Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Vật tư Hạ Long

- Phòng Kế toán Thống kê Tài chính có chức năng giúp việc cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính theo Luật Kế toán, Pháp lệnh kế toán Thống kê Tài chính và các văn bả

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay đất nước ta đang đứng trước một đòi hỏi hết sức gay gắt về đổi mới Đổi mới để gia nhập vào nền kinh tế thế giới WTO vì hiện nay chúng ta đã là thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại lớn nhất thế giới này Đổi mới để theo kịp quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đang diễn ra nhanh chóng trên toàn cầu Đây là một đòi hỏi hết sức cấp bách nhưng cũng chính là một cơ hội để nước Việt Nam có cơ hội hoá rồng Công cuộc đổi mới do Đảng và Nhà nước chủ trương đã được tiến hành trên mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội, khoa học, công nghệ thông tin

Công tác hạch toán kế toán cũng không thể nào đứng ngoài trước sự đổi mới hiện nay nhất là phần hành kế toán tiền lương đang ngày càng hoàn thiện hơn Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí tiền lương là một trong những chi phí giá thành chính và chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu Do đó, ngay từ những ngày đầu phát triển Công ty CP Vật tư

Hạ Long đã hết sức chú trọng đến công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm cải thiện ngày một tốt hơn đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động Tổ chức hạch toán lao động tiền lương là một biện pháp cần thiết thúc đẩy người lao động chấp hành kỷ luật tốt, hăng hái tham gia sản xuất kinh doanh tăng năng suất lao động và đem lại nhiều lợi nhuận cho Công ty

Qua thời gian dài được học tập và nghiên cứu dưới sự dạy bảo tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và qua quá trình thực tập tại Công ty CP Vật tư Hạ

Long em xin chọn đề tài : "Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo

lương tại Công ty CP Vật tư Hạ Long" với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hạch toán

kế toán

Kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Phần I : Khái quát chung về Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long là 1 doanh nghiệp Nhà nước có bề dày lịch sử hình thành phát triển lâu đời gắn bó xuyên suốt với quá trình chiến đấu và xây dựng nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long tiền thân là Trạm Hải sản thuộc Cục Hải sản, nay là Bộ Thuỷ sản được thành lập từ năm 1957

Trải qua quá trình phát triển, có sự thay đổi về tổ chức của từng giai đoạn nhưng Công ty vẫn luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ và chấp hành mọi chủ trương của Đảng và Nhà nước.Tháng 12/1979 : Trạm Hải sản được đổi tên thành Công ty Hải sản thuộc Cục Cung tiêu ( sau đổi thành Cục Thuỷ sản )

Từ tháng 1/1980 - tháng 4/1983 Công ty Hải sản trở thành Chi nhánh Thuỷ sản II thuộc Công ty Thuỷ sản Trung ương thuộc Bộ Thuỷ sản

Tháng 5/1983 Bộ Thuỷ sản ra quyết định đổi tên Chi nhánh Thuỷ sản II thành Trạm Vật

tư Hải sản trực thuộc Công ty Thuỷ sản Trung ương thuộc Bộ thuỷ sản

Từ tháng 1/ 1986 đến tháng 3/ 1993 Công ty được đổi tên thành Chi nhánh Vật tư Thuỷ

sản II trực thuộc Công ty Thuỷ sản Trung ương thuộc Bộ thuỷ sản.

Từ tháng 4/ 1993 đến tháng 12/ 1995 Công ty được đổi tên thành Xí nghiệp Vật tư Thuỷ sản trực thuộc Công ty Thuỷ sản Trung ương thuộc Bộ thuỷ sản

Từ tháng 1/ 1996 đến tháng 6/1997 được đổi thành Xí nghiệp dịch vụ Vật tư Thuỷ sản trực thuộc Bộ Thuỷ sản

Đến tháng 7/ 1997 được Bộ Thuỷ sản điều động về làm thành viên Tổng Công ty Thuỷ sản Việt Nam

Tháng 4/ 2000 Bộ Thuỷ sản điều động về làm thành viên Tổng Công ty Thuỷ sản Hạ Long và được thành lập lại Doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định số : 220/ QĐ - BTS

ngày 27/ 3/ 2000 của Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản với tên gọi là Công ty Vật tư Thuỷ sản Hạ Long.

