hoặc các báo cáo tài chính khác theo yêu cầu của nhà quản trị như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Khi xét về khái niệm hệ thống, chúng ta có định nghĩa “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu” Như vậy, xét một cách tổng quan về kế toán và qui trình kế toán đã nêu trên, chúng ta có thể thấy rằng quá trình kế toán cũng là một hệ thống hoàn chỉnh

Đi sâu vào chi tiết của hệ thống thông tin kế toán, chúng ta có định nghĩa: “Hệ thống thông tin Kế toán là tập hợp những quá trình thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm mục đích cung cấp những báo cáo tài chính cần thiết, chính xác và kịp thời phục vụ cho những đối tượng sử dụng khác nhau” Như vậy, có thể tóm tắt quy trình kế toán thành sơ đồ sau đây:

Dữ liệu

Để hệ thống thông tin kế toán có thể hoạt động hiệu quả, bao giờ cũng có các hệ thống con hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của hệ thống chung dưới dạng các chu trình, trong đó nổi bật các chu trình sau đây: (1) Chu trình doanh thu; (2) Chu trình chi phí; (3) Chu trình chuyển đổi; (4) Chu trình tài chính

Trong xu hướng phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại, phần lớn các chu trình nêu trên đều được thực hiện thông qua hệ thống máy tính nối mạng Do đó, trong phạm vi giới hạn của đề tài nghiên cứu này, chúng tôi giả định rằng các qui trình nêu trên đều được tiến hành bằng máy tính thay vì bằng phương pháp thủ công vốn đã tương đối lạc hậu so với hiện nay Mặt khác, trong quá trình trình bày, chúng tôi đặt ra một số giả định như sau :

• Chỉ tập trung chủ yếu vào một số chu trình chính yếu, các có tính chất tương tự như các chu trình được trình bày sẽ không được đề cập đến Bởi vì có thể suy diễn một cách lôgic từ các chu trình chính yếu sang các chu trình nhỏ

• Hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ chứng từ ban đầu và phương pháp ghi sổ được áp dụng theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/95 của Bộ Tài chính

• Quá trình luân chuyển chứng từ ban đầu, số lượng mỗi loại chứng từ mặc nhiên được áp dụng theo quy định

• Sự kiểm tra, kết nối giữa các hồ sơ chi tiết, hồ sơ tổng hợp và kết xuất thành báo cáo tài chính được thực hiện bằng một chương trình tự động hóa Chúng tôi chỉ đặt mối quan hệ kết nối để hiểu được bản chất vấn đề chứ không đưa

ra phương thức thực hiện các động tác kết nối đó Bởi vì đây là công việc của chuyên viên tin học và tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng khi lập trình

Với các giả định trên, việc nghiên cứu của đề tài sẽ tập trung vào thiết lập các chu trình, các hồ sơ cần có trong mỗi chu trình và sự liên kết giữa các hồ sơ đó

1.2.1 NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trước khi đi sâu phân tích các chu trình trong hệ thống, chúng ta cần phải quán triệt một số nguyên tắc sau để có thể xây dựng hệ thống hoàn chỉnh và hiệu quả:

• Hệ thống phải cung cấp được thông tin chính xác, kịp thời

• Hệ thống phải có thể áp dụng được trong thực tiễn

• Hệ thống phải thỏa mãn được yêu cầu của người tham gia hệ thống

• Hệ thống phải phù hợp với yêu cầu thông tin của doanh nghiệp và có thể cải tạo, mở rộng hệ thống khi cần thiết

• Hệ thống phải được thao tác đơn giản, tiện lợi, không đòi hỏi cao về trình độ của các chuyên viên tham gia hệ thống

• Hệ thống phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định

• Hệ thống phải đạt được sự tương xứng giữa chi phí xây dựng hệ thống và các thành quả do hệ thống mang lại

1.2.2 CHU TRÌNH DOANH THU

Doanh thu thường có mối quan hệ đan chéo với rất nhiều hoạt động khác trong doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ kinh tế, tuy nhiên nhìn chung chu trình doanh thu thường bao gồm: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng, (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán, (4) Nhận tiền thanh toán

Trong từng tình huống cụ thể, các nghiệp vụ trên có thể phát sinh cùng lúc hoặc xen kẽ với nhau hoặc chỉ đơn lẻ từng nghiệp vụ riêng biệt Tuy nhiên, khi xây dựng hệ thống, người ta xử dụng 4 hệ thống ứng dụng khác nhau: (1) Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng (order entry system); (2) Hệ thống giao hàng (shipping system); (3) Hệ thống lập hóa đơn (Billing system); (4) Hệ thống thu tiền Các hệ thống này được liên kết như sơ đồ ở bảng 1 (trang 57) trong phụ lục đính kèm

1.2.2.1 Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng (order entry system)

Đơn đặt hàng dùng để ghi nhận yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp từ khách hàng hoặc đơn vị thành viên Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu cung ứng hàng hóa hoặc những hợp đồng mua bán hàng hóa Để ghi nhận các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng, thông thường có hai hồ sơ khác nhau: 1.2.2.1.1 Hồ sơ tổng hợp

Đây là hồ sơ lưu trữ những thông tin tổng quát và ít biến động về khách hàng hoặc đơn vị thành viên Đôi khi chúng có thể thay đổi nhưng chỉ mang tính chất hiệu chỉnh hoặc bổ sung thông tin về các khách hàng hoặc đơn vị thành viên Xuất phát từ tính đặc thù đó, hồ sơ tổng hợp thường bao gồm các thông tin:

• Mã số khách hàng (Đơn vị thành viên): Thông tin này để gắn mỗi khách hàng của doanh nghiệp với một mã số riêng biệt và duy nhất, qua đó đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin cũng như không tạo ra sự trùng lắp trong lưu trữ dữ liệu

• Các thông tin liên quan đến khách hàng: Dùng để lưu trữ những thông tin mang tính pháp lý của khách hàng hoặc đơn vị thành viên như: Tên, địa chỉ, số Đăng ký kinh doanh (hoặc số CMND), điện thoại, fax (nếu có) Đây là những thông tin tổng quan về khách hàng nhằm giúp cho doanh nghiệp hình dung sơ lược về đối tác của mình trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh

• Các thông tin nhận định một cách tổng quan của doanh nghiệp về khách hàng của mình: Đây là những thông tin cho phép đánh giá về các đối tác qua quá trình mua, bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ, khả năng thanh toán của khách hàng, mức độ công nợ cho phép, số dư thanh toán công nợ

Như vậy, với một hồ sơ tổng hợp nêu trên, kế toán có thể nhận định được về các khách hàng của doanh nghiệp như khả năng thanh toán của khách hàng; số dư công nợ; khả năng thu hồi của doanh nghiệp cũng như khả năng phát sinh nợ khó đòi Một hồ sơ tổng hợp có thể như bảng 2 (trang 58) trong phụ lục đính kèm

1.2.2.1.2 Hồ sơ chi tiết:

Bên cạnh hồ sơ tổng hợp là các hồ sơ chi tiết có liên quan Đây là những hồ sơ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên của doanh nghiệp nhằm lưu trữ và thông báo đến các bộ phận có trách nhiệm thực hiện

Trong số các hồ sơ chi tiết chúng ta thường gặp, thông thường bao gồm:

• Hồ sơ hợp đồng hoặc ghi nhận đơn đặt hàng: Dùng để ghi nhận các hợp đồng đã ký kết hoặc đang được đàm phán, trong hồ sơ này thường bao gồm các nội dung như bảng 3 (trang 59) trong phụ lục đính kèm Qua sự kết hợp giữa hồ

sơ này và hồ sơ tổng hợp, kế toán có thể có được rất nhiều thông tin như: Các hợp đồng đã thực hiện hoặc đang thực hiện với một khách hàng; tình hình thực hiện hợp đồng, tình hình thanh toán, các tranh chấp phát sinh (nếu có)

• Hồ sơ đặt hàng: Đây là hồ sơ chi tiết hóa nội dung của một hợp đồng hoặc một đơn đặt hàng nhằm thông báo cho các bộ phận khác chuẩn bị số lượng hàng hóa cung ứng kịp thời theo yêu cầu Nội dung của hồ sơ này thường bao gồm các thông tin như bảng 4 (trang 60) trong phụ lục đính kèm

Như vậy, hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng được phân thành nhiều cấp có quan hệ với nhau thông qua các khóa liên hệ (relation key) Sơ đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn

Mã số khách hàng Các thông tin tổng quan về khách hànghoặc đơn vị thành viên

Hồ sơ khách hàng (hoặc đơn vị thành viên)

Hồ sơ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Mã số khách

hàng Số hợp đồng hoặcđơn đặt hàng Các thông tin tổng quan về 01 hợpđồng hoặc 01 đơn đặt hàng

Số hợp đồng hoặc

đơn đặt hàng Chi tiết nội dung của hợp đồnghoặc đơn đặt hàng

Hồ sơ chi tiết số lượng hàng hóa được yêu cầu cung ứng

1.2.2.2 Hệ thống giao hàng (Shipping system)

Kế toán thường có một bộ hồ sơ chi tiết về giao nhận hàng hóa được kết hợp chung với hồ sơ chi tiết đơn đặt hàng để có thể liên kết giữa số lượng đặt hàng và số lượng giao hàng Sau khi giao nhận hàng hóa, chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để cập nhật các thông tin có liên quan vào hồ sơ chi tiết nêu trên, từ đó ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn bán hàng

1.2.2.3 Hệ thống lập hóa đơn

Hệ thống lập hóa đơn thường có hồ sơ chi tiết về hóa đơn bán hàng bao gồm các nội dung như bảng 5 (trang 61) trong phụ lục đính kèm

Mối quan hệ giữa việc đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn thể hiện qua sơ đồ:

Hồ sơ chi tiết HĐ hoặc ĐĐH

Hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng

Mã số khách hàng Các thông tin khác

Hồ sơ khách hàng(ĐV thành viên)

Trong các doanh nghiệp lớn, hồ sơ hóa đơn bán hàng có thể phân thành hồ sơ ghi nhận số hóa đơn và hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng Hai hồ sơ này sẽ liên kết với nhau thông qua số hóa đơn bán hàng

1.2.2.4 Hệ thống thu tiền

Hệ thống cuối cùng trong chu trình doanh thu là hệ thống thu tiền Tại hệ thống này, kế toán phải hình thành hồ sơ chi tiết thanh toán, thông thường bao gồm các nội dung như bảng 6 (trang 62) trong phụ lục đính kèm Hồ sơ này được liên kết với các hồ sơ đã đề cập ở trên thông qua các mã khóa ở mỗi tập tin Có thể hình dung qua sơ đồ sau :

Hồ sơ Chi tiết thanh toán

Mã số khách hàng Số hóa đơn Chi tiết thông tin về thanh toán

Hồ sơ chi tiết hóa đơn

Mã số hóa đơn Chi tiết hóa đơn bàn hàng

Số HĐ hoặc ĐĐH

Hồ sơ chi tiết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Chi tiết hàng hóa được yêu cầu và đã được giao nhận

Mã số khách hàng Các thông tin khác

Hồ sơ khách hàng(ĐV thành viên)

Tóm lại, một chu trình doanh thu thông thường sẽ được thực hiện qua các giai đoạn nêu trên và được sử dụng đính kèm với các bộ hồ sơ cần thiết nhằm góp phần cho việc quản lý được chặt chẽ, thuận lợi hơn Đồng thời có thể kết xuất

được những thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp

1.2.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ

Chu trình chi phí được sử dụng để ghi nhận các sự kiện: (1) Ghi nhận yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết và được ghi chép qua hệ thống mua hàng; (2) Nhận hàng hay dịch vụ và hệ thống nhận hàng ghi nhận sự kiện này; (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán và được xử lý bằng hệ thống thanh toán theo hóa đơn; (4) Đơn vị nhận thanh toán của công ty và Hệ thống chi trả tiền sẽ ghi chép sự kiện này Các hệ thống được liên kết như bảng 7 (trang 63) trong phụ lục đính kèm Thông qua sơ đồ nêu trên, chúng ta sẽ dễ dàng nhận ra sự tương quan giữa chu trình doanh thu và chu trình chi phí, thể hiện qua các hệ thống sau đây:

1.2.3.1 Hệ thống mua hàng và nhận hàng:

Tương tự hệ thống đơn đặt hàng, hệ thống mua hàng cũng sử dụng các đơn đặt hàng cần thiết nhưng sẽ theo chiều ngược lại là từ doanh nghiệp đến khách hàng Để phân biệt giữa hai chu trình này, trong các hồ sơ nói trên, thông thường chúng ta sử dụng các khóa “Loại hợp đồng/Đơn đặt hàng” như ở bảng 3 đính kèm để phân biệt hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) thuộc chu trình doanh thu hay chi phí

Tương tự như hệ thống giao hàng của chu trình doanh thu, hệ thống nhận hàng của chu trình chi phí cũng được cập nhật các thông tin tương tự và trên cơ sở các chứng từ ghi nhận việc giao và nhận hàng hóa, dịch vụ từ đơn vị cung ứng

1.2.3.2 Hệ thống chứng từ thanh toán

Căn cứ vào hóa đơn cung ứng hàng hóa, dịch vụ do khách hàng cung cấp, hệ thống chứng từ thanh toán sẽ thực hiện việc ghi nhận các nghĩa vụ thanh toán Trong hệ thống này, sẽ xuất hiện các dữ liệu chủ yếu theo như hồ sơ chi tiết hóa đơn đầu vào ở bảng 8 (trang 64) trong phụ lục đính kèm Thông qua việc kết hợp dữ liệu giữa bảng 8 và bảng 6, doanh nghiệp sẽ biết được các nghĩa vụ thanh toán, các hồ sơ đã thanh toán cũng như các khoản ứng trước cho khách hàng,

1.2.3.3 Hệ thống chi tiền

Trên cơ sở khai thác hệ thống thu tiền trong chu trình doanh thu, hệ thống chi tiền cũng bao gồm các thông tin tương tự và được phân biệt với hệ thống thu tiền thông qua khóa “số phiếu thu/chi” như ở bảng 6 đính kèm

1.2.4 CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI

Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến một sự kiện kinh tế – sự tiêu hao lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung (overhead) để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ Ở đây, chúng tôi tập trung vào chu trình chuyển đổi của các công ty thương mại, do đó chu trình này chủ yếu được tổ chức thành 03 hệ thống ứng dụng: (1) Hệ thống lương; (2) Hệ thống hàng tồn kho; (3) Hệ thống chi phí Các hệ thống này sẽ xử lý các kiểu nghiệp vụ kế toán sau: (1) Mua hàng nhập kho; (2) Chuyển đổi các khoản chi phí đầu vào trong quá trình sản xuất để tính hiệu quả sản xuất kinh doanh; (3) Thanh toán lương

Trong các nghiệp vụ nêu trên, có thể nhận thấy hệ thống mua bán hàng hóa đã được đề cập một cách tổng quan ở chu trình doanh thu và chi phí Bảng 9 (trang 65) trong phụ lục đính kèm sẽ cho phép nhận định rõ nét hơn về vấn đề đó Để hiểu rõ hơn về các hệ thống con trong chu trình chuyển đổi, chúng ta lần lượt xem xét các hệ thống này

1.2.4.1 Hệ thống lương

Hệ thống lương bao giờ cũng là một hệ thống phức tạp trong quá trình xử lý thông tin kế toán, xuất phát từ đặc điểm và tính chất biến đổi thường xuyên của nó Trong hầu hết các doanh nghiệp, hệ thống này được xử lý ở phòng Tổ chức Cán bộ – Lao động Tiền lương, do đó trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi không đi vào phân tích cụ thể hệ thống lương mà gộp chung vào hệ thống chi phí được trình bày ở dưới đây

