nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính (trên ngữ liệu tỉnh bà rịa vũng tàu)

1 Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính trên ngữ liệu một đơn vị hành chính là tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, trước hết, luận văn muốn tìm hiểu sâu về một phong cách ngôn ngữ c

(Trên ng ữ liệu tỉnh Bà 1R ịa - 1Vũng Tàu)

D ẪN LUẬN

1

Văn bản hành chính có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của các

cơ quan, tổ chức, đặc biệt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước Tình hình phát triển của đất nước nói chung, yêu cầu công nghiệp hóa và hiện đại hóa nói riêng, đòi hỏi phải đẩy mạnh việc thể chế hóa các hoạt động quản lý Quản lý hành chính là một trong những hoạt động quan trọng của công tác quản lý nhà nước Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu của công tác quản lý hành chính và điều hành mọi hoạt động xã hội Do vậy, văn bản hành chính ngày càng trở nên quan trọng trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lý

với trình độ, năng lực của cán bộ soạn thảo văn bản

1

Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính trên ngữ liệu một đơn vị hành chính là tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, trước hết, luận văn muốn tìm hiểu sâu về một phong cách ngôn ngữ có ý nghĩa quan yếu trong việc truyền đạt, lưu trữ và quản lý thông tin, từ đó, thử đưa ra một số đề xuất có tính chất chuyên môn về những vấn đề liên quan

2.1 Đề tài Nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính

❖ 2Phạm vi khảo sát trong văn bản

1

Việc khảo sát chủ yếu là tìm hiểu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các thể loại của văn

bản hành chính, 1về 1thể thức, phạm vi áp dụng, ban hành, nghĩa là các thể thức hành chính quan

hệ đến văn bản không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài, nhưng trong quá trình khảo sát chúng tôi sẽ liên hệ đến để làm rõ hơn một số quan hệ về mặt ngôn ngữ khi cần thiết

❖ 2Cấp độ khảo sát ngôn ngữ

1

Luận văn hạn định việc khảo sát các thể loại văn bản hành chính trên hai cấp độ: cấp độ câu và cấp độ tổ chức văn bản Do đặc điểm ngôn ngữ của hai hệ thống văn bản này, có những điểm khá chung về chính tả, từ ngữ, cấu trúc câu và có những đặc điểm riêng về tổ chức văn

bản, nên trong phần khảo sát ở cấp độ câu, chúng tôi không tách riêng các thể loại văn bản pháp quy và văn bản hành chính thông thường Việc tách riêng thành hai hệ thống để trình bày

chỉ được thực hiện trong phần khảo sát ở cấp độ tổ chức văn bản

khảo sát các thể loại văn bản hành chính thông dụng trong hai hệ thống văn bản pháp quy và văn bản hành chính thông thường, điều này cũng nhằm vào việc có thể đánh giá đúng thực

Chúng tôi tập trung vào 3 thể loại: Chỉ thị, quyết định và nghị quyết

- 1Quyết định: Khảo sát 28 văn bản

- 1Chỉ thị: Khảo sát 24 văn bản

- 1Nghị quyết: Khảo sát 08 văn bản

b) Văn bản hành chính thông thường

1

Chúng tôi tập trung vào 5 thể loại sau:

- 1Báo cáo : Khảo sát 55 văn bản

- 1Công văn : Khảo sát 45 văn bản

- 1Tờ trình : Khảo sát 40 văn bản

- 1Thông báo: Khảo sát 25 văn bản

- 1Đề án (kế hoạch): Khảo sát 110 1văn bản

1

Chúng tôi ghi nhận, mặc dù số liệu trên là chưa đủ lớn, nhưng chúng bao trùm lên nhiều

thể loại khác nhau Nỗ lực mà luận văn cố gắng vươn tới, là bước đầu tìm hiểu diện mạo của văn bản hành chính được sử dụng trên địa bàn một tỉnh

1

Để tiến hành thực hiện luận văn này, những việc trước tiên mà chúng tôi đã làm là: Nắm

vững cơ sở lý thuyết về các đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính, đồng thời với việc đối chiếu làm rõ sự khác biệt giữa phong cách ngôn ngữ hành chính với các phong cách thể

loại khác như: phong cách sinh hoạt hàng ngày, thông tấn báo chí, khoa học, nghệ thuật, chính

luận Nắm vững lý thuyết về ngữ pháp văn bản và nghiên cứu lý thuyết của từng thể loại văn

bản hành chính Thu thập các tư liệu về các thể loại văn bản hành chính liên quan đến việc

khảo sát

1

Những phương pháp và thủ pháp mà luận văn đã sử dụng để nghiên cứu:

- 1Khảo sát từng thể loại văn bản về việc sử dụng ngôn ngữ và tổ chức văn bản trên cơ sở

sử dụng phương pháp phân tích đối chiếu với chuẩn ngôn ngữ của từng thể loại văn bản hành chính về chính tả, dùng từ, đặt câu và xây dựng văn bản

- 1Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê và phân loại để hệ thống hóa các dạng lỗi

chủ yếu xuất hiện trong các văn bản hành chính đã được khảo sát Công việc này giúp chúng tôi hiểu rõ thực trạng của việc soạn thảo văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Từ

đó, rút ra những nhận xét về những ưu điểm, khuyết điểm của việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính trên địa bàn khảo sát và cũng từ đó nêu lên những giải pháp, kiến nghị cụ

thể Mặt khác, để việc phân tích có cơ sở khoa học, luận văn sẽ rất chú ý đến ngữ cảnh theo cách nhìn chung của phương pháp ngữ dụng học

1

Cùng với sự phát triển của đất nước, công tác hành chính nói chung, việc soạn thảo văn

bản hành chính nói riêng là một trong những yêu cầu cần thiết phải đáp ứng cho công tác quản

lý, lãnh đạo của các cấp, các ngành Trong những năm gần đây, nhà nước đã thực hiện chính sách cải cách hành chính, trong đó cải cách về văn bản hành chính cũng là vấn đề được đặc biệt chú ý Theo đó, đã có nhiều sách báo, tài liệu về văn bản và soạn thảo văn bản hành chính ra đời để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu và sử dụng về lĩnh vực này

Ngoài các giáo trình trên, gần đây tác giả Nguyễn Văn Thâm với công trình "Soạn thảo

và xử lý văn bản quản lý Nhà nước", in lần đầu năm 1992, và được Nxb Chính trị Quốc Gia tái

bản nhiều lần (2001, 2003) có thể coi là người đầu tiên nghiên cứu về các văn bản hành chính tương đối kỹ Tại đây, các văn bản hành chính được xem xét trong mối quan hệ với pháp lý, quyền hạn, nhiệm vụ và kể cả công tác soạn thảo Do xem xét đối tượng trên một bình diện

rộng, cho nên đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính được nhắc đến quá ít Bùi Khắc

Việt (1998) với cuốn "Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước", bằng một văn phong hướng dẫn khoa học, ông đã khái quát các đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính chủ yếu là để thực hành Nguyễn Văn Khang chủ biên (2002) công trình "Tiếng Việt trong giao tiếp hành chính", tác giả đã tập hợp được một số bài viết về giao tiếp hành chính, nhìn chung là rất công phu