Ngày 21/ 6/ 2005 Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản ra Quyết định số : 742/ QĐ - BTS về việc chuyển Công ty Vật tư Thuỷ sản Hạ Long thành Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long có tư cách pháp nhân hoạt động theo Điều lệ Công ty

và Luật Doanh nghiệp và được đăng ký kinh doanh theo luật định Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu trực tiếp mọi hàng hoá theo quy định của Pháp luật Nhà nước

Tên giao dịch của Công ty là : Halong Materials Joint Stock Company

Tên viết tắt : Halong Materials JSC

Trụ sở chính : 174/226 Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng

Mã số thuế : 0200287409

Vốn điều lê : 3.600.000.000 đồng ( Ba tỷ sáu trăm triệu đồng )

Trong đó cổ phần Nhà nước chiếm 45,14% Vốn Điều lệ

Giấy chứng nhận kinh doanh số : 0203001701 do Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp ngày 25/ 8/ 2005

Năm 2005 là năm Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long có bước chuyển cơ bản từ Công ty Nhà nước sang Công ty Cổ phần Mặc dù từ ngày 01/ 10/ 2005 Công ty mới chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh và trong quá trình chuyển đổi Công ty gặp không ít khó khăn bờ ngỡ nhiều lúc tưởng chừng như bế tắc Nhưng với sự lãnh đạo sáng suốt của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc với sự quyết tâm đồng lòng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty công việc sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn tiến hành đều đặn bình thường và đã có những bước tiến rất vững chắc đóng góp và sự phát triển của đất nước

Những năm trước đây Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long được Bộ Thuỷ sản giao nhiệm

vụ nhập khẩu toàn bộ các loại máy móc thiết bị, ngư lưới cụ phục vụ cho các thành phần

kinh tế nói chung, ngày Thuỷ sản nói riêng và làm nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ số cá đánh bắt được trên vùng biển Việt Nam của tàu cá Liên Xô theo Hiệp định giữa 2 Nhà nước.

Hiện nay Công ty mở rộng và đa dạng hoá các ngành nghề sản xuất kinh doanh, tiếp tục đầu tư cho sản xuất, mở rộng quy mô, giữ vững và nâng cao uy tín vốn có của Công ty Công ty luôn mở rộng mạng lưới bán hàng và cung cấp dịch vụ, hiện nay hệ thống đại lý phân phối và các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm đã và đang từng bước chiếm lĩnh các thị trường trong nước như Cát Bà, Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Móng Cái - Quảng Ninh với doanh thu hàng năm tăng rõ rệt Các đơn vị của Công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhiều đối tác trong nước và Quốc tế

2 Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long là :

- Kinh doanh máy thuỷ, phụ tùng máy thuỷ với công suất từ 33 CV trở lên với các thiết bị Viễn thông Hàng hải, ngư lưới cụ từ các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Cộng hoà Liên bang Nga, Cộng hoà Liên bang Đức, Ấn Độ cung ứng dịch vụ phục vụ cho việc đánh bắt xa bờ

- Kinh doanh các loại ôtô có tải trọng từ 0,5 tấn; 0,1 tấn; 1,5 tấn và 3,5 tấn trở lên, thiết bị công trình : Máy xúc, Máy cẩu chuyên dùng

- Kinh doanh các loại Săm lốp ôtô của các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Cộng hoà Liên bang Nga, Cộng hoà Liên bang Đức, Ấn Độ

- Kinh doanh các loại máy công cụ : Máy bào, Máy phay, Máy đột dập, Máy cắt và các thiết bị cho ngành Công Nông Nghiệp

- Kinh doanh các mặt hàng sắt thép và INOX của các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ

- Kinh doanh mặt hàng bia, rượu, thuốc lá, nước giải khát, nước tinh khiết các loại

- Sản xuất các loại dây Nylon buộc tàu có đường kính D20 - D60 với quy trình công nghệ cao, mẫu mã đẹp, chất lượng cao

- Sản xuất chế biến Bột canh, cung ứng thức ăn nuôi Tôm, Cá và Gia súc

- Kinh doanh Đại lý dầu nhờn và hàng tiêu dung các loại

- Xuất khẩu Nông, Lâm, Thuỷ sản

Năm 2003

Năm 2004

Năm 2005

Kim ngạch

XNK

1.000.000 USD

2.000.000 USD

3.500.000 USD

4.000.000 USD

4.200.000 USD Doanh thu 42.935.034.789

đồng

62.215.200.384 75.211.379.481

đồng

79.369.303.284 đồng

99.613.210.094 đồng Giá vốn

hàng bán

37.887.211.667

đồng

58.992.311.277 đồng

72.371.284.009 đồng

76.072.519.234 đồng

96.605.002.169 đồng Lợi nhuận

trước thuế

303.097.693 đồng

471.938.490 đồng

578.968.211 đồng

624.829.555 đồng

775.170.445 đồng

Thuế thu

nhập DN

84.867.354 đồng

132.142.777 đồng

162.111.009 đồng

174.952.275 đồng

217.047.725 đồng Lợi nhuận

sau thuế

TNDN

218.230.339 đồng

339.795.713 đồng

416.857.112 đồng

449.877.280 đồng

558.122.720 đồng Tổng số cán

850.000 đ/ tháng

1.000.000 d/ tháng

1.200.000 đ/ tháng

1.700.000 đ/ tháng

Thu nhập bình quân đầu người hiện nay được duy trì ở mức : 1.700.000 đ/ tháng và sẽ được nâng lên trong năm tới.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long là doanh nghiệp loại vừa và nhỏ có cơ cấu tổ chức gọn gàng, bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả

Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Công ty là Hội đồng Quản trị Hội đồng Quản trị thực hiện chức năng lãnh đạo Công ty thông qua các nghị quyết, quyết định tại các cuộc họp của Hội đồng và giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định đó

Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và là người đại diện theo pháp luật cho Công ty

và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hội đồng Quản trị về hoạt động của Công ty và việc thực hiện tất cả các quyết định của Hội đồng Quản trị Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc, các phòng ban trong Công ty Các phòng ban có chức năng kiểm tra đôn đốc và giám sát việc thực hiện các quyết định và phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình triển khai các

kế hoạch sản xuất kinh doanh với mục đích duy nhất là mang lại lợi nhuận cho Công ty Đây là mô hình quản lý trực tuyến với đặc điểm là có 1 cấp lãnh đạo và các phòng ban sẽ trợ giúp về mặt chuyên môn nghiệp vụ Mỗi bộ phận sẽ nhận lệnh từ 1 cấp trên trực tiếp của mình Vì thế, cơ cấu của Công ty rất gọn nhẹ, giúp cho việc triển khai công việc nhanh chóng và đạt hiệu qủa cao

Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên gồm 104 người cụ thể như sau :

a/ Khối phòng ban quản lý gồm : 48 người

+ Cán bộ có trình độ Đại học và Cao đẳng : 41 người

+ Cán bộ có trình độ Trung cấp : 25 người

+ Công nhân kỹ thuật : 34

+ Lao động phổ thông : 04

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

- Giám đốc là người đại diện theo Pháp luật cho Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Điều lệ Công ty và Pháp luật Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng Kinh

tế Đối ngoại

Phòng

Kế hoạch

&

Đầu tư

Phòng

Kỹ thuật

&

KCS

Phòng Kinh doanh1,2,3,4,5

Phòng Kinh doanh XNK

Phòng Kho vận

Nhà máy sx nước mắm Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm

Thị trường tiêu thụ

Ban Giám đốc

- Các Phó Giám đốc phụ trách về kỹ thuật và kinh doanh hỗ trợ Giám đốc trong quản lý

và điều hành công việc hàng ngày của Công ty và có thể thay mặt Giám đốc điều hành Công

ty và thực hiện các chức năng của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng theo Giấy uỷ quyền bằng văn bản của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và Giám đốc về công việc đã được uỷ quyền

- Phòng Kế toán Thống kê Tài chính có chức năng giúp việc cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính theo Luật Kế toán, Pháp lệnh kế toán Thống kê Tài chính và các văn bản của Nhà nước, của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long có liên quan đến nghiệp vụ kế toán thống kê tài chính với nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả phù hợp với cơ chế chính sách của Đảng và Nhà nước ban hành

- Phòng Tổ chức Lao động thực hiện công tác hành chính, quản lý nhân sự, giám sát chế

độ tiền lương, tình hình thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng sắp xếp lao động, bảo vệ dân sự giải quyết chế độ chính sách, BHXH, BHYT, quản lý giám sát việc sửa chữa nội bộ

và tình hình tiêu thụ điện nước toàn Công ty

- Phòng Kinh tế Đối ngoại chịu trách nhiệm giải quyết những công việc của Công ty có liên quan đến các cơ quan chức năng trong và ngoài nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá và các mặt hoạt động khác, theo dõi kiểm tra đôn đốc các đơn vị nộp thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế VAT đúng thời hạn và thanh toán quốc tế đúng quy định hiện hành, dịch thuật và soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài có liên quan đến công việc của Công ty, tổ chức khai thác tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường trong và ngoài nước phục vụ cho việc hợp tác liên doanh, liên kết, đầu tư với các tổ chức nước ngoài và các thành phần kinh tế khác Ngoài các chức năng giúp việc trên phòng Kinh

tế Đối ngoại còn có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất kinh doanh các mặt hàng theo Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

- Phòng Kế hoạch thực hiện công tác lập kế hoạch và theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của từng phòng ban và toàn Công ty, theo dõi các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trên cơ sở đó cùng với phòng Tổng hợp đề ra các biện pháp khen thưởng các đơn vị hoàn thành kế hoạch và có biện pháp thích hợp đối với các đơn vị không hoàn thành theo đúng các chỉ tiêu đã đề ra.

- Phòng Kỹ thuật & KCS: chịu trách nhiệm xác định định mức kỹ thuật, quản lý máy móc, kiểm tra giám sát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh về phương diện kỹ thuật đồng thời thực hiện kiểm tra và quản lý chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất, trong quá trình sản suất và nghiệm thu các sản phẩm hoàn thành nhập kho

- Nhà máy sản xuất nước mắm : chuyên về sản xuất các loại nước mắm gồm nước mắm loại đặc biệt, nước mắm loại 1 và loại 2

- Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu chuyên kinh doanh các mặt hàng sắt thép và INOX

của các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ và nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng mà khách hàng trong nước có nhu cầu

- Phòng Kinh doanh 1 chuyên kinh doanh Máy thuỷ, phụ tùng máy thuỷ, các loại máy móc thiết bị nhập trực tiếp từ nước ngoài theo nhu cầu của khách hàng và thị trường nội điạ

- Phòng Kinh doanh 2 chuyên kinh doanh các loại máy công cụ : Máy bào, Máy phay, Máy đột dập, Máy cắt và các thiết bị cho ngành Công Nông Nghiệp

- Phòng Kinh doanh 3 chuyên kinh doanh các loại Săm lốp ôtô các loại xe từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Cộng hoà Liên bang Nga, Cộng hòa Liên bang Đức, Ấn Độ

- Phòng Kinh doanh 4 chuyên kinh doanh bia, rượu, thuốc lá, nước ngọt, nước tinh khiết các loại phục vụ cho nhu cầu trong nước

- Phòng Kinh doanh 5 chuyên kinh doanh các loại ôtô có trọng tải từ 0,5 tấn; 0,1 tấn; 1,5 tấn và 3,5 tấn trở lên, thiết bị công trình : Máy xúc, Máy cẩu chuyên dùng

- Các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm : có nhiệm vụ tiếp cận cung cấp thông tin về sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng, khai thác thông tin về nhu cầu thị trường nhằm mở

rộng thị trường và phát triển mạng lưới khách hàng, tiêu thụ tất cả các loại sản phẩm hàng hoá của Công ty ngoài ra có thể khai thác thêm các mặt hàng mà khách hàng có nhu cầu để

mở rộng các ngành nghề sản xuất kinh doanh

- Phòng Kho vận : tiếp nhận, lưu trữ và bảo quản tất cả các loại sản phẩm, hàng hoá của Công ty, theo dõi kiểm tra quá trình xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hoá, trực tiếp điều hành việc thuê kho bãi khi các đơn vị trong và ngoài Công ty có nhu cầu, hàng tháng đôn đốc giám sát việc thu phí thuê kho thuê bãi của các đơn vị nộp về phòng Kế toán Thống kê Tài chính của Công ty

