nghiên cứu tổ chức, quản lý về công ty cổ phần tư vấn kiến trúc vàđầu tư xây dựng Đông Dương

Trong trường hợp nếu Công ty có yêu cầu làm thêm giờ thì số giờlàm thêm đó sẽ được tính tiền công theo đúng quy định của Nhà nước đối vớichế độ làm thêm giờ, cụ thể: - Vào ngày thường, đ

DANH MỤC SƠ ĐỒ 2

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1: NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

TƯ VẤN KIẾN TRÚC VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐÔNG DƯƠNG 5

KẾT LUẬN 39

Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình sản xuất

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT Ký hiệu viết tắt Nội dung viết tắt

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam cũng đã có nhữngbước phát triển vượt bậc Thực tế đất nước đang đặt ra nhiều cơ hội và tháchthức đối với doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế Đây chính là giaiđoạn thử thách quan trọng, một mặt nó mở ra những cơ hội, triển vọng kinhdoanh đầy hứa hẹn, mặt khác lại chứa đựng những rủi ro khó lường của quyluật cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Do đó việc quản lý, lãnh đạokhoa học có hiệu quả các hoạt động kinh tế đã trở thành nhu cầu cấp thiết củadoanh nghiệp để duy trì sự tồn tại và phát triển của mình Để có thể tăng nănglực cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng đồng bộ nhiều công cụ khácnhau trong đó vai trò của tài chính kế toán là vô cùng quan trọng và hữu hiệu

để phục phục vụ quản lý kinh tế cả về vi mô và vĩ mô Bởi công cụ tài chính

kế toán không chỉ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp một cách kịp thời vàchính xác làm cơ sở cho mọi quyết định quản trị của doanh nghiệp mà nó còncung cấp hệ thống đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp

Em chọn Công ty cổ phần kiến trúc và đầu tư xây dựng Đông Dương” làmbáo cáo thực tập tốt nghiệp của mình để biết thêm về việc hạch toán chi phí

và tính giá thành tại công ty xây lắp

Quá trình thực tập tại công ty, em đã tìm hiểu về tổ chức quản lý, tổchức sản xuất và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn kiên trúc

và đầu tư xây dựng Đông Dương

Báo cáo nghiên cứu tổ chức, quản lý về công ty cổ phần tư vấn kiến trúc vàđầu tư xây dựng Đông Dương bao gồm :

- Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty.

- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

- Tổ chức sản xuất của công ty

- Khái quát tình hình sản xuất của công ty

Hà Nội, Tháng 03 năm 2014 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thảo

PHẦN 1: NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN KIẾN TRÚC VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ĐÔNG

DƯƠNG.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

* Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn kiến trúc và đầu tư xây dựng Đông

Dương.

Tên tiếng anh: Indochina consultant design investment construction.

* Giám đốc công ty: Ông Hoàng Văn Chung

- GiÊy chøng nhËn kinh doanh cña c«ng ty sè: 0313000203

- Điện thoại: 043.812.8907 - Fax: 043.812.5489

- Mã số thuế: 0100 162 953

- Vốn điều lệ: 18.215.658.940 đồng

- Email : ®ongduong@yahoo.com.vn

* Địa chỉ : Số 09, ngõ 120- Phố Trần Cung - Quận Cầu Giấy – TP Hà Nội

Hình thức Công ty: Là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp vớipháp luật hiện hành của Việt Nam Công ty có con dấu riêng, độc lập về tàisản, tài khoản được mở tại chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và phát triển CầuGiấy Hà Nội Công ty hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính; tự chịutrách nhiệm về kết quả kinh doanh trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty

Công ty Cổ phần tư vấn kiến trúc và đấu tư xây dựng Đông Dương,được thành lập theo quyết định 199/CP của UBND TP Hà Nội ngày10/02/2002

Đại diện hơp pháp của công ty là ông Hoàng Văn Chung với chúc vụgiám đốc và cũng là người có số vốn góp cao nhất.

Được sự khuyến khích của nhà nước giao quyền tư cách pháp nhântrước sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường Công ty đã kịp thời xâydựng bộ máy quản lý, phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm huyđộng và sử dụng vốn có hiệu quả Công ty với đội ngũ cán bộ công nhân viênnhanh nhẹn tháo vát dưới sự quản lý của bộ máy dầy dặn kinh nghiệm Công

ty đã tìm kiếm thị trường trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng mua bán vớikhách hàng Do đó thị trường kinh doanh của công ty ngày càng được mởrộng

Trên cơ sở thực tiễn định hướng phát triển của mình công ty xác địnhlấy nhiệm vụ thi công xây dựng các công trình giao thông, khu công nghiệp làm trọng tâm, Công ty tiếp tục mở rộng sản xuất kinh doanh với các nghànhnghề đa dạng như sản xuất vật liệu xây dựng và đầu tư xây dựng các khuchung cu, dân cư, tư vấn xây dựng với tổng số vốn lên đến hàng tỷ đồng

1.2.Nội quy và quy chế của công.

Nội quy, quy chế của công ty được soạn thảo ban hành căn cứ vào:

- Căn cứ Luật doanh nghiệp của Quốc Hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 06/2005/QH 11 ngày 29 tháng 11 năm 2005

- Căn cứ Luật lao động ngày 23 tháng 6 năm 1994 và luật sửa đổi,bổ sung một số điều của Bộ luật lao động số:84/2007/QH11 ngày 02/04/2007

- Căn cứ nhu cầu thực tế tại công ty

- Theo đề nghị của giám đốc công ty

- Được vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hang VN,được quyền huy động vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng khônglàm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty.

- Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với quyền sởhữu tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hang Việt Nam để vayvốn kinh doanh theo đúng quy luật của pháp luật

 Về nghĩa vụ:

- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của

Bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty

- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài sản môi trườngquốc phòng và an ninh quốc gia

- Thực hiện nghĩa vụ đối với các công ty cổ đông theo Điều lệ công tyquy định

- Phải có nghĩa vụ thong báo công khai báo cáo tài chính hàng năm,cácthong tin đó đánh giá phải đúng đắn và khách quan về hoạt động của công tytheo đúng quy định của chính phủ

- Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách Nhà nước

NỘI QUY LAO ĐỘNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số QĐ/TNVH ngày … tháng…năm 2012 của Giám đốc Công ty CP tư vấn kiến trúc và đầu tư xây dựng Đông Dương)

2 Thời gian làm việc đặc thù:

a) Nữ CBNV nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi hoặc có thai đến thángthứ 7 được giảm giờ làm việc 60 phút/ngày, đồng thời Công ty không bố trílàm ca đêm, làm thêm giờ và đi công tác xa Thời giờ làm việc được giảmtrên vẫn được hưởng nguyên lương

b) Lao động tạm thời là người được Công ty ký hợp đồng làm nhữngcông việc nhất định có tính chất tạm thời với thời gian làm việc không ổnđịnh được thoả thuận trong hợp đồng lao động

3 Thời gian làm thêm được tính từ 20h00' đến 6h00' ngày hôm sau.Khi làm thêm, người lao động được hưởng mức lương là 200% so với mứclương thực tế làm việc trong giờ hành chính.

4 Tùy theo thực tế kinh doanh, Công ty có thể bố trí giờ làm việc khácnhau nhưng thời gian làm việc không quá thời gian tiêu chuẩn (Không quá4h/ngày) Trong trường hợp nếu Công ty có yêu cầu làm thêm giờ thì số giờlàm thêm đó sẽ được tính tiền công theo đúng quy định của Nhà nước đối vớichế độ làm thêm giờ, cụ thể:

- Vào ngày thường, được trả lương bằng 150% của tiền lương giờ củangày làm việc bình thường;

- Vào ngày nghỉ hàng tuần, được trả lương bằng 200% của tiền lươnggiờ của ngày làm việc bình thường;

- Vào ngày nghỉ lễ, được trả lương bằng 300% của tiền lương giờ củangày làm việc bình thường;

