Hoàn thiện côngtác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Đông Đô

Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Đông Đô, em nhận thức được tầm quan trọng của vật liệu, và những vấn đề bức xúc xung quanh việc hạch toán vật liệu, em đã đi sâu vào nghiên

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm qua cùng với quá trình phát triển kinh tế, cùng với sự thay đổi sâu sắc của cơ chế kinh tế, hệ thống kế toán Việt nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia, quản lý doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường tất cả mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến vấn đề là sản xuất và kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạo tiền đề cho tái sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu.

Kế toán là một bộ phận quan trọng có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động tài chính doanh nghiệp.Tăng thu nhập cho doanh nghiệp và đời sống người lao động không ngừng được cải thiện Trong quá trình sản xuất các doanh nghiệp phải chi ra cho các chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí tiền lương… Mà nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất thể hiện dưới dạng vật hoá, nó là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, hơn nữa chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu là công tác không thể thiếu được trong khâu quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến khâu

sử dụng.

Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế Nghành xây dựng cơ bản luôn không ngừng lỗ lực phấn đấu và là một nghành mũi nhọn Tuy nhiên trong thời gian vừa qua, đầu tư XDCB còn biểu hiện tràn lan thiếu tập trung công trình

dở dang, nhiều lãng phí lớn, thất thoát vốn Cần được khắc phục trong tình hình

do việc cải tiến cơ cấu đầu tư, tăng cường quản lý chặt chẽ trong nghành xây lắp

để nâng cao hiệu quả kinh tế đối với XDCB trở thành yêu cầu cấp thiết Trong nghành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có chủng loại rất

đa dạng, phong phú

Việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp Hơn nữa còn kiểm soát một cách có hiệu quả chi phí và giá thành sản phẩm, đồng thời giúp cho việc tổ chức kế toán, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo yêu cầu quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Đông Đô, em nhận thức được tầm quan trọng của vật liệu, và những vấn đề bức xúc xung quanh việc

hạch toán vật liệu, em đã đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Đông Đô

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm những nội dung sau:

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán NVL, CCDC trong các doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty cổ phần Đông Đô

Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán NVl, CCDC tại công ty cổ phần Đông Đô

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn và toàn thề cán

bộ công nhân viên công ty cổ phần Đông Đô đã giúp đỡ em hoàn thành giai đoạn thực tập và làm báo cáo thực tập này!

Với những hạn chế nhất định về kiến thức lý luận và thực tiễn, báo cáo tốt nghiệp của em còn nhiều hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý kiến của các thầy cô và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ

DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU –

CCDC TRONG ĐƠN VỊ XÂY LẮP 1.1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ

 Khái niệm

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lương của sản phẩm được sản xuất.

Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc đIểm: tham gia vào một chu

kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra.

Công cụ dụng cụ là các loại tư liệu lao động được sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nhưng không đủ tiêu chuẩn trở thành tàI sản cố định.

 Đặc điểm của Nguyên vật liệu-CCDC

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được coi là đối tượng lao động chủ yếu được tiến hành gia công chế biến ra sản phẩm Nguyên vật liệu có các đặc điểm chủ yếu sau:

- Tham gia vào từng chu kỳ sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới thường không giữ lại hình thái vật chất ban đầu.

- Giá trị nguyên vật liệu sản xuất cũng được chuyển toàn bộ vào giá tri sản phẩm do nó chế tạo ra sản phẩm

- Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loạivà thường chiểm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất.

- Để đảm bảo yêu cầu sản xuất doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ chúng về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị.

- Giá trị nguyên vật liệu dự trữ thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tàI sản lưu động của doanh nghiệp.

Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp sản xuất là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn Công cụ dụng cụ có các đặc điểm sau:

- Về đặc điểm vận động thì công cụ dụng cụ cũng có thời gian sử dụng khá dài nên giá trị của chúng cũng được chuyển dần vào chi phí của đối tương

sử dụng.

- Về giá trị của chúng không lớn nên để đơn giản cho công tác quản lý, theo dõi thì hoặc là tính hết giá trị của chúng vào chi phí của đối tượng sử dụng một lần hoặc là phân bổ dần trong một số kỳ nhât định.

1.2 Vị trí của Nguyên vật liệu trong sản xuất.

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp Song khi có nguyên vật liệu thì để sản xuất có hiệu quả hay không,

sản phẩm làm ra có đạt tiêu chuẩn hay không còn phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu Như vậy trong sản xuất không chỉ tuân theo quy trình công nghệ

mà còn phải chú trọng đến chất lượng quản lí nguyên vật liệu.

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất.

Từ đó cho thấy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hạ giá thành Doanh nghiệp nên tập trung quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ từ khâu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu.

Về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động,

do vậy việc tăng tốc độ vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả.

Từ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu càng cho thấy ý nghĩa của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu tốt là điều kiện giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Xuất phát từ tầm quan trọng đó đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1.3.Yêu cầu cơ bản về quản lí vật liệu -CCDC trong doanh nghiệp

Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu phải bao gồm trên các phương diện: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng (thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng)

* Ở khâu thu mua: Cần quản lý vật liệu về số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

* Ở khâu bảo quản: doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang

bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

* Ở khâu sử dụng: đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên

cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

* Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.

1.4 Vai trò,Nhiệm vụ kế toán vật liệu Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp:

 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu- CCDC

Do NVL là một trong những đối tượng kế toán, vì vậy cần phải có cách tổ chức hạch toán NVL kể cả về mặt giá trị và hiện vật theo từng nhóm, thứ, loại NVL ở từng kho trên cơ sở các chứng từ, nhập, xuất kho Việc hạch toán NVL có chính xác, đầy đủ và kịp thời thì lãnh đạo công ty mới nắm bắt chính xác tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch lẫn thực tế Mặt khác, tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của hạch toán NVL có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng

của công tác hạch toán giá thành Do đó, để đảm bảo hạch toán chính xác giá thành thì trước hết cần phải hạch toán chính xác NVL.

 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu- CCDC

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.

+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác

kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

2 PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CCDC

2.1.Phân loại nguyên vật liệu

Có rất nhiều tiêu thức phân loại nguyên vật liệu,nhưng thông thường kế toán sử dụng một số tiêu thức sau để phân loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình theo dõi và phản ánh trên các sổ kế toán khác nhau

-Nếu căn cứ vào tính năng sử dụng,có thể chia nguyên vật liệu ra thành các nhóm sau:

+ Nguyên liệu,vật liệu chính: là những nguyên liệu ,vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

+ Vật liệu phụ:là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.mà có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc,mùi vị hình dáng bên ngoài làm tăng thêm chất lượng và giá trị thẩm mỹ cho sản phẩm

+ Nhiên liệu:là một loại vật liệu phụ có tác dụng cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất.nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như:xăng,dầu

+ Phụ tùng thay thế:là những vật tư sản phẩm dùng để thay thế ,sửa chữa máy móc thiết bị ,tài sản cố định,phương tiện vận tải

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản :là những loại vật liệu thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản như: gạch,đá ,xi măng

+ Phế liệu:là những vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được (bên cạnh các loại thành phẩm) trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp -Trường hợp căn cứ vào nguồn cung cấp kế toán có thể phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài:là nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài

mà thông thường mua các nhà cung cấp

+ Vật liệu tự chế biến :là vật liệu do doan nghiệp sản xuất ra và sử dụng nhu cầu vật liệu để sản xuất ra sản phẩm

+ Vật liệu thuê ngoài gia công là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất,cũng không phải mua ngoài mà thuê ở các cơ sở gia công

+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là nguyên vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh

+ Nguyên vật liệu được cấp là vật liệu do đơn vị cấp trên quy định

2.2 Phân loại công cụ dụng cụ

Theo quy định hiện hành,những tư liệu lao động sau không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng được hạch toán là công cụ dụng cụ

+ Các lán trại tạm thời,công cụ(trong xây dựng cơ bản) dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất

+ Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng,nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì

+ Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh sành xứ

+ Quần áo,dày dép chuyên dùng để làm việc

Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán.toàn bộ công cụ dụng cụ được chia làm 3 loại:

- Nguyên tắc giá gốc: Vì nguyên vật liệu là hàng tồn kho nên theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho thì nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu.

- Nguyên tắc thận trọng: Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của nguyên vật liệu trong

kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính để tiêu thụ chúng.

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán đã áp dụng phương pháp nào thì phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay thế phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

2.3.2 Các cách đánh giá vật tư:

 Đánh giá theo trị giá vốn thực tế

Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập

- Đối với vật tư mua ngoài ,trị giá vốn thực tế bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn (cả giá nhập khẩu –nếu có) cộng với các chi phí mua ngoài thực tế

+ Nếu vật tư mua ngoài dùng sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chiu thuế GTGT theo PP khấu trừ thì giá trị vật tư được phản ánh ở tài khoản vật tư (tk

152,153) theo giá mua chưa có thuế GTGT ,số thuế GTGT được khấu trừ ở tk thuế GTGT được khấu trừ

