Công tác tổ chức quản lý của công ty cổ phần và phát triển công nghệ trần gia

Cơ sở sản xuất : Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia là doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, nhập khẩu linh kiến, thiết bị đ

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ nói chung và công nghệ điện tử nói riêng đang tạo ra nhiều cơ hội và thách thức đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này

Hơn thế nữa, trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay cùng với việc Việt Nam

đã trở thành thành viên của WTO thì cũng như nhiều lĩnh vực khác, các doanh nghiệp công nghệ điên tử Việt Nam đang ở trong tư thế chuẩn bị đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ phía các doanh nghiệp nước ngoài

Từ thực tiễn trên em đã quyết định thực tập tại Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia để có thể tìm hiểu và nghiên cứu kỹ hơn về tổ chức và các hoạt động tại công ty để thấy được những kết quả mang lại từ những hoạt động trên đối với công ty

Qua một thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia, với sự hướng dẫn chu đáo, nhiệt tình của ThS Nguyễn Thị Diệu Hiền cùng sự chỉ bảo tận tình của Giám đốc, Phòng hành chính nhân sự, Phòng kinh doanh, em

đã hoàn thành bài báo cáo tổng hợp của mình

Bài báo cáo tổng hợp còn nhiều hạn chế và thiếu xót, em rất mong nhận được

sự góp ý của cô để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG Phần 1 Công tác tổ chức quản lý của Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia

1.Quá trình hình thành và phát triển công ty

1.1. Sơ lược về công ty

Tên công ty: Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia Tên giao dịch Quốc Tế :

Điện thoại : 04.6273.1111 Fax: 04.3211.5741

Gmail :trangia668@gmail.com Địa chỉ trụ sở chính: Số 19/1142 Đê La Thành - Ba Đình - TP Hà Nội

Cơ sở sản xuất : Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia là doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, nhập khẩu linh kiến, thiết bị điện tử Đặc biệt công ty là nhà sản xuất, lắp ráp trực tiếp các thiết bị điện tử được Cục Sở hữu trí tuệ cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hóa số 56592 ngày 25 tháng 08 năm 2008

1.2. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia được thành lập ngày 21 tháng 10 năm 2004 theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0104758472 do sở

Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Bảng 1.2: Danh sách cổ đông sáng lập của công ty

Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia là một trong số rất ít các nhà sản xuất điện tử lớn của Việt Nam Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển công ty không ngừng cải tiến công nghệ sản xuất, nâng cao tay nghề đội ngũ cán bộ công nhân viên, luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến của khách hàng Sản phầm của công ty được người tiêu dùng đánh giá cao Do đó thị trường của công ty không ngừng mở rộng

Giai đoạn 2004-2005 là giai đoạn đầu thành lập khách hàng chủ yếu của công ty là các siêu thị điện máy và các đơn vị khác , và mảng sản phẩm chủ yếu là Thiết kế, chế tạo, sản xuất, mua bán linh kiện điện tử, cụm linh kiện, thiết bị điện, điện tử , sản xuất mặt hàng điện tử điện lạnh cố định vào thị trường tiêu thụ chủ yếu

là thị trường các tỉnh miền Bắc như : Hà Nội, Hà Tây, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nam, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Hòa Bình Thị trường di động của Việt Nam bùng nổ từ cuối năm 2003 và ngày càng tăng trưởng mạnh và đến năm 2009 truyền hình số bắt đầu phát triển mạnh, từ

đó mảng sản sạc pin, đầu thu kỹ thuật số, đầu chảo có tốc độ tăng trưởng ngày càng cao

Cho đến nay công ty đã thiết lập được hệ thống 100 đại lý chiến lược và hơn

1000 đại lý khách hàng nhỏ lẻ trải khắp các tỉnh trên cả nước

2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của công ty.

Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia có một số chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Kinh doanh, xuất nhập khẩu linh kiện, thiết bị điện tử

- Sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện tử

- Xuất nhập khẩu các sản phầm mà công ty kinh doanh

3.Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty

3.1Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia

Giám đốc Phân xưởng Phòng hành chính-nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Kế toán

Chú thích:

Quan hệ trực tuyến

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

Hội đồng quản trị

3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

Trong cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia:Hội đông quản trị,dưới Hội đồng quản trị là Giám đốc công ty, dưới Giám đốc công ty là các phòng bạn” phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng hành chính nhân sự và phân xưởng sản xuất

3.2.1 Hội đồng quản trị

Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ như sau:

- Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty

- Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 40% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty

- Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty

- Phân chia lợi nhuận hoặc đưa ra phương án xử lý lỗ của công ty

- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty

- Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện

- Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty

- Quyết định tổ chức lại công ty.

- Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty

3.2.2 Giám đốc

Giám đốc là người triển khai tổ chức thực hiện, điều hành bộ máy hoạt động nhằm hoàn thành kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm cũng như kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty

 Phạm vi: Quản lý hoạt động của toàn công ty

 Chức năng, nhiệm vụ:

Giám sát hoạt động công ty để bảo đảm hiệu quả sản xuất, chất lượng, dịch

vụ và hiệu quả quản lý

Phát triển và thực hiện các chiến lược để tạo ra nguồn doanh thu cho công ty Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính để xác định tiến độ và trạng thái nhằm đạt mục tiêu và sửa đổi các mục tiêu, kế hoạch phù hợp với điều kiện hiện tại

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch, chiến lược chính sách phát triển công ty

Chịu trách nhiệm hàng ngày trong việc quản lý, giám sát các hoạt động chung của công ty nhằm đạt được tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu hoạt động công ty

Đại diện cho công ty thi hành các chính sách, chiến lược mà công ty đã đề ra

 Quyền hạn:

Kiểm tra, giám sát tiến độ, kết quả công việc của các bộ phận

Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, các chức các chức danh quản lý trong công ty

Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, định hướng phát triển công ty

 Báo cáo và uỷ quyền

Người ủy nhiệm khi vắng mặt: theo chỉ định

3.2.3 Phòng kinh doanh

Tổ chức kinh doanh, nhập khẩu các linh kiện, thiết bị điện tử và kinh doanh các sản phẩm do công ty sản xuất, tiếp cận sản phẩm mới, công nghệ mới tới các đối tượng khách hàng theo yêu cầu của Giám đốc Tổng hợp các kế hoạch kinh doanh, kí kết hợp đồng giao nhận hàng hóa đảm bảo thực hiện đơn hàng nhanh, đúng hạn đạt hiệu quả

 Phạm vi: Phòng kinh doanh

 Chức năng, nhiệm vụ:

Khảo sát và đánh giá thị trường, nghiên cứu xây dựng các phương án kinh doanh nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường, phát triển khách hàng mới

Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của Công ty Đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy và duy trì hoạt động kinh doanh

Có trách nhiệm giám sát, giải quyết các công việc liên quan đến Phòng Kinh doanh

 Quyền hạn:

Tham mưu cho GĐ xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược và kết quả kinh doanh

Trực tiếp tuyển dụng nhân viên kinh doanh thực hiện nghiệm vụ Có quyền đình chỉ công việc và áp dụng hình thức kỷ luật đối với cá nhân vi phạm quy định, nội quy kỷ luật và đề bạt mức xử lý cao nhất lên cấp trên

 Báo cáo và ủy quyền:

Báo cáo trực tiếp Giám đốc

Trưởng phòng ủy quyền cho cấp dưới thực hiện một số công việc khi vắng mặt

3.2.4 Phòng kế toán

Hỗ trợ giám đốc quản lý hoạt động tài chính – kế toán của công ty

 Chức năng, nhiệm vụ:

 Lập báo cáo tài chính thường kỳ (tháng, quý, năm) và đột xuất trình lãnh đạo Công ty phê duyệt và nộp cho các cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm giải trình báo cáo tài chính với lãnh đạo Công ty

 Phân tích cơ cấu và chi phí vốn nhằm báo cáo lãnh đạo công ty về tính hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn và cảnh báo nguy cơ thiếu vốn hay chi phí tài chính của công ty quá cao, trong việc quyết định giá bán sản phẩm và chiết khấu cho các hệ thống phân phối

