Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Hành Chính Văn Phòng

CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP I.1 Khái niệm Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng và thực h

CHƯƠNG 4 NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG VIỆC HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH

NGHIỆP

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH

DOANH NGHIỆP

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

DOANH NGHIỆP

I.1 Khái niệm

Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các

công việc liên quan mà doanh nghiệp

xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình

VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa

hành chính doanh nghiệp và hành chính công.

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

của các cơ quan cấp trên

qui mô hoạt động của doanh nghiệp

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

 Sự hình thành hệ thống các thủ tục

là cần thiết , nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính?

1 Lạc hậu của qui trình thủ tục

2 Sự biến đổi nhanh chóng của môi

trường cạnh tranh

3 Xuất hiện những nhu cầu mới

4 Tự hoàn thiện hệ thống

Đánh giá hiệu

quả giải quyết

công việc

Đánh giá hiệu

quả giải quyết

công việc

Phân tích hiện trạng các thủ tục tương ứng

Đưa ra những phương án

cải tiến thủ tục

Đưa ra những phương án

cải tiến thủ tục

Vận hành thử và điều chỉnh các thủ tục

Vận hành thử và điều chỉnh các thủ tục

Công bố áp dụng những thủ tục mới

Công bố áp dụng những thủ tục mới

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính :

Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục

Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp

Bảo đảm tính khoa học

Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu

Bảo đảm tính ổn định và bền vững

Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

II 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các

thành phần liên hệ với nhau có chức

năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức

 Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là

một điều kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp

 Quá trìnhï hình thành thương mại điện tử

đòi hỏi hành chính văn phòng phải có

những thay đổi tương ứng

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

Các hệ thông tin trong doanh nghiệp

(ESS : Executive Support System)

(MIS : Management Information System)

(DSS : Decision Support System )

(OAS : Office Automation System)

(TPS :Transactions Processing System)

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

II.2 Ưùng dụng của công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng

Sự xuất hiện của mạng Internet và các

mạng máy tính đã tạo ra một cuộc cách

mạng trong hoạt động văn phòng

Biên tập và soạn thảo văn bản hành

chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân viên thư ký, sử dụng

những phần mềm soạn thảo văn bản sẽ

tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối đa

thời gian sửa chữa, biên tập văn bản

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin

học hoá và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu

Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc

nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng hàng ngày

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

II.3 Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng

Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát

triển và khả năng áp dụng của công nghệ thông tin

Nâng cao trình độ và khả năng xử lý

thông tin của nhân viên

Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các

trang thiết bị thông tin

Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

III.1 Khái niệm về TQM và ISO

TQM - Total Quality Management :là một

phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài

hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của tổ chức

và của xã hội

Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

ISO International Standards Organisation

chất lượng quản trị quyết định

châm không có lỗi

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

III.2 Khả năng áp dụng TQM và ISO

trong hành chính

Vấn đề :

1.Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính văn phòng không ?

2.Nếu được thì có nên áp dụng hay

không?

Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong

hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì?

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính

 Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các

hoạt động hành chính

 Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của

các nhân viên trong công việc

 Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải

quyết những vấn đề trong hành chính

 Hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công

nghệ mới trong hành chính văn phòng

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

III.2 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chánh văn phòng.

MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM

Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục

cho từng công việc, từng bộ phận, từng

phòng ban Mô tả hệ thống chất lượng bằng văn bản

Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện

công việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã viết và công bố

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Đánh giá những gì đã làm : So sánh

công việc đã làm với những nội dung

đã mô tả trong hướng dẫn.

Điều chỉnh những khác biệt : Sửa

chữa và điều chỉnh sai sót so với qui

trình, phòng ngừa những sai sót

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bị

1 Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu

chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của

doanh nghiệp

2 Thành lập ban chỉ đạo

3 Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO

cho tất cả các cán bộ nhân viên

4 Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng

thực hiện hệ thống chất lượng hiện nay

trong các hoạt động hành chánh

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống

chất lượng

1 Văn bản hoá những trình tự, những thủ

tục cần thiết (sổ tay chất lượng; những

thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc)

2 Phổ biến và đào tạo các nội dung chất

lượng đã được văn bản hoá cho tất cả

các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng đúng những điều đã chỉ dẫn

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng

1 Những văn bản chất lượng cần phải

được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức

2 Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để

xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống chất lượng đã xây dựng

3 Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần và

điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng