Chuyên Đề Tổ Chức Lao Động – Tổ Chức Lao Động Theo Thời Gian Làm Việc Linh Hoạt Tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Ánh Tuyết

Để xây dựng được một cơ chế làm việc linh hoạt cần dựa vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, vai trò, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc…Và hôm nay, để định hướng chương trì

KHOA QUẢN LÝ LAO ĐỘNG



Chuyên Đề

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG THEO THỜI GIAN LÀM VIỆC LINH HOẠT TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI-DỊCH VỤ ÁNH TUYẾT

GVHD: Th.s Huỳnh Thị Thành

Tp HCM, tháng 11 năm 2012

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3 Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết 4 1.1 Định nghĩa doanh nghiệp vừa và nhỏ 4 1.2 Khái niệm và ưu, nhược điểm thời gian làm việc linh hoạt 4 1.2.1 Khái niệm 4 1.2.2 Ưu, Nhược điểm 5 1.3 Các mô hình thời gian làm việc linh hoạt cơ bản 5 1.3.1 Mô hình thời gian làm việc linh hoạt 5 1.3.2 Mô hình thời gian làm việc không đầy đủ 7

Chương 2: Thực Trạng Tổ Chức Thời Gian Làm Việc Ở Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Ánh Tuyết 11 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty……… 11

2.2 Thực trạng 13

Chương 3: Giải Pháp Xây Dựng Thời Gian Làm Việc Linh Hoạt 15

PHẦN KẾT LUẬN 18

Danh mục tài liệu tham khảo 19

PHẦN MỞ ĐẦU

Lịch làm việc linh hoạt là giấc mơ của hầu hết nhân viên vì nó giúp cân bằng giữa công việc và gia đình Mặc dù vẫn gắn bó với nghề nghiệp của mình nhưng khá nhiều nhân viên đang cảm thấy khó khăn khi phải "phân thân" cho công việc đòi hỏi chuyên môn cao và cuộc sống riêng bận rộn Tâm trạng của họ ngày càng bất ổn, mất cân bằng Họ cần một cách làm việc mới hơn và đòi hỏi một thời gian làm việc linh hoạt hơn

Nếu bạn là một nhà quản lý, tại sao bạn không cân nhắc đến một thời khóa biểu làm việc linh hoạt Xét cho cùng, điều đó làm cho công ty bạn trở nên khác biệt Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp theo phong cách truyền thống, thì việc nhìn thấy nhân viên “tự do ra vào” có thể khiến bạn khó chịu Việc nhân viên không thường xuyên có mặt đông đủ cũng sẽ cản trở việc kết hợp các nhóm, nhiệm vụ và ảnh hưởng năng suất lao động Vậy nhưng người quản lý vẫn nên xem xét đến việc thiết lập những

kế hoạch làm việc có tính cởi mở hơn

Ngày nay xu hướng chung của các doanh nghiệp là lịch làm việc 8 tiếng một ngày, tuy nhiên có những doanh nghiệp, công ty thiết lập thời gian làm việc theo cách riêng của họ nhằm thu lợi cao nhất có thể Các lịch trình này cung cấp cho nhân viên sự tự do để quản lý giờ làm việc theo cách họ muốn với điều kiện là hoàn thành hết tổng số giờ làm việc đã được quy định Để xây dựng được một cơ chế làm việc linh hoạt cần dựa vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, vai trò, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc…Và hôm nay, để định hướng chương trình làm việc linh hoạt, nhóm sẽ thông qua mô hình xê dịch thời gian làm việc và chế độ thời gian làm việc không đầy đủ cũng như đưa ra một mô hình công ty cụ thể Nhằm củng cố lại kiến thức và đi sâu vào thực tiễn để tạo dựng hành trang cho những nhà quản trị tương lai

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo nghị định 56/2009/NĐ-CP ban hành ngày 30 tháng 06 năm 2009, Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

