Chương trình quản lý nhà sách hoàng hà

Đặc biệt chương trình có giao diện khá phức tạp làm cho người dùng khó khăn trong việc sử dụng và chưa xây dựng khả năng cung cấp thông tin cho nhân viên qua hệ thống internet và chưa cậ

Trường đại học sư phạm Hà Nội 2

Khoa Tin học

**********

Phạm mạnh hùng

Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà

Khoá luận tốt nghiệp đại học

Chuyên ngành: Cử nhân Tin học

Người hướng dẫn khoa học

Th.S Lưu Thị Bích Hương

Lời cảm ơn

Bản khóa luận tốt nghiệp này là bước đầu để em làm quen với công việc nghiên cứu khoa học Trước sự bỡ ngỡ và gặp nhiều khó khăn khi mới làm quen với công tác nghiên cứu, em đã nhận được sự giúp đỡ, động viên của các thầy, cô giáo và của các bạn sinh viên trong khoa Đặc biệt em xin gửi

lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Lưu Thị Bích Hương đã giúp đỡ và hướng

dẫn tận tình để em hoàn thành khóa luận này

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban chủ nhiệm khoa Tin học đã tạo điều kiện cho em có cơ hội để tập dượt với việc nghiên cứu khoa học

Đây là lần đầu tiên em được làm quen với công việc nghiên cứu, nội dung của cuốn khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên

Sinh viên

Phạm Mạnh Hùng

Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan đề tài “Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà”

là kết quả mà tôi đã trực tiếp tìm tòi, nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng tài liệu của một số tác giả Tuy nhiên, đó chỉ là cơ sở để tôi rút

ra được những vấn đề cần tìm hiểu ở đề tài của mình Đây là kết quả của cá nhân tôi, hoàn toàn không trùng với kết quả của các tác giả khác

Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Sinh viên

Phạm Mạnh Hùng

Mục lục

Trang Lời cảm ơn

Lời cam đoan

Mục lục

Lời mở đầu 1

Chương 1: Đặt vấn đề 2

1.1 Lý do chọn đề tài 3

1.2 Đặt vấn đề bài toán 3

1.3 Nhiệm vụ, yêu cầu 4

1.4 Hướng thực thi đề tài 6

1.5 Cấu trúc luận văn 7

Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung 9

2.1 Giới thiệu về Visual Basic 10

2.2 Môi trường lập trình trong VB6 11

2.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 11

2.4 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) 12

2.5 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access 13

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống 15

3.1 Khảo sát hệ thống 16

3.2 Phân tích hệ thống 17

3.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 17

3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng nhập dữ liệu 18

3.2.3 Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng 18

3.2.4 Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu 19

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 22

3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 22

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh 25

3.3.4 Phân tích về dữ liệu 29

3.3.5 Mô hình thực thể liên kết 32

Chương 4: Xây dựng và cài đặt chương trình 33

4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 34

4.2 Thiết kế giao diện 38

Kết luận và hướng phát triển của đề tài 43

Một số tài liệu tham khảo 44

Hướng dẫn cài đặt……… 45

Lời mở đầu

Trong những thập kỉ gần đây, ngành Công nghệ thông tin (CNTT) phát triển một cách nhanh chóng ở Việt Nam ngành CNTT tuy còn non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng nhiều trong các lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Tin học hoá trong công tác quản lí nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, gọn nhẹ và tiện lợi hơn nhiều so với việc làm thủ công quản lí trên giấy tờ như trước Tin học hoá giúp thu hẹp thời gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người

Để đáp ứng những nhu cầu cấp thiết đó, sau một thời gian tìm hiểu và học tập, em đưa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà" nhằm giúp những người công tác trong nhà sách và những người yêu thích tin học hiểu được tầm quan trọng của tin học trong công tác quản lí

Sau một thời gian tìm hiểu, học tập, nghiên cứu và được giúp đỡ tận

tỡnh của Th.s Lưu Thị Bích Hương, em đó hoàn thành được chương trỡnh

này Dự bản thõn đó hết sức cố gắng nhưng việc xây dựng chương trỡnh khụng thể trỏnh sai sút Vỡ vậy, em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của quý thầy cụ và các bạn sinh viên quan tâm để chương trình ngày càng hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