 Quyền hạn:

Yêu cầu tất cả các bộ phận trong phạm vi đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công việc kế toán và kiểm toán (nếu có)

Ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu báo cáo có liên quan Báo cáo với Giám đốc điều hành hành vi vi phạm luật lệ đã quy định trong quản lý kinh tế, tài chính của bất cứ ai trong đơn vị vi phạm

 Báo cáo và ủy quyền:

Báo cáo cho Giám đốc điều hành định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm Khi trưởng phòng vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện

3.2.5 Phòng hành chính – nhân sự

Là phòng hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức hành chính, đưa ra các quyết định về nhân sự

 Phạm vi: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng hành chính – nhân sự

 Chức năng, nhiệm vụ:

Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng

Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

Xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác hành chính theo yêu cầu của Giám đốc, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ, việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty

 Quyền hạn:

Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do GĐ giao

Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được GĐ uỷ quyền

 Báo cáo và ủy quyền:

Báo cáo cho Giám đốc về công tác hành chính nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Giám đốc giao

Khi trưởng phòng vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện

3.2.6 Phòng kỹ thuật

 Chức năng, nhiệm vụ:

Tham mưu cho GĐ quản lý những lĩnh vực sau:

Quản lý, giám sát kỹ thuật, chất lượng

Quản lý vật tư, thiết bị

Quản lý an toàn lao động

Thực hiện các nhiệm vụ khác do GĐ giao

 Quyền hạn:

Được yều cầu các đơn vị khác trong công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định

Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của công ty vào mục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên

 Báo cáo và ủy quyền:

Báo cáo trực tiếp cho GĐ

3.2.7 Phân xưởng

Phân xưởng thực hiện nhiệm vụ lắp ráp các sản phẩm và sản xuất một số sản phẩm của công ty

 Chức năng, nhiệm vụ:

Quản lý vận hành các máy móc, thiết bị thuộc phân xưởng

Lắp ráp, hoàn thiện và sản xuất các sản phẩm

Theo dõi, thống kê lao động, tiền lương

 Quyền hạn:

Được yêu cầu sự hỗ trợ của các phòng ban, các đơn vị khác trong công ty để hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của xưởng

Đề xuất các biện pháp về công tác an toàn lao động trong lao động sản xuất

 Báo cáo:

Báo cáo trực tiếp cho GĐ

4 Tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

4.1 Quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty của Công ty được thể hiện ở sơ

đồ :

CHẾ BIẾN, LẮP RÁP

Mua nguyên liệu Nhập linh kiện

SẢN PHẨM ĐẠI LÝ Người tiêu dùng

(Nguồn: Phòng kinh doanh )

Sơ đồ 4.1: Quy trình sản xuất tác nghiệp của công ty

Nguyên liệu nhựa và các phụ gia công ty sẽ mua từ các nhà cung ứng trong nước

Các linh kiện và thiết bị điện tử sẽ nhập từ nước ngoài

Nhựa và phụ gia được đưa vào chế biến và ép thành chi tiết sau đó được lắp ráp cũng các chi tiết và linh kiện đã được nhập về trở thành thành phẩm và được hoàn tất và đóng gói thành sản phẩm hoàn thiện Công ty sẽ vận chuyển sản phẩm đến các đại lý và từ đó sản phẩm đến được với người tiêu dùng

4.2 Hoạt động tiêu thụ

Qua gần 10 năm phát triển, Công ty Cổ Phần và phát triển công nghệ Trần Gia đã xây dựng đươc một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước, ổn định và đối tượng khách hàng của công ty là các đại lý, các công ty viễn thông và các công ty điện điện tử điện lạnh Đối tượng khách hàng đại lý sẽ cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng

Vì chưa có phòng marketing riêng nên hoạt động nghiên cứu thị trường được phòng kinh doanh đảm nhận Điều này dẫn đến kết quả đem lại không cao: thống kê cung – cầu không sát với thực tế từ đó làm cho công tác lập kế hoạch tiêu thụ không đem lại hiệu quả như mong muốn

