phân tích chu trình doanh thu, chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn nhân kiến văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANHPHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

NHÂN KIẾN VĂN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán – Kiểm toán

Mã số ngành: 52340302

12-2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

HUỲNH KIM THẠCH MSSV: 4115436

PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

NHÂN KIẾN VĂN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TRẦN KHÁNH DUNG

12 - 2014

LỜI CẢM TẠ

Qua bốn năm ở Trường Đại học Cần Thơ, em luôn được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của thầy cô, đặc biệt là Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em về lý thuyết cũng như về thực tế trong suốt thời gian học tập ở trường Cùng với sự nổ lực của bản thân, em đã hoàn thành chương trình học của mình

Trước tiên em xin tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu Trường Đại học Cần Thơ, cùng với tất cả các Thầy Cô Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để em làm hành trang bước vào đời, đặc biệt là cô Trần Khánh Dung người trực tiếp hướng dẫn tận tình để em hoàn thành bài báo cáo này

Và em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Ban Giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn, cùng tất cả các anh chị phòng kế toán đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp số liệu để em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian tìm hiểu chưa sâu, chắc chắn bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp của Quý thầy cô và Ban Giám đốc công ty giúp em khắc phục được những thiếu sót và khuyết điểm

Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô Trường Đại học Cần Thơ và các anh chị công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn sức khỏe, thành công trong công việc và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày tháng năm 2014

Sinh viên thực hiện

Huỳnh Kim Thạch

TRANG CAM KẾT

Tôi cam đoan rằng đề tài này do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập

và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào

Cần Thơ, ngày tháng năm 2014

Sinh viên thực hiện

Huỳnh Kim Thạch

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Ngày tháng năm 2014

Thủ trưởng đơn vị

(đóng dấu, ký tên)

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian nghiên cứu 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

CHƯƠNG 2 CƠ SƠ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1 Hệ thống thông tin 3

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán 5

2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán tài chính 7

2.1.4 Hệ thống thông tin quản trị 8

2.1.5 Phân tích hệ thống thông tin kế toán 8

2.1.6 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 13

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 15

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 15

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 15

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 16

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 16

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 16

3.2.1 Ngành nghề kinh doanh 16

3.2.2 Đặc điểm kinh doanh 16

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 17

3.4 BỘ MÁY KẾ TOÁN 19

3.4.1 Sơ đồ tổ chức 19

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán 24

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH 27

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 34

3.6.1 Thuận lợi 34

3.6.2 Khó khăn 35

3.6.3 Mục tiêu 35

3.6.4 Phương hướng phát triển 35

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 36

4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 36

4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ 36

4.1.2 Các thủ tục kiểm soát của công ty 38

4.1.3 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ 39

4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 39

4.2.2 Nhận xét chung về chu trình doanh thu 57

4.2.3 Kiểm soát chu trình doanh thu 61

4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 63

4.3.1 Tổ chức và xử lý nghiệp vụ chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn 64

4.3.2 Nhận xét chung về chu trình chi phí 77

4.3.3 Kiểm soát chu trình chi phí 80

4.4 ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRISOFT TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

NHÂN KIẾN VĂN 83

4.4.1 Quy trình kế toán 83

4.4.2 Ưu nhược điểm của phần mềm 84

4.4.3 Kiểm soát khi sử dụng phần mềm 85

CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 87

5.1 ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 87

5.1.1 Ưu điểm 87

5.1.2 Nhược điểm 87

5.2 ĐÁNH GIÁ VỀ CHU TRÌNH DOANH THU, CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN 88

5.2.1 Ưu điểm 88

5.2.2 Nhược điểm 88

5.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 89

5.4 GIẢI PHÁP CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ 89

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 91

6.1 KẾT LUẬN 91

6.2 KIẾN NGHỊ 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

PHỤ LỤC 93

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn

Nhân Kiến Văn trong giai đoạn 2011-2013 28

Bảng 3.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn trong quý 1&2 năm 2013 và quý 1&2 năm 2014 32

Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn ( phụ lục số 1) 36

Bảng 4.2: Các chứng từ, báo cáo sử dụng trong chu trình doanh thu 59

Bảng 4.3: Rủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 61

Bảng 4.4: Các chứng từ, báo cáo sử dụng trong chu trình chi phí 78

Bảng 4.5: Bảng tổng hợp các rủi ro và thủ tục kiểm soát chu trình chi phí 80

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 2.1: Minh họa một hệ thống thông tin kế toán 5

Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn 18

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 20

Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán 26

Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu 40

Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng 41 Hình 4.3: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn hàng 42

Hình 4.4: Minh họa khai báo thông tin đặt hàng qua Webside ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phần phụ lục số 2) 43

Hình 4.5: Minh họa khai báo thông tin thanh toán qua Webside ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn (phụ lục số 3) 43

Hình 4.6: Hóa đơn bán hàng qua điện thoại (liên 1) 44

Hình 4.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động gửi hàng 45

Hình 4.8: Lưu đồ mô tả hoạt động gửi hàng 46

Hình 4.9: Phiếu xuất kho số 6 47

Hình 4.10: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động theo dõi nợ 49

Hình 4.11: Lưu đồ mô tả hoạt động theo dõi nợ 49

Hình 4.12: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động thu tiền 51

Hình 4.13: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền 52

Hình 4.14 : Minh họa phiếu thu số 3 53

Hình 4.15 : Minh họa giấy báo có ngân hàng gửi đến công ty 54

Hình 4.16: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kho 55

Hình 4.17: Minh họa nhập liệu phần mềm kế toán 56

Hình 4.18: Minh họa bảng tổng hợp công nợ phải thu 56

Hình 4.19: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm công nợ phải thu 56

Hình 4.20: Minh họa kế toán tiền nhập liệu vào phần mềm kế toán 57

Hình 4.21: Minh họa nhập liệu vào phần mềm kế toán công nợ phải thu (phụ

lục số 5) 57

Hình 4.22: Minh họa mối quan hệ giữa các tập tin 58

Hình 4.23: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 mô tả hoạt động trong chu trình chi phí 63 Hình 4.24: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động đặt hàng 64

Hình 4.25: Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng 65

Hình 4.26: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động nhận hàng 66

Hình 4.27: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận hàng 67

Hình 4.28: Minh họa hóa đơn mua hàng số 1156 68

Hình 4.29: Minh họa phiếu nhập kho số 04 69

Hình 4.30: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán 70

Hình 4.31: Lưu đồ mô tả hoạt động xác định nghĩa vụ thanh toán 71

Hình 4.32: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2 mô tả hoạt động thanh toán 72

Hình 4.33: Lưu đồ mô tả hoạt động thanh toán 73

Hình 4.34: Minh họa phiếu chi 74

Hình 4.35: Minh họa giấy báo nợ trả tiền theo hóa đơn 1156 75

Hình 4.36: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kho (phụ lục số 6) 76

Hình 4.37: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kế toán (phụ lục số7) 76

Hình 4.38: Minh họa nhập liệu vào phần mềm công nợ phải trả (xem chi tiết phần phụ lục số 8) 77

Hình 4.39: Bảng tổng hợp công nợ phải trả (phụ lục số 9) 77

Hình 4.40: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm kế toán (phụ lục số 10) 77

Hình 4.41: Minh họa việc nhập liệu vào phần mềm công nợ phải trả (phụ lục số 11) 77

Hình 4.42: Minh họa mối quan hệ giữa các tập tin 78

Hình 4.43: Minh họa phần main phần mềm Trisoft 84

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Thực tế hiện nay cho thấy sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào các quyết định đúng đắn của nhà quản trị Để có được những quyết định đó họ cần có một hệ thống thông tin kế toán làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý những dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích thông qua những sổ sách, báo cáo để làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động và hệ thống thông tin kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế

độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành Hệ thống thông tin kế toán

có nhiều chu trình, trong số đó, chu trình doanh thu và chu trình chi phí là những chu trình khá quan trọng vì nó xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng và hoạt động mua hàng trả tiền nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp

Một hệ thống thông tin kế toán phải có tính khả thi nếu muốn hệ thống được vận hành, tính khả thi của hệ thống được thể hiện thông qua hiệu quả phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp với từng người sử dụng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp hoặc cung cấp thông tin cho việc đề ra quyết định trong kinh doanh Vì vậy việc phân tích hệ thống là một việc làm cần thiết và quan trọng để xem xét một hệ thống thông tin kế toán có tính khả thi hay không?

Nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích hệ thống thông tin kế toán

và nhằm nâng cao kiến thức về phân tích hệ thống thông tin kế toán đặc biệt là

chu trình doanh thu nên tôi chọn đề tài “Phân tích chu trình doanh thu, chu

trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn Từ đó thấy được những ưu, nhược điểm của hệ thống và đề ra các giải pháp hợp lý nhằm nâng cao tính khả dụng của hệ thống

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Để đạt mục tiêu chung, đề tài cần thực hiện các mục tiêu cụ thể sau:

- Phân tích các hoạt động nhận và xử lý đơn hàng, gửi hàng, theo dõi nợ, thu tiền, đặt hàng (dịch vụ), nhận hàng (dịch vụ), xác định nghĩa vụ thanh toán, thanh toán tiền trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

- Đánh giá các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

- Đánh giá về phần mềm kế toán sử dụng trong chu trình doanh và chu trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

- Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí ở công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

1.3.2 Thời gian nghiên cứu

- Đề tài được thực hiện từ ngày 04/08/2014 đến ngày 01/12/2014

- Số liệu phục vụ cho đề tài được thu thập trong năm 2011, 2012, 2013

và 6 tháng đầu năm 2014

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài chỉ tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích chu trình doanh thu, chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

- Có các thành phần và bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình)

- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định

- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.”

2.1.1.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

“Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin, mọi quyết định hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp” (Bộ môn hệ thống thông tin-Khoa Kế toán kiểm toán-Trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, 2004, trang 2)

2.1.1.3 Các đặc tính của hệ thống thông tin

- Mục tiêu: thông tin gì, cung cấp cho ai

- Đầu vào: dữ liệu liên quan phù hợp

- Quy trình xử lý: trình tự xử lý nghiệp vụ trong một hệ thống nhất định

- Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin Cần lưu ý các thiết bị ở đây có thể là hệ thống máy tính điện tử, hệ thống truyền thông hoặc có thể chỉ là sổ sách giấy tờ viết tay

- Con người tham gia xử lý thông tin

- Môi trường hệ thống: môi trường bên ngoài hệ thống và thường ảnh hưởng tác động tới hệ thống

2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin

a Phân loại hệ thống thông tin

- Phân loại theo mục tiêu

Phân loại theo cách này, hệ thống gồm có:

+ Hệ thống thông tin kế toán

+ Hệ thống thông tin quản lý

+ Hệ thống thông tin tài chính

- Phân loại theo mối quan hệ giữa các hệ thống

+ Hệ thống cha-con

+ Hệ thống anh-em

Hệ thống cha: là hệ thống có nhiều hệ thống con tương ứng với các mục tiêu bộ phận

Hệ thống con: hệ thống tương ứng với mục tiêu của bộ phận

Hệ thống anh-em: hệ thống cùng ở một cấp và giữ vai trò khác nhau

- Phân loại theo thiết bị sử dụng

- Hệ thống quản lý

Hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp

để cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp

c Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

Tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản trị một cách tổng thể, khái quát

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Khái niệm

a Khái niệm

“Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông tin này theo một trình tự nào đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng.” (Thiều Thị Tâm, 2008, trang 10)

DỮ LIỆU

CÁO

THÔNG TIN KẾT XUẤT

Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán, 2004

Hình 2.1: Minh họa một hệ thống thông tin kế toán

+ Ghi chép phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản Các nghiệp vụ kinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật ký, kế toán tiến hành chuyển số liệu vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp Còn gọi là ghi sổ cái Trong trường hợp đối tượng kế toán phản

ánh trên tài khoản tổng hợp cần được theo dõi chi tiết hơn thì kế toán sử dụng các sổ chi tiết theo dõi

+ Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán Do quá trình phân tích, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của kế toán có thể bị sai nên kế toán cần phải kiểm tra lại số liệu ghi chép trên sổ kế toán Thông thường kế toán cần lập bảng cân đối tài khoản, bản kê chi tiết để kiểm tra số liệu kế toán Ngoài ra, cần tiến hành các thủ tục đối chiếu sổ sách với thực tế hoặc với các nguồn ghi chép độc lập khác có liên quan như ngân hàng, khách hàng…

+ Tổng hợp, lập báo cáo Lập báo cáo kế toán là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lý số liệu kế toán Ngoài các báo cáo tài chính theo quy định bắt buộc, các báo cáo quản trị có thể lập tùy theo nhu cầu của người quản lý trong doanh nghiệp

+ Truyền thông: là việc truyền đạt các báo cáo được tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng Việc truyền đạt cần phải đảm bảo được tính bảo mật thông tin

- Thiết bị: Bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch,…

- Con người: Dù bất kỳ hệ thống nào cũng có con người tham gia Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

- Môi trường hệ thống: Hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những nhân tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.2 Chức năng

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:

- Thu thập dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Xử lý cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành các hoạt động hằng ngày

- Kiểm soát

+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Bảo vệ tài sản vật chất thông tin

2.1.2.3 Phân loại

- Phân loại theo mục tiêu và phương pháp

+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài

+ Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp (Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế - Đại học quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 1998, trang 21)

- Phân loại theo phương tiện xử lý

+ Hệ thống kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người + Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính

+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và máy tính

2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán tài chính

2.1.3.1 Đặc điểm

- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

- Đầu vào: Các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thông thường gồm 4 chu trình Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập hợp,

mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản chất

- Chu trình doanh thu: bao gồm xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền khách hàng

- Chu trình chi phí: xử lý hoạt động mua hàng, thanh toán tiền cho người bán

- Chu trình sản xuất: xử lý các hoạt sản xuất hay chi phí phát sinh trong quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp

- Chu trình tài chính: xử lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời xử lý lập báo cáo tổng hợp

Ngoài ra người ta có thể tách chu trình tiền lương thành một chu trình riêng nhằm theo dõi và tính lương phải trả, các khoản khấu trừ, các khoản thu nhập và thanh toán lương cho nhân viên

2.1.4 Hệ thống thông tin quản trị

- Mục tiêu: Cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động

- Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính Trong doanh nghiệp, các nhà quản

lý cần phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu cho các bộ phận Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm bảo nhận chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này Và những bộ phận phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm

Trung tâm trách nhiệm: là bộ phận được xác định mục tiêu cụ thể Ví dụ: trung tâm trách nhiệm lợi nhuận, trung tâm trách nhiệm chi phí, trung tâm trách nhiệm đầu tư, trung tâm trách nhiệm kinh doanh

Các trung tâm trách nhiệm của doanh nghiệp:

+ Trung tâm chi phí: chịu trách nhiệm chi phí thực tế phát sinh tại trung tâm

+ Trung tâm lợi nhuận: chịu trách nhiệm thực hiện lợi nhuận

+ Trung tâm đầu tư: chịu trách nhiệm kiểm tra các khoản đầu tư từ chủ

sở hữu trong kỳ

2.1.5 Phân tích hệ thống thông tin kế toán

2.1.5.1 Định nghĩa

Phân tích hệ thống là một quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện hành

và môi trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống

Theo Nguyễn Thế Hưng (2008), trang 250 cho rằng nguyên nhân của việc phân tích hệ thống là:

“Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi vì

hệ thống cung cấp không chính xác, không kịp thời và không đáng tin cậy

Các yêu cầu từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng

Với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin, sự tiến bộ của công nghệ trong mỗi ngành kinh doanh, sản xuất và xu hướng toàn cầu hóa trong việc ứng dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán cũng là một nguyên nhân thường thấy cho giai đoạn phân tích hệ thống”

2.1.5.2 Tầm quan trọng của phân tích hệ thống

Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán Phân tích hệ thống giúp:

- Thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại

- Tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống

- Giải quyết được các khó khăn khi chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ

2.1.5.3 Kỹ thuật phân tích hệ thống

a Công cụ thu thập dữ liệu

- Phỏng vấn: là một trong những cách tìm kiếm thông tin từ những người hiểu biết ở bên trong hoặc ngoài đơn vị

- Bảng câu hỏi: là bảng liệt kê nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về các quá trình kiểm soát Bảng câu hỏi thường được thiết kế dưới dạng có, không hoặc không áp dụng

- Quan sát: là quan sát tận mắt về các công việc, những tiến trình thực hiện công việc do người khác làm

b Công cụ mô tả hệ thống

- Lưu đồ chứng từ/hệ thống

Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử

lý, trình tự vận hành của hệ thống

+ Lưu đồ hệ thống mô tả xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử

lý hơn là mô tả công việc chức năng của mỗi hệ thống

+ Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,…trong các hoạt động chức năng

Các ký hiệu của lưu đồ

+ Nhóm ký hiệu đầu vào

bằng giấy

Nhập liệu

Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị, bằng bàn phím, cần gạt, máy quét…

Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ + Nhóm ký hiệu xử lý

Ký hiệu mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính

Xử lý thủ công

Ký hiệu này mô tả hoạt động ra quyết định

Ký hiệu này mô tả hoạt động chuẩn bị trước khi

xử lý

+ Nhóm ký hiệu đầu ra

Ký hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằng thiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ra giấy

Ký hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (đầu ra)

+ Nhóm ký hiệu lưu trữ

Ký hiệu lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự

Băng từ

Ký hiệu mô tả việc lưu trữ các hồ sơ bằng giấy

tờ Thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu trữ theo một tiêu thức phân loại như ngày, số, tên

dữ liệu

D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu N: Phân loại theo số hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu

A: Phân loại theo tên hồ sơ hay dữ liệu (theo thứ

Điểm nối sang trang sau (số trang: 1, 2, 3,…)

Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc

- Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dữ liệu bằng hình ảnh thành phần, các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu hay điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

Mô tả hoạt động xử lý

Dòng dữ liệu

Đối tượng bên ngoài (thực thể bên ngoài) Ký hiệu này mô tả nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống (điểm đầu của hệ thống) hay đích nhận thông tin của hệ thống (điểm cuối của hệ thống) Nguồn hay đích của hệ thống có thể là cá nhân, một bộ phận hay một hệ thống khác bên ngoài hệ thống Nơi lưu trữ hệ thống

- Sự giống khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

+ Giống nhau: Cả hai trình bày được quá trình luân chuyển dữ liệu, quá trình xử lý trong một hệ thống

+ Khác nhau:

Sơ đồ dòng dữ liệu trình bày về mặt logic luân chuyển dữ liệu

Lưu đồ trình bày về mặt vật lý của luân chuyển dữ liệu và xử lý trong hệ thống

- Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng lưu đồ và bằng sơ đồ dòng dữ liệu

+ Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:

Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận có liên quan

Đánh giá được các kiểm soát của quá trình kinh doanh

+ Mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu sẽ giúp:

Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động của hệ thống

+ Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ khái niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)

2.1.6 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

2.1.6.1 Kiểm soát nội bộ

a Khái niệm

Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một quá trình chịu ảnh hưởng của các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Thông tin đáng tin cậy

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

b Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 (năm) bộ phận

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Thủ tục kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

c Phân loại kiểm soát hệ thống

- Phân loại kiểm soát theo mục tiêu

+ Kiểm soát ngăn chặn: nhằm đề phòng sai sót và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót và gian lận Kiểm soát ngăn chặn được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên

+ Kiểm soát phát hiện: quá trình kiểm soát phát hiện nhằm nhận ra sai sót hay gian lận hoặc các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ xảy ra

+ Kiểm soát sửa sai: đây là quá trình sửa chữa các sai sót, sửa chữa một

sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác Thông thường kiểm soát phát hiện thường đi kèm với kiểm soát sửa sai

- Phân loại kiểm soát theo phạm vi

+ Kiểm soát chung: các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn

và phát hiện sai sót, gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung

+ Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể

2.1.6.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý bằng máy

a Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính

Có rất nhiều rủi ro xảy ra trong môi trường xử lý bằng máy tính Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát nên phân các rủi ro thành các loại sau:

- Rủi ro trong kinh doanh

- Rủi ro trong xử lý thông tin

+ Đầu vào

+ Xử lý

+ Kết quả

- Rủi ro liên quan đến hệ thống

b Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy tính

Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách được thiết kế có hiệu lực trên toàn bộ hệ thống Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:

Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống

- Kiểm soát phát triển hệ thống

- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý

- Kiểm soát truy cập hệ thống

- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

- Kiểm soát truyền tải dữ liệu

- Chuẩn hóa tài liệu hệ thống

- Dấu vết kiểm toán

- Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại

c Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính

- Kiểm soát nhập liệu (kiểm soát đầu vào): được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống, gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu, nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là đầy đủ, hợp lệ và chính xác

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của hệ thống thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu

- Kiểm soát kết quả xử lý (kiểm soát đầu ra, kiểm soát kết xuất): gồm những biện pháp nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Đề tài sử dụng số liệu thứ cấp lấy từ các báo cáo tài chính, các tài liệu nội bộ (chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo,…) do công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn cung cấp Ngoài ra đề tài còn sử dụng các tài liệu in trên các báo, tạp chí…