1

Ngoài ra, xét về mặt ứng dụng, trên thị trường sách hiện nay có một số tài liệu hướng dẫn các cách soạn thảo văn bản hành chính như: Tạ Hữu Ánh (1998), Lê Văn In (2003), Nguyễn Văn Thông (2001) nhưng nói không quá rằng, chưa có cuốn nào vượt qua được công trình

của Nguyễn Văn Thâm

Trên cơ sở kế thừa về mặt lý thuyết của các công trình đi trước, luận văn này sẽ khảo sát giao tiếp hành chính thông qua một đơn vị hành chính cụ thể Cho đến nay, việc khảo sát về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu vẫn chưa có một công trình nào nghiên cứu về vấn đề này Lần đầu tiên, chúng tôi mạo muội khảo sát và đưa ra những

nhận xét về việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản hành chính của tỉnh, với mong muốn đóng góp một phần cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các văn bản hành chính của

hiện nay Cải cách hành chính được tiến hành trên cả nước về nhiều mặt, trong đó có văn bản hành chính Luận văn được xây dựng cũng trên cơ sở bắt nhịp cùng với tình hình thực tiễn nêu trên và không ngoài mục đích khảo sát, nghiên cứu để nhìn rõ thực trạng tình hình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản hành chính Luận văn không có tham vọng đưa ra những vấn đề lý thuyết hoặc kỹ thuật soạn thảo mà chỉ đóng góp một số ý kiến về đặc điểm của các thể loại văn

bản hành chính cơ bản, đồng thời thông qua những điều tra, thống kê và khảo sát các loại văn

bản, trên ngữ liệu của một địa bàn cụ thể, đóng góp một số nhận xét, đánh giá về thực trạng tình hình soạn thảo văn bản hiện nay từ góc độ ngôn ngữ

Ngoài hai phần mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục trên 200 trang, nội dung chính của

luận văn gồm 136 trang được xây dựng trên cơ sở khẳng định những vấn đề lý thuyết về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính, xem đó là cơ sở để tiến hành khảo sát và nhận xét đánh giá, từ đó xác định thực trạng sử dụng ngôn ngữ và đưa ra những kiến nghị để giải quyết

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN

1

Hiện nay, đã có nhiều tác giả cho xuất bản những công trình nghiên cứu của mình về phong cách ngôn ngữ hành chính nói chung và ngôn ngữ văn bản hành chính nói riêng Do

vậy, việc trình bày về đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính đến nay không còn là vấn đề

mới mẻ Tuy nhiên, việc xác lập các đặc điểm ngôn ngữ đặc thù của những phong cách vẫn là

vấn đề còn nhiều tranh cãi Trọng tâm nghiên cứu của đề tài này là khảo sát tình hình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Trong phần trình bày sau đây, bằng nhận thức của mình và qua tham khảo một số sách, tài liệu của một số tác giả, chúng tôi chỉ nếu lên một số đặc điểm chính mang tính khái quát về ngôn ngữ của văn bản hành chính và của một số thể loại văn bản thông dụng với mục đích để làm cơ sở minh chứng cho

việc khảo sát Những vấn đề cụ thể hơn về đặc điểm ngôn ngữ của từng thể loại, chúng tôi sẽ

đề cập trong lúc trình bày thực tế khảo sát

1.1.1 Văn bản và phong cách thể loại

nhiều yếu tố Có thể nói chúng là phong cách cơ sở mà tất cả các phong cách còn lại đều có thể khai thác trên các bình diện ngôn ngữ

1.1.1.2.Phong cách thông tân báo chí

1

Đây là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thức Một trong những đặc điểm

nổi bật nhất của phong cách này là tính thời sự Nó hay xuất hiện những từ mới, các cách kết

hợp mới và phần lớn các từ này, các cách kết hợp này sẽ nhập vào cái hệ thống từ vựng ngôn

ngữ Cho nên về đặc điểm từ vựng người ta thường nhận xét rằng "từ vựng trong phong cách thông tấn báo chí là bộ mặt đương đại của một ngôn ngữ" Tuy đều gọi nó là phong cách thông

tấn báo chí nhưng tính chất riêng biệt của từng thể loại một xét về mặt ngôn ngữ được nổi lên

- 1Cách tổ chức văn bản hành chính ít nhiều mang tính khuôn mẫu

- 1Tuy cùng dùng thuật ngữ, nhưng thuật ngữ trong phong cách khoa học gắn liền với

một ngành khoa học nhất định, còn thuật ngữ trong văn bản hành chính chủ yếu là đề cập đến

chức danh, các tên đơn vị, cơ quan, tổ chức

- 1Tuy phong cách khoa học và phong cách hành chính có chung đặc điểm là đơn nghĩa nhưng xét về mặt triển khai nội dung và phân đoạn văn bản thì phong cách khoa học có tính logic nghiêm ngặt hơn một số văn bản hành chính thông thường

1

- Đối tượng giao tiếp của phong cách hành chính rộng rãi, nhiều thành phần tiếp nhận hơn phong cách khoa học

- 1Phong cách khoa học thường sử dụng các sơ đồ, các biểu mẫu hơn là các văn bản hành chính, khác biệt này có tính chất ngoại vi ngôn ngữ nhưng cũng rất cần thiết trong việc tổ chức văn bản

Là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thức Thông thường thông qua những

vấn đề mang tính xã hội, người viết bộc lộ chính kiến của mình, nhằm tác động, tuyên truyền

Với ý nghĩa đó thì tất cả các bài nói, bài viết của các chính khách, các lãnh tụ đều thuộc phong cách chính luận

1

Từ 1975 trở về trước, phong cách chính luận có một vị trí hết sức quan trọng trong đời

sống tinh thần của người Việt Bằng chứng là trên các báo lúc đó đều xuất hiện thể loại xã

luận Còn từ năm 1975, đặc biệt sau năm 1980 trở lại đây, phong cách chính luận không còn

thống soái trong đời sống tinh thần của người Việt và từ một phong cách nặng về tác động tuyên truyền, nó chuyển dần về tư duy luận lí

1.1.1.6.Phong cách hành chính

1

Phong cách hành chính được sử dụng trong giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ

chức với nhau hoặc giữa cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan, tổ chức, cũng có thể

giữa cá nhân với cá nhân trong khuôn khổ luật pháp Nhìn một cách khái quát, phong cách hành chính có ba đặc điểm có quan hệ chặt chẽ và chi phối lẫn nhau như sau:

Tính chính xác rất cần yếu trong diễn đạt các chuẩn mực luật pháp, cần thiết phải hiểu và

giải thích chúng một cách tuyệt đối ăn khớp, đó là mục tiêu cần đạt được của các văn bản pháp

bản hành chính có thể do một cá nhân cụ thể soạn thảo, nhưng các văn bản đó lại đại diện cho

tiếng nói của một cơ quan, tổ chức, vì vậy không được thể hiện các suy nghĩ, các định hướng mang tính cá nhân

Tính nghiêm túc của văn bản hành chính đi ngược lại với tính cảm xúc vốn là thuộc tính

của ngôn ngữ sinh hoạt hàng ngày Có thể nói, lời nói trong phong cách hành chính mang tính đơn điệu, lạnh lùng, thông tin được nén chặt và không mang sắc thái biểu cảm mà mang tính trung hòa

