Các Chức Năng Quản Lý Công – TS. Nguyễn Xuân Canh _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG 3CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ * Ý nghĩa của việc xác định các chức năng quản lý công - Xác định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp

QUẢN LÝ CÔNG

Người soạn: TS Nguyễn Xuân Canh

http://www.hanhchinh.com.vn/forum/showthread.php?t=29273

Kh¸i niÖm chøc n¨ng qu¶n lý c«ng? C¸c chøc n¨ng qu¶n lý c«ng?

CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ

I CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

1 QUAN NIỆM VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

1.1 Khái niệm, đặc điểm

* Khái niệm

hoạt động chuyên biệt của quản lý công, là sản phẩm của quá trình phân công, chuyên môn hóa hoạt động trong lĩnh vực thực thi quyền hành pháp.

- Các chức năng quản lý công đều được quy định chặt chẽ bằng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.

- Các chức năng quản lý công đều được phân cấp cụ thể trong các cơ quan HCNN, các tổ chức sự nghiệp công và các doanh nghiệp NN.

- Phân công chức năng quản lý công luôn gắn liền với hợp tác.

CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ

* Ý nghĩa của việc xác định các chức năng quản lý công

- Xác định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các

bộ phận, các khâu, các cấp trong tổ chức.

- Là cơ sở để chủ thể quản lý điều hành, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, sắp xếp nhân sự, điều chỉnh hoạt động của mỗi bộ phận và cả tổ chức.

- Tạo ra sự phối hợp đồng bộ và sức mạnh tổng hợp của các hoạt động trong tổ chức.

Chức năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới?

So sánh chức năng lập kế hoạch trong khu vực công và khu vực tư?

trong khu vực công và khu vực tư?

- Căn cứ vào nguồn lực của tổ chức;

- Căn cứ vào những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức;

b Xây dựng kế hoạch để thực hiện mục tiêu:

thể, các phương pháp, phương tiện để đạt tới mục tiêu trong một thời gian nhất định

Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm như thế nào?

Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động có ý thức của nhà quản lý nhằm xác định mục tiêu, phương hướng và các bước đi cụ thể để thực hiện mục tiêu.

2.1.2 Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

- Chức năng kế hoạch liên quan đến tất cả các chức năng còn lại của tổ chức.

- Kế hoạch chỉ ra con đường để đi đến mục tiêu một cách chính xác.

- Kế hoạch cụ thể làm tăng hiệu quả của công việc, tiết kiệm chi phí.

- Kế hoạch giúp nhà quản lý hạn chế rủi ro khi ra quyết định.

- Kế hoạch giúp nhà quản lý ứng phó với những thay đổi diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức

2.1.3 Yêu cầu của một kế hoạch tốt

- Dựa trên nguồn thông tin đầy đủ, trung thực, được tổng hợp và phân tích đầy đủ.

- Kế hoạch không trái với pháp luật, trái với chủ trương, chính sách của nhà nước.

- Các mục tiêu được xác lập có căn cứ khoa học, cụ thể, đảm bảo hài hòa lợi ích NN, tập thể và cá nhân.

- Mục tiêu cụ thể, phù hợp với từng vấn đề, từng đối tượng quản lý.

- Tính hết các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

- Căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài.

- Tính đến sự tác động trực tiếp và gián tiếp.

- Phù hợp với điều kiện và nguồn lực để thực hiện

Chức năng thiết kế tổ chức có những nhiệm vụ gì?

2.2 Chức năng quản lý và phát triển tổ chức công

2.2.1 Các nội dung cơ bản của chức năng

thống các bộ phận, chức vụ với các chức năng, nhiệm vụ nhất định

- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ;

- Tuyển chọn, đào tạo, sử dụng đội ngũ nhân viên hiệu quả

- Phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng cá nhân và bộ phận hợp lý, phù hợp với năng lực

- Xây dựng các mối quan hệ bên trong, bên ngoài; các mối quan hệ trực thuộc (trên - dưới), quan hệ phối hợp (ngang)

2.2.2 Vai trò của chức năng quản lý và phát triển tổ chức Chức năng quản lý tổ chức có vai trò rất quan trọng, vì:

- Tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động quản

lý được thực hiện có hiệu quả

- Là căn cứ để các nhà quản lý công xác định biên chế và sắp xếp nhân lực

- Tạo điều kiện cho các hoạt động tự giác và sáng tạo của các thành viên trong tổ chức;

- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đánh giá và tiến hành

các điều chỉnh về tổ chức, nhân lực khi xét thấy cần thiết

2.2.3 Cơ sở xây dựng bộ máy tổ chức công

a Xác định thực trạng đối tượng quản lý và cơ cấu của tổ chức

- Xác định đúng cơ cấu tổ chức và đối tượng quản lý là cơ sở

để thiết kế cơ cấu tổ chức mới phù hợp

- Xác định đúng cơ cấu tổ chức cho phép chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và biện pháp hoàn thiện tổ chức hiện hành

Quy trình thiết kế tổ chức công?

b Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức công:

Gồm 3 giai đoạn kế tiếp nhau:

- Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.

- Kiểm tra chi tiết cơ cấu tổ chức hiện hành.

Những vần đề cần phân tích:

- Số lượng các các bộ phận.

- Số lượng và trình độ chuyên môn của nhân sự.

- Mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận.

Giai đoạn 2: Thiết kế tổ chức công.

Phân tích và quyết định: số lượng các bộ phận, khối lượng công việc; số lượng cán bộ, viên chức

Giai đoạn này ban hành các quyết định thành lập

các bộ phận quản lý công mới, xác định chính xác

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, nhân viên, quy chế phối hợp và bố trí nhân sự

c Các phương pháp xây dựng hệ thống tổ chức công:

mô hình mẫu, chuẩn mực cho hệ thống tổ chức mới

độ và kinh nghiệm để lựa chọn mô hình tổ chức hợp lý nhất trên cơ sở của khoa học tổ chức hiện đại

- Phương pháp dựa trên quy trình công nghệ thực hiện các

+ Xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chức năng của tổ chức

+ Xác định tiêu chuẩn cho từng vị trí công việc và cho mỗi chức vụ quản lý

+ Tính toán nguồn nhân lực để thực hiện các chức năng

+ Phân định các cấp, các bộ phận của tổ chức

2.2.4 Phát triển tổ chức công

thích ứng một cách có hiệu quả với những thay đổi, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền vững

Thế nào là một tổ chức công tốt?

* Yêu cầu của một tổ chức công tốt:

- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được quy

định cụ thể, đầy đủ, không chồng chéo và cũng

2.3 Quản lý và phát triển nhân sự trong khu vực công

2.3.1 Nội dung quản lý và phát triển nhân sự trong khu vực công

* Quy hoạch nhân sự:

- Dự báo cơ cấu, số lượng nhân sự cần thiết cho tổ chức.

- Xác định nguồn bổ sung, trẻ hóa, luân chuyển.

- Lập chương trình đào tạo nâng cao trình độ.

* Tuyển chọn nhân sự:

- “Nhân tài là nguyên khí quốc gia…”

- Tuyển chọn nhân sự dựa trên bản mô tả công việc.

- Nhà quản lý công có toàn quyền tuyển chọn nhân sự, đảm bảo “đúng người, đúng việc”.

- Kết hợp các hình thức tuyển chọn khác nhau: thi tuyển, tiến cử, bầu cử

* Đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân sự:

- Căn cứ vào thực trạng nhân sự của tổ chức.

- Đào tạo, huấn luyện có kế hoạch cụ thể.

- Xem xét nhu cầu hiện tại và các năm tiếp theo.

- Kết hợp ĐT ở trường, lớp với rèn luyện trong thực tiễn.

- Kết hợp ĐT kiến thức cơ bản với kiến thức chuyên ngành.

* Bố trí, sử dụng nhân sự:

- Tùy việc bố trí người chứ không vì người mà bố trí việc.

- Căn cứ vào năng lực, sở trường, cá tính…để bố trí việc.

Kế hoạch hóa

nguồn

nhân lực

Thu hút người lao động quan tâm đến tổ chức

Tuyển chọn nguồn nhân lực

Phân tích

công việc của

tổ chức

Thử việc hay tập sự

Đề bạt,

thuyên chuyển,

sa thải

Đánh giá, khen thưởng,

kỷ luật

Đào tạo, bồi dưỡng

2.3.2 Hai mô hình nhân sự chủ yếu: Mô hình nhân sự theo chức nghiệp và mô hình nhân sự theo việc làm

* Mô hình nhân sự theo chức nghiệp (Career system)

- Đặc điểm?

- Ưu điểm? Hạn chế?

- Những nước đang áp dụng mô hình này?