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

Các phương pháp được sử dụng trong bài :

- Phương pháp mô tả: dùng công cụ mô tả lại các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công

ty

- Phương pháp phân tích: phân tích các ưu, nhược điểm của quá trình hoạt động trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, phân tích tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU

HẠN NHÂN KIẾN VĂN 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

- Tên đơn vị: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÂN KIẾN VĂN

- Tên tiếng anh: NHAN KIEN VAN CO.,LTD

- Địa chỉ: 207/15 Lê Văn Thọ, Phường 9, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH

3.2.1 Ngành nghề kinh doanh

Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn là công ty thương mại chuyên kinh doanh:

- Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy

- Mua bán kim khí điện máy, điện lạnh, điện thoại

- Mua bán máy in, photocopy, máy fax, thiết bị văn phòng

- Mua bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và linh kiện của máy tính

3.2.2.2 Phương thức bán hàng

Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán sĩ và bán lẻ Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó

3.2.2.3 Phương thức giao, nhận hàng

Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm hai loại: nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Công ty sẽ giao hàng cho khách hàng tại kho của công ty hoặc chuyển đến địa điểm giao nhận

đã thỏa thuận trước

3.2.2.4 Phương thức thanh toán

Các giao dịch mua, bán hàng hoá hầu hết được thanh toán theo phương pháp thanh toán ngay và thanh toán trả chậm bằng tiền mặt hoặc qua hệ thống các ngân hàng giao dịch với thời hạn thanh toán 30 ngày kể từ ngày nhận hoá đơn Chiết khấu thanh toán 3% tổng số tiền thanh nếu thanh toán trong 10

ngày

3.2.2.5 Chính sách bán hàng

Bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại là chủ yếu Ngoài ra còn

có hình thức bán hàng trả chậm, trả dần và cung cấp các dịch vụ tận nhà như:

sửa chữa, bảo trì, vận chuyển

- Bán hàng đúng giá đã quy định hoặc đã thỏa thuận

- Hàng hóa luôn đảm bảo chất lượng, đúng tiêu chuẩn, rõ nguồn gốc xuất xứ

- Dịch vụ hậu mãi luôn được nâng cao, ưu tiên khách hàng thân thiết

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Công ty đã thiết lập một cơ cấu đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với trình độ, năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ trong công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp Bộ phận giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công việc, đề xuất những vấn đề có liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình Mô hình quản

lý của công ty được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng với sơ đồ như sau:

Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn

Nhân Kiến Văn Chức năng các phòng ban:

Với sự lớn mạnh của các công ty thương mại như hiện nay, việc tổ chức các bộ phận, phòng ban phù hợp với tình trạng công ty là hết sức quan trọng Chính vì thế, công ty đã phân công, phân nhiệm các bộ phận, phòng ban với những chức năng, nhiệm vụ chuyên biệt nhưng có mối liên hệ kết nối với nhau

để hoàn thành mục tiêu chung của công ty Bên cạnh đó, các chính sách, quy định, thông báo của công ty sẽ được chuyển đến các phòng ban liên quan từ cấp quản lý đến nhân viên đảm trách phần hành để mọi nhân viên đều có thể nắm bắt được những yêu cầu cần thiết Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban được phân chia như sau:

Giám đốc: là người có quyền lực và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác Giám đốc tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty

BỘ PHẬN GIÁM SÁT

PHÒNG

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN GIAO NHẬN – KHO HÀNG

Phó giám đốc kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tham mưu, kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trường tiềm năng nhất

Phó giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể

Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tổ chức mua bán hàng hóa

Phòng Marketting: đây là bộ phận hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường

có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới

Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho

cơ quan nhà nước

Bộ phận giám sát: Bộ phận này hỗ trợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát, đôn đốc công việc phòng ban trong công ty Ngoài ra bộ phận này còn đề xuất với giám đốc khen thưởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc cũng như xử phạt khi không hoàn thành công việc được giao

Bộ phận kho- giao, nhận: Thực hiện việc giao nhận, tổ chức quản lý hàng tồn kho

3.4 BỘ MÁY KẾ TOÁN

3.4.1 Sơ đồ tổ chức

Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn áp dụng hình thức kế toán tập trung, toàn bộ các công việc của kế toán đều được tổ chức và thực hiện tại phòng kế toán dưới sự kiểm soát và thống nhất của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty Tại các phòng ban khác không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán với nhiệm vụ thu thập, ghi chép, kiểm tra và xử lý sơ

bộ các chứng từ rồi chuyển đến phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán theo quy định

