phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi phí tại chi nhánh công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại cần thơ

Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong kế toán nói chung và trong hai chu trình doanh thu, chi phí nói riêng, nên em đã chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế toán – Kiểm toán

Mã số ngành: 52340302

Tháng 11 - 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ KIM PHẤN MSSV: 4115428

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN LƯƠNG THỊ CẨM TÚ

Tháng 11 - 2014

em trong khoản thời gian học tập tại trường

Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến các Cô chú và anh chị trong Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ đã hết lòng chỉ dẫn và giúp đỡ em trong khoản thời gian thực tập tại công ty Đó

là khoản thời gian em tiếp cận với thực tế, vận dụng kiến thức đã học ở trường vào trong công việc Tuy có nhiều bỡ ngỡ, còn gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận công việc nhưng được sự chỉ dẫn và giúp đỡ từ đơn vị em cũng đã hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này Em xin chúc mọi người hoàn thành tốt công việc của mình và chúc công ty ngày càng phát triển hơn trong tương lai

Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy Cô, đặc biệt là cô Lương Thị Cẩm Tú và các cô chú anh chị trong Chi nhánh Công ty CP xây dựng CTGT 586 tại Cần Thơ đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Chúc mọi người luôn khỏe và thành công!

Cần Thơ, ngày…tháng…năm…

Người thực hiện

TRANG CAM KẾT

Em xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

Người thực hiện

NHẬN XÉT CƠ QUAN THỰC TẬP

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

Thủ trưởng đơn vị

1.3.1 Không gian nghiên cứu 21.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2Chương 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 32.1 Cơ sở lí luận 3

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán 32.1.2 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 52.1.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí 102.2 Phương pháp nghiên cứu 14

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 142.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 14Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ 153.1 Lịch sử hình thành 15

3.2 Ngành nghề kinh doanh 16

3.3 Cơ cấu tổ chức 16

3.3.1 Cơ cấu tổ chức 163.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 16

3.4 Tổ chức bộ máy kế toán 19

3.4.1 Sơ đồ tổ chức 19

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán 19

3.4.3 Phương pháp kế toán 22

3.4.4 Tổng quan về phần mềm kế toán Winktsys 22

3.5 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh 23 3.6 Thuân lợi, khó khăn, phương hướng hoạt động 27 3.6.1 Thuận lợi 27

3.6.2 Khó khăn 28

3.6.3 Phương hướng hoạt động 28

Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ 30

4.1 Phân tích chu trình doanh thu 30 4.1.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu 30

4.1.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu 38

4.1.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 40

4.1.4 Nhận xét chu trình doanh thu 44

4.2 Phân tích chu trình chi phí 45 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí 45

4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí 52

4.2.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 54

4.2.4 Nhận xét chu trình chi phí 59 Chương 5: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI

CẦN THƠ 60

5.1 Nhận xét tổng quát 60 5.1.1 Ưu điểm 60

5.1.2 Hạn chế 61

5.2 Giải pháp 62

Chương 6: KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 63

6.1 Kết luận 63 6.2 Kiến nghị 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

PHỤ LỤC 65 Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 65 Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 66 Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 67 Phụ lục 4: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm

Phụ lục 5: Giấy đề nghị mua hàng 69

Phụ lục 6: Đơn đặt hàng số 63/2011/VTTB 70

Phụ lục 7: Hóa đơn GTGT số 0003286 71

Phụ lục 8: Phiếu thu số 52 72

Phụ lục 9: Biên bản nghiệm thu khối lượng 73

Phụ lục 10: Bảng tổng hợp giá trị thực hiện 74

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 của

Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ 24

Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 của Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ 27

Bảng 4.1 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 40

Bảng 4.2 Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình doanh thu 42

Bảng 4.3 Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình doanh thu 43

Bảng 4.4 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí 54

Bảng 4.5 Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình chi phí 57

Bảng 4.6 Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình chi phí 58

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 3.1 Sơ đồ quy cơ cấu tổ chức 16

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 19

Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 20

Hình 4.1 Lưu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng 31

Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao hàng của khách hàng 33

Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách hàng 35

Hình 4.4 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng 36

Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu 37

Hình 4.6 Lưu đồ đặt hàng với nhà cung cấp 46

Hình 4.7 Lưu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp 47

Hình 4.8 Lưu đồ hoạt động nhận hóa đơn theo dõi công nợ 49

Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp 50

Hình 4.10 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí 51

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CP : Cổ phần

XD : Xây dựng

CTGT : Công trình giao thông

BTTH – GPMB : Bồi thường thiệt hại giải phóng mặt bằng

Chương 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong thời buổi hòa nhập vào nền kinh tế Thế giới và cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức Trong đó, vấn đề về nguồn vốn luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu, vì vậy

để thu hút được các nhà đầu tư thì các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh khôn ngoan Nói như vậy không có nghĩa là các công ty chỉ cần có Báo cáo tài chính đẹp mà các báo cáo cần phải vững mạnh, minh bạch, công khai

vì ngày nay các nhà đầu tư ngày càng cẩn thận hơn trong việc đưa ra quyết định đầu tư của mình

