Nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà

thu đi n nh khác.

Th c t p th c t có vai trò r t quan tr ng trong ch ng trình đào t o i

h c các chuyên ngành c a nhà tr ng nói chung, chuyên ngành L u tr h c và

Qu n tr v n phòng nói riêng V i m c đích g n li n nhà tr ng v i xã h i, lý lu n

v i th c ti n hàng n m khoa và nhà tr ng đ u t ch c cho sinh viên n m cu i đi

th c t p th c t Qua đ t th c t p này, sinh viên đ c rèn luy n thêm k n ng

ngh nghi p, c ng c ki n th c đã h c đ ng th i nâng cao n ng l c ngh nghi p,

ý th c trách nhi m và phong cách làm vi c c a m t cán b làm công tác v n th ,

l u tr và qu n tr v n phòng

c s đ ng ý c a lãnh đ o Công ty T v n Xây d ng Sông à - T ng

Công ty Sông à, theo s phân công c a khoa, tôi v th c t p t i Phòng T ch c

Hành chính c a công ty t ngày 19/7/2007 M c dù n i dung th c t p khá ph c

t p, th i gian th c t p có h n nh ng v i s quan tâm t o đi u ki n c a đ ng chí

tr ng phòng, s ch b o h ng d n t n tình c a các anh, ch công tác lâu n m

trong phòng, s giúp đ t n tình c a giáo viên h ng d n cùng v i s n l c c a

b n thân tôi đã hoàn thành t t các yêu c u c a n i dung th c t p Thông qua

nghiên c u, kh o sát và tr c ti p th c hành qua các khâu nghi p v c a công tác

v n th , công tác l u tr và qu n tr v n phòng c a Công ty T v n Xây d ng

Sông à tôi đã, hi u đ c lý thuy t c b n và th c hành t t các khâu nghi p v

Nh ng thu ho ch trong th i gian th c t p đ c trình b y c th trong báo cáo d i

đây

M c dù đã r t c g ng nh ng do th c t công vi c ph c t p, c ng nh kh

n ng th hi n còn h n ch nên không tránh kh i thi u sót Tôi r t mong đ c ti p

thu nh ng ý ki n đóng góp, ch b o c a các th y, cô giáo đ báo cáo c a tôi hoàn

ch nh h n

Nhân đây tôi c ng xin g i l i c m n chân thành t i cán b công nhân viên

Cô giáo c a Khoa L u tr h c và Qu n tr v n phòng, Tr ng i h c Khoa h c

Xã h i và Nhân v n đã t n tình giúp đ tôi hoàn thành báo cáo này

Công ty T v n Xây d ng Sông à tên giao d ch Qu c t là: Song Da

Construction Consunlting Company Có tr s đóng t i Km8 - ng Nguy n

Trãi, Ph ng Thanh Xuân Nam - Thanh Xuân - Hà N i

Công ty T v n Xây d ng Sông à là doanh nghi p Nhà n c - đ n v

thành viên c a T ng Công ty Sông à, ti n thân là Trung tâm Thi t k đ c thành

l p theo Quy t đ nh s : 97/BXD-TCL ngày 24/1/1986 c a B tr ng B Xây

d ng Tr s đóng t i th xã Hoà Bình, T nh Hà S n Bình

Nhi m v chính c a Trung tâm Thi t k là ph i h p v i chuyên gia Liên xô

l p các bi n pháp thi công, thi t k t ch c thi công chi ti t, nghiên c u b sung

và đ xu t các bi n pháp thi công h p lý phù h p v i đi u ki n, n ng l c thi công

th c t trên công tr ng thu đi n Hoà bình đ m b o ch t l ng, đ y nhanh ti n

đ thi công, ti t ki m nguyên v t li u, h giá thành công trình

Tháng 2 n m 1990 Trung tâm Thi t k đ i tên thành Công ty Kh o sát Thi t