Về chính sách phân phối sản phẩm: công ty tập trung đầu tư nhiều nhất cho thị trường miền Bắc, sau đó khu vực Đông Nam Bộ và khu vực miền Trung (Huế,

Đã Nẵng, Quảng Nam) Công ty đang có kể hoạch mở rộng thị trường ra khu vực các tỉnh Tây Nam Bộ và Duyên hải miền Trung

Công ty chưa đầu tư nhiều cho hoạt động Marketing nói chung và quảng cáo, khuếch trương sản phẩm nói riêng Hoạt động khuếch chương được thực hiện chủ yếu qua các nhân viên kinh doanh của công ty Mặc dù tiết kiệm được chi phí nhưng sản phẩm của công ty không được biết đến rộng rãi từ đó không đẩy mạnh được mức tiêu thụ Công tác quảng cáo, khuếch trương chưa được chú trọng nên thời gian đầu khách hàng chưa biết nhiều đến sản phẩm của công ty Thực tế là vậy nhưng công ty cũng chưa thành lập cho mình những cửa hàng, đại lý của chính công ty mới mục đích giới thiệu sản phẩm đến khách hàng

Công ty bán hàng trực tiếp cho các cửa hàng, các công ty, đại lý Công ty cũng thực hiện bán hàng qua kênh phân phối gián tiếp là các đại lý, siêu thị điện máy

Công ty Cổ Phần PTCN Trần Gia

Cửa hàng bán lẻ Khách hàng doanh nghiệp Người tiêu dùng Siêu thị, đại lý

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Sơ đồ 4.2.a: Hệ thống kênh phân phối của công ty

Hệ thống kênh phân phối của công ty như vậy là tương đối đơn giản Điều này giúp công ty cải thiện được đáng kể chi phí quản lý và bán hàng Tuy nhiên mạng lưới đại lý khách hàng của công ty rải khắp cả nước mà quy mô công ty lại chưa lớn, thêm nữa là việc tổ chức kênh phân phối quá đơn giản như vậy thì công ty gặp phải rất nhiều khó khăn trong quản trị tiêu thụ Cụ thể là:

• Số lượng đại lý lớn nhưng hệ thống quản lý giản đơn nên hệ thống kênh phân phối chỉ phát triển về chiều rộng chứ chưa phát triển theo chiều sâu nên không tạo được sự phối hợp chặt chẽ giữa các thánh viên trong kênh phân phối, giữa các đại lý trong cùng khu vực khi thực hiện chiếm lĩnh thị trường, cạnh tranh

• Việc quan tâm đến các đại lý là không sát sao và không có sự công bằng Điều này tạo thái độ không trung thành của các đại lý với công

ty và sự ganh tỵ, mất đoàn kết giữa các đại lý Xung đột xảy ra sẽ dẫn đến tình trạng hỗn loạn trong kênh, điều này có thể dẫn đến phá vỡ cấu trúc kênh

• Kênh quá đơn giản khiến hoạt động tu thập thông tin trong công tác nghiên cứu thị trường từ các đại lý gặp khó khăn

• Gây khó khăn trong việc đánh giá kết quả hoạt động của các đại lý

Từ đó công ty không xác định được chính xác đại lý nào hoạt động có hiệu quả, so sánh với chi phí đã bỏ ra để xác định hướng đầu tư hay loại bỏ kịp thời

Vì vậy việc cải thiện và hoàn thiện kênh phân phối của công ty là rất cần thiết

Đối với kênh phân phối qua các đại lý đến khách hàng: hệ thống các đại lý được phân chia theo tiêu chí địa lý và thị trường, có nhân viên phụ trách từng thị trường Với mục tiêu mở rộng thị trường, công ty có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hàng hóa theo đúng đơn đặt hàng do nhân viên bán hàng gửi về Để đảm bảo hệ thống phân phối được thông suốt, công ty đã nhận thức được tầm quan trọng trong công tác quản lý Công ty không ngừng kiểm tra giám sát việc thực hiện của các thành viên trong kênh, khuyến khích động viên họ làm cho công việc phân phối