 Nhiệm vụ yêu cầu

 Hướng thực thi của bài toán

 Cấu trúc của luận văn

1.1 Lý do chọn đề tài

Từ lâu bài toán quản lý đã được đặt ra với những yêu cầu vô cùng khắt

khe về độ chính xác và an toàn cho cơ sở dữ liệu của chương trình Chương

trình không những có thể quản lý tốt mà nó còn phải xây dựng một hệ thống

cơ sở dữ liệu vững trắc, có khả năng bảo mật cũng như dự phòng cao

Việc xây dựng một hệ thống quản lý cho các nhà sách với số lượng nhân viên lớn và cơ cấu quản lý lớn là hết sức khó khăn Cũng vì vậy em chỉ tập trung vào tìm hiểu cơ cấu của các nhà sách ở dạng trung bình (nhà sách Hoàng Hà)

Qua khảo sát thực tế tại nhà sách, em nhận thấy hệ thống quản lý của nhà sách chưa được quan tâm nhiều, nhà sách có chương trình quản lý nhưng chương trình chưa tự động được một số khâu trong vấn đề quản lý của mình Đặc biệt chương trình có giao diện khá phức tạp làm cho người dùng khó khăn trong việc sử dụng và chưa xây dựng khả năng cung cấp thông tin cho nhân viên qua hệ thống internet và chưa cập nhật được thông tin qua hệ thống mạng nội bộ của công ty tới những người quản lý công ty, do đó công ty khi thống kê sẽ phải mất rất nhiều thời gian để chờ các báo cáo từ tất cả các phòng ban có liên quan gửi lên, do thời gian sử dụng phần mềm quản lý hiện thời của nhà sách đã khá lâu, không được nâng cấp bảo dưỡng thường xuyên

đã trở nên lỗi thời không phù hợp với thực tế của nhà sách tại thời điểm này

Chính vì vậy em đưa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà"

1.2 Đặt vấn đề bài toán

Việc xây dựng chương trình quản lý nói chung và quản lý nhà sách nói riêng là một vấn đề khó khăn phức tạp Do đó việc tổ chức chương trình sao cho có hiệu quả và hợp lý không phải là đơn giản Muốn chương trình hoạt

Với số lượng hàng hóa thiết bị nhiều, chủng loại phong phú như trong nhà sách Hoàng Hà, nếu không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập hàng hóa Mỗi lần xuất hay nhập hàng (sách, vở, truyện…)

là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập hàng thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà sách Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn

Chính vì vậy khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập hàng hóa dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, tin học hóa quá trình quản lý có thể đưa ra những chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, đã đáp ứng được những yêu cầu cần thiết về mặt quản lý của nhà sách

Quá trình quản lý xuất nhập hàng hóa trong nhà sách bằng máy vi tính, yêu cầu người quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính Khi nhập

dữ liệu vào máy tính, máy sẽ tự động tổng hợp các thông tin như: tình hình xuất, nhập hàng hóa thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp là bao nhiêu, lượng hàng tồn kho trong tháng, trong quý, trong năm, mặt hàng nào đã bán hết, mặt hàng nào chưa hết …

1.3 Nhiệm vụ, yêu cầu

Đây là chương trình quản lý dành cho nhà sách Hoàng Hà một nhà sách

có quy mô vừa và nhỏ, chuyên kinh doanh rất nhiều mặt hàng về sách báo, thiết bị đồ dùng trong trường học, các mặt hàng này được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau và bán cho nhiều khách hàng khác nhau Do đó

 Quản lý thông tin hồ sơ của nhân viên trong nhà sách bao gồm:

họ tên, tuổi, giới tính…

 Quản lý được hàng hóa trong nhà sách như là: mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán được…

 Quản lý được thông tin của các nhà cung cấp hàng hóa cho nhà sách

 Quản lý được thông tin của khách hàng mua hàng tại nhà sách

 Ngoài ra còn giúp cho người sử dụng có thể xem kết quả các báo cáo tổng hợp (như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Chương trình quản lý nhà sách phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Đối với phần quản lý phải đảm bảo luôn kiểm soát được các thông tin

và cập nhật những thông tin mới của từng khách hàng, nhân viên, hàng hóa trong từng tháng, từng quý

+ Đối với phần thông tin ra phải tổ chức thông tin hợp lý, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết và đáp ứng các yêu cầu khi người quản lý muốn thay đổi thông tin Người quản lý cũng như người dùng phải xem được thông tin một cách dễ dàng Chương trình phải đảm bảo độ tối mật cao nghĩa là chỉ có người trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý mới có thể thực hiện việc sửa chữa hay bổ sung trong chương trình

