Kế toán nguyên vật liệu ,CCDC tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Thực tế khách quan đó đã đặt ra một yêu cầu cấp bách đối với các Doanh nghiệp đó là phải có một đội ngũ cán bộ quản lý nhạy bén, có trình độ cùng với công cụ quản lý nhạy bén mang lại hi

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường tự do trao đổi mua bán hàng hoá cùng

với chính sách mở cửa và phấn đấu tiến tới hội nhập của Đảng và Nhà nước, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là một trong những thành phần kinh tế chủ chốt góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường Thực tế khách quan

đó đã đặt ra một yêu cầu cấp bách đối với các Doanh nghiệp đó là phải có một đội ngũ cán bộ quản lý nhạy bén, có trình độ cùng với công cụ quản lý nhạy bén mang lại hiệu quả cao cho Doanh nghiệp, trong đó biện pháp hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất của Doanh nghiệp

Trong việc sử dụng tổng hoà các biện pháp của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

Khi các Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tiến hành hoạt động sản xuất thì hạch toán NVL đóng vai trò rất quan trọng vì:

NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quyết định đến chất lượng của sản phẩm đầu ra

Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn (60%- 70%) trong tổng giá thành

NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có rất nhiều chủng loại , do đó yêu cầu phải có sự khắt khe, thận trọng Hơn nữa kế toán NVL còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán của Doanh nghiệp Chính vì vậy công tác quản lý NVL là công tác quản lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi Doanh nghiệp

Thông qua công tác quản lý NVL sẽ giúp Doanh nghiệp tìm ra được con đường ngắn nhất để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình đó là lợi nhuận Vì trong

cơ chế thị trường để cạnh tranh và đứng vững trên thị trường các Doanh nghiệp thường chọn cho mình con đường an toàn mà lại hiệu quả là hạ giá thành sản phẩm

Mà muốn hạ được giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì buộc các Doanh nghiệp phải tiết kiêm chi phí một cách tối đa, thông thường các Doanh nghiệp thường tiết kiệm chi phí NVL tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm Bởi vậy,

muốn tiết kiệm chi phí NVL Doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán NVL để tránh thất thoát và sử dụng lãng phí là một trong những nhân tố quyết định giúp Doanh nghiệp hạ giá thành và tăng thu nhập.

Tổ chức tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp cho người quản lý lập dự toán NVL đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng và đúng lúc giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh các khoản chi phí không cần thiết, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

Nhận thức được ý nghĩa của NVL trong sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL Với những kiến thức tiếp thu tại trường dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Đinh Thế Hùng cùng các cô chú trong phòng

kế toán của: "Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn" Em đã quyết định chọn đề tài: "Kế toán NVL,CCDC tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn" làm chuyên

đề thực tập của mình nhằm hiểu rõ và trang bị thêm những kiến thức về kế toán doanh nghiệp nói chung và công tác hạch toán NVL tại công ty nói riêng

Kết cấu của chuyên đề thực tập gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty cổ phần xi măng Cao

Ngạn

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn là một đơn vị tổ chức sản xuất kinh

doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng, được phép mở tài khoản tại Ngân hàng, có quyền quyết định các vấn đề trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trong khuôn khổ của pháp luật Việt Nam

- Tên gọi Công ty : CỒNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CAO NGẠN

- Trụ sở chính : Đặt tại xã Cao Ngạn - TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

- Giám đốc : Phạm Thái Sơn

cơ khí hoá cao, tự động hoá một phần thiết kế của Trung Quốc, có công suất là 38.000 tấn/ năm

Nằm trong sự đổi mới và phát triển chung của toàn xã hội, Công ty cổ phần

xi măng Cao Ngạn được chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần, hoạt động theo luật Doanh nghiệp từ ngày 01 tháng 1 năm 2004, thành lập theo quyết định số 2781/QĐ của Bộ công nghiệp

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn hoạt động theo giấy chứng nhận kinh doanh số 4600346737 của Phòng đăng ký kinh doanh-Sở kế hoạch và đẩu tư tỉnh Thái Nguyên cấp ngày 01/01/2004

Trong những năm qua, Công ty liên tục củng cố nâng cao hiệu quả của công tác quản lý chất lượng, với nhiệm vụ sản xuất xi măng mác cao PCB40, PCB30 phục vụ cho các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông và thuỷ lợi trong tỉnh Thái Nguyên và các tỉnh miền núi phía Bắc

1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Hiện nay Công ty đang trên đường phát triển và mở rộng sản xuất, điều

này có ý nghĩa không chỉ về mặt kinh tế mà còn mang tính xã hội sâu sắc giúp cho Nhà nước giải quyết được công ăn việc làm cho người lao động Với đội ngũ cán bộ sáng suốt và giàu kinh nghiệm cùng đội ngũ công nhân có tay nghề cao Công ty đã

tự khẳng định mình để tồn tại không ngừng đổi mới và đứng vững trên thị trường

Là đơn vị thực hiện sắp xếp lại theo doanh nghiệp theo cơ chế mới với chính sách ưu đãi của Nhà nước Công ty thực sự lành mạnh về mặt tổ chức, vững mạnh về chuyên môn, có kinh nghiệm trong hoạt động chuyên ngành Với cơ chế mới thực sự thúc đẩy khả năng tham gia đóng góp của người lao động Năng suất lao dộng ngày càng được nâng cao, uy tín của Công ty ngày càng được củng cố, thu nhập đời sống cán bộ công nhân viên tăng lên rõ rệt

Với tiềm năng sẵn có kết hợp với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã thực sự hoà nhập với cơ chế thị trường

Công ty đã được trung tâm chứng nhận hợp chuẩn QUACE thuộc Tổng Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã cấp chứng nhận chuẩn xi măng PCB40, PCB30