Quy mô Doanh

nghiệp siêu nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Khu vực Số lao

động

Tổng nguồn vốn Số lao động

Tổng nguồn vốn Số lao động

I Nông, lâm

nghiệp và thủy

sản

10 người trở xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

200 người

từ trên 20 tỷ đồng đến 100

tỷ đồng

từ trên 200 người đến 300 người

II Công nghiệp

và xây dựng

10 người trở xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

200 người

từ trên 20 tỷ đồng đến 100

tỷ đồng

từ trên 200 người đến 300 người

III Thương

mại và dịch vụ

10 người trở xuống

10 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến 50 người

từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng

từ trên 50 người đến 100 người

1.2 Khái niệm và ưu, nhược điểm thời gian làm việc linh hoạt

1.2.1 Khái niệm

Thời gian làm việc linh hoạt là tất cả các hình thức tổ chức lao động, trong đó

độ dài, thời điểm và phân chia thời gian làm việc có sự khác biệt so với chế độ làm

việc theo thời gian bình thường được quy định trong một thời kỳ làm việc (ngày, tuần, tháng, năm)

1.2.2 Ưu, nhược của thời gian làm việc linh hoạt

Ưu điểm:

- Đối với người lao động:

 Giúp nhân viên, người lao động cân bằng cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả

 Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển

 Có sự chủ động, độc lập nhất định trong phân phối, sử dụng thời gian trong ngày, tháng, năm

- Đối với người sử dụng lao động:

 Hiệu quả lao động được nâng cao do người lao động giảm được áp lực từ công việc cá nhân và gia đình

 Điều chỉnh được số lượng người lao động khi nhu cầu nhân lực biến động

 Nâng cao sự hấp dẫn của công việc và giữ chân được nhân viên giỏi

Nhược điểm:

- Đối với người lao động:

 Nếu nghỉ một ngày và sau đó phải bù giờ vào ngày hôm sau với lượng thời gian tăng lên ½ khiến cho nhiều nhân viên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng Điều này cản trở tiến độ cũng như chất lượng công việc

- Đối với người sử dụng lao động:

 Tăng chi phí quản lý lao động

 Khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động và tiến độ phát triển của từng người, từng bộ phận

1.3 Các mô hình thời gian làm việc linh hoạt cơ bản

1.3.1 Mô hình xê dịch thời gian làm việc

Là mô hình tổ chức lao động mà trong đó người lao động được tự chọn lấy thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc của mình trong khoảng thời gian được phép lựa chọn Thời gian hoạt động của doanh ngiệp bao gồm hai khoảng thời gian: khoảng thời

gian bắt buộc người lao động phải có mặt tại nơi làm việc và khoảng thời gian người

lao động được quyền xê dịch

Mô hình loại này thường áp dụng cho lao động làm việc đủ thời gian

Có thể diễn tả các loại thời gian này theo hình vẽ một cách đơn giản nhất như sau:

Các đặc điểm cơ bản của mô hình xê dịch thời gian làm việc:

Đặc điểm 1: Thời gian làm việc của người lao động trong một thời kỳ làm việc bao

gồm hai phần:

 Thời gian cứng: là thời gian bắt buộc người lao động phải có mặt ở nơi làm việc

 Thời gian xê dịch: nằm trong khoảng thời gian được phép xê dịch, khi

đó người lao động thông qua thỏa thuận có quyền chọn cho mình thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc của mình trong khoảng được phép

xê dịch

Ngoài ra, mô hình xê dịch thời gian làm việc có thời gian cứng nhỏ là hấp dẫn nhất, bởi vì mô hình này cho khoảng thời gian được phép xê dịch khá cao và do đó người lao động có nhiều khả năng trong việc sắp xếp thời gian làm việc của mình

Đặc điểm 2: Các mô hình xê dịch thời gian làm việc thường là dưới các dạng:

 Mô hình xê dịch thời gian làm việc trong ngày

 Mô hình xê dịch thời gian làm việc trong tuần

 Mô hình xê dịch thời gian làm việc trong tháng

 Mô hình xê dịch thời gian làm việc trong năm

Đặc điểm 3: Mô hình xê dịch thời gian làm việc phải luôn tồn tại khả năng thanh toán,

bù trừ thời gian lao động dư hoặc nợ của người lao động trong một phạm vi thời gian nhất định

T chính thức

T Xê dịch T Cứng T Xê dịch

Đặc điểm 4: Mô hình xê dịch thời gian làm việc chỉ được thực hiện trên cơ sở đã thỏa

thuận với người sử dụng lao động

Đặc điểm 5: Tùy theo điều kiện đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp mà xây dựng các

mô hình xê dịch thời gian làm việc phù hợp Đối với từng mô hình xê dịch thời gian làm việc cụ thể này lại có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau cho người lao động

và người sử dụng lao động, do đó cần thiết có sự tính toán lựa chọn kỹ càng các mô hình để áp dụng