4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long

Trước đây cơ cấu của phòng Kế toán Thống kê Tài chính của Công ty rất cồng kềnh tuy đông người nhưng công việc chồng chéo không có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng nên giải quyết công việc không hiệu quả nhưng hiện nay bộ máy đã được kiện toàn tinh giảm nên phòng chỉ có 4 người do đó nhiệm vụ của Kê toán trưởng và các kế toán viên tương đối nhiều nhưng công việc phân công rất chi tiết và rõ ràng theo sơ đồ dưới đây :

Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty

Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc của Công ty

Kế toán Tổng hợp kiêm Thủ quỹ

Kế toán Hàng hoá, NVL, CCDC, TSCĐ

KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Kế toán trưởng : giúp Giám đốc trong việc quản lý tài chính và các tài khoản Công ty, kiểm tra và ký các báo cáo tài chính và các sổ sách kế toán của Công ty, tổ chức điều hành công tác kế toán trong Công ty, chịu trách nhiệm giám sát tài chính và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Công ty, thường xuyên báo cáo tình hình tài chính nhằm hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Các Kế toán viên : thực hiện các công tác kế toán đã được phân công dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng chấp hành theo Pháp lệnh kế toán, Luật kế toán và Quy chế quản lý tài chính của Công ty

+ Kế toán về tiền mặt, tiền lương, ngân hàng, công nợ : theo dõi và quản lý các khoản vốn bằng tiền của Công ty, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tồn quỹ đầu kỳ và cuối kỳ, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty theo đúng quy định hiện hành, theo dõi và thanh toán các khoản vay, trả nợ , công

nợ phát sinh trong kỳ và thực hiện các giao dịch với ngân hàng,

+ Kế toán chi phí, giá thành, bán hàng, doanh thu theo dõi các khoản chi phí để tính giá xuất hoá đơn hàng hoá và sản phẩm, giám sát việc bán hàng và doanh thu của từng đơn vị.+ Kế toán hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phản ánh các

số liệu phát sinh vào sổ chi tiết để tính giá thành thực tế cho hàng hoá, nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ xuất kho, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, thực hiện việc trích khấu hao tài sản cố định theo quy định hiện hành

+ Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính và kiêm thủ quỹ quản lý tiền mặt của Công ty.+ Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc Công ty : tiến hành ghi chép ban đầu, kiểm tra và tập hợp các chứng từ gốc, sau khi sao chép các chứng từ gốc để lưu tại phòng thì gửi về Phòng Kế toán Thống kê Tài chính của Công ty để xử lý tổng hợp

b Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Công ty

Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ theo trình tự chi tiết như sau :

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

: Quan hệ đối chiếu

Hàng ngày, các kế toán viên tập hợp, kiểm tra các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã được lập chuyển cho phụ

Bảng TH chi tiết

trách duyệt rồi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái

và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sau khi đã phản ánh tất cả "Chứng từ ghi sổ" đã lập trong tháng trước vào Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản, sau đó đối chiếu, kiểm tra số liệu trên Sổ Cái được sử dụng để lập "Bảng cân đối tài khoản"

và các báo cáo tài chính khác

c Hệ thống tài khoản kế toán được vận dụng trong Công ty

Báo cáo tài chính của Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam ( VNĐ ) theo nguyên tắc giá gốc phù hợp với các quy định của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành tại Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/ 11/ 1995 và Quyết định số 167/ 2000/ QĐ/ BTC ngày 25/ 10/ 2000 bổ sung theo Thông tư số 89/ 2002/ TT-BTC ngày 09/ 10/ 2002 và Thông tư số 105/ 2003/ TT - BTC ngày 04/ 11/

2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quy định hiện hành tại Việt Nam

Niên độ kế toán đầu tiên của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long được bắt đầu từ ngày 01 tháng 10 năm 2005 đến ngày 31 tháng 12 năm 2006, các niên độ kế toán tiếp theo của Công

ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến ngày 31 tháng 12 hàng năm

Các sổ sách kế toán của Công ty được phản ánh bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), các đơn vị tiền tệ khác VNĐ được coi là ngoại tệ Các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ được ghi theo nguyên tệ và được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Các khoản lãi lỗ do chênh lệch tỷ giá của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính TK 515 ( nếu lãi ) hoặc chi phí hoạt động tài chính TK 635 ( nếu lỗ )

d Các báo cáo tài chính

Để phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính và theo yêu cầu chỉ đạo điều hành của

cơ quan cấp trên Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long lập 04 loại báo cáo tài chính sau :

- Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01 - DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B02 - DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số B03 - DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B09 - DN

Các báo cáo tài chính được Công ty lập và gửi vào cuối mỗi quý (cuối tháng thứ 3, thứ 6, thứ 9, thứ 12 kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán) để phản ánh tình hình tài chính quý đó và vào cuối niên độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính niên độ kế toán đó Ngoài ra, Công

ty còn lập báo cáo tài chính hàng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Báo cáo tài chính quý được gửi chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý và báo cáo tài chính năm được gửi chậm nhất là sau 30 ngày kể từ sau ngày kết thúc niên độ kế toán

Các báo cáo tài chính của Công ty được gửi cho cơ quan chủ quản cấp trên là Tổng Công

ty Thuỷ sản Hạ Long, các ngân hàng mà Công ty đang có hoạt động giao dịch như Ngân hàng Công thương Ngô Quyền, Ngân hàng NN & PTNT và gửi cho Cục Thuế, Sở Kế hoạch

và Đầu tư và Sở Tài Chính

e Một số phần hành kế toán cơ bản trong Công ty

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :

Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song như sau :

Ghi chú :

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu

Sổ chi tiết hạch toán" định kỳ kế toán ghi vào " Sổ tổng hợp"

Trường hợp TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, đi góp vón liên doanh tuỳ theo từng trường hợp giám TSCĐ kế toán lập " Biên bản giao nhận TSCĐ", " Biên bản thanh lý TSCĐ" đồng thời ghi giảm TSCĐ trên các " Sổ theo dõi TSCĐ " và " Sổ chi tiết hạch toán"

- Doanh thu bán hàng :

Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về NVL, CCDC

Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi giảm số lượng hàng hoá tồn kho trên thẻ kho theo giá vốn hàng bán sau đó vào Sổ chi tiết hàng hoá để kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã được tiêu thụ.

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán vào Sổ chi tiết Doanh thu để kết chuyển Doanh thu thuần xác định kết quả kinh doanh sau khi trừ đi các khoản giảm giá , doanh thu hàng bị trả lại ( nếu có )

- Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp : căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn mua văn phòng phẩm, bảng thanh toán lương, chi phí điện nước phục vụ cho khối văn phòng kế toán vào Sổ chi tiết Chi phí quản lý doanh nghiệp rồi cuối tháng kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh

- Kế toán chi phí bán hàng : căn cứ vào các chứng từ như tiền điện thoại, bảng thanh toán lương, chi phí điện nước phục vụ cho nhân viên bán hàng kế toán vào Sổ chi tiết Chi phí bán hàng rồi cuối tháng kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh

Phần II : Thực trạng công tác kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương tại Công ty

1 Công tác tiền lương và nhiệm vụ hạch toán tiền lương tại Công ty

Trải qua quá trình phát triển Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long đã đạt được một số thành tựu nhất định trong công tác sản xuất kinh doanh của mình Một trong những nhân tố cấu

thành nên thành công đó chính là công tác tổ chức tiền lương của Công ty Mặc dù trong quá trình chuyển đổi từ 1 Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần nên Công ty gặp không

ít khó khăn nên mức thu nhập của người lao động không cao nhưng họ lại luôn muốn gắn bó từng bước cùng với ban lãnh đạo đưa Công ty vượt qua một số khó khăn bước đầu

Đó là do hình thức trả lương của Công ty quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động và sự quan tâm tận tình của ban lãnh đạo, tổ chức Công đoàn tới từng gia đình cán bộ công nhân viên đã khuyến khích người lao động hăng hái tham gia sản xuất kinh doanh với chế độ thưởng phạt nghiêm minh

Việc trả lương của Công ty phải đạt được các yêu cầu sau ;

+ Đảm bảo phân bổ lao động giữa các phòng ban, các tổ sản xuất

+ Không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Công

ty, tạo cơ hội học tập và khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn

và hoàn thiện tay nghề

+Đảm bảo tính chính xác, đơn giản, rõ ràng

Do đó công tác tiền lương phải được thực hiện triệt để theo các nguyên tắc sau đây để đạt được các yêu cầu đã nêu trên :