Về chất lượng sản phẩm: Là một trong số ít nhà máy xi măng trong toàn quốc sản xuất thành công xi măng PCB40, PCB30, sản phẩm của nhà máy đã 3 lần được hội đồng Quốc gia về giải thưởng chất lượng Việt Nam, bộ khoa học công nghệ và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam tặng thưởng 01 Cúp Bạc, 02 Cúp Vàng, được Bộ Công nghiệp và Viện phát triển chiến lược kinh tế Thái Bình Dương tặng 01 Cúp Sen Vàng và 01 Huy chương Vàng ngành Công nghiệp Việt Nam Liên tục được Bộ xây dựng tặng 06 Huy chương Vàng chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam (1998 - 2004)

Tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm của Công ty tăng từ 15% trở lên.Về công suất đã đạt 173% so với công suất thiết kế

Hệ thống quản lý chất lượng được tổ chức AJA Vương quốc Anh chứng nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000

Năm 2004, đơn vị là một Doanh nghiệp 8 năm liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch nhà nước giao, 6 năm liên tục (1999 - 2004) được suy tôn là đơn vị lá cờ đầu của ngành xây dựng tỉnh Thái Nguyên có thành tích xuất sắc toàn diện trên tất cả các mặt: Kinh tế xã hội - An ninh quốc phòng, đã được Thủ tướng chính phủ, Bộ xây dựng, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, các Bộ ngành Trung ương, UBND tỉnh, Liên đoàn lao động tỉnh tặng 78 bằng khen và 13 cờ thi đua, được Chủ tịch nước tặng Huân chương lao động hạng 3 và hạng hai

Được Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam tặng bằng khen dành cho doanh nghiệp xuất sắc năm 2008

Công ty được UBND thành phố Thái Nguyên suy tôn là Đơn vị Lá cờ đầu khối doanh nghiệp thành phố Thái Nguyên

Được UBND Tỉnh tặng Bằng khen cho đơn vị có thành tích xuất sắc trong phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc Được UBND Tỉnh tặng Bằng khen

và suy tôn là một trong 10 Doanh nghiệp xuất sắc nhất tỉnh Thái Nguyên năm 2008.Tổng giám đốc được tặng Cúp vàng cho Nhà doanh nghiệp giỏi

Hiện nay, lĩnh vực kinh doanh của Công ty không còn bó hẹp trong một lĩnh vực nữa mà đã mạnh dạn xin với cấp trên cho mở rộng thêm ngành nghề sản xuất kinh doanh Bên cạnh việc sản xuất xi măng và gạch xilicat thì Công ty còn

mở thêm khu thương mại dịch vụ cung cấp dịch vụ ăn uống, khu giải trí và kinh doanh xăng dầu Từ đó làm doanh thu của Công ty trong những năm gần đây tăng cao, giúp cho đời sống của công nhân viên trong Công ty được cải thiện một cách đáng kể Đồng thời còn giúp Công ty mở rộng nguồn vốn kinh doanh để có thể tham gia vào những dự án lớn

Đến nay Công ty đã tự mình xác lập được vị thế trong kinh tế thị trường mà vẫn không ngừng đổi mới nhiều mặt để giữ vững vị thế đó và phát triển trong điều kiện kinh tế thế giới đang toàn cầu hoá Mặc dù con đường phát triển còn nhiều khó khăn, trở ngại và cũng trong bối cảnh nền kinh tế thế giới hết sức phức tạp, nhưng con đường mà Công ty đã xác định vẫn sẽ là mục tiêu phấn đấu cho toàn thể cán bộ

và nhân viên trong Công ty

1.1.3 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty qua

Bảng 1.1:Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh năm 2011

Qua bảng phân tích ở trên ta nhận thấy cả , doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách, tổng số lao động và thu nhập bình quân đầu người năm 2011 so với năm 2010 đều tăng lên Cụ thể là:

-Doanh thu năm 2011 so với năm 2010 tăng 9.463 trđ tương ứng tăng 20%

- Lợi nhuận năm 2011 so với năm 2010 tăng 752 trđ tương ứng tăng 64%

- Các khoản nộp ngân sách năm 2011 so với năm 2010 tăng 300 trđ tương ứng tăng 20%

- Tổng số LĐ của công ty năm 2011 so với năm 2010 tăng 40 người tương ứng tăng 14 %

- Thu nhập bình quân một LĐ năm 2011 so với năm 2010 tăng 0,535 trđ tương ứng tăng 24%

Sở dĩ có tình hình biến động trên là do:

+ Doanh nghiệp đã trú trọng huy động vốn chủ sở hữu để tăng mức độ tự chủ tài chính.Trong năm Công ty đã phát hành thêm cổ phiếu để huy động vốn

+ Doanh thu của công ty cũng tăng mạnh là do số lượng sản phẩm tiêu thụ trong năm tăng.Công ty đã đưa ra những chiến lược nhằm phát triển mở rộng thị trường và sản phẩm của Công ty có chất lượng, giá cả hợp lý nên đã chiếm được lòng tin của khách hàng

+ Lợi nhuận của công ty cũng tăng khá nhanh Tốc độ tăng lợi nhuận cao hơn

so với tốc độ tăng doanh thu.Điều đó chứng tỏ Công ty đã chú ý tới việc sử dụng tiết kiệm chi phí làm hạ giá thành sản phẩm

Vì: Doanh thu = Lợi nhuận - Chi phí Do đó mà các khoản đóng góp vào ngân sách cũng tăng lên

Quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng đã giúp giải quyết nhiều công

ăn việc làm cho người lao động Cùng với chính sách thưởng phạt rõ ràng đã giúp người lao động có ý thức hơn trong công việc Mức thu nhập của người lao động từ

đó cũng được nâng lên giúp cho đời sống của người lao động ngày càng được cải thiện