- Mô hình thời gian làm việc phải luôn tồn tại khả năng thanh toán bù trừ thời gian lao động dư hoặc nợ của người lao động trong một phạm vi thời gian nhất định

- Mô hình xê dịch thời gian làm việc chỉ được thực hiện trên cơ sở đã thỏa thuận với người sử dụng lao động tùy theo điều kiện đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp mà xây dựng các mô hình xê dịch thời gian làm việc phù hợp Đối với từng mô hình xê dịch thời gian làm việc cụ thể này lại có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau cho người lao động và người sử dụng lao động, do đó cần thiết có sự tính toán lựa chọn kỹ càng các mô hình để áp dụng

1.3.2 Mô hình thời gian làm việc không đầy đủ

Chế độ làm việc không trọn thời gian:

- Người lao động làm công ăn lương có độ dài thời gian làm việc ít hơn những người tương tự làm đủ thời gian;

- Độ dài thời gian làm việc đầy đủ thường được tính theo tuần, hoặc tính trung bình cho 1 kỳ làm việc nhất định nào đó

 Là mô hình thời gian làm việc không trọn ngày, trọn tuần, trọn tháng, trọn năm Áp dụng cho những lao động làm việc không trọn thời gian

 Các mô hình thời gian làm việc không đầy đủ:

Xuất phát điểm: Thời gian làm việc chế độ theo qui định: 40h/tuần

Thời gian nghỉ phép năm: 6 tuần

 Làm việc 38h/tuần

- Một ngày trong tuần sẽ được phép làm việc ít hơn các ngày khác 2h;

- Cứ 4 tuần lại được nghỉ thêm 1 ngày;

- Một năm được nghỉ phép thêm 11,5 ngày phép

 Làm việc 36h/tuần

- 2 ngày trong tuần, mỗi ngày làm việc ít hơn 2 h;

- Nếu làm việc 9h/ngày, thì chỉ làm việc 4 ngày/tuần;

- Cứ 2 tuần lại được nghỉ thêm một ngày;

- Cứ 5 năm làm việc được nghỉ hẳn nửa năm

 Làm việc 34h/tuần

- 2 ngày trong tuần, mỗi ngày chỉ làm việc 5h;

- Nếu làm việc 8,5h/ngày, thì chỉ làm việc 4 ngày/tuần;

- Nếu làm việc 7h/ngày, thì cứ 7 tuần được nghỉ thêm 1 ngày;

- Một năm được nghỉ thêm 34,5 ngày phép

 Làm việc 32h/tuần

- Số ngày làm việc trong tuần ít hơn một ngày;

- 4 ngày trong tuần, mỗi ngày làm việc 6h, một ngày làm việc 8h;

- Một năm được thêm 46 ngày nghỉ phép;

- Cứ 5 năm làm việc thì được nghỉ hẳn 1 năm

 Làm việc 30h/tuần

- Mỗi ngày làm việc 6h;

- Cứ làm việc 4 tuần thì được nghỉ 1 tuần;

- Nếu làm việc 9h/ngày, thì cứ sau 3 tuần làm việc được nghỉ 1 tuần;

- Mỗi năm được nghỉ thêm 57,5 ngày phép;

- Sau 4 tháng làm việc thì được nghỉ 1 tháng;

- Cứ 9 tháng làm việc có 3 tháng nghỉ

 Làm việc 28/tuần

- Nếu làm việc 7h/ngày, thì cứ sau 1 tuần làm việc được nghỉ thêm 1 ngày;

- 4 ngày trong tuần, mỗi ngày làm việc 6 giờ, còn 1 ngày làm việc 4 giờ

- Cứ sau 2 tuần làm việc thì được nghỉ 3 ngày

- Mỗi ngày làm việc 5,6h;

- Mỗi năm được nghỉ thêm 69 ngày phép;

 Làm việc 26h/tuần

- 3 ngày trong tuần, mỗi ngày làm việc 6 giờ, còn 2 ngày làm việc 4 giờ;

- Mỗi tuần chỉ làm việc 3 ngày, mỗi ngày 8,6 giờ

- Mỗi tuần chỉ làm việc 4 ngày, mỗi ngày 6,5 giờ

- Mỗi năm được nghỉ thêm 80,5 ngày phép;

