Sổ tay hướng dẫn sử dụng quỹ phúc lợi học sinh

Quỹ phúc lợi học sinh được sử dụng để hỗ trợ những học sinh nghèo nhất và có hoàn cảnh khó khăn nhất - đặc biệt là học sinh các dân tộc thiểu số.. Quỹ phúc lợi học sinh được cung cấp cho

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CHƯƠNG TRÌNH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG TRƯỜNG HỌC

(SEQAP)

SỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

QUỸ PHÚC LỢI HỌC SINH

Hà Nội tháng 9 năm 2010

MỤC LỤC

1 SEQAP là gì? 3

2 Quỹ phúc lợi học sinh là gì? 3

3 Quỹ có thể sử dụng cho những công việc gì? 4

4 Thế nào là những khoản chi tiêu không hợp lí? 5

5 Cách lập, phân bổ ngân sách và sử dụng quỹ? 5

6 Quy mô của một gói hỗ trợ? 7

7 Gói hỗ trợ được cung cấp và quản lí như thế nào? 9

8 Các thủ tục tài trợ và những quy tắc về các quỹ hỗ trợ? 11

9 Các quy định về đấu thầu cho các quỹ hỗ trợ? 12

10 Ai giám sát và cách triển khai các quỹ này? 12

11 Báo cáo về sử dụng quỹ hỗ trợ? 12

Phụ lục 1 Thỏa thuận giữa Ban QLSEQAP Huyện và Nhà trường 14

Phụ lục 2 Đề cương bản kế hoạch cho một Quỹ phúc lợi học sinh 19

Phụ lục 3 Thông báo rộng rãi về Quỹ phúc lợi học sinh đã được duyệt 20

Phụ lục 4 Mẫu thông báo với cộng đồng về Quỹ phúc lợi học sinh 21

Phụ lục 5 Mẫu báo cáo về sử dụng Quỹ phúc lợi học sinh (cấp trường) 22

Phụ lục 6 Mẫu báo cáo về sử dụng Quỹ phúc lợi học sinh (cấp huyện) 24

1 SEQAP là gì?

1.1 SEQAP - tên đầy đủ là Chương trình đảm bảo chất lượng giáo dục trường học

là một chương trình của Chính phủ , với mục đích nâng cao chất lượng giáo dục tiểuhọc bằng cách hỗ trợ các trường tiểu học được chọn sang dạy - học cả ngày (FDS)

1.2 Dạy - học cả ngày là sự bổ sung thêm thời gian cho việc học bằng cách tăngthời gian học ở trường để cho phép tổ chức h oạt động dạy và học ở cả buổi sáng và

chiều, theo đó, có phương thức tổ chức dạy - học cả ngày Khi thực hiện dạy – học

cả ngày, nhà trường sẽ sử dụng có hiệu quả thời gian tăng thêm ở trường, cho phéptriển khai thực hiện chương trình đã được điều chỉnh v à mở rộng Học sinh học ởtrường thực hiện hình thức dạy – học cả ngày sẽ tới trường cả buổi sáng và chiều vàomột số ngày nhất định trong tuần Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ đưa ra thời khoá biểucủa hình thức dạy – học cả ngày khác nhau cho các trường, đó là phương thức T30(30 tiết/tuần) và T35 (35 tiết/tuần) Học sinh các trường học chương trình T30 sẽ đihọc hai ngày cả buổi sáng và chiều, ba ngày còn lại học một buổi sáng hoặc chiều.Học sinh các trường học chương trình FDS T35 sẽ đi học bốn hoặc năm ngày cả buổisáng và chiều

1.3 Chương trình SEQAP có 4 thành phần :

 Thành phần 1: “Cải thiện khung chính sách cho công cuộc chuyển sang

FDS trong giáo dục tiểu học”

 Thành phần 2: “Tăng cường năng lực cho nguồn nhân lực đáp ứng yêu

cầu FDS”

 Thành phần 3: “Hỗ trợ củng cố và tăng cường CSVC, trang thiết bị và

xác định các phương thức hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn đểthực hiện FDS” Thành phần này hỗ trợ việc nâng cấp hoặc xây phònghọc mới và cơ sở hạ tầng trường lớp; bên cạnh đó còn cung cấp c áckhoản chi phí thường xuyên bổ sung cho các trường tiểu học tham giachương trình để chuyển sang FDS có hiệu quả Thành phần này baogồm (i) lương giáo viên ; (ii) cải thiện cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng;(iii) quỹ gửi tới trường dành cho chi phí thường xuyên khi trường mở

rộng hoạt động; và (iv) quỹ gửi tới Hội phụ huynh để hỗ trợ một phần ăn

trưa và những khoản phúc lợi khác để hỗ trợ các gia đình khó khăn nhất tiếp tục đưa con em tới trường

 Thành phần 4: “Điều phối & Quản lí chương trình”.

1.4 Quỹ phúc lợi học sinh là một cấu phần trong thành phần 3 của chương trình

SEQAP

2 Quỹ phúc lợi học sinh là gì?

2.1 Quỹ hỗ trợ này là phần hỗ trợ của SEQAP cho cộng đồng để giúp đỡ nhữnghọc sinh nghèo nhất tiếp tục đi học sau khi tr ường khi trường chuyển sang dạy - học cảngày.

2.2 Mục đích của quỹ là cung cấp thêm nguồn kinh phí dành cho các hoạt độngngoài giáo dục để giúp những học sinh nghèo nhất tiếp tục đi học khi trường tăng

thêm thời gian để chuyển sang dạy - học cả ngày Quỹ phúc lợi học sinh được sử

dụng để hỗ trợ những học sinh nghèo nhất và có hoàn cảnh khó khăn nhất - đặc biệt

là học sinh các dân tộc thiểu số

2.3 Quỹ phúc lợi học sinh được cung cấp cho nhà trường với trách nhiệm quản lý

của Hiệu trưởng và sự tham gia của Ban đại diện cha mẹ học sinh Quỹ hỗ trợ sẽdành cho cả điểm chính và điểm lẻ , Hiệu trưởng nhà trường và Ban đại diện cha mẹhọc sinh có trách nhiệm đảm bảo rằng quỹ này sẽ được sử dụng cho tất cả các điểmtrường có thực hiện mô hình dạy – học cả ngày

2.4 Ban đại diện cha mẹ học sinh sẽ giám sát việc sử dụng Quỹ nhằm đảm bảoQuỹ được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh sẽtham gia vào việc quản lý quỹ Cán bộ kế toán,thủ quỹ của trường có trách nhiệmgiúp Hiệu trưởng, Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh trong việc quản lí quỹ Cácloại sổ sách giấy tờ sẽ được lưu giữ và báo cáo thường xuyên lên Ban Quản lýSEQAP huyện, Phòng Giáo dục và Đào tạo Việc sử dụng quỹ yêu cầu luôn phải có

cả chữ kí của Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh và Hiệu trưởng nhà trường

3 Quỹ có thể sử dụng cho những công việc gì?

3.1 Quỹ phúc lợi học sinh được sử dụng cho các hoạt động “hợp lệ” ở các trường

thực hiện việc dạy - học cả ngày, bao gồm:

 Hỗ trợ bữa ăn trưa cho học sinh có hoàn cảnh khó khăn, học sinh nghèo và

học sinh dân tộc thiểu số khi trường tổ chức dạy - học cả ngày Kinh phí củaquỹ không đủ hỗ trợ miễn phí cho tất cả học sinh mà chỉ có khả năng hỗ trợ bữa

ăn trưa cho một số học sinh nhất định

 Giúp đỡ học sinh người dân tộc thiểu số lớp 1 và 2 trong học tập hiểu cả tiếng Việt và tiếng dân tộc phổ biến nhất bằng cách thuê trợ giảng tiếng dân tộc

người địa phương để giúp cả học sinh và giáo viên trong giao tiếp khi điều kiệncho phép

 Phần thưởng đi học đều cho học sinh người dân tộc thiểu số hoặc học sinh

nghèo nhất (không quá 05 học sinh) đi học 100% số buổi trong học kì trước

Ngoài ra, phần thưởng học tốt cho học sinh người dân tộc thiểu số hoặc học

sinh nghèo nhất trong học kì trước (không quá 03 học sinh)

 Hỗ trợ khẩn cấp thức ăn hoặc quần áo cho những học sinh nghèo nhất trong

giai đoạn khó khăn do thảm hoạ thiên nhiên, tai họa và trong điều kiện thời tiếtkhắc nghiệt

 Các hoạt động khác mà cộng đồng và nhà trường có thể hỗ trợ để chi trả cho

các chi phí ngoài dạy học nhằm giữ các học sinh nghèo nhất ở trường trongkhoảng thời gian tăng thêm do học cả ngày

4 Thế nào là những khoản chi tiêu không hợp lệ?

4.1 Quỹ này chỉ dành cho mục đích cụ thể là hỗ trợ phúc lợi cho học sinh nghèo,

có hoàn cảnh khó khăn và học sinh người dân tộc thiểu số học ở trường chuyển sangdạy – học cả ngày và chỉ dành cho các hạng mục chi tiêu nhất định , ngược lại, nhữnghoạt động không thuộc phạm vi hỗ trợ của quỹ là những khoản chi tiêu “không hợplệ”

4.2 Ví dụ về những khoản chi không hợp lệ trong Quỹ phúc lợi học sinh gồm:

 Trả lương và lương gia tăng cho giáo viên và lãnh đạo nhà trường,

 Trả các khoản thuế và thuế nhập khẩu hàng hóa (nếu có);

 Các hoạt động về chuyên môn cho giáo viên

 Họp phụ huynh học sinh

 Phí xăng xe hoặc đi lại cho nhà trường hoặc ban đại diện cha mẹ họcsinh

 Sửa chữa hoặc xây mới cơ sở hạ tầng trường lớp

 Đưa tiền cho học sinh, phụ huynh hoặc giáo viên (trừ phần thưởng dànhcho học sinh đi học đều và học giỏi)

 Tổ chức những dịp kỷ niệm truyền thống

4.3 Nếu có bất kì khoản chi tiêu “không hợp lệ” nào trong Quỹ phúc lợi học sinh,

Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh và nhà trường phải hoàn trả ngay lập tức, vàtrường có thể sẽ không được nhận tiếp Quỹ hỗ trợ này trong năm tiếp theo

5 Cách lập, phân bổ ngân sách và sử dụng quỹ?

5.1 Hiệu trưởng cần phải làm việc với Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh đểlập kế hoạch và ngân sách cho quỹ (Phụ lục 2) Kế hoạch này sẽ dành cho trườngchính và các điểm trường lẻ thực hiện dạy - học cả ngày và cho cả năm học (hai họckỳ) Kế hoạch cần chỉ rõ những mục tiêu chủ chốt được lãnh đạo nhà trường và Banđại diện cha mẹ học sinh nhất trí thông qua Kế hoạch của Quỹ phúc lợi học sinh sẽ

do cả Hiệu trưởng và Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh ký Thông tin chi tiết vềchuẩn bị lập kế hoạch cho quỹ được trình bày dưới đây

5.2 Nhà trường cần lập kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi học sinh cho những hoạtđộng sau:

a) Cung cấp bữa ăn trưa cho học sinh khi các em ở trường để học cả ngày.b) Khi có một tỷ lệ lớn học sinh người dân tộc thiểu số lớp 1 và 2 chưa đủkhả năng nói tiếng Việt thành thạo, Ban đại diện cha mẹ học sinh có thểthuê trợ giảng tiếng dân tộc có đủ kỹ năng tiếng Việt và tiếng dân tộc cầnthiết để hỗ trợ cả học sinh và giáo viên cùng giao tiếp trong giai đoạnđầu đến trường

c) Hiệu trưởng, Ban đại diện cha mẹ học sinh cần thống nhất danh sách 05học sinh người dân tộc thiểu số và học sinh nghèo có thành tích đi họcđều của học kỳ trước để trao thưởng.

d) Nhà trường và ban đại diện cha mẹ học sinh cũng có thể lựa chọn 03 họcsinh nghèo người dân tộc thiểu số có thành tích học tập nổi bật nhất đểtrao thưởng

e) Ban đại diện cha mẹ học sinh và nhà trường có thể có sự hỗ trợ khẩn cấp

về quần áo hoặc thức ăn cho những học sinh nghèo và khó khăn nhất do

bị thiên tại hoặc tại họa để đảm bảo cho các em có thể tiếp tục đến lớp 5.3 Định mức chi phí mỗi học kì cho kế hoạch sử dụng quỹ như sau:

Biểu 1 Định mức chi phí mỗi học kì của Quỹ phúc lợi học sinh cho trường

2 Trợ giảng tiếng dân tộc

Mỗi người

400,000 đồng/tháng

x 4 tháng/học kỳ = VND 1,600,000/học kỳ

Tối đa là 02 trợ giảng/trường

3

Phần thưởng cho học

sinh đi học đều

Học sinh 200,000 đồng

Không quá 05 phần thưởng mỗi học kì.

5 Thức ăn và quần áo

trong trường hợp khẩn

cấp

Trường 826,000 đồng

Chỉ hỗ trợ trực tiếp cho những học sinh

Tổng cộng mỗi trường 34,000,000 đồng Mức trung bình cho trường có 280

học sinh/kỳ học

5.4 Kinh phí ở cấp tỉnh cho Quỹ phúc lợi học sinh cho một học kỳ sẽ là 34,000,000đồng nhân với số trường tham gia trong tỉnh (ví dụ: trong trường hợp tỉnh có 11 trườngtham gia thì kinh phí của kế hoạch và kế hoạch ngân sách sẽ là 34,000,000 đồng x 11

= 374,000,000 đồng) Việc phân bổ Quỹ phúc lợi học sinh giữa các trường tham gia sẽđược tiến hành trong phạm vi kinh phí theo kế hoạch ngân sách (xem phần 6)

5.5 Không phân bổ riêng lẻ ngân sách chi tiêu Quỹ phúc lợi học sinh quá một năm

tài chính Các hoạt động do nhà trường đề xuất phải thực hiện trong vòng một năm tàichính 25% kinh phí của quỹ chưa sử dụng hết vào cuối năm tài chính (31/12) sẽ đượcchuyển sang năm tài chính tiếp theo để chi trả tổng chi phí của học kỳ 1 mà kết thúcvào 31 tháng 1 Số kinh phí còn lại sẽ được trả lại ngân sách nhà nước Việc phân bổQuỹ phúc lợi học sinh sẽ dựa vào khả năng thực hiện của các trường

5.6 Chương trình sử dụng quỹ hằng năm đã được Hiệu trưởng nhà trường xâydựng và được Ban đại diện cha mẹ học sinh nhất trí sẽ được đưa vào kế hoạch đềxuất FDS của trường và nộp cho Ban Quản lý Chương trình huyện phê duyệt Sau

đó, Ban Quản lý Chương trình huyện (hoặc Phòng GD&ĐT) và Hiệu truởng cùngBan đại diện cha mẹ học sinh ký Thoả thuận về sử dụng quỹ phúc lợi học sinh (Phụlục 1) và kinh phí sẽ được cấp để sử dụng

5.7 Khi kế hoạch và dự toán ngân sách về quỹ được thông qua và kinh phí đã cótrong tài khoản nhà trường (hoặc đã được cấp cho trường), nhà trường có thể tiếnhành sử dụng quỹ theo kế hoạch và dự toán ngân sách đã được th ông qua

5.8 Quỹ phúc lợi học sinh sẽ được giữ riêng biệt trong tài khoản của nhà trường

và không trộn lẫn với những nguồn kinh phí khác của nhà trường Cán bộ kế toán/thủquỹ sẽ hỗ trợ Hiệu trưởng lưu giữ sổ sách của tất cả các khoản chi sử dụng quỹ Kinhphí sẽ được c ấp cho những người sử dụng hoặc các hoạt động trong kế hoạch đãđược phê duyệt theo yêu cầu thanh toán hoặc lệnh chi có chữ kí của Hiệu trưởng vàcủa Trưởng ban đại điện cha mẹ học sinh

6 Quy mô của một gói hỗ trợ ?

6.1 Quỹ phúc lợi học sinh có một mức phân bổ cơ bản , được điều chỉnh theo hai yếu tố: tổng số học sinh của nhà trường và mức nghèo của xã hoặc huyện sở tại.

