MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ THAM GIA ĐẤU THẦU NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY Machino-Import HÀ NỘI

LỜI MỞ ĐẦUTrong chu trình của một dự án đầu tư phát triển, việc xây dựng và muasắm trang thiết bị là một trong những khâu quan trọng hàng đầu bên cạnh cáckhâu khác như: nghiên cứu khả th

LỜI MỞ ĐẦU

Trong chu trình của một dự án đầu tư phát triển, việc xây dựng và muasắm trang thiết bị là một trong những khâu quan trọng hàng đầu bên cạnh cáckhâu khác như: nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án, lùa chọn công nghệthích hợp, đàm phán, ký kết và giám sát hợp đồng…

Để việc xây dựng và mua sắm trang thiết bị đạt được những yêu cầukhắt khe về mặt chất lượng kỹ thuật, tiến độ thực hiện, tiết kiệm chi phí vàhạn chế đến mức thấp nhất những tranh chấp có thể xảy ra, gây thiệt hại vậtchất hoặc phương hại đến uy tín của các bên hữu quan thì phương pháp đấuthầu với những nguyên tắc cũng như những chuẩn mực thông dụng trên thịtrường Quốc tế (thường gọi là phương pháp đấu thầu Quốc tế) ngày càng tỏ ra

có nhiều ưu điểm hơn hẳn các phương pháp khác và cho đến nay nó đã được

áp dụng khá phổ biến trong hoạt động ngoại thương

Là phương pháp đem lại hiệu quả kinh tế cao, đấu thầu Quốc tế đượcnhìn nhận như một điều kiện thiết yếu để đảm bảo thành công cho các nhàđầu tư, cho dù họ thuộc khu vực Nhà nước hay khu vực tư nhân, dù họ đầu tư ởtrong nước hay đầu tư ở nước ngoài Và trong bối cảnh kinh doanh hiện nay,các nhà thầu xây dựng, các nhà thầu cung ứng trang thiết bị càng không thểkhông vận dụng phương pháp đấu thầu Quốc tế nếu họ muốn giành đượcnhững hợp đồng từ các dự án đầu tư tầm cỡ Hơn nữa, đối với các dự án lớn,

dự án có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, dự án có nhiều chủ sở hữu, dự án thuộckhối Nhà nước, dự án được tài trợ bởi các định chế tài chính Quốc tế thì đấuthầu là cách duy nhất để tránh những sơ hở, sai lầm đáng tiếc vẫn thường xảyra

Có thể nói đấu thầu Quốc tế không phải là một thủ tục thuần tuý mà làmột công nghệ hiện đại, một hệ thống giải pháp cho mọi vấn đề có liên quan trựctiếp đến các chủ thể trong toàn bộ quá trình xây dựng hoặc cung ứng thiết bị

Trong những năm qua, kể từ khi Nhà nước thực hiện chính sách “ mởcửa”, xu hướng CNH, HĐH đã thực sự làm tiền đề thúc đẩy tốc độ tăngtrưởng nền Kinh tế quốc dân nói chung và các doanh nghiệp Nhà nước nóiriêng, trong đó có Công ty Machino-Import Hà Nội.

Mặc dù trải qua biết bao thăng trầm trên con đường phát triển củamình, song bằng những nỗ lực phi thường, bằng những cố gắng lớn lao củatoàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty Machino-Import đã tìm được vị thếvững chắc trên thị trường trong nước và Quốc tế Cải tiến công tác quản lý, đadạng hoá, đa phương hoá các mối quan hệ và mặt hàng, đẩy mạnh hoạt độngMarketing, khai thác triệt để loại hình kinh doanh dịch vụ nhằm gia tăngdoanh số và lợi nhuận, không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động làphương châm hoạt động chủ đạo của Công ty trong suốt thời gian qua Để cóđược những thành tích đáng nể đó thì đấu thầu nhập khẩu là một trong cácphương thức được Công ty Machino- Import sử dụng nhiều nhất khi tiến hànhhoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Tuy nhiên, để vận dụng một cách nhuần nhuyễn phương pháp đấu thầucần phải có hiểu biết sâu sắc, thấu đáo về mọi nghiệp vụ cơ bản trong đấuthầu Quốc tế Vậy làm thế nào để hoàn thiện công tác tham gia đấu thầu nhậpkhẩu, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công tyMachino-Import Hà Nội?

Qua thời gian thực tập tại Công ty Machino-Import Hà Nội và trực tiếptại Phòng Kinh doanh 1, em đã mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu là:

“Một sè ý kiến góp phần nâng cao hiệu quả tham gia đấu thầu nhập khẩu tại Công ty Machino-Import Hà Nội”

Công trình nghiên cứu này được hoàn thành dùa trên cơ sở những lýluận chung của môn học Kinh doanh Quốc tế, kết hợp với các số liệu có liên

quan Bằng việc vận dụng phương phỏp phõn tớch - tổng hợp, ngoài phần mởđầu, kết luận và phụ lục, nội dung của cụng trỡnh nghiờn cứu được chia thành

3 phần chớnh như sau:

Chương I : Một số vấn đề chung về đấu thầu Quốc tế Một

số vấn đề chung về đấu thầu Quốc tếChương II: Thực trạng tham gia đấu thầu nhập khẩu tại Cụng ty

trạng tham gia đấu thầu nhập khẩu tại Công tyMachino- Import Hà Nội

Chương III: Một số ý kiến gúp phần nõng cao hiệu quả tham gia đấu

thầu nhập khẩu tại cụng ty Machino-Import Hà Nội Một

số ý kiến góp phần nâng cao hiệu quả tham gia đấuthầu nhập khẩu tại công ty Machino-Import Hà Nội

1- Khái niệm đấu thầu

Đấu thầu: Là một phương thức giao dịch đặc biệt để mua sắm hàng

hoá và dịch vụ, trong đó người mua (được gọi là người gọi thầu hay bên mờithầu) công bố trước điều kiện mua hàng để người bán (được gọi là người dựthầu hay nhà thầu) báo giá cả mình muốn bán và các điều kiện trả tiền Sau đóngười mua sẽ chọn mua (xét thầu) của người bán nào có báo giá rẻ nhất vàcác điều kiện tín dụng phù hợp hơn cả với những điều kiện mà người mua đãnêu Nhờ đó mà người mua có thể mua được hàng hoá với số lượng và chấtlượng như mong muốn

Theo Quy chế đấu thầu ban hành kèm với Nghị định số: 88/ 1999 NĐ

-CP ngày 01/ 9/ 1999 của Chính phủ, mục tiêu của công tác đấu thầu là nhằmthực hiện tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu đểlùa chọn nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế xã hội của dự án

2- Các thuật ngữ thường dùng trong đấu thầu

Dưới đây là các thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong hoạtđộng đấu thầu:

* Đấu thầu: Là quá trình lùa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của

bên mời thầu

* Đấu thầu trong nước: Là cuộc đấu thầu chỉ có các nhà thầu trong

nước tham dù

* Đấu thầu Quốc tế: Là cuộc đấu thầu có các nhà thầu trong và

ngoài nước tham dù

* Bên mời thầu: Là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc các pháp nhân của

chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu

* Nhà thầu: Là tổ chức kinh tế có đủ tư cách pháp nhân tham gia

đấu thầu Nhà thầu trong nước là nhà thầu có tư cách pháp nhân Việt Nam vàhoạt động hợp pháp tại Việt Nam

* Gãi thầu: Là toàn bộ dự án hoặc một phần công việc của dự án

được phân chia theo tính chất kỹ thuật hoặc trình tự thực hiện dự án, có quy

mô hợp lý và bảo đảm tính đồng bộ của dự án

* Hồ sơ mời thầu: Là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập, bao gồm

các yêu cầu cho một gói thầu được dùng làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ

sơ dự thầu và bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu

* Mở thầu: Là thời điểm tổ chức mở các hồ sơ dự thầu được quy

định trong hồ sơ mời thầu

* Giá gói thầu: Là giá được xác định cho từng gói thầu trong kế

hoạch đấu thầu của dự án trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dựtoán được duyệt

* Giá đánh giá: Là giá dự thầu đã sửa lỗi hoặc hiệu chỉnh các sai

lệch (nếu có), được quy đổi về cùng mặt bằng (kỹ thuật, tài chính, thương mại

và các nội dung khác) để làm cơ sở so sánh giữa các hồ sơ dự thầu

* Giá tróng thầu: Là giá được người có thẩm quyền hoặc cấp có

thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu để làm căn cứ cho bên mời thầuthương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng với nhà thầu tróng thầu Giá tróngthầu không được lớn hơn giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu được phêduyệt

* Xét thầu: Là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá,

xếp hạng các hồ sơ dự thầu đê lùa chọn nhà thầu tróng thầu

*Danh sách ngắn: Là danh sách các nhà thầu được thu hẹp qua các

bước đánh giá

* Đóng thầu: Là thời điểm kết thúc việc nép hồ sơ dự thầu được quy

định trong hồ sơ mời thầu

* Kết quả đấu thầu: Là nội dung phê duyệt của người có thẩm

quyền hoặc cấp có thẩm quyền về tên nhà thầu tróng thầu, giá tróng thầu vàloại hợp đồng

* Bảo lãnh dự thầu: Là việc nhà thầu đặt một khoản tiền (tiền mặt,

séc, bảo lãnh của Ngân hàng hoặc hình thức tương đương) vào một địa chỉ vớimột thời gian xác định theo quy định trong hồ sơ mời thầu để bảo đảm tráchnhiệm của nhà thầu với hồ sơ dự thầu

* Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: Là việc nhà thầu tróng thầu đặt một

khoản tiền (tiền mặt, séc, bảo lãnh của Ngân hàng hoặc hình thức tươngđương) vào một địa chỉ với một thời gian xác định theo quy định trong hồ sơ

dự thầu và kết quả đấu thầu để bảo đảm trách nhiệm thực hiện hợp đồng đãký

II ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾĐỐI VỚI VIỆT NAM

1- Đặc điểm của đấu thầu:

Đấu thầu có những đặc điểm cơ bản như sau:

- Đấu thầu là một phương thức giao dịch đặc biệt, chỉ diễn ra ở một địađiểm, trong một thời gian xác định trước

- Đối tượng mua bán không nhất thiết phải là hàng hoá có sẵn mà muabán dùa vào tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhất tiết phải là hàng hoá hữu hình màcòn là dịch vụ

- Trong đấu thầu chỉ có một người mua nhưng có nhiều người bán vàgiá hình thành là giá thấp nhất

- Mọi điều kiện giao dịch đều được quy định sẵn trừ giá cả

- Đấu thầu thường bị chi phối từ các cơ quan quản lý nguồn vốn đầu tư

về một số điều kiện cũng như thủ tục pháp lý

2- Vai trò của đấu thầu Quốc tế đối với Việt Nam

* Đối với Nhà nước

- Thực hiện đấu thầu Quốc tế là biện pháp quản lý tài chính có hiệu quả

và tăng cường các lợi Ých kinh tế xã hội khác Qua đấu thầu sẽ tạo cơ sở đểđánh giá tiềm năng của các doanh nghiệp trong nước cũng như các đối tácnước ngoài, ngăn chặn được những biểu hiện tiêu cực, tránh được sự thiên vị,đặc quyền đặc lợi hay hiện tượng móc ngoặc… mà đây là nguồn gốc tạo racác hoạt động kinh tế không lành mạnh

- Đấu thầu còn mang lại cho Nhà nước những sự đầu tư mới về côngnghệ, trang thiết bị máy móc hiện đại, tạo cơ sở hạ tầng để phục vụ quá trìnhCNH, HĐH đất nước

- Đấu thầu đem lại sự tiết kiệm trong vốn đầu tư của đất nước

- Đấu thầu phản ánh được tính ưu việt của cơ chế thị trường bởi vì đấuthầu dù được diễn ra dưới hình thức nào thì chúng đều phải tuân thủ các quyluật kinh tế cơ bản mà đặc biệt là quy luật cạnh tranh, cho nên nó sẽ tạo ra sựbình đẳng trong SXKD

- Đấu thầu tạo điều kiện cho Việt Nam nhanh chóng hoà nhập vào nềnkinh tế Khu vực và Thế giới, trong khi quá trình Quốc tế hoá đang diễn ra caođộ

* Đối với chủ đầu tư

- Áp dụng phương thức đấu thầu sẽ giúp cho các chủ đầu tư lùa chọnđược nhà thầu có đủ năng lực cũng như kinh nghiệm để thực hiện dự án củamình sao cho bảo đảm về chất lượng, kỹ thuật, đúng tiến độ thi công, giáthành và điều kiện tín dụng hợp lý… Trên cơ sở đó tạo tiền đề vững chắc cho

sự thành công của chủ đầu tư khi dự án được đưa vào vận hành

- Đấu thầu cũng góp phần chống lại tình trạng độc quyền về giá cả củanhà thầu khi những người này có biểu hiện liên kết với nhau nhằm nâng giáhàng hoá lên cao hơn so với giá trị thực tế của nó

* Đối với nhà thầu

- Đấu thầu là hình thức bảo đảm sự công bằng và tạo cơ hội cho tất cảcác nhà cung cấp tiềm năng muốn tham dự cuộc đấu thầu

- Thông qua đấu thầu sẽ kích thích nhà thầu nâng cao trình độ áp dụng

kỹ thuật, công nghệ hiện đại, đổi mới cung cách làm ăn để gia tăng uy tín vàchất lượng trong việc thực hiện các nghĩa vụ với chủ đầu tư

III NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU

1- Các nguyên tắc cần tuân thủ trong đấu thầu

- Nguyên tắc cạnh tranh công khai với điều kiện ngang bằng nhau

- Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ

- Nguyên tắc đánh giá công bằng

- Nguyên tắc trách nhiệm phân minh giữa các bên liên quan

- Nguyên tắc ba chủ thể

- Nguyên tắc bí mật mọi thông tin đặt thầu của các đơn vị đặt thầu

- Nguyên tắc bảo lãnh và bảo hiểm chính đáng

2- Hình thức lùa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu

a/ Hình thức đấu thầu

Đấu thầu là việc chủ đầu tư lùa chọn nhà thầu phù hợp nhất với các yêucầu kỹ thuật cũng như tài chính mà họ đã đưa ra Nhìn chung có thể khái quáthoạt động đấu thầu như sau:

Sơ đồ 1: Khái quát hoạt động đấu thầu

Theo Quy chế đấu thầu ban hành kèm với Nghị định số: 88/ 1999/ NĐ-

CP ngày 1/ 9/ 1999 của Chính phủ thì hiện nay có các hình thức tổ chức đấu thầu sau:

Chñ ®Çu t(bªn mêi thÇu)

§a ra c¸c yªu cÇu

* Đấu thầu rộng rãi

Là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia Bênmời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên cácphương tiện thông tin đại chúng tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơmời thầu Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấuthầu

* Đấu thầu hạn chế

Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu

là 5) có đủ năng lực tham dù Danh sách nhà thầu tham dự phải được người

có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận

* Mua sắm trực tiếp

Hình thức này được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đãthực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủđầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc màtrước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải bảo đảm không được vượt mứcgiá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó Trước khi ký hợp đồng, nhàthầu phải chứng minh có đủ năng lực kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu

* Tù thực hiện

Hình thức này chỉ được áp dụng đối với các gói thầu mà chủ đầu tư có

đủ năng lực thực hiện trên cơ sở tuân thủ các quy định của Chính phủ đượcban hành trong quy chế đấu thầu

* Mua sắm đặc biệt

Hình thức này được áp dụng đối với các ngành hết sức đặc biệt mà nếukhông có những quy định riêng thì không thể đấu thầu được Cơ quan quản lýngành phải xây dựng quy trình thực hiện bảo đảm các mục tiêu của quy chếđấu thầu cũng như có ý kiến thoả thuận của Bộ kế hoạch và đầu tư để trìnhThủ tướng Chính phủ quyết định

b/ Phương thức đấu thầu

* Đấu thầu một tói hồ sơ

Là phương thức mà nhà thầu nép hồ sơ dự thầu trong một tói hồ sơ.Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xâydựng

* Đấu thầu hai tói hồ sơ

Là phương thức mà nàh thầu nép đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về giátrong từng tói hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Tói hồ sơ đề xuất kỹ thuật

sẽ được xem xét trước để đánh giá Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70%trở lên sẽ được mở tiếp tói hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá Phương thức nàychỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn

* Đấu thầu hai giai đoạn

Quá trình thực hiện phương thức này như sau:

Giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nép hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về

kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét vàthảo luận cụ thể với từng nhà thầu, nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn

kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị và nép hồ sơ dự thầu chính thức cuả mình.Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giaiđoạn thứ nhất nép hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất kỹ thuật đã được bổsung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tàichính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dựthầu

3- Quy trình thực hiện đấu thầu

Theo tài liệu “Đấu thầu Quốc tế mua thiết bị vật tư và xây dựng côngtrình theo thể thức hiệp hội Quốc tế các kỹ sư tư vấn (FIDK), Ngân hàng thếgiới (WB), Ngân hàng phát triển liên hiệp Mỹ” và thực tiễn hoạt động đấuthầu tại Việt Nam những năm qua cho thấy, mặc dù các cuộc đấu thầu được tổchức nhằm phục vụ những mục đích khác nhau, song nhìn chung chúng đềuđược tiến hành theo mét quy trình như sau:

THỂ THỨC, TRÌNH TÙ ĐẤU THẦU TỔNG QUÁT

A- Thể thức dự sơ tuyển cho người ứng thầu

1 Mời các nhà thầu dự sơ tuyển

2. Phát và nép các tài liệu dự sơ tuyển

3. Phân tích các số liệu dự sơ tuyển, lùa chọn và thông báo danh sách các ứng thầu

B- Thể thức để nhận đơn thầu

4. Soạn thảo tài liệu đấu thầu

5. Phát tài liệu đấu thầu

6 Các ứng thầu đi thăm công trường

7. Sửa đổi, bổ sung tài liệu đấu thầu

4- Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động đấu thầu

Đấu thầu là một hoạt động phức tạp, nó liên quan đên nhiều bên thamgia và nhiều lĩnh vực thực hiện Do đó khi nói về các nhân tố ảnh hưởng tớihoạt động đấu thầu, chúng ta cũng phải xét từ nhiều góc độ khác nhau Songnổi bật nhất có những nhóm nhân tố như sau:

- Ảnh hưởng của môi trường pháp lý

- Ảnh hưởng của những người thực hiện đấu thầu.

- Ảnh hưởng của thị trường và mức độ cạnh tranh

- Ảnh hưởng của thông tin

- Ảnh hưởng của khoa học công nghệ

Có thể nói, tất cả các nhân tố trên đều ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt

động đấu thầu Tuy nhiên sự tác động của mỗi nhân tố lại ở các mức độ cũngnhư phương diện khác nhau, nhưng nhìn chung nhân tố nào cũng có hai mặt:tích cực và tiêu cực Do đó khi tham gia đấu thầu, các doanh nghiệp cần phảibiết phát huy mặt mạnh của từng nhân tố, tạo ra những mối quan hệ mật thiếtgiữa chúng để nhân tố này sẽ là cơ sở cho các nhân tố khác Bên cạnh đó thìdoanh nghiệp cũng phải có biện pháp nhằm hạn chế bớt mặt yếu của các nhân

tố đã nêu, từ đấy làm nổi bật ưu thế của mình hơn hẳn đối thủ cạnh tranhtrong nước và Quốc tế

Trên cơ sở những nguyên lý cơ bản về đấu thầu Quốc tế cũng như vai trò và vị trí của hoạt động đấu thầu đối với nền Kinh tế quốc dân đã được trình bày ở trên, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty Machino – Import nói riêng cần phải coi đây là một trong các phương thức nhập khẩu máy móc thiết bị tối ưu nhất, đặc

biệt khi chóng ta đang tiến hành kinh doanh trong điều kiện hội nhập và

cạnh tranh Quốc tế khốc liệt

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG THAM GIA ĐẤU THẦU NHẬP

KHẨU TẠI CÔNG TY MACHINO - IMPORT HÀ NỘI

I ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM THỜI GIAN QUA

Nếu xét về mặt lịch sử, hình thức đấu thầu đã xuất hiện ở Việt Nam từthời kỳ Pháp thuộc Khi đó, các nhà thầu được gọi dưới cái tên là nhà thầukhoán Cho đến khi đất nước hoàn toàn giải phóng, Nhà nước ta đã tổ chứccuộc đấu thầu Quốc tế đầu tiên vào năm 1979 để xây dựng công trình thuỷ lợiDầu Tiếng bằng vốn vay từ Ngân hàng phát triển Châu Á