1.2.4.2 Hệ thống hàng tồn kho

Thông thường có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp kê khai định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên Để đơn giản hóa vấn đề cũng như khả năng ứng dụng công nghệ tin học như hiện nay, chúng ta sẽ tập trung vào phương pháp kê khai thường xuyên trong quá trình xây dựng hệ thống, trong đó phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng là phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

Trước tiên chúng ta đề cập đến các hồ sơ có thể có trong hệ thống hàng tồn kho, thông thường bao gồm: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết

1.2.4.2.1 Hồ sơ tổng hợp

Hồ sơ tổng hợp về hàng hóa tồn kho cũng tương tự như hồ sơ tổng hợp về khách hàng, nó tập trung các yếu tố cơ bản nhất về chi tiết hàng hóa, loại hàng hóa, nhà cung ứng tiềm năngà Trong một hồ sơ tổng hợp thường bao gồm các yếu tố như bảng 10 và 11 (trang 66) trong phụ lục đính kèm Qua bảng này chúng ta có thể biết được:

• Mã số hàng hóa : Mã số này tất nhiên không trùng lắp giữa mặt hàng này với mặt hàng khác,thông qua mã số này việc cập nhật thông tin sẽ thuận lợi hơn

• Mã số nhóm hàng: Nhằm mục tiêu kết hợp các mặt hàng thành nhóm để có thể phân khối các loại hàng hóa kinh doanh của doanh nghiệp thành những nhóm đặc trưng như: nhóm lương thực thực phẩm, nhóm sản phẩm điện tử

• Các thông tin khác: Là những thông tin gắn liền với một mặt hàng và ít khi có sự biến động nhằm tạo nền cho các thông tin về những hàng hóa nào đó 1.2.4.2.2 Hồ sơ chi tiết:

Đây là hồ sơ ghi nhận chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến nhập, xuất hàng hóa và tính số dư tồn kho cuối kỳ Trong đó bao gồm các thông tin như bảng 12 và bảng 13 (trang 67 và 68) trong phụ lục đính kèm Các thông tin này là cơ sở để tính toán và cập nhật các báo cáo về hàng hóa tồn kho cũng như xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán

1.2.4.3 Hệ thống chi phí

Trong hệ thống này, thường tập trung vào các yếu tố chi phí: (1) Tài sản và khấu hao tài sản cố định; (2) Công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí Công cụ dụng cu; (3) Các chi phí phát sinh trực tiếp Chúng tôi sẽ lần lượt trình bày các hệ thống ứng dụng này

1.2.4.3.1 Hệ thống tài sản cố định và khấu hao TSCĐ

Hệ thống tài sản và khấu hao TSCĐ thường bao gồm các hồ sơ chủ yếu sau đây:

• Hồ sơ tổng hợp về TSCĐ và bộ phận sử dụng: Đây là hồ sơ tổng quát về các loại TSCĐ, các bộ phận sử dụng TSCĐ gồm các thông tin chính như bảng 14 và bảng 15 (trang 69) trong phụ lục đính kèm Với ý nghĩa của các thông tin này, thông tin cập nhật sẽ đáp ứng được các yêu cầu quản lý cũng như công tác quản lý kế toán sẽ nhanh chóng

• Hồ sơ chi tiết về TSCĐ đang sử dụng: Đây là hồ sơ cập nhật chi tiết các thông tin liên quan đến một TSCĐ cụ thể, bao gồm các nội dung như bảng 16 (trang 70) trong phụ lục đính kèm Căn cứ vào nguyên giá, khấu hao, tỷ lệ khấu hao, tình trạng tài sản, kế toán có thể tính giá trị khấu hao phát sinh trong kỳ nhằm tính đúng, tính đủ chi phí khi xác định kết quả kinh doanh

• Hồ sơ chi tiết về biến động TSCĐ: TSCĐ của doanh nghiệp thường có sự biến động tăng, giảm, điều chuyển liên tục trong kỳ kế toán Do đó, cần thiết phải có hồ sơ lưu trữ các thông tin này với các nội dung như bảng 17 (trang 71) trong phụ lục đính kèm Bộ hồ sơ này sẽ là cơ sở để tiến hành các bút toán tăng giảm TSCĐ trong kỳ

Các hồ sơ tổng hợp và chi tiết nêu trên có quan hệ qua sơ đồ:

Mã loại TSCĐ Các thông tin chi tiết

Hồ sơ tổng hợp về TSCĐ

Hồ sơ tổng hợp về bộ phận sử dụng

Hồ sơ chi tiết về TSCĐ

Hồ sơ tăng giảm TSCĐ trong kỳ

Số TT T.sản Mã bộ phận s/d

1.2.4.3.2 thống công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí công cụ dụng cụ

Hệ thống này được lập tương tự như hệ thống TSCĐ và khấu hao TSCĐ nhưng với quy mô và mức độ quản lý thấp hơn Do đặc điểm tương tự của nó nên chúng tôi không đi sâu phân tích về kết cấu của hệ thống này

1.2.4.3.3 Các chi phí phát sinh trực tiếp

Trong các chi phí phát sinh trực tiếp của các công ty thương mại, chúng ta cần phân biệt thành hai loại:

• Chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua, bán, giao nhận hàng hóa được ghi thẳng vào giá trị hàng hóa nhập kho hoặc chi phí bán hàng Do đó việc quản lý các chi phí này được cập nhật ở hệ thống hàng tồn kho

• Các chi phí chung như chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi tại hệ

thống này

Trong hệ thống này bao gồm các hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết như sau:

• Hồ sơ tổng hợp: được xem như là một “từ điển” chi phí của doanh nghiệp Bộ hồ sơ này thường tập hợp các thông tin như bảng 18 và bảng 19 (trang 72) trong phụ lục đính kèm, trong đó có hai điểm quan trọng là các trung tâm chi phí và loại chí phí Với hai điểm chốt yếu này, công tác phân loại, xử lý, theo dõi và xác định trách nhiệm của kế toán sẽ được dễ dàng và thuận lợi hơn

• Hồ sơ chi tiết: đây là bộ hồ sơ lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp Cấu trúc của bộ hồ sơ này được thể hiện ở bảng 20 (trang 73) trong phụ lục đính kèm

Sự kết hợp giữa hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết được thể hiện thông qua sơ đồ :

1.2.5 CHU TRÌNH TÀI CHÍNH

Chu trình cuối cùng trong hệ thống thông tin kế toán đó là chu trình tài chính Nó được sử dụng để ghi chép hai sự kiện kinh tế: (1) Hoạt động tăng vốn chủ của doanh nghiệp và đi vay; (2) Doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo các tài sản mà việc sử dụng tài sản này sẽ tạo doanh thu Bên cạnh đó, chu trình tài chính cũng thực hiện mục đích sau cùng của công tác kế toán đó là lập các báo cáo tài chính định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của người sử dụng

Trong chu trình này, chúng ta thấy rõ sẽ xuất hiện một số hệ thống chủ yếu sau đây: (1)Hệ thống quản lý nguồn vốn vay; (2) Hệ thống quản lý vốn chủ sở hữu

1.2.5.1 Hệ thống quản lý nguồn vốn vay:

Phần lớn các doanh nghiệp bao giờ cũng có việc vay vốn từ các ngân hàng, các

Hồ sơ chi tiết chi phí

Mã số loại chi phí Chi tiết chi phí

Mã số loại chi phí Chi tiết loại chi phí

Loại chi phí

Mã T.tâm chi phíChi tiết T.tâm chi phí

Trung tâm chi phí

Mã trung tâm chi phí

tổ chức tín dụng để bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh của công ty Để quản lý hoạt động này, kế toán thường sử dụng các hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết:

• Hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin tổng quan về các ngân hàng, các tổ chức tín dụng có quan hệ tín dụng thường xuyên với doanh nghiệp Do đó thông thường gồm các chi tiết như bảng 21 (trang 74) trong phụ lục đính kèm