1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm ngành nghề kinh doanh

Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

đã không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường và huy động vốn, đào tạo và tuyển dụng nhiều cán bộ trẻ có tay nghề cao, tăng cường đầu tư chiều sâu, trang bị máy móc, thiết bị hiện đại và phù hợp

Hiện nay, Công ty đang hoạt động với mục tiêu là huy động, sử dụng đầu tư vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh nhằm thu lợi nhuận tối đa

để tăng cổ tức cho các cổ đông, tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, xây dựng và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh

Nghành nghề kinh doanh của Công ty hiện nay là:

- Sản xuất xi măng PCB40, PCB30

- Sản xuất gạch Xilicat

-Ngoài ra Công ty còn mở rộng thêm một số lĩnh vực kinh doanh như:

+ Khu thương mại dịch vụ cung cấp dịch vụ ăn uống, giải trí

+ Kinh doanh xăng dầu

1.2.2 Hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn tổ chức sản xuất kinh doanh theo tính chuyên môn hoá từng phân xưởng, mỗi phân xưởng đảm nhiệm một số công việc, nhiệm vụ nhất định đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất Trong mỗi phân

xưởng được chia ra làm nhiều tổ thực hiện các công việc cụ thể nhất định, đảm bảo hiệu quả chất lượng công việc.

- Phân xưởng nghiền liệu bao gồm:

+ Tổ 1: Tổ chức gia công, chế biến NVL phục vụ sản xuất

+ Tổ 2: Sấy phụ gia, nghiền xi măng

+ Tổ 3: Tổ chức nghiền bột, phối liệu

- Phân xưởng lò nung bao gồm:

+Tổ 1: Tiếp nhận bột liệu

+Tổ 2: Tổ chức vê viên

+ Tổ 3: Nung luyện Clanhke

+ Tổ 4: Đập clanhke đưa vào các xilo chứa

- Phân xưởng thành phẩm bao gồm:

+ Tổ 1: Tổ chức gia công chế biến NVL phục vụ nghiền xi măng

+ Tổ 2: Tổ chức đóng bao

+ Tổ 3: Đưa sản phẩm vào kho

Với chất lượng sản phẩm ổn định, nâng cao, ngày càng có uy tín trong

nhân dân, sản phẩm xi măng được tiêu thụ một cách rộng rãi không những ở trong toàn tỉnh Thái Nguyên mà còn được mở rộng sang các tỉnh: Bắc Cạn, Cao Bằng, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Lạng Sơn, Bắc Giang, Hà Nội, Hưng Yên

Sản phẩm được khách hàng sử dụng rộng rãi vào các công trình xây dựng dân dụng,công nghiệp, giao thông và thuỷ lợi

1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất

* Quy trình công nghệ sản xuất xi măng tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Xi lô chứa Định lượng

Máy nghiền xi

§¸ v«i

Xi lô chứa Nung luyện Đập Máy nghiền bi

Xi lô chứa Đóng bao

Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất xi măng tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

* Tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất xi măng tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

• Nguyên nhiên liệu chính để sản xuất xi măng của Công ty:

Đá vôi, đất sét, than, quặng sắt sau khi được gia công đạt kích thước về cỡ hạt

và độ ẩm chúng được phối liệu theo yêu cầu của bài toán phối liệu và được nghiền trong máy nghiền bi theo chu trình kín sau đó qua máy phân ly để chuyển mịn Hỗn hợp bột liệu có độ mịn đạt yêu cầu kỹ thuật được chuyển đến các silo chứa nhờ hệ thống cơ học và silo chứa hỗn hợp được đồng nhất yêu cầu cung cấp cho công đoạn nung

• Quá trình nung và tạo thành Clinhke:

Hỗn hợp bột liệu đồng nhất được vít định lượng và máy trộn ẩm cấp cho máy vê viên sau đó đưa vào lò nung.Quá trình ra nhiệt trong lò nung tạo cho hỗn hợp bột liệu thực hiện các phản ứng hoá lý để hình thành Clinker Clinker ra lò dạng cục màu đen, kết khối đặc trắc được chuyển vào ủ trong các silo chứa

• Quá trình nghiền xi măng

Clinker, thạch cao và phụ gia hoạt tính được cân theo tỷ lệ đã tính đưa vào máy nghiền bi chu trình kín và máy phân ly để chuyển độ mịn Bột xi măng đạt độ mịn theo yêu cầu kỹ thuật được chuyển vào các silo chứa xi măng

• Quá trình đóng bao và lưu kho

Xi măng rời từ silo chứa qua phễu chuyển đến máy đóng bao và xếp thành từng lô sau khi kiểm tra cơ lý toàn phần theo chuẩn mực TCVN 6260 và đạt yêu cầu mới được nghiệm thu, đóng dấu lô và lưu giữ chuẩn bị xuất kho

* Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất xi măng

Do đặc thù là sản xuất xi măng nên Công ty có quy trình kỹ thuật công nghệ khép kín từ khâu nhận nguyên liệu, nhiên liệu ban đầu cho đến khi kết thúc sản xuất

ra sản phẩm cuối cùng Chính vì vậy, quy trình công nghệ của Công ty có tính nguyên tắc và tổ chức chặt chẽ theo một dây chuyền công nghệ tương đối hoàn chỉnh,

kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao, lành nghề để vận hành sản xuất trong từng công đoạn của dây chuyền công nghệ Đội ngũ kỹ thuật được đào tạo tại khoa Silicat Đại học Bách khoa Hà Nội để chỉ đạo sản xuất.