Những chức năng xử lý chính của chương trình bao gồm:

- Chức năng đăng ký tài khoản (danh mục tài khoản, tài khoản đối ứng)

- Chức năng đăng ký danh mục (nhóm hàng, hàng hoá, khách hàng, chứng từ, loại nhập xuất, nhân viên, hình thức thanh toán)

- Quản lý những khoản thanh toán giữa nhà sách với khách hàng và nhà cung cấp, các chi phí bán hàng Lập chứng từ thu, chứng từ chi, báo cáo tổng hợp thu chi và báo cáo quỹ

- Quản lý việc nhập hàng và xuất hàng với các hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm Quản lý tồn kho

Từ đó in ra báo cáo nhập xuất chi tiết, cũng như tổng hợp In báo cáo tồn kho hàng hoá (số lượng tồn và giá trị hàng tồn kho)

- Lập báo cáo doanh thu bán hàng hàng theo ngày, theo từng khách hàng, từng mặt hàng, cũng như tổng hợp doanh thu bán hàng hàng trong tháng

- Lập chứng từ thanh toán công nợ Từ đó đưa ra kết quả báo cáo theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp

- Chức năng bảo mật chương trình và phân quyền

- Chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu

- Chức năng trợ giúp

Từ những yêu cầu trên của hệ thống quản lý, chương trình mà em xây dựng cũng phải đảm bảo được những yêu cầu trên

1.4 Hướng thực thi của đề tài

- Vấn đề phân tích bài toán: Trong đề tài này em phân tích theo phương pháp có cấu trúc, vì các lẽ như sau:

+ Phương pháp có cấu trúc, trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính kinh điển của nó

+ Phương pháp có cấu trúc không cầu kỳ như một số phương pháp khác, dễ áp dụng, nhưng lại rất hữu hiệu

- Vấn đề lựa chọn ngôn ngữ là một vấn đề hết sức quan trọng Hiện nay

có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, Access, Foxpro, SQL Server Song để phù hợp với cách quản lý sinh viên khoa hiện nay và để cho hệ thống phát triển sau này Em đã lựa chọn bộ công cụ Visual Basic 6.0 và hệ quản trị

cơ sở dữ liệu MS Access 2003 để làm ngôn ngữ thiết kế giao diện và thiết kế

 Nhiệm vụ yêu cầu

 Hướng thực thi của bài toán

 Cấu trúc của luận văn

Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung

Nội dung:

 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)

 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

Nội dung:

 Khảo sát hệ thống

Kết luận và hướng phát triển đề tài

Một số tài liệu tham khảo

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)

 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

2.1 Giới thiệu về Visual Basic

Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft, nó đã trải qua nhiều phiên bản và hiện nay là Visual Basic 6.0 Enterprise Edition

Visual Basic (VB) là ngôn ngữ rất mạnh.Ta có thể lập trình để làm

“mọi thứ ” nếu cần Ta cũng có thể khai thác khả năng tự động của VB để viết chương trình thật nhanh, chọn lựa là ở người lập trình Visual Basic đủ linh hoạt để hỗ trợ cho mọi người lập trình

Visual basic có rất nhiều tính năng mới Các điều khiển mới cho phép

ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer VB cho phép ta lập trình

để thêm điều khiển vào đề án tự động và ta có thể tạo ra các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh (ActiveX là sản phẩm của Microsoft cho phép lập trình viên sử dụng các đoạn chương trình có sẵn mà không cần quan tâm chúng có nguồn gốc từ đâu hay là chúng hoạt động như thế nào) Ngoài các điều khiển ActiveX mới và các cải tiến, VB6 cũng cung cấp các tính năng mới trong chính ngôn ngữ của VB Ta có thể thi hành các tác vụ trên đối tượng hệ thống tập tin, tạo điều khiển động lúc thi hành chương trình

VB có thế mạnh trong việc phát triển ứng dụng trên Interner, ta có thể viết các ứng dụng phía máy chủ (server-side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động của Internet Information Server

Visual Basic luôn luôn cho phép sử dụng đồ họa để làm cho chương trình sống động và Microsoft có khả năng đồ họa mở rộng cho nhiều điều khiển Đó là các điều khiển ImageList, ListView, TabStrip có phần mở rộng cho phép sử dụng hình ảnh và biểu tượng để trang trí và minh họa, hay tạo một ảnh nền cho vùng làm việc

cụ để thêm các điều khiển vào các biểu mẫu của đề án Project Explorer hiển thị các đề án mà bạn đang làm cũng như các phần khác của đề án Bạn duyệt

và cài đặt các thuộc tính của điều khiển, biểu mẫu và module trong cửa sổ Properties Cuối cùng, bạn bố trí và xem xét một hoặc nhiều biểu mẫu trên màn hình thông qua cửa sổ Form Layout

Ta có thể xem IDE của VB bằng hai cách: MDI hoặc SDI Hiển thị kiểu MDI cho phép trình bày tất cả các cửa sổ thành phần trong IDE như là các cửa sổ con chứa trong một cửa sổ lớn Trái lại đối với hiển thị kiểu SDI, các cửa sổ thành phần hiển thị một cách độc lập với nhau Không có một cửa sổ chính để chứa và thống nhất các thành phần

2.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

* Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống chứa đựng rất nhiều đối tượng khác nhau được dùng để kết hợp với nhau cho phép ứng dụng truy nhập tới dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

Trong phần nghiên cứu này ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ,

là kiểu cơ sở dữ liệu phổ biến nhất hiện nay Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa

dữ liệu trong bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường Cho phép lấy về các tập hợp dữ liệu con từ bảng Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

Chức năng cơ bản của một cơ sở dữ liệu được cung cấp bởi một bộ máy cơ sở dữ liệu quan hệ, là hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa

và trả về dữ liệu Ta quan tâm là bộ máy cơ sở dữ liệu Microsoft Jet Nó là một hệ thống con được nhiều ứng dụng của Microsoft sử dụng

2.4 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)

Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin Sử dụng các câu truy vấn, ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng Ta còn có thể ép dữ liệu lấy về theo một hoặc nhiều ràng buộc, gọi là các tiêu chí, để hạn chế số lượng lấy về dữ liệu

Các câu truy vấn trong VB chủ yếu dựa trên SQL SQL là giải pháp chuẩn để lấy về dữ liệu hoặc là thao tác với cơ sở dữ liệu, được chia làm 2 loại: các câu lệnh thuộc ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu, các câu lệnh thuộc ngôn ngữ thao tác dữ liệu Trong VB6, ta không bị hạn chế vào việc sử dụng SQL

để tiến hành các câu truy vấn Bất cứ chỗ nào dùng một tham chiếu đến một

Một ứng dụng thực tế của Visual Basic vào việc truy cập cơ sở dữ liệu

sẽ chứa hàng chục, thậm chí hàng trăm câu truy vấn SQL Để dễ bảo trì và sử dụng lại các câu truy vấn mà ta đã tạo, bộ máy cơ sở dữ liệu cho ta khả năng chứa vĩnh viễn định nghĩa của câu truy vấn trong cơ sở dữ liệu Các câu truy vấn chứa trong cơ sở dữ liệu cho phép ta sửa đổi cách hoạt động của chương trình mà không cần sửa lại chương trình Để tạo các câu truy vấn chứa sẵn ta

sử dụng phần bổ xung Visual Data Manager trong VB, hay sử dụng Query Builder của trình Visual Data Manager, hoặc dùng Microsoft Access

2.5 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

2.5.1 Giới thiệu về Access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS - Relational Database Management System) rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ cho hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi lẽ sử dụng gần giống hệt một số phần mềm quen thuộc trong bộ Office như Word, Excel… Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Develoment Tools) Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ đơn giản hơn Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất

Những ứng dụng chính của Access là:

 Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần CSDL còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như Visual Basic, Visual C, Delphi.Net,…)

 Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý quy

mô vừa và nhỏ

Access là hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ chạy trên Windows dùng để quản lý, bảo trì và khai thác số liệu được lưu giữ một cách có tổ chức trong máy vi tính Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoit, Access) Khi cài đặt Microsoft Office thì Microsoft Access tự động cài

2.5.2 Cơ sở dữ liệu trong Access

Các CSDL trong Access là một hệ CSDL quan hệ, tức là dữ liệu được

tổ chức thành các bảng và có các mối quan hệ giữa các bảng Mỗi CSDL được lưu trữ trong một tệp có đuôi là MDB (Microsoft Database) và bao gồm các đối tượng:

+ Table (Bảng dữ liệu): Dùng để tổ chức dữ liệu thành các dòng các

cột, mỗi dòng ứng với một bản ghi (Record), mỗi cột ứng với một trường (Field)

