Hệ thống quản lý chất lượng qbase

Hệ thống quản lý chất lượng qbase

LỜI MỞ ĐẦU 

Có thể nói yếu tố quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp là chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp cho khách hàng hay nói cách khác uy tín, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào việc sản phẩm của doanh nghiệp có đáp ứng ở mức cao nhất yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất hay không Hiện nay, khi nền kinh tế các quốc gia trên thế giới đều hướng tới xu thế chung là mở cửa hội nhập thì chất lượng chính là công cụ cạnh tranh hữu hiệu của doanh nghiệp Vậy nên, vì sự sống còn của mình và cao cả hơn là vì một cuộc sống chất lượng cho con người, mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cách thức để giải bài toán chất lượng này

Và “Hệ thống quản lý chất lượng” chính là kết quả của nhiều công trình nghiên cứu ở nhiều nước trên thế giới nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp đạt được chất lượng sản phẩm mong muốn mà lại tiết kiệm tối đa chi phí Đặc điểm nổi bật của hệ thống quản lý chất lượng là cung cấp một hệ thống toàn diện cho công tác quản lý, cải tiến mọi khía cạnh liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của mọi bộ phận cũng như cá nhân để đạt mục tiêu chất lượng đề ra

Một trong số những hệ thống chất lượng đã đem lại thành công cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hệ thống quản lý chất lượng Q-base Hệ thống quản lý chất lượng Q-base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế Đặc biệt là áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tạo tiền đề cho các doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường

Chính vì vậy, việc nghiên cứu hệ thống chất lượng này và vận dụng nó vào thực

tế các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam là một vấn đề rất cần thiết Xuất phát từ yêu cầu trên, đề tài nghiên cứu: “Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base” đã được nhóm tìm hiểu để nhằm góp phần hiểu thêm một số cơ sở lý thuyết của hệ thống Q-base và giải quyết vấn đề chất lượng, một vấn đề cần thiết cho các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và các doanh nghiệp ở Việt Nam nói riêng

Trong quá trình tìm hiểu, các thành viên trong nhóm đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài một cách tốt nhất, nhưng cũng không tránh khỏi những sai sót Rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để tài liệu này được hoàn thiện hơn

Nhóm xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Quỳnh Anh đã giúp nhóm hoàn thành tài liệu này

Chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG Q-BASE1.1 Lịch sử hình thành HTCL Q-base.

Nền kinh tế thị trường ngày càng biến động và phức tạp Để tồn tại và phát triển, đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp phải đặt ra cho mình chiến lược

phát triển kinh doanh cho mình đó là việc đảm bảo chất lượng Đảm bảo chất lượng là

cốt lõi của quản trị chất lượng

Để người tiêu dùng có thể mua sản phẩm hay dịch vụ với lòng tin và sự thoải mái về sản phẩm, dịch vụ Đảm bảo chất lượng giống như một lời hứa tạo niềm tin trong tâm trí và đem lại sự thỏa mãn nhu cầu cho người tiêu dùng Vì thế các doanh nghiệp phải cần áp dụng chính sách đảm bảo chất lượng bằng cách áp dụng các mô hình hệ thống quản lý chất lượng sao cho khách hàng tin vào hàng hóa của công ty mình hoặc xa hơn nữa là tin tưởng vào chất lượng của chính bản thân công ty, như vậy khách hàng sẽ yên tâm khi mua sản phẩm, dịch vụ mới Để đáp ứng cho sự cần thiết trên các nhà nghiên cứu chất lượng đã xây dựng nhiều mô hình hệ thống quản lý chất lượng khác nhau để đáp ứng các mục tiêu và qui mô khác nhau Trong số các hệ thống

quản lý này có thể kể đến Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Hệ thống Không sai lỗi (Zezo Defect), Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000.