Để đáp ứng được nhu cầu cung cấp một hệ thống Báo cáo tài chính đẹp

cả về chất lẫn hình thức, thì hệ thống tài chính kế toán của công ty phải mạnh

và hoàn thiện Như vậy, điều cần thiết là phải đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp vì kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý tình hình tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể xây dựng được hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ thì mới ngăn chặn được rủi ro, sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông tin đầu ra chính xác và an toàn Hệ thống thông tin kế toán có nhiều chu trình, trong đó chu trình doanh thu và chi phí là hai chu trình quan trọng Phân tích các hoạt động kinh tế trong hai chu trình trên giúp ta tìm ra những mặt mạnh để tiếp tục phát huy, đồng thời phát hiện thiếu sót còn tồn tại từ đó có thể áp dụng những biện pháp khắc phục Bên cạnh đó, công ty có thể đề ra những giải pháp để ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận sai sót, giúp cho hệ thống thông tin kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, góp phần không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tư, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh giúp công ty phát triển

Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong kế toán nói chung và trong hai chu trình doanh thu, chi phí nói riêng, nên em đã chọn đề

tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi

phí tại Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ” để thấy được điểm mạnh và hạn chế của hệ thống thông tin kế

toán trong hai chu trình nhằm giúp công ty phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, hoàn thiện hệ thống hơn và giúp công ty ngày một phát triển hơn

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Đề tài Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi phí tại Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ nhằm tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống thông tin kế toán trong hai chu trình từ đó giúp phát huy điểm mạnh và đề ra giải pháp khắc phục điểm yếu nâng cao chất lượng hệ thống thông tin của đơn vị

1.3.1 Không gian nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Chi nhánh Công ty CP xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ

1.3.2 Thời gian nghiên cứu

- Đề tài được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2014

- Số liệu sử dụng trong giai đoạn 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu “Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

và chi phí tại chi nhánh công ty CP xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ”

Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phần, thành phần có mối quan

hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định (Nguyễn Thúy An,

2013, trang 4)

b Khái niệm hệ thống thông tin (HTTT)

Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin cho những người sử dụng có liên quan (Nguyễn Thúy An, 2013, trang 4)

c Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin

kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp (Nguyễn Thúy An, 2013, trang 9)

2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán

Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính như sau:

- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

- Đầu vào: Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…

- Quy trình xử lý:

+ Thu thập dữ liệu: Lập chứng từ ghi nhận họat động

+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: Ghi nhật ký

+ Ghi chép theo phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản

+ Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán

+ Tổng hợp, lập báo cáo: Lập báo cáo kế toán

+ Truyền thông

- Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…

- Con người: Dù trong bất cứ hệ thống nào cũng cần phải có con người tham gia Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống

kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

- Môi trường hệ thống: Hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:

- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liện quan Cụ thể hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày

2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

- Theo đối tượng cung cấp thông tin

+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống sẽ cung cấp những thông tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài

+ Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp

- Theo phương tiện xử lý

+ Hệ thống kế toán xử lý thủ công: nguồn nhân lực chủ yếu là con người + Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn nhân lực chủ yếu là

+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và máy tính

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

2.1.2.1 Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: nhận đặt hàng từ khách hàng; giao hàng hoặc dịch vụ cho khách hàng; yêu cầu khách hàng thanh toán; nhận tiền thanh toán (Lê Phước Hương, 2011, trang 5)

* Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng

Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu Như vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng của khách hàng

và lệnh bán hàng

* Giao hàng cho khách hàng

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng

Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gởi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hánh đóng gói gởi hàng, bộ phận gởi hàng lập giấy gởi hàng

* Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng

Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gởi cho khách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động

bán háng thực sự không hoàn thành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ phải thu khách hàng

* Nhận tiền thanh toán của khách hàng

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gởi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập abng3 kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỷ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán

2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

a Các bộ phận tham gia

Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trogn chu trình cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận có liên quan Các bộ phận đó bao gồm:

- Bộ phận bán hàng: Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với

khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán… nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “lệnh bán hàng”

- Bộ phận tín dụng: Trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra

và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét “bảng phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp

- Bộ phận tài vụ: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá

hàng bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các chứng từ điều chỉnh giảm Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận

- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận quản lý hàng trong kho

- Bộ phận gởi hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp

hoặc thuê đơn vị vận tải chuyển hàng cho khách hàng Thông thường bộ phận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho

- Bộ phận nhận hàng: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận

nhận hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng

- Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận được ủy quyền lập hóa đơn bán

hàng hoặc các chứng từ điều chỉnh giảm

- Bộ phận kế toán phải thu: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết

phải thu khách hàng, lập các “báo cáo khách hàng” và báo cáo “phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”

- Bộ phận ghi sổ cái: Đây là bộ phận giữ, ghi chép sổ cái và thực hiện

các hoạt động lập báo cáo tổng hợp

- Bộ phận thư tín: Một số doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng cách

gửi séc qua bưu điện Vì vậy doanh nghiệp phải lập một bộ phận nhận và mở séc thanh toán, lập bảng kê “tiền thanh toán” Bộ phận này cần phải độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là séc thanh toán

- Bộ phận thủ quỹ: Đây là bộ phận nhận tiền thu, thực hiện các thủ tục

gởi và ngân hàng

b Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu

Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng theo 2 kiểu: Hệ thống thanh toán theo hóa đơn và hệ thống chuyển số dư

* Hệ thống thanh toán theo hóa đơn

Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dự nợ chi tiết theo từng hóa đơn chưa thanh toán Như vậy, báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả hóa đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo

và phân tích chúng theo thời hạn nợ (Lê Phước Hương, 2011, trang 18)

* Hệ thống thanh toán theo số dư

Trong hệ thống này khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn phát sinh trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dư đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trước đó để tham khảo (Lê Phước Hương, 2011, trang 18)

Phương pháp này không cần theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, thường thích hợp cho các công ty có số lượng khách hàng lớn, mỗi khách hàng phát sinh mua nhiều lần, giá trị mỗi lần mua nhỏ

c Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu Thông tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

Với mục đích này trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiếu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình,

* Báo cáo kiểm soát

Trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu Ngoài ra người kiểm soát cũng cần kiểm soát được việc truy cập dữ liệu của hệ thống Chính vì vậy hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lưu trữ dữ liệu (Lê Phước Hương, 2011, trang 19)

- Ở mức độ tổng quát, người ta lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh thu bán hàng, hoặc báo cáo tổng hash (tổng mẫu tin, tổng số hóa đơn)… trong tập tin xử lý

- Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, người ta lập báo cáo chi tiết các ghi chép Báo cáo này liệt kê tất cả cá nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán,cũng như tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng khách hàng Báo cáo này có tác dụng: (1) dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận khi xử lý của kế toán, (2) dùng để nhắc nhở với người mua, hoặc đề ra các biện pháp phù hợp để khuyến khích người mua thanh toán sớm

* Báo cáo đặc biệt

Báo cáo này được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để người sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính Thông thường, loại báo cáo này bao gồm:

- Báo cáo khách hàng: báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc

khách hàng thanh toán với doanh nghiệp Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp

vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải trả theo

chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán, (2) dùng để nhắc nợ với người mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích người mua thanh toán sớm (Lê Phước Hương, 2011, trang 19)

- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: báo cáo phân tích

khoản phải thu của từng người mua theo mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng…) Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục đích: (1) bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của người mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp, (2) báo cáo là căn cứ

để phân tích xác định nợ phải thu khó đòi (Lê Phước Hương, 2011, trang 19)

- Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán: báo cáo này do

nhân viên nhận thư lập căn cứ vào “giấy báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng Như vậy báo cáo sẽ cung cấp “số tổng kiểm soát” tiền khách hàng thanh toán nợ trogn ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng (Lê Phước Hương,

2011, trang 20)

- Báo cáo phân tích bán hàng: báo cáo phân tích doanh thu bán hàng

theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá như phân tích bán hàng (giá vốn, lãi gộp) theo từng người mua, theo từng chủng loại hàng bán, theo người bán, hoặc theo địa điểm bán hàng Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản

lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo người bán, hoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo…(Lê Phước Hương, 2011, trang 20)

- Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên quan đến tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng), thời gian giao hàng…

d Sổ sách

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau

- Ghi chép bằng tay: Tùy theo mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp

áp dụng ghi chép bằng tay vào các sổ sách kế toán tương ứng, thông thường là

sổ cái, các sổ chi tiết, các sổ nhật ký… Các loại sổ này bằng giấy và được ghi chép bằng tay Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ phù hợp Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tết, các tài khoản có liên quan trong sổ cái

- Ghi chép bằng máy: Việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập

tin dữ liệu Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy

số liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo Trong hệ thống kế toán được tin học hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu Nó chỉ còn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã được xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu như hình thức

kế toán bằng tay thông thường Chình vì vậy, chất lượng của hệ thống kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu Trong chu trình doanh thu thông thường sử dụng 2 tập tin chính (khách hàng và hàng tồn kho) và một

số tập tin nghiệp vụ

2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí

2.1.3.1 Hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép các sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình chi phí (Lê Phước Hương, 2011, trang 33):

* Đặt hàng với nhà cung cấp

Trước khi đặt hàng với nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong doanh nghiệp Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Yêu cầu mua hàng sẽ được gởi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp thuận, bộ phận mua hàng sẽ chọn nhà cung cấp Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gởi cho nhà cung cấp để xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên

* Nhận hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng tại đại điểm được chỉ định trong đặt hàng,

bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chât lượng hàng, lấy đơn đặt hàng đối chiếu với giấy gởi hàng của nhà cung cấp để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động mua hàng kết thúc

Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng để báo cáo về hàng nhận Chứng từ này ghi số liệu thực nhập được làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho

* Ghi nhận nợ phải trả

Khi nhà cung cấp gởi hóa đơn bán hàng hay phiếu yêu cầu thanh toán, kế toán phải trả đối chiếu, kiểm tra hóa đơn bán hàng với các chứng từ liên quan như phiếu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và lập chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp Kế toán phải trả tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp Tổ chức theo dõi phải trả nhà cung cấp có hai kiểu: hệ thống theo dõi theo người bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ

* Thanh toán cho nhà cung cấp

Khi đến hạn thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục tùy theo kiểu hệ thống theo dõi (theo người bán hay theo chứng từ) Bộ phận kế toán phải trả khi nhận được chứng từ thanh toán trả về từ phòng tài vụ sẽ ghi

sổ chi tiết phải trả người bán Nếu đã thanh toán hết, chứng từ thanh toán sẽ được lưu trong hồ sơ chứng từ thanh toán đã quyết toán Hàng tháng, bộ phận

kế toán phải trả cộng sổ chi tiết phải trả người bán và chuyển số tổng về bộ phận kế toán tổng hợp Phòng tài vụ cũng cộng sổ nhật ký chi tiền, hàng tháng

và chuyển số tổng về bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận này đối chiếu, kiểm tra số liệu và ghi vào sổ cái

2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

a Các bộ phận tham gia

- Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “yêu cầu mua hàng”

làm căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý Bộ phận yêu cầu này có thể là hàng tồn kho hoặc bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung nguyên vật liệu, hàng hóa…

- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung

cấp, xác định các điều kiện kiên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành… Sau khi lựa chọn nhà cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đơn đặt hàng” gửi cho nhà cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra, ủy quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong

xử lý nghiệp vụ mua hàng

- Bộ phận nhận hàng: có chức năng nhận đếm, kiểm tra chất lượng hàng

và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) cho số hàng nhận được

Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và

số lượng trên “Đơn đặt hàng” để có thể xử lý tiếp nghiệp vụ mua hàng Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi chức năng kho hàng

- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại

hàng trong kho của doanh nghiệp Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản lý, thủ kho phải ký nhận vào “phiếu nhập kho”, ghi chép vào thẻ kho và sau đó gửi phiếu nhập kho cho kế toán theo dõi hàng tồn kho

- Bộ phận kế toán phải trả: có chức năng theo dõi việc thanh toán với

người bán Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng Dù được tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải trả phải đối chiếu 4 loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đơn đặt hàng”,

“Phiếu nhập kho”, “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm thủ tục thanh toán

- Bộ phận tài vụ: có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc

phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu các chứng từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán

b Các kiểu tổ chức theo dõi nợ phải trả

Có 2 kiểu tổ chức theo dõi nợ phải trả: hệ thống theo dõi theo người bán

và hệ thống theo dõi theo từng chứng từ

* Hệ thống theo dõi theo người bán

Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để thei dõi

và ghi sổ theo từng người bán Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết để theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán theo từng nhà cung cấp như: từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán…(Lê Phước Hương, 2011, trang 45)

Hệ thống này có ưu điểm là theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán Tuy nhiên nhược điểm của nó là khó khăn theo dõi theo dõi số nợ tới thời hạn thanh toán,

do đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để hưởng các khoản ưu đãi (chiết khấu…) và do đó sẽ khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu cần tiền thanh toán theo từng mốc thời gian như hàng ngày, hàng tuần

* Hệ thống theo dõi theo từng chứng từ

Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc

phân loại này theo trên theo chứng từ (Lê Phước Hương, 2011, trang 45)

Ưu điểm của hệ thống này là kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu cần tiền thanh toán chính xác Vì vậy kiểu tổ chức này tạo kiểm soát nội bộ rất tốt Tuy nhiên có nhược điểm là do cứ mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa đơn bán hàng nên hình thức này rất mất thời gian khi lập chứng từ thanh toán Ngoài ra hình thức này không sử dụng sổ chi tiết từng người bán nên khó khăn khi tổng hợp toàn bộ số dư theo từng người bán

c Báo cáo

Giống như chu trình doanh thu, chu trình chi phí cũng bao gồm ba kiểu báo cáo: báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, báo cáo đặc biệt

* Báo cáo kiểm soát

Báo cáo này tóm lược những thay đổi trong một tập tin Nhân viên kế toán sử dụng báo cáo kiểm soát để xác định các thay đổi là chính xác hoặc chắc chắn không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót khi xử lý (Lê Phước Hương,

2011, trang 46)

* Báo cáo ghi chép

Báo cáo này liệt kê theo loại tất cả các nghiệp vụ được ghi chép trong một kỳ Nó thể hiện số liệu đã ghi trên sổ cái và do đó nó là một dấu vết kiểm toán Các loại báo cáo ghi chép trong chu trình chi phí là ghi chép sức đã phát hành thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo ghi chép tất cả các đơn đặt hàng, báo cáo ghi chép nhận hàng, báo cáo ghi chép chứng từ thanh toán (Lê Phước Hương, 2011, trang 47)

* Báo cáo đặc biệt

Là những báo cáo giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch trả tiền cho nhà cung cấp Nó bao gồm báo cáo hóa đơn chưa xử lý, báo cáo chứng từ thanh toán, báo cáo tổng hợp nhu cầu cần tiền thanh toán Ngoài ra hệ thống thời gian thực hiện thêm báo cáo tham vấn về nhà cung cấp (Lê Phước Hương,

2011, trang 47)

d Sổ sách

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau

Nếu xử lý bằng tay: các loại sổ kế toán bằng giấy và được ghi chép bằng tay Nếu xử lý bằng máy: người ta sử dụng các tập tin dự liệu để lưu trữ và xử

lý nghiệp vụ

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp được lấy từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm

2014 của Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ Ngoài ra, đề tài còn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát đối với công tác kế toán tại công ty

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả

Là các phương pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức như: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ

2.2.2.2 Phương pháp so sánh

Là phương pháp chủ yếu thường được dùng nhiều trong phân tích kinh tế nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chi tiêu gốc… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ được tiến hành và phân tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những con số được sắp xếp và xử lý một cách khoa học Phương pháp này đòi hỏi các chi tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phương pháp tính toán, cùng đơn vị đo lường và cùng trong khoản thời gian tương xứng

Chương 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CHI NHÁNH

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

Tên Công Ty: Chi nhánh Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 tại Cần Thơ

Địa chỉ: Khu vực Thạnh Thuận, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Thành Phố Cần Thơ

Số Fax: 07103.916334

Số điện thoại: 07103.916360

Giấy phép kinh doanh: 0302293747006

Mã số thuế: 0302293747006

Tên giao dịch với nước ngoài: 586 CAN THO JOINT STOCK COMPANY

- Ngày 04 tháng 08 năm 2004 theo quyết định của Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 5, về việc tách chuyển nguyên trạng từ Chi nhánh Công ty xây dựng công trình giao thông 507 tại Cần Thơ thành Chi nhánh Công ty xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ (là đơn vị trực thuộc Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586)

- Năm 2007 Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 chuyển đổi lên cổ phần thành Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586

Và đã thành lập Chi nhánh Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 tại Cần Thơ, trên cơ sở chuyển thể từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 23/QĐ-HCNS ngày 17 tháng 07 năm 2007 của Hội đồng quản trị Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586

- Trụ sở giao dịch: Khu vực Thạnh Thuận, Phường Phú Thứ, Quận cái Răng, Thành Phố Cần Thơ ĐT: 07103.916360, FAX: 07103.916334

- Giấy Chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh số 0302293747006 do

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư TP Cần Thơ cấp lần đầu ngày 07/08/2007 Đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 24/05/2013

- Giám đốc Chi nhánh: Ông Võ Ngọc Châu Sinh ngày 16/12/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

- Sửa chữa phương tiện xe máy, thiết bị thi công và phương tiện thiết bị

giao thông vận tải Đầu tư xây dựng - kinh doanh - chuyển giao BOT trong và

ngoài nước các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, thủy điện

- Cho thuê văn phòng làm việc, kinh doanh mua bán điện

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.3.1 Cơ cấu tổ chức

Chú thích: BTTH - GPMB: bồi thường thiệt hại - giải phóng mặt bằng

Nguồn: Phòng tổ chức Chi nhánh Công ty CP xây dựng CTGT 586 tại Cần Thơ

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty gồm: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc,

Phòng

Kế hoạch

- Tổng hợp

Phòng

Kỹ thuật

Phòng Trắc địa

Phòng Vật tư

- Thiết

bị

Đội Thiết

bị -

Xe máy

Ban BTTH

- GPMB

số 2

Đội xây dựng

số 3

Đội xây dựng

số 4

Đội xây dựng

số 5

* Giám đốc: là người được Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty bổ

nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc là người đại diện cho quyền và nghĩa vụ của chi nhánh trước pháp luật Nhà nước và cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

* Phó Giám Đốc: là người được Giám đốc Chi nhánh Công ty phân

công và ủy quyền trực tiếp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ đã được giao

* Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của

Phòng Tài Chính - Kế toán trước Giám đốc Chi nhánh Công ty và các cơ quan

hữu quan có liên quan khác (Cơ quan thuế, Ngân hàng,…)

* Phòng Tổ chức - Hành chính:

Có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lương, hành chính quản trị thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau:

- Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lương

- Hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ

- An toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động

* Phòng Tài chính - Kế toán:

Giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức, quản lý vốn, tài sản, lập kế hoạch tài chính, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi tình hình thu, chi của đơn vị Bên cạnh đó, còn có nhiệm vụ đại diện đơn

vị giải quyết những mối quan hệ tài chính trong quá trình kinh doanh như:

- Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Các mối quan hệ tài chính trong nội bộ

- Phân phối vốn hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận

- Phải đảm bảo các hoạt động kinh doanh của đơn vị được diễn ra liên tục

* Phòng kinh doanh:

Có chức năng tham mưu giúp cho Giám đốc đơn vị tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước trên lĩnh vực công tác chủ yếu như sau:

- Xây dựng chiến lược kinh doanh

- Đưa ra các mục tiêu phát triển thị trường, chính sách chăm sóc khách hàng

- Đảm bảo hoàn thành các hợp đồng ký kết với khách hàng

- Xây dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu của đơn vị

- Giám sát, nghiệm thu chất lượng kỹ thuật công trình đúng quy định

- Công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường

* Phòng Vật tư - Thiết bị:

Chịu trách nhiệm tham mưu với Giám đốc trong việc mua sắm trang thiết

bị phục vụ sản xuất, mua các tài sản cố định

- Quản lý và sửa chữa các thiết bị xe máy thi công

- Theo dõi công tác cấp phát vật tư, nhiên liệu…cho các Đội xây dựng thi công

- Bảo quản vật tư, thiết bị, đảm bảo số lượng, chất lượng và đảm bảo vật

tư, thiết bị được sửa chửa đúng mục đích phục vụ công tác sản xuất thi công của đơn vị

* Ban Bồi thường thiệt hại – Giải phóng mặt bằng:

- Chịu trách nhiệm theo dõi diện tích đất thu hồi và tiến hành công tác

san lấp giao mặt bằng thi công

- Theo dõi và lên bản tính bồi hoàn thiệt hại cho các hộ dân có diện tích đất nằm trong dự án

- Đại diện đơn vị giải quyết các tranh chấp về đất đai với hộ dân, với chính quyền địa phương

* Các đội xây dựng công trình:

- Là các đơn vị trực tiếp thi công các hạng mục công trình của dự án Chịu sự giám sát trực tiếp của phòng Kỹ thuật và phòng Kế hoạch - Tổng hợp

- Biên chế gồm: 01 Đội trưởng, 01 Đội phó, 01 kỹ thuật công trình và 01

kế toán thống kê

3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

3.4.1 Sơ đồ tổ chức

Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Công ty CP XD công trình GT 586 tại Cần Thơ

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán

3.4.2.1 Chế độ kế toán

- Hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VND)

- Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng

12 trong năm hoạt động kinh doanh

KẾ TOÁN THANH TOÁN

KẾ TOÁN THUẾ, CÔNG NỢ ĐỘI

THỦ QUỸ

3.4.2.2 Hình thức kế toán

Để thuận tiện cho công tác kế toán công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán

Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Nguồn: Phòng kế toán Chi nhánh Công ty CP xây dựng công trình GT 586 tại Cần Thơ

Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Chú thích:

Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng và quý

* Trình tự ghi sổ

- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ chuyển đến cho kế toán trưởng ký duyệt sau đó ghi vào sổ cái và sổ, thẻ kế toán có liên quan

- Cuối tháng, phải khóa sổ để tính ra đủ tổng số tiền các nghiệp vụ kinh

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ thẻ kế toán chi tiết

tổng chi phí phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái Sau đó căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng lập Báo Cáo Tài Chính

+ Chứng từ kế toán:

Là những giấy tờ, tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Là bằng chứng để chứng minh cho tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Là căn

cứ để kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán

+ Sổ kế toán chi tiết:

Dùng để ghi chép chi tiết tình hình về cả số lượng lẫn giá trị theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng

+ Sổ cái:

Các chứng từ ghi sổ đã xuất hiện các tài khoản với số phát sinh Nợ, Có, của mỗi tài khoản, các tài khoản này phải phản ánh riêng biệt và tập hợp lại

+ Bảng cân đối số phát sinh:

Là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả tài khoản kế toán Nguồn số liệu để lập bảng cân đối số phát sinh đã được kiểm tra và khóa sổ vào cuối kỳ

+ Báo cáo tài chính:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh BCTC

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi

sổ Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

3.4.3 Phương pháp kế toán

- Phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất

trước (FIFO)

- Phương pháp kế toán tài sản cố định (TSCĐ):

+ Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và theo giá trị còn lại của TSCĐ + Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

- Tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ

3.4.4 Tổng quan về phần mềm kế toán Winktsys

Giống như đa số các công ty khác ở Việt Nam, bộ phận kế toán trong Chi nhánh Công ty CP xây dựng CTGT 586 tại Cần Thơ cũng xử lý công việc trên máy tính Việc xử lý các dữ liệu trên máy tính là phù hợp với công nghệ hiện đại ngày nay, nó giúp cho việc quản lý, lưu trữ tài liệu kế

toán tốt hơn, hiệu quả hơn Đồng thời giúp giảm bớt công việc của kế toán khi xử lý, hạch toán số liệu

Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán WinKtsys của công

ty Infobus WinKtsys có những tính năng sau:

- Với phần mềm WinKtsys, thông tin trên toàn hệ thống được liên kết với nhau qua hệ thống mạng, nhờ vậy mà thông tin truyền tải giữa các phòng ban nhanh chóng và chính xác

- Tất cả các hóa đơn, báo cáo, phiếu thu, phiếu chi đều được in ra từ

hệ thống theo mẫu quy định của Nhà Nước, đều này hạn chế việc giả mạo chứng từ, sổ sách

- Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái tài khoản được in ra từ phần mềm

- Hỗ trợ lấy lại dữ liệu do bị xóa nhầm file

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Lợi nhuận không những là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 586 tại Cần Thơ, mà nó còn là chỉ tiêu hàng đầu của mọi chủ thể kinh doanh trong nền kinh tế thị trường Các công ty luôn quan tâm đến vấn đề làm thế nào để

có thể tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro trong kế hoạch kinh doanh của mình Và như các công ty khác đây cũng là mục tiêu chính của Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 586 tại Cần Thơ trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh

Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 của Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ

Đvt: Đồng

DT từ BH và CCDV 71.924.744.010 104.860.336.591 123.979.882.659 32.935.592.581 45,79 19.119.546.068 18,23 GVHB 67.275.283.757 98.278.425.629 115.696.311.308 31.003.141.872 46,08 17.417.885.680 17,72 Lợi nhuận gộp 4.649.460.254 6.581.910.962 8.283.571.351 1.932.450.709 41,56 1.701.660.389 25,85 Doanh thu HĐTC 97.034.769 75.801.430 25.064.880 (21.233.339) (21,88) (50.736.550) (66,93) Chi phí tài chính 159.524.657 642.323.990 1.039.464.551 482.799.333 302,65 397.140.561 61,83 Chi phí bán hàng 63.509.488 59.862.372 71.309.559 (3.647.116) (5,74) 11.447.187 19,12 Chi phí QLDN 3.049.576.493 4.492.790.719 5.209.649.495 1.443.214.225 47,33 716.858.777 15,96

LN thuần từ HĐKD 1.473.884.384 1.462.735.312 1.988.212.625 (11.149.072) (0,76) 525.477.314 35,92 Thu nhập khác 267.934.065 99.593.887 425.777.066 (168.340.178) (62,83) 326.183.179 327,51 Chi phí khác 288.779.130 56.636.328 236.954.268 (232.142.802) (80,39) 180.317.940 318,38 Lợi nhuận khác (20.845.065) 42.957.559 188.822.798 63.802.624 (306,08) 145.865.239 339,56

Nhận xét:

* Doanh thu

Qua bảng số liệu trên ta dễ dàng nhìn thấy doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỉ trọng cao nhất và luôn tăng qua các năm Doanh thu biến động qua các năm cụ thể như sau: năm 2012 doanh thu từ BH và CCDV tăng 45,79% so với năm 2011 tương đương 32.935.592.581 đồng, phần lớn là

do doanh thu từ các hợp đồng xây dựng và các hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc Do ban lãnh đạo thay đổi chiến lược kinh doanh nên ký được nhiều hợp đồng hơn, bên cạnh đó còn nhờ sự nỗ lực hết mình của toàn thể nhân viên

để đạt được chỉ tiêu đề ra: doanh thu năm nay phải cao hơn năm trước Sang năm 2013 do ảnh hưởng tình hình khó khăn chung của nền kinh tế, làm giảm

số hợp đồng ký kết nên tỉ lệ tăng doanh thu thấp hơn năm 2012 nhưng vẫn đạt chỉ tiêu năm nay cao hơn năm trước Doanh thu hoạt động tài chính giảm đều qua các năm, đặc biệt năm 2013 giảm mạnh (giảm 66,93%) do công ty sử dụng tiền đầu tư cho các hợp đồng xây dựng nhiều, làm giảm số tiền gửi vào ngân hàng nên lãi thu từ tiền gửi giảm, đó là một trong những nguyên nhân làm cho doanh thu hoạt động tài chính giảm Thu nhập khác giảm vào năm

2012 nhưng lại tăng mạnh trong năm 2013 (tăng 327,51%) do trong năm 2013 theo thông tư 45 của Bộ tài chính tăng nguyên giá tài sản cố định nên doanh nghiệp phải kiểm tra lại và nhân lúc ấy doanh nghiệp cũng thanh lí một số tài sản không sử dụng

Qua đó ta thấy tình hình doanh thu của công ty có nhiều biến động: DT

từ bán hàng và CCDV vẫn theo xu hướng tăng nhưng tốc độ tăng thì giảm, ngược lại doanh thu hoạt động tài chính giảm mạnh, riêng thu nhập khác thì thay đổi tăng giảm đột ngột

* Chi phí

Giá vốn hàng bán chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của công ty

Nó tăng dần qua các năm, cụ thể như: so với năm 2011 ở năm 2012 GVHB tăng 46,08%, việc GVHB năm 2012 tăng nhiều là do trong năm công ty nhận thầu nhiều công trình kết hợp với giá vật tư, sắt thép tăng mạnh làm cho chi phí đầu vào tăng Sang năm 2013 GVHB cũng tăng nhưng chỉ tăng 17,72% so với năm 2012, tuy giá thành của vật tư năm 2013 tương đối ổn định không chênh lệch nhiều so với năm 2012 nhưng do công ty nhận ít hợp đồng hơn nên tổng GVHB tăng nhưng ít hơn so với năm trước Đặc biệt chi phí tài chính tăng qua 3 năm, nguyên nhân công ty không đủ vốn phải đi vay các ngân hàng, mà chi phí lãi vay ngân hàng tăng khiến cho chi phí tài chính tăng

Tương tự như giá vốn hàng bán, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng tăng qua 3 năm và tốc độ tăng cũng gần giống như GVHB (năm 2012 tăng 47,33%, năm 2013 tăng 15,95%) do công ty tăng cường hoạt động để đạt chỉ tiêu doanh thu lơi nhuận năm sau cao hơn năm trước vì thế nhu cầu quản lí cũng tăng cao, công ty cần phải đầu tư nhiều vào việc mua sắm thêm trang thiết bị