Vì quy trình công nghệ sản xuất xi măng của Công ty hết sức nghiêm ngặt do

đó đòi hỏi Công ty khi sản xuất phải luôn làm việc 3 ca liên tục, sản xuất 24/24 giờ trong một ngày Chính điều đó luôn ràng buộc người công nhân trong Công ty phải vận hành đúng thao tác công nghệ đảm bảo quy trình quy phạm kỹ thuật sản xuất như: Cân, đong, đo, đếm đúng và đủ mọi thành phần trong đơn phối liệu bằng hệ thống cân vi tính tự động hoá và những quản lý nghiêm ngặt về kỹ thuật để đảm bảo cho sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc Kinh doanh

Trưởng phòng kỹ

thuật KCS KCS

Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp

Chánh văn phòng Công ty

Trưởng phòng tài chính Công ty

Hội nghị khách hàng Hội thảo khoa học KT

Phó tổng giám đốc

Kỹ thuật

Đại hội đồng cổ đông Công ty

Ban kiểm soát Hội đồng quản trị

 Hội đồng cổ đông:

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần Đại hội đồng cổ đông có quyến bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát; Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ Công ty; Thông qua báo cáo tài chính hàng năm; thông qua định hướng phát triển Công ty, quyết định bán tài sản có giá trị lớn

 Hội đồng quản trị (HĐQT)

Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của Công ty đồng thời quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty, quyết định mức lương và các lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó; Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT

 Tổng Giám đốc:

- Là người chịu trách nhiệm về Công ty trước pháp luật, người đứng đầu chỉ đạo thâu tóm mọi hoạt động

- Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng

- Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng vật tư, thiết bị

- Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng

- Phê duyệt kế hoạch sản xuất tiêu thụ từng tháng, quý, năm

- Đảm bảo nguồn lưu trữ tài chính cho những hoạt động hệ thống chất lượng

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho việc in ấn, ban hành lưu trữ hồ sơ, tài liệu

 Phó Tổng Giám đốc kinh doanh.

- Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, quý, năm

- Xem xét nhu cầu khách hàng, diễn biến thị trường.

- Tổ chức nghiên cứu tiêu thụ sản phẩm, thực hiện dịch vụ bán hàng

- Ký duyệt các hợp đồng tiêu thụ do giám đốc uỷ quyền

- Xem xét về giá cả bán hàng

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng tiêu thụ

- Chỉ đạo giải quyết những khiếu nại của khách hàng về số lượng, giá cả và dịch vụ

- Tổng hợp thị phần ở từng thị trường

- Lập kế hoạch phát triển thị trường

 Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật sản xuất - Đại diện lãnh đạo về chất lượng.

- Tiếp nhận và xem xét các nhà cung ứng vật tư đầu vào cho sản xuất chỉ đạo công tác kiểm tra đảm bảo chất lượng vật tư đầu vào

- Theo dõi sản xuất hàng ngày tại các xí nghiệp

- Thực hiện chỉ đạo công tác kỹ thuật sản xuất trong Công ty

- Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc cụ thể tại phòng kỹ thuật, KCS

và các phân xưởng sản xuất

- Ký hợp đồng mua vật tư do giám đốc uỷ quyền

- Trực tiếp chỉ đạo việc phân phối, lưu trữ và kiểm soát tài liệu hồ sơ trong

hệ thống chất lượng

- Ký duyệt các biện pháp an toàn trong sản xuất

- Ký duyệt cấp phát và sử dụng vật tư cho sản xuất của các xí nghiệp

- Chỉ đạo việc ban hành các tài liệu về công tác quản lý chất lượng

- Kiểm tra việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2000

- Xem xét các hoạt động của hệ thống chất lượng

- Điều phối mọi hoạt động của các đơn vị liên quan trong nhà máy để đạt được mục tiêu chất lượng

- Báo cáo giám đốc về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến

- Dự thảo lịch đánh giá, chương trình đánh giá, kế hoạch đánh giá trình QMR phê duyệt Tổng hợp các báo cáo đánh giá cho QMR.

- Giúp QMR giám sát kết quả thực hiện các hành động khắc phục của đơn vị

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

* Cơ cấu của phòng kế toán

Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình

độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Muốn vậy, việc tổ chức công tác kế toán phải căn

cứ vào đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty vào khối lượng và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Hiện tại việc tổ chức công tác kế toán của Công ty tiến hành theo hình thức công tác kế toán tập trung Do vậy, bộ máy kế toán của Công ty được

tổ chức một cách cụ thể với từng cá nhân là một nhiệm vụ chuyên biệt

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn thì toàn bộ công tác kế toán trong Công ty đều được tập trung tại Phòng Tài chính của Công ty Tại các xí nghiệp không bố trí bộ phận kế toán mà chỉ có các nhân viên thống kê

Bộ máy kế toán của công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn gồm có 5 người chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, định kỳ hàng tháng tính toán xác định kết quả kinh doanh của toàn Công ty

* Nhiệm vụ của các thành viên trong phòng

 Nhiệm vụ của kế toán trưởng:

- Lập kế hoạch vay trả hàng tháng trình duyệt trước khi thực hiện

- Lập và theo dõi thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật của từng phòng ban

- Lập và theo dõi thực hiện chi phí giá thành khoán của từng phòng ban

Kế toán TSCĐ - Phân bổ lương BHXH

Thủ Quỹ -

Kế to á n ngân

Thủ k h o nội bộ- thủ k h

Thống kê -

Cân hàng

Thống

kê th eo dõi

xí n g

Thống

kê th eo dõi

xí ng hi

Kế toán the o dõi tiêu thụ phò

ng kin

Kế toán trưởng

- Theo dõi hợp đồng tiêu thụ, theo dõi thu công nợ đối với khách hàng mua hàng của công ty - báo cáo xử lý công nợ hàng tháng.