+ Queries (bảng truy vấn): Nhằm lấy thông tin từ một hay nhiều bảng,

có thể kèm thêm điều kiện

+ Form (biểu mẫu): Dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người

dùng mong muốn giống như các mẫu phiếu thông thường

+ Report (báo biểu): Dùng để tạo các báo cáo trình bày đẹp để in Report

còn cho phép tổ chức và trình bày dữ liệu theo nhóm, tính toán, thống kê dữ liệu theo nhóm và cũng dùng để tạo các nhãn

+ Pages (các trang truy nhập dữ liệu): Trang truy nhập dữ liệu là một đối

tượng gộp gồm một tệp HTML và các tệp hỗ trợ (ví dụ hình ảnh kèm theo),

có thể xuất bản trang này trên mạng nội tuyến (Intranet) của công ty và những người dùng khác có thể sử dụng Internet Explore để xem, tìm kiếm, hiệu chỉnh dữ liệu

+ Macro (lệnh vĩ mô): Là một tập hợp được chọn để thực hiện tự động

+ Modules (đơn thể chương trình): Là công cụ lập trình dùng Microsoft

Visual Basic For Applications

+ Group (các nhóm): Một nhóm là tập hợp các shortcut để mở các

Table, Query, Form, Report, Page, Macro, Modul cùng làm nhiệm vụ con nào

đó của bài toán

Hàng ngày các nhân viên phải tiếp nhận rất nhiều các yêu cầu mua hàng của khách hàng Chương trình phải cho phép nhân viên bán hàng lập hóa đơn tính tiền cho khách một cách nhanh chóng Đối với khách mua lẻ thì không cần phải lưu thông tin về khách hàng mà chỉ cần lưu lại hóa đơn của họ

để bộ phận kế toán thống kê Ngoài việc bán lẻ, nhà sách còn bán buôn cho các đơn vị cần mua với số lượng nhiều, các đơn vị này có thể chưa trả tiền ngay, do vậy cần lưu lại thông tin của các đơn vị đó và lập hóa đơn cho họ để

Nội dung

 Khảo sát hệ thống

 Phân tích hệ thống

 Thiết kế hệ thống

vị, bộ phận tiếp nhận đơn hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn đặt hàng Nếu

đủ khả năng đáp ứng đơn hàng bộ phận này sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống Trong thời gian đặt hàng khách hàng có thể gửi thông báo hủy đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc khi quá thời hạn đặt hàng ba ngày mà khách hàng không xác nhận việc mua hàng thì bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng sẽ hủy đơn đặt hàng của khách Mỗi khi hết hàng nhà sách lại nhập hàng mới về từ các nhà cung cấp, tiền hàng có thể thanh toán ngay hoặc không cho nhà cung cấp, khi nhập hàng đều có hóa đơn nhập để bộ phận

kế toán thống kê tình hình mua bán trong nhà sách và để cuối tháng quyết toán, đồng thời phải trình lên ban giám đốc để duyệt Trong nhà sách có hai quầy thu ngân, mỗi quầy được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán hàng, tại mỗi thời điểm có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân Vào cuối ngày bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của nhà sách, tính toán lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hoặc thanh lý hàng tồn nhiều Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, các bộ phận sẽ lập báo cáo, thống kê tình hình bán hàng của nhà sách

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

Xuất hàng

Danh mục hàng hoá

Danh mục khách

hàng Danh mục kho hàng

Danh mục nhóm

hàng Danh mục nhân

viên

Nhập số liệu

- Nhập dữ liệu: Cỏc nhà quản lý và người sử dụng có thể điền những

thông tin liên quan đến hàng hoá, nhân viên, khách hàng… bằng chức năng: thêm, sửa, xoá, ghi dữ liệu tương ứng

- Xuất hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ

kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thì người sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đưa cho khách đến kho nhận hàng

- Theo dõi nhập xuất doanh thu: Cho phép người sử dụng có thể theo

dõi được số lượng hàng hóa đã nhập và xuất theo ngày, theo quý, theo năm

mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập và nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng

- Báo cáo: Báo cáo là những gì mà chúng ta thống kê và hoàn toàn có

thể in ra để tiện theo dõi, một chương trình quản lý nếu không có báo cáo thì

đó là một thiếu xót rất lớn vì nhờ có báo cáo mà nhà quản lý cũng như những người quan tâm đến chương trình có thể theo dõi được kết quả kinh doanh

