Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Quản Lý Hành Chính _ www.bit.ly/taiho123

Phạm vi và đối tượng áp dụng• Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ qu

Kỹ thuật soạn thảo

Văn bản quản lý hành chính

TS Lưu Kiếm Thanh

KTST VĂN BẢN QUẢN LÝ

I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý

II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

III – Soạn thảo VBHC cá biệt

III – Soạn thảo VBHC thông thường

I - Tổng quan về hệ thống

văn bản quản lý

Chủ thể ban hành Nội dung chuyển đạt Đối tượng áp dụng

Quy trình, thủ tục Tính thực hiện

2 Văn bản pháp luật

1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP,

08-4-2004 về công tác văn thư

2 Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP,

06-5-2005 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

Phân loại

VĂN BẢN

QPPL

VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH

VĂN BẢN ĐOÀN THỂ

II Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

•Nội dung

•Ngôn ngữ

•Thể thức

•Quy trình

1 Những yêu cầu nội dung

a) Tính mục đích

Chủ đề Phạm vi điều chỉnh Mức độ điều chỉnh

b) Tính khoa học

Thông tin Tính lôgic

Bố cục

Đơn giản Ngắn gọn

Dễ hiểu

c) Tính phổ thông

Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý

Dứt khoát

d) Tính thực hiện

Thực tế Hợp lý

e) Tính khả thi

2 Những yêu cầu ngôn ngữ

a)Văn phong

b)Từ ngữ

c)Cú pháp

d)Chính tả

a) Văn phong hành chính-công vụ

Dùng từ đơn nghĩa

Nghĩa đen Nghĩa bóng Nghĩa biểu cảm Nghĩa sở dụng

3 Những

yêu cầu về

thể thức &

kỹ thuật trình bày

1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Thông tư này hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm

pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ

chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh

tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

i hướng dẫn chung

2 Thể thức văn bản

• Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành

phần chung áp dụng đối với các loại văn bản

và các thành phần bổ sung trong những trư

ờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

i hướng dẫn chung

3 Kỹ thuật trình bày văn bản

• Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và

in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được

soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện

kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản đư

ợc in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

i hướng dẫn chung

4 Phông chữ trình bày văn bản

• Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải

là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản Đối với những văn bản dùng

trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ

quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

i hướng dẫn chung

ii thÓ thøc v¨n b¶n

• 1) Quốc hiệu

• 2) Tên cơ quan

• 3) Số và ký hiệu

• 4) Địa danh, ngày tháng

• 5) Tên loại, trích yếu

• 6) Nội dung văn bản

• iii kỹ thuật trình bày

• 1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

• 2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

• 3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

III - Soạn thảo văn bản HC cá biệt

• 1 Nghị quyết

• 2 Quyết định

• 3 Quy chế

• 4 Chỉ thị

Bố cục nghị quyết

• Căn cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban hành, nhằm nâng cao sự nhất trí

và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành,

được trình bày ngắn gọn, vừa đủ, không biện luận dài dòng, như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đặt ra ; những

phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo

quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực

hiện chủ trương, chính sách từ cơ quan l nh ã

đạo, v.v Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

2) Phần khai triển:

• Nội dung thảo luận, những quyết

định và giải pháp mà hội nghị đ ã

biểu quyết và các biện pháp tổ

chức thực hiện, tập trung nêu

những vấn đề trọng tâm như:

những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đạt tới, các biện pháp cụ

Bố cục nghị quyết

2) Phần khai triển:

• Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ

thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát Cần xác định cụ thể nghĩa

vụ, quyền hạn của từng cấp, ngành, tổ

chức, cá nhân, đồng thời quy định những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo

đảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị quyết đ đặt ra

Bố cục nghị quyết

2) Phần khai triển:

• Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả hoặc đại đa số đại biểu Thông thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi

pháp luật) với cách hành văn dứt khoát (thư ờng dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn

toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm

2) Phần khai triển:

• Kết cấu đặc thù: Đề cập tới nhiều nội dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan như: thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đó

• Khi viết bằng văn nghị luận đòi hỏi thường

xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để

đảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ

điểm được trình bày riêng thành đề mục.

