K IL
O B
O O
K S C O
M
1.M c đích, ý ngh a đ tài:
H u h t ho t đ ng c a c quan t ch c đ u đ c ghi l i trong các v n
b n.V n b n là b ng ch ngch ng minh cho s t n t i và phát tri n c a c quan
đó Nó luôn ch a đ ng nh ng thông tin quý báu ghi l i ho t đ ng, k t qu c a
ho t đ ng và đ ng th i nó là thông tin nguyên li u cho m i ho t đ ng m i.Vì l
đó, v n b n sinh ra không ph i ch đ dùng m t l n mà chúng c n đ c t p h p
l i trong các h s nh m b o v an toàn và ph c v cho vi c khai thác s d ng
trong hi n t i và t ng lai.V n đ này c ng đ c quy đ nh t i đi u 11 Pháp l nh
l u tr qu c gia-2001 nh sau:”C quan, t ch c,cá nhân trong quá trình xây
d ng, ban hành v n b n và s d ng tài li u v n th ph i l p thành h s và b o
v an toàn”.Tuy nhiên trong th c t công tác này v n ch a th c hi n m t cách
tri t đ Tình tr ng h s ch a đ c l p còn ph bi n hay có l p c ng ch đ có
(T c ch t l ng h s ch a đ m b o) Tình tr ng đó d n t i vi c gây m t mát,
th t l c, khó tra tìm tài li u,gi m hi u su t công tác c a cán b và toàn th c
quan.Th y đ c t m quan tr ng c a công tác này,trong đ t th c t p th c t n m
Sau là đ sinh viên có d p tìm hi u tình hình th c t công tác ban hành v n
b n, l p h s Qua đó có th so sánh đ i chi u gi a lý lu n và th c ti n và nâng
cao h n n a nh n th c v ngh nghi p
Trang 3K IL
O B
O O
K S C O
M
V n d ng ki n th c đã h c đ th c hành các k n ng nghi p v , rèn luy n
tay ngh , t o th n l i cho viêc th c t p n m sau và công tác sau này
Bên c nh đó, đ tài còn là d p rèn luy n thói quen nghiên c u khoa h c trong
sinh viên giúp h có m t phong cách h c t p m i: tìm tòi, sáng t o, ch đ ng h n
Nh v y v i các m c đích trên, đ tài này th c s la m t đ tài vô cùng b
ích và c n thi t cho sinh viên
Trang 4K IL
O B
O O
K S C O
M
hoàn thành đ tài nghiên c u này tôi đã nh n đ c s giúp đ t n tình
c a th y cô giáo trong khoa đ c bi t là th y giáo - ng i đã tr c ti p h ng d n
tôi, bên c nh đó ph i k t i các cô cán b v n phòng công ty i n l c Hà N i
Tuy nhiên do còn thi u kinh nghi m và h n ch v m t th i gian nên bài vi t c a
tôi không tránh kh i thi u sót, tôi kính mong s nhân xét và đóng góp ý ki n c a
th y cô và m i ng i
Tôi xin chân thành c m n!