* Mô hình nhân sự theo việc làm (Job system)

- Đặc điểm?

- Ưu điểm? Hạn chế?

- Những nước đang áp dụng mô hình này?

* Mô hình nhân sự theo chức nghiệp ở VN

Hướng giải quyết:

- Áp dụng cả 2 mô hình: theo chức nghiệp cho CB,CC chuyên môn và mô hình theo việc làm đối với công chức lãnh đạo.

- X/d hệ thống bản mô tả công việc (Job description)

- Đổi mới nội dung và cách thức thi tuyển: cơ chế lựa

chọn cạnh tranh, “đúng người đúng việc”, “trọng dụng tài năng”, đúng chuyên môn, trắc nghiệm và phỏng vấn

Đánh giá đội ngũ CB,CC hiện nay ở nước ta?

Những rào cản trong việc thực hiện

chức năng tổ chức nhân sự hiện nay ở nước ta?

2.3.3 Những rào cản trong quản lý và phát triển nhân sự trong khu vực công hiện nay ở VN

2.4 Chức năng lãnh đạo trong khu vực công

2.4.1 Lãnh đạo và một số mô hình lãnh đạo

* Lãnh đạo?

Lãnh đạo là khả năng của nhà quản lý tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác cùng làm việc để đạt

đến mục tiêu của tổ chức.

Có 3 yếu tố liên quan đến lãnh đạo:

- Lãnh đạo phải liên quan đến người khác (cấp dưới).

- Lãnh đạo là sự không bình đẳng về quyền lực giữa nhà lãnh đạo và các thành viên.

- Nhà lãnh đạo không chỉ dùng quyền lực mà còn dùng ảnh hưởng của mình để cấp dưới thực hiện.

2.4.1 Một số mô hình lãnh đạo

Mô hình lãnh đạo?

Mô hình lãnh đạo là cách thức mà các nhà lãnh đạo giải

quyết các mối quan hệ với cấp dưới.

* Các mô hình lãnh đạo:

- Mô hình các hệ thống của Rensis Likert: cùng với sự

tham gia nhiều hay ít của cấp dưới mà hình thành các mô hình khác nhau.

- Mô hình của trường đại học tổng hợp Ohio: nhà quản lý tập trung vào 2 hướng: định hướng vào nhiệm vụ và định hướng vào người lao động.

- Mô hình sản phẩm - con người: nhà quản lý quan tâm đến

2.4.2 Lãnh đạo bằng các biện pháp khuyến khích, động viên

Trong lãnh đạo, nhà quản lý phải:

- Chỉ huy, hướng dẫn người khác;

- Khuyến khích, động viên người khác tham gia.

- Tạo động cơ làm việc.

Một số biện pháp khuyến khích, động viên:

- Khuyến khích bằng vật chất.

- Khuyến khích sự tăng cường những nhân tố tích cực của các thành viên (B F Skinner: tăng cường tích cực) Hành vi tốt, sáng kiến được lặp lại nếu được khuyến

khích, khen thưởng kịp thời

- Tạo điều kiện để nhân viên tham gia nhiều hơn vào

công việc: họ cảm nhận được vai trò, tầm quan trọng của mình; khuyến khích họ tìm giải pháp, sáng kiến.

- Làm cho công việc phong phú hơn, nhiều thách thức hơn, trao cho cấp dưới nhiều quyền hơn Thông qua

công việc nhân viên cảm nhận công việc quan trọng hơn, phong phú hơn, họ sẽ tham gia tích cực hơn.

* Áp dụng các biện pháp khuyến khích trên đòi hỏi nghệ thuật lãnh đạo của nhà quản lý.

* Không khí, môi trường của tổ chức có ý nghĩa rất

2.4.3 Một số vấn đề về lãnh đạo trong khu vực công ở

nước ta hiện nay

- Phân biệt cán bộ chính trị với các nhà quản lý công.

- Không rõ chức năng, nhiệm vụ (Vedan, Lèn Cờ).

- Khắc phục tình trạng “cha chung không ai khóc”, nhất là đối với các doanh nghiệp NN Thực hiện biện pháp “ký

quỹ” và quy trách nhiệm cụ thể

- Tránh bảo hộ theo kiểu “tư bản thân hữu”

- Phát huy dân chủ, xây dựng nhà nước pháp quyền.

2.5 Chức năng kiểm soát chất lượng trong khu vực công 2.5.1 Khái niệm kiểm soát chất lượng

- Quản lý mà thiếu kiểm soát thì không phải là quản lý.