Bố cục nghị quyết

2) Phần khai triển:

• Trong trường hợp, khi đặt ra nội quy, quy chế, các văn bản phụ khác, hoặc áp dụng

để giải quyết những công việc cụ thể

thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành như bầu các chức danh, b i bỏ, huỷ bỏ ã

những văn bản sai trái của đơn vị cấp dư

ới, v.v nghị quyết cần được viết b ng ằ văn điều khoản.

Bố cục nghị quyết

2) Phần khai triển:

• Điều khoản thi hành: nêu đầy đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực

về thời gian và việc xử lý văn bản

trước đú.

Bố cục nghị quyết

2 Quyết định

chủ trương,

biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt

động; quy định chế độ làm việc với

các đơn vị, bộ phận trực thuộc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

2 Quyết định

• Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc

cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các

2 Quyết định

• Quyết định có thể trình bày

trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông qua những văn bản phụ như

điều lệ, quy chế, quy định và

các phụ lục kèm theo (nếu có).

Yêu cầu đối với quyết định

Yờu cầu đối với quyết định

hiện Càng xuống dưới càng phải cụ thể.

ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp

trong các quyết định có liên quan.

Yờu cầu đối với quyết định

• Mọi quyết định sai trái (không hợp pháp hoặc/và không hợp lý) cần

được xử lý kịp thời

• Mọi quyết định xử lý phải được

thể hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật.

Bố cục quyết định

2) Phần khai triển:

• Nội dung quyết định: viết b ng văn ằ

điều khoản Các điều được trình

bày cô đọng, không dùng các câu

và từ chuyển tiếp, được sắp xếp

theo trình tự lô gíc nhất định

Bố cục quyết định

2) Phần khai triển:

• Khi ban hành kèm theo văn bản phụ thì thường không quá 5 điều, trong đó điều 1 thường là: " Ban hành kèm theo Quyết định này

Điều lệ ".

Bố cục quyết định

2) Phần khai triển:

rõ, cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành,

hiệu lực về thời gian.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tuyển dụng và phõn cụng cụng tỏc

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CễNG TY…

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm

về việc thành lập ;

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm

về việc điều động Ông (Bà) về công tác tại ;

Xét đơn xin vào làm việc tại của Ông (Bà) ;

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc

Địa danh, ngày … thỏng … năm

doanh nghiệp

Số /Q -DN Đ

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Tuyển dụng Ông (Bà): , sinh

ngày , quê quán về công tác tại kể từ

ngày

Điều 2 Ông (Bà) được hưởng % mức lương

khởi điểm của ngạch mã số hệ số và

các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện

hành.

Điều 3 Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và

Ông (Bà) chịu trách nhiệm thi hành Quyết

định này./.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CễNG TY…

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm về việc thành lập ;

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm về việc ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Nâng bậc lương đối với Ông

(Bà): , giữ chức vụ được hưởng

mức lương mới là .kể từ ngày tháng năm

Điều 2 Quyết định này cú hiệu lực kể từ

ngày ký.

Điều 3 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên

quan và Ông (Bà) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc khen thưởng

TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CễNG TY…

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm về việc thành lập ;

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng năm về việc ban hành Quy chế khen thưởng;

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc

Địa danh, ngày … thỏng … năm

doanh nghiệp

Số /Q -DN Đ

Điều 2 Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được

hưởng theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và

Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Nay tặng bằng khen (danh hiệu ) cho

những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc

trong năm (Có Danh sách kèm theo).

Điều 2 Những Ông (Bà) có tên t i Danh sách nêu ạ trên được hưởng theo quy định của pháp luật hiện

hành

Điều 3 Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và

Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Điều lệ

1 Văn bản pháp quy dưới luật được ban hành để

làm cơ sở pháp lý thống nhất cho việc điều

hành một lĩnh vực công tác nhất định như điều

lệ khen thưởng, điều lệ công tác chính trị trong QĐND Việt Nam.

2 Văn bản quy phạm của một cơ quan, đoàn thể,

hội, công ty gồm những điều quy định bắt buộc nêu rõ tôn chỉ, mục đích, tổ chức hoạt động, kỷ luật nội bộ của tổ chức đó Ví dụ: điều lệ của

MTTQVN, điều lệ của Hội khoa học Kinh tế Việt

Quan hệ công tác trong và ngoài cơ quan

Chế độ ban hành, quản lý văn bản.

