Một Số Kỹ Năng Của Nhà Quản Lý Công

CHƯƠNG V MỘT SỐ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ CÔNG Khái niệm kỹ năng Kỹ năng là khả năng của người biết vận dụng kiến thức, kinh nghiệm để có được các thao tác trong tư duy và hành động, tạo

QUẢN LÝ CÔNG

Người soạn:Nguyễn Xuân Canh

Khái niệm kỹ năng?

CHƯƠNG V

MỘT SỐ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ CÔNG

Khái niệm kỹ năng

Kỹ năng là khả năng của người biết vận dụng kiến thức, kinh nghiệm để có được các thao tác trong tư duy và hành động, tạo thành phương thức hành động thích hợp với điều kiện, môi trường nhằm thực hiện một nhiệm vụ, một công việc đạt được kết quả tốt nhất với chi phí các nguồn lực thấp nhất.

Người có kỹ năng:

- Có cả kiến thức lý thuyết và năng lực thực hành;

- Thực hiện tốt nhiệm vụ, công việc trong các điều kiện và môi trường khác nhau;

- Thực hiện tốt nhiệm vụ, công việc với mức chi phí thấp.

1 Kỹ năng ra quyết định và thực hiện quyết định quản lý

1.1 Quyết định quản lý và vai trò của quyết định quản lý

- Toàn bộ quá trình quản lý là việc ra các quyết định quản lý và

tổ chức thực hiện các quyết định quản lý đó.

- Thể hiện năng lực quản lý của mỗi nhà quản lý.

Quyết định quản lý là hành vi có tính chất chỉ thị của chủ thể quản lý để định hướng, tổ chức mọi nguồn lực trong tổ chức, chi phối mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu.

* Hành vi có thể biểu hiện bằng văn bản, bằng quyết định

miệng hoặc bằng một hành động cụ thể.

* Chất lượng của quyết định quản lý phụ thuộc vào:

+ Trình độ, năng lực của người ra quyết định;

+ Chất lượng thông tin về đối tượng quản lý;

+ Nguồn lực tài chính, vật chất, con người, thời gian, các yếu

tố chính trị…

1.2 Các yêu cầu cơ bản đối với một quyết định quản lý

- Phải có căn cứ khoa học, phù hợp với điều kiện thực tế;

- Không trái luật, đảm bảo tính thống nhất.

- Đúng thẩm quyền.

- Đảm bảo lợi ích NN, tập thể và cá nhân;

- Cụ thể, phù hợp với từng vấn đề, từng đối tượng;

- Tính đến các lợi ích kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, môi trường…

- Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài;

- Tính đến tác động trực tiếp và tác động gián tiếp;

1.3 Kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý

1/ Thực hiện đúng quy trình ban hành quyết định quản lý:

- Phát hiện vấn đề của quyết định quản lý;

- Xử lý thông tin, lập và chọn phương án;

- Soạn thảo quyết định quản lý;

- Thông qua quyết định quản lý;

- Ra quyết định quản lý.

* Phát hiện vấn đề của quyết định quản lý:

- Các vấn đề: cụ thể hóa nghị quyết của cấp trên; tổ chức lại đơn vị; bổ nhiệm, điều động cán bộ; xử lý các tình huống…

- Xem xét tính cấp thiết của vấn đề

* Xử lý thông tin, lập và chọn phương án:

- Kiểm tra tính chính xác, khách quan, hệ thống hóa, phân

tích;

- Đề ra các phương án để lựa chọn;

- Dự kiến các nguồn lực, biện pháp, thời gian để thực hiện;

- Phối hợp với các cơ quan hữu quan, cần thiết phải tổ chức hội thảo, lấy ý kiến tư vấn, chuyên gia.

* Soạn thảo quyết định quản lý:

- Thành lập bộ phận soạn thảo hoặc giao cho cá nhân;

- Lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan và của cán bộ;

* Thông qua quyết định quản lý:

Thông qua quyết định theo chế độ tập thể hoặc cá nhân.