Trang 5K IL
O B
O O
K S C O
ngh a nh sau:”H s là m t t p v n b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t
v n đ , m t s vi c, m t đ i t ng c th ho c có m t (hay m t s ) đi m chung
nh tên lo i v n b n, c quan, t ch c ban hành v n b n, th i gian hay nh ng
đ a đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi gi i quy t công vi c thu c
ph m vi ch c n ng nhi m v c a m t c quan,t ch c hay c a m t cá nhân.L p
h s là vi c t p h p và s p x p v n b n, tài li u hình thành trong quá trình theo
dõi gi i quy t công vi c thành h s theo nguyên t c và ph ng pháp nh t đ nh”
Trong giáo trình Lý lu n và Ph ng pháp Công tác V n th , PGS V ng
ình Quy n có đ nh ngh a nh sau: “H s là m t t p v n b n hay m t v n b n
có liên quan v m t v n đ , s vi c (hay m t ng i) hình thành trong quá trình
gi i quy t v n đ s vi c đó ho c đ c k t h p l i do có nh ng đi m gi ng nhau
v hình th c nh cùng lo i v n b n, cùng tác gi , cùng th i gian ban hành”
“L p h s là t p h p nh ng v n b n hình thành trong quá trình gi i quy t công
vi c c a c quan,t ch c, cá nhân theo t ng v n đ , s vi c ho c theo các đ c
đi m khác c a v n b n, đ ng th i s p x p và biên m c chúng theo ph ng pháp
khoa h c”
Nh v y c hai đ nh ngh a trên ta th y có nh ng đi m chung sau:
Trang 6K IL
O B
O O
K S C O
M
Th nh t, h s đ c l p t t c các c quan, t ch c, cá nhân mà trong
quá trình gi i quy t công vi c h có s n sinh v n b n H s ph n ánh quá trình
ho t đ ng c a c quan, t ch c, cá nhân đó
Th hai, h s là t p h p các v n b n có th là m t hay nhi u v n b n khác
nhau và chúng có m i liên h m t thi t v i nhau S l ng các v n b n trong h
s ph thu c vào s s n sinh v n b n trong quá trình gi i quy t công vi c đó
Th ng thì m t h s ch a đ ng nhi u v n b n vì đ gi i quy t m t công vi c
nào đó c n ph i ti n hành qua nhi u công đo n khác nhau liên quan đ n nhi u
ng i vì l đó v n b n s n sinh ra nhi u và chúng đ u đ c t p h p l i trong h
s Nh ng c ng có nh ng h s ch có m t v n b n khi mà v n b n đó đã ph n
ánh tr n v n m t v n đ Và tiêu chí c a vi c l a ch n v n b n trong h s đó
chính là m i liên h gi a các v n b n này.m i liên h gi a các v n b n trong h
s đ c t o b i các tiêu chí nh : cùng ph n ánh m t s vi c, v n đ hình thành
trong quá trình gi i quy t công vi c đó, ngoài ra chúng còn đ c k t h p l i b i
nh ng đ c tr ng nh : v tên lo i v n b n, v tác gi , v c quan giao d ch, v
th i gian, v đ a d (đ i v i h s cá nhân thì đó là liên quan v m t ng i)
Trong các đ c tr ng trên thì đ c tr ng v n đ là đ c tr ng c b n nh t và là đ c
tr ng tiêu chu n c a l p h s
T các đ c tr ng trên ta th y h s đ c phân làm nhi u lo i khác nhau
nh : h s công vi c, lo i h s (h s đ c k t h p l i do có nh ng đi m gi ng
nhau v hình th c nh tên lo i, tác gi , th i gian, đ a d , c quan giao d ch)
Ngoài ra trên th c t còn phân h s thành h s hi n hành và h s l u
tr (đ c l p v n th hay đ c khôi ph c trong l u tr t nh ng v n b n r i
l ) Vi c phân lo i h s này đ ta có th so sánh các lo i h s v i nhau đ có
th tìm ra ph ng pháp t i u nh t đ gi gìn, b o v và nh m m c đích cu i
cung là có th tra tìm d dàng ph c v cho khai thác s d ng tài li u có hi u qu
