ứng dụng tin học trong công tác quản lý lao động tiền lương tại công ty xây dựng số 2

ứng dụng tin học trong công tác quản lý lao động tiền lương tại công ty xây dựng số 2

Ngày nay tin h c đã và đang ph c v cho cu c s ng c a con ng i r t

nhi u l nh v c, đ c bi t là trong công tác qu n lý , đi u hành và ra quy t đ nh

c a các nhà l nh đ o Vì v y ng d ng c a tin h c là r t quan tr ng , c th là

nó làm gi m t i m c t i thi u s tham gia c a vi c th c hi n th công b ng s c

ng i, ti t ki m th i gian tìm ki m , làm h p không gian l u tr , h th ng hoá

và c th hoá l ng thông tin theo yêu c u c a ng i s d ng Cho nên hi u

qu c a nó đã đ c nhi u c quan , xí nghi p ng d ng vào toàn b quá trình

qu n lý c a mình , đ c bi t là trong h th ng qu n lao đ ng ti n l ng v i s tr

giúp c a máy tính

Trong quá trình th c t p t i phòng T ch c lao đ ng ti n l ng – Công ty

xây d ng s 2 – Vinaconex , đ c s ch b o giúp đ t n tình c a th y giáo và

phòng t ch c lao đ ng ti n l ng trong c quan đã giúp tôi hoàn thi n đ tài:

“ ng d ng tin h c trong công tác qu n lý Lao đ ng ti n l ng t i

Công ty xây d ng s 2 – Vinaconex”

tài g m các ph n chính sau:

Ch ng I: T ng quan chung

Ch ng II: Ph ng pháp lu n c b n

Ch ng III: Phân tích h th ng thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng

Ch ng IV: Thi t k h th ng thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng

1.1 Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty

- Tên đ n v th c t p: công ty xây d ng s 2 – Vinaconco – T ng công ty

XNKXDVN – B xây d ng

- Công ty xây d ng s 2 – Vinaconex t khi thành l p đ n nay đã có r t nhi u

tên g i khác nhau nh : Xí nghi p liên h p xây d ng s 2 … cho đ n ngày

9/6/1995 B tr ng b xây d ng có Q s 618 / BXD - TCL v vi c đ i

tên Xí nghi p liên h p xây d ng s 2 thu c t ng công ty XNKXD Vi t nam

thành công ty xây d ng s 2 ngày nay

- Tr s chính c a công ty: 22 L c Long Quân - Tây H - Hà N i

- Công ty hi n có : 3 Xí nghi p thành viên

+ Xí nghi p XD s tr s t i ông Ng c- T liêm - Hà n i

+ XNXD và SXVLXD t i th tr n Xuân Hoà - Mê Linh - V nh Phúc

+ Xí nghi p bê tông và xây d ng o Tú t i huy n Tam o - V nh Phúc

- Ba chi nhánh t i các t nh

+ Cao B ng - B c C n

+ S n La

+ Lào Cai

Ngoài ra còn có 10 đ i xây d ng tr c thu c, do công ty qu n lý và đi u

hành Công ty xây d ng s 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghi p nhà n c h ng I

theo Q s 2929/BXD - TCL ngày 26 tháng 11 n m 1994 , v i gi y phép kinh

doanh xây d ng s 26 / BXD - CSXD đ c phép ho t đ ng trong các l nh v c

sau :

- Thi công m t đ ng thâm nh p nh a

- Thi công h th ng m ng máng thu nông và kè đá công trình thu l i

- Các công tác l p đ t , hoàn thi n trong xây d ng

- S n xu t các c u ki n bê và kim lo i

- u t phát tri n và kinh doanh nhà

- S n xu t kinh doanh v t li u xây d ng

V i quy mô ho t đ ng trong c n c và liên doanh v i n c ngoài

1.2 C c u t ch c c a công ty

ng đ u lãnh đ o c a công ty là giám đ c và phó giám đ c , d i ban

lãnh đ o là m t h th ng phong ban ch c n ng bao g m :