k xây d ng chuyên ngành tr c thu c T ng Công ty Xây d ng Thu đi n Sông à

theo Quy t đ nh s : 16/TCT-TCL ngày 01 tháng 2 n m 1990 c a T ng Giám

đ c T ng Công ty Xây d ng Thu đi n Sông à v i nhi m v : Nh n th u các

công trình t kh o sát, thi t k , thi công; thi t k c i t o, s a ch a và nâng c p

công trình; liên k t v i các đ n v trong và ngoài n c đ th c hi n d ch v xây

d ng; c các chuyên gia t v n k thu t xây d ng cho các đ n v trong và ngoài

Công ty là đ n v s n xu t kinh doanh h ch toán đ c l p, có t cách pháp

nhân và có con d u riêng n th i đi m này nhi m v c a công ty t i Công trình

Thu đi n Hoà Bình c b n đã hoàn thành, công ty đ c r i tr s giao d ch v

nhà G9 - Ph ng Thanh Xuân Nam - Qu n Thanh Xuân - Hà N i và đ c đ i tên

thành Công ty Kh o sát Thi t k tr c thu c T ng Công ty Xây d ng Thu đi n

Sông à theo Quy t đ nh s : 139A/BXD-TCL ngày 26 tháng 3 n m 1993 c a

B tr ng B Xây d ng v vi c thành l p l i doanh nghi p Nhà n c

n tháng 06 n m 1995 Công ty Kh o sát Thi t k l i đ c đ i tên thành

Công ty T v n và Kh o sát thi t k theo Quy t đ nh s 594/BXD-TCL ngày

03/6/1995 c a B tr ng B Xây d ng V i quy t đ nh này ch c n ng và nhi m

v c a công ty đ c m r ng h n đ phù h p v i s chuy n đ i t n n kinh t bao

c p sang n n kinh t th tr ng c a c n c trong giai đo n này

Sau nhi u l n đ c đ i tên cho phù h p v i tình hình nhi m v m i, tháng

6 n m 2001 Công ty T v n và Kh o sát thi t k đ c đ i tên thành Công ty T

v n Xây d ng Sông à tr c thu c T ng Công ty Sông à theo Quy t đ nh s :

1040/Q -BXD ngày 13 tháng 6 n m 2001 c a B tr ng B Xây d ng Trên c

s h p nh t các đ n v : Công ty Thi t k t đ ng hoá CODEMA, Trung tâm Thí

nghi m Mi n B c, Trung tâm Thí nghi m Mi n Nam, Phòng T v n Giám sát

ch t l ng xây d ng và thi t b , Phòng D án và T v n đ u th u và Công ty T

v n và Kh o sát thi t k

Cùng v i s phát tri n c a T ng Công ty Sông à, tr i qua g n 30 n m k

t khi đ c thành l p đ n nay Công ty đã không ng ng đ c c ng c và phát

tri n đáp ng yêu c u, nhi m v c a T ng Công ty và m r ng đ a bàn ho t đ ng

t ng s c c nh tranh trên th tr ng

T c c u t ch c ch có 4 phòng nghi p v và 4 đ n v s n xu t (giai đo n

1990) v i nhi m v chính là Thi t k k thu t, thi t k thi công các h ng m c khu

ph tr , các h ng m c c a công trình chính, l p d toán thi công, d toán xây l p

các công trình thu đi n Hoà Bình, Yaly, Sông Hinh, V nh S n và các công trình

thu đi n nh khác n nay c c u t ch c c a Công ty g m có 5 phòng ch c

n ng và 9 đ n v tr c thu c (Theo ph l c 1), có các ch c n ng, nhi m v , quy n

h n và t ch c b máy nh sau:

1 Ch c n ng

Công ty T v n Xây d ng Sông à tr c thu c T ng Công ty Sông à, là

doanh nghi p h ch toán đ c l p, có con d u riêng, có t cách pháp nhân và đ c

B pây d ng cho phép m r ng ho t đ ng t v n trong và ngoài n c v i các

ngành ngh kinh doanh V i các ch c n ng c th sau:

- L p d án đ u t xây d ng các công trình dân d ng; k thu t h t ng đô

th nhóm B, C; các công trình giao thông đ ng b ; các công trình trên sông nhóm

B, C; các công trình thu đi n, thu l i đ n c p II

- Kh o sát đ a hình, đ a ch t các công trình xây d ng

- Thi t k và l p t ng d toán các công trình dân d ng đ n c p II, công trình

công nghi p, các công trình thu l i thu đi n nhóm B, C, nhóm A các công trình

giao thông đ ng b , nhóm B, C các công trình trên sông

- Th m đ nh ph n xây d ng thi t k k thu t các công trình dân d ng, công

nghi p

- Qu n lý đ u t xây d ng các công trình dân d ng, công nghi p nhóm B,

C

- L p h s m i th u, t v n đ u th u và h p đ ng kinh t v thi t k , qu n

lý d án đ u t xây d ng các công trình dân d ng và công nghi p

- Thi t k các tr m bi n áp và đ ng dây đi n có c p đi n áp đ n 110 kv

- Công ty có quy n qu n lý, s d ng v n tài s n đ t đai, tài nguyên và ngu n

l c do T ng Công ty giao theo qui đ nh t i đi u l t ch c, ho t đ ng c a T ng

Công ty và các quy n l c khác theo qui đ nh c a pháp lu t đ th c hi n các m c

tiêu, nhi m v đ c giao và yêu c u s n xu t kinh doanh c a T ng Công ty Sông

à

- Công ty có quy n t ch kinh doanh và t ch u trách nhi m v tài chính

theo qui đ nh v tài chính c a T ng công ty, ch u s ràng bu c v quy n l i và

ngh a v đ i v i T ng công ty theo qui đ nh t i đi u l t ch c và ho t đ ng

c aT ng công ty

- T ch c b máy qu n lý đi u hành và t ch c s n xu t kinh doanh phù h p v i

m c tiêu, nhi m v T ng công ty giao và yêu c u s n xu t kinh doanh c a Công ty

- Công ty có quy n tuy n ch n, b trí, s d ng và cho thôi vi c đ i v i

CBCNV trong đ n v theo lu t Lao đ ng và các qui đ nh khác c a pháp lu t

- Công ty có quy n xây d ng và đ ngh T ng công ty phê duy t các hình th c tr

l ng, các bi n pháp đ m b o đ i s ng, đi u ki n lao đ ng cho CBCNV c a Công ty

- Công ty có quy n kinh doanh nh ng ngành ngh phù h p v i m c tiêu và

nhi m v c a T ng công ty giao

- Công ty đ c s d ng v n do T ng cong ty giao và các qu c a đ n v ,

các ngu n v n vay đ c T ng công ty b o lãnh, các ngu n lao đ ng khác theo

đúng pháp lu t và qui ch tài chính c a T ng công ty, đ ph c v k p th i các

nhi m v s n xu t kinh doanh trên nguyên t c b o toàn và phát tri n v n

- Công ty đ c hình thành các qu phát tri n s n xu t, qu khen th ng,

qu phúc l i theo qui đ nh c a B tài chính và qui ch tài chính c a T ng công ty

đ ng, s n xu t kinh doanh c a toàn công ty

- Giúp vi c cho Giám đ c là các Phó giám đ c ph trách v các m t Kinh

t , K ho ch K thu t và m t K toán tr ng tham m u giúp Giám đ c v tình

hình tài chính và t ch c h ch toán c a Công ty

C a Giám đ c công ty v vi c phê duy t ch c n ng, nhi m v các phòng

ban Công ty thì ch c n ng, nhi m v , quy n h n c a phòng T ch c hành chính

đ c qui đ nh nh sau:

Ch c n ng:

- Phòng T ch c Hành chính có ch c n ng ph c v s ch đ o, đi u hành

c a lanh đ o Công ty c th :

- Tham m u giúp Giám đ c công ty trong công tác t ch c cán b , lao đ ng

ti n l ng, đào t o, gi i quy t các ch đ chính sách v i ng i lao đ ng, qu n lý

- Nghiên c u, xây d ng, đ xu t, t ch c th c hi n qui ho ch cán b , đ b t

cán b , công tác tuy n d ng và đào t o, b xung cán b , công nhân đáp ng nhu

c u s n xu t, qu n lý

- T ch c ti p nh n, qu n lý đ i ng cán b công nhân, đi u ph i h p lý,

qu n lý t t h s nhân s , gi i quy t đúng đ n vi c thuyên chuy n, khen th ng,

k lu t, ngh ch đ theo Lu t lao đ ng, các Ngh đ nh, Pháp l nh, chính sách khác

đ i v i ng i lao đ ng

- Th c hi n ch c n ng nh n xét cán b , công tác nâng l ng, nâng b c giúp

Giám đ c công ty gi i quy t đúng đ n, h p lý chính sách lao đ ng ti n l ng c ng

nh chính sách khác đ i v i CBCNV

- Th c hi n rà soát, trích n p b o hi m xã h i đ nh k cho ng i lao đ ng

theo qui đ nh c a Lu t lao đ ng

- So n th o, trình duy t, ban hành, h ng d n và ki m tra, đôn đ c, báo cáo

vi c th c hi n các v n b n có liên quan đ n ch c n ng, nhi m v c a phòng

- Qu n lý toàn b tài s n đ t đai, nhà c a, các trang thi t b và d ng c v n

phòng c a c quan công ty

- Ti p nh n, qu n lý công v n gi y t , t ch c th c hi n t t công tác v n

th , l u tr , in n tài li u

- Qu n lý và s d ng con d u

- Th c hi n t t công tác qu n tr hành chính đ đ m b o cho b máy c

quan Công ty ho t đ ng có hi u qu cao

- T ch c th c hi n t t công tác b o v , phòng ch ng cháy n trong c

quan

- Qu n lý và đi u hành t xe ph c v đ a đón cán b đi công tác đ m báo

an toàn và đúng th i gian

- Ph c v n i làm vi c c a các đ ng chí lãnh đ o khi ti p khách và h i h p

- Mua s m trang thi t b v n phòng và v n phòng ph m

- m b o thông tin liên l c, đi n n c trong c quan

- T ch c m ng l i y t , ch m sóc s c kho v sinh phòng b nh đ c bi t

quan tâm đ n đ i ng cán b công tác t i hi n tr ng, mua b o hi m y t , t ch c

khám s c kho đ nh k hàng n m cho cán b công nhân viên

- Liên h v i chính quy n đ a ph ng n i Công ty đóng tr s đ gi i quy t

nh ng v n đ liên quan

Quy n h n:

th c hi n t t ch c n ng và nhi m v c a mình, Phòng t ch c hành

chính ph i quan h ch t ch v i các phòng ban trong Công ty, các đ n v tr c

thu c Công ty đ ch đ o, h ng d n, nh c nh v công tác nghi p v v n phòng

và các l nh v c mà Lãnh đ o phân công

c u quy n ký các v n b n nh : Báo cáo công tác v n phòng hàng

tháng, quí, n m; các lo i công v n đôn đ c nh c nh các phòng ban, đ n v tr c

thu c th c hi n ý ki n ch đ o c a lãnh đ o Công ty; ký các thông báo, gi y m i,

gi y gi i thi u, gi y đi đ ng

c ch đ ng b trí, s p x p nhân l c trong Phòng đ phát huy t t n ng

l c c a cán b công nhân viên đ t hi u qu cao trong công vi c

đ n v đ ng th i nh ng thông tin t c p d i g i lên đ ph n ánh tình hình, xin ý

ki n ch đ o c ng đ u đ c chuy n qua v n phòng đ x lý, phân lo i, t ng h p

cho vi c giao nh n công v n, tài li u và đón ti p khách đ n liên h công tác (ph l c 2)