Ủy ban nhân dân huyện (thông qua Ban quản lý SEQAP huyện/Phòng Giáo dục vàĐào tạo) sẽ điều chỉnh quy mô Quỹ phúc lợi học sinh theo:

i) Nguồn lực có sẵn (Số kinh phí Quỹ được cấp);

ii) Số học sinh

iii) Mức nghèo của xã nơi trường đóng

Biểu 2 Quy mô Quỹ phúc lợi học sinh

Đặc điểm nhà trường Tổng số học sinh thấp Tổng số học sinh cao

Ghi chú: Dấu (-) thể hiện hệ số thấp

Dấu (+) thể hiện hệ số cao

6.2 Mức phân bổ cơ bản hay tiêu chuẩn của Quỹ phúc lợi học sinh được ước

tính cho một trường có 280 học sinh tại một huyện nghèo và tương đương với34,000,000 đồng /học kỳ (68,000,000 đồng/năm học) Việc duy trì, tăng hay giảmquy mô quỹ sẽ được xem xét theo thời gian tùy thuộc vào điều kiện kinh tế xã hộithực tế của địa phương và năng lực cấp vốn của SEQAP

6.3 Hệ số học sinh: HHS: Như đã trình bày, quy mô quỹ sẽ được điều chỉnh theo

tỷ lệ tổng số học sinh của nhà trường Những trường có số học sinh trên mức trungbình sẽ nhận được quỹ hỗ trợ lớn hơn theo tỷ lệ và những trường có số học sinh dướimức trung binh sẽ nhận được quỹ hỗ trợ nhỏ hơn theo tỷ lệ so với mức phân bổ cơbản

HHS = Số học sinh của trường / Số học sinh trung bình của các trường tham gia

6.4 Hệ số nghèo (Hn) : Một số trường nằm tại các xã hoặc huyện nghèo nơi mà

phụ huynh không có đủ nguồn lực tài chính để chi trả cho con em mình tham gia học

cả ngày Những cộng đồng này sẽ nhận được sự hỗ trợ về tài chính nhiều hơn từchương trình cho Quỹ phúc lợi học sinh Hệ số nghèo của trường có 3 loại:

- Các trường tại các xã thuộc chương trình 135: Hn = 1,3

6.5 Hệ số trung bình chung (HTBC) bằng tổng Hệ số học sinh và Hệ số nghèo củaTrường chia cho tổng Hệ số học sinh trung bình (HHSTBvà Hệ số nghèo trung bình

HnTB

- HTBC = (HHS+ Hn)/ (HHSTB+ HnTB)

6.6 Các bước tính toán quỹ cho mỗi trường tham gia tại tỉnh được lựa chọn nhưsau:

Bước 1: Xác định số trường tham gia chương trình trong tỉnh

Bước 2: Tính toán hệ số học sinh cho mỗi trường và hệ số học sinh trung bình

Bước 3: Xác định Hệ số nghèo cho mỗi trường và Hệ số nghèo trung bình

Bước 4: Tính hệ số trung bình chung

Bước 4: Đối với mỗi trường nhân mức phân bổ cơ bản với hệ số trung bình chung

Ví dụ về tính quỹ phúc lợi học sinh:

Tỉnh A có 11 trường tiểu học tham gia Chương trình và có các thông số như sau:

Số TT

Trường tham g

ia

Số học sinh (a)

Mức phân

bổ cơ bản cho mỗi học

kỳ (c)

Hệ số học sinh (d)=(a)/(b)

Hệ số nghèo (e)

Hệ số trung bình chung (h)=(d+e)/(f+g)

Kinh phí Qũy được nhận (triệu đồng)(i)=(c)*(h)

Trung bình

430 (b) 1.00 (f) 1.02 (g) Ghi chú: * Trường thuộc xã 135

6.7 Nhằm tránh sự chênh lệch lớn về Quỹ phúc lợi giữa các trường trong một

huyện/tỉnh tham gia, Sở Giáo dục và Đào tạo có thể đưa ra một mức tối thiểu và

mức trần tối đa của quỹ Trong trường hợp sau điều chỉnh trần mà còn dư kinh phí

của Quỹ, Sở GD&ĐT có thể tiến hành điều chỉnh cho các trường một cách phù hợp

7 Gói hỗ trợ được cung cấp và quản lí như thế nào?

7.1 Nguồn kinh phí của Quỹ phúc lợi học sinh được cung cấp cho trường theo

kênh cấp phát ngân sách của cấp huyện Hiệu trưởng và Trưởng ban đại diện cha mẹhọc sinh sẽ đạ i diện cho nhà trường ký với Ban Quản lý SEQAP huyện (hoặc Phòng

GD&ĐT) một Thoả thuận về Quỹ phúc lợi học sinh hằng năm Kinh phí của Quỹ

phúc lợi học sinh sẽ được chuyển vào tài khoản của trường tại kho bạc nhà nước mỗiHọc kì

7.2 Trong trường hợp trường tiểu học tham gia Chương trình không có tài khoảntại Kho bạc Nhà nước, Quỹ phúc lợi sẽ được chuyển cho Phòng Giáo dục và Đàotạo/Ban quản lý SEQAP huyện sẽ tạm ứng cho nhà trường theo thỏa thuận cấp quỹ.Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ thay nhà trường thực hiện các nhiệm vụ kế toán vàchịu trách nhiệm lấy xác nhận của kho bạc về các khoản chi của quỹ và không giữ lạiphí quản lý ở cấp huyện Cần nhấn mạnh rằng quá trình chuyển vốn này chỉ áp dụngtrong trường hợp trường được nhận quỹ không có tài khoản tại kho bạc nhà nước vàkhông áp dụng cho các trường hợp khác – xem phần 8

7.3 Quản lý Quỹ phúc lợi học sinh

a) Trường tiểu học được nhận quỹ phải bố trí cán bộ kế toán, thủ quỹ(chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) để giúp Hiệu trưởng trong công tácquản lý và sử dụng Quỹ

b) Nhà trường cần phối hợp với Ban đại diện cha mẹ học sinh lập danh sáchhọc sinh thuộc các hộ nghèo (trên cơ sở danh sách hộ nghèo của xã và cóxác nhận của chính quyền xã/thị trấn) được t ài trợ tiền ăn trưa của QuỹViệc xác định danh sách học sinh được tài trợ tiền ăn trưa từ Quỹ phúclợi học sinh phải được hoàn thành trước khi học kỳ mới bắt đầu

c) Học sinh đang được hưởng các chế độ được quy định tại Quyết định112/2007/QĐ-TTg ngày 20/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ về Chínhsách hỗ trợ các dịch vụ, cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân, trợgiúp pháp lý để nâng cao nhận thức pháp luật thuộc Chương trình 135giai đoạn II sẽ không được t ài trợ tiền ăn trưa từ Quỹ phúc lợi học sinh

d) Hằng tháng, nhà trường lập danh sách học sinh được t ài trợ tiền ăn trưa,Ban đại diện cha mẹ học sinh sẽ ký xác nhận trước khi Hiệu trưởng ký,đóng dấu làm cơ sở để quyết toán với các cơ quan quản lý cấp trên theoquy định

e) Trường được cấp Quỹ phúc lợi học sinh sẽ thực hiện chế độ kế toán,quyết toán theo quy định chung và các quy định được hướng d ẫn tại Sổtay hướng dẫn quản lý tài chính của Chương trình SEQAP Trường nhậnQuỹ từ Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ quyết toán với Phòng Giáo dục vàĐào tạo (xem phần 8);

f) Hiệu trưởng và Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh chịu trách nhiệmtrước Phòng Giáo dục và Đào tạo (Ban Quản lý SEQAP huyện) về côngtác quản lí, sử dụng đúng mục tiêu của Quỹ Bất cứ thời điểm nào và bất

cứ chi phí nào từ Quỹ phúc lợi học sinh đều p hải có chữ ký của Hiệutrưởng Kế toán nhà trường hoặc bộ phận tài chính của Phòng giáo dục

và đào tạo sẽ không thực hiện bất cứ sự thanh toán hoặc quá trình chitiêu nào trừ khi có chữ ký của Hiệu trưởng

7.4 Nhiệm vụ và trách nhiệm của Ban đại diện cha mẹ học sinh đối với Quỹ

phúc lợi học sinh như sau:

a) Tham gia các lớp tập huấn hướng dẫn cách lập kế hoạch và quản lí Quỹ doPhòng Giáo dục và Đào tạo (hoặc Ban Quản lý SEQAP cấp huyện) tổ chức

b) Làm việc với lãnh đạo nhà trường và Phòng GD&ĐT – Ban Quản lý SEQAPhuyện để hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch chuyển đổi sang dạy - học cả ngày củatrường bằng việc xác định các hoạt động phúc lợi và hỗ trợ xã hội khi tăng thêmthời gian ở trường

c) Ban đại diện cha mẹ học sinh cần tham gia trong quá trình chuẩn bị kế hoạchcủa nhà trường để giải quyết các vấn đề về phúc lợi cho học sinh nghèo, họcsinh dân tộc thiểu số và hỗ trợ xã hội, những rào cản gây khó khăn khiến họcsinh không đi học đều khi trường chuyển sang dạy - học cả ngày Trọng tâm của

kế hoạch là hỗ trợ cho các học sinh từ những gia đình nghèo nhất , học sinh khókhăn và học sinh các dân tộc thiểu số

d) Sự phối hợp giữa Hiệu trưởng, Ban đại diện cha mẹ học sinh và Trưởng Ban đạidiện cha mẹ học sinh cần theo sát những mục tiêu của Chương trình, Sổ tayhướng dẫn và vân bản Thoả thuận về quỹ hỗ trợ được ký với Ban Quản lýSEQAP huyện (hoặc Phòng GD&ĐT )

e) Ban đại diện cha mẹ học sinh phải đảm bảo cung cấp tất cả thông tin liên quan

về sử dụng quỹ sẽ được thông báo tới cộng đồng Những thủ tục và mẫu cầnthiết cho việc thông báo tới công chúng về Quỹ phúc lợi học sinh được trìnhbày trong phần sau của Sổ tay này (xem Phụ lục 3)

f) Ban đại diện cha mẹ học sinh làm việc với nhà trường (Hiệu trưởng, cán bộ kếtoán/thủ quỹđể đảm bảo rằng các báo c áo được thực hiện đúng tiến độ , chínhxác Báo cáo cuối năm về sử dụng quỹ cần nộp cho Ban Quản lý SEQAP huyện

và Phòng GD&ĐT Những báo cáo này cần nêu rõ tình hình thực hiện và sửdụng Quỹ

7.5 Ban Quản lý chương trình SEQAP huyện (hoặc Phòng GD&ĐT) với sự hỗtrợ của điều phối viên cộng đồng sẽ:

a) Tổ chức tập huấn về Quỹ phúc lợi học sinh cho hiệu trưởng, cán bộ kế toán và

thủ quỹcủa trường, thành viên trong hội phụ huynh

b) Đảm bảo kịp thời đưa ra những kế hoạch và quyết định cần thiết nhằm tránh

sự trì hoãn trong việc chuyển quỹ hỗ trợ tới tài khoản của nhà trường

c) Đảm bảo sẵn sàng cung cấp mẫu về lập kế hoạch, báo cáo kế toán, sổ ghi chép

các hoạt động và hướng dẫn cách thức lưu giữ sổ sách chi tiêu sử dụng Quỹ

8 Các thủ tục tài trợ và những quy tắc về Quỹ

8.1 Thông tin đầy đủ về thủ tục tài chính được cung cấp trong Sổ tay hướng dẫn

quản lí tài chính và Thông tư liên tịch số 15/2010/TTLT-BTC-BGD ĐT ngày29/01/2010 Ban đại diện cha mẹ học sinh cần nghiên cứu những văn bản

này

8.2 Các thủ tục tài chính cho các trường được nhận quỹ có tài khoản tại kho bạc

nhà nước:

a) Nhà trường chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách cho

năm tài chính và nộp cho Ban quản lý SEQAP huyện trước ngày 15 tháng 6(hàng năm) để đưa vào kế hoạch chung của huyện

b) Ngân sách sẽ được phân bổ trực tiếp xuống cấp trường và kinh phí quỹ sẽ

được chuyển vào tài khoản nhà trường theo kế hoạch

c) Kinh phí tạm ứng có thể được giữ tại tài khoản của trường được nhận quỹ

Vào bất cứ thời điểm nào trong năm, nhà tr ường không nên rút tạm ứng vàgiữ tiền mặt vượt quá mức quy định của Bộ tài chính và kho bạc nhà nước.d) Nhà trường phải tuân thủ các quy định kế toán Việc quyết toán sẽ được tiến

hành với kho bạc nhà nước huyện theo quy định

e) Báo cáo tài chính phải được nộ p cho Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban quản lý

SEQAP huyện

8.3 Thủ tục tài chính đối với các trường nhận quỹ mà không có tài khoản tại kho

bạc nhà nước:

a) Nhà trường chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách cho

năm tài chính và nộp cho Ban quản lý SEQAP huyện trước ngày 15 tháng 6(hàng năm) để đưa vào kế hoạch chung của huyện

b) Kinh phí quỹ sẽ được chuyển cho nhà trường thông qua Phòng Giáo dục và

Đào tạo

c) Nhà trường sẽ nhận được kinh phí của quỹ từ Phòng Giáo dục và Đào tạo và

gửi vào tài khoản ngân hàng thương mại hoặc giữ kinh phí như là giữ tiền mặtcủa nhà trường tùy thuộc vào điều kiện của nhà trường

d) Trong trường hợp nhà trường nhận toàn bộ kinh phí trong một lần thì nhà

trường phải tuân thủ những quy định hiện hành của chính phủ về giữ t iền mặt.Nhà trường không nên rút tạm ứng và giữ tiền mặt vượt quá mức quy định của

Bộ tài chính và kho bạc nhà nước

e) Trường tiểu học được nhận quỹ cần phải bố trí ít nhất một thủ quỹ (kiêm

nhiệm hoặc chuyên trách) để hỗ trợ hiệu trưởng quản lý và sử dụng quỹ Việc

bố trí kế toán cũng được khuyến khích

f) Nhà trường sẽ phải tuân thủ các quy định kế toán Việc quyết toán sẽ được

tiến hành với Phòng Giáo dục và Đào tạo

g) Báo cáo tài chính phải được nộp cho Phòng Giáo dục và Đào tạo Ban quản lý

SEQAP huyện

8.4 Kinh phí đã được lên kế hoạch để chi tiêu vào một hoạt động cụ thể , tuynhiên, Hiệu trưởng có thể điều chỉnh sử dụng cho các hoạt động khác nhưng khôngvượt quá 20% của hạng mục chi được quy định trong Quỹ Tuy nhiên khoản kinh phí

đã lập kế hoạch cho ăn trưa sẽ không được phép phân bổ lại Khi phân bổ lại, cần ghiđầy đủ và lưu giữ tất cả các tài liệu có xác nhận và chữ kí của Hiệu trưởng vàTrưởng ban Đại diện cha mẹ học sinh Lí do phân bổ lại cũng cần phải lưu giữ trongbáo cáo hằng năm nộp cho Phòng GD&ĐT

9 Các quy định về đấu thầu cho các quỹ hỗ trợ ?

9.1 Thủ tục mua sắm có nghĩa là Nhà trường nên xem xét ít nhất là 02 bản báo

giá đối với gói mua sắm hàng hóa (nếu có) và cần có 03 hồ sơ (CV) đối với ngườitrợ giảng tiếng dân tộc để chọn một n gười Thông tin hướng dẫn về đấu thầu do cácchuyên gia tư vấn đấu thầu vùng của SEQAP cung cấp và thông qua các hội thảo cáccấp về mua sắm và đấu thầu

10 Giám sát thực hiện Quỹ

10.1 UBND tỉnh thông qua UBND huyện (Ban Quản lý SEQAP huyện) và Phòng

GD&ĐT sẽ giám sát việc phân bổ và sử dụng Quỹ phúc lợi học sinh trong phạm vi

của tỉnh Ban quản lý SEQAP Trung ương thông qua Sở GD&ĐT và PhòngGD&ĐT cũng sẽ giám sát việc phân bổ và sử dụng các quỹ này trong Chương trình.10.2 Việc giám sát Quỹ phúc lợi học sinh được thực hiện như sau:

 Quỹ sẽ do Ban Quản lý chương trình cấp huyện giám sát thông qua việcxét duyệt kế hoạch của các trường tham gia chương trình

 Kết thúc học kì, Ban giám hiệu nhà trường và Ban đại diện cha mẹ họcsinh sẽ nộp báo cáo ngắn gọn về các hoạt động và việc sử dụng quỹ hỗtrợ trong Học kì

 Ban Quản lý SEQAP huyện tổng hợp báo cáo của các trường tham giachương trình có sử dụng quỹ và nộp cho Sở GD&ĐT

11 Báo cáo về sử dụng quỹ hỗ trợ

11.1 Báo cáo của trường về sử dụng Quỹ cần được thực hiện theo Mẫu tại Phụ lục

số 5 của Sổ tay này Hiệu trưởng và cán bộ kế toán/thủ quỹ sẽ cùng làm việc với Banđại diện cha mẹ học sinh để thực hiện kê khai theo mẫu và nộp c ho Ban Quản lýchương trình cấp huyện và Phòng Giáo dục và Đào tạo