- Cứ sau 4 tuần làm việc thì được nghỉ 7 ngày

 Làm việc 24h/tuần

- Mỗi tuần chỉ làm việc 3 ngày,

- Mỗi tuần chỉ làm việc 4 ngày, mỗi ngày 6 giờ

- 8 ngày làm việc, mỗi ngày 9 giờ sau đó nghỉ liên tục 7 ngày

 Làm việc 22h/tuần:

- Mỗi tuần chỉ làm việc 3 ngày, trong đó có 2 ngày làm 8 giờ và một ngày làm việc 6 giờ

- Mỗi ngày trong tuần chỉ làm 4,4 giờ

- Cứ sau 11 ngày làm việc thì được nghỉ 9 ngày

- Một năm được thêm 103,5 ngày nghỉ phép

 Làm việc 20h/ tuần:

- Một ngày làm việc 4 giờ

- Một tuần làm việc, một tuần nghỉ xen kẽ nhau

- Mỗi tuần làm việc 3 ngày, hai ngày làm việc 8 giờ, một ngày làm việc 4 giờ

- Một năm được nghỉ thêm 115 ngày nghỉ phép

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỜI GIAN

LÀM VIỆC Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ÁNH TUYẾT

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ánh Tuyết

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ánh Tuyết là một Doanh nghiệp tư nhân hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh siêu thị điện máy

 Tên giao dịch: ANHTUYETCO.,LTD

 Địa chỉ: Số 37 - đường Quang Trung - Quận Gò Vấp - Tp Hồ Chí Minh

 Giấy phép kinh doanh số: 4102002415

 Điện thoại :(08) 38912909

 Fax: (08) 38811853

 Wedsite: http://www.anhtuyetdigital.com

 Tổng nguồn vốn: 7,500,000,000 đồng

 Lĩnh vực kinh doanh:

 Mua-bán các linh kiện, thiết bị giải trí số, thiết bị văn phòng, thiết bị điện gia dung, điện thoại di động, điện thoại bàn và các mặt hàng điện và điện tử khác

 Sữa chữa, bảo hành các thiết bị điện tử,…

Bộ phận kế

toán-hành

chính, nhân sự

Bộ phận kinh doanh-bán hàng

thuật-sữa chữa

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận giao hàng

Bảo vệ, tạp vụ

Sơ đồ tổ chức:

 Định biên nhân sự

Tính đến tháng 10 năm 2012 Công ty có 50 lao động (Nữ: 23 người, Nam 27 người), trong đó:

 Ban giám đốc

- 1 Giám đốc

- 2 Phó Giám đốc

 Bộ phận kế toán-hành chính, nhân sự

- 3 nhân viên tài chính-kế toán

- 1 nhân viên tuyển dụng-đào tạo

- 1 nhân viên hành chính-nhân sự

 Bộ phận kinh doanh-bán hàng

- 4 nhân viên thu ngân

- 3 nhân viên marketing - kinh doanh

- 13 nhân viên bán hàng

 Kho

- 1 thủ kho

- 2 phụ kho

 Bộ phận giao hàng

- 5 nhân viên giao hàng

 Bộ phận kỹ thuật-sữa chữa

- 5 nhân viên lắp đặt-bảo trì

- 5 nhân viên sữa chữa

 Bảo vệ và tạp vụ

- 2 nhân viên bảo vệ

- 2 nhân viên tạp vụ

2.2 Thực trạng tổ chức thời gian làm việc ở công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ánh Tuyết

Do đặc trưng là siêu thị điện máy nên giờ mở cửa công ty quy định là từ 8h đến 21h hằng ngày và hoạt động liên tục từ thứ 2 đến chủ nhật

Mô hình thời gian làm việc mà doanh nghiệp áp dụng:

 Đối với nhân viên các bộ phận: làm việc theo thời gian làm việc thông thường (theo chế độ quy định)

 Bộ phận kế toán - hành chính, nhân sự

 Bộ phận giao hàng

- Làm việc ca 8 tiếng từ 8h - 17h hằng ngày từ thứ 2 đến thứ 7

- Nghỉ ngơi và ăn giữa ca 1 tiếng

 Bộ phận kinh doanh - bán hàng

 Bộ phận kỹ thuật – sữa chữa

 Kho

- Chia làm 3 kíp: Kíp 1: từ 8h - 12h20p

Kíp 2: từ 12h20p – 17h40p Kíp 3: từ 17h40p – 21h

- Căn cứ vào công việc cá nhân, gia đình của nhân viên mà họ có thể chọn làm việc 2 kíp trong số 3 kíp (khuyến khích làm 2 kíp liên tục) sao cho 1 ngày làm đủ 8 tiếng

