Tổ Chức Điều Hành Hoạt Động Công Sở

 Công sở có quyền lực công, đ ợc sử dụng quyền lực đó để thực thi chức, cỏn bộ do mỡnh quản lý;  Đây là nơi xử lý các thông tin để phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà n ớc, nơ

- Trở thành một người nghiên cứu

khoa học?

v.v…

 Thảo luận được một số vấn đề trong thực tiễn điều hành công sở ở nước ta hiện nay

 Trao đổi một số kinh nghiệm của thế giới

trong vấn đề đang nghiên cứu.

Phương pháp học tập

 Cùng nhau học tập

 Coi trọng việc tự học ( kể cả trên lớp học)

 Tích cực tham gia thảo luận nhóm

 Suy nghĩ về cách vận dụng lý thuyết vào

thực tế

TÀI LiỆU THAM KHẢO

- Nguyễn Văn Thâm:

Tổ chức điều hành hoạt động

của các công sở

Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003

- Nguyễn Bá Dương ( Chủ biên):

Những vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức

Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004

A T NG QUAN A T NG QUAN ỔNG QUAN ỔNG QUAN

BẢN

 Mỗi tổ chức ( xã hội) đều hoạt động theo một mục tiêu gắn với một lĩnh v ự c hoặc một số

lĩnh vực nhất định M ụ c tiêu c ủ a tổ ch ứ c đ ị nh

h ướ ng hoạt động của nó.

 Tổ chức nào cũng có thiết chế c ủ a mình để

làm cơ sở cho sự tồn tại và phát triển c ủ a nó.

 Quá trình vận hành c ủ a tổ ch ứ c hướng tới

m ụ c tiêu luôn chịu tác động c ủ a nhiều yếu tố khác nhau Có những yêu tố chính và nh ữ ng yếu tố ph ụ , khách quan và ch ủ quan.

 Có tổ ch ứ c công và tổ ch ứ c t ư, tổ ch ứ c chính trị -xã hội

1.2 CƠ QUAN

 L à một tổ chức xã hội

 Trong hoạt động của mình nó luôn gắn với một chức năng chuyên biệt

Ví dụ: Cơ quan điều tra, cơ quan

báo chí, cơ quan Đảng…

 Cơ quan luôn có cơ chế riêng của

mình và hoạt động theo những trật

tự rõ ràng

 Công sở có quyền lực công, đ ợc sử dụng quyền lực đó để thực thi

chức, cỏn bộ do mỡnh quản lý;

 Đây là nơi xử lý các thông tin để phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà n ớc, nơi phối hợp các bộ phận cán bộ, công chức theo một cơ chế nhất định nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ đ ợc nhà n ớc giao

 C ụng sở gắn với trụ sở làm việc

Phõn loại cỏc cụng sở

 Công sở có thể đ ợc phân loại dựa vào các tiêu chí khác nhau Các tiêu chí th ờng đ ợc áp dụng nhất là

tính chất và nội dung hoạt động của công sở Dựa theo các tiêu chí đó có thể phân loại các công sở thành các loại sau đây:

 Công sở hành chính nhà n ớc (gắn với trụ sở làm việc của các cơ quan nhà n ớc).

 Công sở sự nghiệp

 Công sở của các tổ chức (chớnh tr , xã hội) nh tr , xã hội) ị, xã hội) ị, xã hội).

 Cụng sở cụng ớch (phi lợi nhuận)

Mở rộng

 Một số tổ chức hiện cũng có các yếu tố như công sở Nhà nước nhưng hoạt động mang tính đặc thù

 Trong nhiều trường hợp khái niệm công sở được hiểu giống như khái niệm cơ quan nói chung, nhưng không phải bao giờ các cơ

quan và công sở cũng là một Cần chú ý

đến điều này khi nói đến điều hành hoạt

động của các cơ quan và tổ chức

CÁC Y U T CÁC Y U T ẾU TỐ ẾU TỐ Ố Ố LIÊN QUAN ĐẾN HIỆU QUẢ HỌAT ĐỘNG CỦA

CÔNG SỞ

2.1 Quan niệm về hiệu quả hoạt động

của các công sở

 Nhiệm vụ của nhà quản lý làm cho tổ chức của

mình hoạt động được, hoàn thành các mục tiêu đề ra

 Tuy nhiên, hoàn thành công việc không đồng nghĩa

với quản lý có hiệu quả nếu :

- Mục tiêu đạt được của nhà quản lý không gắn

được với mục tiêu chung của tổ chức

- Chi phí các mặt không tương xứng với kết quả

- Không thúc đẩy được nhân viên hành động tích

cực, gắn bó với công sở…

- Không tạo được sự phát triển bền vững cho công

sở, sự yên tâm của cộng đồng, xã hội

2.1 Quan niệm về hiệu quả…

được bằng vật chất

đo đếm được

THẢO LUẬN (2)

Bạn quan niệm như thế nào về ý nghĩa của hiệu quả vô hình trong hoạt động của công sở ?

2.2 Cỏc yếu tố liờn quan đến hiệu

quả hoạt động của cụng sở

 Con người (Cỏn bộ, cụng chức)

 Quan hệ

 Mục tiêu hoạt động, chiến lược của cụng sở

 Môi tr ờng (kinh tế , xã hội, phỏp lý, bên trong, bên ngoài )

 Cách thức lãnh đạo

 Cơ chế vận hành

 Hệ thống cơ cấu tổ chức (bộ mỏy)



Phân loại các yếu tố liên quan đến hiệu

quả hoạt động của công sở…

 Yếu tố nguyên nhân: Tác động đến quá trình diễn biến các

sự kiện bên trong công sở, tổ chức, đến quá trình vận hành của nó: Chiến lược; kỹ năng lãnh đạo; chính sách và quyết định điều hành, cơ cấu của tổ chức

 Yếu tố can thiệp: Biểu hiện tình trạng hiện có của công sở:

Sự gắn bó của cán bộ, công chức với mục tiêu của công sở; động cơ làm việc; đạo đức công vụ; kỹ năng giao tiếp thực

tế, kỹ năng giải quyết các xung đột, kỹ năng hợp tác…

 Yếu tố đầu ra: Các sản phẩm do hoạt động của công sở mang lại ( ví dụ như ở trường học là số lượng sinh viên đào tạo được, sách giáo trình được công bố…)

Chú ý: Sự tác động của các yếu tố trên với nhau

PHÂN TÍCH…

công sở)

Thảo luận (1):

- Theo quan điểm của b ạn , con người như thế nào

sẽ có khả năng phù hợp với hoạt động của công

sở?

- B ạn đánh giá như thế nào về sự phù hợp của đội ngũ công chức chúng ta với nhiệm vụ hiện nay của các cơ quan Nhà nước?

THAM KHẢO:

công sở

- Ít quyết đoán hơn

- Ít biểu lộ cảm xúc - Quyết đoán hơn

người nào Đ/C thường gặp

nơi mình đang làm việc ?

Tham khảo: 10 đặc điểm của người Việt

Nam

Nguồn: Viên nghiên cứu xã hội học Mỹ ( 2007)

 Cần cù trong lao động nhưng rất dễ thỏa mãn nên tâm lý hưởng thụ cao.

 Thông minh, sáng tạo nhưng chỉ có tính chất đối phó, thiếu tầm tư duy dài hạn, chủ động.

 Khéo léo trong công viẹc nhưng không duy trì đến cùng , ít quan tâm đến sự hoàn thiện cuối cùng của sản phẩm.

 Vừa thực tế, vừa mơ mộng, song lại không có ý thức trong việc nâng lên

thành lý luận, thiếu triết lý.

 Ham học hỏi, có khả năng tiếp thu nhanh, song ít khi tự giác học “đến đầu, đến đũa” nên kiến thức không hệ thống, mất cơ bản Học tập chưa được xem

là mục tiêu tự thân mà là do thúc đẩy ngoại lai ( vì bố mẹ và gia đình, vì sĩ diện, về để kiếm việc làm, vì đam mê ).

 Xởi lởi, chiều khách, nhưng không bền, ít chung thủy đến cùng.

 Sống tiết kiệm, nhưng nhiều khi lại hoang phí vì những mục tiêu vô bổ ( sĩ diện, khoe khoang, thích hơn đời ).

 Có tinh thần đoàn kết, tương thân, tương ái, nhưng thường chỉ trong hoan nạn, bần hàn Trong điều kiện sống tốt hơn, giàu có thì tinh thần này rất ít khi bộc lộ.

 Yêu hòa bình, biết nhẫn nhịn, nhưng nhiều khi lại hiếu thắng vì những lý do

tự ái lặt vặt, thiếu bình tĩnh, đánh mất mình và bỏ quên đại cục.