Hi n nay phòng làm vi c c a toàn c quan công ty đ c b trí theo ki u v n

phòng đóng, tách riêng t ng b ph n t o s yên t nh và t p trung cao đ khi làm

vi c, phát huy kh n ng t duy và tính đ c l p c a m t s b ph n nghi p v ho c

các trung tâm thi t k , r t an toàn cho vi c gi gìn bí m t, thông tin B trí v n

phòng theo ki u này đòi h i ý th c t giác, tinh th n trách nhi m, k lu t lao đ ng

cao thì hi u qu lao đ ng s r t l n Tuy nhiên nó c ng có h n ch là khó kh n

trong vi c qu n lý lao đ ng, xin ý ki n ch đ o c a Lãnh đ o phòng ho c Lãnh đ o

công ty; t n nhi u di n tích; không thu n l i khi c n s ph i h p gi a các phòng

ban, b ph n đ gi i quy t m t công vi c nào đó

đ ng chí: 1 cán b qu n lý và s d ng con d u kiêm tr c đi n tho i, fax, ph c v

h p hành, h i ngh ; 1 cán b ph trách qu n lý, ti p nh n chuy n giao tài li u,

công v n đi đ n, báo chí và kiêm th kho; 2 cán b đ m nhi m công tác l u tr ,

chuy n giao tài li u thi t k đ n các đ n v thi công kiêm thêm vi c qu n lý h s

cán b , s b o hi m c a CBCNV toàn Công ty; 3 lái xe, 4 nhân viên ph c v , 3

nhân viên ph trách vi c phôtô in n tài li u cho toàn Công ty Nhìn chung cách t

ch c lao đ ng c a phòng ch a h p lý nên hi u qu ch a cao

2.3 Trang thi t b v n phòng

th : 3 máy photôcoppy các kh gi y t Ao – A4 ph c v k p th i vi c in tài li u

đ đáp ng yêu c u thi công trên các công tr ng, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2