- Nhìn từ giác độ tiêu cực: vạch ra sai lầm

- Nhìn từ giác độ tích cực: để hoàn thiện hoạt động

- Là cầu nối giữa kế hoạch và thực hiện kế hoạch.

Kiểm soát là quá trình giám sát (monitoring) các hoạt

động của cá nhân, tổ chức nhằm đảm bảo các hoạt động

đi đúng quỹ đạo và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh để khắc phục các sai lệch.

- Các loại kiểm soát chất lượng:

+ Kiểm soát trước (kiểm soát phòng ngừa, ngăn chặn);

2.5.2 Quá trình kiểm soát chất lượng

a Đo lường các hoạt động của cá nhân, tổ chức

- Trả lời câu hỏi: Đo cái gì? Đo như thế nào?

Đo cái gì?

- Đo việc sử dụng ngân sách và các chi phí hoạt động;

- Đo số lượng sản phẩm được sản xuất theo quý, năm;

- Sự hài lòng nhiều hay ít của người sử dụng dịch vụ;

Đo như thế nào?

- Quan sát;

- Xem xét các báo cáo, thống kê.

b So sánh kết quả hoạt động thực tế với các tiêu chuẩn đã được xác định trong kế hoạch

c Tiến hành các điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

- Phân tích nguyên nhân của những sai lệch;

- Điều chỉnh kế hoạch: xây dựng thiếu cơ sở khoa học hoặc không đầy đủ thông tin.

Mục tiêu

mong muốn

Mục tiêu thực tế

Đo lường kết quả thực tế

So sánh các tiêu chuẩn

Thực hiện

điều chỉnh

Xây dựng

kế hoạch điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Chỉ ra sai lệch

Sơ đồ: Quá trình kiểm soát

2.5.3 Kiểm soát chất lượng nội bộ trong các tổ chức công

a Hoạt động thanh tra

Hoạt động thanh tra là hoạt động kiểm soát do một bộ máy đặc biệt

cử tổ chức tiến hành.

- Là hoạt động không thường xuyên;

- Hình thức: thanh tra theo kế hoạch và thanh tra đột xuất.

- Hình thức: thanh tra theo kế hoạch và thanh tra đột xuất.

Mục đích:

- Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm;

- Phát hiện sơ hở để kiến nghị các giải pháp khắc phục;

- Phát huy những nhân tố tích cực, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức và người lao động.

b Hoạt động kiểm tra

Kiểm tra gồm 2 loại: kiểm tra chức năng và kiểm tra nội bộ.

- Kiểm tra chức năng: do các cơ quan ngoài tổ chức thực hiện.

- Kiểm tra nội bộ: do thủ trưởng cơ quan tiến hành.

Kiểm tra có thể diễn ra định kỳ hoặc đốt xuất; có thể kiểm tra tổng hợp, có thể chỉ tập trung vào một số nội dung.

Hoạt động kiểm tra phải thể hiện tính quyền lực trực tiếp.

• Khó khăn trong kiểm soát chất lượng khu vực

- Khó khăn trong thanh tra lãnh đạo, thủ trưởng;

- Lĩnh vực hoạt động của khu vực công rất rộng.

- Do nhiều chủ thể thực hiện việc kiểm soát

- Khó định lượng kết quả của các hoạt động

2.5.4 Các yêu cầu đối với hoạt động kiểm soát

- Bộ máy có khả năng kiểm soát toàn bộ hệ thống;

- Đảm bảo tính độc lập cao, tính dân chủ, khách quan,

trung thực, công khai Bộ máy kiểm soát không là bộ

phận hợp thành bên trong của hệ thống quyền lực;

- Hình thức kiểm soát đa dạng: từ bên ngoài, từ bên

trong; thường xuyên, đột xuất.

- Dựa vào dân để thực hiện kiểm soát;

- Đối tượng kiểm soát không chỉ là nhân viên;

- Phải chỉ ra được nguyên nhân của những sai lệch, kiến nghị những giải pháp xử lý, giải quyết;

- Không tạo áp lực cho đối tượng bị thanh tra, kiểm tra;

- Không cản trở hoạt động bình thường của đối tượng bị thanh tra, kiểm tra.

Xin trân trọng cảm ơn!

Nguyễn xuân canh

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

DD:0988300613

E-mail:xuancanhnapa90@yahoo.com