 Thích tụ tập nhưng lại thiếu tính liên kết để tạo ra sức mạnh ( cùng một

việc, một người làm thì tốt, hai ba người làm thì kém, đông người hơn nữa thì hỏng!).

Ngoài yếu tố con người , từ

thực tế hiện nay, có nhiều yếu tố

cũng đang tác động không nhỏ đến hiệu quả hoạt động c ủ a các công sở Những tình huống nào có thể làm cho các yếu tố đó trở nên quan

trọng?

• Vai trò của việc xác định mục tiêu hoạt động của công sở

QUAN HỆ GIỮA MỤC TI ÊU VÀ HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG SỞ

Mục tiêu của tổ chức

Giao điểm của các tiêu

Mục tiêu của tổ chức

M ụ

c ti êu

c ủ

a n

h à

q u ản

l ý

Thành quả của tổ chức quá ít

M o n g m u ố n

• Vai trò của môi

Mô tả các yếu tố ảnh h ởng đến hiệu quả hoạt động

của các công sở theo lý thuyết hệ thống

Hiệu quả

điều hành công sở

Tổ chức Nguồn nhân lực

Thảo luận

tố môi trường vào hoạt động

của tổ chức lệ thuộc vào những điều kiện nào?

• Về vai trò lãnh đạo, chỉ

huy

 Người lãnh đạo phải có khả năng phù hợp với nhiệm vụ điều hành công sở

 Phải có khả năng động viên nhân viên, cán bộ cùng thực hiện mục tiêu của công sở

 Phải có đủ những phẩm chất

thiết yếu …

+ Dám chịu thiệt thòi?

+ Có trình độ chuyên môn cao?

+ Đoàn kết được mọi người (Tập hợp được lực lượng)?

+…

Nếu chúng ta phải làm việc trong một tổ

chức thường xuyên gặp khó khăn mà lãnh đạo không giải quyết được thì theo bạn có nên quy trách nhiệm đó hoàn toàn là của

lãnh đạo không ?

Tại sao việc lựa chọn lãnh đạo

thường khó khăn?

hoàn thiện tuyện đối, thoả mãn

các yêu cầu

yêu cầu khác nhau

và của cả lớp: Những mong đợi nào

là chung nhất mà người lãnh đạo

cần có?

III

NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH

HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG SỞ

3.1 Quan niệm chung về điều hành

cụng sở

 Đây là quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành mục tiêu chung của công sở;

 Là quỏ trỡnh lựa chọn cỏch giải quyết công việc nhằm đạt tới hiệu quả cao nhất;

 Là việc thực hiện một trong những chức năng cơ bản của ng ời quản lý nhằm h ớng mọi nỗ

l c của tập thể để đạt đ ợc mục tiêu đã định ực của tập thể để đạt được mục tiêu đã định

l c của tập thể để đạt đ ợc mục tiêu đã định ực của tập thể để đạt được mục tiêu đã định

3.2 Cỏc nguyờn tắc chung trong

 Cỏc quyết định điều h nh ph i phù hợp với đặc h nh ph i phù hợp với đặc ành phải phù hợp với đặc ành phải phù hợp với đặc ải phù hợp với đặc ải phù hợp với đặc

điểm cụ thể của công sở v h ành phải phù hợp với đặc ướng vào cụng ng v o cụng ành phải phù hợp với đặc

điểm cụ thể của công sở v h ành phải phù hợp với đặc ướng vào cụng ng v o cụng ành phải phù hợp với đặc

vi c, ệc,

vi c, ệc,

 Các hành vi điều hành công sở phải đ ợc đặt trong

Thảo luận (7)

 Trong thực tế của chúng ta hiện nay, theo b ạn nguyên tắc nào

trên đây đã được thực hiện tốt

trong quá trình hoạt động của

các công sở? Bi ểu hiện cụ thể?

Nguyên tắc nào chưa được

thực hiện tốt? Hệ quả của điều

đó ?

Diệc,p Văn Sơn: “Trách nhiệc,m mu ố n truy tìm c ũ ng khó”

- Ở cấp trung ương, việc truy trách nhiệm quản lý với từng, bộ, ngành, từng lãnh đạo đang là vấn đề nan giải

- Ở địa phương, chuyện quy trách nhiệm

cũng không dễ dàng gì Tất cả quy về lỗi

cơ chế, mà đã là cơ chế, thì hóa ra hòa cả làng.