Cùng với những chính sách phát triển kinh tế đúng đắn và chiến lượcthu hót vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, bao gồm cả vốn đầu tư trực tiếp(FDI) cũng như vốn đầu tư gián tiếp (chủ yếu là vốn vay ODA và quỹ tíndụng Quốc tế) đã, đang và sẽ tạo điều kiện cho hoạt động đấu thầu tại nước tangày một phát triển

Để quản lý tốt hoạt động đấu thầu, ngày 31/ 11/ 1992, Thủ tướng Chínhphủ đã ban hành quyết định 91/ TTG quy định về quản lý XNK máy móc tiết

bị Ngày 30/ 3/ 1994, Bộ xây dựng có quyết định 60/ BXD - VKT ban hànhQuy chế đấu thầu xây lắp Ngày 17/ 1/ 1996, Bộ tài chính ra quyết định số 20TC/ KBNN ban hành Quy chế mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiệnbằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước cho các lực lượng vũ trang, đoànthể, cơ quan Nhà nước Ngày 16/ 7/ 1996, Chính phủ ban hành Quy chế đấuthầu Sau đó Quy chế này được sửa đổi, bổ sung bằng hàng loạt các Nghị định

43/ NĐ- CP ngày 23/ 8/ 1997, Nghị định 88/ 1999/ NĐ- CP ngày 1/ 9/ 1999,Nghị định 14/ 2000 NĐ- CP ngày 5/ 5/ 2000 và Thông tư số 04/ 2000/ TT-BKH hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu.

Mấy năm gần đây hoạt động đấu thầu Quốc tế ở Việt Nam đã từngbước đi vào nề nếp Nhờ có đấu thầu, các chủ đầu tư có thể lùa chọn nhà thầuđáp ứng được các yêu cầu cơ bản của dự án Các cơ quan quản lý Nhà nước

có đủ thông tin thực tế và cơ sở khoa học để đánh giá đúng năng lực thực sự(tài chính, khoa học kỹ thuật, cơ sở vật chất…) của các nhà thầu Cũng nhờđấu thầu mà hiệu quả của dự án đầu tư được nâng cao, tiết kiệm cho Nhànước hàng trăm tỷ đồng, trung bình từ 8%- 15% so với dự toán ban đầu Ví

dự như: Công trình xây dựng đường cao tốc Láng – Hoà Lạc, kết quả tróngthầu cuối cùng của gói thầu số 10 (km 27 đến km 30) là 6,94 tỷ đồng Trongkhi giá ước tính ban đầu là 17 tỷ đồng

Về phía nhà thầu, qua đấu thầu, họ đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệmtrong cạnh tranh, tiếp thu được những kiến thức về khoa học công nghệ tiêntiến trong việc xây dựng dự án lớn, có điều kiện để khẳng định mình ở hiệntại và trong tương lai, có cơ sở để cạnh tranh trên thương trường trong nước

và Quốc tế

Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được thì hoạt động đấu thầu

Quốc tế ở Việt Nam cũng đã bộc lé nhiều hạn chế như: giá dự thầu thường bỏthấp hơn giá trị thực tế của thiết bị để tróng thầu hay có sự thông đồng giữachủ đầu tư và nhà thầu… Chính các tồn tại này đã gây ra những cản trở, áchtắc khiến cho đấu thầu vẫn chưa thực sự phát huy được thế mạnh vốn có của

nó, đồng thời làm nảy sinh các hiện tượng tiêu cực, gây tổn hại không nhỏcho nền Kinh tế quốc dân

a/ Những bất cập trong giá dự thầu

Trong cuộc chạy đua trên thương trường, giá dự thầu là một trongnhững nhân tố quyết định việc được hay mất của mỗi nhà thầu Thời gian gầnđây, giá dự thầu được bỏ thấp đến mức chóng mặt bởi nhu cầu bức bách vềviệc làm, bởi sự thất bại khá nhiều ở các gói thầu trước mà một số nhà thầu đãkhông lùa được sức mình Đôi khi giá bỏ thầu thấp hơn giá thành đến chụcphần trăm và hậu quả là nhà thầu phải chấp nhận thua lỗ hoặc nguy cơ bỏ dởcông trình để chịu phạt.

Tiếp nữa là phong trào “thư giảm giá” Tất nhiên các nhà thầu đều cóquyền đưa thư giảm giá trước giê mở thầu Trong một cuộc mở thầu có đến70%- 80% số nhà thầu gửi thư giảm giá từ 5% - 25%, giảm đều cho tất cảhạng mục hoặc từng hạng mục

Hiện tại có một số gói thầu đã và đang được thực hiện với giá thắngthầu chỉ bằng 40%- 50%, thậm chí là 35% ước tính ban đầu Rõ ràng là thắngthầu như vậy thì chúng ta mới chỉ thấy cái “được” trước mắt mà không thấycái “mất” lâu dài Cái “được” đó là việc làm, còn cái “mất” có thể là rất nhiều.Đầu tiên là mất lãi, sau đó ảnh hưởng đến chất lượng công trình, dẫn đến mất

uy tín, rồi đến sự tồn tại và phát triển của nhà thầu, đặc biệt là đời sống củacán bộ công nhân viên không được đảm bảo Vậy ai “mất”? Tính đến cùngvẫn là Nhà nước vì nhà thầu làm ăn không có lãi thì khó có thể hoàn thànhnghĩa vụ nép ngân sách Hơn nữa, do không có lãi nên nhà thầu khó mà tíchluỹ được và như vậy cơ hội đầu tư mở rộng quy mô cũng không có

Đã đến lúc phải lên tiếng cảnh báo các nhà thầu Việt Nam khi tham giađấu thầu trong nước hay Quốc tế cần phải cân nhắc giữa cái “được” và cái

“mất” để sử dụng nguồn vốn đầu tư có hiệu quả

b/ Tổ chức đấu thầu còn mang tính hình thức, thiếu hiệu quả

- Tiêu cực trong đấu thầu, đây là vấn đề có thật nhưng nó có ở từngmức độ, từng nơi, từng lúc và không giống nhau cũng như không phải là toàn

bộ trong hoạt động đấu thầu Tuy nhiên hiện tượng tiêu cực vẫn còn, từ đóxảy ra đấu thầu giả hay nói cách khác, đấu thầu chỉ còn là hình thức Đặc biệttrong đấu thầu hạn chế, các nhà thầu thường thoả thuận ngầm để cho một nhàthầu thắng Vì vậy, việc tổ chức đấu thầu rộng rãi sẽ thu hẹp tối đa việc mócngoặc giữa các nhà thầu

- Ngoài ra, do những bí mật không cần thiết đã tạo điều kiện để xuấthiện các tiêu cực khác như: tiêu chuẩn xét thầu thường lồng ghép trong đónhững ý đồ chủ quan hướng vào nhà thầu nào mà chủ đầu tư đã có ý định lùachọn trước Ngược lại các nhà thầu khác cầm chắc thất bại trong một cuộcchơi không công bằng mà trên thực tế khó nhận biết được