Tại các kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng kiểm tra, đối chiếu với phòng kế toán

Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá chặt chẽ, mỗi kế toán đều có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình, phối hợp với các kế toán khác hoàn thành nhiệm vụ kế toán chung của công ty

Phòng kế toán của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn có 4 nhân viên gồm:

- Kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán tổng hợp

- Kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho

Kế toán kho

Kế toán công nợ Thủ quỹ

Công ty có phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của từng kế toán như sau:

+ Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người

+ Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc)

+ Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi, bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định

+ Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty

+ Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về tài sản cố định, phân bổ lao động trong kỳ

+ Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước

+ Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán

+ In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu

- Kế toán tiền mặt:

+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty

+ Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ

+ Hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định

+ Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu

+ Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ

- Kế toán tiền gửi ngân hàng:

+ Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế

+ Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền

+ Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng + Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho

kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng

- Kế toán chi phí, công nợ:

+ Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng

+ Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng

+ Có nhiệm vụ lập hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn thông thường cho các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ

+ Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định

+ Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày

- Kế toán kho:

+ Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan

+ Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn

+ Kiểm soát nhập xuất tồn kho

+ Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của công ty Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán + Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền

+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất) Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định

- Thủ quỹ:

+ Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên

+ Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp

vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty

+ Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty

+ Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán

3.4.2.1 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng

- Hệ thống chứng từ, biểu mẫu báo cáo và hệ thống tài khoản được công

ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Ngoài các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 3 để phục vụ cho nhu cầu quản

lý

- Kỳ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND)

- Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Theo phương pháp này, công ty tập hợp các hóa đơn GTGT của hàng hóa, vật tư mua vào được khấu trừ, sau đó khấu trừ với thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra

- Phương pháp kê khai hàng tồn kho:

Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng tồn kho trên

+ Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua

+ Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm

+ Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết

cho việc hoàn thành và tiêu thụ chúng Cuối năm khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Khoảng chênh lệch này có thể phát sinh do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán

bị giảm, hoặc chi phí để hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng

+ Giá thực tế nhập kho:

Đối với hàng hóa mua ngoài:

Giá thực tế = Giá mua theo hóa đơn ( chưa thuế GTGT ) + chi phí phát sinh trong khi mua

Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến:

+ Giá thực tế nhập kho = Giá hàng hóa xuất chế biến + chi phí chế biến + chi phí khác

+ Giá thực tế xuất kho:

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ

3.4.2.2 Hình thức kế toán

Công ty tổ chức hình thức kế toán theo phương pháp nhật ký chung, tất

cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà quan trọng nhất là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó Các công tác hạch toán kế toán như ghi chép, lưu trữ và

xử lý các số liệu được thực hiện có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trên máy tính

Sau đây là hình minh họa về tổ chức hạch toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn:

Nguồn: Phòng kế toán công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn

Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Hằng ngày, dựa vào chứng từ gốc thu thập được, kế toán nhập tất cả các nghiệp vụ vào bảng nhập liệu của phần mềm kế toán, do đã thiết lập sẵn nên

dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài

khoản phù hợp,

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ CÁI CHI TIẾT

Cuối tháng, quý, năm kiểm tra, đối chiếu, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh, lập các báo cáo tài chính kế toán và in sổ sách theo quy định

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ KINH DOANH

Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn là một doanh nghiệp trẻ, mới gia nhập ngành (thành lập năm 2010) nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh Thấy được sự bất lợi của mình, ban giám đốc công ty đã có những quyết định đúng đắn kết hợp với sự cố gắng của toàn thể nhân viên đã đưa công ty đi vào ổn định và bước đầu có những thành quả Bảng 3.1 cho ta thấy tình hình kinh doanh cụ thể của công ty 3 năm qua

Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Kiến Văn trong giai đoạn 2011-2013

Đơn vị: triệu đồng

2013/2012

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ

2.426,039 3.589,611 5.588,667 1.163,571 47,962 1.999,056 55,690

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 7,946 5,486 46,585 (2,460) (30,958) 41,099 749,175

3 Doanh thu thuần về bán hàng và

8 Chi phí bán hàng 123,809 328,938 782,745 205,130 165,683 453,806 137,961

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 298,905 304,925 395,842 6,019 2,014 90,917 29,816