- Theo chế độ tập thể: lấy được ý kiến của nhiều người; kết

hợp được những quan điểm và lợi ích khác nhau.

- Theo cá nhân: nhạy bén; đề cao trách nhiệm cá nhân.

Về phương pháp ra quyết định:

- Phương pháp kinh nghiệm:

Dựa trên cơ sở kinh nghiệm về lĩnh vực từng hoạt động.

+ Ưu điểm: mang tính kế thừa, chi phí thấp.

+ Nhược điểm: Phải có nhiều kinh nghiệm; chỉ dựa trên cơ sở cảm tính; không áp dụng được với những vấn đề mới.

- Phương pháp thực nghiệm:

Qua các bước thực nghiệm, đánh giá, nhận xét mới ra q định.

+ Ưu điểm: có điều kiện kiểm tra kết quả, đảm bảo độ tin cậy.

+ Nhược điểm: tốn kém kinh phí, đòi hỏi thời gian.

2/ Quyết định quản lý phải được thực hiện nghiêm túc

Bước 1: Truyền đạt quyết định

- Bố trí các nguồn lực để thực hiện quyết định

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định

- Kiểm tra: nâng cao trách nhiệm của người thực hiện; phát hiện người tốt, kinh nghiệm tốt; phát hiện sai sót, lệch lạc để khắc phục.

- Hình thức kiểm tra: ý kiến quần chúng; sử dụng các chuyên gia…

- Đánh giá, điều chỉnh quyết định

Bước 4: Tổng kết việc thực hiện quyết định

- Đánh giá lại chất lượng quyết định và hiệu quả thực hiện.

- Phát hiện những nguồn lực, khả năng chưa sử dụng

- Tìm ra nguyên nhân cản trở hoặc sai sót.

- Rút ra những bài hcoj kinh nghiệm cần thiết.

II KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ

1 Những vấn đề cơ bản về giao tiếp trong quản lý

1.1 Khái niệm giao tiếp trong quản lý

Quản lý là sự giao tiếp: giao tiếp với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để thu nhận một mệnh lệnh hay một sự ủy quyền hay để hợp tác.

Giao tiếp trong quản lý là sự tiếp xúc có mục đích dưới hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp để thu nhận thông tin và hợp tác nhằm thực hiện các mục tiêu mà các bên cùng quan tâm.

- Giao tiếp gắn với thông tin.

- Giao tiếp là một quá trình.

Các loại giao tiếp:

- Theo cách tiếp xúc, có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp.

- Theo tính chất giao tiếp, có giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức.

- Theo tâm thế giao tiếp, có giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cân bằng.

- Theo mục tiêu giao tiếp, có giao tiếp để biết; để hiểu; để

hướng tới hành động; tới sự cộng tác

Biện pháp thể hiện sự tôn trọng?

2 / Bình đẳng trong giao tiếp

Trong nội bộ cơ quan: cung cấp thông tin, báo cáo…

Trong thực thi công vụ: giao tiếp giữa công dân và tổ chức…

3/ Hài hòa lợi ích

- Các bên không đối địch, không tranh nhau phần hơn.

- Thái độ cộng tác dựa trên nguyên lý “thắng - thắng”.

4/ Công khai

- Diễn ra công khai ở những nơi công cộng.

- Công khai thông tin về hoạt động quản lý, điều hành.

- Tránh được lạm quyền, làm giảm uy tín của nhà quản lý.

5/ Phù hợp hoàn cảnh

- Xử lý tình huống ứng với từng hoàn cảnh.

- Ngôn ngữ, cử chỉ, thái độ thời điểm bắt đầu và kết thúc phù hợp với bối cảnh.

6/ Tin cậy lẫn nhau

- Tin cậy bên kia và làm cho bên kia tin cậy mình.

- Tạo sự tin cậy: đúng hẹn, chuẩn bị chu đáo, lý lẽ thuyết phục, ý kiến nhất quán, thái độ chân thành, cử chỉ đúng mực…

7/ Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý

- Không chủ quan, độc đoán, gây khó dễ; e ngại, lo sợ.

- Thời gian giao tiếp phù hợp, không quá dài.