+Phải tuân theo quy luật phân phối theo lao động, phải xác định chính xác số lượng, chất lượng lao động hao phí và xác định mức tiền lương tương xứng với năng lực lao động đã bỏ ra

+ Trả lương ngang nhau cho những lao động ngang nhau khi quy định lương, thưởng, phụ cấp và những quyền lợi vật chất khác mà không phân biệt về tuổi tác, giới tính, dân tộc

+ Phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương bình quan giữa các đơn vị trực thuộc Công ty, phải xem xét kỹ lưỡng tính chất công việc để xác định mức độ trợ cấp cho phù hợp với từng đối tượng lao động như :

 Mức độ độc hại

+ Thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp các số liệu một cách trung thực, kịp thời, đầy

đủ, khách quan tình hình hiện có và sự biến động về số lượng lao động, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động, tính lương, thưởng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động

+ Thuờng xuyên kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, chấp hành các chình sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ

+ Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kế toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty thực hiện đầy đủ việc ghi chép sao lưu các chứng từ ban đầu về lao động, tiền lương, mở các sổ chi tiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp

+ Lập các báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp

2 Hình thức tiền lương được áp dụng tại Công ty

Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long với sản phẩm chính là nước mắm các loại : Loại đặc biệt, Loại 1 và Loại 2 và quy trình sản xuất từ khi bắt đầu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi ra thành phẩm kéo dài 1 năm nên Công ty

áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian có thưởng

Đây là hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian giản đơn với tiền thường khi người lao động đạt được hoặc vượt những chỉ tiêu về số lượng và chất lượng lao động cụ thể đã

được quy định rõ ràng hoặc khi doanh thu của Nhà máy sản xuất nước mắm tăng thì ngoài tiền lương người lao động còn được nhận thêm tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hoặc tiết kiệm chi phí.

Số tiền lương trả theo thời gian có thưởng

=

Số tiền lương trả theo thời gian giản đơn

+ Số tiền

thưởng

Trong đó tiền lương theo thời gian giản đơn lại phụ thuộc vào hệ số thang lương cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định và có thể thực hiện tính theo ngày, tuần, tháng hoặc giờ làm việc của người lao động tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của Công ty bao

gồm các loại lương sau :

- Lương tháng : được áp dụng đối với các cán bộ công nhân viên đi làm đủ số ngày công trong tháng theo giờ hành chính và đã được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương được tính như sau :

Tiền lương

Mức lương tối thiểu(350.000 đ/ tháng)

x ( Hệ số

Tổng hệ số các khoản phụ cấp)Hiện nay Công ty vẫn áp dụng mức lương tối thiểu cũ là 350.000đ/ tháng vì điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn Trong thời gian sắp tới Công ty sẽ tiến hành áp dụng mức lương mới đang hiện hành là 450.000đ/ tháng Công ty đang thực hiện chế độ làm việc 6 ngày/tuần Riêng lãnh đạo Công ty, cán bộ Đoàn thể, Trưởng phó các phòng ban ngoài lương cơ bản còn được cộng thêm hệ số cấp bậc, chức vụ

- Lương ngày : Căn cứ vào số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương của một ngày để tính trả lương, áp dụng trả lương cho nhân viên trong thời gian học tập, hội họp hoặc làm nhiệm vụ khác hoặc được áp dụng với các lao động thời vụ theo hợp đồng lao động ngắn hạn được tính theo công thức sau :

Tiền lương ngày =

dễ tính toán nhưng để đảm bảo triệt để nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả sản xuất và phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động thì cần phải thực hiện nghiêm túc việc theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc, thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lượng công việc Đây là sự kết hợp khéo léo tài tình của Phòng Kế toán Thống kê Tài chính, Phòng Tổng hợp của Công ty và quản đốc của Nhà máy sản xuất nước mắm

Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 loại tiền thưởng như sau :

a Thưởng thường xuyên :

Đây là khoản tiền thưởng được trả cùng với tiền lương hàng tháng, được coi như một khoản tiền lương tăng thêm khi người lao động đạt hoặc vượt định mức sản phẩm đề ra, chất lượng lao động tốt, hoàn thành sớm kế hoạch lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, có sáng tạo

trong quá trình lao động, thưởng phát minh hoặc sáng kiến mới áp dụng cải tạo quy trình sản xuất nước mắm Khoản tiền thưởng này do quỹ tiền lương chi trả.