Mỗi hệ thống nêu trên có mục tiêu và nội dung yêu cầu khác nhau:

• Chẳng hạn hệ thống đảm bảo chất lượng trình bày trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 9002 và ISO 9003 nhằm giới thiệu một mô hình quản lý chất lượng có mục tiêu là đem lại lòng tin cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu

• Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000 đã được thừa nhận và áp dụng trên qui mô toàn cầu Ðến giữa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng ISO 9000

đã được cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định

Tuy nhiên các yêu cầu đề ra trong ISO 9000 có thể quá cao đối với công ty đang mới bước đầu thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng và đặc biệt đối với các

xí nghiệp vừa và nhỏ Nhưng các xí nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng nếu như họ muốn có vị trí trên thương trường Ðể đáp ứng nhu cầu trên, Tổ

chức Telarc của New Zealand đã đưa ra hệ thống quản lý chất lượng có tên gọi là Base Tổ chức Telarc đã hoạt động trong lĩnh vực này kể từ năm 1984 Nó cho thấy

Q-rằng nhiều doanh nghiệp nhỏ đã đấu tranh với các chi phí và kích thước của hệ thống ISO 9000 nhưng gặp một số trở ngại khi thực hiện nó Sau khi nghiên cứu thị trường thích hợp, một chương trình chứng nhận đặc biệt đã được phát triển để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Chương trình này được bắt đầu vào năm 1991, thực sự đã đi vào năm 1994 và đến bây giờ Chương trình này thành công đến nỗi nó

đã lây lan từ New Zealand tới Úc, Châu Á, Châu Âu, và Bắc Mỹ

Hệ thống Q-Base có cùng nguyên lý như ISO 9000 nhưng đơn giản hơn và dễ

áp dụng hơn Kể từ khi hệ thống này được tuyên truyền phổ biến ở Việt nam, nhiều doanh nghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đã đăng ký xin được hướng dẫn xây dựng HTCL Q-Base thông qua các Chi cục Tiêu chuẩn Ðo lường Chất lượng

1.2 Khái quát về Hệ thống chất lượng Q-Base.

1.2.1 Định nghĩa.

Hệ thống chất lượng Q-base là một hệ thống quản lý chất lượng, nó đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế Hệ thống Q-Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng

• Chính sách và chỉ đạo về chất lượng.

• Xem xét hợp đồng với khách hàng

• Kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ

• Kiểm soát tài liệu

• Đào tạo, cải tiến chất lượng

Hệ thống Q-Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Australia, Canada, Thuỵ Ðiển, Ðan Mạch Các nước trong khối ASEAN cũng rất quan tâm đến Q-Base

Hệ thống chất lượng Q-Base chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000 nhưng đang được thừa nhận rộng rãi, làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng

Hệ thống Q-Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO 9000 nhưng đơn giản

và dễ hiểu hơn Hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình ISO 9000, theo ý kiến của nhiều chuyên gia, khó thực hiện và phức tạp, đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ Mặc dù đơn giản và dễ áp dụng, nhưng Hệ thống Chất lượng Q-Base có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một Hệ thống Chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình Nó tập trung vào việc phân công trách nhiệm va giao quyền hạn và khiến cho mọi nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của mình

Hệ thống Q-Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO 9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các công ty lớn hơn đã có giấy công nhận ISO9000 Từng doanh nghiệp có thể vận dụng hệ thống Q-Base theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chất lượng

Đặc biệt, Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q-Base từ tháng 11/95 và ngày 7/6/96, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính thức ký văn bản về việc này Ngoài ra, Telare cũng đang xem xét cho phép Philippines, Inđonesia và Bruney sử dụng tiêu chuẩn Q-Base

Kể từ khi hệ thống này được tuyên truyền phổ biến ở Việt nam, nhiều doanh nghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đã đăng ký xin được hướng dẫn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base thông qua các Chi cục Tiêu chuẩn Ðo lường Chất lượng

Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q-Base, doanh nghiệp có thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO 9000.

• Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong các trường hợp

• Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng

• Chứng nhận của bên thứ ba

1.2.2 Đặc điểm

Để duy trì tồn tại trong hoạt động kinh doanh, công ty phải có một hệ thống quản lý chất lượng tốt Với một hệ thống tốt, sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, nhân viên được cải thiện năng suất, chất thải được giảm thiểu, và sự hài lòng của khách hàng được đảm bảo dẫn đến doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận lớn hơn Q-base là một hệ thống quản lý chất lượng được quốc tế công nhận để triển khai thực hiện các mục tiêu này

• Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Dựa trên nền tảng từ ISO 9002

• Được thừa nhận như là chuẩn mực thế giới để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng

• Mở ra những thị trường mới, vừa mang tính địa phương vừa mang tính toàn cầu

• Đơn giản, dễ thiết lập

• Chi phí, rủi ro thấp

• Vận hành nhanh( ít nhất là 6 tháng)

• Cải thiện chất lượng công ty một cách liên tục

• Làm tăng lợi nhuận của công ty

• Nhân viên vui vẻ làm việc trong môi trường có tổ chức

• Thể hiện bởi chính bạn

• Chứng minh cho khách hàng thấy rằng “Nói những gì bạn làm và làm những gì bạn nói”.

 Q-BASE là một cơ sở dữ liệu cho báo cáo, đánh giá liên tục và là tiêu chuẩn

để đánh giá kiểm tra chất lượng theo:

• CGMP: thực hành tốt sản xuất thuốc theo tiêu chuẩn hiện hành

• GMP: (Good Manufacturing Pratice) Tiêu chuẩn Thực hành sản xuất tốt áp dụng để quản lý sản xuất trong các ngành: dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm…

GMP là một phần của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo kiểm soát các điều kiện về nhà xưởng (cơ sở hạ tầng), điều kiện con người và kiểm soát các quá trình sản xuất để đạt những tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh cung cấp cho người tiêu dùng loại bỏ những nguy cơ

Lợi ích mà GMP mang lại là tạo phương thức quản lý chất lượng khoa học, hệ thống và đầy đủ, giảm các sự cố, rủi ro trong sản xuất, kinh doanh

 GLP: (Good Laboratory Practice ) Hệ thống an toàn chất lượng phòng thí nghiệm là tất cả các hoạt động có hệ thống được hoạch định sẵn và áp dụng theo hệ thống chất lượng, thể hiện những yếu tố thích hợp nhằm đảm bảo độ tin cậy cần thiết đáp ứng được các yêu cầu chất lượng

 ISO 9000: là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO ban hành lần đầu năm 1987, và sửa đổi mới nhất năm 2000, nhằm mục đích đưa ra một mô hình được chấp nhận ở mức độ quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ kể cả dịch vụ hành chính do các cơ quan Nhà nước thực hiện

ISO 9000 tập hợp những kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất đã được thực thi trong nhiều quốc gia trên thế giới từ chính sách chất lượng, thiết kế triển khai sản phẩm và quá trình cung ứng, phân phối, dịch vụ sau khi bán hàng, xem xét, đánh giá nội bộ, đào tạo Đây không phải là tiêu chuẩn cho một sản phẩm cụ thể mà là tiêu chuẩn cho một hệ thống quản lý chất lượng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là công cụ quản

lý, áp dụng nó là áp dụng một công nghệ quản lý tiên tiến

 ISO 17025: ISO đã ban hành tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 “Yêu cầu chung về năng lực đối với phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn” thay thế cho ISO/IEC Guide 25 (TCVN 5958:1995) và EN 45001 Tiêu chuẩn này nêu rõ mục tiêu cho các Phòng thí nghiệm (PTN) mong muốn chứng minh rằng mình có đủ năng lực về kỹ thuật và tổ chức quản lý, hoạt động một cách hiệu quả và có thể cung cấp các kết quả thử nghiệm

và hiệu chuẩn có giá trị về kỹ thuật

 HACCP : (Hazard Analysis and Critical Control Points) có nghĩa là “hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn”, hay “hệ thống phân tích, xác định và tổ chức kiểm soát các mối nguy trọng yếu trong quá trình sản xuất và chế biến thực phẩm”