8/ Thẩm mỹ hành vi

- Hành vi giao tiếp phải “đúng” và “đẹp”: giới thiệu, cử chỉ của tay…

- Có hiểu biết về giao tiếp trong bối cảnh đa văn hóa.

2 Kỹ năng nghe và nói trong giao tiếp

2.1 Kỹ năng nghe trong giao tiếp

* Các lỗi thường gặp khi nghe:

- Không nhiệt tình khi nghe;

- Nghe chưa hết lời, hết ý của người nói; cắt ngang lời người nói;

- Không nghe với mục đích để hiểu mà với ý định để phản đối;

- Chỉ nghe mà không quan sát người nói;

- Phân tán, thiếu tập trung trong khi nghe: làm việc riêng, dễ bị các yếu

tố bên ngoài tác động.

- Nghe nhưng không rút ra được những nội dung chính;

* Rèn luyện kỹ năng nghe:

Bước 1: Chuẩn bị nghe

- Xác định mục đích, sự cần thiết của việc nghe;

- Thu thập trước thông tin nếu thấy cần thiết;

- Tạo bầu không khí phù hợp để nghe hiệu quả;

Bước 2: Tập trung nghe

- Tư thế: hướng người về phí người giao tiếp;

- Tiếp xúc bằng mắt (75 – 85% thời gian nghe);

- Nghe đầy đủ nội dung và tình cảm;

- Gạt bỏ “cái tôi” khi nghe; lắng nghe các ý kiến trái ngược.

Bước 3: Tham dự cùng với người nói

- Tạo cơ hội cho người nói được trình bày;

- Không ngắt lời người nói khi chưa thấy thật cần thiết;

- Không vội vàng tranh cãi hoặc phán quyết;

- Khuyến khích người nói: dướn lông mày, gật đầu; nói, hỏi đệm: Tôi hiểu, Vậy à? Sau đó thế nào?

2.2 Kỹ năng nói trong giao tiếp

* Các yếu tố cản trở quá trình nói

- Cản trở về tâm lý: Lần đầu tiên nói trước đám đông; người nge dửng dưng; tự ti về địa vị của mình…

- Cản trở về ngôn ngữ: nói ngọng, dùng từ địa phương, từ ngữ không chính xác.

- Cản trở về cơ sở vật chất: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nóng quá, lạnh quá, tài liệu không đầy đủ…

- Cản trở về môi trường: quá ồn, nhiều việc diễn ra cùng lúc, phân tán

tư tưởng…

- Do không có sự tương đồng giữa người nói và người nghe: kiến thức, trình độ, cá tính, phong cách, văn hóa…

Những lỗi thường mắc khi nói?

* Những lỗi thường mắc khi nói

- Không xác định rõ nội dung mình định nói.

Để thuyết trình tốt phải làm gì?

* Rèn luyện kỹ năng thuyết trình

Chuẩn bị:

- Xác định đối tương người nghe: Là ai? Điều họ quan tâm? Tính cách?

Đã biết gì?

- Xác định mục đích thuyết trình: truyền đạt thông tin, khẳng định vấn

đề, diễn đàn trao đổi…

- Thu thập, xử lý thông tin: đầy đủ, chính xác, đã được xử lý.

- Xây dựng cấu trúc nội dung bài thuyết trình: mở đầu - nội dung

chính - kết luận.

Lựa chọn phương tiện thuyết trình:

- Cách nói, dùng từ; âm lượng, tốc độ của lời nói;

- Các phương tiện hỗ trợ: trang phục, cử chỉ, ánh mắt, tay…;

- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy chiếu hắt, bảng viết, giấy màu, thiết bị âm thanh…

Luyện tập trước khi thuyết trình:

- Luyện tập và tự “diễn”.

- Thuyết trình trước một nhóm nhỏ và nhờ mọi người đóng góp ý kiến Tiến hành thuyết trình:

- Tự tin vào chính mình

- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: trang phục, cử chỉ, ánh mắt, tay…;

- Truyền đạt bằng ngôn ngữ của người nhận: ngôn ngữ, ví dụ, minh họa từ “thế giới” của người nhận.