• Hồ sơ chi tiết thể hiện các hợp đồng tín dụng riêng biệt được ký kết và thực hiện giữa doanh nghiệp và các tổ chức tín dụng Do đó nó thường bao gồm các thông tin như ở bảng 22 và bảng 23 (trang 75) trong phụ lục đính kèm Thông qua các thông tin này, kế toán sẽ xác định được các yêu cầu về cân đối các luồng tiền mặt của công ty để có thể đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn cũng như chuẩn bị lượng tiền dự trữ hợp lý nhằm khai thác hết các nguồn lực tài chính có hạn của mình

1.2.5.2 Hệ thống quản lý vốn chủ

Hệ thống này chủ yếu phát sinh đối với các doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần Mặt khác, trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động của các doanh nghiệp, công tác quản lý cổ phần, cổ phiếu, cổ đông thường được thực hiện bởi một công ty chuyên ngành hoặc thông qua các trung tâm lưu ký chứng khoán Do đó, trong luận án này, chúng tôi chỉ đặt vấn đề chứ không đi sâu phân tích hệ thống quản lý vốn chủ vì không thật sự cần thiết

1.3 GHI CHÉP KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trên cơ sở các hồ sơ dữ liệu và các hệ thống ứng dụng đã được đề cập ở phần 2 nói trên, vấn đề cần phải giải quyết là công tác kế toán sẽ được triển khai như thế nào và bằng cách nào để lập nên các báo cáo tài chính định kỳ

Trong phần này chúng ta sẽ lần lượt xem xét các vấn đề: (1)Hồ sơ ghi nhận các bút toán trong quá trình hạch toán; (2)Phương pháp hạch toán trong điều kiện có sử dụng các hệ thống ứng dụng; (3)Phương pháp lập các sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính

1.3.1 HỒ SƠ GHI NHẬN CÁC BÚT TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN

Tương tự như các hệ thống trong các chu trình, việc hạch toán kế toán cũng được ghi nhận trên các hồ sơ thích hợp nhằm liên kết các bút toán với các chu trình tương ứng Trong số các hồ sơ, chúng ta có thể thấy một số hồ sơ thường được sử dụng như sau:

• Hồ sơ hệ thống tài khoản: Hồ sơ này được xem như hồ sơ mã hóa tài khoản theo quy định của chế độ tài chính, nó bao gồm các thông tin như bảng 24 (trang 76) trong phụ lục đính kèm

• Hồ sơ số dư: Đây là hồ sơ lưu trữ các số liệu tổng hợp về số phát sinh trong kỳ và số đầu kỳ, cuối kỳ của một tài khoản trong một kỳ kế toán nhất định, nó là cơ sở để lập ra các báo cáo tài chính có liên quan và chuyển số dư đầu kỳ cho kỳ kế toán tiếp theo Từ đặc điểm đó, hồ sơ số dư thường gồm các chi tiết theo nội dung ở bảng 25 (trang 76) trong phụ lục đính kèm

• Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ: đây là hồ sơ ghi nhận toàn bộ các bút toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Nó là cơ sở để chuyển dữ liệu vào hồ sơ số dư cũng như lập sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng hợp và báo cáo tài chính cuối niên độ Hồ sơ này gồm các thông tin như bảng

26 (trang 77) trong phụ lục đính kèm

Các hồ sơ nêu trên được liên kết với nhau qua số hiệu tài khoản thích hợp, thể hiện qua sơ đồ :

1.3.2 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN CÓ SỬ DỤNG CÁC

HỆ THỐNG ỨNG DỤNG

Như đã miêu tả ở phần 1, công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở các chứng từ ban đầu, ghi nhật ký, từ đó lên sổ cái tổng hợp và lập báo cáo tài chính Trong môi trường có sử dụng các hệ thống ứng dụng, việc ghi nhật ký sẽ được thực hiện đồng thời với việc cập nhật thông tin từ các hệ thống ứng dụng, cụ thể:

1.3.2.1 Hạch toán kế toán trong chu trình doanh thu

Trong chu trình doanh thu, việc hạch toán sẽ được thực hiện tại hệ thống lập hóa đơn (Billing system) Khi thực hiện động tác xuất hóa đơn cho khách hàng, kế

Số hiệu TK Thông tin chi tiết

Hồ sơ Hệ thống tài khoản

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ Kinh tế phát sinh

Tài khoản có

Hồ sơ Số dư tài khoản

SDĐKø P sinh Nợ P.sinh Có

toán sẽ cập nhật thông tin cùng lúc vào hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng và hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hai thông tin này sẽ được kết nối với nhau thông qua một mã nghiệp vụ kế toán Với sự kết nối thông tin đó, khi kết xuất một hóa đơn ra báo cáo, chúng ta có thể biết được hóa đơn này đã được hạch toán như thế nào và ngược lại khi kết xuất một bút toán kế toán về doanh thu chúng ta có thể biết được nội dung chi tiết của bút toán này là gì

Bên cạnh hệ thống lập hóa đơn, hệ thống thu tiền cũng phát sinh việc hạch toán và cũng được tổ chức thực hiện tương tự như hệ thống lập hóa đơn Trong một số trường hợp khác, có thể chỉ phát sinh việc hạch toán kế toán mà không cần có mã nghiệp vụ kế toán tương ứng trong chu trình doanh thu

Sơ đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn các vấn đề nêu trên:

1.3.2.2 Hạch toán kế toán trong chu trình chi phí

Trong chu trình chi phí, các bút toán thanh toán cũng có sự nối kết với hệ thống trong chu trình chi phí thông qua một mã nghiệp vụ kế toán

Do đặc điểm tương tự đó, trong phần trình bày này, chúng tôi không đi sâu phân tích chi tiết vì nó sẽ trùng lắp về bản chất nội dung với phần 1.3.2.1 nêu trên

1.3.2.3 Hạch toán kế toán trong chu trình chuyển đổi

Các bút toán liên quan đến chi phí tiền lương được hoạch toán trực tiếp vào hồ

sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh do hệ thống lương được thực hiện độc lập với các hệ thống khác trong quá trình kế toán

Các bút toán còn lại liên quan đến hàng tồn kho thực ra đã được thực hiện ngay trong chu trình doanh thu và chi phí Do đó, hầu như không phát sinh việc hạch toán riêng biệt trong chu trình này

Chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ Kinh tế phát sinh

Hồ sơ chi tiết hóa đơn (hoặc hệ thống thu)

Mã nghiệp vụ kế toán

Như vậy, nổi bật trong chu trình này sẽ là các bút toán liên quan đến việc ghi nhận các loại chi phí phát sinh trong kỳ kế toán Tuy nhiên, với sự kết nối giữa hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồ sơ chi tiết về xuất nhập TSCĐ, công cụ dụng cụ, chi phí phát sinh trực tiếp cũng sẽ tạo ra được các thông tin chính xác về các bút toán đã được hạch toán

1.3.2.4 Hạch toán kế toán trong chu trình tài chính và khóa sổ

Các bút toán hạch toán trong chu trình tài chính cũng thực hiện tương tự như ba chu trình trên và không khó khi nhận biết các bút toán này trong hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Vấn đề được đặt ra ở đây là phương pháp khóa sổ kỳ kế toán Chúng ta biết rằng các qui trình khóa sổ đã được xây dựng trước bằng các thủ tục kế toán thích hợp, chẳng hạn như kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ, cân đối công nợ, các khoản nộp ngân sách Do đó, việc khóa sổ kế toán sẽ được thực hiện bằng một chương trình tự động hóa Khi thông tin đã được cập nhật đầy đủ, chính xác, chương trình này sẽ thực hiện việc kết chuyển các dữ liệu từ hồ sơ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồ sơ tổng hợp về số dư để hình thành nên bộ hồ

sơ tổng hợp cân đối về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Công tác thực hiện tự động hóa sẽ giúp giảm thiểu được các sai sót cũng như nâng cao tốc độ xử lý thông tin kế toán

1.4 BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Tất cả các vấn đề được trình bày ở trên đều nhắm đến một mục đích cuối cùng là lập được báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế toán nhằm cung cấp cho các đối tượng khác nhau có một cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp

Vậy báo cáo tài chính là gì? Đó là tập hợp những số liệu vào những thời điểm nhất định nhằm mục đích cung cấp cho các đối tượng sử dụng những thông tin về tình hình tài chính của công ty, các hoạt động của công ty, các luồng tiền mặt của công ty Trong đó thể hiện được các nguồn lực kinh tế mà doanh nghiệp kiểm soát, các khoản công nợ và các luân chuyển tiền mặt trong kỳ báo cáo Để nắm rỏ hơn các vấn đề, chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu các nguyên tắc, cấu trúc và nội dung cơ bản trong báo cáo tài chánh của một doanh nghiệp nói chung và lập các báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành nói riêng

1.4.1 NGUYÊN TẮC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.4.1.1 Những nguyên tắc cơ bản

Trong quá trình lập báo cáo tài chính, người lập báo cáo phải dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau đây :

• Báo cáo tài chính phải được trình bày một cách trung thực về tình hình tài chính, hoạt động và các luồng tiền mặt của doanh nghiệp

• Báo cáo tài chính phải đầy đủ những nội dung cần thiết, trình bày khách quan và thận trọng, qua đó tạo được độ tin cậy nhất định cho người sử dụng

• Báo cáo tài chính phải có thể so sánh được với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành nghề kinh doanh và trong một giới hạn nào đó, nó có thể so sánh được với các doanh nghiệp khác trong cùng một địa bàn hoạt động

• Báo cáo tài chính phải được trình bày đơn giản, dể hiểu không cầu kỳ, phức tạp nhưng cũng không được thiếu thông tin

• Thông tin trong báo cáo tài chính phải được trình bày rỏ ràng, trong đó có thể sử dụng các ký hiệu để người sử dụng chú trọng đến các nội dung mang tính chất trọng yếu đối với doanh nghiệp, để qua đó người sử dụng dể dàng nắm bắt các nội dung chủ yếu của báo cáo tài chính

• Trong quá trình lập báo cáo tài chính, không được bù trừ các khoản mục trên báo cáo mà có thể gây ra sự nhầm lẫn cho người sử dụng

• Bảo đảm tính nhất quán trong quá trình trình bày giữa các niên độ kế toán khác nhau, ngoại trừ trường hợp có sự thay đổi lớn về tính chất của các hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc chứng minh được sự cung cấp thông tin sẽ hợp lý hơn do cách trình bày khác mang lại

• Báo cáo tài chính phải được xây dựng trên cơ sở giả định doanh nghiệp sẽ tổ chức hoạt động kinh doanh liên tục trừ khi có những bằng chứng chứng minh tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp có thể bị thay đổi Trong trường hợp này phải giải trình việc không áp dụng các nguyên tắc không kinh doanh liên tục trong bảng báo cáo tài chính

• Báo cáo tài chính phải được xây dựng theo nguyên tắc dồn tích, thể hiện rỏ nét sự cân đối giữa các khoản chi phí với doanh thu

1.4.1.2 Cấu trúc và nội dung cơ bản trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Bên cạnh các nguyên tắc nêu trên, kết cấu của báo cáo tài chính phải giúp cho người sử dụng nắm bắt được những thông tin cơ bản sau đây:

• Tên của doanh nghiệp lập báo cáo hoặc cách nhận biết khác

• Báo cáo tài chính là báo cáo của một doanh nghiệp riêng lẻ hay một nhóm các doanh nghiệp

• Người lập báo cáo, niên độ mà báo cáo tài chính được lập

• Các bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính được trình bày

• Loại tiền tệ được sử dụng trong báo cáo tài chính Việc làm tròn số liệu tính theo đơn vị là ngàn, triệu đồng

1.4.1.3 Một số báo cáo tài chính chủ yếu ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT

ngày 01/11/95

Chúng ta biết rằng, trong một môi trường pháp luật, môi trường kinh doanh nhất định, tùy thuộc vào tính chất, cơ cấu của các thành phần kinh tế của mỗi quốc gia, các báo cáo tài chính bắt buộc đối với doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm khác nhau, nhưng không nằm ngoài chuẩn mực kế toán đã được quốc tế thừa nhận Trên quan điểm đó, Việt Nam cũng đã "ban hành chế độ kế toán được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế" Theo chế độ kế toán nêu trên, các doanh nghiệp phải bắt buộc lập các báo cáo tài chính sau đây: (1) Bảng cân đối kế toán; (2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; (3) Thuyết minh báo cáo tài chính Nội dung, kết cấu của các báo cáo này ở bảng 27 (trang 78) trong phụ lục đính kèm Bên cạnh đó, tùy thuộc vào nhu cầu quản trị, đặc điểm của mình, doanh nghiệp có thể lập thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ nếu xét thấy cần thiết

1.4.2 PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Theo hướng dẫn kèm theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/95 của Bộ Tài chính phương pháp lập các báo cáo tài chính đã được hướng dẫn khá cụ thể, chi tiết Do đó trong phần trình bày này chúng tôi chỉ tập trung chủ yếu vào vấn đề lập báo cáo tài chính trên cơ sở đã xây dựng được hệ thống thông tin kế toán như trình bày ở phần trên

1.4.2.1 Phương pháp lập bảng cân đối kế toán

Sau khi thực hiện động tác khóa sổ niên độ kế toán, các số liệu phát sinh được ghi nhận ở sơ đồ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được xử lý Thông qua hồ

sơ này có thể tính toán được số phát sinh nợ, phát sinh có liên quan đến từng tài khoản trong kỳ kế toán, kết hợp với số dư đầu kỳ chúng ta sẽ tính được số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản Với phương pháp tính này, đồng thời có sử dụng phương tiện máy tính, việc lập bảng cân đối kế toán của một doanh nghiệp sẽ hết sức đơn giản và nhanh chóng

1.4.2.2 Báo cáo kết quả kinh doanh

Tương tự như Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh cũng được lập trên cơ sở dữ liệu được thu thập ở hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các bút toán khóa sổ của kỳ kế toán

1.4.2.3 Thuyết minh báo cáo tài chính

Với kết cấu báo cáo theo như phụ lục đính kèm, chúng ta dễ dàng tính toán được các thông số cần thiết Bên cạnh đó, một số vấn đề liên quan đến việc nhận xét, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp tất nhiên phải được phân tích và cập nhật bổ sung

1.4.3 MỘT SỐ BÁO CÁO PHỤ TRỢ TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Thông thường khi đã xây dựng được hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, có 10 loại nhật ký chứng từ khác nhau được áp dụng trong doanh nghiệp Với hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được trình bày ở trên, chúng ta có thể thấy rằng việc in ấn các nhật ký chứng từ này được tổng hợp một cách đơn giản và hoàn toàn tự động hóa Việc lập sổ cái cũng được lý giải tương tự như các nhật ký chứng từ nêu trên

1.5 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ

THÀNH VIÊN

Theo Luật Thương mại hiện hành, các loại hình kinh doanh được chi phối bởi luật này hết sức đa dạng và phong phú Tuy nhiên, trong phạm vi giới hạn của đề tài nghiên cứu, các công ty thương mại được đề cập đến chủ yếu là các công

ty chuyên mua bán hàng hóa nhằm đưa ra một nhận định cụ thể mang tính đặc trưng trong quá trình phân tích Với giả định như trên, có thể nhận thấy một số đặc trưng chủ yếu của các công ty này như sau:

• Hợp đồng kinh doanh chủ yếu của nó là mua và bán các loại hàng hóa được phép kinh doanh trên thị trường

• Có thể thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa theo các quy định của pháp luật, có thể thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác

• Có thể tổ chức bộ máy bán sĩ hoặc bán lẽ đến người tiêu dùng

• Hình thức thanh toán đa dạng : Tiền mặt, chuyển khoản, L/C trả chậm, L/C trả ngay

• Có thể sử dụng nhiều kho trung chuyển, nhiều hình thức vận chuyển và nhiều bộ phận trong quá trình kinh doanh của mình