T ng công ty

V n phòng

công ty

K toán tài chính

K ho ch

k thu t thi công

Lao đ ng

ti n l ng

u th u

và QLDA xây d ng

Giám đ c công ty

Nhi m v chung c a v n phòng là t ch c th c hi n công tác hành chính

qu n tr , b o v , quân s , y t , ti p tân, ti p khách trong công ty : Chu n b và

th m tra , ki m tra các th t c pháp ch hành chính v các ph ng án quy t

đ nh… tr c khi trình giám đ c quy t đ nh ho c giám đ c công ty trình c p trên

phê chu n, t ch c th c hi n công tác v n th l u tr gi gìn b o qu n …

1.2.2 Phòng k ho ch - k thu t thi công

Phòng k ho ch - k thu t thi công là c quan chuyên môn có nhi m v

t ng h p và tham m u giúp cho giám đ c công ty đáp ng v i vai trò là

phòng tham m u cho ban lãnh đ o công ty n m b t và ch đ o k p th i v i c

ch th tr ng , l p k ho ch s n xu t hàng n m theo nhi m v k ho ch đ c

t ng công ty giao cho , l p h s , d án tham gia đ u th u các công trình , t

ch c thi công có hi u qu các công trình do công ty qu n lý , qu n lý t t các

ph ng ti n xe máy ph c v cho công tác thi công

1.2.3 Phòng đ u th u và qu n lý d án xây d ng

Phòng đ u th u và qu n lý d án xây d ng là đ u m i c a công ty trong

công tác khai thác và tìm ki m vi c làm cho công ty , t ch c m ng l i cán b

chuyên viên và c ng tác viên n m b t nh ng thông tin v các d án đ u t đ t

đó cùng v i ban lãnh đ o công ty tham gia đ u th u T ch c th c hi n công tác

t ch c SXKD trong l nh v c xây l p đ i v i các công trình công ty trúng th u

giao cho các đ n v thành viên th c hi n T ch c theo dõi n m b t c p nh t

thông tin v các d án xây d ng t giai đo n hình thành d án đ n giai đo n

kh thi Th c hi n h s đ u th u công trình , qua th c t đ u th u th ng th u

l p ra h th ng giá xây d ng đ s d ng cho công tác đ u th u và qu n lý d án

T ch c thanh toán công trình L p và ch đ o các bi n pháp công đ c bi t

Ph i h p các phòng ban ch c n ng khác c a công ty l p k ho ch , thanh tra k

thu t an toàn lao đ ng

1.2.4 Phòng t ch c lao đ ng ti n l ng

Nhi m v ch y u c a phòng t ch c lao đ ng ti n l ng là l p ph ng

án t ch c s n xu t , l p t trình đ báo cáo giám đ c công ty quy t đ nh vi c

thành l p , sát nh p , gi i th b xung s a đ i c c u t ch c c a công ty theo

phân c p đ c t ng công ty duy t Th c hi n qu n lý t t đ i ng cán b v s

l ng và ch t l ng theo phân c p qu n lý gi a t ng công ty – công ty và các

đ n v tr c thu c H ng d n và th c hi n các v n b n pháp quy c a nhà n c

v công tác lao đ ng ti n l ng , xây d ng qu ti n l ng và báo cáo th c hi n

k ho ch qu ti n l ng theo yêu c u c a công ty Gi i quy t thanh tra vi c

th c hi n ch đ chính sách , gi i quy t các th t c v công tác h p tác lao đ ng

n c ngoài …

1.2.5 Phòng k toán tài chính

Nhi m v c b n c a phòng là th c hi n nghiêm túc ch đ qu n lý kinh

t , k toán ghi chép ban đ u và đ m chính sác c a s li u, t ch c công tác

h ch toán k toán theo đi u l t ch c k toán nhà n c Qu n lý t p trung

ngu n v n và phân giao cho các đ n v tr c thu c theo nhi m v s n xu t kinh

doanh Quan h v i các c quan tín d ng ngân hàng đ vay , tr n theo nhi m

v thi công đ c ký k t h p đ ng kinh t H ng d n ki m tra đôn đ c toàn b

ho t đ ng tài chính c a các xí nghi p , t ch c ki m tra xét duy t các báo cáo

k toán th ng kê , quy t toán c a các đ n v tr c thu c …

Quá trình tin h c hoá t i Công ty vào trong quá trình qu n lý đã đ t đ c

nh ng b c ti n nh t đ nh góp ph n không nh vào s phát tri n c a công ty ,

tuy nhiên quá trình tin h c hoá m i di n ra nh m đáp ng yêu c u khách quan

c a t ng phòng ban trong công ty , ch a mang tính đ ng b và mang tính h

th ng gi a công ty và t ng công ty , gi a lãnh đ o và các phòng ban , gi a các

phòng ban v i nhau Quá trình tin h c hoá t i công ty đang còn là m t ti m

n ng l n nh m ph c v cho quá trình qu n lý , quá trình lao đ ng s n xu t và t t

v các v n đ c n xúc ti n khác

2 T NG QUAN CHUNG V CÔNG TÁC LAO NG TI N L NG

2.1 T ng quan chung v phòng t ch c lao đ ng ti n l ng

Phòng t ch c lao đ ng ti n l ng là phòng chuyên giúp vi c cho giám

đ c công ty

Nhi m v ch y u c a phòng t ch c lao đ ng ti n l ng là

+ L p ph ng án t ch c s n xu t , l p t trình đ báo cáo giám đ c

công ty quy t đ nh vi c thành l p , gi i th , b sung , s a đ i c c u t ch c c a

công ty theo phân c p đ c t ng công ty duy t T ch c tri n khai th c hi n

các quy t đ nh c a t ng công ty và giám đ c công ty Ch trì ph i h p v i các

đ n v ch c n ng và các đ n v tr c thu c xây d ng ch c n ng nhi m v ch đ

trách nhi m , m i quan h công tác theo ho t đ ng c a t ch c Công ty Qu n

lý biên ch cán b gián ti p b máy ho t đ ng c a công ty trên nguyên t c g n

nh phát huy hi u qu qu n lý

+ Th c hi n qu n lý th ng nh t đ i ng cán b v s l ng , ch t l ng

theo phân c p gi a T ng công ty- Công ty và các đ n v tr c thu c Gi i quy t

các nghi p v v qu n lý bao g m : b i d ng , đ b t , phân công công tác ,

x p l ng , nâng l ng , khen th ng , k lu t v.v.v Ch trì ph i h p các b

ph n có liên quan l p quy ho ch và k ho ch cán b Nghiên c u th c hi n và

h ng d n th c hi n tiêu chu n chính sách cán b , b trí và s d ng cán b

Th c hi n vi c th ng kê nhân s , báo cáo đ nh k , đ t xu t v i T ng công ty-

công ty v i c quan đ ng nhà n c có liên quan Tham gia v i các phòng , đ n