- Theo dõi hợp đồng kinh tế mua vật tư, nguyên liệu, thanh toán công nợ đối với người bán

- Tổ chức hạch toán kiểm toán nội bộ ở các xí nghiệp và toàn Công ty

- Kiểm tra giá cả đầu vào tham gia xem xét giá cả và các dịch vụ bán hàng tham gia khảo sát thị trường

- Tham gia lập kế hoạch sản xuất tiêu thụ và lập kế hoạch hàng tháng, quý

- Tổ chức đọc văn bản chế độ quản lý tài chính doanh nghiệp theo chế độ hiện hành

 Nhiệm vụ của thủ quỹ

- Bảo mật tuyệt đối về quản lý tiền mặt

- Theo dõi đôn đốc thực hiện các khoản thu

- Chỉ được chi tiền khi có đủ chữ ký trên phiếu chi

 Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng

- Theo dõi khế ước vay ngân hàng

- Lập kế hoạch vay trả ngân hàng ngắn hạn

- Theo dõi hợp đồng vay tín dụng dài hạn, trung hạn và thời hạn trả nợ, đến hạn, quá hạn của các khoản nợ theo hợp đồng đi vay báo cáo lãnh đạo kịp thời

 Nhiệm vụ của thống kê

- Thực hiện thông tin kinh tế nội bộ

- Theo dõi kết quả sản xuất và tiêu thụ hàng ngày, cuối tháng tổng hợp báo cáo

- Báo cáo thống kê tình hình sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm cho các cơ quan quản lý nhà nước

 Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ

- Mở thẻ TSCĐ theo dõi danh mục tài sản cố định

- TSCĐ đó đang ở đâu, do ai quản lý, tài sản này có huy động vào sản xuất không, công suất bao nhiêu

- Lập kế hoạch khấu hao

- Nắm vững kế hoạch sửa chữa lập kế hoạch vật tư, phụ tùng thay thế

- Ngày 31 tháng 12 cuối năm tổ chức kiểm kê.

 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán

- Kiểm tra thủ tục thanh toán hợp pháp hợp lý trước khi viết phiếu chi

- Kiểm tra chứng từ thu tiền và viết phiếu chi tiền

- Cuối ngày rút số dư tồn quỹ tiền mặt

 Nhiệm vụ của kế toán vật tư

- Theo dõi hợp đồng kinh tế mua bán vật tư

- Kiểm tra các thủ tục pháp lý hợp lệ trước khi viết phiếu nhập kho

- Theo dõi vật tư xuất phục vụ cho sản xuất, theo dõi tăng giảm sử dụng định mức vật tư

- Cuối tháng nhập xuất kho đối chiếu với kế toán phân xưởng và phòng kỹ thuật

- Cuối tháng lập biên bản đối chiếu công nợ thanh toán trả người bán

 Nhiệm vụ của thủ kho

- Luôn bảo quản kho hàng hoá vật tư, hàng hóa an toàn

- Hàng tháng trực tại kho, đáp ứng nhập xuất kho kịp thời phục vụ cho sản xuất và khách hàng

- Thống nhất với kế toán 5 ngày một lần giao nhận phiếu xuất kho

- Thực hiện quy định cuối tháng kiểm kê

 Nhiệm vụ của thống kê Xí Nghiệp

- Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất tại từng bộ phận của xí nghiệp

- Theo dõi giờ máy hoạt động, giờ máy ngừng việc

- Theo dõi chi phí sửa chữa và phụ tùng thay thế cho từng TSCĐ ghi vào lý lịch máy

- Làm thủ kho vật tư, than đá, quặng sắt, xỉ xốp, thạch cao

- Theo dõi xuất kho VNL vào sản xuất, theo dõi thực hiện định mức vật tư

- Cuối tháng tổng hợp chi phí khoán giá thành sản phẩm

- Tính lương xí nghiệp

- Theo dõi điện năng sản xuất

- Cuối tháng kiểm kê

 Nhiệm vụ cân hàng

- Hàng ngày trực cân tại bàn cân 30 tấn của Công ty

- Cân chính xác các loại vật tư là nguyên, nhiên vật liệu của người bán giao.

- Những loại vật tư là nguyên, nhiên liệu không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật không cân

- Thời gian làm việc đáp ứng yêu cầu khách hàng và Công ty

 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và BHXH

- Một tháng 1 lần phân bổ lương và BHXH

- Tính lương khối văn phòng và phụ trợ

1.4.2 Hình thức tổ chức hệ thống kế toán của Công ty

1.4.2.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

- Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với kỳ kế toán là tháng Bao gồm các loại sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng kê, sổ thẻ chi tiết

- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ)

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng

- Tỷ giá sử dụng để hạch toán ngoại tệ: Tỷ giá thực tế

1.4.2.2 Vận dụng hệ thống chứng từ tại Công ty

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn

vị kế toán đều phải lập chứng từ Các chứng từ được sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc của một chứng từ cùng các yếu

tố bổ sung của đơn vị, các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán phải lập theo đúng quy định của chế độ và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn hiện nay đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban

hành theo quyết định số 15/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đồng thời cũng cập nhật những thay đổi của chế độ mới ban hành gần đây vào từng phần hành kế toán

cụ thể, các kế toán viên vẫn sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc giành cho phần hành đó

- Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi

- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản hay uỷ nhiệm chi

-Phần hành NVL: Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Phần hành TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ

- Phần hành kế toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảng thanh toán BHXH

1.4.2.3 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán của Công ty

Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để phù hợp với yêu cầu quản lý

và trình độ cán bộ công nhân viên đồng thời làm căn cứ vào chế độ kế toán của Nhà nước Công ty đã áp dụng hình thức là kế toán Nhật ký- chứng từ

NHẬT KÝ CHỨNG

TỪ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ CáiBảng kê

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Ghi cuối tháng

Hiện nay Công ty có sử dụng hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác

kế toán Công ty áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán của công ty Phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng là phần mềm Vietsun Việc sử dụng phần mềm kế toán Vietsun cho phép hạch toán nhanh, chính xác và thuận lợi

Do quy mô sản xuất của Công ty tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều nên việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc ghi chép Đồng thời cũng có thể theo dõi công việc hàng ngày, hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu

1.4.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo kế toán

Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng các văn bản kèm theo về việc ban hành chế độ Báo cáo tài chính doanh nghiệp