máy in ph c v công tác so n th o v n b n, các quy t đ nh v đi u hành s n xu t,

ti p nh n và đi u đ ng lao đ ng cho b ph n T ch c lao đ ng T t c các thi t

b đ u có ch t l ng cao, hi n đ i

Ngoài ra phòng làm vi c đ u đ c trang b máy đi u hoà nhi t đ , bàn gh ,

t h s tài li u, đi n tho i

Nhìn chung các trang thi t b ph c v cho yêu c u công vi c đ u đ c trang

b đ y đ , k p th i đáp ng đ c nhi m v c a Công ty giao

T I CÔNG TY T V N XÂY D NG SÔNG À

Công ty T v n Xây d ng Sông à là đ n v có nhi m v chính là thi t k k

thu t, thi t k thi công các công trình xây d ng dân d ng, công nghi p mà ch y u

là các công trình thu đi n trong đó có các công trình thu đi n l n nh : Thu đi n

Hoà Bình, Thu đi n Yaly, Thu đi n C n n, Thu đi n Sông Hinh, Thu đi n

Tuyên Quang, Thu đi n S n La, Thu đi n Xekaman trên sông Mêkông c a n c

C ng hoà Dân ch Nhân dân Lào Do d c thù c a ngành xây d ng thu đi n là

không n đ nh nên tr s c a các chi nhánh, xí nghi p tr c thu c Công ty T v n

Xây d ng Sông à t i hi n tr ng luôn ph i đi theo các công tr ng nên vi c đi u

hành, h ng d n nghi p v theo ngành d c g p nhi u khó kh n, không qu n lý

đ c

I Công tác v n th

Ngay t nh ng n m đ u thành l p công tác v n th c a Công ty T v n

Xây d ng Sông à đã đ c chú tr ng Vi c th c hi n Ngh đ nh 142/CP ngày

28/9/1963 c a H i đ ng B tr ng (nay là Chính ph ) ban hành i u l v công

tác công v n gi y t và L u tr ; Pháp l nh b o v tài li u l u tr Qu c gia ban

hành n m 1982; và g n đây nh t là pháp l nh L u tr Qu c gia ban hành n m

2001 đã đ c áp d ng c bi t là công ty đã xây d ng và áp d ng h th ng qu n

lý ch t l ng theo tiêu chu n qu c t ISO 9001:2000 nên đã d n đ a công tác v n

th , công tác l u tr c a công ty đi vào n n p

1 T ch c biên ch

Công tác v n th là ho t đ ng nh m đ m b o thông tin b ng v n b n ph c

v công tác ch đ o, đi u hành và qu n lý m t cách có hi u qu nh t Nó bao g m

các công vi c v t ch c qu n lý v n b n, ti p nh n, gi i quy t v n b n hình thành

trong quá trình ho t đ ng c a công ty Trong phòng T ch c Hành chính công tác

v n th là m t trong nh ng n i dung công vi c h t s c quan tr ng, nh h ng tr c

ti p đ n ch t l ng công tác, đ n hi u qu s n xu t kinh doanh c a đ n v T

nh ng nh n th c đó, trong nhi u n m qua công tác v n th c a công ty đ c t

ch c t ng đ i ch t ch , đáp ng đ c yêu c u, nhi m v c a công ty

Hi n nay b ph n v n th c a công ty ch a có cán b chuyên trách mà còn

kiêm nhi m (nhân viên v n th đ m nhi m thêm c công vi c th kho v t t v n

phòng ph m) Do đ c thù c a công ty là m t đ n v t v n, thi t k tr c ti p s n xu t

kinh doanh nên kh i l ng tài li u t ng đ i nhi u thu n ti n trong vi c tra tìm

tài li u ph c v công tác nên các phòng ban, đ n v đ u có m t cán b làm công tác

chuyên môn đôi khi làm công tác công v n gi y t riêng c a phòng ban, đ n v mình

Nhi m v chính c a v n th là:

- Ti p nh n và chuy n giao công v n đi, công v n đ n

- Xây d ng danh m c h s và l u tr h s hi n hành

- Ph c v tra tìm tài li u

- Th c hi n công tác b o m t thông tin, tài li u

T nh ng nhi m v trên cho th y công vi c c a b ph n v n th r t r ng,

liên quan đ n nhi u b ph n, CBCNV trong c quan

2 So n th o và ban hành v n b n

Công ty T v n Xây d ng Sông à là m t đ n v s n xu t kinh doanh nên

vi c so n th o v n b n ch y u là theo ch c n ng, nhi m v đ c giao c a các

phòng ban, đ n v và các cán b chuyên viên k thu t nghi p v trong công ty

V n b n thu c l nh v c c a phòng ban, đ n v nào thì phòng ban, đ n v đó so n

th o Trình t các b c ti n hành so n th o theo h ng d n s : HD-TCHC- 01

ban hành ngày 11/4/2002 trong h th ng qu n lý ch t l ng qu c t ISO

9001:2000, nhìn chung đ t yêu c u, đúng th m quy n ban hành, b o đ m đúng th

th c qui đ nh N i dung v n b n có ch t l ng t t

Qua kh o sát th c ti n, qui trình so n th o v n b n t i công ty đ c th c

hi n theo đúng các b c sau: khi cán b , chuyên viên các phòng ban, đ n v đ c

phân công gi i quy t c a m t v n b n đ n, c n c vào yêu c u gi i quy t t ng v n

b n c n ph i so n th o m t v n b n m i đ x lý, gi i quy t ho c trao đ i, cán b

chuyên viên đó ti n hành so n th o m t v n b n m i trên máy vi tính, sau đó đ a

lãnh đ o phòng ký nháy duy t n i dung v n b n, chuy n phòng T ch c hành

chính đ ki m tra th th c v n b n và trình ký lãnh đ o công ty Sau khi v n b n

đ c ký chính th c, v n th ch u trách nhi m đ ng ký s , vào s công v n đi,

nhân b n, đóng d u r i chuy n theo n i nh n đ c ghi trong v n b n

Theo th m quy n ban hành v n b n, công ty đ c phép ban hành các lo i

v n b n sau: Quy t đ nh, t trình, thông báo, báo cáo, công v n hành chính, h p

đ ng kinh t , h p đ ng lao đ ng, biên b n, đ án, các n i qui, qui ch , đi u l ho t

không đ ng đ u do ph n l n cán b so n th o là kiêm nhi m không chuyên trách

Do đó d n đ n nhi u v n b n xu t b n n i dung còn y u kém, thi u logic, ngôn

ng s d ng trong v n b n thi u chu n xác, dài dòng, đ c bi t là các v n b n

mang tính pháp lý cao nh các qui đ nh, qui ch , đi u l s d ng t ng , câu t i

ngh a, không rõ ràng nên gây khó kh n cho vi c th c hi n

xin trình ký lãnh đ o công ty, chuy n cho tr ng phòng xem xét th th c, tính h p

pháp c a v n b n Sau khi đã hoàn t t v th th c v n b n Tr ng phòng chuy n

cho tr lý giám đ c trình lãnh đ o ký duy t, sau đó chuy n cho v n th đ ng ký

s , ngày tháng ban hành v n b n, vào s công v n đi, nhân b n, đóng d u B n

chính l u t i v n th , 01 b n phôtô đóng d u đ chuy n cho b ph n so n th o,

còn l i chuy n đ n n i nh n theo yêu c u c a tác gi v n b n (tham kh o s đ

qui trình x lý công v n đi)

v n b n, nhân b n

óng

d u,

l u công

v n, tài

li u

Chuy n công

v n tài

li u đi các n i

nh n

Do ph m vi ho t đ ng r ng nên kh i l ng v n b n c a công ty ban hành

t ng đ i nhi u, vì v y đ thu n ti n cho vi c theo dõi, qu n lý t t c các lo i v n