2

Tinh khuôn mẫu được thể hiện trong việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện

biểu đạt qui định như thể thức, quy cách việc sử dụng một kiểu thủ tục giấy tờ lặp đi lặp lại

của những hoàn cảnh hành chính, đó là đặc điểm của phong cách hành chính

quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý cơ quan Văn bản quản

lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức

để cụ thể hóa pháp luật, để điều chỉnh mọi quan hệ xã hội

1

Xét một cách khái quát, các văn bản quản lý nhà nước có hai đặc điểm sau:

1

a) Phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin

cần thiết được hình thành trong quá trình quản lý cơ quan

1

b) Các văn bản quản lý nhà nước là hình thức cụ thể hơn pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh, những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước

Từ hai đặc điểm trên, một văn bản hành chính nói chung, một văn bản quản lý nhà nước nói riêng phải thể hiện các chức năng sau đây:

1

- Chức năng thu thập và truyền đạt thông tin

- 1Chức năng pháp lý của một văn bản hành chính

- 1Chức năng quản lý, lãnh đạo, điều hành của một văn bản quản lý nhà nước

- 1Chức năng xã hội và giao tiếp của một văn bản quản lý Nhà nước

- 1Chức năng văn hóa và lịch sử

1

Cũng từ hai đặc điểm trên có thể chia tất cả các văn bản chính ra làm hai loại:

- 1Văn bản pháp quy (văn bản quy phạm pháp luật)

- 1Văn bản hành chính thông thường

2

1

Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung Bởi vì như chúng ta đều

biết, các hình thức ghi nhận thông tin, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin là rất phong phú

và hầu như tất cả các phong cách đều có thể thực hiện các chức năng này Tuy nhiên, trong

hoạt động quản lý ở cấp vĩ mô hay cấp vi mô, văn bản quản lý nhà nước vẫn là phương tiện

chủ yếu với những đặc trưng riêng Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất

1

Đặc biệt, chức năng thông tin đóng một vai trò quan trọng và có hiệu quả là sự sao chép

và truyền đạt thông tin kết hợp với truyền đạt bằng các phương tiện hiện đại

1

Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện ở các mặt sau:

- 1Đề cập đến các thông tin quản lý

- 1Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hoặc từ

cơ quan đến nhân dân

- 1Giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý

- 1Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

Cuối cùng, xét về mặt thông tin và dựa vào yếu tố thói quen, có thể chia chức năng thông tin ra làm ba loại:

- 1Những thông tin thuộc về quá khứ

- 1Những thông tin thuộc về đương đại

- 1Những thông tin ít nhiều có tính cách dự đoán ở tương lai

2

1

Văn bản quản lý nói riêng, văn bản hành chính nói chung luôn luôn được sản sinh do nhu

cầu xã hội Các văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và các cách

thức giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi, từng thời điểm cụ thể Điều đó tạo nên

chức năng xã hội của văn bản, chức năng này có quan hệ đến chức năng giao tiếp của văn bản, trong đó có văn bản hành chính Có thể hình dung, chức năng giao tiếp bằng lược đồ sau:

Thứ đến, chúng ta xem mối quan hệ giữa 1I 1và II: là quá trình đi từ nội dung ra hình thức,

đi từ ý ra lời Ở đây cần phân biệt hay cần chú ý cái nội dung cần diễn đạt và cái việc chọn lựa câu chữ để diễn đạt cái nội dung đó thông thường có một khoảng cách nhất định, không nhất thiết nghĩ thế nào là diễn đạt như thế ấy được Do vậy, đối với việc soạn thảo văn bản, đặc biệt

là văn bản hành chính, cần phải chuẩn bị lựa chọn và có thói quen kiểm tra về câu chữ

bản đôi khi nó đi ngược ý định cần thông báo của người gửi với cơ quan gửi

1

Vấn đề đặt ra là nếu như ương phong cách nghệ thuật các sự không trùng khớp giữa ý định cần thông báo và câu chữ thực hiện ý định đó có thể là một 1ưu 1điểm thì độ chênh này được coi là một thiếu sót, thậm chí là một thiếu sót không thể tha thứ được đối với văn bản hành chính

- 1Thứ nhất, viết văn bản cho ai, tức là chúng ta phải xác định 1đối tượng giao tiếp

- 1Thứ hai, viết văn bản đó nhằm chuyển tải nội dung gì, tức là chúng ta phải xác

lập 1n ội dung giao tiếp

- 1Thứ ba, chúng ta soạn thảo, gửi đi nhằm mục đích gì, tức là chúng ta phải xác định 1m ục đích giao tiếp

- 1Thứ tư, chúng ta soạn thảo văn bản đó trong hoàn cảnh nào? trong điều kiện nào, tức chúng ta phải xác định 1hoàn c ảnh giao tiếp

- 1Thứ năm, với bốn yêu cầu vừa nêu thì chúng ta phải soạn thảo văn bản, gửi văn bản

đi như thế nào, tức chúng ta phải xác định 1cách th ức giao tiếp

1

Ngoài các yếu tố vừa nêu trên, cũng cần xem xét các mối quan hệ giữa 1I 1và III, tức là mối quan hệ giữa người gửi, cơ quan gửi với người nhận, cơ quan nhận 1Về 1mặt lý thuyết có ba trường hợp đáng chú ý sau:

1

Giữa 1I 1và III là ngang cấp hoặc có khả năng 1I 1là cấp nhỏ hơn III hoặc 1I 1là cấp lớn hơn III,

tất cả những đặc điểm này có ảnh hưởng đến nghi thức giao tiếp hành chính

1

Ở một góc độ khác, các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã hội khác nhau Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung Ngược lại, các văn bản cũng có thể phá vỡ các quan hệ xã hội chính, điều này đòi hỏi nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng và sử dụng các loại văn bản có liên quan đến chức năng của cơ quan mình

C2ần thấy rằng, đây chỉ là bốn chức năng cơ bản, bốn chức năng chính, ngoài ra còn có thể

có một số chức năng như: chức năng thống kê, chức năng xử lý thông tin, chức năng lưu trữ thông tin Có thể nói được rằng văn bản quản lý là tấm gương trung thực phản ảnh sức mạnh

của một nhà nước pháp quyền Nó tạo ra những khả năng khác nhau rất phong phú cho hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, đồng thời cũng đòi hỏi tính nghiêm túc khi soạn thảo,

nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy nhà nước thông qua các văn bản hành chính

3

2

Chức năng này thể hiện ở phương diện sau đây:

- 2Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp trong xã hội

- 2Cơ sở pháp lý cho hoạt động các cơ quan, đoàn thể xã hội, hội đoàn

- 2Sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội

2

Văn bản hành chính phản ảnh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện quản

lý theo qui định của pháp luật hiện hành Xét riêng về phương diện này, văn bản là phương

tiện tác động riêng rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội, do vậy có thể gọi các văn bản hành chính nói chung, các văn bản quản lý nhà nước nói riêng được ban hành theo chức năng pháp

lý là sản phẩm của quá trình áp dụng cụ thể các quy phạm pháp luật trong quản lý nhà nước và

quản lý xã hội Đây là một trong những hình thức bảo đảm tính pháp lý của các văn bản quản

bản để điều hành là dựa vào chức năng quản lý của chúng Khi nói tới chức 1năng quản lý của văn bản hành chính nói chung, các văn bản quản lý nhà nước nói riêng, cần chú ý rằng, văn

bản là yếu tố để tạo nên các quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý Nhà nước, nó cũng là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này

2

Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa, chúng ta có thể thấy văn bản cũng là một sản

phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình sáng tạo nhằm thực hiện chức năng cải tạo thế giới

1

Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp, cho các

thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quí báu của đất nước Có thể tìm thấy trong các văn bản được ban hành, trong hoạt động của các cơ quan quản lý, các tổ chức xã hội những định chế cơ bản của nếp sống, của văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nước Đó là các lề lối, các cách thức quản lý của từng thời kỳ Tất cả

những điều đó biểu hiện một thứ văn hóa quản lý Những văn bản soạn thảo với chất lượng cao có thể xem là một biểu mẫu văn hóa rất có ý nghĩa đối với đời sống con người Nghiên cứu các văn bản như vậy giúp cho ta thấy rõ nhiều mô thức văn hóa truyền thống có giá trị của dân

tộc Việt Nam qua các thời kỳ

1

Như vậy, văn bản có một vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo ra nếp sống mới cho

xã hội Nó đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải góp phần nâng cao văn hóa của quản lý, tạo nên

một di sản văn hóa có giá tri cho đất nước mai sau

1.1.2.3 Phân bi ệt các loại văn bản quản lý

1

Trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản, việc phân biệt các loại văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý với các loại văn bản khác có một ý nghĩa hết sức quan trọng Điều này cho phép người soạn thảo và sử dụng văn bản có thể phân định một cách chính xác các loại chức năng cụ thể của từng loại văn bản để sử dụng các qui trình, các loại văn phong một cách tối 1ưu

1

Các văn bản quản lý được hình thành thông qua các hoạt động quản lý nhưng không phải

bất cứ loại văn bản nào được sử dụng ở các cơ quan đều là văn bản quản lý Văn bản quản lý nhà nước thường có hiệu lực pháp lý, còn các loại văn bản khác chỉ mang tính chất thông thường Các văn bản quản lý cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan với cơ quan, giữa các cơ quan hoặc là ngang cấp hoặc là cấp dưới hoặc là cấp trên trong bộ máy quản lý nói chung Điều này làm cho nó khác với một tài liệu tham khảo mà người lãnh đạo cần đọc để tìm thông tin Và như vậy các loại văn bản ít nhiều có tính chất tham khảo đều không mang tính pháp lý

b) Trong các loại văn bản vừa liệt kê có một số loại mang tính quy phạm pháp luật,

những văn bản thuộc loại này đòi hỏi phải được cơ quan cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình Nói cách khác,chúng có tính chất cưỡng chế và nhìn chung những văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo luật định có đối tượng tác động là tập thể và đặc biệt là Uđược áp dung nhiều lần

1

Các loại văn bản thông thường không mang tính cưỡng chế và cũng không có đặc điểm như văn bản pháp quy Ví dụ: báo cáo, thông báo Việc phân chia văn bản quản lý nhà nước thành hai loại cơ bản sẽ giúp cho chúng ta định hướng đúng đắn trong quá trình soạn thảo cũng như sử dụng chúng Việc biến một văn bản thông thường thành một văn bản có tính pháp quy và ngược lại đều không mang tính hiệu lực Để nghiên cứu và biên soạn các văn bản một cách khoa học thì việc đầu tiên là phải phân biệt rõ tính chất khác biệt giữa các văn bản pháp quy hay còn gọi là văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thông thường Tuy nhiên, khi

đi vào miêu tả từng thể loại cụ thể, chúng ta lại phải tiếp tục phân biệt các mức độ khác nhau trong từng hệ thống một Ví dụ: Để soạn thảo một văn bản giải trình và một văn bản mệnh

lệnh rõ ràng có những yêu cầu khác nhau, phải dựa trên tính chất khác nhau của văn bản để có được cách xử lý và soạn thảo một cách chính xác

1

c) Nếu xét về chức năng của văn bản, có thể phân loại văn bản như sau:

- 1Văn bản trao đổi

- 1Văn bản hướng dẫn (văn bản dưới luật)

- 1Văn bản trình bày (đề án, kế hoạch, chương trình)

- Văn bản thống kê

Tất nhiên, sự phân loại này chỉ có ý nghĩa tương đối, mục đích chính là phân loại để tìm hiểu

bản chất của từng nhóm, từng loại hình văn bản

a) Trước hết, để cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng, người biên soạn phải

nắm vững 1nội dung 1cần trình bày trong văn bản

1

Nội dung ở đây gồm có hai mặt:

- 1Nội dung phải được thiết thực đáp ứng tối đa các yêu cầu do thực tế đòi hỏi và phải phù hợp với luật pháp hiện hành

- 1Nội dung phải được thể hiện trong một thể loại văn bản thích hợp Như vậy phải có sự

lựa chọn cần thiết, nói cụ thể là căn cứ vào nội dung, quyền hạn, trách nhiệm để mà lựa chọn

thể loại văn bản thích hợp

1

b) Tính cụ thể của các thông tin được sử dụng trong văn bản phải vừa bảo đảm tính cụ

thể, vừa phải tuân thủ tính chính xác Văn bản không sử dụng những thông tin chung chung, các số liệu phải xuất phát từ thực tế hoặc dựa vào các văn bản chính thức, đáng tin cậy

c) Một văn bản được ban hành phải đúng với thể thức của nó Thể thức được hiểu là thành phần cấu tạo nên văn bản Một văn bản đáp ứng được yêu cầu về thể thức thì mới có

hiệu lực pháp lý và đặc biệt là có thể được sử dụng nhiều lần Một văn bản đầy đủ các yêu cầu

thể thức thường có yếu tố sau:

- 1Quốc hiệu

- 1Địa điểm, ngày tháng năm ban hành

- 1Tên cơ quan hay đơn vị ban hành văn bản, số và kí hiệu, tiêu đề và trích yếu nội dung

- 1Nội dung chính của văn bản, chữ kí của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản

- 1Đối tượng nhận văn bản (nơi nhận)

thức, mang một đặc điểm riêng chỉ phù hợp với từng loại một

1

e) Soạn thảo văn bản phải phù hợp với mục đích sử dụng Ví dụ tờ thông báo tuyển quân không thay quyết định thi hành quân sự và ngược lại.Tất cả những yêu cầu này nhắc nhở người lập văn bản phải có sự phân biệt rõ ràng đặc điểm của các loại văn bản, là nhân tố có ý nghĩa quyết định cho việc lựa chọn các hình thức trình bày

2

2

hỏi sau đây:

- 1Văn bản sắp ban hành thuộc hệ thống văn bản pháp quy hay hệ thống văn bản thông thường?

- 1Cấp nào ban hành văn bản này?

- 1Ai bảo đảm cho văn bản có tính pháp lý tương ứng, quyền hạn ban hành có hợp lí không?

- 1Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản Tính khả thi hay không khả thi của văn bản?

- 1Trật tự pháp lý trong văn bản được xác định như thế nào, các quan hệ nào giữa cơ quan ban hành văn bản và các cơ quan khác có thể có ảnh hưởng đến giá trị của văn bản?

- 1Liệu có mâu thuẫn với các văn bản đã ban hành trước đó hay không, nếu có thì vô

hiệu hóa bằng cách nào, vô hiệu hóa toàn bộ văn bản trước đó hay chỉ vô hiệu hóa một vài điều khoản trong văn bản đã ban hành trước đó?

Ở bình diện cụ thể chúng ta trả lời các câu hỏi sau:

- 1Ai, cơ quan nào thực hiện văn bản sắp ban hành và phạm vi ban hành văn bản đến đâu?

- 1Ai, hay đơn vị nào có liên quan đến văn bản và mức độ liên quan đến như thế nào?

- 1Ai hay đơn vị nào, cá nhân nào có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản sắp ban hành và ai hay đơn vị nào có trách nhiệm điều chỉnh hay thu hồi văn bản nếu có?

- 1Liệu các quan hệ mới có liên quan trực tiếp đến văn bản có vấn đề gì nảy sinh không, các biện pháp đối phó giải trình nếu có?

2

* Định hướng tổ chức: 1Có các yêu cầu sau đây:

1

- Ai sẽ chịu trách nhiệm trong qui trình tổ chức biên soạn? Dựa vào cơ cấu nào? Hai yêu

cầu vừa nêu lên bảo đảm cho mục đích, chất lượng của văn bản Trả lời các câu hỏi sau khi đi vào các vấn đề cụ thể

1

+ Tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi loại văn bản?

+ Tổ chức trao đổi các quan điểm, các chủ trương, các ý định chung như thế nào để đảm

bảo văn bản được xây dựng phản ánh đúng các yêu cầu bức xúc, giải quyết những vấn đề cụ

thể và đặc biệt là không mang tính quan liêu?

Nhìn chung qui trình soạn thảo văn bản trong các cơ quan nhà nước cần phải bảo đảm ít

nhất là các yêu cầu sau đây:

- 1Xác định vấn đề ban hành, cần văn bản hóa

- 1Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ pháp lý và yêu cầu thời gian của văn bản

- 1Xác định loại văn bản cần sử dụng

- 1Thu nhập thông tin cần thiết cho văn bản

- 1Xây dựng văn bản trao đổi sửa chữa

- 1Duyệt văn bản

- 1Áp dụng các biện pháp kỹ thuật hoàn thành thủ tục hành chính cho văn bản

- 1Ban hành văn bản theo thẩm quyền qui định

Ví dụ: Đối với thể loại công văn, nhiều khi trước khi ban hành không cần thiết phải lập

đề cương, không cần thiết phải gửi đi các cơ quan để thu thập ý kiến Nhưng đối với văn bản Thông tư hướng dẫn của một Bộ về một vấn đề phức tạp thì yêu cầu này được đặt ra Như vậy, đối với Thông tư của Bộ hoặc liên Bộ việc bỏ qua khâu lập đề cương và khâu thu thập ý kiến

sẽ có thể làm cho văn bản viết đi viết lại nhiều lần mà chất lượng chưa hẳn đã được nâng cao

1

Như vậy qui trình cụ thể cho việc soạn thảo văn bản nhất định nào đó cần được điều

chỉnh theo từng thể loại, theo yêu cầu đặt ra mỗi cơ quan, mỗi ngành chức năng

1

Thông thường văn bản càng có nhiều nội dung phức tạp thì qui trình soạn thảo đòi hỏi nhiều bước đi cụ thể Trái lại một văn bản đơn giản nhiều khi có thể được bỏ các bước đi không thật cần thiết, có thể nghĩ tới năm bước đi cụ thể sau đây:

- 1Xác định mục đích và nội dung của các vấn đề cần ban hành Việc xác định này bao

gồm cả việc chọn tiêu đề văn bản thích hợp

- 1Bước xây dựng văn bản

- 1Bước thông qua lãnh đạo

- 1Bước xử lý kỹ thuật về mặt hành chính

- 1Bước ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền qui định

1.1.3.3 C ấu tạo, thể thức văn bản

1

Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm bảo đảm cho văn bản

có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong qui trình hoạt động của cơ quan Có

những bộ phận mà thiếu chúng văn bản sẽ không được xem là hợp thức và do đó quyết định

quản lý sẽ không có hiệu quả Có những bộ phận khác nếu thiếu chúng, rất khó xác định trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo văn bản Việc tra tìm đăng kí cũng sẽ gặp khó khăn Theo qui định hiện nay, thể thức hay cấu tạo văn bản quản lý chính bao gồm các yếu tố sau đây:

1

Theo công văn số 1503VP ngày 12/8/76 của Phủ Thủ tướng thì quốc hiệu mới trong các văn bản hành chính là 1C ộng hòa 1xã 1h ội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 1Cần lưu ý rằng quốc hiệu được dùng để xác nhận tính pháp lý của văn bản do các cơ quan quản lý ban hành Quốc hiệu nói chung được sử dụng trong những văn bản có tính chất

chính thức, nó không bắt buộc đối với các văn bản có tính chất cá nhân như thư riêng Và nói chung là không được dùng đối với cá nhân, nhưng cá nhân với tư cách công dân phải dùng

1

Ngoại trừ đơn từ, khiếu tố, khiếu nại thuộc lãnh vực cá nhân thì thông số ngày tháng đặt

ở cuối văn bản Còn các văn bản liên quan đến quản lý nhà nước được ghi ngay ở đầu văn bản

để giúp cho người nhận văn bản theo dõi thời gian ban hành được thuận lợi Địa danh cần ghi

cần ghi tên cơ quan chủ quản lên trước Cách ghi như trên cho phép xác định mối quan hệ chỉ đạo giữa các cơ quan trong hệ thống, bộ máy quản lý ở mức độ trực thuộc với sự liến đới chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý và điều hành 1Về 1nguyên tắc, cơ quan chủ quản có chức năng quản lý chung và có thể đại diện cho cơ quan trực thuộc trước pháp luật, khi cơ quan trực thuộc hoạt động dưới sự chỉ đạo chung, thống nhất trong toàn bộ hệ thống Giữa các cơ quan không cùng hệ thống chủ quản hoặc không cùng chức năng trong bộ máy quản lý nhà nước thì

việc ghi tên cơ quan cấp trên theo một quan hệ nào đó là không mang tính bắt buộc Ngoài

mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và trực thuộc của các cơ quan ban hành văn bản, việc ghi tên trên văn bản còn có ý nghĩa giao dịch

1

Dưới tên cơ quan 1là 1số và 1kí 1hiệu của văn bản 1số 1được đánh theo từng năm, bắt đầu từ 1/1 Cũng có thể đánh số chung cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành nếu thấy số lượng văn bản của cơ quan hàng năm không lớn lắm Nếu số lượng văn bản hàng năm lớn hơn

1000 thì việc phân loại văn bản có thể đánh số theo từng thể loại Kí hiệu văn bản theo điều 5

của Bảng điều lệ về công văn giấy tờ, lưu trữ được tạo thành bởi các chữ viết tắt, in hoa của

mỗi loại văn bản và tên đơn vị làm ra văn bản đó

bản lưu trữ văn bản và đôi khi được sử dụng như một tiền giả định và để gọi tên, để giao dịch

Bởi vậy việc lập kí hiệu phải thống nhất, không những trong mỗi cơ quan mà còn đặt ra cho toàn bộ hệ thống chủ quản Việc tùy tiện thay đổi hệ thống kí hiệu văn bản sẽ gây nhiều khó khăn cho việc đăng kí lưu trữ tra tìm và đặc biệt là sự thống nhất về tiền giả định Khác với các

yếu tố khác, số và kí hiệu văn bản không nói lên giá tri pháp lý của văn bản

1

Nhìn chung các loại văn bản đều phải được xác định tên loại khi soạn thảo Trừ văn bản công văn là thuật ngữ chung để dùng cho văn bản giao dịch, không đòi hỏi ghi tên loại lên văn

bản, còn các tên gọi khác đều phải ghi rõ trên đầu văn bản, dưới ngày tháng và địa danh Một

yếu tố luôn luôn đi kèm với văn bản là trích yếu nội dung

1

Là phần chủ yếu của bất kỳ văn bản nào Ở phần này người soạn thảo phải lựa chọn kết

cấu, văn phong thích hợp cho từng loại văn bản, phải xử lý các thông tin để đưa vào văn bản,

nhằm làm cho văn bản thực hiện tốt các chức năng của nó

Nhìn chung văn bản có các loại bố cục: bố cục hai thành phần và bố cục ba thành phần

Ví dụ: báo cáo, tờ trình có bố cục ba thành phần Thông báo, quyết định có bố cục hai thành

phần

1

Tùy theo độ dài ngắn của văn bản, mỗi một phần như vậy sẽ tương ứng với một hay nhiều đoạn văn Dù bố cục hai, ba thành phần thì phần thân bài (giải quyết vấn đề) vẫn là phần quan trọng nhất, vì tại đây, nó tập trung những thông tin chính

Trong bố cục hai thành phần đối với thể loại thông báo, cần lưu ý là: Tiêu đề tức là tên

thể loại và phần trích yếu nội dung được coi là phần mở, phần còn lại được coi là toàn bộ nội dung thông báo

2

1

Có liên quan đến phân đoạn Ngoài những trường hợp phân đoạn nhằm tác dụng nhấn

mạnh, còn nói chung phân đoạn phải dựa vào nội dung Khái quát như sau:

- 1Một văn bản dù ngắn hay dài, dù đơn giản hay phức tạp đều đề cập đến một chủ thể

nhất định Chủ thể có thể là người, là sự kiện, là hiện tượng, ký hiệu là (C) và trong văn bản khi một chủ thể thay đổi thì nó tương ứng với một đoạn văn Mọi văn bản dù đơn giản hay

phức tạp, dù dài hay ngắn đều đề cập đến sự hoạt động của chủ thể, kí hiệu (V) Hoạt động của

chủ thể có thể là hành động, có thể là trạng thái, có thể là tính chất và trong một văn bản khi đề

cập đến nhiều (V) thì mỗi một (V) tương ứng với một đoạn văn

1

(C) là ai, cái gì; (V) tại sao, vì sao; (T) thời gian, khi nào; (k) không gian, ở đâu

- 1Tương tự một văn bản dù đơn giản hay phức tạp, ngắn dài thì cũng phải đề cập đến

một thời gian, một thời điểm, kí hiệu (T) Trong một văn bản có nhiều (T), khi mỗi (T) thay đổi sẽ tương ứng với một đoạn văn và cuối cùng một văn bản dù đơn giản hay phức tạp, dài hay ngắn đều đề cập đến một không gian, một địa điểm nhất định, kí hiệu (k), chúng trả lời cho câu hỏi ở đâu? Trong một văn bản có nhiều (k) thì khi mỗi một (k) thay đổi nó sẽ tương ứng với một đoạn văn

2

* 1Ngoài việc phân đoạn mạch lạc, rõ ràng, hợp lí cần chú ý đến vai trò của các trạng ngữ

mở đầu các phần, các chương, các đoạn Ví dụ: 1v ề 2kinh t ế, 1nói cho hết phần kinh tế; 1v ề giáo

d ục, 1nói cho hết phần giáo dục

* 1Cũng cần chú ý các câu chủ đề trong đoạn, trong các phần của văn bản

* 1Đối với những văn bản dài, phức tạp, cần phải sử dụng câu nối đoạn văn trong văn bản

bởi vì câu nối ngoài chức năng liên kết nó còn phục vụ cho việc tóm tắt nội dung văn bản

2

Về 1nguyên tắc, không có các qui định bắt buộc cho cách diễn đạt câu trong văn bản hành chính Độ dài, ngắn của câu có thể khác nhau Như chúng ta đều biết, câu có phần chủ ngữ, vị

ngữ, ngoài ra nó còn bổ ngữ, định ngữ, trạng ngữ Nhưng không được sử dụng câu đặc biệt, có

thể sử dụng câu tình lược

1

Đối với câu chủ động và bị động thì vai trò và sắc thái nghĩa của chúng khác nhau, tương

tự đối với câu khẳng định và câu phủ định vai trò và sắc thái nghĩa của chúng cũng rất khác nhau

1

Kinh nghiệm cho thấy việc lựa chọn kiểu câu nào để áp dụng vào từng loại văn bản đòi

hỏi phải rất linh hoạt Trong các văn bản có tính chất truyền đạt mệnh lệnh, người ta thường sử

dụng hai dạng câu, đó là câu chủ động và khẳng định Trong các văn bản có tính chất phế phán

hoặc đề cao tính khách quan, người ta sử dụng câu phủ định và câu bị động

1

Ví dụ:

1

"Những nguyên tắc qui định về công tác quản lý, bảo vệ xăng dầu không được tôn trọng

Chế độ trách nhiệm không được thi hành nghiêm túc" Câu khẳng định, bị động Câu phê phán, đề cao tính khách quan

2

Nhà trường lưu ý các khoa và các đơn vị không để quá lâu việc báo cáo tình hình sinh viên năm thứ nhất vào trường theo mẫu thống kê cụ thể: đối tượng, thành phần và kết quả thi tuyển Các số liệu đó rất cần để nhà trường tổng hợp tình hình báo cáo kịp thời về Bộ"

2

* Một cách hành văn khác cũng thường hay gặp trong văn bản hành chính là cách viết đảo ngữ, đó là thay đổi cách sắp xếp, vị trí các thành phần câu Cách hành văn này thường có tác dụng nhấn mạnh một ý tưởng, một nguyên nhân nào đó

Ví dụ 21: 2"Kinh phí dỡ bỏ công trình và kinh phí cải tạo tầng ngầm nhà B khu tập thể X đều không được các bên có trách nhiệm tính toán chính xác Vì vậy đã gây nhiều lãng phí không đáng có"

2

Ví dụ 2: "Tăng cường công tác tuyên truyền, tăng cường các biện pháp kiểm tra, xử lý

kịp thời các vụ vi phạm, duy trì thường xuyên và khuyến khích các biện pháp hòa giải nội bộ

đó là những khâu rất quan trọng để đẩy mạnh phong trào trật tự trị an ở nông thôn hiện nay"

Viết lại câu 2: Một trong những khâu rất quan trọng để đẩy mạnh phong trào ưật tự tri an

ở nông thôn hiện nay là cần tăng cường công tác tuyên truyền, tăng cường các biện pháp kiểm tra, xử lý kịp thời các vụ vi phạm, duy trì thường xuyên và khuyến khích các biện pháp hòa

vấn đề chính cần tình bày

2

Ví dụ: "Toàn thể các đơn vị trực thuộc của ngành đều đã hoàn thành việc báo cáo tiến độ kinh doanh 6 tháng đầu năm", "Ở tất cả các quận nội thành đều có hiện tượng hè phố bị lấn chiếm trái phép"

