Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán (Giáo trình đào tạo từ xa): Phần 1

Phần 1 giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán (Giáo trình đào tạo từ xa) trình bày nội dung các chương: Những vấn đề lý luận của tổ chức hạch toán kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

VINH, NĂM 20 1

=  =

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP

TH.S HỒ MỸ HẠNH

===  ===

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

( Giáo trình đào tạo từ xa )

VINH, NĂM 20 1

=  =

Phân công biên soạn:

- Ch biên Th.s Hồ Mỹ Hạnh

- Cá á giả:

- Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7

- Ths Nguyễn Hoàng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4

- Ths Nguyễn Thị Thanh Hoà - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8

M ỤC LỤC

Trang

Chương I Những vấn đề lý luận của tổ chức hạch toán kế toán 5

1.1 Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với quản lý doanh nghiệp 5

2.3 Tổ chức hạch toán ban đầu trên một số loại chứng từ kế toán chủ yếu 22

Chương III Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 31

3.1 Các khái niệm cơ bản 31

Chương IV Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 38

Chương V Tổ chức hạch toán các quá trình kinh doanh chủ yếu 64

5.2 Tổ chức hạch toán quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ 79

5.3 Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng và thanh toán với người mua 85

5.3.3 Tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng 88 5.3.4 Tổ chức hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng 90

Chương VI Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 105

6.2.1.Kháiniệm,yêu c u và mục đích của hệ h n báo c o àichính 105

6.2.2.Hệ hố g báo c o àichín hiện hành 106

6.3.1.Kháiniệm,ý ng ĩa yêu c u của hệ h ng báo c o quản rị 110

7.1.2 Căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán 119

7.2.Cá mô hìn ổ chức b máy kế oán 119

7.2.1.Mô hìn ổ chức b máy kế oán ập run 120

7.2.2.Mô hìn ổ chức b máy kế oán p ân án 121

7.2.3.Mô hìn ổ chức b máy kế oán h n hợp 122 7.2.4.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng trong việc tổ chức công tác kế

toán ở đơn vị

123

LỜI NÓI ĐẦU

Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp là môn học chính của sinh viên chuyên ngành kế toán ở các trường đại học kinh tế, đồng thời cũng là những vấn đề cơ bản mà các nhà quản trị, kế toán trưởng doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu để tổ chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý

Với nhận thức đó, giáo trình “ Tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp” được biên soạn theo khung chương trình ngành Kế toán của Trường Đại học Vinh Giáo trình không chỉ là tài liệu cần thiết đối với công tác đào tạo của Trường mà còn hữu ích cho các bạn đọc khác có nhu cầu quan tâm và tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán doanh nghiệp

Để đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của học viên thuộc loại hình đào tạo từ

xa, giáo trình được biên soạn với kết cấu mỗi chương theo chuẩn của Trung tâm Giáo dục

Mở và Từ xa thuộc tổ chức Bộ trưởng giáo dục các nước Đông Nam Á, gồm các phần sau:

- Giới thiệu các tiêu đề chính

- Trình bày mục tiêu chung của chương và mục tiêu cụ thể của từng nội dung trong chương

- Trình bày phần lý thuyết

- Câu hỏi và bài tập vận dụng

Giáo trình “ Tổ chức Hạch toán kế toán doanh nghiệp” do Ths Hồ Mỹ Hạnh chủ biên cùng tập thể các giảng viên thuộc Bộ môn Kế toán, Khoa Kinh tế Đại học Vinh biên soạn:

- Ths Hồ Mỹ Hạnh - Chủ biên và biên soạn chương 5, Mục 1, 2 chương 6, chương 7

- Ths Nguyễn Hoàng Dũng - Biên soạn chương 1,2,3,4

- Ths Nguyễn Thị Thanh Hoà - Biên soạn mục 3 chương 6, chương 8

Tham gia thẩm định giáo trình có PGS TS Đinh Xuân Khoa, PGS TS Nguyễn Đăng Bằng, ThS Nguyễn Đình Thểể, TS Dương Xuân Thao và tập thể giảng viên bộ môn Kế toán, khoa Kinh tế, trường Đại học Vinh

Trong quá trình nghiên cứu, biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng cập nhật những quy định pháp lý mới nhất về kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo nâng cao chất lượng chuyên môn và khoa học của giáo trình, song do xuất bản lần đầu, giáo trình khó tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tập thể tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, của những người sử dụng tài liệu và bạn đọc để giáo trình được sửa chữa bổ sung hoàn thiện hơn trong lần tái bản sau

Xin chân thành cảm ơn

Tập thể tác giả

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN

Chương I gồm bốn nội dung:

1.1 Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán đối với quản lý doanh nghiệp

1.2 Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán

1.3 Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán

1.4 Câu hỏi và bài tập vận dụng

Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung

nhất của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của

tổ chức hạch toán kế toán và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán Mặt khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về đối tượng nghiên cứu của tổ chức hạch toán kế toán cũng như việc vận dụng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về:

- Khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán

- Trình bày đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán

- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán kế toán

- Các n u ên ắ cơ bản ro g ổ chức hạ h oán kế oánn

1.1 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán:

Thông tin kế toán là những thông tin động về sự tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch toán kinh doanh Thông tin kế toán mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra

Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn bao gồm con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin

Hệ thống thông tin kế toán thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong cũng như bên ngoài tổ chức doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tốt là chìa khoá để quản trị có hiệu quả một tổ chức Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chính và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông tin kế toán cung cấp

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản lý doanh nghiệp

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác nhau với chức năng khác nhau Chúng có mối liên hệ ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng các hệ thống thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như: Hệ thống thông tin tài chính; hệ thống thông tin nhân lực; hệ thống thông tin thị trường; hệ thống thông tin sản xuất…

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau và tất cả chúng đều có mối liên hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên Hệ thống thông tin kế toán cung cấp:

Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường

Báo cáo vật tư – tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính… Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo sự vận hành làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

1.2 BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1.2.1 Tổ chức là một chức năng của quản lý

Quản lý: là sự tác động có chủ chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước Quy trình tác động đó được diễn ra theo sơ đồ sau (với 3 thành phần là chủ thể, khách thể và hệ thống thông tin xuôi, ngược)

Chức năng của quản lý:

- Hoạch định: Đó là việc xác định mục tiêu, mục đích; lựa chọn phương án; xây dựng kế hoạch, dự toán…

- Tổ chức: là việc xác định cơ cấu; quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận…

- Điều khiển: là việc thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để hoàn thành một khối lượng công việc nhất định

- Kiểm soát: So sánh, đánh giá; phát hiện những nhân tố tích cực, hạn chế…

Tổ chức với phương diện là chức năng của quản lý là việc hình thành cơ cấu tổ

chức của hệ thống Nó xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng

bộ phận và mối quan hệ của chúng

1.2.2 Khái niệm tổ chức hạch toán kế toán

Kế toán là một nghề nghiệp, đồng thời là một trong những môn khoa học quản lý kinh tế trong đơn vị, cụ thể hơn đó là một công cụ trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính

ở đơn vị Muốn tiến hành hoạt động kinh tế doanh nghiệp đều phải có lượng tài sản nhất định và tài sản của đơn vị luôn luôn vận động trong quá trình hoạt động kinh doanh, sự vận động đó chính là hoạt động kinh tế, tài chính

Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa đối tượng và phương pháp của hạch toán kế toán để ban hành và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các đơn vị hạch toán Đó là việc xây dựng

hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế toán tại đơn vị

Tổ chức hạch toán kế toán có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các công việc của kế toán và chất lượng của những thông tin kế toán cung cấp cho các cấp lãnh đạo và quản lý Nếu tổ chức tốt công tác kế toán thì mọi hoạt động của công tác kế toán sẽ được thực hiện một cách nhanh

Quyết định quản lý

Chủ thể quản lý

Thông tin quản lý Khách thể quản lý

chóng và thông suốt Kế toán sẽ ghi chép phản ánh và cung cấp một cách đầy đủ kịp thời và chính xác các số liệu thông tin kế toán và báo cáo kế toán làm cơ sở, căn cứ cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của doanh nghiệp; nhu cầu thông tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; trình độ trang

bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thông tin Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc đến khi

tổ chức hạch toán kế toán

1.2.3 Nội dung tổ chức hạch toán kế toán

- Thiết lập chế độ kế toán: Là việc xây dựng hành lang pháp lý để tổ chức hạch toán và quy định các phương pháp tạo nên chức năng kế toán trong các đơn vị

Chế độ kế toán bao gồm:

+ Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán

+ Chuẩn mực kế toán: Thiết lập nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi

sổ và lập báo cáo tài chính

+ Chế độ kế toán: là những quyết định và hướng dẫn về kế toán trong 1 lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể

- Tổ chức hạch toán trong các đơn vị kế toán: Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị là

tổ chức việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị đó Song hạch toán kế toán vừa là một môn khoa học, vừa là một nghề nghiệp, vì vậy tổ chức công tác kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán ở đơn vị Để thực hiện điều đó thì nội dung các công việc chủ yếu của việc tổ chức hạch toán kế toán ở các đơn vị bao gồm những nội dung công việc sau:

+ Thiết lập mô hình bộ máy kế toán; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy kế toán; Xác định các phần hành kế toán nằm trong chức năng kế toán của các đơn vị

+ Tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời

+ Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hoá thông tin kế toán

+ Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô

và vi mô Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý nội

bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp

+ Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng

1.2.4 Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán

Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng, phương pháp và các giai đoạn hạch toán kế toán tại đơn vị cơ sở Cụ thể:

+ Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch toán bao gồm:

- Giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ

- Giai đoạn hệ thống hoá theo thời gian và phân loại theo đối tượng cho các chứng

từ đã lập trên bộ sổ kế toán

- Giai đoạn xử lý, chọn số liệu và tiến hành lập các báo cáo kế toán cho quản lý trong nội và cho quản lý các chủ thể bên ngoài (ngân hàng, nhà nước, ngân sách, kho bạc,

cơ quan tài chính, các nhà đầu tư vốn: Cổ đông, trái chủ, các bên liên doanh góp vốn…)

Cần xác định khối lượng công tác kế toán cho mỗi giai đoạn của quá trình hạch toán và phải làm rõ các giai đoạn trên

+ Tổ chức các phần hành kế toán ứng với mỗi loại hoạt động

Phần hành kế toán là thuật ngữ dùng để chỉ ra khối lượng công tác kế toán gắn liền với một đối tượng kế toán cụ thể theo các giai đoạn Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung hạch toán gắn với đặc trưng của đối tượng hạch toán Khối lượng các phần hành sẽ khác nhau ở mỗi đơn vị hạch toán có cùng tính chất hoạt động cũng như không giống nhau về tính chất hoạt động (Đơn vị kinh doanh cùng ngành, khác ngành, đơn vị hoạt động quản lý nhà nước, quản lý ngân sách, quản lý kinh tế công, đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước ) Trong một doanh nghiệp, khối lượng các phần hành kế toán thường bao gồm

- Kế toán vốn bằng tiền

- Kế toán hàng tồn kho

- Kế toán chi phí, giá thành

- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

+ Tổ chức bộ máy kế toán: Là việc lựa chọn mô hình bộ máy kế toán cho phù hợp với đơn vị hạch toán Thông thường tồn tại các mô hình tập trung; nửa tập trung, nửa phân tán; phân tán

1.2.5 Yêu cầu, ý nghĩa, nhiệm vụ của việc tổ chức hạch toán kế toán

1.2.5.1 Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kế toán, tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp và trình độ phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

1.2.5.2 Ý nghĩa của việc tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý

- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý sẽ góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp một cách có hệ thống cho việc quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh, giúp cho các nhà đầu tư, các

cổ đông, các khách hàng… đi đến các quyết định trong đầu tư kinh doanh của mình

- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo cho việc thu nhận hệ thống hoá thông tin đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy cho công tác quản lý kinh tế - tài chính (vĩ mô, vi mô), mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của mình, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

- Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện để thiết lập mối liên

hệ trong phân công lao động khoa học, thực hiện việc sắp xếp các nhân viên kế toán trong đơn vị nhằm thực hiện công việc kế toán một cách thuận lợi, chính xác và nhanh chóng Qua đó giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả, góp phần làm tinh giảm bộ máy quản lý trong đơn vị tăng hiệu suất lao động kế toán

và hiệu lực của bộ máy quản lý

1.2.5.3 Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện

có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở tổ chức

- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ

tổ chức

1.3 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

1.3.1 Nguyên tắc thống nhất

Nội dung của nguyên tắc

- Công tác kế toán của các đơn vị phải tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước

- Phải thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý

- Phải thống nhất về chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý (về loại chỉ tiêu, nội dung, kết cấu, phương pháp tính toán)

- Phải thống nhất trong hệ thống kế toán giữa chế độ chung với việc vận dụng vào thực tế đơn vị hạch toán cơ sở

Tác dụng của nguyên tắc

- Tạo điều kiện để tăng giá trị pháp lý của thông tin kế toán ở các đơn vị kinh tế

- Là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp trong phạm vi từng đơn vị, từng ngành và của cả nước

- Tạo điều kiện để đào tạo cán bộ kế toán

1.3.2 Nguyên tắc phù hợp

Nội dung nguyên tắc

- Chế độ kế toán phải phù hợp với chế độ quản lý tài chính và thông lệ quốc tế

- Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với loại hình hoạt động, quy mô hoạt động

- Tổ chức thông tin kế toán phải phù hợp với mô hình, phương thức và yêu cầu quản trị

- Tổ chức hạch toán ở đơn vị phải có tính chủ động, sáng tạo, tuân thủ quy định chung nhưng không cứng nhắc

- Tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với phương tiện kỹ thuật trang bị cho công tác kế toán

Tác dụng của nguyên tắc

- Tạo ra tính hữu ích của thông tin kế toán đối với nhà quản trị doanh nghiệp

- Là cơ sở để thực hiện nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hạch toán kế toán 1.3.3 Nguyên tắc chuẩn mực

Nội dung nguyên tắc:

Phải đảm bảo các nguyên tắc kế toán trong các chuẩn mực quốc gia và quốc tế về

kế toán, khi vận hành ở các đơn vị

1.3.4 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Nội dung nguyên tắc:

Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp phải sao cho vừa gọn, nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác Vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán kế toán được thể hiện ở việc thực hiện chức năng thông tin

và kiểm tra đối với mọi hoạt động kinh tế – tài chính của doanh nghiệp

1.3.5 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nội dung nguyên tắc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn tài sản của doanh nghiệp, phân công lao động hợp lý Theo nguyên tắc này, tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải tách rời chức năng duyệt thu, duyệt chi với chức năng thực hiện thu, thực hiện chi của cán bộ kế toán không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này Việc tách hai chức năng duyệt chi, duyệt thu với chức năng thực hiện chi, thu chính là cơ sở tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai cán bộ đó

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP

1.4 CÂU HỎI ÔN TẬP

I Câu hỏi ôn tập

1.1 Nêu vai trò hệ thống thông tin kế toán trong tổ chức công tác quản lý

1.2 Tại sao tổ chức hạch toán kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý? Nêu căn cứ để tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán trong đơn vị

1.3 Nêu khái niệm, đối tượng và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán

1.4 Trình bày nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp

1.5 Phân tích nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị

1.6 Trình bày yêu cầu của thông tin kế toán trong doanh nghiệp./

II Các nhận định sau đúng hay sai, giải thích?

2.1 Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị hạch toán 2.2 Khi có sự không thống nhất giữa quyết định, thông tư hướng dẫn và chuẩn mực kế toán thì căn cứ vào quyết định, thông tư để tổ chức hạch toán

2.3 Nguyên tắc chuẩn mực đòi hỏi doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải vận dụng theo hệ thống chuẩn mực quốc tế (IAS)

2.4 Việc ứng dụng phần mềm kế toán ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin kế toán của đơn vị

2.5 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được vận dụng trong tất cả các đơn vị kế toán

2.6 Nguyên tắc thống nhất đòi hỏi doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán căn cứ vào đặc thù của đơn vị

2.7 Vận dụng nguyên tắc thống nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của thông tin kế toán

2.8 Tổ chức hạch toán kế toán là việc vận dụng chế độ kế toán trong đơn vị trên cơ sở các giai đoạn hạch toán và tổ chức bộ máy kế toán

………

TÓM TẮT CHƯƠNG I

- Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế toán tại đơn vị

- Nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm thiếtlập chế đ kế oánn và tổ chức

hạ h oán ro g c c đơn vịkế oán

- Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ bản chất giữa đối tượng, phương pháp và các giai đoạn hạch toán kế toán tại đơn vị cơ sở Cụ thể: Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch toán; Tổ chức các phần hành kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán

- Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp bao gồm tổ chức hợp lý

bộ máy kế toán; xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các

bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan; tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành

- Khi tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị cần phải đảm bảo được các nguyên tắc sau: Nguyên tắc thống nhất; Nguyên tắc phù hợp; Nguyên tắc chuẩn mực; Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU

Chương II gồm năm nội dung:

2.1 Khái niệm và nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu

2.2 Nội dung tổ chức hạch toán ban đầu

2.3 Tổ chức hạch toán ban đầu trên một số loại chứng từ chủ yếu

2.4 Phương hướng hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán

2.5 Câu hỏi và bài tập vận dụng

Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung

nhất của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm khái niệm và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức chứng từ kế toán Mặt khác học viên cũng nắm được các nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán ban đầu Biết được các công việc cần phải làm khi tổ chức hạch toán ban đầu Hiểu được các nội dung cụ thể của từng công việc trong quá trình tổ chức hạch toán ban đầu Từ đó vận dụng kiến thức đã học để thiết lập được danh mục chứng từ kế toán

sử dụng ở một loại hình doanh nghiệp cụ thể Biết cách tổ chức hạch toán ban đầu và thiết lập được chương trình luân chuyển chứng từ kế toán trong các điều kiện cụ thể tại một loại hình doanh nghiệp cụ thể

Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về:

- Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu

- Trình bày các nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu

- Trình bày các nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu

- Tổ chức chứng từ tiền mặt

- Tổ chức chứng từ hàng tồn kho

- Tổ chức chứng từ bán hàng

2.1 KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU

2.1.1 Khái niệm tổ chức hạch toán ban đầu

2.1.1.1 Chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh ở các phòng ban chức năng, cửa hàng, quầy hàng, kho hàng, phân xưởng sản xuất, các bộ phận quản lý của doanh nghiệp Do vậy để thu nhận và xử lý tốt các thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế toán, ở giai đoạn này các nghiệp vụ kinh tế tài chính được sao chụp nhằm thông tin trung

thực về sự vận động của tài sản, nguồn vốn, cũng như sự phát triển của các khoản doanh thu và chi phí Tổ chức tốt hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán

Chứng từ kế toán là những chứng minh về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh

và thực sự hoàn thành Mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ

* Phân loại chứng từ kế toán

- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

+ Chứng từ lao động tiền lương: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương, như: Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng…

+ Chứng từ hàng tồn kho: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về hàng tồn kho (NVL, CCPC, H2, thành phẩm…)

VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL,CCDC…

+ Chứng từ bán hàng gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ như: HĐ bán hàng thông thường, HĐCTTGT, thẻ quầy hàng…

+ Chứng từ tiền tệ: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tiền tệ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, Giầy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền…

+ Chứng từ tài sản cố định: Gồm các chứng từ phản ánh các thông tin ban đầu về tài sản cố định, như biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định …

- Phân loại chứng từ theo mức độ tài liệu phản ánh trên chứng từ kế toán

+ Chứng từ gốc: Phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và địa điểm phát sinh của chúng

VD: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, có

+ Chứng từ tổng hợp: Phản ánh gián tiếp các nghiệp vụ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại (cùng nội dung kinh tế)

- Phân loại theo quy định của nhà nước về chứng từ kế toán

+ Chứng từ bắt buộc: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ, phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ và bắt buộc các đơn vị

phải thực hiện theo đúng những quy định đó VD phiếu thu, phiếu chi

+Chứng từ hướng dẫn: Bộ tài chính quy định nội dung, kết cấu mẫu chứng từ, phương pháp ghi các chỉ tiêu kinh tế tài chính trên chứng từ Tuy nhiên những quy định này không có tính bắt buộc các đơn vị phải thực hiện Các đơn vị có thể bổ sung thêm chỉ

tiêu kinh tế tài chính, hoặc thay đổi kết cấu mẫu chứng từ sao cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị

- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

+ Chứng từ nội sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi phòng kế toán trong đơn vị

kế toán như: Phiếu thu, phiếu chi

+ Chứng từ ngoại sinh: Gồm các chứng từ được lập bởi các đơn vị tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị

VD: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê quỹ, bảng chấm công…

2.1.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác thực hiện Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị

Khái niệm: Tổ chức hạch toán ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp

chứng từ trong việc ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ trong các đơn vị kế toán chứng từ Nói cách khác đó là việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy trình luân chuyển chứng từ nhất định

- Chứng từ hợp pháp: Là những chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh khách quan nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phải được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện

và dấu của đơn vị theo quy định cụ thể của từng loại chứng từ

- Chứng từ hợp lệ: Chứng từ phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có đầy

đủ các yếu tố theo quy định

- Chứng từ hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có phù hợp với hợp đồng, định mức kỹ thuật, giá cả của thị trường

Chế độ chứng từ là những quy định về phương pháp ghi nhận, thể hiện các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành ở các đơn vị kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán Nói cách khác, chế độ chứng từ là cách cụ thể hóa phương pháp chứng từ, là những quy định để tạo ra và sử dụng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ ở các đơn vị kế toán Chế

độ chứng từ gồm:

+ Quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ

+ Quy định về phương pháp lập chứng từ

+ Quy định về luân chuyển chứng từ

+ Quy định về sử dụng, quản lý, phát hành biểu mẫu chứng từ

Y êu cầu chủ yếu tổ chức hạch toán ban đầu trong đơn vị:

- Cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin

về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán

- Cần quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Hướng dẫn

họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

2.1.2 Ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu

- Về mặt quản lý: Dựa vào chứng từ gốc, giúp cho người quản lý có được thông tin

kịp thời, chính xác, đầy đủ để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp

- Đối với công tác kế toán: Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập

báo cáo kế toán

- Về mặt pháp lý: Là căn cứ để xác minh nghiệp vụ kinh tế, để kiểm tra, thanh tra

và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế

2.1.3 Nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu

Các nghiệp vụ tác nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến tính tin cậy của thông tin kế toán, đến chất lượng của công tác kế toán ở các đơn vị, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Vì vậy khi lập chứng từ kế toán hoặc khi kiểm tra, kiểm soát các nghiệp

vụ này cần phải quán triệt các nguyên tắc kế toán cơ bản như:

2.1.3.1 Nguyên tắc thống nhất

Nội dung nguyên tắc

- Xác định thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ chứng từ Bộ tài chính có thẩm quyền xây dựng và ban hành chế độ

- Bộ tài chính phải ban hành chế độ ghi chép ban đầu áp dụng trong các tổ chức kinh tế theo từng lĩnh vực hoạt động

- Bộ tài chính quyết định quyền hạn, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế trong việc in ấn, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ

- Các đơn vị kế toán phải căn cứ vào chế độ ghi chép ban hành chung và quy mô, trình độ tổ chức quản lý để thiết lập hệ thống chứng từ sử dụng trong đơn vị mình

Tác dụng nguyên tắc

- Phát huy vai trò quản lý kinh tế của nhà nước

- Đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà nước và của các đối tượng có lợi ích gắn trực tiếp hoặc gián tiếp với kết quả hoạt động của đơn vị kế toán

- Là cơ sở tạo ra tính thống nhất, tính khách quan của thông tin kế toán

2.1.3.2 Nguyên tắc phù hợp

Nội dung nguyên tắc

- Nhà nước không bao quát toàn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp mà chỉ quy định những chứng từ kế toán thuộc loại nghiệp vụ kinh tế phổ biến trong các doanh nghiệp như mua, bán, thu, chi…

- Các doanh nghiệp được quyền thiết kế các chứng từ đặc thù nhưng phải thông báo cho cơ quan chức năng của nhà nước

Tác dụng nguyên tắc

- Tạo điều kiện để chứng từ kế toán thích hợp với tính đa dạng của đối tượng kế toán ở các doanh nghiệp

- Tạo điều kiện để chuẩn hoá chứng từ kế toán trong đơn vị cơ sở

2.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU

2.2.1 Lựa chọn số lượng và số loại chứng từ

Đó chính là việc xác định các loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán ban đầu và cách thức ghi chép căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính quy định và căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu của việc lựa chọn số lượng, số loại chứng từ:

- Các chứng từ sử dụng cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cũng như yếu tố bổ sung

- Các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi

sổ kế toán

- Chứng từ phải được dựa trên cơ sở kiểu mẫu do nhà nước ban hành

- Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp, kế toán thủ công hay bằng máy

Nội dung lựa chọn số lượng, số loại chứng từ

- Đối với các loại nghiệp vụ kinh tế thông thường đã được chế độ chứng từ kế toán của nhà nước quy định thì căn cứ vào chế độ để lựa chọn tên, nội dung, hình thức của chứng từ

- Đối với những nghiệp vụ kinh tế đặc thù thì doanh nghiệp căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ, các yêu cầu bắt buộc về nội dung của chứng từ kế toán để thiết kế mẫu chứng từ, thông báo cho cơ quan quản lý tài chính biết và đặt in để sử dụng

- Đối với chứng từ kế toán tổng hợp thì căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý loại hoạt động có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đặt tên, thiết kế nội dung, hình thức và đặt in để sử dụng

- Chỉ sử dụng các chứng từ hướng dẫn trong chế độ khi doanh nghiệp thực sự thấy cần thiết

2.2.2 Lập hoặc tiếp nhận chứng từ

Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp tiếp nhận từ bên ngoài vào, thì kế toán phải qua các khâu kiểm tra đạt yêu cầu mới có giá trị pháp lý để hạch toán kế toán Sau khi kiểm tra chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận liên quan để ghi sổ phục vụ cho công tác

kế toán, công tác quản lý

Đối với các chứng từ mà doanh nghiệp lập cho mục đích quản lý và sử dụng Phải quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung thông tin về các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng

từ kế toán, trên cơ sở sử dụng các chứng từ đã được chọn và phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ

Yêu cầu về việc lập chứng từ kế toán

- Phải sử dụng đúng loại chứng từ

- Phải ghi đủ các yếu tố cơ bản, cần thiết trong chứng từ

- Phải lập hoặc ghi bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo lưu trữ theo thời hạn nhất định

- Không được phép tẩy, xoá chứng từ khi có sai sót Trường hợp có sai sót thì phải huỷ và lập chứng từ khác

Nội dung chủ yếu của việc lập chứng từ:

- Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ (bằng tay, máy )

- Xác định thời gian, địa điểm lập chứng từ cho từng loại nghiệp vụ

Chứng từ ban đầu là căn cứ để định khoản, ghi sổ, là căn cứ pháp lý phục vụ cho việc kiểm tra kế toán, thanh tra pháp lý cũng như xác định trách nhiệm vật chất Vì vậy, việc quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung thông tin của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu là điều kiện cần thiết để nâng cao tính chất pháp lý của chứng từ gốc

Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, có nhiều đơn vị trực thuộc thì quy định người chịu trách nhiệm lập hoặc thu nhận chứng từ có ý nghĩa nâng cao chất lượng và độ tin cậy của thông tin trên chứng từ được lập Ngoài ra, đơn vị còn quy trách nhiệm vật chất khi xảy ra sai sót và từ đó có những quyết định tối ưu trong sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

Quy định trách nhiệm cho những người lập chứng từ sẽ làm cho chứng từ có tính pháp lý và tăng khả năng sử dụng thông tin trên chứng từ Thông tin trên chứng từ không

bị sai lệch là điều kiện để ghi sổ kế toán và lập báo cáo phản ánh chính xác thực trạng của đơn vị ở thời điểm lập chứng từ Từ đó có quyết định quản lý hợp lý, khoa học

2.2.3 Kiểm tra chứng từ

Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị Các bộ phận quản lý có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và phòng kế toán của đơn vị có trách nhiệm phải kiểm tra nội dung các nghiệp vụ đã phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo được tính trung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính

mà còn đảm bảo được tính chính xác của số liệu kế toán

Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình riêng phòng kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ kế toán, từng nhân viên kế toán trong kiệc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán ở đơn vị lớn, người ta có thể phân công nhân viên kế toán chuyên trách kiểm tra chứng từ kế toán trước khi chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để ghi

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính ngăn ngừa được những hành vi vi phạm, tham ô, lãng phí

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ Tính hợp lý đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với

dự toán, với hợp đồng; phù hợp với các định mức kinh tế, kỹ thuật; phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng; phù hợp với giá cả thị trường

- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa hành vi gian dối của những người thực hiện các nghiệp vụ này

- Kiểm tra tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Số liệu từ chứng từ kế toán được hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán cần đảm bảo chính xác tuyệt đối, không được có sai số

- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán được thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

2.2.4 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển những chứng từ kế toán cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng của các cán bộ, quản lý trong đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung gian không cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết

- Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng các kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ và ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán) kịp thời theo nhiệm vụ được phân công Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các

bộ phận kế toán trong phòng kế toán

- Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự chuyển chứng từ

kế toán từ khi lập hoặc nhận được đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ phận quản

lý hoặc bán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phản ánh trong công cụ dụng cụ, thời hạn lưu giữ và chuyển chứng từ cho bộ phận kế tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán được kịp thời, phục

vụ tốt cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị

- Tổ chức ghi sổ kế toán gồm các nội dung

+ Phân loại chứng từ theo các phần hành

+ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để hạn chế sai sót; và dễ dàng cho công tác phân công lao động

+ Ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ tổng hợp và chi tiết có liên quan

2.2.5 Bảo quản, lưu trữ chứng từ

Theo quy định tại điều 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36 Nghị định

129/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 31 tháng 5 năm 2004, Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán

Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

Chứng từ kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán

đó Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn

trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng kế toán được tính từ ngày kết thúc

kỳ kế toán năm

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

- Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập tài liệu của Phòng kế toán

- Lưu trữ 10 năm đối với chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính (các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ

kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán); tài liệu liên quan đến thanh

lý tài sản cố định; tài liệu của đơn vị chủ đầu tư; tài liệu liên quan đến việc chia tách, sáp nhập, giải thể doanh nghiệp và các tài liệu khác

- Lưu trữ trên 10 năm hoặc vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng

Đối với chứng từ điện tử:

+ Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài

+ Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết

+ Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định tại các Điều 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35 và Điều 36 của Nghị định 129

Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất

2.3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU TRÊN MỘT SỐ LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỦ YẾU

2.3.1 Tổ chức chứng từ tiền mặt

2.3.1.1 Các nghiệp vụ về tiền mặt và chứng từ kế toán

Nghiệp vụ về tiền mặt

- Nghiệp vụ thu tiền: Thu từ khách hàng trả nợ; thu từ tiền gửi ngân hàng; Thu hồi tạm ứng; thu từ tiền đi vay; từ các khoản khác…

- Nghiệp vụ chi tiền: Chi mua Nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định; thanh toán các khoản nợ, vay; thanh toán công nhân viên, người bán; chi cho vay, các nghiệp

vụ khác

Chứng từ kế toán

- Phiếu thu (mẫu số 01 –TT)

- Phiếu chi (mẫu số 02 –TT)

- Biên lai thu tiền (mẫu số 06 –TT)

- Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý

- Bảng kiểm kê quỹ

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng…

2.3.1.2 Tổ chức lập và luân chuyển phiếu thu

- Chứng từ kế toán

+ Chứng từ nguồn: Phản ánh nguồn gốc từ việc thu tiền như Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, báo Nợ của ngân hàng, giấy thanh toán tạm ứng

- Phiếu thu (mẫu số 01 – TT): là chứng từ phản ánh việc thu tiền khi thu vào quỹ tập trung Phiếu thu do kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt lập, được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần (riêng chữ ký phải ký trực tiếp vào từng bản, không ký trực tiếp trên giấy than) Trong 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 chuyển cho người nộp tiền, liên 3

sử dụng luân chuyển để ghi sổ kế toán

Chương trình luân chuyển phiếu thu:

+ B1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền

+ B2: Kế toán thanh toán hoặc tiền mặt tiến hành lập phiếu thu

+ B3: Thủ trưởng, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu

+ B4: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã được ký duyệt thu tiền, ký phiếu thu, ghi

sổ quỹ

+ B5: Kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu, ghi sổ kế toán

+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu thu

Trường hợp thu tiền với số lượng nhỏ mang tính thường xuyên lặt vặt, để đơn giản hóa thủ tục có thể luân chuyển bước 3 sau bước 5

2.3.1.3 Lập và luân chuyển phiếu chi

- Chứng từ kế toán

+ Chứng từ nguồn: là chứng từ phản ánh mục đích chi tiền như: giấy xin chi tiền (phản ánh nhu cầu chi tiền cho mục đích kinh doanh), lệnh chi tiền (là mệnh lệnh của người có thẩm quyền cho phép chi tiền)

+ Chứng từ thực hiện

Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) do kế toán thanh toán hoặc kế toán tiền mặt lập, nhằm phản ánh số tiền xuất quỹ theo lệnh chi Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng ghi sổ quỹ và sổ kế toán; liên 3 chuyển cho người nhận tiền (chú ý: nếu là ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm xuất quỹ; và liên gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu)

- Chương trình luân chuyển Phiếu chi

+ B1: Người nhận tiền đề nghị chi tiền

+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt việc chi tiền (thủ trưởng ký trước)

+ B3: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi

+ B4: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt phiếu chi

+ B5: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ

+ B6: Kế toán định khoản trên Phiếu chi, ghi sổ kế toán

+ B7: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu chi

Trường hợp chi tiền với số lượng nhỏ, mang tính thường xuyên lặt vặt thì trong chương trình luân chuyển phiếu chi để đơn giản hóa thủ tục có thể chuyển bước 4 ra sau bước 6

2.3.2 Lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho

2.3.2.1 Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho

- Nghiệp vụ nhập hàng: Nhập vật tư, công cụ mua ngoài, nhập vật tư tự sản xuất, thu hồi từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, nhập từ các nguồn khác (nhận góp vốn, cấp phát, biếu tặng, vay mượn…

- Nghiệp vụ xuất hàng: Xuất bán, xuất sử dụng sản xuất kinh doanh, xuất cho vay, mượn, góp vốn, đổi hàng…

2.3.2.2 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập hàng tồn kho

- Chứng từ sử dụng

+ Chứng từ nguồn: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng với người cung cấp; phiếu giao nộp sản phẩm, vật tư tự sản xuất, chế tạo; biên bản kiểm kê vật tư thừa

+ Chứng từ thực hiện:

Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) là chứng từ dùng làm căn cứ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất với người liên quan và ghi sổ kế toán Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập làm 3 liên đối với vật tư, sản phẩm nhập từ phân xưởng (liên 1 lưu tại quyển; liên 2 giao cho người nhập hàng; liên 3 luân chuyển để ghi sổ kế toán), 2 liên đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài

Người lập phiếu nhập kho (Phụ trách cung tiêu) ghi số lượng, chủng loại hàng nhập kho theo yêu cầu, thủ kho ghi số lượng, chất lượng thực tế nhập kho, kế toán vật tư ghi đơn giá, thành tiền của hàng tồn kho

- Chương trình luân chuyển

+ B1: Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hoá, vật tư ,sản phẩm

+ B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần

+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho, phụ trách phòng ký phiếu nhập kho

+ B4: Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lượng thực tế nhập kho, ký phiếu (và chuyển cho người giao hàng ký phiếu), sau đó ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán hàng tồn kho

+ B5: Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết

+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho

Trường hợp mua vật tư, dụng cụ đưa vào trực tiếp sản xuất, kinh doanh không nhập kho, trình tự luân chuyển chứng từ như sau:

+ B1: Người giao hàng đề nghị doanh nghiệp tiếp nhận vật tư, hàng hóa (căn cứ vào hợp đồng ký kết)

+ B2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần

+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất tiếp nhận, kiểm nhận vật tư lập Biên bản kiểm nhập vật tư, sản phẩm

+ B4: Kế toán sau khi tiếp nhận, kiểm tra chứng từ mua hàng, biên bản kiểm nhập

sẽ tiến hành định khoản, ghi vào các sổ kế toán

+ B5: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ chứng từ kế toán

2.3.2.3 Tổ chức chứng từ xuất Hàng tồn kho

- Chứng từ sử dụng

+ Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch sản xuất, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hàng hoá

+ Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)

- Chương trình luân chuyển

+ B1: Người có nhu cầu (Bộ phận sản xuất, phòng cung ứng, bộ phận kinh doanh tiến hành lập phiếu yêu cầu vật tư, sản phẩm, hàng hoá

+ B2: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu vật tư

+ B3: Phòng cung ứng vật tư hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho; phụ trách phòng ký phiếu xuất kho

+ B4: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất, ký phiếu XK (cùng với người nhận hàng), ghi thẻ kho, chuyển phiếu XK cho kế toán hàng tồn kho

+ B5: Kế toán hàng tồn kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để ghi sổ tổng hợp và chi tiết

+ B6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu xuất kho

Chú ý: Nếu Phiếu XK được dùng nhiều lần theo hạn mức thì tại B4, Phiếu XK được luân chuyển như sau: Mỗi lần nhận vật tư, thủ kho ghi số thực xuật mỗi lần lên 2 liên chứng từ, người nhận hàng cầm liên 2 đi nhận tiếp các lần sau Lần cuối cùng chứng

từ được hoàn thành thủ tục, thủ kho lưu lại chứng từ để bàn giao cho kế toán hàng tồn kho

* Chương trình luân chuyển hoá đơn GTGT (trường hợp bán hàng qua kho và thanh toán ngay) Áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

+ B1: Người mua hàng viết giấy đề nghị cung cấp sản phẩm, hàng hoá thông qua hợp đồng mua hàng, cam kết cung cấp hàng hoá

+ B2: Bộ phận cung ứng kinh doanh hoặc kế toán tiêu thụ tiến hành lập hoá đơn GTGT

+ B3: Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký tên

+ B4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (Nếu khách hàng thanh toán ngay) và chuyển Phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền

+ B5: Thủ quỹ thu tiền và chuyển Phiếu cho kế toán thanh toán để ghi sổ

+ B6: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn cho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ

+ B7: Kế toán định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu

+ B8: Kế toán tiến hành bảo quản, lưu giữ hoá đơn

Chú ý: B4 và B5 chỉ thực hiện khi bán hàng thu tiền ngay; B6 không thực hiện nếu doanh nghiệp bán theo phương thức giao tay ba

* Chương trình luân chuyển hoá đơn GTGT (Trường hợp bán hàng theo phương thức chuyển hàng)

+ B1: Ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa

+ B2: Thủ trưởng, kế toán trưởng ký lệnh xuất kho

+ B3: Bộ phận cung ứng tiến hành lập phiếu xuất kho

+ B4: Thủ kho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, chuyển cho người vận chuyển 1 liên, một liên dùng ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ

+ B5: Khi nhận được thông báo của bên mua về việc nhận hàng và chấp nhận thanh toán Phụ trách cung tiêu (phòng kinh doanh) hoặc kế toán tiêu thụ lập Hóa đơn GTGT chuyển cho khách hàng liên 2

+ B6: Kế toán định khoản, ghi sổ, giá vốn, doanh thu

+ B7: Kế toán tiến hành bảo quản, lưu giữ hoá đơn, phiếu xuất kho

2.4 Phương hướng hoàn thiện hạch toán ban đầu

- Cố gắng đơn giản hoá nội dung chứng từ

- Tiêu chuẩn hoá chứng từ

- Hợp lý hoá thủ tục lập và luân chuyển chứng từ nhằm giảm bớt thủ tục xét duyệt nếu không cần thiết

- Giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp hoặc chứng

từ dùng nhiều lần

HƯỚNG DẪN HỌC TẬP

2.5 CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG

I Câu hỏi ôn tập

1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu là gì? Nêu ý nghĩa của tổ chức hạch toán ban đầu