để phục vụ cho việc quản lý tốt hơn Bên cạnh đó, chi phí bán hàng và chi phí khác có nhiều biến động hơn Năm 2012 hai loại chi phí này giảm đến sang năm 2013 thì đồng thời tăng Chi phí bán hàng tăng 19,12%, do công ty phải chủ động tìm đến với khách hàng có thể tăng lượng hợp đồng ký kết, do đó chi phí bán hàng tăng Chi phí khác tăng mạnh so với năm 2012 (tăng 318,38%)

do trong năm công ty thanh lý nhiều loại tài sản không dùng được mà giá trị còn lại của tài sản còn quá thấp

* Nhận xét chung

Qua bảng số liệu trên cho thấy, xét từng khoản tuy có nhiều biến động nhưng tổng quan thì tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng ổn định, với doanh thu và lợi nhuận tăng dần qua các năm Nguyên nhân là do tình hình hội nhập và xã hội ngày một phát triển, nhu cầu xây thêm và tu bổ cho các công trình là cần thiết, Ban giám đốc biết nắm bắt cơ hội này và điều chỉnh tình hình công ty cho phù hợp do đó mà lợi nhuận công ty luôn tăng

Bảng 3.2: Tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 của

Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ

và lợi nhuận khác tăng mạnh so với cùng kỳ năm trước, do công ty thu được khoản nợ khó đòi đã xóa sổ, mặt khác công ty cũng đã nỗ lực tập trung khắc phục khó khăn và qua đó ta có thể thấy năm 2014 công ty có khởi đầu khá tốt đẹp với mức lợi nhuận tăng 256.805.808 đồng tương ứng 37,95% so với 6 tháng năm 2013

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG

3.6.1 Thuận lợi

- Nhờ sự kết hợp các điều kiện thuận lợi bên trong cũng như bên ngoài

đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công ty ngày một phát triển hơn,

chẳng hạn như:

Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm

2013

6 tháng đầu năm 2014

Chênh lệch

DT từ BH và CCDV 62.790.620.713 70.845.647.234 8.055.026.521 12,83 GVHB 58.849.356.664 66.112.177.890 7.262.821.227 12,34 Lợi nhuận gộp 3.941.264.049 4.733.469.343 792.205.294 20,10 Doanh thu HĐTC 45.390.078 14.322.788 (31.067.289) (68,45) Chi phí tài chính 384.625.144 593.979.743 209.354.600 54,43 Chi phí bán hàng 35.845.732 40.748.319 4.902.588 13,68 Chi phí QLDN 2.690.293.843 2.976.942.569 286.648.725 10,65

LN thuần từ HĐKD 875.889.408 1.136.121.500 260.232.092 29,71 Thu nhập khác 59.637.058 243.301.181 183.664.123 307,97 Chi phí khác 33.913.969 135.402.439 101.488.470 299,25 Lợi nhuận khác 25.723.089 107.898.742 82.175.653 319,46

LN trước thuế 901.612.497 1.244.020.242 342.407.745 37,98

LN sau thuế 676.209.373 933.015.181 256.805.808 37,95

- Công ty luôn có đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực và kinh nghiệm tương đối lâu năm, đội ngũ kỹ thuật có tay nghề cao, máy móc hiện đại giúp cho công ty mở rộng hoạt động kinh doanh

- Công ty rất nhạy cảm với nền kinh tế thị trường nên việc mua và bán hàng hóa rất đa dạng và phong phú Hiện nay lĩnh vực hoạt động không chỉ là xây dựng công trình giao thông và nhà đất mà còn mở rộng phát triển trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải, vật liệu xây dựng… đem lại lợi nhuận cho công ty

- Do hoạt động ổn định và uy tính cao nên được khách hàng và các cấp, các ngành quan tâm ủng hộ

- Vị trí được đặt ở khu đô thị mới của Cần Thơ giúp cho việc phục vụ cho công việc được thuận lợi và hoạt động tốt hơn nữa

- Phần lớn các công trình do công ty xây dựng là công trình lớn, do đó

những sai lầm về xây dựng có thể gây nên lãng phí lớn và khó sửa chữa

3.6.3 Phương hướng hoạt động

- Đối với lĩnh vực kinh doanh của công ty mối quan tâm hàng đầu của công ty vẫn là vấn đề chất lượng

- Trước mắt, đối với khách hàng thân thiết: có nhiều chính sách chăm sóc khách hàng

- Phấn đấu hạ chi phí giá thành sản phẩm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất trong thời gian tới

- Tăng cường ký kết thêm nhiều hợp đồng cung cấp mới để tăng sản lượng tiêu thụ

- Tăng cường bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật tay nghề cho cán bộ công nhân viên, phân công lao động hợp lý nhất

- Không ngừng đổi mới chiến lược kinh doanh, cách thức bán hàng và chăm sóc khách hàng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao lợi nhuận