- Đổi kíp luân phiên sau 1 tuần

- Trong tuần từ thứ 2 đến chủ nhật nhân viên sẽ được lựa chọn nghỉ một ngày Việc lựa chọn này do nhân viên tùy chọn, nhưng có sự quản lý của Công ty để đảm bảo

có đủ nhân viên cần thiết cho một ca làm việc, nghỉ tối đa không quá 3 người trong một ngày

- Quản lý có thể đến trễ hơn so với nhân viên

- Nhân viên bảo vệ và tạp vụ có thể sắp xếp giờ làm việc sớm hơn

 Nhận xét:

- Sự phân chia thời gian lao động trong ngày, tuần luôn đều đặn như nhau, không tính đến sự biến động về yêu cầu khối lượng công việc của công ty cũng như nhu cầu của người lao động Đã có nhiều trường hợp đi trễ do kẹt xe vì thời gian bắt đầu làm việc là 8h, thời điểm này thường trùng với các doanh nghiệp khác nên thường xảy ra kẹt

xe vì người lao động đi làm rất đông

- Mọi người lao động đều bắt buộc phải có mặt đồng loạt khi bắt đầu ca làm việc

và đồng loạt ra về khi kết thúc ca

- Thời gian làm việc chỉ do người sử dụng lao động quyết định, người lao động không được phép có ý kiến, phải thi hành theo quy chế nghiêm ngặt

- Đối với nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh - bán hàng; nhân viên bộ phận kỹ thuật – sữa chữa:

 Thời gian làm việc theo kíp, trung bình mỗi kíp nhân viên phải làm thời gian là 4 tiếng 20 phút, nhân viên chọn 2 ca trong ngày thì số thời gian làm việc một ngày của một nhân viên là 8 tiếng 40 phút;

 Nếu nhân viên chọn ca 1 và ca 3 thì người quản lý rất khó trong việc sắp xếp người làm việc đầy đủ;

 Thời gian nghỉ một ngày trong tuần có thể bị trùng lặp, khó sắp xếp;

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG THỜI GIAN LÀM VIỆC LINH HOẠT Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ÁNH TUYẾT

- Ban Giám đốc nên xác định thời gian làm việc linh hoạt như một thứ đặc quyền chứ không phải quyền lợi mà nhân viên nào cũng có Chỉ có những nhân viên làm việc trên mức trung bình mới được hưởng đặc quyền, hầu hết các nhân viên có thành tích làm việc tốt sẽ được hưởng thời gian làm việc linh hoạt như một kiểu phần thưởng trong công việc Đây là một công cụ quan trọng trong việc thu hút nhân tài và giữ chân

họ ở lại với công ty trong dài hạn

- Những nhân viên không có kết quả làm việc trên mức trung bình hoặc vi phạm

hệ thống giờ làm việc sẽ không được hưởng chế độ thời gian làm việc linh hoạt Tất nhiên, những cá nhân gặp phải vấn đề đột xuất do có người trong gia đình bị ốm hay các lý do cá nhân khác có thể được xem xét điều chỉnh trong ngắn hạn

- Ban Giám đốc bàn bạc, trao đổi và lấy ý kiến thống nhất của tập thể Công ty mà xác định giờ làm Mỗi nhân viên đăng ký giờ làm việc khác nhau, và mọi người đều được biết giờ làm của nhau

 Đối với nhân viên :

- Bộ phận kế toán - hành chính, nhân sự

- Bộ phận giao hàng

- Mô hình công ty nên áp dụng đó là mô hình xê dịch thời gian làm việc

- Nhân viên cần có mặt tại văn phòng từ khoảng thời gian từ 8 giờ sáng đến 19 giờ, nhưng phải đảm bảo 8 tiếng trong một ngày làm việc, có thể sắp xếp các mốc thời gian như sau (nghỉ ăn trưa 1 tiếng từ 12 giờ đến 1 giờ chiều):

- 8h – 17h ; 8h30’ – 17h30’; 9h – 18h; 9h30’ – 18h30’; 10h – 19h

- Nhân viên phải đăng ký thời gian làm việc cố định cho người quản lý nhằm đảm bảo số người làm việc trong giờ

- Nghỉ vào Chủ Nhật hằng tuần

 Đối với nhân viên làm việc theo ca:

o Bộ phận kinh doanh - bán hàng