b n, tài li u do công ty ban hành đ c c p nh t trên 2 s công v n đi: 1 s đ ng ký

công v n đi n i b công ty, 1 s đ ng ký công v n đi T ng Công ty, các đ n v

trong T ng Công ty và các c quan bên ngoài Vi c vào s đ ng ký công v n đi

đ c th c hi n theo m u s in s n c a C c L u tr Nhà n c

3 2 i v i công v n đ n

Công v n, tài li u đ n Công ty qua nhi u hình th c: g i tr c ti p, g i tay,

g i qua b u đi n, fax t các đ n v trong T ng công ty, các c quan bên ngoài

Nhi m v c a v n th là ti p nh n công v n, phân lo i, đóng d u công v n đ n

(trên d u công v n đ n ghi s đ n, ngày tháng đ n) đ i v i t t c các lo i tài li u

công v n đ n ch tr công v n g i đích danh trong phong bì và công v n g i đ n có

đóng d u m t Sau đó chuy n cho tr lý giám đ c trình Giám đ c ho c phó giám

đ c ph trách t ng l nh v c mà đã đ c Giám đ c Công ty u quy n ch đ o, theo

dõi Giám đ c ho c phó giám đ c c n c ch c n ng, nhi m v c a các phòng ban

nghi p v , các đ n v tr c thu c đ cho ý ki n x lý c th :

- Công v n c a Ban i u hành Thu đi n Sê San 3 g i đ n công ty v vi c

cung c p b n v thi công đúng ti n đ , thì ph i trình Phó Giám đ c ph trách k

thu t cho ý ki n x lý

- Công v n c a các t ch c, cá nhân g i đ n (không thu c di n v n b n

chính sách, ch đ ), các báo cáo, th ng kê thu c l nh v c chuyên môn, nghi p v

thì Tr ng phòng T ch c Hành chính đ c quy n phê chuy n tr c ti p đ n các

phòng ban chuyên môn

- i v i nh ng lo i v n b n nh : ngh b nhi m, mi n nhi m, khen th ng

thì Tr ng phòng T ch c Hành chính ph i tr c ti p trình giám đ c phê chu n

Sau khi đã có ý ki n phê chu n c a lãnh đ o công ty tr lý giám đ c chuy n

l i cho v n th vào s công v n đ n (theo m u in s n c a C c L u tr Nhà n c),

T t c các công v n, tài li u g i đ n công ty đ u đ c theo dõi chung t i 2 s

đ ng ký công v n đ n: 1 s theo dõi công v n đ n c a các đ n v trong T ng Công

ty, 1 s theo dõi công v n đ n c a các c quan bên ngoài Không phân theo t ng

đ n v c th

- N m 2001 ti p nh n 2139 v n b n

- N m 2002 ti p nh n 2007 v n b n

- N m 2003 ti p nh n 2894 v n b n

Theo quy t đ nh s 184/TCT-TC T ngày 18 tháng 5 n m 1998 c a T ng

Giám đ c T ng Công ty Xây d ng Sông à thì t t c các v n b n đ n đ u ph i gi i

quy t trong ngày ho c ch m nh t là bu i sáng ngày hôm sau Nh v y cách gi i

quy t, x lý công v n đ n c a công ty là h p lý, k p th i góp ph n nâng cao hi u

qu s n xu t kinh doanh c a công ty Tránh đ c vi c công v n, tài li u g i đ n b

ch ng đ ng, gi i quy t ch m th i h n nh h ng đ n vi c c p nh t thông tin

Nhìn chung công tác qu n lý công v n đi, công v n đ n c a công ty đ c

th c hi n theo m t qui trình t ng đ i ch t ch ; đ t k t qu t t; giúp cho lãnh đ o

công ty c p nh t thông tin k p th i, đ y đ ; hoàn thành đ c nhi m v qu n lý

nh c nh

vi c gi i quy t công v n

Chuy n

CV theo ý

ki n ch

đ o c a Lãnh

đ o

Vào s chi ti t

Ti p

nh n l i công v n

đã có ý

ki n c a Lãnh đ o

Trình công v n Cho Lãnh đ o

công v n gi y t , t o đi u ki n thu n l i cho công tác l u tr và ph c t t cho vi c