v trong công tác gi i quy t khen th ng , thi đua đ n v t p th , cá nhân có

thành tích trong s n xu t kinh doanh T ch c đào t o đ i ng cán b công nhân

viên ch c trong công ty

tác lao đông ti n l ng Xây d ng k ho ch qu ti n l ng và báo cáo k ho ch

qu ti n l ng theo t ng yêu c u c a công ty T ch c đào t o đ i ng công

nhân h p đ ng ng n h n , dài h n , th i v ho c theo công vi c T ch c sát

h ch thi tay ngh nâng b c l ng theo c p b c do giám đ c công ty duy t Gi i

quy t th c hi n các chính sách đ i v i công nhân nh : khen th ng , k lu t ,

h u trí , m t s c,thôi vi c , thuyên chuy n , ti p nh n , đi u đ ng v.v Giúp

giám đ c th c hi n áp d ng hình th c t ch c lao đ ng thích h p theo c ch

s n xu t đ phù h p v i nhi m v s n xu t kinh doanh

+ Gi i quy t thanh tra vi c th c hi n các khâu trong ch đ chính sách

, t ch c qu n lý n i dung quy đ nh c a pháp l nh thanh tra Thanh tra

và gi i quy t đ n th khi u t theo pháp l nh thu c th m quy n và ph m vi

công ty gi i quy t T ch c thanh tra vi c ch p hành b lu t lao đ ng , ch đ

chính sách đ i v i ng i lao đ ng các đ n v và đ i xây d ng tr c thu c

Th c hi n báo cáo thanh tra theo quy đ nh c a T ng công ty và B xây d ng

+ Gi i quy t th t c v công tác h p tác lao đ ng n c ngoài

2.2 T ng quan chung v công tác lao đ ng ti n l ng

- Gi i quy t th c hi n các chính sách đ i v i công nhân nh : khen th ng ,

k lu t , h u trí , m t s c,thôi vi c , thuyên chuy n , ti p nh n , đi u đ ng

.v.v

- Giúp giám đ c th c hi n áp d ng hình th c t ch c lao đ ng thích h p theo

c ch s n xu t đ phù h p v i nhi m v s n xu t kinh doanh

3 H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ LAO NG TI N L NG :

3.1 Áp d ng h th ng thông tin qu n lý nói chung t i Công ty xây d ng s

ty xây d ng s 2-T ng công ty Xu t nh p kh u Xây d ng Vi t Nam (

Vinaconex ) s m ng d ng tin h c vào quá trình s n xu t kinh doanh c a mình

đ c bi t là trong quá trình qu n lý kinh t Vi c ng d ng h th ng tin h c vào

quá trình thu th p , l u tr , x lý và phân ph i thông tin nh m ph c v cho m c

tiêu qu n lý đã đóng góp m t vai trò không nh trong quá trình phát tri n c a

công ty

3.2 H th ng thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng :

C ng nh các b ph n phòng ban khác trong Công ty , vi c đ a tin h c

tr c ti p vào quá trình thu th p , l u tr , x lý và phân ph i d li u vào trong

quá trình x lý nghi p v c a phòng t ch c lao đ ng ti n l ng đã đ c tri n

khai t r t s m trong đó có h th ng thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng

3.2.1 Tính t t y u c a h th ng thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng đ i v i

Công ty xây d ng s 2 :

N n kinh t đ t n c đang b c vào m t th i k m i , th i k công ngh

thông tin đóng vai trò ch đ o trong n n kinh t , nó tr thành ph ng ti n đ ta

có th “ ch y t t , đón đ u “ hoà mình cùng v i nh p th kinh t c a toàn nhân

lo i ng th i v i nó là s phát tri n l n m nh c a Công ty xây d ng s 2 đòi

h i c n xây d ng h th ng thu th p , l u tr , x lý và phân ph i d li u đ s c

đáp ng yêu c u phát tri n c a doanh nghi p B i v y , vi c áp d ng h th ng

thông tin qu n lý vào trong quá trình qu n lý doanh nghi p là m t yêu c u mang

tính khách quan t th c ti n và t n i t i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a

doanh nghi p

Qu n lý m t cách có hi u qu và khoa h c v n đ lao đ ng ti n l ng có

t m quan trong không ch v i ho t đ ng lao đ ng ti n l ng mà nó còn liên

quan tr c ti p đ n các ho t đ ng khác trong doanh nghi p Có h th ng thông

tin qu n lý lao đ ng ti n l ng ngày càng t t h n : tin c y , đ y đ , thích h p ,

Ph ng án này d a trên ngu n nhân l c hi n có , thi t b hi n có v c

b n duy trì công tác theo dõi , qu n lý nh hi n t i nh ng nâng cao n ng xu t

lao đ ng c a b ph n t ch c lao đ ng ti n l ng Ph ng án này ch có th

gi i quy t v n đ trong m t th i gian ng n h n và ch c ch n s g p nhi u khó

kh n trong theo dõi và qu n lý công tác lao đ ng ti n l ng trong dài h n , đ c

bi t là khi ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a đ n v ngày càng có xu h ng m

r ng Nh v y ph ng án này chi phí th p nh ng có r t nhi u h n ch

b B trí b ph n chuyên trách

V n d a trên nguyên t c theo dõi và qu n lý th công nh hi n t i ,

nh ng s b trí m t nhân l c chuyên bi t cho công tác này i u đó s t o m t

c c u c ng k nh cho b ph n t ch c lao đ ng ti n l ng Bên c nh đó kh i

l ng thông tin lao đ ng ti n l ng phát sinh ngày càng t ng thì khó có th gia

quy t đ c v n đ Ph ng án này khó có kh n ng th c hi n đ c do lãnh đ o

đ n v khó ch p nh n thêm lao đ ng cho phòng t ch c

c Chuy n x lý toàn b trên máy

ây là ph ng án mà doanh nghi p đang b c đ u áp d ng , nó đòi

h i m t kho n đ u t cao , xét v m t t ng quát là đem l i hi u qu l n nh t cho

dài h n Tuy nhiên , v n l n , yêu c u đào t o l i toàn b đ i ng cán b trong

b ph n t ch c lao đ ng ti n l ng khi đ i ng cán b h u h t là nh ng ng i

có tu i là h t s c khó kh n đ i v i công ty Bên c nh đó v n l n và n u áp

d ng s dôi ra nhi u lao đ ng c n gi i quy t công n vi c làm nên ph ng án

này r t khó cho quá trình th c thi

d T vi t và th c hi n ch ng trình

T vi t và th c hi n ch ng trình cho riêng công tác qu n lý lao đ ng

ti n l ng t i doanh nghi p là ph ng án có tính phù h p cao nh t xét trong

đi u ki n hi n t i cu doanh nghi p :

- Quy mô đ u t là thích h p ch chi b i d ng cho cán b l p ch ng trình ,

không c n đ u t chi phí cho ph n c ng và ph n m m

- Nhân l c không t ng phù h p v i kh n ng hi n có c a lao đ ng , nh t là t n

d ng đ c kh n ng l p trình và hi u bi t v tin h c c a đ i ng cán b công

nhân viên

- Nâng cao t ng b c trình đ lao đ ng , là b c đ m khi có đi u ki n đ

chuy n đ i sang x lý toàn b trên máy

V y , t các phân tích nh n th y đây là ph ng án t i u nh t đ i v i đi u

hi n t i c a doanh nghi p

3.3 Lên k ho ch phát tri n h th ng

M t nhân viên c a phòng t ch c t tìm hi u th c t và hoàn thi n

ch ng trình trong kho ng th i gian 3- 5 tháng

Tháng 1: Tìm hi u hi n tr ng , h th ng hoá các yêu c u c a công vi c

C B N CHO QUÁ TRÌNH PHÁT TRI N H TH NG

1 XU T PHÁT T TH C TI N KHÁCH QUAN T H TH NG THÔNG TIN

PH C V QU N LÝ

1 Khái ni m h th ng thông tin

1.1 Khai ni m

H th ng thông tin là t p h p nh ng con ng i , các thi t b ph n c ng ,

ph n m m , d li u có liên quan v i nhau cùng làm nhi m v thu th p x lý ,

l u tr và phân phát thông tin đ h tr cho vi c ra quy t đ nh , phân tích tình

hình, l p k ho ch , đi u ph i và ki m soát các ho t đ ng trong m t t ch c

u vào c a h th ng thông tin ( Inputs ) đ c l y t các ngu n (

Sources ) và đ c x lý b i h th ng s d ng nó có cùng v i các d li u đã

đ c l u tr t tr c K t qu x lý (Outputs) đ c chuy n đ n các đích (

Destination) ho c c p nh t vào kho l u tr (Storage) Ta có th mô t các y u t

c u thành h th ng thông tin nh hình v sau:

Ngu n thông tin

Thu th p thông tin

X lý - l u

tr thông tin

Phân phát thông tin

N i nh n thông tin

Kho d li u

Hình 2 : Mô hình h th ng thông tin

1.2 Phân lo i m t h th ng thông tin trong m t t ch c

Có hai cách phân lo i h th ng thông tin trong các t ch c M t cách l y

m c đích ph c v c a thông tin đ u ra đ phân lo i và m t cách l y nghi p v

mà nó ph c v làm c s đ phân lo i

1.2.1 Theo tính ch t ph c v c a thông tin đ u ra

Thì h th ng thông tin đ c chia làm n m lo i

- H th ng thông tin x lý giao d ch ( Transactional Information System ) :

ây là h th ng ch u trách nhi m th c hi n các ho t đ ng s n xu t phù h p

v i đ u ra c a doanh nghi p Vì th h th ng còn có tên g i là h th ng tác

nghi p

- H th ng thông tin qu n lý ( Management Information System ) : Là h

th ng thông tin ph c v cho công tác qu n lý

- H th ng thông tin tr giúp ra quy t đ nh qu n lý ( Managerial Decision

Support System ) : H th ng này đ c thi t k đ đáp ng nhu c u thông tin

c a các giám đ c M t h th ng tr giúp ra quy t đ nh s ph i tr giúp cho

m i giai đo n c a quá trình ra quy t đ nh bao g m các thi t b tr giúp hi u

qu và giúp cho vi c truy nh p d li u đ ng th i làm m i chúng c ng nh tr

giúp m i liên h gi a nh ng ng i ra quy t đ nh

- H th ng chuyên gia ( Expert System ): hay còn g i là h th ng c s trí tu

có ngu n g c t nghiên c u v trí tu nhân t o

- H th ng thông tin t o l p c nh tranh ISCA : Ngoài vi c tr giúp các ho t

đ ng qu n lý bên trong các t ch c h th ng này còn có th đ c s d ng

nh m t tr giúp chi n l c

1.2.2 Theo b ph n ch c n ng nghi p v

G m có các lo i h th ng sau:

- H th ng thông tin tài chính

- H th ng thông tin Marketing

1.3 Các mô hình bi u di n h th ng thông tin

mô t h th ng thông tin ng i ta dùng các mô hình sau:

1.3.1 Mô hình logic

Mô hình logíc th hi n h th ng nh ng quan đi m nh : H th ng làm

gì ? D li u mà nó thu th p , x lý c n ph i th c hi n ? các kho ch a k t qu

ho c đ l y ra t đó các d li u cho các x lý , thông tin mà h th ng s n sinh ra

… Tóm l i mô hình này không quan tâm t i ph ng ti n đ c s d ng c ng

nh đ a đi m hay th i đi m d li u đ c x lý mà nh ng cái c n quan tâm l i

Mô hình v t lý trong liên quan đ n khía c nh v t lý c a h th ng song

khác v i mô hình v t lý ngoài là nó không ph i là cái nhìn mà ng i s d ng có

th nhìn ra đ c C u trúc ch ng trình và ngôn ng th hi n đ u là nh ng cái

mà ng i s d ng không có quy n l a ch n mà k t qu c a s l a ch n ch y u

là t góc đ k thu t , ngh a là câu tr l i là t phía các chuyên viên k thu t

V i mô hình v t lý t n t i nhi u kh n ng có th c a mô hình v t lý trong Tuy

nhiên các mô hình đó không t ng đ ng nhau M t s có chi phí l n h n , m t

s ho t đ ng có hi u qu h n Do đó quy t đ nh l a ch n mô hình nào là ph

thu c vào s cân nh c k thu t , chi phí và hi u qu

Tóm l i, m i mô hình đem l i k t qu c a m i góc nhìn khác nhau Mô

hình logíc là k t qu c a góc nhìn qu n lý Mô hình v t lý ngoài là k t qu c a

góc nhìn ng i s d ng Mô hình v t lý trong là k t qu c a góc nhìn k thu t

C ba mô hình trên đ u có nh ng m c đ n đ nh khác nhau, mô hình logíc là

n đ nh nh t và mô hình v t lý trong hay bi n đ i nh t

2 Các ph ng pháp xây d ng h th ng thông tin qu n lý

2.1 Ph ng pháp Top Down Design

ây là ph ng pháp thi t k h th ng thông tin d a trên qua đi m t t ng

quát t i t ng th N i dung c a ph ng pháp này tr c h t ng i ta xác đ nh

t ng quát vi c thi t k ph n m m Sau đó m i m c tiêu l i l i phân chia nh h n

ngày càng chi ti t và m c tiêu cu i cùng th ng đ c t ng đ ng v i m t

Modul ch ng trình

- u đi m : c a ph ng pháp này cho phép đ a d n h th ng vào làm vi c

theo t ng giai đo n và nhanh chóng thu đ c k t qu

- Nh c đi m: các thông tin d b trùng l p, sinh ra các thao tác không c n

thi t

2.2 Ph ng pháp Bootom Up Design

Trong ph ng pháp này , nhi m v đ u tiên là ph i xây d ng đ m b o

logíc toán h c cho h th ng sau đó xây d ng các ch ng trình làm vi c và thi t

nhi m v c n thi t yêu c u là ph i t ch c ch t ch b o đ m tính nh t quán c a

thông tin trong h th ng

3 Các b c xây d ng h th ng thông tin qu n lý

xây d ng m t h th ng thông tin qu n lý ph c v qu n lý c n ph i

tr i qua b n b c sau:

B c 1 : Nghiên c u và đ t v n đ xây d ng h th ng giai đo n này chi m

kho ng 10% l ng công vi c b c này c n làm nh ng công vi c sau :

- Ti n hành kh o sát h th ng hi n t i , phát hi n các nh c đi m c a nó đ

đ a ra các bi n pháp kh c ph c

- Xác đ nh tính kh thi c a đ án , t đó đ nh h ng cho các giai đo n sau

B c 2 : Phân tích h th ng , giai đo n này chi m kho ng 25% công vi c và c n

làm nh ng công vi c sau

- Ti n hành phân tích c th h th ng hi n t i đang s d ng

- D a trên các công c xây d ng l c đ khái ni m , trên c s đó ti n hành

xây d ng l c đ khái ni m cho h th ng m i

B c 3 : Thi t k xây d ng h th ng , chi m kho n 50 % công vi c Công vi c

c th c n làm

- Thi t k t ng th :

+ Xác đ nh rõ các khâu ph i x lý b ng máy hay x lý b ng th công

+ Xác đ nh vai trò v trí c a máy tính trong h th ng m i

- Thi t k chi ti t :

+ thi t k các khâu x lý thông tin th công tr c khi đ a vào x lý b ng

máy tính

+ Xác đ nh và phân ph i các thông tin đ u ra

+ Thi t k các ph ng th c thu th p , x lý thông tin cho máy

B c 4 : Cài đ t h th ng m i Chi m 15 % kh i l ng công vi c,b c này c n

làm các công vi c sau:

- Thi t l p các t p c s d li u , các giao di n cho ng i s d ng

- V n hành ch y th và b o trì h th ng

- Vi t báo cáo d a trên nh ng phát hi n c a kh o sát ban đ u , có đ c cái

nhìn bao quát , đ y đ d i góc đ qu n lý c a các d án đ ti p t c chuy n

sang giai đo n sau

ngoài ph m vi v n đ ) i u này th hi n hai khía c nh: Th nh t là ch c n ng

công vi c Th hai là các đ n v t ch c đi u hành các ch c n ng đó ho c s

d ng nh ng thông tin đ c cung c p b i các ch c n ng đó

4.1.3 M t s ph ng pháp th ng dùng đ kh o sát hi n tr ng:

a Ph ng pháp ph ng v n

Ph ng pháp này d a trên các b ng t ng thu t và theo kinh nghi m c a

mình, các nhà phân tích có th chu n b đ a ra quy t đ nh tr c ti p

- u đi m: Quy t đ nh đ c đ a ra nhanh chóng

- Nh c đi m: Quá thiên v nh n xét ch quan c a nhà phân tích

c Ph ng pháp b ng h i

Là l p m t b ng câu h i s n đ đ a cho m i ng i đi n vào nh ng thông

tin thích h p

- u đi m: D thu đ c thông tin m t cách chính xác v h th ng

- Nh c đi m: Vi c t o ra m t b ng câu h i đ y đ không ph i là m t công

- Nh c đi m: M t th i gian, gây ra khó ch u cho ng i b quan sát, nhi u khi

nhi u do ch quan c ng nh khác quan

B c đ u tiên trong vi c phân tích m t h th ng d đ nh xây d ng Ch c

n ng nghi p v là m t khái ni m logic ch không ph i là m t khái ni m v t lý,

nó mô t đi u c n th c hi n đ nghi p v đ c th c hi n ch không ph i là

nghi p v đ c th c hi n đâu, nh th nào ho c do ai làm

 nh ngh a s đ ch c n ng nghi p v BFD: Là vi c phân rã có th b c đ n

gi n các ch c n ng c a h th ng trong mi n kh o c u M i ch c n ng đ c

ghi trong m t khung và n u c n có th phân rã thành các ch c n ng con, s

m c phân rã ph thu c vào kích c và đ ph c t p c a h th ng

 M c đích c a s đ ch c n ng nghi p v BFD

- giúp xác đ nh ph m vi c a h th ng c n phân tích

- giúp t ng c ng cách ti p c n logíc t i vi c phân tích h th ng Các ch c

n ng này đ c xác đ nh đây s đ c dùng trong nhi u mô hình sau này

4.2.2 Phân tích s đ dòng d li u DFD (Data Flow Diagram )

B c ti p theo trong quá trình phân tích là xem xét chi ti t h n v thông

tin c n cho vi c th c hi n các ch c n ng đã đ c nêu và nh ng thông tin cung

c p đ th c hi n chúng Công c mô hình đ c s d ng cho m c đích này là s

đ dòng d li u DFD

 nh ngh a s đ DFD : ây là mô hình v h th ng có s th hi n b ng s

đ các kho d li u , các lu ng thông tin, các x lý m c logíc

i u đáng l u ý mô hình này là nó ch ra cách mà thông tin v n chuy n t

ch c n ng này trong h th ng sang m t ch c n ng khác đ ng th i c ng ch ra

nh ng thông tin nào c n ph i có tr c khi cho th c hi n m t hàm hay quá trình

 M c đích c a s đ DFD : S đ DFD là m t công c tr giúp cho b n ho t

đ ng chính c a nhà phân tích

- Phân tích: DFD đ c dùng đ xác đ nh yêu c u c a ng i s d ng

- Thi t k : Nó đ c dùng đ v ch k ho ch , minh ho các ph ng án cho nhà

phân tích và ng i dùng xem xét khi thi t k h th ng m i

- Liên l c : M t trong nh ng s c m nh c a DFD là tính đ n gi n, tính d hi u

c a nó đ i v i ng i phân tích và ng i dùng

- Tài li u : Vi c dùng DFD trong đ c t yêu c u hình th c , đ c t thi t k h

th ng là m t nhân t làm đ n gi n hoá chính trong vi c t o ra và ch p nh n

th ng Tên c a các tác nhân ngoài luôn d ng danh t

- Tác nhân trong : Là m t ch c n ng ho c m t ti n trình bên trong h th ng

quá trình xây d ng m t DFD Nó có tên là s đ ng c nh , th ng đ c b

trí trên m t trang bao g m m t vòng tròn các quá trình trung tâm ( Bi u th

cho toàn b h th ng đang nghiên c u ) , đ c bao quanh b i các tác nhân

ngoài c a h th ng Các liên k t ch ra thông tin đ c truy n vào và ra kh i

h th ng S đ ng c nh th ng đ c xây d ng giai đo n đ u c a quá

trình phân tích và đ c dùng đ v ch danh gi i h th ng , bu c ng i phân

tích ph i xem xét m i ràng bu c bên ngoài c a h th ng Có th dùng s đ

này nh DFD m c cao nh t , trong đó có th đ t t i m c 0 b ng cách phân

rã ch c n ng c a quá trình trung tâm trong s đ ng c nh

v t ch t ch ng h n nh : Sinh viên , máy móc, v t t , hoá đ n Còn m t s

th c th khác l i là khái ni m hay quan ni m nh : Tài kho n , d án , nhi m

- Thu c tính : M i th c th đ u có nh ng đ c đi m riêng c a nó mà ta s g i là

thu c tính M i thu c tính là m t y u t d li u hay m t ph n t thông tin

tách bi t và không chia nh đ c n a Các thu c tính góp ph n mô t v

th c th và là nh ng d li u mà chúng ta c n l u tr Thông th ng , thu c

tính đ c th hi n ra là các tr ng hay các c t c a b ng

Có ba ki u thu c tính khác nhau mà b t ký m t th c th nào c ng đ u có th có

thu c tính trong ba ki u này Các ki u đó là:

- Thu c tính đ nh danh : Là m t hay nhi u thu c tính trong ki u th c th cho

phép xác đ nh m t cách duy nh t v m t cá th trong m t th c th

- Thu c tính mô t : H u h t các thu c tính trong m t ki u th c th đ u có th

là mô t ây là thông tin mô t cho th c th đ c tham tr t i Thông tin

này làm t ng hi u bi t c a ta v th c th i v i thu c tính mô t c n l u ý

là m i thu c tính nh v y ch xu t hi n trong m t và ch m t b ng mà thôi

- Thu c tính k t n i : Là nh ng thu c tính đ c dùng đ ch ra m i quan h

gi a m t th c th đã có v i m t th c th khác trong b ng khác Thu c tính

k t n i r t gi ng v i thu c tính mô t , thông th ng trong b n thân th c th

ch a nó nh ng m t th c th khác thì nó l i là khoá

- Các quan h : M i quan h t nhiên xu t hi n gi a các th c th thu c các

ki u khác nhau B n ch t c a m i quan h là t ch c và t o nên cách s

d ng trong vi c đi u khi n ho t đ ng nghi p v Có ba ki u quan h sau

đây

liên quan ) v i m t dòng c a b ng th c th B và ng c l i + Quan h m t -

Nhi u : V i m i dòng trong b ng th c th A thì t ng ng v i nhi u dòng trong

b ng th c th B nh ng ng c l i m i dòng trong b ng th c th B ch t ng ng

v i m t dòng duy nh t trong nh t trong b ng A

+ Quan h nhi u-nhi u: V i m i dòng trong b ng th c th A t ng ng v i

nhi u dòng trong b ng th c th B và ng c l i v i m i dòng trong b ng th c th

B s t ng ng v i nhi u dòng trong b ng th c th A

 Các giai đo n trong quá trình xây d ng mô hình d li u:

- Xác đ nh các ki u th c th

- a ra các b ng th c th chính gi thông tin v h th ng trong nl nh v c

nghiên c u đ xem xét và m r ng v sau

- Xác đ nh các m i quan h chính gi a các ki u th c th Ngh a là ph i tìm ra

các liên k t t nhiên gi a chúng và ph i ghi l i các liên k t này d i d ng

quan h m t – nhi u

 Các c n c đ xác đ nh các quan h

- M t quan h t n t i gi a hai th c th n u c n ph i gi thông tin trong th c

th này v th c th kia Lý do cho vi c gi thông tin k t n i này là b n ch t

 Các b c đ xây d ng m t mô hình quan h :

- Xác đ nh t t c các thu c tính c n dùng t i trong h th ng xây d ng

- Xác đ nh ki u th c th đ đ t t ng thu c tính nh m gi m thi u vi c sao chép

và tránh d th a (Quá trình chu n hoá )

- Xác đ nh quan h v n ti m n bên trong các danh sách thu c tính đã đ c

thi t l p cho t ng ki u th c th i u này đ c th c hi n b ng cách ghi ra

nh ng thu c tính nào trong t ng b ng là thu c tính k t n i

Tóm l i , v i các thu c tính và ki u th c th c ng nh quan h đã bi t có th

xây d ng nên m t s đ cùng ki u nh mô hình d li u tr c giác Khi đó ta có

th đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra đ c t vi c so sánh đó m t mô

hình duy nh t có ch a các đ c tr ng t t nh t c a c hai Tuy nhiên vi c c

l ng v kh i l ng th c th cho t ng b ng c ng c n ph i đ c ghi l i trong mô

Trong khi tri n khai m t ng d ng , vi c thi t k ngay t đ u m t c s

d li u t t là h t s c quan tr ng, làm th nào đ h th ng không b c ng nh c

mà có th thay đ i m t cách d dàng uy n chuy n ng th i ta ph i làm th

nào đ vi c duy trì b o d ng ch ng trình đ gây t n kém cho ng i s d ng

Ph n sau đây s trình b y khái quát các b c thi t k c s d li u :

B c 1 : Phân tích toàn b nh ng yêu c u

ây là b c kh i đ u khó kh n nh t b i vì nó đòi h i ph i phân tích ch n

v n nh ng yêu c u trong vi c hình thành c s d li u cho m t đ n v , Trong

giai đo n này ng i thi t k ph i tìm hi u và h i ng i dùng c s d li u trong

t ng lai xem h c n trích, rút nh ng d li u nào, d i d ng báo cáo nh th

nào và s d ng nh ng d li u y vào vi c gì đ t đó có m t cái nhìn t ng quát

tr c khi chính th c b t tay vào thi t k c s d li u

di n b i nh ng b ng d li u trong c s b ng d li u Khi c n thi t có th thêm

thông tin vào nh ng b ng này ho c có th tách r i th c th ra làm nhi u b ng d

li u khác

B c 3 : Nh n di n các m i t ng quan gi a các th c th

Sau khi đã ti n hành phân chia các thông tin d li u vào b ng thì công

vi c ti p theo là ph i tìm ra t t c nh ng m i quan h gi a các th c th , đ sau

này d a vào m i quan đ y nh m liên k t các b ng d li u l i v i nhau , trích ,

rút , k t h p d li u t đó s đáp ng đ c nhanh chóng nhu c u c a ng i s

d ng

B c 4 : Xác đ nh khoá chính

tránh s nh p nh ng v thông tin d li u gi a các b n ghi trong m t

b ng đòi h i ta ph i nh n di n m t tr ng hay thu c tính làm y u t phân bi t ,

t c là khoá chính c a b ng Trong tr ng h p n u có nhi u l a ch n thì ph i

ch n ra tr ng nào có ý ngh a nh t đ i v i ng d ng đ làm khoá đ nh danh

ôi khi ta c ng ph i bi t k t h p m t vài các thu c tính đ t o m c khoá chính

B c 5 : Nh n di n m c khoá ngo i lai

Khoá này yêu c u là m t tr ng trên b ng d li u này nh ng giá tr c a

nó ph i kh p v i giá tr c a m c khoá chính trên b ng d li u c n liên k t kia

Xong khoá này ch mang tính k t n i ch không xác đ nh tính duy nh t c a các

b n ghi trong b ng d li u

B c 6 : Thêm vào các tr ng không ph i là khoá

Yêu c u c a b c này là làm sao tìm ra nh ng tên đ đ t cho các tr ng

trong b ng sao cho g i nh và thu n ti n khi x lý các d li u trên b ng Sau đó

5.3 Thi t k giao di n ng i - máy

 M c đích c a vi c thi t k giao di n ng i- máy : Nh m t o ra giao di n làm

công c cho vi c giao ti p gi a ng i v i máy đ c thu n l i h n

 các ch tiêu quan tr ng c n có khi đánh giá m t giao di n ng i - máy là :

- Ph i d s d ng và d h c ngay c đ i v i nh ng ng i thi u kinh nghi m

- v t c đ thao tác , giao di n ph i mang l i hi u qu trong h n đ nh c a các

b c thao tác , nh n phím c ng nh th i gian tr l i

- Ph i ki m soát đ c ch ng trình ngh a là đ m b o cho ng i s d ng th c

hi n ho c b t đ u ki m soát đàm tho i

- D phát tri n các yêu c u và đem l i k t qu

 Các tính ch t c n tho mãn khi thi t k giao di n : M t là ph i phù h p v i

nh ng ng i s d ng, ng i s tham gia đ i tho i v i máy Hai là ph i phù

h p v i nhi m v đ c giao

 M t s lo i giao di n c b n

- Máy h i - ng i đáp : V i cách thi t k này ch phù h p đ i v i ng i m i

s d ng và ít kinh nghi m Các câu h i và đáp th ng là ng n và l ng

thông tin th ng là t ng đ i nh

- Ngôn ng l nh : Th ng là ngôn ng l nh bao g m t nh ng câu l nh đ n

gi n nh t cho đ n nh ng câu l nh khá ph c t p v m t ng pháp i v i

ki u giao di n này ch phù h p v i ng i s d ng m c chuyên gia còn đ i

v i ng i s d ng bình th ng thì r t khó nh ,hay m c l i khi vi t câu l nh

- i n theo m u : ây là d ng đ i tho i hay đ c dùng nh t đ i v i x lý d

li u c ng nh s d ng trong vi c khôi ph c d li u và so n th o Ki u giao di n

nh v y r t g n g i v i ng i s d ng và vi c thao tác trên chúng l i đ c t

gi i ngh a cho đ n khi m u đã đ c n p đ y đ thông tin

Tóm l i, có r t nhi u công c trong giai đo n thi t k song không ph i cái nào

c ng s d ng đ c trong m i h th ng Nhà phân tích ph i dùng cách đánh giá

c a mình đ gi i quy t chính xác xem nên dùng nh ng k thu t nào và áp d ng

chúng m c đ nào đ làm cân b ng gi a nguy c ho c h th ng quá nghèo nàn

ho t ng c l i nguy c h th ng quá r c r i

Yêu c u khách quan :

N n kinh t Vi t Nam đang hoà mình cùng dòng ch y kinh t th gi i v i

nh ng b c phát tri n v t b c trong nh ng n m g n đây chúng ta đã và đang

kh ng đ nh mình trên tr ng qu c t C ng nh toàn nhân lo i , n c ta đã và

đang đ a Công ngh thông tin là m c tiêu nóng b ng hàng đ u S phát tri n

c a công ngh thông tin đ c xem là kim ch nam cho nh ng b c phát tri n

m i , cho nh ng m c tiêu m i , đã tr thành m t trong nh ng ph ng ti n đ đ t

n c ta có th “đi t t , đón đ u “ theo k p các n c phát tri n , hoà nh p cùng

c n l c phát tri n đi lên c a toàn nhân lo i Vi c đ a tin h c vào m c tiêu qu n

lý c a các doanh nghi p và trong toàn b n n kinh t tuy mu n màng nh ng đã

và đang đ t đ c nh ng thành t u đáng k Cùng v i quá trình m c a n n kinh

t , n n kinh t đ t n c theo c ch th tr ng , v i nhi u thành ph n kinh t ,

đ c ki m nghi m s đúng đ n v i hi n th c khách quan thông qua c s lý

thuy t c ng nh th c ti n s đ i thay t ng ngày c a đ t n c S phát tri n

nhanh chóng c a t qu c không th không nh c t i s đóng góp tr c ti p và gián

ti p c a công ngh thông tin H n bao gi h t , trong giai đo n này hi u qu

qu n lý c a các doanh nghi p ph thu c vào h th ng thông tin d a trên máy

tính Qu n lý có hi u qu c s d li u v các ho t đ ng s n xu t kinh doanh

c a doanh nghi p là m t trong nh ng m c tiêu s ng còn c a doanh nghi p , nó

quy t đ nh đ n s thành b i c a doanh nghi p trong c ch m i đ t đ c

đi u đó , các doanh nghi p c n xây d ng h th ng thông tin và liên l c đ m nh

, chính xác , kp th i làm c s cho nh ng quy t đ nh qu n tr M t trong nh ng

ngu n thông tin quan tr ng ph c v cho qu n tr doanh nghi p là xu t phát t h

th ng thông tin qu n lý

Công ty xây d ng s 2- T ng công ty Xu t nh p kh u Xây d ng Vi t

Nam ( Vinaconex) c ng nh các t ch c doanh nghi p khác trong c n c đang

d n t ng b c ti p c n , đ a tin h c vào trong quá trinh s n xu t kinh doanh đ c

bi t là trong m c tiêu qu n lý kinh t .Trong quá trình phát tri n đi lên c a

doanh nghi p không th ph nh n s đóng góp tr c ti p c ng nh gián ti p c a

m t h th ng thông tin qu n lý đ m nh Song song v i ho t đ ng s n xu t kinh

doanh ngày càng m r ng , thì đòi h i m t h th ng thông tin t t là c n thi t h n

bao gi h t đ i v i doanh nghi p B i v y , vi c nguyên c u phát tri n h th ng

thông tin qu n lý lao đ ng ti n l ng nói riêng và h th ng thông tin qu n lý nói

chung là yêu c u phù h p v i yêu c u n i t i c a doanh nghi p

CH NG III

M c đích cu i cùng c a vi c phát tri n m t h th ng thông tin là cung c p

cho các thành viên c a t ch c nh ng công c qu n lý t t nh t Phát tri n m t

h th ng thông tin bao g m vi c phân tích h th ng thông tin đang t n t i , thi t

lu t m i đ c ban hành , vi c ký k t m t hi p tác m i , đa d ng hoá ho t đ ng

c a doanh nghi p , nh ng yêu c u m i c a nhà qu n lý , S thay đ i c a công

ngh , s thay đ i sách l c chính tr v.v.v đ xác đ nh chính xác các v n đ

t n t i c a h th ng đ có th phát tri n b sung vào m t h th ng m i u vi t

h n , có kh n ng đáp ng đ c yêu c u n i t i c a h th ng

I CÁC THÔNG TIN U VÀO VÀ U RA C A H TH NG

1 Các thông tin đ u vào c a h th ng

1.1.Thông tin ph c v cho vi c nh p h s ban đ u bao g m các thông tin c

1.2 Các thông tin v ch c v bao g m :

- Mã ch c v

- Ch c v

1.3 Các thông tin v h c hàm bao g m :

hoá đ n

ch ng t

Nhân viên Phòng Ban

Lao

đ ng

ti n

l ng Lãnh đ o

Ti n

l ng

In ra các báo cáo

In ra các báo cáo Các hoá đ n

ch ng t

thành viên t lãnh đ o đ n nhân viên t o thành m t h th ng xuyên su t M i

cán b công nhân viên trong doanh nghi p c n ph i có đ y đ các thông tin v

cá nhân c ng nh các thông tin v ti n l ng

B ph n qu n lý lao đông ti n l ng s c p nh p các thông tin v lao

đ ng ti n l ng m t cách đ y đ chính xác Ng c l i s hu b th ng tin v

lao đ ng ti n l ng c a m t cá nhân ho c đ n v khi có yêu c u Khi lãnh đ o

ho c các b ph n khác yêu c u đ c bi t thông tin v m t thành viên nào đó hay

b n báo cáo t ng h p chung c a toàn doanh nghi p trong l nh v c lao đ ng ti n

l ng ho c m t thông tin gì khác liên quan thì cán b phòng t ch c c n tra c u

xem xét và g i báo cáo cho c p trên

S đ lu ng ng c nh ng trên ch là t ng quát , khi có các v n đ

khác phát sinh đ t ra thì s đ ng c nh nh trên ch a v ch ra đ c chi ti t v n

đ B i v y , yêu c u đ t ra c n ph i có m t s đ ng c nh m c 1 và d i 1

2 S đ lu ng d li u m c 1:

S đ ng c nh m c 1 g m các ch c n ng :

- Ch c n ng c p nh p thông tin v h s cán b công nhân viên v nh n công

tác ho c thiên chuy n công tác , nh p h s m i ho c hu h s

- Ch c n ng c p nh p thông tin v ti n l ng , ti n t m ng , nâng l ng , h

s l ng , ngày công , BHYT, BHXH và các v n đ khác liên quan đ n ti n