Bài giảng Giải bài toán quản lý bằng Excel

Bài giảng Giải bài toán quản lý bằng Excel được biên soạn nhằm trang bị cho các bạn những kiến thức về đặc điểm bài toán quản lý; thông tin đầu ra; thông tin đầu vào; thông tin trung gian; phương pháp giải bài toán quản lý; các công thức thường dùng cho thông tin đầu vào; bài toán quản lý học phí;... Mời các bạn tham khảo.

Giải bài toán quản lý bằng

Excel

Đặc điểm bài toán quản lý

• Thông tin hầu hết có dạng bảng 2 chiều:

• Mỗi cột có một tên riêng

• Thông tin trong cùng 1 cột có cùng kiểu

dữ liệu

Đặc điểm của cột

• Các loại cột:

– Cột thông tin đầu vào

– Cột thông tin đầu ra

– Cột thông tin trung gian

Thông tin đầu vào

• Là các cột có thông tin đã cho trước:

– Họ tên.

– Đơn vị….

• Các loại cột đầu vào:

– Thông tin tự do: Nhập liệu tự do

– Thông tin cần được chuẩn hóa: Nếu cần thống nhất dữ liệu để tìm kiếm, thống kê.

Thông tin đầu ra

• Là các cột được tính toán từ các công

thức, dựa trên thông tin đầu vào và/hoặc thông tin trung gian

Thông tin trung gian

• Trong trường hợp công thức tính toán cột đầu ra phức tạp, phải bổ sung các cột

trung gian để việc tính toán được dễ dàng hơn

Phương pháp giải bài toán quản lý

• Xác định các cột thông tin đầu vào và đầu ra

• Tất cả các cột ban đầu để chung trong 1 bảng

• Lập công thức cho các cột đầu ra

• Nếu công thức phức tạp, cần bổ sung các cột trung gian

Các công thức thường dùng cho

thông tin đầu vào

• Nếu cần chuẩn hóa, thống nhất thông tin thì tạo

1 bảng phụ đã mã hóa thông tin.

• Hàm thường dùng: VLookUp

• Ví dụ: Trong bảng lương thì cột Đơn vị cần

được mã hóa.

• Dùng bảng phụ ĐƠN VỊ, có 2 cột Mã Đơn vị và Tên Đơn vị.

• Trong bảng lương chính, có cột Mã đơn vị, tự gõ vào, dùng hàm VlookUp để lấy ra thông tin cho cột Tên Đơn vị

Công thức cho thông tin đầu ra

• Tìm công thức liên hệ giữa thông tin đầu vào và thông tin đầu ra

• Xác định hàm tương ứng cần sử dụng

• Chú ý cách dùng địa chỉ tương đối, tuyệt đối để sao cho chỉ xác định công thức cho dòng đầu tiên, sao đó có thể COPY cho

toàn bộ các dòng bên dưới

Bài toán quản lý học phí –

Mức đơn giản

Yêu cầu

• Hệ đào tạo: chính quy tập trung

• Mức học phí thay đổi theo năm học Nếu đóng học phí trễ hạn thì phần chưa đóng theo tỷ lệ của năm học trước sẽ tính theo mức học phí mới Có thể đóng nhiều lần cho 1 năm học

Bài toán quản lý học phí –

Bài toán quản lý học phí –

Mức đơn giản

Thông tin đầu ra

– Danh sách sinh viên nợ học phí theo từng lớp – Tình hình đóng học phí theo lớp

– Chi tiết đóng học phí của từng sinh viên theo yêu cầu

– Tổng hợp tình hình đóng học phí theo khóa – lớp

– Tổng hợp tình hình nợ học phí theo khóa – lớp.

BÀI TOÁN TÍNH LƯƠNG –

Mức đơn giản

• Yêu cầu tính lương cho 1 đơn vị có các thông tin sau:

– Mỗi người có 1 hệ số lương.

– Mức lương cơ bản cho hệ số 1 là 2.000.000đ

– Hàng tháng có mức phụ cấp riêng tùy theo từng

người.

– Phải nộp BHXH (16%), BHYT (1.5%), BHTN (1%)

trên lương cơ bản

– Nộp thuế TNCN theo mức lũy tiến (<4tr: 0%, <9tr:

5%, <14tr: 10%, <19tr: 15%, trên 19tr: 20%.

TÍNH LƯƠNG – MỨC PHỨC TẠP

• Yêu cầu tính thêm mức giảm trừ gia cảnh:

– Cha mẹ quá tuổi lao động.

– Con dưới 18 tuổi hoặc đang đi học.

• Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ

1.6triệu vào thu nhập chịu thuế

Nhận xét

• Nhận xét:

– Không phải ai cũng có người phụ thuộc.

– Số người phụ thuộc cũng không như nhau.

• Trong trường hợp như vậy, người ta

thường tổ chức thành bảng phụ để chứa

số người phụ thuộc

• Trong bảng chính, sẽ đếm số người phụ thuộc từ bảng phụ để tính toán

Tổ chức thông tin nhiều bảng

• Thường các bài toán cần nhiều bảng để

lưu trữ thông tin

• Bảng chính chứa những thông tin cơ bản

mà mọi mẫu tin đều có

• Những thông tin mà có mẫu tin có, mẫu tin không hoặc mẫu tin có nhiều, mẫu tin ít thì chứa vào bảng riêng

Tổ chức thông tin nhiều bảng

• Các bảng này phải có cột gọi là KHÓA (key) để liên kết với nhau.

• Bảng chính: Mỗi mẫu tin phải có 1 khóa nhận dạng, không trùng nhau, gọi là Primary Key (PK)

• Bảng phụ: Có 1 vùng chứa cùng thông tin như Primary Key của bảng chính, nhưng có thể lập lại gọi là Foreign key (FK).

• Giữa hai bảng sẽ kết nối với nhau qua PK-FK

Cách kết nối các bảng trong Excel

• VLOOKUP – HLOOKUP

• SUMIF

• COUNTIF

Các hàm kiểu chuỗi

• Chú ý các khoảng trắng (space) trước và sau chuỗi khi dùng hàm LEFT, RIGHT -> Dùng hàm TRIM.

• Phối hợp các hàm khi cắt chuỗi một phần bên trong

từ bên phải qua -> Dùng hàm LEN hoặc RIGHT + LEFT.

• Khi sắp xếp thứ tự, so sánh chuỗi, nên dùng hàm UPPER, LOWER, PROPER để quy về cùng kiểu

chữ.

• Dùng hàm VALUE khi cần chuyển chuỗi kiểu số

thành số để so sánh, làm các phép toán số học

• Có điều kiện phức tạp (AND, OR): DSUM,

DCOUNT, DAVERAGE, DMAX, DMIN

Các hàm kiểu ngày

• Bản chất là kiểu số 1= 1/1/1900

• Kiểu xuất hiện: Format cell – Date

• Các phép toán:

– Ngày – Ngày = Số ngày

– Ngày + số ngày = Ngày

• Tách ngày – tháng – năm: DAY – MONTH – YEAR

• Để so sánh với ngày cụ thể: dùng hàm

DATE hoặc nhập liệu vào 1 ô rồi dùng địa chỉ để so sánh

• Hàm MATCH thường kết hợp với INDEX

để biết hàng – cột cần lấy