nh t
1.2 H s hi n hành
Trang 7K IL
O B
O O
K S C O
M
Nh trên đã trình bày, khái ni m h s hi n hành là khái niêm dùng đ
phân bi t v i các lo i h s đ c khôi ph c trong l u tr V m t lý thuy t, h
s đ c l p t i khâu v n th , song song v i quá trình gi i quy t công vi c c a
các cán b công nhân viên H s đ c l p nh v y s d m b o cao nh t yêu c u
v ch t l ng, h n ch t i đa tình tr ng m t mát, th t l c tài li u Tuy nhiên
trong th c t , trong quá trình gi i quy t công vi c c a mình, do thói quen, r t ít
cán b l p h s công vi c Vì v y khi vào trong l u tr các cán b l u tr l i
ph i làm m t đ ng tác đó là phân đ nh kh i v n b n bó gói đó đ l p thành h
s
Khái ni m h s hi n hành đ c dùng v i ngh a là đ ch các h s đ c
l p khâu v n th , b t đ u t khi công vi c b t đ u đ c gi i quy t cho t i khi
công vi c đó k t thúc Vi c phân lo i h s hi n hành c ng s d ng các tiêu chí
c a h s nói chung
Ngoài ra, h s hi n hành theo m t ngh a h p h n thì đó ch là h s công
vi c – h s l p theo tiêu chí v n đ , ph n ánh quá trình gi i quy t công vi c đó
Bên c nh cách phân lo i h s trên, h s hi n hành còn đ c phân lo i
d a vào n i dung công vi c mà h s đó ph n ánh.theo cách này h s đ c phân
theo các m t ho t đ ng chính c a c quan Các lo i h s hi n hành đó là:
H s nguyên t c:là t p h p b n sao v n b n c a các c quan t ch c có
th m quy n quy đ nh v m t m t, m t l nh v c công tác nh t đ nh dùng làm c n
c đ gi i quy t công vi c hàng ngày H s nguyên t c giúp cán b làm vi c
không trái v i Hi n pháp, Pháp lu t và quy đ nh c a c quan c p trên
H s công vi c (h s hi n hành ) là h s mà tài li u trong h s đó ph n
ánh v quá trình gi i quy t công vi c c a các cán đ th c thi ch c n ng nhi m
v đ c giao
H s tài chính là h s th hi n thu chi tài chính trong c quan t ch c
H s xây d ng c b n là h s v xây m i, c i t o, k thu t, tài chính c a
công trình,…v tr s làm vi c c a c quan
Trang 8K IL
O B
O O
K S C O
M
H s máy móc trang thi t b là h s v xu t x , b o hành, b o trì, máy
móc thi t b t i c quan, t ch c
H s trình ký là h s đ trình lên c p trên xin ý ki n, phê duy t v m t
v n đ nào đó H s trình ký n u đ c phê duy t s tr thành h s công vi c
L p h s hi n hành có tác d ng qu n lý ch t ch v n b n tài li u hình
thành trong quá trình gi i quy t công vi c, gi gìn bí m t c a c quan; nâng cao
hi u su t ch t l ng công tác c a cán b và toàn th c quan; va t o thu n l i
cho công tác l u tr
h s phát huy h t vai trò c a mình thì công tác l p h s c n đ m b o
các yêu c u nh : h s ph i ph n ánh đúng ch c n ng nhi m v c a c quan
t H s còn là b ng ch ng ch ng minh cho h at đ ng c a cán b đó Tuy
nhiên l p h s là m t công vi c không h đ n gi n mà còn mang tính k thu t
nghi p v cao Vì th trong th c t vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s
còn nhi u t n t i nh còn l n x n, thi u v n b n , phá v các m i liên h khách
quan s n có
2 Ý ngh a, tác d ng c a vi c xác đ nh thành ph n tài li u trong h s
hi n hành đ i v i c quan đ n v và cán b l p h s
2.1 i v i cán b l p h s :
Thành ph n tài li u trong h s đ c hi u là toàn b các y u t v n b n
c u thành nên h s đó đ tr l i cho câu h i: g m lo i nào? c a ai? Mang n i
dung gì?