• Khối lượng hàng hóa kinh doanh lớn, chủng loại mặt hàng phong phú, đa dạng và địa bàn kinh doanh rộng

• Có nhiều đơn vị thành viên trong đó có thể hạch toán độc lập hoặc hạch toán báo sổ tùy thuộc vào quy mô hoạt động

• Hình thức luân chuyển vốn đa dạng, tốc độ luân chuyển vốn cao, cơ cấu vốn kinh doanh phức tạp trong đó chủ yếu là : vốn vay, vốn chiếm dụng và vốn chủ sở hữu…

• Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập được quyền tự chủ trong tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó mối quan hệ thương mại giữa các đơn

vị này được thực hiện trên nguyên tắc kinh doanh thuần túy đối với mỗi thành viên

• Công ty được quyền cân đối các nguồn lực tài chính, hàng hóa giữa các đơn

vị thành viên để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho toàn công ty

• Quan hệ giữa Công ty và các đơn vị thành viên hạch toán độc lập là mối

quan hệ giữa công ty mẹ và công ty con Do đó công ty mẹ được quyền mua hàng và phân phối về cho các đơn vị thành viên, được quyền giới hạn quyền tự chủ trong kinh doanh của các đơn vị thành viên

1.6 THỰC TRANG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

Qua quá trình tiếp cận với các công ty thương mại có quy mô hoạt động lớn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh như: Tổng công ty Thương mại Sài Gòn, Công

ty Vật tư Tổng hợp Thành phố, Liên hiệp Hợp tác xã Mua bán Thành phố (Saigon Coop), Công ty Cổ phần SXKD vật phẩm văn hóa Phương Nam , chúng tôi nhận thấy nổi lên một số vấn đề như sau:

1.6.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG

Trong trào lưu tin học hóa công tác kế toán, các công ty thương mại cũng đã trang bị hệ thống máy vi tính khá hoàn chỉnh để triển khai thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến hạch toán kế toán cũng như quản lý tài chính trong doanh nghiệp Tuy nhiên, phần lớn các công ty đều chưa xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh mà thông thường ở trong các trạng thái sau đây:

• Công tác kế toán chỉ dừng lại ở cấp độ một phòng kế toán của công ty hoặc của đơn vị thành viên, thậm chí là ở từng bộ phận riêng biệt Sự kết nối giữa phòng kế toán với các bộ phận kinh doanh, đầu tư, quản lý dự án xây dựng cơ sở vật chất, kho tàng, vận tải gần như không được thực hiện, không có những kết nối trong khâu này với khâu khác, bộ phận này với bộ phận khác mặc dù chúng có sự liên hệ mật thiết với nhau

• Trong một số trường hợp, ngay trong một phòng kế toán các khâu nghiệp vụ cũng không có sự liên kết Mỗi chu trình được theo dõi trên một hệ thống riêng biệt, tách rời sự liên kết cần thiết trong các công việc trong một quy trình kế toán Chẳng hạn bộ phận quản lý doanh thu và bộ phận quản lý hàng tồn kho không được kết nối với nhau, do đó các bút toán có liên quan đến doanh thu được thực hiện không đồng thời với các bút toán liên quan đến giá vốn hàng bán, điều đó dẫn đến sự thiếu chính xác trong việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán

Một trường hợp tương tự khác là kế toán về các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi, tiền vay ngân hàng Bộ phận kế toán quỹ theo dõi một hồ sơ riêng và tách biệt với bộ phận kế toán ngân hàng, do đó khi phát sinh chênh lệch rất khó kiểm tra, đối chiếu nhất là trong trường hợp số lượng nghiệp vụ kinh tế

phát sinh lớn

• Trong mỗi chu trình, kế toán chỉ theo dõi được những gì phát sinh thực tế mà không nắm bắt được vấn đề đã phát sinh trước đó hoặc sau đó, nhất là những nội dung có liên quan đến kế toán quản trị Chẳng hạn khi xuất hóa đơn cho một khách hàng, kế toán chỉ ghi nhận khách hàng đó còn nợ công ty bao nhiêu tiền, các vấn đề khác như thời hạn phải thanh toán, các ưu đãi về thanh toán nhanh không được cập nhật thông tin Do đó trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc khi kết chuyển số dư vào cuối kỳ, kế toán không nắm bắt được nguồn gốc phát sinh các số liệu đó

• Không biết được khách hàng nào đó trong năm đã mua của doanh nghiệp bao nhiêu loại hàng hóa, khối lượng mỗi loại, số tiền phải thanh toán, tổng số tiền đã trảàđể có thể đối chiếu nhanh chóng được hoặc để giải đáp các kiến nghị của khách hàng khi có nhu cầu

Bên cạnh các vấn đề nêu trên, các yếu tố liên quan đến chu trình chuyển đổi cũng thường được theo dõi không chặt chẽ, đặc biệt là việc thống kê và phân bổ chi phí liên quan đến CCDC, khấu hao TSCĐ Kế toán không thực hiện sự tách bạch trong chi phí khấu hao các tài sản có liên quan trực tiếp đến đối tượng sử dụng, không phân bổ cho các bộ phận phải chịu chi phí mà thường tập hợp toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

• Mỗi đơn vị thành viên là một hệ thống thông tin kế toán và tại công ty là một hệ thống thông tin kế toán, các hệ thống này hoàn toàn không được xây dựng trên một nền tảng cơ bản, thống nhất, xuyên suốt từ trên xuống dưới mà được xây dựng theo từng mô hình riêng lẻ Do đó trong từng vấn đề, từng nghiệp vụ có chung một bản chất nhưng lại ghi nhận bởi hai bút toán khác nhau trong đơn vị này với đơn vị khác, trong đơn vị thành viên với công ty…

• Hệ thống thông tin kế toán của các đơn vị thành viên và công ty được xây dựng trên cơ sở cập nhật những thông tin tổng quát mà không đi sâu vào các nội dung chi tiết có liên quan Do đó, khối lượng hồ sơ lưu trữ thì rất lớn nhưng khi có yêu cầu cung cấp thông tin thì không thể làm ngay được mà cần phải có một khoảng thời gian nhất định để tìm kiếm các hồ sơ gốc và xây dựng các báo cáo riêng biệt

• Thông tin kế toán, đặc biệt là từ các đơn vị thành viên không được cập nhật thường xuyên do không có sự kết nối trong đơn vị thành viên và công ty Do đó, gần như kế toán không thể cung cấp được thường xuyên các thông tin cần

thiết cho việc quản trị doanh nghiệp mà phải tổ chức theo định kỳ hàng tháng, quý, năm thông qua các báo cáo tài chính Rõ ràng với phương thức cung cấp thông tin này (mặc dù có sử dụng hệ thống máy tính) kế toán cũng đã làm mất đi vai trò của mình trong việc trợ giúp cho người quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định có liên quan đến tài chính, làm cho mức độ rủi

ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải càng tăng lên, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của toàn doanh nghiệp

• Hoàn toàn không có một phòng kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào có thể cung cấp được các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị (financial manegement) trên cơ sở khai thác từ hệ thống thông tin Kế toán chỉ còn đơn thuần là ghi chép, thống kê, lập báo cáo tài chính định kỳ, kế toán đã tự đánh mất một vai trò hết sức to lớn của mình trong quản trị hoạt động của doanh nghiệp là nêu ra được nội dung từ các số liệu thô sẵn có Cung cấp cho nhà quản trị thấy được số liệu đó nói lên vấn đề gì ? ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai? Có cần phải thực hiện một quyết định nào không, nhằm cải thiện tình hình hoạt động hay chớp lấy thời

cơ trong kinh doanh

• Khối lượng thông tin cập nhật bị trùng lắp trong chu trình này với chu trình khác mà lẽ ra nó không đáng có Chẳng hạn khi mua hàng hóa về nhập kho, bộ phận chi tiền phải cập nhật toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng, bộ phận kế toán hàng tồn kho phải cập nhật một lần nữa, sau cùng bộ phận quản lý hàng hóa tồn kho phải cập nhật lần thứ ba Nếu việc tổ chức hệ thống được tốt hơn thì chỉ cần kết nối các chu trình này với nhau thông qua một khóa liên hệ nào đó thì người kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần, tại một địa điểm cũng cung cấp đầy đủ các thông tin