5 Trong trường hợp do công việc chưa hoàn thành, người lao động cóthể đăng ký đi làm thêm giờ để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạnyêu cầu Tổng số thời gian làm thêm đó đó sẽ được Công ty bố trí nghỉ bù vàothời gian phù hợp, đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc của bộ phận vàCông ty

Điều 2: NGHỈ LỄ, TẾT ĐƯỢC HƯỞNG NGUYÊN LƯƠNG (09 ngày)

- Tết Dương lịch : 01 ngày (ngày 1 tháng 1 Dương lịch)

- Tết Nguyên đán : 04 ngày (1 ngày cuối năm + 3 ngày đầu năm Âmlịch)

- Ngày Giỗ tổ Hùng Vương : 01 ngày (10 tháng 3 Âm lịch)

- Ngày Chiến thắng : 01 ngày (30 tháng 4 Dương lịch)

- Ngày Quốc tế Lao động: 01 ngày (1 tháng 5 Dương lịch)

- Ngày Quốc khánh : 01 ngày (2 tháng 9 Dương lịch)

Nếu những ngày nghỉ nói trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần thì CBNVđược nghỉ bù vào ngày kế tiếp hoặc vào thời gian thích hợp theo quy định củaCông ty.

Điều 3: NGHỈ PHÉP TIÊU CHUẨN ĐƯỢC HƯỞNG NGUYÊN LƯƠNG

1 CBNV khi đã ký hợp đồng chính thức với Công ty đều được hưởngchế độ nghỉ phép năm mà vẫn được hưởng nguyên lương Theo quy định, mỗiCBNV có đủ 12 tháng làm việc tại Công ty thì được nghỉ 12 ngày phép, nếudưới 12 tháng thì tương đương mỗi tháng làm việc tại Công ty được nghỉ một

(01) ngày.

Để ghi nhận quá trình cống hiến của người lao động, Công ty quy định

cứ đủ 5 năm làm việc tại Công ty, mỗi CBNV được cộng thêm một (01) ngàyphép vào tổng số ngày nghỉ phép năm

2 Khi muốn nghỉ phép năm, người lao động phải báo trước cho Công

ty và trước khi nghỉ phải bàn giao đầy đủ công việc bằng văn bản cho Trưởng

bộ phận hoặc người đảm nhiệm tiếp công việc đó theo yêu cầu của cấp trên đểđảm bảo không ảnh hưởng đến công việc chung

3 Công ty khuyến khích nhân viên nghỉ phép tiêu chuẩn năm để đảmbảo sức khỏe Những trường hợp vì nhu cầu công tác nên chưa sử dụng hếtphép năm (tính đến ngày 31 tháng 12 hàng năm) sẽ được Công ty giải quyếtcho nghỉ phép bù vào năm sau hoặc được thanh toán bằng tiền theo đơn giángày công của tháng 12 đối với bộ phận văn phòng và theo đơn giá ngày côngbình quân trong năm đối với bộ phận sản xuất, thi công

Điều 4: NGHỈ THEO CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH)

1 Nghỉ thai sản: Theo quy định hiện nay là 4 tháng

2 Nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được hưởng theo chế độcủa BHXH Trường hợp này, người lao động phải cung cấp đầy đủ giấy tờhoặc căn cứ để chứng minh cho việc nghỉ của mình là có thật.

Điều 5: NGHỈ ỐM

1 Để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động, Công ty quy định mỗi

CBNV làm việc chính thức trong 1 năm được hưởng 7 ngày nghỉ ốm mà vẫn

hưởng nguyên lương Chính sách này chỉ được áp dụng đối với các trường

hợp thực hiện nghỉ ốm đúng thủ tục và thời gian nghỉ ốm không trùng với thờigian nghỉ phép năm của CBNV

2 Thủ tục áp dụng đối với trường hợp nghỉ ốm mà vẫn được hưởngnguyên lương: Trường hợp vì bị ốm phải nghỉ làm, người lao động phải thôngbáo cho người quản lý trực tiếp biết ngay tại thời điểm bắt đầu nghỉ (trừtrường hợp không thể báo ngay được, như: cấp cứu, ngất xỉu…) và ngay ngàyđầu tiên sau khi đi làm lại, người lao động phải hoàn thành thủ tục xin nghỉđột xuất theo quy định và xuất trình đầy đủ giấy khám chữa bệnh có xác nhậncủa các cơ sở y tế để làm căn cứ chứng minh cho việc nghỉ ốm của mình.Nếu tổng số ngày nghỉ ốm vượt quá 7 ngày thì từ ngày thứ 8 trở đi sẽ bị trừvào số ngày phép hoặc/và khấu trừ vào lương tháng của người lao động

3 Đối với các trường hợp nghỉ ốm nhưng không thực hiện đúng thủ tụcxin nghỉ đột xuất sẽ bị coi là tự ý nghỉ việc (nghỉ không xin phép) và sẽ bị xử

lý theo quy định của Công ty đối với hành vi tự ý nghỉ việc

Điều 6: NGHỈ VIỆC RIÊNG ĐƯỢC HƯỞNG NGUYÊN LƯƠNG

- Bản thân kết hôn : Nghỉ ba (04) ngày

- Con kết hôn : Nghỉ một (02) ngày

- Bố mẹ (bên chồng hoặc bên vợ) chết; chồng hoặc vợ chết; con chết: Nghỉ ba(03) ngày

- Để đảm bảo trách nhiệm của người chồng, người cha trong gia đình, Công

ty quy định trong trường hợp vợ của CBNV sinh con, CBNV được nghỉ hai

(02) ngày để chăm sóc vợ con.

Điều 7: NGHỈ KHÔNG HƯỞNG LƯƠNG (NGHỈ KHÔNG LƯƠNG)

1 Điều kiện nghỉ không lương: Trong trường hợp có lý do đặc biệtnhưng số ngày nghỉ phép không còn hoặc không đủ, CBNV có thể xin phépnghỉ không hưởng lương trong một khoảng thời gian nhất định nhưng cộngdồn không được quá 03 tháng trong một năm

2 Thủ tục xin nghỉ không lương: Khi muốn xin nghỉ không lương,

người lao động phải làm Đơn xin nghỉ không lương gửi người quản lý trực

tiếp trước 15 ngày để bố trí công việc nhưng phải có sự đồng ý của Giám đốccông ty Chỉ có Giám đốc mới có quyền chấp thuận cho người lao động nghỉkhông lương Trường hợp CBNV tự ý nghỉ khi chưa được sự chấp thuận củaGiám đốc, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quyết định củaCông ty

CHƯƠNG II CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG VÀ PHÚC LỢI XÃ HỘI

Điều 8: CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG

1 Chính sách về lương

- Tuỳ thuộc vào từng vị trí công tác, chức vụ, bộ phận và hiệu quả hoạtđộng của Công ty tại từng thời điểm, chính sách lương của Công ty sẽ đượcxây dựng và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, đảm bảo đúng luật, hài hoàgiữa lợi ích của người lao động và Công ty

- Nhân viên khi vào làm việc tại Công ty tuỳ vào năng lực và vị trí côngtác của mình, trên cơ sở thoả thuận tự nguyện của hai bên sẽ được xác địnhmức lương chính thức trên cơ sở khối lượng công việc tối thiểu cần phải hoànthành

- Công ty áp dụng chính sách trả lương kín đối với nhân sự Mỗi nhân

sự căn cứ trên mức lương cơ bản và phương pháp tính lương đối với từng bộphận và vị trí công tác để nhận lương Tuyệt đối không tiết lộ lương cơ bản

của mình và không hỏi lương của các nhân sự khác, việc đó được coi là viphạm Nội quy Công ty

- Việc thanh toán lương thực hiện một tháng một lần và được thanhtoán từ ngày mùng 1 đến mùng 3 hàng tháng

- Hàng năm, căn cứ vào hiệu quả hoạt động của Công ty và năng lựccông tác của từng nhân viên, Công ty xem xét và tăng lương cho nhân viênvới mức tăng từ 10 – 30% Các trường hợp đặc biệt sẽ do Giám đốc Công typhê duyệt

2 Khấu trừ lương

- Lương của nhân viên sẽ bị khấu trừ ngay trong tháng vì các lý do sau:

+ Nghỉ không hưởng lương;