V Các điều kiện hoạt động của công sở

khác với trách nhiệm trong các lĩnh vực khác (nh t pháp, sản xuất, kinh doanh, v.v )

chính

Trao đổi thêm

Hãy quan niệm đúng về công

được quy định là của nhà nước đều thuộc sở hữu nhà nước ( Hi ế n pháp 1992 (Điều 17)

- Các phụ lưu của dòng sông công sản : Thiên nhiên, cộng đồng và văn hoá

Hãy chú ý: Con người hiện tại và tương lai đều phải sống trong dòng sông công sản với các phụ lưu của nó

Công sản

Không khí, nước, cây trồng, rừng núi,, đất đai, khoáng sản ngư trường, nước ngầm, sông ngòi, năng lượng mặt trời … Thiên nhiên :

Đường phố, sân chơi, lịch pháp, trường học, thư viện, bảo tàng, lưu trữ, bảo hiểm, luật pháp, thể chế chính tri, tiền, thị trường, mạng vô tuyến…

b M ỘT SỐ K Ỹ N NG N NG ĂNG ĂNG TRONG điều hành hoạt động

công sở

41

I Khái niệm về kỹ năng và vai trò của kỹ năng trong điều hành hoạt động của các

công sở

Kỹ năng =Tri thức + Kinh nghiệm + Thói

quen trong công việc

Điều hành có kỹ năng là điều hành trên cơ

sở của sự hiểu biết, của các phương pháp khoa học, của các kinh nghiệm được tích luỹ và tạo thành những thói quen tốt

( Làm việc như thế nào?)

Điều hành có kỹ năng thì hiệu quả hoạt

II KỸ NĂNG THI T lập ch ơng trình và THI T lập ch ơng trình và ẾT lập chương trình và ẾT lập chương trình và

kế hoạch công TÁC

1 KHÁI NIỆM CHUNG:

- LÀ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC NỘI DUNG CẦN

LÀM ĐỂ THỰC THI MỘT NHIấM VỤ ( HAY MỘT SỐ NHIỆM VỤ) LIấN QUAN ĐẾN MỘT MỤC TIấU NHẤT ĐỊNH

- LÀ TRèNH TỰ TRIỂN KHAI CễNG VIỆC THEO

CÁC YấU CẦU VÀ ĐIỀU KiỆN CHO PHẫP

3 CÁC VẤN ĐỀ CẦN QUAN

TÂM

 Chương trình , kế hoạch cần có trọng tâm rõ ràng, có căn cứ

Kế hoạch cần xây dựng theo

- Mỗi công việc đều phải thực hiện

trên cơ sở những nguyên tắc nhất định

- Phải hiểu rõ sứ mệnh ( trách nhiệm) được giao khi nhận một công việc

- Thực hiện được vai trò của mình có

nghĩa là bảo đảm cho kế hoạch vạch ra được thành công.

Nguyên tắc: Đèn phải được đổ dầu

Sứ mệnh của bấc: chuyển dầu lên ngọn

 Sự lựa chọn có tính đến quan hệ toàn diện sẽ góp phần tạo nên sự cân bằng và hiệu quả của công việc

- Không nên bỏ qua mối quan hệ giữa các công việc vì

nhiều khi chúng có thể hỗ trợ cho nhau để thực hiện mục tiêu chung

- Có thể phân chia một công việc thành nhiều công việc nhỏ hơn để thực hiện nhưng tính toàn vẹn của công

việc đòi hỏi phải nhìn nhận đầy đủ các yếu tố

 Chú ý đến khả năng chi phối của một yếu tố này đối với các yếu tố khác

- Sự phát triển của một yếu tố có thể kéo theo sự phát triển của các yếu tố khác nhưng không thể thay thế vai trò của nhau

 Xác định các b ớc đi cần thiết và ph ơng thức thực hiện;

 Xác định nguồn lực thực hiện;

 Triển khai công việc

 Đánh giá kết quả

 Điều chỉnh

iIi KỸ NĂNG Thiết kế VÀ PHÂN CễNG

công việc

1 Yêu cầu chung

 Phù hợp với mục tiêu của công sở và của từng đơn vị thực hiện công việc đ ợc

đề ra

 Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể

để xác định trách nhiệm thuận lợi

 Dự báo đ ợc khả năng phát triển công việc trong thực tiễn

 Cã kh¶ n¨ng kiÓm tra viÖc thi hµnh

c«ng viÖc mét c¸ch thuËn lîi

2 Phương pháp thiết kế

- ThiÕt kÕ theo môc tiªu;