• Chi phí đầu tư cho hệ thống này rất tốn kém cả phần mềm lẫn phần cứng Mỗi bộ phận hoạt động độc lập nên tất yếu phải có nhiều thiết bị đi kèm, mỗi đơn vị một kiểu hệ thống thông tin kế toán nên tất yếu phải tốn nhiều chí phí để thuê các chuyên gia xây dựng hệ thống

1.6.2 PHÂN TÍCH CÁC ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN HIỆN NAY

1.6.2.1 Ưu điểm

Qua các đặc trưng vừa nêu trên về hệ thống thông tin kế toán ở các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên hiện nay, có thể nhận ra một số ưu điểm

của nó như sau:

• Điểm rõ nét nhất, cơ bản nhất, đó là quá trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán rất đơn giản, dễ dàng trong quá trình phân tích cũng như triển khai thực hiện và thao tác Với mô hình mỗi điểm một hệ thống con, mỗi khâu quản lý một chương trình thì không đòi hỏi phải có một hệ thống thông tin quy mô lớn mà chỉ cần một sự ghép nối thuần túy trong khâu này với khâu khác, bộ phận này với bộ phận khác

• Nâng cao tính chủ động, sáng tạo cho mỗi đơn vị thành viên, mỗi bộ phận kế toán Từ đó tạo được sự tương thích trong hệ thống thông tin kế toán với đặc điểm hoạt động đặc thù của mỗi đơn vị, không tạo ra sự gò bó, ép buộc mang tính pháp lệnh đối với từng đơn vị thành viên

• Thỏa mản được các yêu cầu của báo cáo truyền thống của đơn vị, theo yêu cầu có tính chất cá biệt của các nhà quản trị, mỗi đơn vị thành viên Đồng thời phản ánh đầy đủ thông tin mà các nhà quản trị đơn vị thành viên quan tâm

• Giảm nhẹ trách nhiệm của công ty đối với việc hạch toán kế toán, quản lý tài chính, sổ sách, chứng từ đối với đơn vị thành viên Đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán của các đơn vị thành viên, buộc các đơn vị thành viên phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng khi quyết định xây dựng hệ thống

• Quá trình sữa chữa, nâng cấp hệ thống cho phù hợp với môi trường hoạt động của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn, hiệu quả hơn khi hoàn chỉnh chu trình này thì các chu trình khác không bị ảnh hưởng và ngược lại Đặc biệt trong bối cảnh môi trường pháp luật của chúng ta hiện nay có nhiều chuyển biến liên tục thì sự tiếp ứng kịp thời của các hệ thống thông tin nói trên sẽ nhanh chóng được thực hiện

động riêng rẽ, rất dễ có khả năng có sự chênh lệch về số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn và hàng hóa xuất kho mà máy không thể tự kiểm tra được Do đó sai sót có thể xảy ra vào bất cứ lúc nào, trong bất kỳ tình huống nào mà nhân viên kế toán không phát hiện được

• Thông tin kế toán chuyển đến cho nhà quản trị doanh nghiệp rất chậm, đôi khi không kịp thời giúp cho các nhà quản trị ra các quyết định có liên quan đến tài chính do phương pháp xây dựng hệ thống riêng rẽ như đã nêu trên Khi có yêu cầu cung cấp thông tin thì kế toán chưa thể cung cấp được, ngược lại khi cung cấp được thông tin thì thông tin đó không còn giá trị nữa Vòng luẩn quẫn đó cứ lập đi lập lại và mãi mãi sẽ không gặp nhau nếu không có sự cải thiện thật sự

• Việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình như trên đã vi phạm một số nguyên tắc căn bản của quá trình xây dựng hệ thống đó là sự mất cân đối nghiêm trọng giữa chi phí và lợi ích do việc khai thác không hiệu quả các trang thiết bị, nhân lực của hệ thống Số lượng máy thì quá nhiều, số lượng nhân công thì quá lớn trong khi đó khối lượng thông tin cung cấp thì lại không đáng kể, công tác kế toán chỉ thuần túy là sắp xếp, phân loại và thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

• Thông tin đối lưu giữa kế toán công ty với đơn vị thành viên, giữa các đơn vị thành viên với nhau gần như bị bế tắc ngoại trừ các báo cáo tài chính định kỳ tháng, quý, năm Từ đó công ty vừa không kiểm soát được thường xuyên tình hình tài chính của đơn vị thành viên, vừa không khai thác hiệu quả sử dụng vốn của toàn công ty Vai trò điều tiết nguồn vốn kinh doanh của công ty gần như bị mất đi, tình trạng có đơn vị đang có vốn nhàn rỗi ở ngân hàng trong khi các đơn vị khác trong cùng công ty phải đi vay vốn lưu động của ngân hàng với lãi suất cao vẫn thường xuyên xãy ra vì công ty không nắm được hàng ngày số dư tiền và các khoản tương đương tiền của các đơn vị thành viên trong Công ty Tình trạng đó cũng thường xuyên xảy ra đối với hàng hóa tồn kho Đôi khi có những mặt hàng ở đơn vị này thì tồn kho lâu ngày vẫn không tiêu thụ được nhưng đơn vị khác thì cứ nhập bổ sung bên ngoài để kinh doanh

• Xét một cách tổng quát trong phạm vi toàn công ty, kế toán đã không giúp cho nhà quản trị có được những quyết định điều chỉnh nguồn vốn, hàng hóa, tài sản từ nơi này đến nơi khác để có thể khai thác hiệu quả hơn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn công ty

• Các báo cáo quản trị gần như không thể lập được vì thông tin bị rời rạc không

kết nối dược hoặc thông tin bị thiếu Điều này đồng nghĩa với việc giảm sút hiệu năng hoạt động của hệ thống và xa hơn là hiệu năng của kế toán trong công ty Công tác phân tích tình hình tài chánh, khả năng thanh toán, nhu cầu thanh toán, cung ứng hàng hóa, dự trữ tồn kho không thực hiện được

1.7 THỰC TRẠNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.7.1 QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Tương tự như các doanh nghiệp khác, các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên cũng lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định tại quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/10/1995 của Bộ Tài Chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính

Các báo cáo này được lập theo quy trình sau đây :

• Các đơn vị thành viên tiến hành lập báo cáo tài chính của đơn vị mình trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán trong phạm vi giới hạn của các đơn vị thành viên Tại công ty, báo cáo tài chính cũng được lập cho riêng cho các nghiệp vụ phát sinh tại công ty

• Các báo cáo của các đơn vị thành viên được gởi về công ty theo định kỳ tháng, quí, năm Trên cơ sở các báo cáo này, công ty kết hợp với báo cáo tài chính của công ty để lập báo cáo tài chính của toàn công ty theo nguyên tắc cộng dồn từng khoản mục trên báo cáo tài chính riêng lẻ để thành báo cáo tài chính của toàn công ty

• Kế toán tại công ty sẽ thực hiện các bút toán xóa sổ các khoản phải thu, phải trả nội bộ

• Thực hiện các bút toán khóa sổ vào cuối kỳ kế toán như phân bổ chi phí chung, chi phí toàn công ty để xóa sổ các số dư về các tài khoản này trên báo cáo tài chính

• Bảng thuyết minh báo cáo tài chính được tổng hợp, phân tích trên cơ sở những vấn đề cơ bản có ảnh hưởng đến hoạt động của công ty từ các đơn vị thành viên

1.7.2 PHÂN TÍCH CÁC ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG VIỆC LẬP BÁO CÁO TÀI

CHÍNH Ở CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

• Nhu cầu đòi hỏi về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của chuyên viên kế toán không cao Họ là những người nhập dữ liệu vào máy để rút ra các số phát sinh mà không có một nhận định đánh giá nào về các báo cáo tài chính được lập từ đơn vị thành viên