+ Nghỉ không lý do, nghỉ không xin phép;

+ Các khoản đóng góp Bảo hiểm Xã hội và Bảo hiểm Y tế;

+ Thuế thu nhập (nếu có);

+ Thanh toán tiền tạm ứng/nợ còn tồn đọng;

+ Trả nợ Công ty;

+ Phạt do các vi phạm theo quy định của Công ty;

- Bộ phận làm lương có trách nhiệm thực hiện việc khấu trừ lương đểnộp về Công ty trước khi thanh toán lương cho nhân viên

Điều 9: CHÍNH SÁCH KHEN THƯỞNG

1 Thưởng đột xuất

Căn cứ thành tích của bộ phận và cá nhân trong từng tháng, người quản

lý trực tiếp sẽ đề xuất lên Giám đốc xem xét và khen thưởng để kịp thời độngviên khuyến khích nhân viên làm việc, nâng cao năng suất lao động và hiệuquả công việc, thúc đẩy nhân viên nâng cao hơn nữa thành tích công việc củamình

Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và thành tíchcông việc của nhân viên, Công ty sẽ dành một phần lợi nhuận hàng năm đểthưởng cho nhân viên trong dịp cuối năm

- Các tiêu chí chính làm căn cứ xét thưởng như sau:

+ Hiệu quả công việc;

+ Tinh thần và thái độ làm việc;

+ Thâm niên công tác

3 Thưởng đặc biệt

Đối với các bộ phận, nhân viên có những thành tích xuất sắc đặc biệttrong công việc, cuối năm Giám đốc Công ty sẽ xem xét và có những phầnthưởng phù hợp, đảm bảo ghi nhận những đóng góp trong công việc, cũngnhư khuyến khích phong trào thi đua lao động sản xuất trong Công ty pháttriển

Điều 10: BẢO HIỂM XÃ HỘI

Nhân sự sau khi được tuyển dụng chính thức vào làm việc tại Công ty,

sẽ được Công ty xem xét để đóng bảo hiểm xã hội

- Mức đóng bảo hiểm xã hội căn cứ trên các yếu tố sau:

+ Quy định của pháp luật về mức lương tối thiểu

+ Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thưởng nhân các ngày kỷ niệm của Thủ đô và đất nước; các ngày lễ,tết truyền thống của dân tộc;

- Thưởng nhân các ngày kỷ niệm của Công ty;

- Tặng hoa và quà nhân ngày sinh nhật CBNV;

- Tặng quà nhân các sự kiện của Công ty và của cá nhân

- Tổ chức đi tham quan, nghỉ mát hàng năm

CHƯƠNG III:

CHUẨN MỰC NGHỀ NGHIỆP Điều 12: NỀ NẾP LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY

1 Thực hiện mối quan hệ thân ái, đoàn kết tôn trọng lẫn nhau trongquan hệ công tác, giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ

2 Không gây gổ, to tiếng lẫn nhau trong Công ty , phải lịch thiệp, vui

vẻ, hòa nhã tiếp khách đến Công ty liên hệ công tác cũng như giao dịch quađiện thoại

3 Giữ gìn vệ sinh sạch đẹp nơi công cộng cũng như nơi làm việc.Không sử dụng các phương tiện và điều kiện làm việc của Công ty để làmviệc riêng

4 Người quản lý trực tiếp và Giám đốc luôn lắng nghe ý kiến, khókhăn của CB, CNV để giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi CB,CNV hoàn thànhtốt công việc tại Công ty

5 Trang phục trong Công ty: CB, CNV Công ty phải ăn mặc văn minhlịch sự

Điều 13: KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

1 Chấp hành triệt để sự phân công của cấp trên và tổ chức thực hiệnđúng qui chế, qui trình theo hệ thống quản lý các tiêu chuẩn của Công ty

2 Không đi trễ về sớm, phải vào cơ quan trước giờ làm việc để đến giờlàm việc là tiến hành ngay công việc của mình

3 Trong giờ làm việc: Không có phận sự không đến bộ phận khác

Không có mùi rượu, bia Không hút thuốc lá tại nơi làm việc

4 Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, công ty nên tạo không khí làmviệc thoải mái và môi trường làm việc hăng say tinh thần học hỏi cao để toànthể CB,CNV hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Điều 14: AN TOÀN LAO ĐỘNG – VỆ SINH LAO ĐỘNG

1 Giám đốc đảm bảo các điều kiện an toàn vệ sinh lao động cho CB,CNV

2 Người lao động phải tham gia đầy đủ các buổi huấn luyện các quitrình, qui phạm, an toàn liên quan đến nhiệm vụ được giao, chấp hành nghiêmtúc các qui định về ATVSLĐ, khám sức khỏe định kỳ

3 Phải biết giữ gìn dụng cụ, thiết bị, phương tiện ATVSLĐ, nếu hưhỏng, mất mát do chủ quan phải bồi thường

4 Thường xuyên đề cao tinh thần và trách nhiệm phòng chống chảy nổ,không tự động mang chất dễ cháy nổ vào nơi làm việc

5 Thực hiện triệt để nội qui PCCC Trước khi nghỉ hết giờ làm việc các

bộ phận phải kiểm tra điện, nước, công tắc đèn, quạt và cầu dao điện của bộphận mình Khi ra về phải để chìa khóa đúng nơi qui định

Điều 15: BẢO VỆ TÀI SẢN, BÍ MẬT CỦA CÔNG TY

Mọi CB, CNV đều phải có trách nhiệm bảo vệ an toàn nội bộ, không thôngtin những thông tin chưa được phép công bố Không tự động cho mang tài sản

nguyên phụ liệu, bao bì, văn pòng phẩm, điện nước Không tự động điều

khiển, sử dụng các loại phương tiện, máy móc thiết bị không thuộc trách

nhiệm và phạm vi sử dụng của mình

CHƯƠNG IV:

QUY ĐỊNH VỀ HÀNH CHÍNH Điều 16: QUY ĐỊNH LƯU TRỮ HỒ SƠ, COPY, PHÔTO TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY

1 Quy định về lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Trong quá trình làm việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc,văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết côngviệc và có giá trị đồng đều nhau

- Hàng tháng, các bộ phận và cá nhân trong Công ty phải lưu trữ cácfile tài liệu và cứ 6 tháng một lần phải lưu trữ vào kho, tủ sắt hoặc thiết bị bảoquản theo quy định của Công ty

- Trước khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác, nhân viên đều phải bàngiao lại hồ sơ, tài liệu cho người kế nhiệm Khi bàn giao tài liệu phải lậpthành 02 bản gồm mục lục hồ sơ và biên bản giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ

01 bản

2 Quy định về khai thác và sử dụng tài liệu

- Mọi cá nhân khi có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ củaCông ty phải có đề xuất của trưởng bộ phận

- Những tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng khi Giám đốc cho phép, baogồm:

+ Các hợp đồng kinh tế liên quan đến hoạt động kinh doanh

+ Các hồ sơ công trình liên quan

+ Các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của Côngty

+ Hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động của cán bộ nhân viên

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ Công ty, danh sách thành viêngóp vốn

- Chỉ được sao chép, sử dụng tài liệu khi được người có thẩm quyềncho phép Việc sao chép phải do trực tiếp người xử lý thực hiện

3 Quy định về việc sử dụng các loại biểu mẫu công văn, Fax, với các cơ quan chức năng

- Các bộ phận thực hiện soạn thảo các văn bản theo đúng quy định

trong Quy chế Văn thư lưu trữ

- Tất cả các văn bản khi phát hành đều phải có logo của Công ty, trừtrường hợp có quy định khác

- Việc trình ký văn bản phải thực hiện đúng theo thẩm quyền ký:

+ Phải có ký nháy của người soạn thảo, nghiên cứu và đề xuất ý kiến

+ Ký nhiều văn bản phải có giấy nhắc kèm (Nơi ký, số lượng bản,

thông tin khác).

- Các loại văn bản có tên loại như: Công văn, báo cáo, tờ trình, thôngbáo thực hiện soạn thảo theo quy định, in theo biểu mẫu tiếng Việt của