3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng nhập dữ liệu

Xuất hàng

Nhận đơn đặt hàng Viết phiếu xuất Lập hóa đơn bán

thu Xem tổng hợp lãi

xuất Xem tổng hợp nợ của khách hàng nợ tiền

Hình2: Sơ đồ phân cấp chức năng nhập số liệu

Nhập số liệu: Cỏc nhà quản lý và người sử dụng có thể cập nhập những

số liệu liên quan đến hàng hoá, nhân viên, khách hàng, chứng từ…

3.2.3 Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng

Hình 3: Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng Xuất hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ

kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách Dựa vào đơn đặt hàng của khách người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này

3.2.4 Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu

Hình 4: Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu

Sơ đồ chức năng xem kết quả tổng hợp giúp cho người quản lý cũng như

người sử dụng dễ dàng hơn trong việc xem xét dữ liệu tổng hợp

- Tổng hợp tiền chi: Qua báo cáo tổng hợp bạn có thể thấy rõ hàng tháng

nhà sách phải chi ra bao nhiêu tiền cho mọi hoạt động kinh doanh

- Tổng hợp tiền thu: Qua báo cáo này bạn có thể thấy được nhà sách đã

bán ra bao nhiêu hàng, mặt hàng trong tháng và thu về được bao nhiêu

- Tổng lãi xuất hàng tháng: Thông qua tổng giá trị hàng bán và khoản

thu mà nhà sách thu về trừ đi tổng giá trị hàng nhập trong tháng chúng ta

có thể tính lãi xuất mà nhà sách thu được hàng tháng

- Tổng hợp tiền nợ của khách hàng: Mỗi khách hàng nợ tiền nhà sách

bao nhiêu, nợ tiền mua mặt hàng nào, qua báo cáo này nhà quản lý có thể thấy rõ

- Tổng tiền nợ của nhà sách với nhà cung cấp: Nhà sách nợ bao nhiêu

tiền đối với nhà cung cấp hàng (nhà xuất bản…) chúng ta có thể thống kê qua báo cáo này

Ghi nợ từng người

In doanh thu

In tồn quỹ

Từng mặt hàng vừa nhập

In từng khách hàng trả nợ Từng mặt hàng vừa bán ra

Hình 5: Sơ đồ phân cấp chức năng báo cáo

Qua sơ đồ phân cấp chức năng báo cáo cho phép nhà quản lý cũng như

người sử dụng có cái nhìn chi tiết về từng chức năng của chương trình được thực hiện và in ra báo cáo chi tiết như thế nào Cụ thể:

 Báo cáo ghi nợ từng người: Giúp cho chúng ta không những có thể cập

nhập được thông tin khách hàng vào trong cơ sở dữ liệu mà còn có thể ghi lại những thông tin đó ngay lập tức, chức năng này vô cùng tiện ích

và quan trọng vì nó giúp cho người quản lý có thể xem chi tiết từng khoản nợ của khách hàng và khi họ trả tiền chúng ta chỉ việc đưa hoá đơn đã in sẵn cho họ

 Báo cáo mặt hàng vừa bán: Chức năng in ra ngay báo cáo một mặt

hàng khi chúng vừa được bán giúp cho người sử dụng chương trình có thể lưu lại những hoá đơn đó để dễ dàng tổng hợp và sắp xếp

 Báo cáo từng khách hàng trả nợ: Mỗi khi có một khách hàng đến thanh

toán tiền nợ thì người sử dụng có thể in ngay một hoá đơn để lưu trữ và đưa cho khách rất nhanh chóng và tiện lợi

 Báo cáo từng mặt hàng vừa nhập: In ngay ra một mặt hàng khi chúng

vừa được nhập thêm vào để sau này tiện đối chiếu và theo dõi

 Hoá đơn nhập hàng và hóa đơn xuất hàng: In ra báo cáo này giúp cho

nhà sách cũng như nhà cung cấp nhanh chóng thấy được tổng giá trị của hàng mua hoăc xuất

 In doanh thu: Nhờ có báo cáo này mà ta có thể biết doanh thu của nhà sách bất cứ lúc nào

 In tồn quỹ: Báo cáo này giúp cho nhà quản lý biết quỹ của nhà sách còn

bao nhiêu sau khi đã nhập hàng và bán hàng cùng với các chi phí khác

đã trừ

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu

3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

hàng

0 Quản lý nhà