Trang 9K IL
O B
O O
K S C O
M
Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s t c đ m b o các yêu c u c b n
c a công vi c l p h s :ph n ánh ch c n ng nhi m v c a c quan, công vi c
li u trong h s t t s cho m t h s có ch t l ng, là b ng ch ng ch ng minh
s hoàn thành nhi m v c a cán b trong các cu c ki m tra, thanh tra
2.2 i v i c quan, đ n v :
Xác đ nh thành ph n tài li u trong h s t t s h n ch tài li u trùng th a
nh v y s góp ph n t o thu n l i trong công tác l u tr nh : t o thu n l i cho
phân lo i(không n m đ c thành ph n h s s không phân lo i đ c); xác đ nh
giá tr tài li u; ti t ki m giá t , nhân s , ti n c a …c a c quan, đ n v
M t khác, nó c ng góp ph n ch ng minh s minh b ch trong ho t đ ng c a
c quan đ n v Là các c n c đ xét thi đua khen th ng
Và còn nhi u ý ngh a khác n a Nhìn chung vi c xác đ nh thành ph n tài
li u trong h s có ý ngh a l n lao đ i v i không ch các cán b mà còn đ i v i
c đ n v , c quan Do v y c n th c hi n t t công tác này
Trang 10K IL
O B
O O
K S C O
M
hành l i đi n; kh o sát thiêt k l i đi n; xây l p đi n; cung c p các d ch v
liên quan đ n ngành đi n…
Phòng Qu n lý đ u th u đ c l p nên v i ch c n ng đó là: Tham m u, đ
xu t giúp Giám đ c Công ty trong qu n lý, ch đ o công tác đ u th u trong toàn
Công ty và m t s công vi c khác đ c giao; t ch c th c hi n và h ng d n,
v n b n h ng d n khác ng th i công ty c ng ban hành nh ng quy đ nh quy
trình riêng đ phù h p h n v i tình hình th c t c a công ty, đó là b n Quy trình
qu n lý và luân chuy n v n b n d c ban hành kèm theo Quy t đ nh s 442/Q
- LHN – P01 ngày 23/01/2006 c a V n phòng công ty M c 6 c a quy trình có
quy đ nh c th v công tác l p h s nh sau:
H s công vi c là toàn b nh ng công v n gi y t , tài li u có liên quan
ch t ch v i nhau trong quá trình gi i quy t công vi c, t khi b t đ u đ n khi k t
thúc
M i v n b n, tài li u đ tra c u đ u ph i l p h s ; nh ng v n b n giao
dch không liên quan đ n công vi c chính c a công ty thì không đ trong h s
Tài li u có trong h s công vi c bao g m t p h p các h s trình kí v m t
công vi c (đ i v i công vi c ph i trao đ i nhi u l n) Ho c là h s trình kí
Trách nhiêm c a các đ n v và cá nhân trong công ty: t t c cán b công
nhân viên ch c khi đ c giao gi i quy t công vi c c th ph i có trách nhi m
l p h s công vi c mình gi i quy t; tr ng các phòng ban đ n v có trách
nhi m t ch c và th c hi n vi c l p danh m c h s và ch đ o cán b trong đ n
v mình l p h s khi ti n hành gi i quy t công vi c theo quy đ nh
Trang 11K IL
O B
O O
K S C O
M
Các đ n v , cá nhân trong công ty ph i giao n p h s , tài li u có giá tr
l u tr vào l u tr hi n hành
M i cán b , công ch c, viên ch c tr c khi ngh h u, thôi vi c hay chuy n
công tác khác đ u ph i bàn giao l i h s tài li u cho đ n v hay ng i k
nhi m
Trên đây là khái quát nh ng quy đ nh c a công ty v l p h s hi n hành
Hi n nay công ty còn d ki n ban hành v n b n “quy trình ki m soát h s ” đ
quy đ nh rõ v h s thành ph n tài li u trong các lo i h s
Trên th c t , công ty h t s c quan tâm t i v n đ này b o qu n t t h
s hi n hành, công ty đã trang b cho các phòng ban các t đ ng h s tài li u
đ y đ và m t h th ng 03 kho l u tr hi n hành
T i Phòng Qu n lý u th u: Trong quá trình ho t đ ng c a mình công ty
đã s n sinh ra các lo i h s nh : h s công vi c, h s nguyên t c, h s trình
kí, h s tài chính, h s xây d ng c b n, h s máy móc trang thi t b , h s
nhân s , t p công v n l u và m t s lo i h s khác