* 2Tùy theo nhu cầu diễn đạt, không phải lúc nào cũng dùng từ, cụm từ tổng quát hóa, nhiều khi cũng cần liệt kê cụ thể

2

Ví dụ: "Các tỉnh thuộc khu IV cũ như Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình hiện đang bị hạn hán nặng"

Nhìn chung các loại câu cụ thể có vai trò quan trọng trong văn bản có tính chất tường tình, diễn giải, giới thiệu

* 2Có một số kiểu câu như loại câu hoài nghi, câu phiếm định, không nên dùng trong văn

bản hành chính Vì do đặc điểm của loại câu này, sẽ tạo nên nghĩa không rõ ràng

1

Ví dụ: "Về đề nghị xin tăng thêm địa điểm làm việc cho xí nghiệp điện dân dụng thị xã, UBND hiện chưa có quyết định đồng ý hay không Sau khi xét UB sẽ có thông báo để xí nghiệp biết"

* 1Cuối cùng trong văn bản hành chính cần chú ý đến mối liên kết giữa các câu

1

Cùng với cách đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng

Từ ngữ trong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Trong sáng, dễ hiểu, đơn nghĩa không dùng từ hình tượng, từ ngữ phải mang tính trung hòa Vai trò của từ Hán Việt, các thuật ngữ chính trị, khoa học, kinh tế - xã hội rất quan trọng, cần hiểu rõ nghĩa và sử dụng đúng, chú ý đến trật tự từ Ví dụ: 1Qu ản lý nhà nước 1khác với 1nhà nước quản lý Tổng hợp

k ết quả 1khác với 1k ết quả tổng hợp

1

Cũng đặc biệt chú ý đến việc viết tắt Đối với những cơ quan, những tổ chức, những

chức danh tương đối phổ biến thì có thể dùng tắt tố, còn đối với các tên chưa phổ biến rộng rãi thì tốt nhất là viết nguyên

* 1Một vấn đề cũng cần chú ý là từ ngữ xưng hô Nhìn chung nguyên tắc sử dụng đại từ trong văn bản hành chính phải bảo đảm hai yêu cầu: lịch sự và khách quan 1Về 1tự xưng, nếu cơ quan gửi văn bản là cấp dưới thì phải tự xưng đầy đủ tên cơ quan mình ở đầu văn bản Nếu văn

bản được gửi cho cấp dưới thì khi tự xưng, cơ quan cấp trên có thể chỉ nêu tên cấp bậc chủ quan như Bộ, UBND, LHXN, Tổng công ty v.v

2

Ví dụ:

- 2Với tư cách là Chủ tịch UBND tỉnh, xin đề nghị đồng chí cho

- 2Theo yêu cầu của quý cơ quan, với tư cách là giám đốc khách sạn tỉnh, tôi xin báo cáo việc

2

Cách hô, gọi có liên quan đến cơ quan nhận văn bản Các đại từ có liên quan đến hô, gọi thường gắn liền với cơ quan nhận văn bản, việc gọi tên cơ quan nhận văn bản cũng cần phải

bảo đảm tính lịch sự, trang trọng và thể hiện được mối quan hệ hành chính giữa cơ quan gửi và

cơ quan nhận Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp dưới trực thuộc thì khi gọi tên cơ quan nhận

chỉ cần nếu tên cơ quan một cách tổng quát

2

Ví dụ: Sở công nghiệp và các sở có liên quan đến việc cải tạo nhà máy cần báo cáo thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch cho UBND thành phố

2

Nhưng nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang cấp hoặc khác hệ thống chủ quản thì

cần xưng gọi đầy đủ tên cơ quan đó để thể hiện tính lịch sự trong quan hệ công tác

2

Ví du: Nhà máy điện Phú Mỹ xin đề nghị

2

Đối với cơ quan cấp trên, việc xưng gọi cần thể hiện tính trang trọng lịch sự và đặc biệt

thể hiện tính chất dưới bậc của cơ quan mình

2

Ngoài các điều vừa nêu trên khi nhắc lại lần thứ hai hoặc cuối văn bản tên cơ quan nhận, người ta thường dùng từ quí phòng, quí sở, quí bộ, quí cơ quan, quí trường, quí viện v.v

2

* Cũng giống như các văn bản khác, văn bản hành chính có một số từ, một số cụm từ nó

lặp đi lặp lại nhiều lần , nói theo thuật ngữ thống kê, nó xuất hiện với tần số cao Việc hiểu rõ nghĩa và cách dùng của các từ, các cụm từ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản

2

Ví dụ: Để mở đầu văn bản, các từ ngữ sau đây thường được dùng: "Căn cứ vào ", "Theo

đề nghị của ông ", "Trả lời công văn số của ", "Để giải quyết ", "Tiếp theo công văn

số ", "Để tiếp tục thi hành quyết định số "

* 2Một số từ, cụm từ liên kết giữa các phần trong văn bản: "Dưới đây là ", "Về vấn đề trên ", "Dựa vào các qui định trên ", "Tuy nhiên ", "Ngoài ra ", "Một mặt khác ", "So

với yêu cầu đặt ra ", "Để tiếp tục giải quyết "

* 2Một số từ, cụm từ dùng để hỏi ý kiến cấp dưới: "Đề nghị quí cơ quan cho biết ý kiến về

"Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết ",

* 2Một số từ, cụm từ dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên: "Chúng tôi cho

rằng ", "Theo ý kiến của cơ quan chúng tôi ", "Chúng'tôi nhận thấy ", "Xin trân trọng đề nghị ", "Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến của ", "Rất mong giải quyết kịp thời"

* 2Một số từ, cụm từ dùng để yêu cầu, nhắc nhở thực hiện: "Nhận được văn bản này, yêu

cầu các đơn vị ", "Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thực hiện này", "(Tên cơ quan) yêu

cầu các đơn vị có kế hoạch triển khai kịp thời"

* 2Trong văn bản hành chính một số từ, một số cụm từ chuyên dùng để trình bày những

vấn đề cần phải hạn chế, hay cần phải tiếp tục làm sáng tỏ Chẳng hạn như: "Theo tính thần ở văn bản chỉ thị thì ", "Chúng tôi tạm thời giải quyết ", "Trong tình hình trước mắt ", "Xét

về mặt ", "Với cương vị là ", "Trong khoảng thời gian là "

* 2Cuối cùng là có một số từ, ngữ dùng để kết thúc văn bản: "Xin trân trọng cảm ơn đồng chí ", 'Trân trọng kính chào", "Xỉn gửi tới quí cơ quan lời chào trân trọng", "Xin đề nghị 2lưu 2ý giải quyết Chúng tôi trân trọng cảm ơn"

2

Đối với các văn bản quy phạm pháp luật phần kết thúc có điểm khác hơn Đó thường là

những yêu cầu phải thực hiện hoặc yêu cầu thực hiện theo hiệu lực thi hành

2

Ví dụ.:

- 2Quyết định này có hiệu lực từ ngày ban hành

- 2Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan

- 2Chỉ thị này thay các chỉ thị

1.1.5 Đặc điểm ngôn ngữ của một số thể loại văn bản hành chính thông thường

1.1.5.1 Văn bản công văn

3

2

Công văn hành chính là một loại văn bản chỉ mang tính chất trao đổi thông tin, nó như

một loại thư từ bình thường, nhưng đây là một sự trao đổi mà đại diện là cơ quan và nhằm đến

mục đích là giải quyết những nhiệm vụ chung Như vậy, công văn có phạm vi sử dụng rất

rộng Thí dụ để thông báo một vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản

lập qui đã ban hành Công văn cũng có thể để hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên Công văn cũng có thể dùng thông báo một hoạt động sẽ diễn ra trong tương lai Công văn

cũng có thể dùng để hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của một cơ quan Công văn cũng dùng để trình bày một kế hoạch mới, một đề nghị mới gửi lên cấp trên Công văn cũng có

thể dùng để xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan Công văn có thể dùng

để thăm hỏi, cảm ơn v.v

- 2Ngày, tháng, địa chỉ soạn thảo văn bản

- 2Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản

- 2Cơ quan nhận hoặc cá nhân nhận

Hỏi ý kiến: "Cơ quan chúng tôi dự kiến xây dựng theo thiết kế "

- 2Phần nội dung chính của công văn, phần này trình bày các yêu cầu cần giải quyết, đây

là phần cơ bản của công văn, cần phải trình bày rõ ràng, chính xác, cụ thể các yêu cầu đặt ra Xoay quanh mục tiêu chung của công văn

Xét thuần túy về mặt diễn đạt, phần nội dung chính cần phải chọn một văn phong thích

hợp Chẳng hạn nếu như là công văn trả lời thì lời lẽ phải dứt khoát, mạch lạc, tránh kiểu trả

lời khó hiểu, lập lờ Khi cần thiết phải lập luận chặt chẽ cho quan điểm của mình nêu rõ lí do

vì sao ủng hộ hay vì sao từ chối một đề nghị được gửi đến để hỏi ý kiến Nếu công văn giải thích thì cần phải khách quan và cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện Nếu là công văn từ chối một

cầu thì cần phải lịch sự, khiêm tốn, nếu là công văn thăm hỏi thì phải thể hiện tình cảm ân cần, chân thật, nhitìig đôi khi cũng phải chấp nhận tính chất sáo mòn

2

Nếu là công văn đề xuất thì viết chặt chẽ, logic, có lập luận xác đáng, có luận chứng,

luận cứ rõ ràng

2

Nếu là công văn tiếp thu phê bình thì cần phải mềm mỏng cầu thị, khiêm tốn, đặc biệt là

gửi cho thông tân, báo chí

- Đề nghị Bộ sớm có ý kiến chỉ đạo để xí nghiệp giải quyết kịp thời công việc nói trên

- 2Rất mong sớm nhận được quí cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi

- 2Trường yêu cầu khoa nghiên cứu kỹ để thực hiện tốt các nội dung trên đây

2

- Chức vụ và người kí văn bản, chữ kí, tên người kí, con dấu cơ quan, nơi nhận phụ nếu

có Và đối với một số văn bản có thêm văn bản kèm theo

việc cho các cơ quan, các đơn vị hoặc cá nhân liên quan biết, cũng có khi thông báo được dùng

để giới thiệu một chủ trương, một chính sách chưa được thể chế hóa bằng các văn bản thích

hợp Trong trường hợp này thông báo mang tính chất của một văn bản phổ biến chủ trương chính sách mà các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc

hoặc dùng để phối hợp công tác với các cơ quan

- 1Thông báo tuyển quân không thay cho quyết định nhập ngũ

- 1Thông báo nghỉ hưu không thay cho quyết định nghỉ hưu

1

Thông báo dùng để báo một sự việc, một tin tức, một cuộc hội nghị, hội thảo khoa học,

hoặc thông báo về một văn bản mới ban hành về một qui định mới, một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan

1

Hoặc thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý, lãnh đạo UVí

dụU: Thông báo việc thay đổi tên cơ quan, thay đổi trụ sở, thông báo chữ kí Trong ba trường

hợp này, về mặt nào đó nó rất gần với công văn trao đổi

Thông báo thường có hai phần:

- 1Phần một: Gồm quốc hiệu, ngày tháng và nơi viết thông báo, cơ quan thông báo, số và

kí hiệu, trích yếu nội dung, tên văn bản, nội dung được viết thành một nhóm

phải dễ hiểu, không cần phải lập luận, cũng không cần phải bộc lộ tình cảm

2

Thông báo không phải là một văn bản pháp quy nên không bắt buộc phải do thủ trưởng

cơ quan kí, thông thường văn phòng hoặc phòng hành chính được giao làm thông báo và phụ trách các đơn vị được phép kí thông báo

1.1.5.3 T ờ trình

3

2

Là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất một giải pháp, một dự

án với cơ quan cấp trên Tờ trình có thể có liên quan đến nhiều vấn đề thông thường, xuất hiện trong quá trình điều hành công việc Tờ tình cũng có thể liên quan đến chính sách, đến chủ trương, đến pháp luật, qui trình sản xuất, đặc biệt là các dự án, các kế hoạch

- Phần 21: 2Thành phần, thể thức hành chính về cơ bản giống các loại văn bản khác, đó là

quốc hiệu, ngày tháng, địa điểm biên soạn tên gọi vấn đề được đệ trình, tên cơ quan đơn vị đệ trình, số, kí hiệu cơ quan nhận tờ trình

Do đặc điểm của một văn bản có tính chất đề xuất vấn đề, cách hành văn trong tờ trình

phải nhằm đạt được mục tiêu đặt ra nên cần rõ ràng, có lĩ lẽ chặt chẽ, trong đó cần chú ý các yêu cầu cụ thể sau đây:

- 2Ở phần trình bày lí do, lời lẽ phải có tính khách quan

- 2Phần đề nghị cần viết thật rõ ràng có tính thuyết phục, tốt nhất phải chia thành những

tiểu mục, các luận cứ được sử dụng trong tờ trình phải mang tính chất điển hình, đáng tin cậy

- 2Phần phân tích lợi ích, khó khăn của các đề án cần phải lập luận một cách logic, toàn

diện, tránh chủ quan

- 2Phần cuối cùng của tờ trình là chữ kí, chức vụ của người thay mặt cơ quan đệ trình,

nếu tờ trình gởi đến nhiều cơ quan để tranh thủ ý kiến thì cuối tờ trình cần ghi thêm các cơ quan này ở phần nơi nhận

- 2Tờ trình thường kèm theo phần phụ lục nhằm mục đích minh họa cho phần nội dung, cho các đề xuất trong tờ trình

1.1.5.4 Báo cáo

3

2

Báo cáo là một văn bản dùng để trình bày kết quả đã đạt 2được 2trong hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý lãnh đạo và đề

xuất những chủ trương mới thích hợp Báo cáo cũng có thể dùng để mô tả sự phát triển diễn

biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra

2

Ví dụ: Báo cáo về ô nhiễm môi trường

2

Báo cáo có thể viết định kì, cũng như có thể viết theo yêu cầu của cơ quan quản lý, các

cơ quan cấp trên có thể dùng nó như một phương tiện để kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kì hay trong từng phạm vi nhất định

Như vậy, báo cáo cũng là một thể loại có phạm vi hoạt động rất rộng, thậm chí rộng hơn

rất nhiều so với thông báo và tờ trình