1.2 Phân tích các nguyên tắc tổ chức hạch toán ban đầu

1.3 Trình bày nội dung công việc tổ chức hạch toán ban đầu

1.4 Kế toán cần làm thế nào để đảm bảo tính tin cậy của thông tin kế toán

1.5 Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán? Trình bày nội dung kiểm tra chứng từ kế toán? 1.6 Trình bày luân chuyển chứng từ kế toán cho các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền mặt 1.7 Trình bày chương trình luân chuyển chứng từ cho các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho 1.8 Trình bày chương trình luân chuyển chứng từ kế toán cho nghiệp vụ bán hàng theo phương thức chuyển hàng và bán hàng theo phương thức trực tiếp

1.9 Nêu phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu./

II Bài tập vận dụng

Bài tập 2.1: Các nhận định sau đây đúng hay sai? Giải thích

2.1.1 Doanh nghiệp có thể không sử dụng chứng từ thủ tục trong tổ chức hạch toán ban đầu

2.1.2 Kiểm tra chứng từ kế toán có thể không do bộ phận kế toán đảm nhận, quản lý doanh nghiệp giao cho một bộ phận khác ngoài phòng kế toán

2.1.3 Tác dụng của nguyên tắc phù hợp là nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của chứng từ và tài liệu kế toán

2.1.4 Nguyên tắc nhất quán trong tổ chức hạch toán ban đầu bắt buộc doanh nghiệp phải

sử dụng chứng từ theo đúng mẫu quy định của Nhà nước

2.1.5 Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của chứng từ kế toán

2.1.6 Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng trường hợp bán ngoại tệ 2.1.7 Kế toán không phải ghi rõ hình thức thanh toán trên hóa đơn vì đó là yếu tố bổ sung của chứng từ

2.1.8 Doanh nghiệp không phải lập Phiếu nhập kho trong trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu chuyển thẳng vào phân xưởng sản xuất sản phẩm

Bài tập 2.2: Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ sau :

Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Nghệ An, Ngày 18/03/2010 phát sinh nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt về bán xi măng Hoàng Mai PC400 cho Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công trình 242, theo hóa đơn GTGT số 26470, số xeerri NG/2009B, ngày 18/3/2010 với

số tiền 17.820.000 đồng (Trong đó thuế GTGT 10%) , người nộp tiền: Trần Hồng Thanh

Bài tập 2.3: Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ sau:

Tại công ty CP đầu tư Nhà Nghệ An, Ngày 14/03/2010 chi tiền mặt tạm ứng công tác phí cho nhân viên phòng kế hoạch đi thu mua vật tư theo giấy đề nghị tạm ứng

số 184/3 ngày 14/03/2010 đã được duyệt với số tiền 14.000.000 đồng, người nhận tiền: Nguyễn Đức Nga, Chuyên viên phòng kế hoạch kỹ thuật

Bài tập 2.4: Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ sau:

- Ngày 10/02/2011, Phiếu thu số 334, Khách hàng A đặt trước tiền mua hàng 16.000.000, người nộp tiền: Nguyễn Nam Thu

- Công ty KPN, Địa chỉ: 334 Phạm Ngũ Lão – TP.Hà Tĩnh MST: 1450433422, Ngày 12/02/2011, xuất kho sản phẩm theo phiếu xuất kho số 223 giao cho Công ty vận chuyển

N để bán cho khách hàng A (Địa chỉ: 663 Lê Duẩn – TP.Vinh, MST: 3420132011)

Sản phẩm X: Số lượng: 100 cái; đơn giá: 10.000đ/cái

Sản phẩm Y: Số lượng: 60 bộ; đơn giá: 32.000đ/bộ

Người nhận hàng: Trần Hoài Long, Công ty N

- Ngày 15/02/2011, Khách hàng A chấp nhận thanh toán toàn bộ số hàng trên, với đơn giá: SP X: 18.000đ/cái; SP Y: 50.000đ/bộ, Công ty lập hóa đơn GTGT số hiệu 1123, ký hiệu KB/2011T giao cho khách hàng A

Bài tập 2.5: Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ sau:

- Công ty XYZ, địa chỉ: 666 Hồng Bàng – TP.Vinh, Ngày 22/03/2011 mua và nhập kho một số nguyên vật liệu của Công ty ABC, Địa chỉ: 561 Trần Phú - TP.Vinh, gồm:

Người giao hàng: Trần Hoàng Nam, Công ty vận chuyển KVC

Theo HĐ GTGT số 123, ký hiệu AB/2011K, ngày 20/03/2011

BB kiểm nghiệm số 121, ngày 22/03/2011 vật liệu đúng quy cách, đủ nhập tại kho

C Nga

- Chi phí vận chuyển vật liệu trên cả thuế GTGT 10%: 4.400.000đ do công ty XYZ chịu theo hóa đơn GTGT số 332, ngày 22/03/2011

Bài tập 2.6: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ sau:

Công ty XYZ, Địa chỉ: 522 Nguyễn Du – TP.Vinh, ngày 12/3/2011 chi tiền cho cán bộ tạm ứng mua nguyên vật liệu

Người nhận tiền: Nguyễn Hữu Hảo, địa chỉ: phòng kinh doanh

Số tiền: 12.000.000đ

Kèm theo đề nghị tạm ứng số 12/3 đã được giám đốc ký duyệt

Bài tập 2.7: Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ sau:

Công ty Xi măng Hoàng Mai mua và nhập kho Đá vôi của công ty TM Quảng Trị, theo hóa đơn GTGT số 03929, ngày 03/01/2010, số lượng: 1.320 m3 giá mua chưa thuế 110.000 đồng/M3, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt 2.640.000 đồng theo phiếu chi số 349 cùng ngày

TÓM TẮT CHƯƠNG 2:

- Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không

hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác thực hiện Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị

- Tổ chức hạch toán ban đầu là việc tổ chức, vận dụng phương pháp chứng từ trong việc ghi chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ trong các đơn vị kế toán

- Nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu gồm: lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ; Tiến hành lập hoặc tiếp nhận chứng từ; Kiểm tra chứng từ; Luân chuyển và ghi

sổ kế toán; Bảo quản và lưu trữ chứng từ