- ThiÕt kÕ theo d©y chuyÒn;

- ThiÕt kÕ theo tõng c«ng ®o¹n;

- ThiÕt kÕ theo thêi gian;

- Theo ch c nghi p Theo ch c nghi p ức nghiệp… ức nghiệp… ệc, … ệc, …

3 Phương phỏp phõn cụng cụng việc

 Phân công theo chuyên môn

 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm

quyền của cơ quan, đơn vị

 Phân công theo khối l ợng và tính chất

của công việc

 Phân công công việc theo kh n ng Phân công công việc theo kh n ng ải phù hợp với đặc ă ải phù hợp với đặc ă

biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Chú ý: Vận dụng tổng hợp các kiểu phân

công thích hợp

IV CÁC KỸ NĂNG TRONG TRIỂN KHAI

2 Chuẩn bị cho việc triển khai

 …

Thảo luận ( 8)

 Theo nhận xét của bạn, tại sao cách đánh giá hiện nay của chúng ta

không mang lại hiệu quả mong

muốn trong điều hành công sở?

công việc (Tiếp theo)

- Dự báo tr ớc kết quả công việc để xác

định yêu cầu đào tạo, bồi d ỡng cán bộ theo yờu cầu cụng việc;

- Chọn một quy trình thích hợp cho quá

trình triển khai.

c Xác lập quy trình và thủ tục triển khai

+ Yªu cÇu : §¬n gi¶n, râ rµng, khoa häc

+ C¸c lo¹i thñ tôc ( Quan hÖ, GiÊy tê, chuyªn m«n )

NHỮNG Điều kiện để TRI N KHAI Điều kiện để TRI N KHAI ỂN KHAI ỂN KHAI

CễNG VIỆC THÀNH CễNG

 Mọi ng ời nhất trí

V KỸ NĂNG KIỂM TRA VÀ KIỂM SOÁT

1. ý nghÜa: Kh«ng kiÓm tra coi nh kh«ng

qu¶n lý ( Lê Nin)

2 Quan niệm: Theo dõi việc triển

3 Nội dung kiểm tra :

- Kiểm tra việc sử dụng ngân sách;

- Kiểm tra việc sử dụng, bố trí nhân lực;

- Kiểm tra việc sử dụng các ph ơng tiện làm việc

;

- Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo

kế hoạch đã đ ợc thông qua.

à

Điều chỉnh

Nguyên tắc Kiểm tra

Nội dung Kiểm tra

Hình thức kiểm tra

Tiêu chuẩn

kiểm tra

Phương tiện Kiểm tra

Hệ thống Kiểm tra

Tình huống

TT Thương mại 19-12 ( Hà Nội) Sở xây dựng

có trách nhiệm kiểm tra quá trình thi công Một hôm người ta đào cây Bồ đề tâm linh

100 năm tuổi tại chỗ thi công đi nơi khác Dư luận lên án Hai bên đều có lý do vì yêu cầu thi công và vì thiếu kiểm tra chặt chẽ!

(Xem báo An ninh Thủ đô ngày 4-11-2010)

tình huống xẩy ra.

Tham khảo: Vụ án Rút ruột tượng đài ĐBF

 Trước tòa, bị cáo Lương Phượng Các (bị truy tố ba tội danh: cố ý làm trái, tham ô tài sản, nhận hối lộ) liên tục kêu oan Theo bị cáo, do

"bận nhiều việc lại không có chuyên môn về dự án" nên đã giao toàn

bộ các vấn đề liên quan trong thực hiện dự án cho cấp dưới Lê Văn Viễn.

 Đối với việc chỉ định thực hiện đúc tượng đồng cho Công ty mỹ thuật trung ương, dù công ty này không có năng lực lẫn kinh nghiệm, bị cáo Các cho rằng trách nhiệm là của UBND tỉnh Đến khi bị truy về chức năng của BQL dự án thì bị cáo thừa nhận “không có điều kiện kiểm tra nên không biết năng lực thực chất của Công ty mỹ thuật trung

ương”

 Việc để tượng đài được đúc bằng đồng phế liệu thay vì đồng nguyên chất như phê duyệt, bị cáo Các cho rằng việc giám sát chất lượng

phần mỹ thuật thuộc thẩm quyền của Hội đồng nghệ thuật tỉnh do

ông Phạm Hoàng Be, nguyên Phó chủ tịch UBND tỉnh Lai Châu, đứng