- Thêm vào đó, sự móc ngoặc với bên mời thầu là chiến thuật đưa giá

dự thầu thấp để nắm chắc khả năng thắng thầu Sau đó khi thực hiện hợpđồng, chủ đầu tư và nhà thầu cùng thống nhất bổ sung khối lượng phát sinhhoặc thay đổi một phần thiết kế Có những gói thầu giá trị khối lượng phátsinh lên đến vài chục tỷ đồng

Những trường hợp thông đồng, móc ngoặc nêu trên đang làm cho đấuthầu trở thành phương tiện “giảng hoà” việc giao thầu giữa chủ đầu tư và nhàthầu

c/ Những yếu kém trong khâu quản lý Nhà nước đối với hoạt động đấu thầu

Đầu mối quản lý về đấu thầu ở cấp địa phương vẫn chưa có sự thốngnhất triệt để Nhiều địa phương giao cho Sở kế hoạch và đầu tư đảm nhiệmphần việc này Song cũng có địa phương lại bổ nhiệm những đơn vị khác như

Sở xây dựng hoặc một bộ phận thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân phụ trách

- Việc phân cấp, phân quyền, để rồi phân trách nhiệm đi kèm với mặt

“được” thì mặt trái của nó cũng bộc lé rất rõ Đó là tính chuyên môn hoákhông cao dẫn đến việc thực hiện công tác đấu thầu còn lúng túng, nhất là đốivới các gói thầu có quy mô lớn, đòi hỏi công nghệ phức tạp

Một ví dụ điển hình là: Mặc dù trong Quy chế đấu thầu đã quy định rất

rõ ràng việc phân bổ cấp xét duyệt và thẩm định các gói thầu, cụ thể: Đối vớigói thầu mua sắm hàng hoá thuộc ngành I (công nghiệp điện, dầu khí, hoáchất, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoáng sản, giaothông cầu, cảng, bến, sân bay, đường sắt, đường quốc lé) có giá trị từ 100 tỷđồng trở lên sẽ do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, còn Bộ kế hoạch và đầu

tư thẩm định…nhưng trên thực tế vẫn có địa phương tự ý tổ chức thẩm định,vừa trái với quy định của pháp luật, vừa gây mất thời gian và trùng lặp côngviệc

- Theo quy định thì trước khi đấu thầu phải trình duyệt kế hoạch đấuthầu và sau khi đấu thầu phải thông báo kết quả đấu thầu Song do sự buônglỏng trong quản lý nên có gói thầu đã được duyệt kế hoạch đấu thầu nhưngvẫn không nói rõ đấu thầu mở rộng hay đấu thầu hạn chế … nhằm mục đíchgián tiếp loại bỏ các nhà thầu Việt Nam mà vẫn hợp pháp

d/ Nội dung của những văn bản phảp quy về đấu thầu thiếu sự nhất quán, chưa cụ thể, nhiều vấn đề còn bỏ sót

- Trong Quy chế đấu thầu chưa làm rõ được các hình thực lùa chọn nhàthầu và phương thực thực hiện hợp đồng như: ngoài hình thức đấu thầu rộngrãi, đấu thầu hạn chế còn có những hình thức giản đơn hơn (chào hàng cạnhtranh, mua sắm trực tiếp…) Những hình thức này trong Quy chế có đề cậpnhưng chưa hướng dẫn cách vận dụng, do đó có hiện tượng tranh cãi khi thựchiện, thậm chí còn kiện cáo cho là chào hành cạnh tranh là tiêu cực, là sai

- Ngoài ra khi lập hồ sơ mời thầu, nội dung về lùa chọn nhà thầu khithực hiện hợp đồng “chìa khoá trao tay”, hợp đồng trọn gói hoặc hợp đồng cóđiều chỉnh giá chưa được làm rõ Trong khi đó, đây lại là những vấn đề hếtsức hệ trọng đối với đơn vị cấp quyết định đầu tư và chủ đầu tư.

- Do các dự án có vốn đầu tư nước ngoài có nhiều nguồn khác nhau,mỗi loại lại có đặc điểm riêng mà các tổ chức cho vay vốn buộc nước đi vayphải làm theo những quy định của họ Trong Quy chế đấu thầu của Việt Nam

đã đề cập đến việc ưu tiên cho các nhà thầu trong nước khi tham gia đấu thầuQuốc tế nhưng thực chất chưa được làm rõ, cụ thể hoá, nên thực tiễn các nhàthầu của ta vẫn chưa được hưởng lợi thế này

- Qua nghiên cứu Nghị định 14/ 2000/ NĐ- CP về việc sửa đổi, bổ sungmột số điều của Quy chế đấu thầu thì vấn đề về quản lý sau hợp đồng vẫnchưa được quan tâm đến Thêm vào đó, vấn đề quản lý kho dữ liệu thầu cũng

vô cùng cần thiết song trong Nghị định mới chỉ dừng lại ở việc bảo mật lúcthực hiện các khâu nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu Còn sau khi ký hợp đồngrồi thì kho dữ liệu trên chưa được quy định cụ thể để quản lý cũng như sửdụng

e/ Tồn tại trong vấn đề nhân sự

- Do hoạt động đấu thầu còn khá mới mẻ ở nước ta, cộng thêm sự điềuchỉnh nhiều lần quy chế đấu thầu khiến cho những cán bộ trong lĩnh vực đấuthầu của chúng ta vẫn chưa có đủ năng lực và kinh nghiệm chuyên môn cầnthiết, đặc biệt ở các khâu quan trọng như: soạn thảo hồ sơ mời thầu hay đánhgiá hồ sơ dự thầu

- Ngoài ra, do hạn chế các thông tin về công nghệ và giá cả Quốc tế,thiếu chuyên gia giỏi cả kỹ thuật lẫn ngoại ngữ nên ta gặp không Ýt khó khănkhi tiến hành tổ chức đấu thầu Chính vì thế mà chủ đầu tư thường thuê các

chuyên gia tư vấn Quốc tế xét duyệt hồ sơ dự thầu, dẫn đến kết quả đánh giánhiều khi không sát thực với tình hình của Việt Nam.

