Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội

Với vai trò là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học về các khoa học giao thông vận tải, Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội hơn 60 năm qua đã đào tạo được hàng nghìn kỹ sư,

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU - 1

1 Tính cấp thiết của đề tài - 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 3

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài - 3

4 Mục đích nghiên cứu của khoá luận - 4

5 Phương pháp nghiên cứu - 4

6 Đóng góp của Khoá luận - 4

7 Bố cục khoá luận - 5

CHƯƠNG 1:KHÁI QUÁT TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI - 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển - 6

1.2 Chức năng và nhiệm vụ - 8

1.2.1 Chức năng - 8

1.2.2 Nhiệm vụ - 8

1.3 Đặc điểm người dùng tin - 9

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI -12

2.1 Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải-12 2.1.1 Đội ngũ cán bộ -14

2.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật -15

2.1.3 Vốn tài liệu (VTL) -16

2.2 Hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải -25

2.2.1 Công tác bổ sung vốn tài liệu -25

2.2.2 Công tác xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu -29

2.2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu -36

2.2.3.1 Công tác tổ chức kho -36

2.2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu -40

2.2.4 Công tác khai thác và sử dụng thông tin -42

2.2.5 Công tác ứng dụng công nghệ thông tin -53

2.2.6 Quan hệ đối ngoại, trao đổi thông tin -57

CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI -

3.1 Nhận xét -58

3.1.1 Đội ngũ cán bộ -58

3.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật -58

3.1.3 Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu -59

3.1.4 Công tác xử lý tài liệu -60

3.1.5 Công tác tổ chức kho -61

3.1.6 Công tác bảo quản vốn tài liệu -62

3.1.7 Công tác khai thác và sử dụng thông tin -62

3.2 Kiến nghị -64

3.2.1 Tổ chức cán bộ -64

3.2.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật -66

3.2.3 Công tác bổ sung vốn tài liệu -66

3.2.4 Công tác xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu -67

3.2.5 Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện -68

3.2.6 Đào tạo người dùng tin -68

3.2.7 Công tác đối ngoại -69

KẾT LUẬN -70

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TTTT – TV ĐHGTVT Trung tâm Thông tin-Thƣ viện Đại học Giao

thông Vận tải

CNH, HĐH Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nằm trong sự nghiệp CNH - HĐH chung của đất nước ta, Ngành Giao thông vận

tải Việt Nam đã và đang từng bước đi lên khẳng định vai trò của mình trong sự nghiệp

CNH – HĐH của dân tộc Để xây dựng được ngành giao thông vận tải nước ta tiên tiến

hiện đại phục vụ cho sự nghiệp đổi mới của Đảng, toàn dân thì vấn đề đào tạo nguồn

nhân lực và cũng như vấn đề nghiên cứu khoa học, tìm tòi công nghệ mới, ứng dụng

những thành tự khoa học hiện đại của thế giới có ý nghĩa hết sức quan trọng

Với vai trò là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học về các khoa học

giao thông vận tải, Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội hơn 60 năm qua đã đào

tạo được hàng nghìn kỹ sư, thạc sỹ, tiến sỹ khoa học ngành giao thông vận tải phục vụ

trên các công trình ở mọi miền đất nước Trong quá trình xây dựng và trưởng thành,

Trung tâm Thông tin - Thư viện đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của Nhà

truờng

Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội nằm

trong hệ thống thư viện các trường đại học Trung tâm là bộ phận không thể thiếu của

Nhà trường, đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên

cứu khoa học trong suốt 60 năm qua Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay cùng với các

trường đại học khác, Nhà truờng đã và đang thực hiện đổi mới phương pháp dạy và học

nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học đòi hỏi Trung tâm cũng

không ngừng đổi mới phương thức tổ chức và hoạt động để đáp ứng yêu cầu đào tạo

chung của Nhà trường

Trước tình hình đó, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông

Vận tải Hà nội đã không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng mọi hoạt động cả về hiện

đại hoá cơ sở vật chất, về chuyên môn nghiệp vụ cũng như hoạt động phục vụ Các hoạt

động thông tin thư viện ngày càng trở nên phong phú và hiệu quả hơn, chúng đã và đang

ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho các đối tượng

người dùng tin của Nhà trường Nhận thức được tầm quan trọng đó mà trong suốt thời

gian hơn 60 năm qua, vấn đề nâng cao và đổi mới các hoạt động thông tin thư viện đã

trở thành mối quan tâm thường xuyên của Trung tâm nói riêng và Nhà trường nói

chung

Nhằm mục đích nghiên cứu khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động

của Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải, tìm hiểu những

mặt mạnh và mặt yếu để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu

quả phục vụ bạn đọc, xây dựng Trung tâm ngày một phát triển, góp phần vào sự nghiệp

giáo dục và đào tạo chung của Nhà trường, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức và hoạt

động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà

Nội” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông

tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại

học Giao thông Vận tải với thời gian nghiên cứu trong giai đoạn hiện nay

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Cho đến nay đã có một số đề tài cấp luận văn thạc sỹ của học viên cao học, khoá

luận tốt nghiệp của sinh viên các trường đại học viết về những khía cạnh khác nhau của

Trung tâm Những công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể kể đến như:

- Nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường

Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội (Nguyễn Thanh Thuỷ - Luận văn thạc sỹ,

2008)

- Tìm hiểu vấn đề tự động hoá tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học

Giao thông Vận tải (Hoàng Thanh Huyên – Khoá luận, 2006)

- Tìm hiểu dự án hiện đại hoá Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao

thông Vận tải (Trần thị Kim Dung – Khoá luận, 2006)

- Công tác phát triển vốn tài liệu tại Trung tân Thông tin - Thư viện Đại học

Giao thông Vận tải (Nguyễn Thị Huyền, Khoá luận, 2005)

Các đề tài này hay một số đề tài khác chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu cụ thể từng

mảng trong hoạt động của thư viện như: vấn đề phục vụ bạn đọc, tự động hoá, tin học,

phát triển vốn tài liệu…mà chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách tổng thể hoạt động

của Trung tâm Với khoá luận của mình em đã nghiên cứu về các hoạt động của thư

viện bao gồm cả xây dựng vốn tài liệu, công tác xử lý nghiệp vụ, các dịch vụ và các sản

phẩm mà thư viện cung cấp cũng như một số hoạt động khác Tìm hiểu thực trạng và

một số giải pháp nhằm tăng cường hơn nữa các hoạt động này Đây chính là điểm khác

biệt so với các đề tài trước đây, đồng thời cũng thể hiện tính mới của Khoá luận

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích: nghiên cứu và xây dựng các luận chứng mang tính khoa học và thực

tiễn nhằm xây dựng định hướng chiến lược phát triển TTTT – TV ĐHGTVT, nâng cao

hiệu quả tổ chức và hoạt động TT – TV trên cơ sở hoàn thiện tăng cường năng lực bộ

máy tổ chức - hoạt động TTTT – TV ĐGGTVT

- Nhiệm vụ cụ thể:

+ Nghiên cứu đặc điểm, vai trò, nhiệm vụ của TTTT – TV ĐHGTVT đối với sự

nghiệp giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu tại Nhà trường,

+ Nghiên cứu NCT của NDT tại TTTT – TV ĐHGTVT,

+ Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của TTTT – TV ĐHGTVT,

+ Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của TTTT – TV

ĐHGTVT

5 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận sử sụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu:

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp tổng hợp tài liệu

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp thống kê phân tích

- Phương pháp so sánh đối chiếu

6 Đóng góp khoa học của khoá luận

- Về mặt lý luận: Khoá luận đưa ra cái nhìn mang tính tổng quát về hiện trạng hoạt động TT - TV tại Trung tâm, khẳng định vai trò, ý nghĩa của hoạt động này đối với sự nghiệp giáo dục và đào tạo Nhà trường nói chung

- Về mặt thực tiễn: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động TT - TV tại Trung tâm

7 Bố cục Khoá luận

Khoá luận được trình bày với một kết cấu cách chặt chẽ Ngoài phần Lời cảm ơn,

lời nói đầu, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, Khoá luận

bao gồm các phần sau:

- Chương I: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao

thông Vận tải

- Chương II: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư

viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

- Chương III: Nhận xét và đề xuất kiến nghị nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt

động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG - TIN THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường Đại học Giao thông Vận tải có tiền thân là trường Cao đẳng Giao thông

Công chính, sau này trường được thành lập theo Quyết định số 42/CP của Thủ tướng

Chính phủ ngày 24- 3- 1962 đổi tên là trường Đại học Giao thông Vận tải Hiên nay

Nhà trường có hai cơ sở đào tao trong cả nước: Cơ sơ 1, đặt tại Cầu Giấy- Hà Nội; Cơ

sở 2, đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập 27-4-1990 theo Quyết định của Bộ

Giáo dục & Đào tạo

Đại học Giao thông Vận tải có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao

về khoa học kỹ thuật và kinh tế cho ngành giao thông vận tải Ngoài ra, Nhà trường có

nhiệm vụ tham gia nghiên cứu đề tài khoa học phục vụ các công trình trọng điểm về

giao thông vận tải trong cả nước Trường là một trung tâm khoa học ứng dụng trực tiếp

góp phần phát triển khoa học - công nghệ, kinh tế- xã hội của ngành Giao thông Vận tải

đất nước

Trong hơn 60 năm hoạt động, Trường Đại học Giao thông Vận tải là một trường

đại học kỹ thuật có quy mô đào tạo khá lớn trên 18.000 sinh viên với các loại hình đào

tạo: hệ chính quy, không chính quy, đào tạo từ xa, bằng đại học thứ hai, chuyên tu và

bồi dưỡng cán bộ, sau đại học Các chuyên ngành chính đang được đào tạo bao gồm:

Khoa Công trình, khoa Điện - Điện tử, khoa Cơ khí, khoa Công nghệ Thông tin, khoa

Kinh tế vận tải, Khoa học cơ bản…

Đến năm 2008, Trường có gần 1037 cán bộ, giảng viên, công nhân viên Trong

đó có gần 763 giảng viên với 48 Giáo sư, phó giáo sư, 120 Tiến sỹ và tiến sỹ khoa học,

273 Thạc sỹ đảm nhận đào tạo, quản lý gần 25.000 sinh viên, học viên cao học, nghiên

cứu sinh thuộc 64 chuyên ngành đại học, 15 chuyên ngành thạc sỹ và 17 chuyên ngành

Tiến sỹ Trường Đại học GTVT là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao

công nghệ mới trong lĩnh vực GTVT của cả nước Cũng trrong 60 năm qua, Trường đã

đào tạo được trên 40.000 Kỹ sư, trong đó có trên 200 Kỹ sư cho hai nước bạn Lào và

Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ trong đó có 40 Thạc sỹ cho nước Cộng hoà dân

chủ nhân dân Lào Các công trình giao thông lớn của đất nước như đường 559, đường

sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân, cầu Bãi Cháy, các tuyến

đường cao tốc, đều có sự tham gia của cán bộ, giảng viên và sinh viên của trường

Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học

Giao Thông Vận tải gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học

Giao thông Vận tải Lúc đầu, Thư viện chỉ là một bộ phận nhỏ thuộc Ban giáo vụ của

trường gồm chỉ hai cán bộ đảm trách mọi công việc của thư viện với cơ sở vật chất và

VTL nghèo nàn, chỉ vài ba tên giáo trình và một số sách tham khảo do Liên Xô biếu

tặng

Năm 1980, Thư viện được tách thành hai bộ phận trực thuộc hai đơn vị khác

nhau là Tổ giáo trình thuộc Phòng Giáo vụ và Tổ thư viện thuộc Ban nghiên cứu khoa

học Đến năm1984, thư viện mới tách ra để chính thức trở thành một đơn vị độc lập trực

thuộc Ban giám hiệu Nhà trường

Ngày 21/02/2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo ra quyết định số 753QĐ/BGD&ĐT

thành lập Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải nhằm đáp ứng với

xu thế phát triển chung của các trường đại học Từ đó đến nay, Trung tâm đã và đang

không ngừng phát triển từ một thư viện truyền thống nhỏ, phân tán thành một thư viện

tích hợp hiện đại

Từ năm 2000, Trường Đại học Giao thông Vận tải liên tục tham gia các Dự án

giáo dục đại học với các mức A, B, C Đặc biệt cuối năm 2003 đầu năm 2004, với dự án

mức C “Xây dựng Trung tâm tài nguyên thông tin thư viện”, một dự án góp phần làm

thay đổi cơ bản Trung tâm thông tin thư viện cả về lượng và chất Trung tâm đã được

lắp đặt cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, được trang bị một lượng tương đối lớn tài liệu

truyền thống và tài liệu điện tử bằng tiếng Anh, Pháp, Nga…mua sắm phần mềm quản

lý thư viện đáp ứng đầy đủ tính năng của một thư viện hiện đại và được đánh giá là một

trong những trung tâm thông tin thư viện hiện đại nhất Việt Nam hiện nay

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.1 Chức năng

Đại học Giao thông Vận tải là một Trung tâm đào tạo lớn, cung cấp cho đất nước

một đội ngũ cán bộ có trình độ đại học, thạc sỹ, tiến sỹ, kỹ sư trong lĩnh vực giao thông

vận tải và thiết kế cầu đường Trường vừa là trung tâm đào tạo vừa là trung tâm nghiên

cứu khoa học và đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực nói trên đáp ứng cho yêu cầu CNH,

HĐH đất nước Chính vì đó, TT TT – TV ĐHGTVT có chức năng:

- Chức năng phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và

nghiên cứu khoa học, tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ phát triển giao thông

của đất nước

- Chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu khoa học kỹ thuật

công nghệ giao thông vận tải và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực liên quan

phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng

viên và sinh viên của Nhà trường

1.2.2 Nhiệm vụ

Căn cứ vào nhiệm vụ đào tạo của Nhà trường và Trung tâm là một bộ phận

không tách rời của Nhà trường, chính vì vậy, hoạt động của TTTT – TV ĐHGTVT cũng

định hướng vào nhiệm vụ chung của Nhà truờng, cụ thể:

- Lập kế hoạch cho Ban giám hiệu Nhà trường về công tác thông tin thư viện

phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học,

- Khai thác, thu thập, xử lý thông tin tư liệu khoa học công nghệ giao thông vận

tải trong và ngoài nước,

- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của Trung tâm,

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự

động hoá, tổ chức cho bạn đọc của Trung tâm khai thác và sử dụng thuận lợi

và có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm

- Có nhiệm vụ quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao,

gồm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông

tin của Trung tâm,

- Phát triển mối quan hệ hợp tác với các trung tâm thông tin thư viện, các tổ

chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước về lĩnh vực thông tin

tư liệu

1.3 Đặc điểm người dùng tin (NDT)

Người dùng tin là một trong 4 yếu tố quan trọng hình thành nên cơ quan Thông

tin - Thư viện Vì vậy nếu như không có người dùng tin thì thư viện cũng mất đi luôn

mục đích tồn tại của mình Cho nên nhiệm vụ của cơ quan Trung tâm Thông tin - Thư

viện Trường Đại học Giao thông vận tải là phục vụ phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của

người dùng tin Đây là mục đích cuối cùng của Trung tâm

Đối tượng người dùng tin của Trung tâm là những cán bộ, giáo viên làm công tác

giảng dạy và nghiên cứu khoa học cùng đông đảo sinh viên, học viên đang học tập và

công tác tại trường Hiện tại, Nhà trường có khoảng gần 20.000 nguời gồm: 18.000 sinh

viên các hệ; gần 2000 cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy… Để phục vụ

tốt, đáp ứng đầy đủ hơn nữa nhu cầu của bạn đọc, thư viện chú trọng nghiên cứu tài liệu

cho từng nhóm đối tượng Trung tâm chia đối tượng bạn đọc làm 2 nhóm chính, mỗi

nhóm người dùng tin (NDT) lại có nhu cầu tin khác nhau:

Nhóm đối tượng là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh

Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu, chiếm 80% cơ cấu NDT của Trung tâm

Với mục tiêu mở rộng quy mô đào tạo, số lượng sinh viên ngày càng đông nên nhu cầu

tiếp cận, sử dụng thông tin khá lớn Tuy đối với mỗi sinh viên nhu cầu sử dụng thông tin

là khác nhau nhưng họ đều sử dụng thông tin tư liệu để học tập, nghiên cứu, trao đổi

kiến thức

Nội dung thông tin mà họ quan tâm là các thông tin mang tính nền tảng cơ sở, lý

thuyết ngành thuộc các lĩnh vực về giao thông vận tải:

Giao thông đường bộ: gồm các tài liệu có nội dung về các công trình giao thông

đường bộ, các tài liệu về thiết kế thi công đường ôtô, đường hầm, đường nội đô, đường

quốc lộ, đường cao tốc; các tài liệu về tiêu chuẩn kiểm soát tiếng ồn, biển báo và tín

hiệu giao thông, hệ thống cống rãnh, chống trơn trượt, bảo trì đường cao tốc…

Giao thông đường sắt: gồm các tài liệu về quy trình trong thiết kế, xây dựng, bảo

trì, nâng cấp và sửa chữa đường sắt, cầu hầm đường sắt, kỹ thuật đường sắt…

Giao thông hàng không: bao gồm các tài liệu thuộc chủ đề kỹ thuật máy bay và

phương tiện hàng không, động cơ máy bay, hệ thống và các thiết bị điện trong hàng

không, dụng cụ và các thiết bị máy bay, dịch vụ mặt đất và thiết bị bảo trì

Ngoài ra là các tài liệu có nội dung về giao thông đường thuỷ, về kinh tế vận tải,

cơ khí chế tạo máy, điện - điện tử…

Đối với loại hình thông tin giải trí đối với nhóm người dùng tin này cũng có nhu

cầu rất lớn, được họ sử dụng sau mỗi giờ học căng thẳng trên giảng đường hay vào

những buổi cuối tuần Những nội dung thông tin giải trí mà họ quan tâm thường là các

vấn đề:

 Văn hoá

 Thể thao

 Du lịch

 Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trong nước và trên thế giới

Loại hình tài liệu ưa thích của họ là các tài liệu hiện đại mang tính trực quan như

Internet, trên đĩa CD – ROM…

Nhóm đối tượng là cán bộ quản lý, giảng viên, nhà nghiên cứu

Nhóm NDT này là những người có trình độ chuyên môn, sử dụng thông tin phục

vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy Họ chiếm 20% cơ cấu NDT của Trung tâm, là

những cán bộ có học hàm học vị như giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, thạc sỹ

Đặc điểm nhu cầu tin của họ là những thông tin có tính chọn lọc cao có phạm vi

bao quát tầm vĩ mô, những tài liệu có giá trị nghiên cứu, thường tập trung vào những

vấn đề mới, mang tính đột phá trong ngành giao thông vận tải như:

Các tài liệu phản ánh xu thế phát triển trong tương lai của ngành giao thông vận

tải thế giới,

Các tài liệu phản ánh về những tiến bộ trong công nghệ công nghệ xây dựng,

thiết kế, thi công các công trình giao thông mà Việt Nam có thể ứng dụng

Các tài liệu mang tính hoạch định chính sách, tài liệu chỉ đạo của Nhà nước trong

chiến lược phát triển ngành giao thông vận tải Việt Nam nói chung và cho các vùng

miền khác nhau…

Đối với nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên, nhà nghiên cứu do

đặc thù riêng về công việc, tuổi tác, tâm lý nên có sự khác nhau về việc sử dụng các loại

hình tài liệu Với nhóm NDT này, họ thường quan tâm đến các tài liệu sách báo, tạp chí

Bên cạnh đó các nguồn tin trên mạng Internet giúp tra cứu thông tin nhanh được họ ưa

thích và sử dụng thường xuyên

Nhìn chung nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm có đặc điểm nổi bật là những

thông tin tập trung vào chuyên ngành giao thông vận tải, hay những thông tin có liên

quan phục vụ cho việc nghiên cứu đến chuyên ngành này

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIÊN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Thời gian đầu sau khi mới thành lập (1962), thư viện mới chỉ là Tổ thư viện với

số lượng vẻn vẹn 2 người, chưa có cơ cấu tổ chức Trong suốt quá trình hình thành và

phát triển của mình, Trung tâm đã không ngừng xây dựng và hoàn thiện về cơ cấu và tổ

chức, tăng cường đội ngũ cán bộ Cho đến nay, Trung tâm đã hình thành lên một cơ cấu

tổ chức chặt chẽ và khoa học, bao gồm các phòng ban chính:

Có nhiệm vụ xử lý hình thức và nội dung tài liệu, bổ sung, trao đổi, nhập dữ liệu

tài liệu đưa vào phục vụ người dùng tin

- Phòng mượn sách giáo trình, sách tham khảo:

Bộ phận này có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mượn tài liệu về nhà Đây là nơi bố trí

phòng mượn sách, bao gồm sách giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo bằng nhiều

ngôn ngữ khác nhau Với 20 máy tra cứu bố trí trước quầy mượn, bạn đọc có thể tìm

được các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng

- Phòng đọc sách tiếng Việt:

Có nhiệm vụ hướng dẫn, phục vụ bạn đọc tài liệu tại chỗ, giải đáp mọi yêu cầu

thông tin của NDT

- Phòng đọc báo, tạp chí, sách ngoại văn, luận án, luận văn, NCKH:

Phòng này có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu tìm hiểu thông tin, giải trí của cán bộ,

sinh viên trong Nhà trường

- Phòng đọc điện tử

Có nhiệm vụ tổ chức bạn đọc của Trung tâm khai thác, sử dụng nguồn thông tin

điện tử phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT

- Phòng hội thảo

Phòng hội thảo là nơi diễn ra các cuộc hội thảo trong nước và quốc tế về lĩnh vực

thông tin thư viện, tổ chức các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ ngành, các

hoạt động văn hoá văn nghệ của Trung tâm

- Quầy bán sách

Quầy bán sách nằm tại tầng 1 của Trung tâm, cung cấp mọi nhu cầu tìm mua tài

liệu của bạn đọc, từ sách giáo trình cho đến sách tham khảo…

- 03 thạc sỹ Thông tin - Thƣ viện

Ban giám đốc Trung tâm

Phòng

nghiệp

vụ

Phòng mƣợn giáo trình, sách tham khảo

Phòng đọc

Phòng hội thảo Quầy bán

sách

Phòng đọc sách tiếng

Việt

Phòng đọc báo, tạp chí, luận án, luận

văn,

Phòng đọc điện tử

- 17 cử nhân đại học tốt nghiệp thuộc các chuyên ngành thông tin - thư viện,

kinh tế, giao thông, tin học

- 01 trung cấp thư viện

Số lượng cán bộ của TTTT – TV ĐHGTVT được bố trí như sau:

- Ban giám đốc: 03 cán bộ

- Phòng mượn giáo trình: 04 cán bộ

- Phòng đọc tiếng Việt: 06 cán bộ làm việc theo ca

- Phòng nghiệp vụ: 03 cán bộ là thạc sỹ Thông tin - Thư viện

- Phòng đọc ngoại văn, báo - tạp chí, luận án: 03 cán bộ

- Phòng đọc điện tử: 01 cán bộ

- Quầy bán sách: 01 cán bộ

Do đội ngũ cán bộ trung tâm còn thiếu về số lượng trong khi lại phải đáp ứng

một khối lượng công việc lớn, quản lý một trung tâm với các trang thiết bị hiện đại nên

về mặt tổ chức lao động theo các phòng ban chưa được chuyên môn hoá Cán bộ giữa

các phòng nghiệp vụ, phòng phục vụ, phòng đọc điện tử thường xuyên phải luân chuyển

cho nhau Điều này gây khó khăn cho việc chuyên môn hoá, tập trung hoá cho từng

khâu nghiệp vụ cụ thể, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc

2.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Trung tâm có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hết sức hiện đại Hầu hết trang

thiết bị của Trung tâm được dự án mức C trang bị mới từ đầu, từ hệ thống máy chủ đến

máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ

giá sách, kệ để báo tạp chí cho đến các thiết bị an ninh

Nằm trong hệ thống toà nhà 7 tầng (nhà A8), Trung tâm được thừa hưởng diện

- Phòng đọc tầng 7: 88 chỗ

- Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ

Tất cả phòng đọc và phòng mượn của Trung tâm đều được trang bị máy điều hoà

nhiệt độ, trong đó có 13 tủ điều hoà nhiệt độ 50.000BTU và 20 máy điều hoà treo tường

18.000BTU

Hệ thống máy tính: Trung tâm có 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác

nghiệp vụ của cán bộ trong trung tâm và công tác tra cứu của bạn đọc

Hệ thống máy in mạng, máy phôtô: Trung tâm có một hệ thống máy in mạng và

máy phôtô bố trí tại các tầng đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạn đọc

Hệ thống an ninh:

Tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 đều được lắp đặt camera phục vụ mục đích

quản lý bạn đọc Với 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở những vị

trí khác nhau, nhân viên thư viện có thể kiểm soát bạn đọc thuận tiện và dễ dàng

Trên các phòng đọc tự chọn từ tầng 5 đến tầng 7, hệ thống cổng an ninh kép

RFID sẽ kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp pháp Ngoài ra, với

đầu đọc RFID, việc kiểm kê sách có thể được thực hiện dễ dàng Với công nghệ RFID,

quy trình mượn trả tự động có thể áp dụng một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính

xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên người mượn và cán bộ thư viện

2.1.3 Vốn tài liệu (VTL)

Vốn tài liệu là một trong yếu tố rất quan trọng cấu thành nên trung tâm thông tin

- thư viện, là đối tượng trong hoạt động thông tin thư viện như công tác bổ sung, xử lý

kho, tổ chức kỹ thuật, tuyên truyền giới thiệu, khai thác sử dụng và phục vụ bạn đọc

Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học GTVT đã xây dựng và phát triển nguồn

tài nguyên thông tin cho Trung tâm, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin đặc biệt

cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.Vốn tài liệu của Trung tâm khá phong phú

thuộc tất cả các ngành đào tạo và nghiên cứu của các trường, viện và trung tâm trong đại

học GTVT và các tài liệu thông tin thuộc về kiến thức chung Nguồn lực thông tin phù

hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của một thư viện đại học chuyên

ngành

* Tài liệu truyền thống:

Tài liệu truyền thống bao gồm những loại tài liệu được xuất bản trên giấy

theo phương pháp in truyền thống: sách, báo, tạp chí… Tổng số lượn g ấn phẩm

hiện có tại Trung tâm tính đến tháng 4/2008 là 189.363 bản trong đó bao gồm:

- Tài liệu tiếng nước ngoài là: 37.144 bản chiếm tỉ lệ19.6 %

- Tài liệu tiếng Việt là: 152.219 bản chiếm tỉ lệ 80.4 %

Bảng1: Thống kê VTL theo ngôn ngữ tài liệu

Ngôn ngữ tài liệu

Tài li?u ti?ng Vi?t Tài li?u Ti?ng nư?c ngoài

H2: Biểu đồ cơ cấu vốn tài liệu phân theo ngôn ngữ tài liệu

Tài liệu sách

Trung tâm có 37.138 đầu sách với 189.363 tên sách

Giáo trình: 326 đầu sách

Tham khảo: 3.445 đầu sách

Sách ngoại văn: 30.020 đầu sách

Luận án, luận văn, NCKH: 3.347 đề tài

Bảng2: Thống kê vốn tài liệu theo dạng tài liệu tại Trung tâm

Luận án, luận văn, NCKH, 1.8

Sách tham khảo, 16.5

Sách nước ngoài, 19.7

Sách giáo trình,

62

Sách giáo trình Sách tham khảo Sách nước ngoài Luận án, luận văn, NCKH

H3: Biểu đồ cơ cấu vốn tài liệu phân theo dạng tài liệu

tại TTTT – TV ĐHGTVT

Từ cơ cấu vốn tài liệu cho thấy mặc dù lượng giáo trình chiếm đến 62% số

bản của Trung tâm song trên thực tế số đầu tên sách lại không nhiều chỉ chiếm

1.0% Sách tham khảo chiếm 9.0%, sách nước ngoài chiếm 81% đầu tên tài liệu cho

thấy đây là một nguồn tin quan trọng của Trung tâm

Cơ cấu vốn tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn: trong Trung tâm, các tài liệu

về lĩnh vực chuyên môn giao thông vận tải chiếm một khối lượng lớn Xuất phát từ

diện bổ sung của Trung tâm, tài liệu chuyên ngành giao thông luôn nằm trong danh

sách ưu tiên bổ sung hàng đầu Ngoài ra còn có các loại tài liệu thuộc các lĩnh vực

khác: khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội…

Sách giáo trình

Đầu giáo trình và số bản giáo trình phân theo khoa đào tạo

Luận án, luân văn

Số luận án phân theo khoa đào tạo

Khoa công nghệ thông tin 206

Sách tham khảo

Sách tham khảo tiếng Việt bao gồm 3445 đầu sách với 20.550 bản

Sách tham khảo nước ngoài gồm 4020 đầu sách

Báo, tạp chí

Số đầu báo của Trung tâm có 35 loại bao gồm báo ngày, báo tuần, báo tháng…

Số tạp chí của Trung tâm khá phong phú với 203 loại tạp chí bao gồm 160 tạp chí

giải trí và 43 tạp chí chuyên ngành

* Tài liệu điện tử

Đây là dạng tài liệu đang được Trung tâm đặc biệt quan tâm, tiếp tục xây dựng và

phát triển Hiện nay TTTT – TV ĐHGTVT đã xây dựng được các loại cơ sở dữ liệu, kết

nối mạng LAN (Mạng nội bộ),WAN (Mạng diện rộng), INTERNET (Mạng toàn cầu)

Sử dụng phần mềm ILIB để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả,

xây dựng và cập nhất thường xuyên các cơ sở dữ liệu

Nguồn tin điện tử của TTTT – TV ĐHGTVT giờ đây rất phong phú, bao gồm:

các CSDL, các E – Books, hệ thống đĩa CD – ROM, nguồn tin trên mạng Internet

Hệ thống CSDL:

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu

giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ

chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh

chóng

Hiện nay, Trung tâm có 16.100 biểu ghi thuộc các CSDL

+ CSDL sách: 13.136 biểu ghi, trong đó:

Sách lẻ: 7794 biểu ghi, Sách bộ biểu ghi chung: 1039 biểu ghi, Sách bộ biểu ghi riêng: 4.303 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí: 1059 biểu ghi, trong đó:

Báo - tạp chí: 403 biểu ghi

+ CSDL Đề tài NCKH: 441 biểu ghi

Bảng: Thống kê các CSDL được xây dựng tại Trung tâm

+ CSDL trực tuyến: Ngoài các CSDL do Trung tâm xây dựng, TTTT – TV

ĐHGTVT còn có tài nguyên thông tin rất lớn và phong phú thông qua 8 CSDL trực

tuyến bằng tiếng Anh Đây là các CSDL điện tử do Nhà trường mua từ Dự án giáo dục

đại học mức C từ nước ngoài Các CSDL này bao gồm:

1 CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải:

Đây là CSDL bao gồm các tiêu chuẩn của Hiệp hội Kỹ thuật đường sắt và Bảo trì

đường bộ Mỹ được sử dụng trong thiết kế, xây dựng, bảo trì, nâng cấp và sửa chữa

đường sắt, các công trình đường sắt, cầu đường sắt, hầm…các tiêu chuẩn về thiết kế

đường cao tốc, đường phố, kiểm soát tiếng ồn, biển báo tín hiệu giao thông

2 CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

Đây các CSDL của Viện tiêu chuẩn Anh thuộc các lĩnh vực Giao thông đường bộ

, kỹ thuật đường sắt, kỹ thuật máy bay và phương tiện hàng không, đóng tàu và kiến trúc

hàng hải…

3 Tạp chí điện tử của Viện điện - Điện tử - Kỹ thuật Mỹ

(IEEEASPP Online-All Society Periodicals Package)

Đây là CSDL bao gồm 118 tạp chí chuyên ngành điện, điện tử và hơn 80.000 bài

báo của hơn 50.000 tác giả Toàn bộ sưu tập bao gồm 1 triệu tài liệu toàn văn (PDF)

4 CSDL tiêu chuẩn vê giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

CSDL bao gồm 20 tập tài liệu toàn văn dạng PDF về tiêu chuẩn giao thông của

Viện tiêu chuẩn Anh do Nhà xuất bản British Standard Institution cung cấp

5 Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE)

Với CSDL này bạn đọc có thể truy xuất tới hơn 30 tạp chí toàn văn về kỹ thuật

dân dụng, kỹ thuật xây dựng, thông tin hồi cố

6 Sách điện tử KNOVEL: Engineering Subject Area Collection

Là CSDL bao gồm 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề:

Điện và kỹ thuật điện

Vật liệu xây dựng và xây dựng dân dụng

Cơ học và kỹ thuật cơ học

Môi trường và Công nghệ môi trường

Kỹ thuật tổng quát

Điện tử và chất bán dẫn

Kỹ thuật hàng không và Rada

7 Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOLOGY Subject Collection

Từ trang web này NDT có thể tiếp cận tới 2000 đầu sách về Kỹ thuật cơ khí; kỹ

thuật hoá học; công nghệ nanno, điều khiển học…

8 Sách điện tử : Digital Engineering Library (DEL)

Nguồn tin CSDL điện tử Offline

Đây là các cơ sở dữ liệu điện tử rất phong phú đã được Trung tâm tải từ các

CSDL nước ngoài sau khi hết hợp đồng khai thác trực tuyến về máy chủ để xử lý

nghiệp vụ và xây dựng các CSDL offline

Nguồn thông tin trên mạng Internet

Bên cạnh các loại tài liệu toàn văn từ CSDL, Trung tâm xây dựng còn có nguồn

thông tin rất phong phú từ nguồn tin trên mạng Internet Một số trình tìm kiếm thông

CD-ROM là một thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số và được sử dụng để lưu

trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh Với một đĩa CD-ROM có dung

lượng khảng 700 Mb, tương đương khoảng 300.000 trang giấy khổ A4

Bạn đọc của trung tâm có thể khai thác thông tin dạng này thông qua hệ thống

máy tính của Trung tâm tại Phòng đọc điện tử tầng 7 Thông qua máy tính, đầu đọc

CD-ROM và máy in, NDT có thể có được tài liệu ngay tại chỗ

Hiện nay, Trung tâm đang xây dựng các CSDL trên đĩa CD-ROM để có thể lưu

trữ an toàn dữ liệu Đối tượng dữ liệu được quản lý của trong các đĩa CD-ROM là các

luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên trong

Trường

2.2 Hoạt động của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

2.2.1 Công tác bổ sung phát triển VTL

Bổ sung phát triển VTL là công tác quan trọng có tính chất quyết định ảnh hưởng

đến toàn bộ hoạt động của một cơ quan thông tin-thư viện Đây là quá trình thường

xuyên đổi mới VTL bằng những tài liệu có giá trị phù hợp, đồng thời thanh lý những tài

liệu không còn giá trị làm cho VTL bổ sung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan và nhu cầu tin của NDT

* Diện bổ sung

Với đặc thù của một Trường chuyên đào tạo về chuyên ngành giao thông vận tải

nên Trung tâm hết sức chú trọng bổ sung các tài liệu về chuyên ngành: Xây dựng cầu

đường, thiết kế cầu, cơ kết cấu…

Ngoài các tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải Trung tâm cũng chú trọng bổ

sung các tài liệu về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội như: toán – lý – hoá

– tin học - triết học… đây là những tài liệu của các môn học đại cương phục vụ chủ yếu

cho sinh viên năm thứ nhất, năm thứ hai và giảng viên làm tài liệu học tập và nghiên

cứu

Các tài liệu ngoại văn bằng tiếng Anh, Nga, Pháp, Đức…có nội dung về chuyên

ngành đào tạo của Nhà trường cũng được Trung tâm ưu tiên bổ sung nhằm đa dạng hoá

nguồn thông tin, cung cấp cho NDT nguồn thông tin có giá trị cao

Các loại báo, tạp chí chuyên ngành giao thông như: tạp chí xây dựng cầu, tạp chí

đường sắt…cũng được bổ sung với số lượng lớn

* Nguồn bổ sung

Bằng chính sách bổ sung hợp lý, nguồn vốn tài liệu của Trung tâm hiện nay đã

phong phú và đa dạng cả về nội dung và hình thức, đáp ứng nhu cầu tin cho công tác

học tập, nghiên cứu và giảng dạy của Nhà trường

Nguồn bổ sung VTL đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của từng thư viện,

đảm bảo nguồn tài liệu được cung ứng đầy đủ, kịp thời không bị thiếu hay ngừng trệ Để

làm được điều đó Trung tâm đã phải tiến hành bổ sung từ các nguồn sau: Nguồn bổ

sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền thông qua các hình thức chính là

mua, biếu, tặng, nhận lưu chiểu…

Bổ sung phải trả tiền:

Bổ sung phải trả tiền hay còn gọi là nguồn mua, là hình thức bổ sung chủ yếu của

các cơ quan thông tin - thư viện

- Mua từ các NXB: Do Nhà trường có nhà in riêng để in ấn các loại giáo trình

chuyên ngành bán cho sinh viên sử dụng nên Trung tâm chỉ bổ sung với số

lượng bản không nhiều với mục đích lưu trữ Với các giáo trình của các môn

học đại cương cho những sinh viên năm đầu như: toán, lý, hoá, triết, pháp

luật…Trung tâm dặt mua từ các NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia,

NXB Khoa học Kỹ thuật…

- Mua từ các cơ quan phát hành, các công ty Kinh doanh xuất nhập sách báo:

bên cạnh việc đặt mua sách giáo trình, tài liệu tham khảo từ các NXB thì các

công ty kinh doanh, phát hành báo, tạp chí là nguồn cung cấp tài liệu quan

trọng Với các loại báo tạp chí ngoại văn Trung tâm đã đặt mua từ các công ty

XNK sách báo như: Công ty XNK sách báo Phòng kinh doanh nhập khẩu I,

Công ty XNK sách báo Sunhabasa, Công ty XNK văn hoá Culturimex Với

các loại báo tạp chí nội, Trung tâm có nguồn bổ sung từ Công ty phát hành

báo chí Trung Ương 17 – Đinh Lễ

Đây là những nguồn bổ sung đáp ứng đầy đủ và kịp thời những yêu cầu của Trung tâm

Nguồn bổ sung không phải trả tiền:

Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Trung tâm Thông tin – Thư viện còn có

nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm các nguồn:

- Nguồn biếu tặng: nguồn biếu tặng của Trung tâm rất đa dạng và phong phú

bao gồm từ sách cho đến các ấn phẩm định kỳ Nguồn biếu tặng bao gồm:

+ Nguồn biếu tặng từ Quỹ Châu Á:

Đây là nguồn biếu tặng rất quý, đắt tiền với lượng thông tin có giá trị thuộc các chuyên ngành khao học ứng dụng, khoa học tự nhiên góp phần làm

phong phú kho tài liệu của Trung tâm

+ Nguồn biếu tặng từ các tổ chức khác:

Bên cạnh nguồn biếu tặng từ Quỹ Châu Á, Trung tâm còn thường xuyên nhận được tài liệu biếu tặng từ nhiều tổ chức quốc tế: Viện nghiên cứu vật lý Thế

giới, Viện vật lý Quốc tế, Phân viện A.X.Puskin, các Đại cứ quán…

+ Nguồn lưu chiểu:

Ngoài nguồn bổ sung trên Trung tâm còn được nhận nguồn lưu chiểu theo Quyết

định số 688/QĐ, ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên

nghiệp: “ thư viện đại học được quyền thu nhận những án phẩm do trường xuất bản,

cũng như luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ khi luận án được bảo vệ tại

trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, học sinh của trường

Do đội ngũ cán bộ có trình độ tiến sỹ, thạc sỹ đông đảo (….) và số sinh viên tốt

nghiệp hàng năm lớn nên nguồn tài liệu luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, và đồ án tốt

nghiệp của sinh viên khá phong phú

* Kinh phí bổ sung

Kinh phí là nguồn sống của mọi hoạt động của thư viện, quyết định sự hình thành

tồn tại và phát triển của một thư viện Nguồn kinh phí bổ sung VTL của Trung tâm được

lấy từ các nguồn sau:

- Nguồn kinh phí của Nhà trường:

Kinh phí cho thư viện trường đại học là một mục được xác định trong kinh phí

của trường đại học Về khoản kinh phí trường đại học, ngoài phần kinh phí dành cho

việc mua tài liệu trong và ngoài nước, trang thiết bị nghiệp vụ chuyên dùng, còn phải

dành một phần kinh phí thích đáng cho việc khai thác tài liệu, giới thiệu sách, in ấn tài

liệu chuyên môn, thư mục, giới thiệu sách mới, triển lãm sách và cho việc sửa chữa” –

quyêt định số 668/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên

nghiệp

Căn cứ vào đó, Trung tâm nhận được hàng năm từ Nhà trường nguồn kinh phí

khoảng 800 triệu đồng dùng chi cho việc mua tài liệu về Trung tâm

- Các nguồn kinh phí khác:

Bên cạnh nguồn kinh phí quan trọng của Nhà trường, Trung tâm còn có thêm

khoản thu phí làm thẻ bạn đọc và mua sách do độc giả làm mất hoặc làm hư hỏng, tiền

sao chụp tài liệu Đối với bạn đọc mượn sách giáo trình Trung tâm quy định thu khấu

hao 25% giá trị cuốn sách Việc làm rách sách, hỏng sách Trung tâm phạt 5000 đồng

* Thanh lý tài liệu

Hoạt động thanh lý tài liệu là một quá trình tất yếu để thư viện tồn tài và phát

triển Thanh lý là việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những tài liệu cũ nát, những tài liệu

có thông tin đã lỗi thời…

Công tác thanh lý tài liệu được Trung tâm tiến hành trên cơ sở các tiêu chí:

- Tài liệu lỗi thời, nhất là tài liệu khoa học kỹ thuật, tin học…

- Tài liệu cũ hỏng nát, mất trang

- Bản trùng

- Những quà tặng có nội dung không mong muốn

Năm 2005, Trung tâm đã tiến hành tổng thanh lý tài liệu ở tất cả các phòng, kho

tài liệu của thư viện với số lượng 13.745 bản, chủ yếu là tài liệu tiếng Nga và sách giáo

trình cũ nát Hiện nay, loại hình tài liệu mà ttrung tâm thường xuyên tiến hành thanh lý

là báo, tạp chí Theo một quy trình vào đợt cuối năm hàng năm, cán bộ nghiệp vụ tiến

hành bó báo rồi chuyển lưu kho số lượng báo tạp chí cũ lỗi thời để nhường diện tích cho

tài liệu mới

2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu

Hoạt động xử lý tài liệu là hoạt động tiến hành mô tả các đặc tính vật lý, nội dung

và hình thức của một tài liệu, giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm, tiếp cận một cách

chính xác, nhanh chóng tới vị trí của tài liệu trong kho của Thư viện Hoạt động này

đảm bảo độ tin cậy, chính xác và phản ánh đầy đủ nguồn tin có trong Thư viện và tài

liệu mới nhập về Hoạt động xử lý tài liệu tạo ra các nguồn tin mới, thể hiện đầy đủ vốn

tài liệu trong kho đưa ra phục vụ người dùng tin Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng

trong hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm

Hoạt động xử lý tài liệu ở Trung tâm do phòng nghiệp vụ đảm nhiệm đảm

nhiệm Tất cả các tài liệu sau khi được nhập vào Trung tâm qua công tác bổ sung sẽ

được tiến hành xử lý kỹ thuật theo 2 công đoạn khác nhau:

* Công tác xử lý sơ bộ:

Công tác xử lý nghiệp vụ sơ bộ được tiến hành ngay sau khi tài liệu được bổ sung

về Trung tâm Việc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu sơ bộ là đăng ký tài liệu Việc

đăng ký tài liệu ở Trung tâm chỉ tiến hành đăng ký cá biệt cho từng cuốn sách , không

định ký hiệu xếp giá cho các loại hình kho tài liệu: kho sách giáo trình, kho sách tham

khảo Mỗi tài liệu đều được đóng dấu riêng của Trung tâm ở trang tên sách và trang 17

của cuốn sách Việc đóng dấu và dán nhãn tạo điều kiện cho cán bộ Trung tâm trong quá

trình lấy tài liệu

* Xử lý nghiệp vụ nội dung

Xử lý nghiệp vụ của Trung tâm bao gồm các quy trình:

máy (phiếu nhập tin) Mỗi tài liệu tương ứng với một phiếu nhập tin Mỗi phiếu nhập tin

bao gồm các trường: tên tài liệu, tên tác giả, các yếu tố xuất bản, chỉ số phân loại, từ

khoá, tóm tắt…Đó là tập hợp các điểm truy cập tới tài liệu khi bạn đọc tra cứu tìm tin

+ Mô tả thư mục:

Tiến hành mô tả thư mục là đưa ra một tập hợp các chỉ dẫn nhằm mô tả duy nhất,

đúng và chính xác tài liệu, đưa ra những thông tin đầy đủ và ngắn gọn cho một tài liệu như:

tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, lần xuất bản, số trang…căn cứ vào những

thông tin đó mà bạn đọc có thể tìm được tài liệu phục vụ cho nhu cầu thông tin của mình

Mô tả thư mục được tuân thủ theo quy tắc mô tả ISBD (International Standart

Bibliographic Description)

627 PH-K

+ Phân loại tài liệu:

Phân loại là một trong những công đoạn quan trọng trong quá trình xử lý nội

dung tài liệu Kí hiệu phân loại của tài liệu là căn cứ đầu tiên để tổ chức mục lục phân

loại và xếp giá tài liệu theo nội dung của tài liệu, đặc biệt là kho mở Hiện Trung tâm

đang sử dụng khung phân loại DDC để phân loại tài liệu Bảng phân loại DDC gômg 10

Tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu nhằm

thể hiện nổi bật những thông tin cơ bản của tài liệu đó cho NDT Do đặc thù riêng của

Trung tâm (thiếu cán bộ làm tóm tắt) nên việc làm tóm tắt chưa được chú trọng Hiện

nay Trung tâm mới chỉ làm tóm tắt cho loại hình tài liệu là luận án, luận văn, và các

công trình nghiên cứu khoa học

+ Định từ khoá:

Định từ khoá là quá trình thể hiện nội dung chủ đề tài liệu bằng những khái niệm,

thuật ngữ dựa trên quan hệ ngữ nghĩa một - một Với một một hệ thống tìm tin tự động

hoá, từ khoá là một trong những công cụ tìm tin chủ yếu và quan trọng, là điểm truy

nhập đến tài liệu cần tìm

Tuy nhiên hiện nay Trung tâm chưa có bộ từ khoá riêng cho mình Công tác định

từ khoá ở Trung tâm vẫn là định từ khoá tự do, không kiểm soát, mang tính chất chủ

quan của cán bộ Thư viện Ưu điểm của ngôn ngữ từ khoá tự do là khối lượng từ phong

phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự, cập nhất mới, công việc xử lý tiến triển nhanh

vì không phải thực hiện công đoạn kiểm soát từ Tuy nhiên sảy ra hiện tượng mất tin,

nhiễu tin

+ Định chỉ số cutter:

Trung tâm quy định lấy chữ cái họ và tên của tác giả hoặc ba chữ cái đầu tiên của

tên tài liệu kết hợp với số phân loại để định vị cho vị trí của tài liệu trong kho

- Trường hợp tác giả Việt Nam: Lấy hai chữ cái đầu của họ và chữ cái đầu của tên

Chỉ số tác giả là: HEL

- Trường hợp tác phẩm không có tác giả, hoặc tác giả tập thể và có 4 tác giả trở lên,

Trung tâm quy định lấy 3 chữ cái đầu tiên của tên tài liệu

Ví dụ:

Trên trang tên sách ghi: Kỹ thuật thi công cầu bêtông cốt thép Ghi là: KYT

Nhập phiếu tiền máy và xây dựng CSDL

Việc phân loại, làm tóm tắt, định từ khoá đều được cán bộ Trung tâm xử lý trên

phiếu tiền máy Đây là công việc mất nhiều thời gian và công sức Sau khi hoàn tất quá

trình mô tả, phiếu tiền máy được đính kèm trong tài liệu đó và kiểm tra trước trước khi

nhập máy Việc kiểm tra phiếu tiền máy là việc là việc đối chiếu, phát hiện những sai

sót giữa tài liệu và thông tin tài liệu đó với phiếu tiền máy, tiến hành sửa chữa, hiệu đính

nếu cần thiết Các phiếu tiền máy sau khi kiểm tra sẽ được chuyển lại cho cán bộ xử lý

để tiến hành nhập máy, tạo lên các biểu ghi trong CSDL của Trung tâm

Hiện thời, Thư viện đang sử dụng phần mềm ILIB 3.6 trong việc xây dựng Cơ

sở sữ liệu sách; Cơ sở dữ liệu luận án, luận văn; Cơ sở dữ liệu báo, tạp chí

Sau khi thông tin của tài liệu được xử lý thông qua việc viết phiếu tiền máy, sẽ

được nhập vào cơ sở dữ liệu Nhập tin (tài liệu) vào cơ sở dữ liệu là bước tiếp theo rất

quan trọng trong khâu xử lý tài liệu Nhập tin thực chất là đưa các dữ liệu đã được lựa

chọn trong phiếu tiền máy tới các trường đã được định trước trong cơ sở dữ liệu máy

tính Trước khi nhập máy, cần kiểm tra lại phiếu tiền máy, các thông tin mô tả tài liệu

phải chính xác, đầy đủ các yếu tố cần thiết, giúp người dùng tin tra cứu tài liệu một cách

nhanh chóng, tiện lợi

H4: Giao diện biểu ghi nhập máy chi tiết trong phần mềm ILIB

CSDL là một dạng của nguồn tin điện tử CSDL là một tập hợp có cấu trúc các

dữ liệu về đối tượng được quản lý, lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính

điện tử và được quản lý theo phương thức thống nhất CSDL trong thư viện là tập hợp

các biểu ghi (record) ở dạng mà máy tính có thể đọc được Các thông tin được lưu trữ

trong các CSDL là dạng thông tin số hoá Hiện tại, Trung tâm đang xây dựng hai

CSDL chính là:

+ Cơ sở dữ liệu thư mục + Cơ sở dữ liệu toàn văn Tính đến 4/2008, Phòng nghiệp vụ đã xây dựng được 16.100 biểu ghi cho toàn bộ

VTL của Trung tâm Công việc này vẫn đang được tiếp tục triển khai

Cơ sở dữ liệu thư mục:

CSDL thư mục chứa các thông tin mô tả thư mục:

Tên tài liệu Tên tác giả Nhà xuất bản Năm xuất bản

Từ khóa…

Những thông tin này giúp nhận dạng về tài liệu, chỉ dẫn cho NDT về nguồn

chứa nội dung đầy đủ của tài liệu Với CSDL thư mục, Trung tâm đã xây dựng được

các CSDL: CSDL sách với 13.136 biểu ghi, CSDL luận án với 1014 biểu ghi, CSDL

báo tạp chi với 403 biểu ghi, CSDL báo tạp chí đóng quyển với 1106 biểu ghi, CSDL

đề tài NCKH với 441 biểu ghi

Cơ sở dữ liệu toàn văn:

CSDL toàn văn không chỉ chứa thông tin thư mục về tài liệu mà chứa toàn bộ

văn bản, nội dung đầy đủ của tài liệu Với Trung tâm, việc xây dựng các CSDL toàn

văn là việc làm cần thiết để tiến lên xây dựng thư viên điện tử Hiện tại, Trung tâm đã

và đang xây dựng một số CSDL toàn văn các tài liệu tiếng Anh và một số tài liệu toàn

văn luận án, luận văn của Nhà trường Cụ thể:

- CSDL toàn văn Knovel : 427 biểu ghi

- CSDL toàn văn Digital : 503 biểu ghi

- CSDL toàn văn luận văn : 300 biểu ghi

Với 2 CSDL tiếng Anh Knovel và Digital chứa hàng chục nghìn trang toàn văn

dạng file PDF có nội dung thuộc các lĩnh vực: Cơ học, điện - điện tử, vật liệu xây

dựng, kỹ thuật hàng không…

Việc xây dựng CSDL toàn văn dạng sách, giáo trình đang trong nằm kế hoạch

tiếp theo của Trung tâm

2.2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản VTL

2.2.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu

Mỗi loại hình kho đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu

cầu tin của người sử dụng và mỗi thư viện khác nhau thì vấn đề tổ chức kho tài liệu

cũng khác nhau Tổ chức kho phụ thuộc vào loại hình, nhiệm vụ của thư viện, phụ thuộc

vào thành phần vốn tài liệu, số lượng và đối tượng bạn đọc Căn cứ vào đặc điểm của

mình Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải đã tổ chức sắp

xếp vốn tài liệu của mình thành những kho khác nhau

Căn cứ vào các đặc điểm và thành phần vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin

Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải được tổ chức theo sơ đồ sau:

H5: Sơ đồ tổ chức kho tài liệu TTTT – TV ĐHGTVT

Tổ chức kho tài liệu ở Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao

Phòng đọc tầng

5 Phòng đọc tầng

6