Phòng đã l p các h s công vi c, ch y u là h s đ u th u ây là lo i h
s chuyên môn mang tính đ c thù c a Phòng H s đ u th u đ c l p theo m i
gói th u m t gói th u ng v i m t b h s Thành ph n tài li u c a b h s
này là các tài li u khoa h c k thu t ph n ánh quy trình th t c đ u th u các gói
th u t i công ty Nó bao g m các v n b n trong h s pháp lý, các h s d th u,
* u đi m: Phòng đã có ý th c l p h s công vi c, đã ph n nào đáp ng
các yêu c u c a công tác l p h s (ph n ánh đúng ch c n ng nhi m v c b n
c a Phòng là qu n lý công tác đ u th u, đ m b o m i liên h khách quan gi a
Trang 12K IL
O B
O O
K S C O
M
các v n b n, giá tr các v n b n t ng đ i đ ng đ u, b c đ u có s biêm m c);
s l ng h s đ c l p sát v i th c t ho t đ ng c a Phòng
* H n ch : Phòng m i ch l p h s đ u th u còn các lo i h s khác vãn
ch a đ c l p, tài li u còn tình tr ng l n x n, l u trong các c p file mà không
đ c s p x p biên m c khoa h c; v n còn tình tr ng tài li u trùng th a (trong
các b h s th u tài li u trùng th a chi m 1/2); v n b n không đ m b o các y u
t th th c còn ph bi n (thi u ngày tháng v n b n, s v n b n, n i dung không
đ m b o…), tình tr ng còn thi u, m t mát tài li u; l p h s không theo danh
m c h s đòi h i cán b l p h s ph i có tinh th n tráh nhi m cao, n u không
thì ta không th ki m soát đ c l ng h s s n sinh trong n m, không l p h s
công vi c, d n t i tình tr ng h s , tài li u đ lung tung, l n x n, gây m t mát,
khó tra tìm, nh h ng t i hi u qu công vi c c a cán b và toàn công ty (đ c
bi t b h s th u là lo i h s m t,và liên quan nhi u v v n đ tài chính, pháp
lu t nên h s càng c n ph i l p đ y đ , chính xác) Thành ph n tài li u trong h
s đã b c đ u đ c xác đ nh v i các thành ph n c b n
Kh c ph c tình tr ng này Công ty nói chung và Phòng c n có các bi n pháp
kh c ph c nh : lâp h s theo danh m c h s đã d ki n tr c, xác đ nh thành
Danh m c h s là b n kê tên các h s mà c quan đ n v s l p trong
n m có ghi th i h n b o qu n và tên ng i l p Danh m c h s là b n h ng
d n cán b và đ n v l p h s hi n hành Danh m c h s đ c l p cu i n m đ
đ u n m sau có th s d ng đ c ngay i v i các c quan nh thì danh m c
h s th ng đ c l p cho c c quan, còn v i các c quan l n thì danh m c h
s ch đ c l p cho t ng đ n v , b ph n.Tr ng h p công ty i n l c Hà N i
Trang 13K IL
O B
O O
K S C O
M
thì danh m c h s đ c l p cho t ng b ph n phòng ban (do l ng h s đ c
l p trong n m là t ng đ i l n và công ty g m nhi u phòng ban)
Danh m c h s có hai cách l p nh sau:
Th nh t cu i n m v n th trong c quan d ki n danh m c h s cho toàn
đ n v , sau đó g i xu ng các đ n v đ xin ý ki n b sung, cu i cùng t ng h p
l i r i in phát v các đ n v
Th hai: ng c l i v i cách th nh t đó là, t ng c quan đ n v t l p danh
m c h s sau đó đ a lên v n th c quan đi u ch nh cho phù h p r i in g i
xu ng các đ n v
Công ty i n l c Hà N i không làm theo c hai cách này mà giao cho t ng
đ n v t l p danh m c h s vào cu i n m và l p ch v i m c đích là giao n p
h s vào l u tr ch không có tác d ng làm h ng d n cho công tác l p h s
ây là m t t n t i c n kh c ph c, vì làm theo cách này ta không th ki m soát
đ c l ng h s s n sinh trong n m, c ng nh tình hình tài li u nói chung
Kh c ph c tình tr ng này, tôi d ki n đ a ra danh m c h s cho Phòng
Trang 14K IL
O B
O O
K S C O
14 P16/14 B tài li u gói th u PTSX08 “Thi t
b đo & Thi t b thí nghi m” n m 3 P16
15 P16/15 B tài li u gói th u VTXDCB08
“C u dao ph t i & C u chì t r i” n m 3 P16
16 P16/16 B tài li u gói th u KTAT08