2.3 Giao tiếp phi ngôn từ

* Khái niệm:

Giao tiếp phi ngôn từ là loại giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà dùng những phương thức khác để truyền đạt thông tin, thể hiện cảm xúc: trang phục, giọng nói, ngữ điệu, cử chỉ, ánh mắt, nét mặt…

* Vai trò của giao tiếp phi ngôn từ:

- Giúp truyền đạt tới đối tượng giao tiếp ý nghĩ, thái độ, tình cảm khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp

- Giúp đối tượng giao tiếp đọc được ý nghĩ, thái độ, tình cảm của

người giao tiếp.

* Một số hình thức giao tiếp phi ngôn từ Trang phục:

- Các yêu cầu “phù hợp” đối với việc mặc: + Phù hợp với môi trường;

+ Phù hợp với vóc dáng cơ thể;

+ Phù hợp với độ tuổi;

+ Phù hợp với nghề nghiệp và hoàn cảnh

- Nguyên tắc “TPP” của việc mặc?

Những điều cần tránh khi giao tiếp bằng mắt?

* Những điều cần tránh khi giao tiếp bằng mắt:

- Nhìn chằm chằm vào người đối thoại

- Nhìn người khác với ánh mắt coi thường, giễu cợt.

- Đảo mắt hoặc đưa mắt nhìn một cách vụng trộm.

- Nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người đối thoại.

Nụ cười:

Cách cười:

- Ngôn ngữ và hành động cơ thể phải thống nhất

- Cười tự nhiên tạo ra những nếp nhăn đặc trưng quanh mắt.

- Cười chân thật, đúng tâm trạng.

- Nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người đối thoại.

Các kiểu cười:

- Cười vui, cười sung sướng, cười hạnh phúc, cười thỏa mãn…

- Cười giả, cười gượng, cười nịnh bợ, cười nhạt, cười quê kệch, cười thầm, cười dữ dằn…

Tư thế đứng:

- Tư thế đứng của nam khi giao tiếp?

- Tư thế đứng của nữ khi giao tiếp?

Tư thế ngồi:

- Tư thế ngồi của nam khi giao tiếp?

- Tư thế ngồi của nữ khi giao tiếp?

“Mọi sự vật đều tồn tại mâu thuẫn và không ngừng biến đổi Bất cứ sự vật nào tồn tại cũng đều tồn tại bằng cách phá bỏ một cái gí đó”

trí bất biến có thể dựa vào mãi mãi được”

III KỸ NĂNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

1 Thay đổi là gì?

trong các mặt hoạch động của tổ chức để phù hợp với những thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức.

84% công ty của Mỹ đang có ít nhất 01 thay đổi trong kinh doanh + Thay đổi công nghệ thông tin: 84,2% tổng số công ty;

+ Tái sắp xếp quá trình kinh doanh: 80,3% tổng số công ty;

+ Phát triển chiến lược kinh doanh: 65,6% tổng số công ty.

2 Các dạng thay đổi?

- Thay đổi thích ứng.

- Thay đổi canh tân

- Thay đổi triệt để.

3 Tại sao người ta lại thường chống lại sự thay đổi?

- Lo sợ những cái mà mình chưa biết;

- Mất địa vị hoặc quyền lợi cá nhân;

- Thiếu tin tưởng;

- Sợ thất bại;

- Thay đổi không có lợi cho tổ chức.

4 Các yếu tố tác động tạo nên sự thay đổi 4.1 Các yếu tố tác động từ bên ngoài

4.2 Các yếu tố tác động từ bên trong

- Xác định lại chiến lược.

- Sử dụng trang thiết bị mới.

- Cơ cấu lực lượng lao động thay đổi.

- Thái độ không hài lòng của cán bộ, nhân viên.

5 Quản lý sự thay đổi

5.1 Các biện pháp giảm bớt sự chống đối sự thay đổi

- Giáo dục và tuyên truyền.

- Đàm phán.

- Tạo điều kiện để các cá nhân, tổ chức tham gia ra QĐ.