tra tìm tài li u c a công ty

Riêng vi c qu n lý công v n, tài li u m t đ c th c hi n theo qui ch b o

m t c a công ty và c a C c L u tr Nhà n c Công v n, tài li u m t đ c l u tr

riêng và đ c chuy n tr c ti p cho ng i nh n không qua trung gian, sau khi gi i

quy t xong đ c thu h i b o qu n t i l u tr c a công ty theo ch đ qu n lý tài

li u m t

4 Qu n lý và s d ng con d u

Con d u đ c s d ng trong các c quan, đ n v kinh t , các t ch c xã h i,

các l c l ng v trang và m t s ch c danh kh ng đ nh giá tr pháp lý c a v n

b n, th t c hành chính trong quan h giao d ch gi a các c quan, đ n v , t ch c

và công dân th c hi n nghiêm ch nh công tác này, ngày 22 tháng 9 n m 1963,

Chính ph đã ban hành Ngh đ nh s 62/CP quy đ nh v vi c qu n lý và s d ng

con d u Trên c s Ngh đ nh này ngày 16 tháng 5 n m 2001 Giám đ c công ty t

v n xây d ng Sông đà đã ký Quy t đ nh s 31/SDCCC-TCHC ban hành qui đ nh

vi c qu n lý và s d ng con d u c a Công ty T v n Xây d ng Sông à

Con d u c a công ty là d u tròn không mang hình qu c huy, d u đ c đóng

trùm lên 1/3 ch ký v phía bên trái i v i m t s v n b n nh b n th o, ch ng

trình h i ngh .thì đ c đóng d u treo trang đ u tiên góc trên bên trái c a v n

b n V n th c quan là ng i tr c ti p qu n lý con d u và ph i ch u trách nhi m

v vi c đóng d u vào v n b n Khi các v n b n đã đ c lãnh đ o công ty ký duy t

và ban hành nh ng b t bu c ph i có ch ký nháy c a lãnh đ o phòng ban, đ n v

Con d u c a công ty đ c đ đúng n i quy đ nh, b o qu n c n th n trong t

có khoá Không có hi n t ng đóng d u kh ng Ngoài ra công ty còn s d ng m t

s con d u nh d u ch c danh, d u tên, d u đã th m đ nh, d u ch m c đ kh n,

m t Trong tr ng h p v n th đi v ng thì ph i bàn giao con d u l i cho Tr ng

phòng ho c Phó Tr ng phòng hành chính

5 L p h s và l u h s

L p h s là khâu cu i cùng c a công tác v n th , đ c th c hi n sau khi s

vi c, v n đ c p nh t trong các v n b n đã đ c gi i quy t xong và th ng l p h

s vào cu i n m, khi k t thúc m t n m công tác và chu n b b c sang m t n m

Theo đi u 22 c a i u l công tác công v n, gi y t và công tác l u tr có

nêu rõ: Nh ng tài li u ph n ánh ho t đ ng c a c quan có giá tr đ tra c u, tham

kh o đ u ph i l p thành h s C n c vào qui đ nh c a Nhà n c m i c quan,

đ n v , cán b làm công tác công v n gi y t và cán b nhân viên làm công tác

chuyên môn khác nh ng đôi khi có làm công vi c liên quan đ n công v n gi y t

hàng n m đ u ph i ti n hành l p h s v công vi c mình đã làm

Công ty T v n Xây d ng Sông à ch a có danh m c h s hàng n m, v n

danh m c h s hàng n m và h ng d n l p h s trong c quan, mà ch y u ch

s p x p công v n l u theo th t th i gian, theo v n đ , theo c c u t ch c Trong

các file l u tài li u, v n th đã vi t đ c t m c l c và đánh s th t trên t ng v n

b n nên c ng ph n nào t o đ c thu n l i cho vi c tra tìm tài li u Nh ng nhìn

chung v n b n, tài li u t i công ty đang còn trong tình tr ng l n x n vì v y khi c n

tra tìm tài li u c a m t v vi c c th đã g p nhi u khó kh n trong khâu tra tìm

Vi c n p l u tài li u hàng n m c a các phòng ban, đ n v trong công ty ch a

đ c th c hi n

II Công tác l u tr

Công tác l u tr là m t ngành ho t đ ng c a Nhà n c (xã h i), bao g m t t c các v n

đ v lý lu n, ph ng pháp và th c ti n có liên quan đ n vi c b o qu n và t ch c s d ng tài

li u l u tr Công tác l u tr ra đ i do s đòi h i khách quan đ i v i vi c b o qu n và t ch c s

d ng tài li u Trong quá trình ho t đ ng c a công ty, kh i l ng tài li u hìng thành t ng đ i l n,

ch y u là tài li u khoa h c k thu t M c dù v y nh ng công ty ch a có cán b chuyên trách đ

tr c ti p đ m nhi m công vi c này Do đó, công tác t ch c khoa h c, b o qu n, t ch c khai

thác s d ng tài li u ch a đ c t t, hi u qu ch a cao.

1 Vài nét v phông l u tr và s ch đ o c a Lãnh đ o công ty

Phông l u tr Công ty T v n Xây d ng Sông à là m t phông m , có kh i

l ng tài li u t ng đ i l n (ch y u là tài li u khoa h c k thu t) và hoàn ch nh

Th i gian b t d u c a tài li u t khi công ty có quy t đ nh s : 97/BXD-TCCB ngày

24/1/1986 v vi c thành l p Trung tâm Thi t k tr c thu c T ng Công ty Xây d ng

Thu đi n Sông à Thành ph n tài li u c a phông g m: Tài li u khoa h c k

thu t, sách khoa h c k thu t, tài li u hành chính và tài li u nh trong đó tài li u