b Thưởng định kỳ :

Đây là khoản tiền thưởng hàng tháng, hàng quý, hàng năm khi người lao động đạt được bình bầu xét duyệt các danh hiệu thi đua như lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua hoặc khi người lao động đạt các thành tích đặc biệt như chống cháy nổ trong sản xuất kinh doanh, bắt trộm cướp Khoản tiền thưởng này dùng quỹ khen thưởng để thưởng

Chế độ thưởng phạt của Công ty rất linh hoạt và nghiêm minh vì thế có tác dụng như đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, hăng say tham gia nâng cao năng suất lao động, giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí nhân công để hạ giá thành sản phẩm

3 Quỹ tiền lương tại Công ty

Quỹ tiền lương tại Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động mà Công ty đang quản lý và sử dụng kể cả lao động thời vụ và bao gồm các khoản sau :

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc được điều động đi công tác, đi làm nghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định hoặc đi nghỉ phép, đi học theo chế độ quy định

- Các loại tiền thưởng trong sản xuất

-Các khoản phụ cấp thường xuyên ( phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên nghành nghề, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, thêm ca )

- Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định

- Tiền lương công nhật, lương khoán

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan

- Trợ cấp thôi việc

- Tiền ăn giữa ca của người lao động

Ngoài ra, trong Quỹ tiền lương của Công ty còn gồm cả khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản hoặc bị tai nạn lao động ( BHXH trả thay lương )

Tiền lương của cán bộ công nhân viên tại Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long được phân làm 2 loại chi tiết như sau :

Gồm tiền lương chính v à tiền lương phụ

a Tiền lương chính :

Đây là tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên kèm theo tiền lương như : phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên và tiền thưởng trong sản xuất

b Tiền lương phụ :

Đây là tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian cán bộ công nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của họ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian nghỉ phép, trong thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian ngừng sản xuất

Việc phân chia tiền lương thành 2 loại tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty và phân tích các khoản mục chi phí tiền lương trong giá thành sản xuất Việc phân chia chi tiết này giúp cho việc phân bổ tiền lương được phân rõ ràng theo đúng đối tượng chịu chi phí Tiền lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm

vì tiền lương chính của công nhân sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lượng sản phẩm

được sản xuất ra và năng suất lao động Trong khi đó tiền lương phụ của công nhân sản xuất lại không quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm và năng suất lao động cho nên tiền lương phụ được phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm.

Công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý tài chính để đảm bảo quỹ tiền lương được sử dụng hợp lý theo đúng mục đích, gắn liền với kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được các cơ quan chủ quản phê duyệt Ngoài ra, quỹ tiền lương thưc tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹ tiền lương kế hoạch trong điều kiện thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng kỳ để nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiền lương bị chi sai và nhanh chóng đưa

ra các biện pháp khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm tăng doanh thu cho Công ty để đóng góp ngày càng nhiều hơn cho ngân sách Nhà nước

4 Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động

Công tác hạch toán lao động trong Công ty không những giúp cho việc quản lý lao động được chặt chẽ hơn mà còn hỗ trợ cho kế toán tiền lương tính chính xác mức lương mà người lao động đáng được hưởng Công tác hạch toán lao động bao gồm hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động

a Hạch toán số lượng lao động

Các chỉ tiêu số lượng lao động của Công ty được phản ánh trên " Sổ danh sách lao động "

do phòng Tổ chức Lao động của Công ty lập và quản lý dựa trên số lao động hiện có của Công ty bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động thời vụ, lao động trực tiếp tham gia sản xuất và lao động ngoài sản xuất Phòng Tổ chức Lao động lập chung " Sổ danh sách lao động " cho toàn Công ty và lập riêng cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công

ty nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ số lượng lao động hiện có của từng bộ phận và toàn

Công ty Sổ danh sách lao động cho toàn Công ty có mẫu chung như sau :

DANH SÁCH LAO ĐỘNG TOÀN CÔNG TY

Tháng 01/ 2007

**********

Hợp đồng lao động Dài

hạn

Ngắn hạn

Thử việc

5 Phòng Kế hoạch & Đầu tư 3 3