Chế độ công tác.

Chế độ hội họp; tiếp khách.

Văn phong quy chế

Văn điều khoản

Văn phong pháp

luật-hành chính

4 ChØ thÞ

• Văn bản truyền đạt quyết định của chủ thể

ban hành tới cơ quan, đơn vị thuộc quyền (có mối quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành) nhằm chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động; để kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác

• Chỉ thị có thể là văn bản quy phạm pháp

luật hoặc văn bản cá biệt

Bè côc chØ thÞ

2) PhÇn khai triÓn:

• Nội dung viết bằng văn nghị luận Có thể nhận xét

về ưu khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, nhận

định phát triển của tình hình một cách khái quát,

cô đọng, sau đó là mệnh lệnh, chủ trương hoặc giao nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được, cũng có thể là đôn đốc để tăng nhanh tiến độ thực hiện Nếu xét thấy cần thiết cũng có thể đưa ra một số quy định để cấp dưới thi hành các chủ trương

chính sách pháp luật đó được đúng hướng và

Bè côc chØ thÞ

2) PhÇn khai triÓn:

• Hành văn dứt khoát, nhưng không cứng nhắc Từ

ngữ dễ hiểu, giọng văn có tính thuyết phục cao, vừa thể hiện tính nghiêm túc, mệnh lệnh, vừa

phát huy tính tự giác thực hiện, tính sáng tạo của cấp dưới.

• Điều khoản thi hành: cần xác định rõ trách nhiệm

thi hành cho các chủ thể chủ thể chịu trách nhiệm chính, các tổ chức, cá nhân phối hợp về chế độ báo cáo thỉnh thị, công tác sơ kết, tổng kết theo

IV Soạn thảo văn bản HCTT

1 Công văn

• Văn bản không có tên loại, dùng

để thông tin trong hoạt động

giao dịch, trao đổi công tác,

v.v giữa các chủ thể có thẩm

quyền nhằm giải quyết các

nhiệm vụ có liên quan Còn gọi

là công thư.

1 Công văn

• Có các loại như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao

dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ

• Không nhầm lẫn với thông báo,

đề án, dự án hoặc tờ trình, v.v

• "Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập

Công ty và đón nhận Huân chương Công ty chúng tôi đ nhận được nhiều thư, điện chúc ã

mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi tới "

Bố cục công văn

• Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải

quyết Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng,

đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (được

nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải

quyết và kết luận vấn đề Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho ngư

ời đọc có thể tin vào những điều công văn đ ã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên

cứu giải quyết.

Bố cục công văn

• Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đ nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, ã yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức, như:

• "Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan góp ý

kiến cho bản đề án của chúng tôi .

• Xin chân thành cảm ơn !"

• "Chúc các đồng chí sớm khắc phục được hậu quả nặng nề

của đợt b o lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân ã dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế-x hội ã tỉnh nhà.

2 Thông báo

Thông tin về:

• Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của

t ch c theo quy định của pháp luật; ổ ứ

• Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, thí dụ việc triển khai hoạt động

khuyến mại

• Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;

• Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hư

2 Thông báo

• Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính

sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.

Thông báo kết quả

hội nghị, cuộc họp

• Nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó

• Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ

họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc

họp, thành phần báo cáo viên, kết luận, chỉ rõ trách nhiệm thi hành.

Thông báo nhiệm vụ

được giao

• Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm

vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện.

Thông báo về hoạt động

triển khai

quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt

động đó.

2 Thông báo

• Kết thúc thông báo: có thể nhắc lại nội dung chính, trọng tâm

cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung x giao, cám ã

ơn nếu xét thấy cần thiết.

Hành văn của thông báo

hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết.

3 Báo cáo

• Văn bản trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho

việc đánh giá tình hình thực tế

quản lý, l nh đạo, là căn cứ để ã

cấp trên ra quyết định quản lý

phù hợp

3 Báo cáo

• Nội dung khai triển: Kiểm điểm những

việc đ làm, đ hoàn thành, chưa hoàn ã ã

thành, những ưu khuyết điểm của quá

trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra

nguyên nhân thành công và thất bại, được viết trung thực, không thêm bớt, không

bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật, khách

quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể, trọng điểm