khoa h c k thu t chi m kh i l ng l n h n c N i dung c a tài li u trong phông

ph n ánh quá trình hình thành và phát tri n c ng nh ch c n ng, nhi m v c a

Công ty T v n Xây d ng Sông à Phòng l u tr c a Công ty đ c thành l p sau

khi có Quy t đ nh thành l p Trung tâm Thi t k tuy qui mô không l n vì cùng

chung hoàn c nh c s v t ch t thi u th n c a toàn công tr ng, nh ng c ng đ c

trang b đ y đ giá, k đ tài li u Cùng v i s phát tri n c a công ty, đ n nay

kho ng *** m tài li u nh ng l i ch a đ c ch nh lý T ngày 11 tháng 04 n m

2002, công ty xây d ng và áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n

qu c t ISO 9001: 2002 nên tài li u c a phòng b c đ u đ c t ch c m t cách

khoa h c Kh i l ng tài li u khoa h c k thu t và tài li u hành chính đã đ c tách

riêng

M c dù hi n nay công tác l u tr c a công ty ch a th c s đi vào quy c

nh ng v c b n nh ng đi u ki n cho m t phông l u tr đ c t ch c khoa h c đã

đ c hình thành Có đ c k t qu nh v y là do có s quan tâm c a lãnh đ o công

ty C n c vào ch c n ng, nhi m v , quy n h n đ c ghi trong quy t đ nh thành

l p, công ty đã có m t s qui đ nh v công tác l u tr mà quan tr ng nh t là vi c

xây d ng và áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n qu c t ISO

9001: 2002 Trong đó h ng d n khá chi ti t v nghi p v công tác v n th và

công tác l u tr

2 Tình hình t ch c khoa h c và b o qu n tài li u l u tr

2.1 Công tác thu th p và b sung tài li u

Thu th p và b sung tài li u là m t khâu r t quan tr ng trong công tác l u tr

vì n u không có tài li u thì s không th th c hi n các khâu nghi p v khác nh :

Phân lo i tài li u, xác đ nh giá tr tài li u ây c ng là m t v n đ h t s c khó kh n

đ i v i công tác l u tr c a công ty hi n nay Do ch c n ng, nhi m v và c c u t

ch c c a công ty có đ a bàn ho t đ ng r t r ng ch y u là các công trình thu đi n

nh : Thu đi n C n n (T nh Bình Ph c), thu đi n Sê San 3 (T nh Gia Lai),

thu đi n Pleikrông (T nh Kon Tum), thu đi n Bình i n (Th a Thiên Hu ), thu

đi n S n La (T nh S n La), thu đi n Tuyên Quang (T nh Tuyên Quang) ; không

n đ nh nên vi c thu th p tài li u c a các chi nhánh, xí nghi p có tr s đóng t i các

công trình không th c hi n đ c Do v y tài li u l u tr ch y u là c a kh i c

quan công ty Tài li u c a Trung tâm t v n 1 và tài li u c a Trung tâm t v n 2 thì

thu theo t ng h ng m c công trình (Ví d : Công trình Thu đi n S n La: H ng

m c ****); tài li u hành chính chuy n l u theo qui đ nh ****

2.2 Công tác phân lo i tài li u

Phân lo i tài li u l u tr là d a vào nh ng đ c tr ng c a tài li u trong phông

đ phân chia chúng thành các nhóm, s p x p tr t t các nhóm và đ n v b o qu n

trong t ng nhóm nh nh t, nh m m c đích đ s d ng thu n l i và có hi u qu tài

li u l u tr

Khi ti n hành phân lo i tài li u c a b t c phông l u tr nào đ u c n ph i

xây d ng ph ng án phân lo i đ xác đ nh vi c phân nhóm và tr t t s p x p tài

li u trong phông l u tr đó Ph ng án phân lo i tài li u l u tr là b n kê các nhóm

tài li u trong phông đ c phân lo i và s p x p theo tr t t nh t đ nh dùng làm c n

c s p x p tài li u c a phông đó

Công ty T v n Xây d ng Sông đà, ph ng án phân lo i đ c áp d ng là

ph ng án C c u t ch c - Th i gian, áp d ng ph ng án này, tài li u trong

phông tr c h t đ c phân nhóm theo c c u t ch c, sau đó tài li u l i đ c phân

theo th i gian Th i gian đây đ c tính theo n m Phân lo i tài li u theo ph ng

án này không nh ng th hi n ho t đ ng c a c quan mà còn th hi n đ c ho t

đ ng c a t ng đ n v trong t ng th i gian c th Ph ng án này ph n ánh t ng

đ i rõ c c u t ch c c a đ n v hình thành phông, ch c n ng, nhi m v c a t ng

đ n v t ch c, m i quan h gi a các tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng

c a đ n v đó th hi n m t cách rõ nét v m t lôgic và l ch s n i dung tài li u

Ví d : Phông l u tr Công ty T v n Xây d ng Sông đà

2001 2002 2003

Phòng TCHC P.TCKT P.D án

i v i Công ty T v n Xây d ng Sông à t khi thành l p đ n nay c c u

t ch c t ng đ i n đ nh, v ch c n ng nhi m v không có thay đ i l n và là m t

phông m tài li u v n đ c b sung hàng n m Vì v y phân lo i tài li u theo