• Phân chia rõ ràng mức độ chịu trách nhiệm của các đơn vị thành viên về các số liệu được công bố trong trong báo cáo tài chính Mỗi đơn vị phải lập báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về các sai số (nếu có) Qua đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi đơn vị thành viên trong việc báo cáo các số liệu về công ty

• Thời gian lập báo cáo tài chính của công ty được rút ngắn, mỗi đơn vị đã báo cáo và công ty thực hiện động tác tổng hợp các số liệu

• Việc kiểm tra kiểm soát của các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, Chi cục Tài chính doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng thông qua việc kiểm tra từng báo cáo tài chính của mỗi đơn vị thành viên Trên cơ sở đó tổng hợp báo cáo tài chính của toàn công ty Do đó, góp phần trợ giúp cho công ty có nhận định rõ nét hơn về tình hình tài chính của đơn vị thành viên

1.7.2.2 Khuyết điểm

Một khuyết điểm nổi bật nhất mà chúng ta có thể kết luận được qua quy trình lập báo cáo tài chính như trên là số liệu công bố trên báo cáo tài chính không thể chính xác, đặc biệt là các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận Hậu quả tất yếu của nó các tình huống lãi giã, lỗ thật rất dể xảy ra Trong trường hợp nhà

quản trị doanh nghiệp muốn thay đổi tình hình tài chính của công ty thông qua việc hiệu chỉnh các số liệu tài chính thì hoàn toàn có thể thực hiện được

Để thấy rõ hơn về vấn đề này, chúng tôi phân tích một tình huống cụ thể như sau: Chúng ta biết rằng quan hệ giữa công ty và đơn vị thành viên là quan hệ độc lập Do đó, khi công ty xuất hàng hóa để cung ứng cho các dơn vị thành viên thì sẽ ghi nhận như là một khoản doanh thu bán hàng thông thường Điều đó đồng nghĩa với với việc xuất hiện doanh thu, chi phí, lãi lỗ trên báo cáo tài chính Tuy nhiên, số lượng hàng hóa này chưa được các đơn vị thành viên bán cho khách hàng trong kỳ kế toán, hàng hóa vẫn còn tồn kho tại các đơn vị thành viên Như vậy, khoản lãi được ghi nhận trên báo tài chính của công ty nay là khoản lãi ảo Ví dụ sau đây sẽ minh họa rõ hơn:

Giả sử, công ty bán cho các đơn vị thành viên một lô hàng trị giá 10 tỷ đồng, giá vốn hàng bán là 9,5 tỷ đồng Như vậy trên báo cáo của công ty được ghi nhận :

Doanh thu 10 tỷ đồng Giá vốn hàng bán 9.5 tỷ đồng Lãi trước thuế 0.5 tỷ

Trên báo cáo tài chính của đơn vị thành viên lượng hàng hóa tồn kho sẽ có giá trị là 10 tỷ đồng Rõ ràng, xét dưới góc độ toàn công ty hàng hóa nêu trên vẫn chưa được tiêu thụ, trong khi đó báo cáo kết quả kinh doanh vẫn ghi nhận một khoản lãi 0,5 tỷ đồng Việc ghi nhận như vậy là không chính xác và vi phạm về chuẩn mực kế toán về lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Bên cạnh các khuyết điểm trên, quy trình lập báo cáo tài chính của các doanh nghiệp còn có một số khuyết điểm:

• Báo cáo tài chính của công ty được lập trên cơ sở tổng hợp từ báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên Do đó, công ty luôn luôn bị động về thời gian lập báo cáo tài chính Trong trường hợp có bất kỳ một đơn vị thành viên nào gởi báo cáo tài chính về công ty không theo đúng hạn định thì báo cáo tài chính của công ty cũng không thể thiết lập được Sự chậm trễ của đơn vị thành viên đã kéo theo sự chậm trễ của toàn công ty, ảnh hưởng đến hàng loạt các hoạt động khác, đặc biệt là vấn đề đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty trong kỳ kế toán

• Tương tự như sự chậm trễ, khi một đơn vị thành viên hiệu chỉnh báo cáo tài chính của mình thì công ty phải sửa đổi các khoản mục tương ứng Từ đó, làm

cho các báo cáo tài chính đã cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phải luôn luôn được cập nhật bổ sung hoặc chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín hoạt động của doanh nghiệp

• Với cơ cấu báo cáo tài chính gồm những báo cáo bắt buộc theo Quyết định số

1141 TC/QĐ/CĐKT, công ty chỉ theo dõi được những biến động cơ bản về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại những thời điểm cố định (thường là cuối tháng, quý, năm) Việc phân tích, đánh giá tình hình đó sẽ gặp nhiều khó khăn do không có các báo cáo quản trị đính kèm Công ty rất khó đưa ra các nhận định tổng quan, mang tính chất liên tục về các đơn vị thành viên, để từ đó có thể đưa ra những quyết định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị thành viên

• Báo cáo tài chính được gửi đến công ty thông thường ít nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán Do đó, các thông tin trên báo cáo tài chính, nhất là các thông tin liên quan đến tiền, hàng tồn kho, công nợ đã trở nên lạc hậu và đôi khi không sử dụng được Vấn đề này đồng nghĩa với việc công ty không thể điều tiết được các nguồn lực tài chính có hạn của các đơn vị thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn công ty

• Các chính sách kế toán được áp dụng trong các đơn vị thành viên không thống nhất với nhau cũng như không được cập nhật kịp thời Do đó, việc so sánh báo cáo tài chính giữa đơn vị này và đơn vị khác, so sánh hiệu quả hoạt động, tốc độ phát triển doanh thu, lợi nhuận sẽ trở nên khập khiễng và hoàn toàn không chính xác Từ đó làm giảm sút vai trò của kế toán trong việc tham mưu cho nhà quản trị công ty đưa ra những quyết định nhằm hiệu chỉnh hoạt động của mỗi đơn vị thành viên

• Công ty không theo dõi được các số liệu chi tiết về hàng hóa tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tình hình sử dụng TSCĐ của mỗi đơn vị thành viên Do đó không trợ giúp được cho các đơn vị thành viên về định hướng xử lý các vấn đề phát sinh có ảnh hưởng đến hoạt động của từng đơn vị thành viên Chẳng hạn, một đối tác ngoài công ty có thể có quan hệ mua bán, vay, cho vay với rất nhiều đơn vị thành viên khác nhau trong công ty, số dư công nợ thanh toán ở mỗi đơn vị thành viên đều đang còn nằm trong hạn mức cho phép Tuy nhiên nếu tổng hợp trên góc độ toàn công ty thì công nợ của khách hàng đó có thể vượt gấp nhiều lần so với mức có thể chấp nhận được Như vậy, trong trường hợp đối tác đó bị phá sản theo luật định thì hoạt động của công ty sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng mặc dù mỗi đơn vị thành viên chỉ bị thiệt hại một phần không đáng kể

Đây là một vấn đề đã từng phát sinh trong thực tế và nếu vẫn duy trì phương pháp lập báo cáo tài chính như lâu nay vẫn làm thì vấn đề vẫn có thể tiếp tục xảy ra

• Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có nhiều hạn chế Các đơn vị thành viên đều tổ chức hạch toán kinh tế độc lập với công ty, do đó khi lập dự phòng giảm giá theo chế độ quy định, mỗi đơn vị lập theo mỗi kiểu, áp dụng đơn giá dự phòng theo phương pháp tính toán riêng của mình Do đó, không thống nhất được trong toàn công ty cũng như không cung cấp được thông tin chính xác về lập dự phòng cho các nhà quản trị công ty

• Việc khai thác tối đa các nguồn lực tài chính có hạn của các công ty hiện nay đang là vấn đề quan trọng đối với các nhà quản trị Tuy nhiên, với phương pháp lập báo cáo tài chính như hiện nay thì tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác không thể đáp ứng được Đồng thời định hướng xử lý các vấn đề phát sinh sẽ không phù hợp với tình hình thực tiễn khách quan trong hoạt động của đơn vị thành viên