- Trợ giúp: kinh tế, đào tạo lại, tìm việc làm mới

- Sử dụng thủ thuật lôi kéo, vận động và thu nạp.

5.2 Các kỹ thuật quản lý sự thay đổi

- Thay đổi cơ cấu tổ chức.

- Thay đổi phương pháp quản lý và thiết bị công nghệ.

- Thay đổi con người: thái độ, nhận thức, hành vi.

5.3 Các kỹ năng cần thiết để quản lý sự thay đổi

- Kỹ năng chính trị.

- Kỹ năng phân tích: hệ thống và tài chính.

- Kỹ năng làm việc với con người.

- Kỹ năng quản lý, kinh doanh của một doanh nhân.

IV KỸ NĂNG GiẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

1 Khái niệm xung đột

điểm, hành động của một bên can thiệp hoặc cản trở bên kia, làm cho hoạt động của họ trở nên khó khăn, kém hiệu quả, thậm chí làm cho các bên khó có thể làm việc với nhau.

- Xung đột khác với mâu thuẫn

- Xung đột luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức công.

2 Nguyên nhân của xung đột

2.1 Nguyên nhân của xung đột cá nhân

- Tính cách cá nhân

- Cảm xúc, cảm giác thích hay không thích.

- Sự khác biệt về nguồn gốc xuất thân, về quan điểm;

- Không tôn trọng vị trí làm việc và chuyên môn của nhau.

2.2 Nguyên nhân của xung đột vấn đề

* Nguyên nhân về tổ chức và tổ chức lao động:

- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý;

- Tổ chức không có chiến lược, định hướng rõ ràng;

- Phân công công việc không hợp lý;

- Thiếu các quy định về quy trình, cách thức làm việc;

- Môi trường làm việc thiếu công khai, dân chủ;

- Đánh giá cán bộ, nhân viên thiếu khách quan, công bằng.

* Nguyên nhân có liên quan đến nhà quản lý:

- Phong cách quản lý tiêu cực: độc đoán, chuyên quyền – dân chủ

“quá chớn”, trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm;

- Thiếu năng lực;

- Định kiến cá nhân, bè phái, thiên vị;

- Thiếu trung thực, ngạo mạn, coi thường người khác, thích được nịnh bợ, tâng bốc…

* Nhận xét:

- Xác định nguyên nhân gốc của xung đột là rất quan trọng;

- Nguyên nhân chính của xung đột: phân công và đánh giá;

- Giải quyết xung đột do nhiều nguyên nhân: tính chất phức tạp, biện pháp toàn diện;

- Trong phần lớn các xung đột liên quan đến năng lực và uy tín của nhà quản lý.

4 Chiến lược và kỹ thuật giải quyết xung đột

4.2 Kỹ thuật giải quyết xung đột

- Có thiện chí giải quyết xung đột;

- Chủ động kêu gọi bên kia đối thoại để tìm biện pháp gỡ rối: hẹn lịch đối thoại, tạo bối cảnh thuận lợi cho đối thoại;

- Đối thoại và cùng tìm kiếm giải pháp;

- Cam kết thực hiện các thỏa thuận đã đạt được.

5 Vai trò của các nhà quản lý công trong giải quyết xung đột

Các kiểu quản lý xung đột:

phủ; hy vọng triệt tiêu mọi mâu thuẫn và mọi sự khác biệt.

tạo điều kiện cho tranh luận, đối thoại, làm gương…

Các vấn đề cần quan tâm:

- Xây dựng quan hệ nhân sự tích cực;

- Phân công, đánh giá công khai, dân chủ, công bằng;

- Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong tổ chức;

- Thường xuyên rà soát, điều chỉnh các chính sách, nội quy…;

- Nâng cao năng lực và phẩm chất cá nhân của người lãnh đạo;

- Bồi dưỡng các kỹ năng giao tiếp…

Xin trân trọng cảm ơn!

Nguyễn xuân canh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội DD:0988300613

E-mail:xuancanhnapa90@yahoo.com