HACCP là hệ thống quản lý chất lượng dựa trên cơ sở phân tích các mối nguy

và các điểm kiểm soát trọng yếu Đó là công cụ phân tích nhằm bảo đảm an toàn vệ sinh và chất lượng thực phẩm HACCP bao gồm những đánh giá có hệ thống đối với tất cả các bước có liên quan trong quy trình chế biến thực phẩm, đồng thời xác định

những bước trọng yếu đối với an toàn chất lượng thực phẩm Công cụ này cho phép tập trung nguồn lực kỹ thuật, chuyên môn vào những bước chế biến có ảnh hưởng quyết định đến an toàn chất lượng thực phẩm.

• Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá

• Khái quát được toàn bộ quá trình thực hiện

• Là một sự chứng minh các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành của bạn có hiệu quả hay không

1.2.4 Bản chất của Q-Base:

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000, một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí

Telare - tổ chức chứng nhận chất lượng hàng đầu của New Zealand, sau khi nghiên cứu thị trường đã đưa ra hệ thống quản lý chất lượng vẫn sử dụng các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO9000 (chủ yếu là ISO9002 và ISO9003) nhưng đơn giản

và dễ áp dụng hơn Hệ thống này, bao gồm những yêu cầu cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để đảm bảo giữ được lòng tin đối với khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc về dịch vụ, gọi tắt là Q.Base

Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base không đi sâu như ISO9000, mà đòi hỏi những yêu cầu tối thiểu cần có, từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thống Q.Base lên cho phù hợp với yêu cầu của ISO9000 Hệ thống Q.Base rất linh hoạt, từng doanh nghiệp có thể vận dụng theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chất lượng

Hệ thống Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia, Canada, Thụy Điển Q.Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản trị chất lượng, chính sách chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, quá trình cung ứng, kiểm soát nguyên vật liệu, kiểm soát quá trình, kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng

Hệ thống Q.Base tuy chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, nhưng đang được thừa nhận rộng rãi làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng Q.Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang bước đầu hình thành hệ thống quản lý chất lượng

Q.Base có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình Nó tập

trung vào việc phân công trách nhiệm và giao quyền hạn, khiến cho mọi thành viên chịu trách nhiệm về hành động của mình.

Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp có thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO9000 Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các

hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các công ty lớn hơn đã có giấy công nhận ISO9000

PHẦN II: TRIỂN KHAI VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG CHẤT

LƯỢNG Q-BASE2.1 Các điều khoản của hệ thống Q-Base

The Code bao gồm 8 điều khoản, mỗi điều khoản tập trung vào chỉ ra các khía cạnh có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng Sự hiệu chỉnh thường xuyên đã cho phép The Code vững vàng với những thay đổi mang tính triết học của ISO 9001 đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một vài DN bị trì hoãn với những thay đổi trong sự điều chỉnh của môi trường Ví dụ, dòng phiên bản The Code 2001 được xem xét liên tục với mục tiêu của việc giới thiệu một điều khoản bổ sung trong nghề nghiệp, sức khỏe và sự an toàn Đây là câu trả lời trực tiếp cho việc điều chỉnh các yêu cầu về sức khỏe và an toàn trong công việc Act 1992 Điều này được mong đợi là một hiệu chỉnh mới, sớm được thừa nhận trong năm 2005

• Điều khoản 1: Quản lý hệ thống chất lượng: Cái gì cần phải thiết lập, vận

hành và quản lý hệ thống chất lượng của bạn

Công ty phải chỉ định một nhân viên có vai trò như một điều phối hệ thống được ủy quyền và chịu toàn bộ trách nhiệm cho sự đảm bảo chất lượng cho từng phân đoạn công việc cửa tổ chức Người điều phối hệ thống được yêu cầu để đảm bảo rằng tất các các nhân viên phải tuân theo các chính sách và những qui trình về các hướng dẫn chất lượng ở toàn bộ thời gian Anh ta hoặc cô ta cũng phải chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra và không ngừng cải thiện hệ thống quản lý chất lượng Vì The Code không yêu cầu người điều phối hệ thống là một chuyên gia về quản lý chất lượng, vai trò này thường do Giám đốc điều hành hoặc chủ Doanh nghiệp đảm nhiệm

• Điều khoản 2: Kiểm tra những tài liệu phê bình và hồ sơ: Quá trình phải

đồng nhất với nhau và bảo đảm mọi tài liệu liên quan đến chất lượng luôn luôn cập nhật từng ngày và sẵn có đối với những người làm việc với nó

Những tài liệu, kể cả bất kỳ phương pháp nào của việc ghi chép hay thể hiện thông tin là quan trọng để bảo đảm chất lượng của những sản phẩm và dịch vụ, và những hoạt động phù hợp của một công ty Bởi vậy, công ty phải có một hệ thống để đồng nhất và kiểm soát đều tất cả những tài liệu của nó để bảo đảm rằng chỉ những phiên bản hiện hành đang sử dụng 4472862 và không có sự thay đổi không hợp pháp được thực hiện Hệ thống cũng chia sẽ thông tin liên quan tới tất cả những ai mà cần

nó để bảo đảm những quá trình quan trọng được hiểu cẩn thận và thực hiện đúng

• Điều khoản 3: Nhu cầu của khách hàng: Phải có sự kết nối giữa sự mong

đợi của khách hàng và năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp

Một nguồn chính của sản phẩm hay những vấn đề dịch vụ phát sinh từ việc thiếu sự tương tác giữa khách hàng và các nhà cung cấp Vì vậy, công ty phải xem lại tất cả các hợp đồng cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ để đảm bảo rằng các yêu cầu hoặc nhu cầu của khách hàng được hiểu một cách tốt nhất để công ty có khả năng thực hiện các nhu cầu đó Việc áp dụng các nguyên lý giống nhau đến bất kỳ những thay đổi của một đơn đặt hàng, vì vậy các thay đổi đó caanf phải được hiểu một cách đúng đắn

và thông tin đến tất cả các bên liên quan

• Điều khoản 4: Mua hàng: Xác định những nhu cầu của các bạn một cách rõ

ràng tới những những nhà cung cấp phê chuẩn và đảm bảo rằng những gì bạn nhận là những gì bạn đặt hàng và luôn luôn đúng hẹn

Công ty phải có một hệ thống cho việc kiểm tra các tài liệu mua hàng, những thành phần và các dịch vụ hợp đồng phụ Nó phải lựa chọn nhà cung cấp và những người thầu lại không chỉ dựa vào giá mà còn trên cơ sở hoạt động Vì đây là nguyên liệu tới hạn phải được ưu tiên nếu họ không giảm chất lượng hàng hoá và dịch vụ thuộc sở hữu của công ty

Công ty cũng phải giám sát hoạt động của nhà cung cấp và những người thầu lại, và kiểm tra những đơn đặt hàng được giao đúng lúc, đúng số lượng, và đúng với những đặc điểm kỹ thuật

• Điều khoản 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện công việc: Thiết lập tất cả

hệ thống đào tạo để đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo đầy đủ cho công việc họ làm

Nhân viên sẽ được huấn luyện cho công việc họ sẽ làm và nếu cần thiết sẽ được cung cấp với những chỉ dẫn được viết vạch ra cách thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào Sự chỉ dẫn sẽ bao gồm sự tham chiếu đến bất kỳ các tiêu chuẩn, mã vạch và những quy định của nơi áp dụng Một chương trình huấn luyện được thiêt kế một cách đúng đắn sẽ đảm bảo nhu cầu huấn luyện của mỗi người được xác định phù hợp và nhận được phương pháp huấn luyện thích hợp Hơn nữa việc chấp nhận các chỉ dẫn công việc tạo ra những biến đổi nhỏ và những mâu thuẫn trong tiến trình thực hiện

Công việc giám sát và kiểm tra các tiêu chuẩn phụ

Công ty phải có những hoạch định và các qui trình giám sát nguyên liệu thô, thành phần, công việc trong tiến trình, và sản phẩm cuối cùng phải đạt được sự chuẩn hóa và thẩm định của việc đo lường, kiểm tra và giám sát thiết bị theo đúng như kế hoạch Hệ thống cũng cho phép các nguyên liệu và sản phẩm được giám sát vì chúng bám sát qui trình sản xuất đẻ đảm bảo rằng chúng có thể chuyến tới giai đoạn tiếp theo hoặc được chuyển lại vì họ đã tìm thấy những sản phẩm chưa đạt tiêu chuẩn Hệ thống chất lượng cũng sẽ bao gồm những tiến trình cho sự phân chia các sản phẩm có phẩm chất thấp và cả cách sắp xếp các qui trình sản xuất

• Điều khoản 6: Kiểm tra và quản lý những công việc kém tiêu chuẩn

Hình thức hóa những kế hoạch có chất lượng của bạn, thiết lập đo lường, kiểm tra kích cỡ thiết bị Sự thiết lập một quá trình có hệ thống để có thể cải thiện các công việc không phù hợp

• Điều khoản 7: Quản lý sự đổi mới: Làm sao để xử lý chất lượng không tốt

và giải quyết họ sao cho nó không còn xuất hiện Từ đó thiết lập chu trình cải tiến liên tục

Công ty phải có 1 quá trình cho việc đầu tư vào những sản phẩm dưới tiêu chuẩn, sự phàn nàn của khách hàng, hoặc những đặc tính chất lượng để xác định nguyên nhân chính của vấn đề Một nguyên nhân được nó xác định, hoạt động phải được chắn chắn rằng những vấn đề giống nhau hoặc tương tự thì không được lặp lại Chìa khóa của vấn đề là phải tìm ra một giải pháp thường xuyên cho các vấn đề Nó

thường bao hàm việc nhìn thấy trước các dấu hiệu không tốt tại các yếu tố cơ sở góp phần cho vấn đề

• Điều khoản 8: Hiệp hội, công nghiệp và các tiêu chuẩn khác

Không có những yêu cầu đặc biệt dưới điều khoản này Thay vào đó, nó cho

phép quản lý hệ thống được biến đổi phù hợp với nhu cầu riêng của công ty và có thể bao gồm cả những yêu cầu về sức khỏe và sự an toàn

2.2 Phạm vi và những trường hợp áp dụng Q-Base

Hệ thống Q-Base có thể áp dụng rộng rãi cho các lĩnh vực công nghiệp và kinh

tế, đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ Hệ thống Q-Base là lý tưởng đối với các công ty đang chập chững trên con đường chất lượng và những công ty nhỏ là đơn vị cung cấp hay nhận thầu cho các công ty lớn

Một cách tổng quát, hệ thống Q-Base được áp dụng trong các trường hợp:

• Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất

• Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi khách hàng đòi hỏi Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm bảo chất lượng theo Q-Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng

• Chứng nhận của bên thứ 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được

tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức

2.3 Sự cần thiết của Q-Base đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các tổ chức kinh doanh vừa và nhỏ cần chứng nhận chất lượng Q-Base do nhiều nguyên nhân khác nhau:

• Các hợp đồng mà các công ty đang theo đuổi đòi hỏi yêu cầu một sự chứng nhận về điều lệ và tiêu chuẩn chất lượng như là một điều kiện bắt buộc

Giấy chứng nhận chất lượng này có thể cung cấp cho khách hàng một sự tin tưởng vào những dịch vụ được cung cấp bởi những tổ chức đã được cấp giấy chứng nhận chất lượng theo Q-Base

• Sự chứng nhận chất lượng Q-Base là một sự chứng tỏ xác thực rõ ràng của một doanh nghiệp về sự cải tiến liên tục và tập trung vào thoả mãn khách hàng

• Hệ thống quản lý chất lượng này chứng tỏ sự cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp và giúp đỡ những quản lý rủi ro bên trong doanh nghiệp

• Hệ thống quản lý chất lượng này có thể làm gia tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, và bằng cách đó làm giảm đi sự lãng phí trong doanh nghiệp

• Nhiều doanh nghiệp thấy rằng sự chứng nhận chất lượng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp có thể giúp họ gia tăng doanh số, giảm tỉ lệ nhân viên bỏ việc, cải thiện lợi nhuận

2.4 Thiết lập hệ thống Q.base trong tổ chức

2.4.1 Thời gian thiết lập hệ thống

Cho dù bất cứ ở đâu thì mất trung bình khoảng 5-12 tháng Điều đó phụ thuộc vào những hoạt động hiện tại và thời gian bạn có dành cho nó để có được hệ thống Q-Base Chuẩn bị sổ tay chất lượng và bảo đảm rằng nó phản chiếu một cách chính xác

hệ thống kinh doanh của bạn Mong đợi chỉ mất một khoảng thời gian 250 đến 350 giờ cho một người để trải qua một khoảng thời gian 5 – 12 tháng ( sẵn sàng cho sự kiểm soát độc lập bởi bên thứ ba) Nó bao gồm sự chuẩn bị sổ tay chất lượng Q–Base và thiết lập hệ thống

2.4.2 Chi phí để thiết lập hệ thống

Q–Base có mức giá thấp nhất, hoàn toàn được công nhận bởi hệ thống quản lý chất lượng toàn cầu Hiện tại, mức chi phí thấp nhất là 9000 đô la để thực hiện và nhận được chứng chỉ cho toàn hệ thống

• Mức phí bao gồm các khoản sau :

Buổi tọa đàm huấn luyện cho các thành viên mới

 Tài liệu đào tạo

 Sổ tay phát triển chất lượng và đánh giá

 Tư vấn và cung cấp miễn phí trên các website

 Độc lập, giám định bởi bên thứ ba và cấp giấy chứng nhận

 Chi phí chứng chỉ và chi phí đăng ký

Mỗi lần bạn nhận được chứng chỉ, Q–Base tính phí 1, 150 đôla cho phí bảo dưỡng hàng năm Chi phí này bao gồm chi phí cho hai lần đánh giá trên website mỗi năm, bắt đầu sáu tháng sau khi sự kiểm soát chứng chỉ ban đầu của bạn

2.4.3 Các giai đoạn áp dụng Q-base

Hệ thống chất lượng Qbase được áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, là một hệ thống nhưng được vận hành và áp dụng đơn giản Để áp dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện trình tự ba giai đoạn sau:

• Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và lập kế hoạch

 Lãnh đạo công ty xác định rõ vai trò của chất lượng và định hướng hoạt động của công ty

 Lãnh đạo có quyết tâm xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng trong công

• Giai đoạn 2: Xây dựng HTCL và triển khai áp dụng

 Đào tạo cho từng cấp về Hệ thống chất lượng Q-Base và về phương pháp xây dựng các văn bản cho HTCL

 Viết chính sách và mục tiêu CL dựa trên yêu cầu của Q-Base và mục tiêu sản xuất kinh doanh

 Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo các điều của Q-Base

 Viết sổ tay chất lượng của công ty

 Đào tạo về các phương pháp và thủ tục đã được thành lập cho các thành viên có liên quan

 Công bố chính sách CL và chỉ thị của công ty về việc thực hiện các yêu cầu của HTCL Quyết định ngày áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện Có thể

áp dụng thí điểm

 Thử nghiệm Hệ thống mới trong một thời gian

• Giai đoạn 3: Hoàn chỉnh

 Công ty tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của

hệ thống chất lượng

 Công ty đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục

 Công ty có thể nhờ một tổ chức bên ngoài, có là tổ chức chứng nhận, đến đánh giá sơ bộ

 Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục

 Làm đơn xin chứng nhận

2.5 Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base

Đạt được chứng nhận phù hợp Q-Base, các tổ chức có những lợi ích sau đây:

 Cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu;

 Tăng cường kỷ luật lao động

• Lợi ích sâu xa của việc áp dụng hệ thống Q-Base trong doanh nghiệp :

 Đối với Khách hàng : sẽ tin tưởng hơn vào khả năng phân phối sản phẩm

hay dịch vụ của công ty bạn và đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của họ khách hàng sẽ nhận được đơn hàng đúng lúc, mọi lúc mọi nơi Có rất nhiều ví dụ về những công ty dành được những vụ kinh doanh mới nhờ vào hệ thống chất lượng này

 Đối với các nhà quản trị : hệ thống này giúp họ có nhiều thời gian để lên kế

hoạch kinh doanh và tập trung phát triển doanh nghiệp vì nó giúp giảm sự sai sót, thiệt hại, từ đó khách hàng sẽ ít phàn nàn hơn, hình ảnh công ty được nâng cao Khi các nhà quản trị kinh doanh hiệu quả hơn, họ cảm thấy hài lòng, an toàn và phát triển được các mối quan hệ cá nhân tốt đẹp với nhân viên và tự hào về những gì họ đã đạt được

 Đối với nhân viên cũng cảm thấy hài lòng hơn trong công việc khi họ cùng

với các nhà quản trị cùng hướng đến một mục tiêu chung Mỗi người sẽ có những ý tưởng rõ rang hơn về cách thức họ có thể đóng góp để xây dựng mục tiêu này và cùng nhau chia sẽ những thành công họ đạt được

 Đối với những nhà cung ứng: sẽ yên tâm hơn và trung thành với công ty

bạn hơn do nhận thấy được một hiệu suất làm việc cao và thật sự hiệu quả

2.6 Sự cấp phép khi áp dụng Qbase.

Một doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Q-Base vào

hoạt động của doanh nghiệp thì phải được sự chứng nhận của Q-Base thông qua việc cấp phép cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống này Vậy sự cấp phép có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp ?

• Thông báo cho khách hàng biết rằng cấp phép có liên quan với công ty rằng

nó phải thỏa mãn các điều kiện cần thiết của sự cấp phép nhãn hiệu quốc tế cho các điều khoản của Q-Base cho việc thực hiện quản lý chất lượng, đo lường chính xác các tiêu chuẩn nhằm thỏa mãn nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ

• Giấy chứng nhận giúp cho mọi người biết và hiểu rõ về công ty nhiều hơn bạn nói về công ty

• Bởi việc thực hiện hệ thống quản lý Q-Base và việc mời đánh giá một cách độc lập hệ thống quản lý chất lượng của bạn, bạn phải giới thiệu một cách chính thức lời cam kết để đảm bảo rằng những gì khách hàng cần là những gì bạn có

• Để được chứng nhận, hệ thống quản lý chất lượng của bạn phải được thẩm định dựa theo những điều kiện cần thiết của Quy tắc quản lý của Q-Base Quy tắc này dựa trên các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 và chúng thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ

• Để có được sự tin cậy hoàn toàn và được Q-Base chứng nhận, công ty của bạn phải xuất phát từ các bước sau:

 Đưa ra một lời cam đoan chắc chắn tới khách hàng

 Tham gia buổi tọa đàm dành cho những thành viên mới

 Sử dụng các tư liệu đào tạo một cách chi tiết đươc cung cấp bởi Q-Base, và xúc tiến các công việc phát triển liên tục, sự trợ giúp trực tiếp từ Q-Base thông qua hệ thống phát triển đường điện thoại, fax, mail, và kiểm tra, và chuẩn bị sổ tay chất lượng của công ty để làm đúng theo quy tắc quốc tế Q-Base

 Đòi hỏi đội ngũ nhân viên thực hiện đúng theo quá trình ngay từ lúc bắt đầu

 Đăng kí sổ tay chất lượng của công ty cho cơ sở kinh doanh độc lập, được kiểm tra và đánh giá lại bởi bên thứ ba theo Q-Base