- Có thể nói, bên cạnh một vài công ty xây lắp của nước ta có khă năngtróng thầu trong những cuộc đấu thầu Quốc tế xây dựng công trình, còn phầnlớn nhà thầu nội địa không đủ sức đọ với các nhà thầu nước ngoài Tuy vậyhầu như các nhà thầu Việt Nam Ýt được làm tổng thầu, tỷ lệ thầu chính thấp,

đa số làm thầu phụ Mà giá cả thầu phụ thường bị nhà thầu chính nước ngoàibắt chẹt dưới các hình thức gọi phiếu chào giá từmg công việc tới nhà thầuViệt Nam, rồi sau đó chọn giá thấp nhất để hợp đồng giao việc Có nhà thầucủa ta tham gia đấu thầu bằng văn bản ghi nhớ, những khi thắng thầu chỉđược làm một phần, còn lại nhà thầu nước ngoài giao cho nhà thầu phụ ViệtNam khác với giá thấp hơn Có trường hợp nhà thầu nước ngoài đơn phươngcắt hợp đồng đối với nhà thầu Việt Nam hoặc nhà thầu thắng thầu bán lại chocác nhà thầu khác

g/ Kết quả đấu thầu còn chịu nhiều áp lực từ phía người góp vốn

Để có thể đáp ứng được nhu cầu đầu tư xây dựng đất nước thì lượngvốn cần phải huy động là rất lớn Một trong các nguồn vốn đầu tư chủ yếuvào nước ta những năm gần đây đều có xuất xứ từ nguồn vốn cho vay pháttriển chính thức (ODA) của các tổ chức tài chính Quốc tế, điển hình là Ngânhàng thế giới (WB) và Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB)

Khi nhận những nguồn vốn này đồng thời phía Việt Nam cũng phảiđảm đương nghĩa vụ tổ chức các cuộc đấu thầu cạnh tranh nhằm tối đa hoáhiệu quả của đồng vốn đầu tư Những chính các hiện tượng tiêu cực lại bắtnguồn từ đây và đang tồn tại trên tầm vĩ mô Sở dĩ như vậy là do, phần lớnODA mà chúng ta xin được đều nhờ các công ty hay tập đoàn khổng lồ và từ

đó vô hình đã hình thành nên một chuỗi liên kết chặt chẽ hay mét chu trình

khép kín giữa nhà thầu, người cấp vốn đến chủ đầu tư mà chúng ta khó có thểcưỡng lại nổi Cho nên nhiều khi đấu thầu chỉ là vỏ bọc bên ngoài, còn kếtquả của nó thường bị quay ngược 180 khi càng đi vào tới những vòng trongcùng Về mặt nguyên tắc, điều này là bất hợp lý Song nó vẫn đang tồn tại vàtrở thành nỗi lo âu đè nặng lên vai các nhà quản lý hoạt động đấu thầu Quốc

a/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường, Chính phủ đã cho phép nhiềuđơn vị được kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị nên Tổng công tyMáy và Phụ tùng không còn giữ vị trí độc quyền trong lĩnh vực này Cùng vớicác doanh nghiệp quốc doanh khác, Tổng công ty chuyển sang hạch toán độclập, lời ăn, lỗ chịu, Nhà nước không bao cấp hoàn toàn như trước đây Đứngtrước những khó khăn đó, ban lãnh đạo Tổng công ty đã quyết định thành lậpthêm một công ty thành viên thứ 10 Và Quyết định số 1930/ QĐ/ TM- TCcủa Bộ thương mại ban hành ngày 19/ 12/ 1995 với chủ trương tách cácphòng kinh doanh từ văn phòng Tổng công ty Máy và Phụ tùng đã cho ra đờiCông ty Machino-Import Hà Nội Nhưng mãi đến ngày 1/ 4/ 1996, Công tyMachino- Import Hà Nội mới chính thức đi vào hoạt động

Mặc dù xuất hiện muộn nhất so với nhiều đơn vị trực thuộc khác, songMachino-Import Hà Nội luôn được coi là hình ảnh tiêu biểu cho Tổng công tyMáy và Phụ tùng Công ty có trên 90% cán bộ của Công ty có trình độ đạihọc, trong đó có trên 50% cán bộ là kỹ sư kỹ thuật được đào tạo trong và

ngoài nước về các lĩnh vực: Cơ khí chế tạo, động lực ô tô, tàu hoả, tàu thuỷ,máy bay, điện tử tin học, máy công nghiệp nhẹ, thực phẩm, máy móc thiết bị

và dây chuyền sản xuất đồng bộ…Ngoài ra đội ngò cán bộ công nhân viêntrong Công ty còn có trình độ và khả năng làm việc trong lĩnh vực thiết kế,công nghệ Do thường xuyên có sự thay đổi cơ bản trong cung cách quản lýlãnh đạo, cũng như có sự cải tiến trong bộ máy tổ chức nên mặc dù vẫn cònnhiều tồn tại và hạn chế song Công ty cũng đã gặt hái được những thành côngnhất định thể hiện ở tổng doanh thu, tổng lợi nhuận và thu nhập bình quân củaCông ty ngày càng gia tăng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càngcải thiện Có được thành tích như vậy là nhờ Công ty Machino-Import luônthực hiện triệt để các chính sách đổi mới mà Đảng và Nhà nước đề ra, cộngthêm việc tích cực, chủ động trong sản xuất kinh doanh, đa dạng hoá lĩnh vực

và mặt hàng kinh doanh, đa phương hoá các mối quan hệ bạn hàng

Hiện nay, tuy phụ thuộc trực tiếp vào Tổng công ty Máy và Phụ tùngnhưng Công ty Machino-Import Hà Nội vẫn hoạt động theo chế độ hạch toánkinh tế tự chủ, có tư cách pháp nhân và có tài khoản riêng tại Ngân hàng

- Tại Ngân hàng Ngoại thương

 Tài khoản đồng Việt Nam: 001.1.00.0019630

 Tài khoản ngoại tệ (USD): 001.1.37.0086444

 Tài khoản ngoại tệ (DEM): 001.1.40.0090942

 Tài khoản ngoại tệ (FRF): 001.1.38.0088761

- Tại Ngân hàng Eximbank Hà Nội

 Tài khoản đồng Việt Nam: 4311.01.000102771

 Tài khoản ngoại tệ (USD): 4321.01.371102771

- Tại Ngân hàng Công thương Hà Nội- chi nhánh Ngân hàng Côngthương khu vực II- Quận Hai Bà Trưng- Hà Nội

 Sè tài khoản: 710A.00118

- Tên giao dịch của Công ty: Công ty xuất nhập khẩu Máy Hà Nội ( HàNội Machinery Import- Export Company)

 Tên viết tắt: MACHINOIMPORT HANOI

- Vốn đăng ký kinh doanh: 5.100.000.000 VNĐ ( Năm tỷ một trămtriệu đồng Việt Nam)

Trong đó  Vốn cố định: 2.100.000.000 ( Hai tỷ một trăm triệu đồng Việt Nam)

 Vốn lưu động: 3.000.000.000 ( Ba tỷ đồng Việt Nam)

- Mã thuế VAT: 0100107701-1

Cho đến nay, sau 15 năm đổi mới, Công ty Machino – Import đã tìm được

chỗ đứng cho mình trên thị trường Quốc gia và thị trường Quốc tế Năm 2001,năm chuyển giao thiên niên kỷ, trải qua biết bao thăng trầm trong con đườngphát triển của mình, Công ty đã tự rót ra nhiều bài học kinh nghiệm quý báu từthực tiễn sản xuất kinh doanh và luôn luôn phát huy sáng kiến, nghiên cứu tìmtòi các biện pháp mới để không ngừng thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu đi lên

2- Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Machino-Import Hà Nội

Là một Công ty đa chức năng, phạm vi hoạt động rộng lớn trên nhiềulĩnh vực cho nên các mặt hàng kinh doanh của Công ty cũng rất phong phú.Nếu như trước những năm 1990, Công ty chỉ chuyên môn hoá xuất nhập khẩumáy móc , thiết bị lẻ, phụ tùng, sau đó mở rộng sang cả thiết bị toàn bộ, tưliệu sản xuất, thì đến nay, trong cơ chế kinh tế mới, Công ty kinh doanh bất

kể hàng hoá gì mà thị trường có nhu cầu và khả năng của Công ty có thể đápứng được Tuy nhiên, phải khẳng định rằng, xuất nhập khẩu máy móc thiết bị,phụ tùng vẫn là thế mạnh, là hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty

Không giống như những ngành nghề khác, các mặt hàng xuất nhậpkhẩu của Công ty Machino-Import thường có giá trị rất lớn, đồng thời chúngđòi hỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật nhất định, phải đồng

bộ và phù hợp với tiến độ thi công của khách hàng Trong khi đó, thị trườngcung ứng thường là một chiều, tức là đa số từ phía các quốc gia tiên tiến Donhững đặc điểm trên nên buộc Công ty phải nắm chắc các nghiệp vụ xuấtnhập khẩu và có chiến lược kinh doanh đúng đắn để đem lại hiệu quả kinh tếcao cho Công ty và cho đất nước

3- Thực trạng tham gia đấu thầu nhập khẩu của Công ty Import Hà Nội

Machino-a/ Tổ chức hoạt động đấu thầu của Công ty

Như đã đề cập ở chương II, với quyết định số 1930/ QĐ/ TM- TC ngày19/ 12/ 1995 của Bộ thương mại, Công ty Machhino-Import Hà Nội chínhthức ra đời Đến ngày 16/ 7/ 1996, Nhà nước ban hành Quy chế đấu thầu kèmNghị định 43/ CP là cơ sở pháp lý đầu tiên cho hoạt động đấu thầu tại ViệtNam Nhận thức được tầm quan trọng của phương thức giao dịch mua bánQuốc tế này đối với sự phát triển của hoạt động ngoại thương của đất nướcnói chung và Công ty nói riêng trong tương lai, ngày 25/ 11/ 1997 ban lãnhđạo Công ty Machino-Import đã triệu tập cuộc họp có sự tham gia của Hộiđồng quản trị Tổng công ty Máy & Phô tùng để phê duyệt việc tổ chức, điềuhành công tác đấu thầu trong Công ty, cụ thể là thành lập Ban quản lý hoạtđộng đấu thầu, đồng thời quán triệt đây sẽ là một hoạt động kinh doanh chủđạo của Công ty thời gian tới

Chức năng của Ban quản lý hoạt động đấu thầu là giúp Giám đốc cùngcác trưởng phòng kinh doanh xem xét tất cả những vấn đề liên quan tới lĩnhvực đầu thầu ở Công ty, đặc biệt là việc ký kết hợp đồng thương mại khiCông ty tróng thầu Nhiệm vụ này rất quan trọng bởi vì chỉ một sơ xuất nhỏ

trong hợp đồng cũng làm cho Công ty thiệt hại hàng trăm triệu đồng Vì vậy,việc soạn thảo hợp đồng phải thật chính xác, thật chặt chẽ luôn là mục tiêuhàng đầu của Công ty Còng theo tinh thần cuộc họp trên, Công ty cho phépcác phòng kinh doanh được quyền tiến hành công tác đầu thầu một cách độclập, tức là từng phòng sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động đấu thầu củamình từ khâu đầu đến khâu cuối Họ tự đi tìm kiếm lấy các dự án, các đối tác,

tự tham dự các cuộc đấu thầu, rồi đến ký kết và thực hiện hợp đồng, sau đó sẽhạch toán kết quả kinh doanh với Công ty Tuy nhiên nói như thế không cónghĩa rằng, các phòng kinh doanh có thể làm bất cứ cái gì họ muốn mà họ đượclàm trong phạm vi, quyền hạn kinh doanh của phòng, dưới sự giám sát, chỉ đạocủa ban giám đốc Công ty Mọi quyết định cũng như giấy tờ quan trọng phảiđược Giám đốc hoặc các Phó giám đốc trực tiếp đồng ý và phê quyệt

Do ngay từ đầu làm tốt công tác tổ chức, điều hành nên thời gian quahoạt động đấu thầu đã tỏ ra có hiệu quả, mang lại cho Công ty Machino-Import Hà Nội nhiều mối quan hệ làm ăn mới, doanh thu liên tục gia tăng,đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện, hoàn thànhđầy đủ nghĩa vụ nép ngân sách cho Nhà nước hàng năm

b/ Quy trình tham gia đấu thầu nhập khẩu của Công ty

Là mét doanh nghiệp Nhà nước chuyên kinh doanh xuất nhập khẩumáy móc thiết bị, với những đặc điểm riêng có của mình, Công ty Machino-Import Hà Nội đã biết vận dụng sáng tạo, linh hoạt Quy chế đấu thầu khitham gia đấu thầu nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD Công tytham gia đấu thầu nhập khẩu theo quy trình cơ bản như sau:

Sơ đồ 3: Quy trỡnh tham gia đấu thầu nhập khẩu của Cụng ty

Giai đoạn: Tỡm kiếm dự ỏn và chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

* Quỏ trỡnh tỡm hiểu thụng tin về dự ỏn

Để cú được những thụng tin về cỏc dự ỏn sẽ tổ chức đấu thầu, ngoài

việc tỡm kiếm trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng thỡ Cụng ty cũn phải

dựa vào cỏc mối quan hệ của mỡnh với chủ đầu tư Do đỏnh giỏ rất cao cụng

tỏc đấu thầu đối với sự phỏt triển SXKD nờn Cụng ty Machino-Import Hà Nội

luụn coi trọng vấn đề tỡm kiếm dự ỏn và xỏc định đõy là một trong những việc

làm cú tớnh chất chiến lược, đảm bảo cho hoạt động đấu thầu của Cụng ty

được thực hiện liờn tục

Sau khi nhận thụng bỏo mời thầu từ phớa chủ đầu tư thỡ Ban quản lý

hoạt động đấu thầu cựng với phũng kinh doanh tỡm được dự ỏn đú sẽ tiến

hành mọi cụng việc cần thiết nhằm hoàn thiện nhanh nhất bộ hồ sơ dự thầu

trong khoảng thời gian quy định ở hồ sơ mời thầu Ở giai đoạn này, Cụng ty

phải khẩn trương thu thập cỏc bỏo giỏ hay đơn chào hàng, phõn tớch cỏc thụng

số kỹ thuật, tớnh toỏn chớnh xỏc giỏ dự thầu, từ đấy dự đoỏn khả năng trúng

thầu của Cụng ty khi tham gia đấu thầu dự ỏn

Giai đoạn tìm kiếm dự án

và chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

Giai đoạn nộp hồ sơ dự

thầu

Giai đoạn ký kết và thựchiện hợp đồng

* Chuẩn bị hồ sơ dự thầu: Bao gồm các công việc sau

- Viết đơn dự thầu:

CÔNG TY MACHINO- IMPORT HÀ NỘI

Kính gửi: Công ty…………

1 Sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu cung cấp thiết bị cho dù án

……… thuộc Công ty………., chúng tôi người ký tên dưới đây đề nghịđược Thực hiện cung cấp thiết bị cho gói thầu thuộc dự án ……….thuộcCông ty………và xin bảo hành sửa chữa, các điều kiện khác theo đúng quyđịnh của hồ sơ mời thầu với giá dự thầu là:………(Ghi rõ bằng số,chữ và loại tiền)

2 Chúng tôi xác nhận rằng các tài liệu kèm theo đây là một bộ phận trong

hồ sơ dự thầu của chúng tôi

3 Nếu đơn dự thầu của chúng tôi được chấp thuận, chúng tôi xin cam kết sẽthực hiện ngay việc cung ứng và sẽ hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đãnêu trong hợp đồng theo đúng thời hạn

4 Hồ sơ dự thầu của chúng tôi sẽ có hiệu lực kể từ ngày… tháng….năm…

5 Hồ sơ dự thầu này cùng với văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu, văn bảnthông báo tróng thầu của Công ty………….sẽ hình thành một hợp đồng rằngbuộc giữa hai bên

Chúng tôi hiểu rằng bên mời thầu không bắt buộc phải giải thích lý do khôngchấp thuận hồ sơ dự thầu có giá trị thấp nhất hoặc bất kỳ hồ sơ dự thầu nào.

Ngày… tháng… năm…

Đại diện cho

Công ty Machino-Import Hà Nội

(Ký tên, đóng dấu)

- Lùa chọn ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu:

Hồ sơ dự thầu chuẩn bị và mọi thư từ giao dịch, tài liệu liên quan đếnđấu thầu giữa Công ty và bên mời thầu thường được sử dụng bằng tiếng ViệtNam Nếu Công ty liên doanh với nước ngoài thì có thể sử dụng cả tiếng nướcngoài và tiếng Việt, nhưng bản tiếng Việt hay là bản được đưa ra xem xétquyết định

Những tài liệu kèm theo do Công ty cung cấp có thể bằng ngôn ngữ sửdông ( Catalogue tiếng Anh, tiếng Trung Quốc…) nhưng phải có bản dịchbằng tiếng Việt Nam

- Kê khai các nội dung trong hồ sơ dự thầu:

 Xác nhận về năng lực tài chính của cơ quan tài chính Bản saobáo

cáo tài chính 3 năm liền kề

 Tài liệu chứng thực xác nhận rằng Công ty có đủ tư cách dự thầu

và có đủ năng lực thực hiện hợp đồng ( Nếu hồ sơ dự thầu của Công ty được chấp nhận)

 Tài liệu chứng thực xác nhận rằng thiết bị hàng hoá và dịch vụ do Công ty Machino- Import Hà Nội cung ứng là thiết bị hàng hoá đủ tiêu chuẩn và phù hợp với tài liệu đấu thầu

- Tính toán giá dự thầu:

Công ty phải điền đầy đủ vào mẫu đơn dự thầu, biểu giá và tổng giá trị

bỏ thầu đối với thiết bị hàng hoá cung ứng theo yêu cầu của bên mời thầu

M U BI U CH O GI ẪU BIỂU CHÀO GIÁ ỂU CHÀO GIÁ ÀO GIÁ Á

SÈ

TT LOẠI THIẾT BỊ XUẤT XỨ

ĐẶC ĐIỂM KỸ THUẬT

SÈ LƯỢNG ĐƠN GIÁ

TỔNG GIÁ TRỊ

Đại diện cho Công ty Machino-Import Hà Nội

( Ký tên, đóng dấu)

Giá chào thầu là tập hợp toàn bộ các chi phí có liên quan đến dự án nên

nó rất phức tạp Tuỳ theo yêu cầu của từng hồ sơ mời thầu mà giá chào thầuđược tính toán một cách chi tiết cụ thể trên cơ sở xác định tất cả các chi phíphát sinh mà những chi phí này ở mỗi dự án lại không hoàn toàn giống nhau.Song các chi phí cơ bản nhất mà khi tính toán giá dự thầu của bất kỳ dự ánnào Công ty Machino- Import cũng phải đề cập tới, đó là:

 Giá của thiết bị hàng hoá nhập khẩu

 Các loại thuế phải nép: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt(nếu có), thuế VAT…

 Cư Cớc phí vận chuyển Tuỳ theo yêu cầu của bên mời thầu, nếugiá bán là giá FOB thì Công ty không phải chịu cước phí vậnchuyển, còn nếu là giá CIF thì Công ty phải chịu cước phí vậnchuyển

Nếu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu giao hàng tại chân côngtrình thì Công ty phải tính đến chi phí vận chuyển nội địa vàngược lại

 Các chi phí làm thủ tục hải quan, phí kho bến, phí giao nhận

 Tiền lương mà Công ty trả cho các cán bộ tham gia dự án, tiền

đóng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn…

 Chi phí quản lý, công tác phí, chi phí giao dịch, thư tín…

 Lợi nhuận dự kiến

 Phí làm thủ tục qua Ngân hàng

…………

Thông thường bên mời thầu hay quy định giá chào thầu là giá cố địnhtrong suốt thời kỳ thực hiện hợp đồng và sẽ không ảnh hưởng bởi sự biếnđộng do bất kỳ nguyên nhân nào Vì vậy nếu Công ty khi đệ trình hồ sơ dựthầu với giá điều chỉnh thì sẽ bị coi như không đáp ứng và bị loại Điều nàyđòi hỏi Công ty phải tính toán giá dự thầu hết sức cẩn thận, đặc biệt phải tínhđến cả sự biến động của thị trường trong tương lai

- Xác định đồng tiền bỏ thầu: Giá dự thầu được Công ty chào phổ biếnnhất là USD, Việt Nam đồng hay các ngoại tệ mạnh khác nhưng phải dễ dàngtrong việc chuyển đổi giữa các đồng tiền Đặc biệt, Công ty rất chú ý tới tỷgiá hối đoái tại thời điểm đưa ra giá dự thầu và khi ký kết hợp đồng với chủđầu tư, Công ty cũng phải thống nhất áp dụng một tỷ giá cố định trong suốtthời gian thực hiện hợp đồng

- Bảo lãnh dự thầu: Bảo lãnh dự thầu là một số tiền nhất định mà Công

ty bắt buộc phải nép ( giá trị của bảo lãnh dự thầu tuỳ theo yêu cầu của hồ sơmời thầu) để bảo vệ bên mời thầu khỏi những rủi ro do Công ty có thể gây rađối với gói thầu

MẪU BẢO LÃNH DỰ THẦU

Ngày… tháng….năm…