Công ty có hai hình thức báo cáo là Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính: Định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm kế toán sẽ tiến hành

cân đối sổ sách, từ những sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh, từ đó lập Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo quản trị: Được lập vào ngày cuối cùng hàng tháng để phục vụ cho

kế toán trưởng trong việc xác định kết quả kinh doanh và hỗ trợ cho ban lãnh đạo của Công ty trong quá trình ra quyết định quản trị Các báo cáo quản trị thường bao gồm: Báo cáo chi phí và giá thành, Báo cáo hiệu quả kinh doanh

Ngay từ khâu đầu tiên, các NVL ầu vào được tuyển chọn, kiểm tra, giám sát chặt chẽ trước khi nhập kho và đảm bảo tốt tính chất hoá, lý theo yêu cầu sản xuất, không cho phép nhập bừa, nhập ẩu NVL.Công ty đã đầu tư thiết bị một cách đồng

bộ từ hệ thống phòng phân tích hoá nghiệm để kiểm tra, phân tích thành hoá lý của NVL nhập kho

2.1.2 Phân loại NVL, CCDC

2.1.2.1 Phân loại NVL

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất khá lớn nên Công ty phải sử dụng nhiều vật liệu loại khác nhau với khối lượng tương đối lớn,trong đó mỗi loại vật liệu đều có một vai trò và công dụng riêng.Vì vậy để quản lý được chặt chẽ,hạch toán chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL,đảm bảo cung cấp kịp thời vật liệu một cách khoa học cho sản xuất, Công ty

đã tiến hành phân loại NVL như sau :

- Nguyên vật liệu chính (TK 1521): Là đối tượng lao động chủ yếu của Công

ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm

- Nguyên vật liệu chính bao gồm: Đá hộc, đất sét, quặng sắt, cát non, than, xỉ gang, xỉ xốp, thạch cao, clinker, đá đen, xỉ tro đáy

- Nguyên vật liệu phụ (TK 1522) bao gồm: Cát tiêu chuẩn, phụ gia TEA, hoá chất thí nghiệm

- Nhiên liệu (TK 1523) bao gồm: Xăng, dầu diezen, dầu nhờn, mỡ công nghiệp

- Phụ tùng thay thế (TK 1524) gồm: Vòng bi các loại, dây đai, phớt, bulông, thép, vật tư điện, vật tư nước, phụ tùng máy xúc, phụ tùng ô tô, phụ tùng thay thế

- Vật liệu và thiết bị xây dựng (TK 1525) gồm: Cát xây, gạch sỏi, tấm

lợp, tấm nóc

2.1.2.2 Phân loại CCDC

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn chuyên sản xuất kinh doanh mua bán xi măng, vật liệu xây dựng, bê tông.Chính vì vậy để phục vụ cho nhu cầu sản xuất thì không thể không nói đến CCDC.CCDC được phân loại như sau:

- CCDC (TK 1531) bao gồm:

+ Công cụ: Khẩu trang, găng tay, quần áo, kính bảo hộ, ủng cao su…

+ Dụng cụ: Xẻng, bạt dứa, xô tôn, chổi tre, khoá việt……

- Bao bì luân chuyển (TK 1532) bao gồm: vỏ bao dứa, vỏ bao bột

Ví dụ: Căn cứ hoá đơn số 0212171 ngày 02/11/2011, Công ty cổ phần xi măng

Cao Ngạn mua Thạch cao của công ty cổ phần xi măng Quán Triều có số liệu sau:

Số lượng: 25 tấn

Đơn giá: 909.090,91

Tổng tiền hàng: 22.727.272

Thuế VAT 10%: 2.272.727

Tổng cộng tiền thanh toán: 24.999.000

Vậy giá thực tế của Thạch cao là: 24.999.000

2.1.3.2 Đánh giá NVL, CCDC xuất kho

Công ty áp dụng tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước- xuất trước của từng loại vật liệu

Ví dụ :

Tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn tháng 11 năm 2011 có tài liệu sau đây:

* Tình hình tồn kho Than địa phương: Số lượng 350 tấn, đơn giá 666.770,5 đ/tấn, thành tiền 233.369.675đ

* Tình hình nhập xuất Than địa phương trong tháng:

- Ngày 26/11/2011 xuất 145 tấn: 85 tấn x 666.772đ/tấn + 60 tấn x 666.773đ/tấn = 96.682.000đ

Vậy tổng trị giá thực tế xuất kho là : 358.722.871đ

Việc vận dụng phương pháp tính giá thực tế xuất kho này rất phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu của Công ty.Vì trong nền kinh tế thị trường hiện nay giá

cả các loại vật liệu biến động rất lớn, chính vì thế mà Công ty áp dụng hình thức này Chi phí giá thành biến động theo từng thời điểm của vật liệu đầu vào.Công ty

sử dụng phần mềm kế toán chính vì thế mà làm cho công việc hạch toán trở nên gọn nhẹ dễ dàng hơn

2.1.4 Sử dụng và bảo quản NVL, CCDC tại Công ty

Nhận thấy tầm quan trọng của NVL, CCDC đối với quá trình sản xuất kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL, CCDC Tại các kho của Công ty luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và

bảo quản NVL, CCDC Các thủ tục xuất- nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn.

NVL, CCDC luôn được bảo quản cẩn thận, tránh việc bị hao hụt, mất mát Các kho chứa NVL,CCDC phải khô ráo, tránh oxy hoá, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng các loại than, đá cần được đưa thẳng tới nơi sản xuất Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dự trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra Để phục vụ cho công tác hạch toán và quản lý NVL, CCDC Công ty đã phân loại NVL, CCDC một cách khoa học Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những biểu hiện nhất định các loại NVL, CCDC của hoạt động sản xuất kinh doanh để kết hợp với kế toán NVL, CCDC ghi chép chính xác việc nhập, xuất, bảo quản NVL, CCDC trong kho

2.1.5 Tổ chức quản lý NVL, CCDC

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động nên quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất, để sản xuất kinh doanh có lãi, nhất thiết phải giảm chi phí vật liệu tức là phải sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp

lý, có kế hoạch Vì vậy công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận Vì vậy doanh nghiệp đã đặt ra một số yêu cầu chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản (dự trữ) tới khâu sử dụng

* Phòng thiết bị vật tư có nhiệm vụ như sau:

- Xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL Hệ thống danh điểm và số danh điẻm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL

- Xây dựng được định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh mục NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó Đồng thời xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính cho Công ty

- Đối với CCDC phải thường xuyên bảo dưỡng để giảm thiểu hao mòn một cách tối đa, phân bổ giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh cho phù hợp

- Để đảm bảo tôt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, phải xây dựng được hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có

đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện

các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.

* Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC trong Công ty

- Ghi chép, tính toán phản ánh chính xác, trung thực, kip thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL, CCDC nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL, CCDC

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL, CCDC sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, phát hiện kịp thời NVL,CCDC thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp

có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

- Khi phân bổ CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác kế toán, vừa đảm bảo được tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được

2.2 Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn 2.2.1 Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

2.2.1.1 Chứng từ sử dụng

Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán NVL quy định các chứng từ kế toán NVL , CCDC bao gồm:

- Phiếu nhập kho (01 -VT)

- Phiếu xuất kho (02 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (05 - VT)

- Hoá đơn GTGT ( 01 GTKT - 3LL -01)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; Bảng kê mua hàng; Bảng phân bổ NVL, CCDC

Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định và biểu mẫu, nội dung phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Mọi chứng từ kế toán về NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan

2.2.1.2 Thủ tục nhập kho NVL, CCDC

* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho

Sơ đồ 2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho

* Thủ tục nhập kho NVL, CCDC

Khi có nhu cầu nhập VL, CCDC, phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình

sử dụng VL,CCDC và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng dự trữ VL,CCDC.Dựa trên kế hoạch cung ứng, phòng vật tư lấy giấy báo giá, lập bảng dự trù mua VL,CCDC và chuyển qua giám đốc duyệt, xin tạm ứng tiền mua VL, CCDC tại phòng kế toán.Như vậy phòng kế hoach vật tư chịu trách nhiệm cung ứng , thu mua, dự trữ và cung cấp VL, CCDC cho các bộ phận sử dụng

Việc thu mua VL,CCDC được thoả thuận giữa 2 bên.Hình thức thanh toán

có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng

Hội đồng kiểm nghiệm

Phòng TBVT

Thủ kho

Kế toán NVL

Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho

Nhập NVL, ghi thẻ kho

Ghi

sổ, bảo quản

Sau khi việc mua bán giữa 2 bên được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua VL, CCDC sẽ mang hoá đơn GTGT về để làm căn cứ

để ghi sổ kế toán

Ví dụ 1: Ngày 02/11/2011 công ty mua NVL chính thạch cao của công ty

TNHH Thái Lan với số lượng 25 tấn, đơn giá 909.090,91đ theo giá mua chưa thuế GTGT 10%, chưa trả tiền cho người bán

Bảng 2.1

Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: AA/2011T

Ngày 02 tháng 11 năm 2011 Số: 0212171

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thái Lan

Địa chỉ: Tổ 26, Phương Tân Quang, TX Tuyên Quang

Điện thoại: MST: 4600409377

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Nhung

Đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Địa chỉ: Xã Cao Ngạn - Thành phố Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên

Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 2.272.727

Tổng cộng tiền thanh toán 24.999.000

Số tiền viết bằng chữ Hai mươi bốn triệu chín trăm chín mươi chín ngàn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)

Sau khi VL, CCDC về đến công ty trước khi nhập kho thì sẽ được các thành viên trong ban kiểm soát vật tư kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách Kết quả kiểm tra như thế nào sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư.

-Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0212171 của công ty TNHH Thái Lan, ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng…NVL và lập biên bản

Bảng 2.2

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CAO NGẠN Mẫu số 03-VT

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆMVật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Ngày 02 tháng 11 năm 2011 Số 25

- Căn cứ theo hoá đơn GTGT số 0212171 ngày 02 tháng 11 năm 2011 của công ty TNHH Thái Lan

Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Ông Từ Như Hiện - Trưởng phòng kỹ thuật

2 Bà Nguyễn Thị Thuỷ - Kế toán vật tư

Phương thức

Đơn vị

Số lượng theo chứng

Kết quả kiểm nghiêm

Ghi

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL không đúng quy cách, p/c

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã nhận đủ số lượng ghi trên hoá đơn GTGT, chất

lượng thạch cao đạt tiêu chuẩn, đúng số lượng

Kỹ thuật Kế toán vật tư Thủ kho

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Sau khi VL, CCDC được kiểm tra xong nếu đạt yêu cầu thì thủ kho sẽ cho nhập kho.Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư sẽ mang hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư lên phòng kế toán, giao cho kế toán vật tư để lập phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và có đầy đủ các chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng:

Liên 1: Lưu tại phòng kế toán

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho

Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0212171 của công ty TNHH Thái Lan và Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 25 Kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho số 238

Bảng 2.3

Xã Cao Ngạn, TP Thái Nguyên, Tỉnh TN Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO Số 238

Ngày 02 tháng 11 năm 2011 TK Nợ: 1521, 1331

TK Có: 331Tên người giao hàng: Công ty TNHH Thái Lan

Địa chỉ: Tổ 26, Phường Tân Quang, TX Tuyên Quang

Lý do nhập kho: Nhung - Nhập thạch cao

Nhập tại kho:

Mã

Số lượng Theo

chứng từ

Thực nhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ví dụ 2: Ngày 03/11/2011 công ty mua NVL, CCDC của cửa hàng Nguyễn Thị

Lan Đã thanh toán bằng tiền mặt

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT - 3LL - 01

Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: A/2011T

Ngày 03 tháng 11 năm 2011 Số: 0212184

Đơn vị bán hàng: Nguyễn Thị Lan

Địa chỉ: Tổ 20, TT Chùa Hang, Đồng Hỷ, Thái Nguyên

Điện thoại: MST: 4600409377

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Nhung

Đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Địa chỉ: Xã Cao Ngạn - Thành phố Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4600346737

Số tiền viết bằng chữ : Mười triệu năm trăm hai mươi ba ngàn năm trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)

- Căn cứ vào hoá đơn GTGT 0212184 của cửa hàng Nguyễn Thị Lan, ban kiểm

nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng NVL và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư số 38

Bảng 2.5

CÔNG TY CP XI MĂNG CAO NGẠN Mẫu số 03- VT

Bộ phận : Phòng KSC Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 03 tháng 11 năm 2011

Số 38

Tại Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

Chúng tôi gồm :

1 Ông Từ Như Hiện - Trưởng phòng kỹ thuật

2 Bà Nguyễn Thị Thuỷ - Kế toán vật tư

3 Bà Trẩn Thị Hoà - Thủ kho

Chúng tôi đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư sau :

chứng từ

SL không đúng quy cách

SL đúng quy cách

Ghi Chú

Kỹ thuật Kế toán vật tư Thủ kho

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0212184 của cửa hàng Nguyễn Thị Lan và Biên

bản kiểm nghiệm vật tư số 38 Kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho số 251

Bảng 2.6

CÔNG TY CP XI MĂNG CAO NGẠN Mẫu số 01- VT

Xã Cao Ngạn,TP Thái Nguyên,Tỉnh TN Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO Số:251

Ngày 03 tháng 11 năm 2011 TK nợ :1524, 1531, 1331

TK có :111

Tên người giao hàng : Nguyễn Thị Lan

Địa chỉ : Tổ 20 TT Chùa Hang, Đồng Hỷ, Thái Nguyên

Lý do nhập kho : Nhung - Nhập vật tư

Nhập tại kho :

Đ V T

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

2.2.1.3 Thủ tục xuất kho NVL, CCDC

* Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho

* Thủ tục xuất kho NVL, CCDC

Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC các đơn vị lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư Nếu NVL có giá trị lớn thì phải qua ban Giám đốc Công ty xét duyệt Nếu là NVL xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo Công ty

Ví dụ 1: Ngày 04/11/2011 xuất kho NVL theo nhu cầu xuất, đã được ký duyệt

Bảng 2.7

Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật liệu

Duyệt xuất kho

Lập phiếu xuất kho

Xuất NVL ghi thẻ kho

Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ

Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn

NHU CẦU XUẤT VẬT TƯ NỘI BỘ

Ngày xin lĩnh: 03/11/2011

Xin Xuất

Thực xuất

Ngày xuất

Lý do sd

phòng

Người đề nghị Quản lý bộ phận Kế toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ngày 03 tháng 11 năm 2011

Người duyệt

Sau đó phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho Thủ kho xuất NVL, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên và có đầy đủ các chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc:

1 liên lưu tại phòng kế toán

1 liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư

1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

-Căn cứ vào phiếu nhu cầu xuất vật tư nội bộ Kế toán vật liệu lập phiếu xuất

kho số 252

Bảng 2.8

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CAO NGẠN Mẫu số 02 - VT

Xã Cao Ngạn - TP Thái Nguyên, Tỉnh TN Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 04 tháng 11 năm 2011 Số : 252

TK Nợ 627

Người nhận hàng: Nguyễn Thị Như Hoa TK Có 1521

Địa chỉ: Xí nghiệp nghiền xi

Lí do xuất kho: Hoa - xuất NVL cho sản xuất tháng 11/2011

Xuất tại kho: Đvt: đồng

Số lượng Yêu

cầu

Thực xuất

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ví dụ 2: Ngày 05/11/2011 xuất kho NVL, CCDC , đã được ký duyệt.

Phòng KTCĐAT gửi phiếu nhu cầu xuất vật tư nội bộ lên phòng kế hoạch thị

Thực xuất

Ngày xuất

Lý do sd

Người đề nghị Quản lý bộ phận Kế toán

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CAO NGẠN Mẫu số 02 - VT

Xã Cao Ngạn - TP Thái Nguyên, Tỉnh TN Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 04 tháng 11 năm 2011 Số : 255

TK Nợ 2412

Người nhận hàng: Nguyễn Văn Lợi TK Có 1524, 1531

Địa chỉ: Phòng kỹ thuật an toàn

Lí do xuất kho: Lợi - Xuất vật tư gia công gầu múc B250

Xuất tại kho: Đvt: đồng

Số lượng Yêu

cầu

Thực xuất

Viết bằng chữ: Mười hai triệu tám trăm hai mươi ngàn hai trăm mười sáu đồng

Số chứng từ gốc kèm theo: Nhu cầu xuất vật tư

Ngày 04/11/2011

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.2.1.4 Quy trình ghi sổ chi tiết NVL, CCDC

Hạch toán chi tiết VL, CCDC là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng

kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị

Hạch toán chi tiết NVL, CCDC ở Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này giúp cho việc hạch toán NVL, CCDC tại kho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khă năng cung cấp thông tin nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song

+ Ở kho : Kế toán mở thẻ kho và giao cho thủ kho quản lý,hàng ngày căn cứ vào

các chứng từ nhập,xuất thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất của từng danh điểm vật tư và tính ra số tồn kho,hàng ngày và định kỳ thủ kho sẽ chuyển các chứng từ nhập xuất kho cho kế toán vật tư ở thẻ kho mỗi chứng từ ghi một dòng và thẻ kho mở cho từng danh điểm vật tư hàng hoá