133-+ Nếu hàng hóa mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo PP trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp ,phúc lợi ,dự án thì giá trị vật tư mua vào được phản ánh trên tk152,153 theo tổng giá thanh toán

- Đối vật tư tự chế biến ,trị giá vốn thực tế bao gồm giá trị thực tế của vật tư xuất chế biến cộng với chi phí chế biến

- Đối với vật tư thuê ngoài gia công trị giá vốn thực tế bao gồm giá trị thực tế của vật tư thuê ngoài chế biến ,chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và ngược lại,chi phí thuê gia công chế biến

- Đối với vật tư nhận vốn góp liên doanh ,vốn góp cổ phần ,trị giá vốn góp thực tế

là giá được các bên tham gia liên doanh ,góp vốn chấp thuận

 Đánh giá theo giá hạch toán:

Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ công tác hạch toán chi tiết vật tư.sử dụng giá hạch toán việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp

Để tính giá thực tế trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức:

Trị giá thực tế của vật tư Trị giá thực tế của vật tư nhập trong

Còn tồn đầu kỳ + kỳ

H = Trị giá hạch toán của vật Trị giá hạch toán của vật tư nhập

Sau đó,tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo CT:

Giá trị thực tế của trị giá hạch toán của hệ số giũa giá thực

vật tư x tế và giá hạch toán

Vật tư xuất trong kỳ = luân chuyển trong kỳ trong kỳ

2.3.3 Pương pháp tính giá trị vật liệu-CCDC

Theo chuẩn mực kế toán số 02-hàng tồn kho ,tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các PP sau:

a_Phương pháp tính theo giá đích danh:doanh nghiệp phải quản lý vật tư theo từng lô hàng.khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó

b_Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ:kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính

c_Phương pháp nhập trước xuất trước:giả thiết số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xất kho.do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng

d_Phương pháp nhập sau xuất trước:giả thiết vật tư nào nhập sau thì xuất trước ,lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.do đó trị giá vật tư cuối kỳ tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên`

3.KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU- CÔNG CỤ DỤNG CỤ

3.1.Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141TC/QĐKT ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật tư bao gồm :

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Thẻ kho (mẫu 06-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08-VT)

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như :

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

- Hóa đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

- Hóa đơn thuế GTGT (mẫu GTGT) và hóa đơn bán hàng (mẫu GTGT).

01 Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 0501 VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, hoạt động khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập

chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế.

Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải được tổ chức, luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời số liệu liên quan của các bộ phận, các cá nhân có liên quan.

3.2 Sổ Kế toán chi tiết vật liệu-CCDC

Tuỳ vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau :

- Sổ thẻ kho

- Sổ thẻ kế toán chi tiết vật tư

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư.

3.3.Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu –CCDC

a)_Phương pháp mở thẻ song song

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực

tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.theo phương pháp này ở phòng kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ vật tư và theo từng đặc điểm bảo quản vật tư để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại trên cơ sở các chứng

từ nhập xuất hàng ngày.còn ở nơi bảo quản cũng mở thẻ kho thẻ chi tiết cho từng loại.

Cuối tháng đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán ở nghiệp vụ ở nơi bảo quản.sau đó kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của TK 152,15

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu kiểm tra

THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ

Tên vật tư: mã hiệu:

Sổ cái Thẻ kho

Sổ chi tiết Vật liệu

Phiếu xuất

Chứng từ Nhập Xuất Tồn

lượn g

Đơn giá Thành tiền Số lượn

g

Đơ n giá

Thàn

h tiền Số lượn

g

Đơ n giá

Thàn

h tiền

b_phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song ,nội dung ghi chép phương pháp này như sau:

tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép ,số lượng vật liệu nhập xuất tồn

kho giống như phương pháp thẻ song song

tại phòng kế toán: thay vì sử dụng sổ chi tiết vật liệu ,kế toán sử dụng “ sổ đối

chiếu luân chuyển “ để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu trong từng kho và chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu trên các chứng từ phát sinh trong tháng

Mỗi thứ vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Cũng như phương pháp thẻ song song ,khi nhận chứng từ liên quan đến nhập xuất vật liệu ,kế toán phải tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ.Số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn ghi trong sổ đối chiếu luân chuyển được dùng để đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm nhẹ bớt công việc ghi chép ,tránh ghi trùng lặp nhưng công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên

có thể ảnh hưởng đến việc lập báo cáo của DN

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo PP luân chuyển

Số dư đầu Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu Số dư đầu

SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST

Phiếu nhập Bảng kê nhập

Sổ cái

Sổ đối chiếu luân Thẻ kho

Bảng

kê xuất Phiếu

xuất

c_Phương pháp sổ dư

Theo phương pháp này thì việc kế toán chi tiết vật liệu ở kho được phản ánh theo số lượng còn ở phòng kế toán thì phản ánh theo giá trị, do vậy phải tổ chức công tác kế toán vật liệu thật chặt chẽ để làm sao phản ánh được mối quan hệ hạch toán giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo được sự kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho cũng như đảm bảo việc tính toán được chính xác ở phòng kế toán về giá trị.Nội dung của phương pháp

kế toán chi tiết vật liệu theo số dư như sau:

Tại kho : Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất tồn kho

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi cho nhập xuất kho vật liệu và ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào các chứng từ sau đó phân loại chứng từ và ghi

số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho Cuối ngày tính số tồn của từng thứ vật liệu để ghi vào thẻ kho sau đó chứng từ này được chuyển cho kế toán, khi giao phải lập phiếu giao nhận chứng từ

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ vật liệu vào sổ số dư.Sổ số dư được mở cho từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị Sau khi ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư xong, thủ kho chuyển sổ này cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán : Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống

kho vật liệu nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, khi nhận chứng từ nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho sau đó ký xác nhận trên thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ Khi về phòng kế toán nhân viên kế toán sẽ hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuất kho theo từng thứ vật liệu ghi vào phiếu

Giao nhận chứng từ để từ đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu ,bảng này được mở cho từng kho

Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ gia trị vật liệu nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu ở bảng kê lũy kế nhập xuất tồn vật liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu được dùng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư

và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp

Phương pháp số dư có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép tránh trùng lặp và công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng ,không bị dồn vào cuối tháng.Tuy vậy phương pháp này cũng có nhược điểm là kế toán chi ghi phần giá trị ,nếu muốn biết tình hình cụ thể thì phải xem xét tài liệu ở kho.Trong điều kiện hiện nay kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính thì phần nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết sẽ hạn chế đi nhiều

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo PP số dư

Phiếu giao nhận Chứng Phiếu

nhập kho

Ghi chú:

Ghi hằng ngày Đối chiếu ,kiểm tra Ghi cuối tháng Đơn vị:………

Phiếu giao nhận Chứng Phiếu

xuất kho

Ngày tháng năm Người nhận Người giao

-Cộng phát sinh

trong tháng -Số dư cuối tháng

-Cộng lũy kế từ đầu kỳ

-Sổ này có……… trang,đánh số từ trang 01 đến trang …….

-ngày mở sổ:……….

Ngày … tháng… năm……

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên,đóng dấu)

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu)

4.KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU- CCDC

4.1 Chứng từ Kế toán sử dụng

Mọi trường hợp tăng, giảm vật liệu phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi tăng, giảm vật liệu trong sổ kế toán Các chứng từ ghi tăng, giảm vật liệu bao gồm các chứng từ :

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT)

- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn như :

+ Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

+ Chứng từ hóa đơn thuế GTGT

Các chứng từ bắt buộc phải được kịp thời, đúng mẫu biểu quy định và đầy

đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ.

4.2 Các tài khoản sử dụng

Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng, giảm vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau :

+ TK 151 : “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này phản ánh trị giá vật tư hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho vì hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho.

+ TK 152: “Nguyên liêu, vật liệu” TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu và tồn kho theo trị giá mua thực tế (hay giá thành thực tế).

Từ TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị bao gồm :

4.3 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

4.3.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

* Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập

xuất và tồn kho vật liệu một cách thường xuyên trên sổ kế toán.đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có,biến động tăng giảm hàng tồn kho

vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

TK151” hàng mua đang đi đường”:tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng bởi khách hàng Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như sau: TK

111, TK 112,TK 141, TK 128, TK 222, TK 241, TK411, TK 627, TK 641, TK642, TK711, TK412

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp thương xuyên

Xuất dùng trực tiếp cho

Thuế nhập khẩu sản xuất

TK441 xuất tự chế, thuê ngoài

Nhận vốn góp liên doanh gia công

TK128,222

Xuất vốn liên doanh

TK 154

Nhập do tự chế,thuê ngoài TK1381

Thiếu khi kiểm kê

4.3.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ la phương pháp không theo dõi phản thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản tương ứng theo phương pháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu ,hàng hóa trong kỳ theo phương pháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được phản ánh qua TK 611

Tài khoản 611 dùng để phản ánh tình hình biến động của vật liệu ,hàng hóa trong kỳ.theo quy định hiện nay TK có 2 cấp sau:

TK 6111:mua nguyên vật liệu

Tk 6112:mua hàng hóa

Riêng TK 151,152 chỉ được sử dụng để phán ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ.tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản ,sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê.giá trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loại theo đối tượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kểm kê và giá trị vật tư hàng hóa mua vào trong kỳ và được tính toán theo CT:

Giá thực tế VL giá thực tế VL giá thực tế VL giá thực tế VL

Xuất t.kỳ = tồn đầu kỳ + nhập t.kỳ - tồn c.kỳ

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Các khoản được giảm trừ

Mua ngoài vật tư hàng hóa

Đánh giá lại hàng tồn kho

Đánh giá lại giảm

TK128,222

TK154

Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất tự chế,thuê ngoài

ra ngoài

4.3.3 Kế toán tổng hợp tăng giảm NVL-CCDC

 Kế toán tăng NVL,CCDC

+ Mua NVL,CCDC nhập kho(có hóa đơn cùng về)

- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 152,153:giá mua chưa có thuế

Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,141,311: đã thanh toán tiền

Có TK 331 : chưa thanh toán tiền

Có TK 333 : (nếu có thuế NK )

- DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT.

Nợ TK 152,153: tổng tiền thanh toán

Có TK111,112,141,311,331:tổng tiền thanh toán

+Trường hợp mua NVL,CCDC, được hưởng hết chiết khấu thương mại thì giảm giá gốc NVL,CCDC đã mua ghi:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 152,153

Có TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

+Trường hợp NVL,CCDC mua về nhập kho nhưng DN phát hiện không đúng quy cách ,phẩm chất theo hợp đồng phải trả lại người bán hoặc được giảm giá kế toán ghi:

Giảm giá: Nợ TK 331,111,112

Có TK 152,153,133(nếu có)

Trả lại :

Có TK 111,112: Số tiền thanh toán

Có TK 515: Số chiết khấu được hưởng

+Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu

DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ

+Đối với NVL,CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê:

-Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì ghi:

Nợ TK 152,153

Nợ TK 241 :Dùng cho XDCB sửa chữa lớn TSCĐ

Nợ TK 154 : Dùng gia công chế biến

+Xuất NVL góp vốn liên doanh với các đơn vị khác (giá do HĐLD đánh giá)

Nếu giá được đánh giá>giá thực tế đem đi góp

Nợ TK 128,222: Giá do HĐLD đánh giá

Có TK 152: Giá thực tế của NVL

Có TK 711: Phần chênh lệch

Nếu giá được đánh giá < giá thực tế đem đi góp

Nợ TK 128,222:Giá do HĐLD định giá

Nợ TK 811 : Phần chênh lệch giảm

Có TK 152 : Giá thực tế của NVL

+Đối với NVL,CCDC, thiết bị thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:

Hao hụt trong định mức ghi:

Nợ TK 627,641,642

Có TK: 153

+Phương pháp 2: Phân bổ nhiều lần

Những CCDC có giá trị lớn thời gian sử dụng dài hoặc xuất dùng mang tính chất bị đồng loạt.theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC kế toán kết chuyển toàn bộ giá trị CCDC vào tài khoản 142 hay 242 sau đó phân bổ vào các đối tượng sử dụng căn cứ vào giá trị ,mức độ và thời gian sử dụng của CCDC trong quá trình SXKD để xác địn số lần phân bổ cho hợp lý.khi CCDC báo hỏng ,phân bổ giá trị còn lại sau khi đã trừ phế liệu,bồi thường.

Sổ phân bổ Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị phế liệu Khoản bồi

Nợ TK152(8):Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có)

Nợ TK 138 : Số bắt bồi thường vật chất (nếu có)

Nợ TK 627,641,642: Số phân bổ lần cuối

Có TK 142,(242): Giá trị còn lại

5.CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN

5.1.Hình thức nhật ký chung

 Nguyên tắc ,đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:tất cả các nghiệp vụ kinh

tế ,tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký ,mà trọng tâm là sổ Nhật

ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản

kế toán) của nghiệp vụ đó.Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau:

- Sổ nhật ký chung ,sổ nhật ký đặc biệt

- Sổ cái

- Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết

 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

hằng ngày căn cứ vào nhật ký chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung ,sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp nếu đơn vị có mở sổ ,thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ,thẻ kế toán chi tiết liên quan trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ,ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.Định kỳ (3,5,10…ngày)hoặc cuối tháng tùy khối lượng nghiệp

vụ phát sinh ,tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt ,lấy số liệu để ghi

vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái ,sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng ,cuối quý ,cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái ,lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng ,số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ,thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

Về nguyên tắc ,tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng

cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên

sổ Nhật ký chung(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung