phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn la vie

Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành:  Hệ thống xử lý

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHẠM MINH CHÍ MSSV/HV: 4115382

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mã số ngành: 52340302

Tháng 10 năm 2014

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHẠM MINH CHÍ MSSV/HV: 4115382

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐẶNG THỊ ÁNH DƯƠNG

Tháng 09 năm 2014

i

LỜI CẢM TẠ

Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, hỗ

trợ thông tin từ giảng viên hướng dẫn Đặng Thị Ánh Dương, cũng như quý

Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trường Ðại học

Cần Thơ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy, Cô, người đã tận

tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành

luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô Khoa Kinh tế - QTKD, cùng

các Thầy, Cô trường Ðại học Cần Thơ đã hướng dẫn và chỉ dạy tôi trong thời

gian học tại Trường, giúp tôi có được những kiến thức cơ bản và chuyên sâu,

để có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này Ðồng thời tôi xin cảm ơn các anh,

chị Khoa Kinh tế - QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho tôi để hoàn thiện hơn

bài luận của mình

Song song với sự chỉ dạy của các Thầy Cô, tôi còn nhận được sự giúp đỡ

nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH La Vie đã hướng

dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại

công ty Xin chúc cho mọi người luôn hoàn thành tốt công việc của mình và

công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai Trân trọng cảm ơn!

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

ii

TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên

cứu của mình và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …

Người thực hiện

iii

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014

iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

HÐKD : Hoạt động kinh doanh

SXKD : Sản xuất kinh doanh

Doanh thu BH và CCDV : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ðvt : Ðơn vị tính

NH : Ngân hàng

TK : Tài khoản

TNDN : Thu nhập doanh nghiệp

DTT : Doanh thu thuần

GVHB : Giá vốn hàng bán

LNST : Lợi nhuận sau thuế

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

GÐ : Giám Ðốc

ÐÐH : Ðơn đặt hàng

NCC: Nhà cung cấp

LSX: Lệnh sản xuất

v

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán 3

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức văn phòng của công ty tại quận 4, TP Hồ Chí Minh 28 Hình 3.2: Quy trình cơ bản về sản xuất sản phẩm của La Vie 30

Hình 3.3: Các mặt hàng kinh doanh của công ty TNHH La Vie 31

Hình 3.4: Sơ đồ tổ chức phòng Tài chính – Kế toán Công ty TNHH La Vie 31

Hình 3.5: Sơ đồ hình thức kế toán của công ty 32

Hình 3.6: Hình chụp màn hình phần mềm SYSPRO 6.0 tại công ty TNHH La Vie 35

Hình 4.1: Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp SYSPRO 39

Hình 4.2: Mô tả mã khách hàng liên kết từng số hoá đơn và số tiền tương ứng 40 Hình 4.3: Phân loại khách hàng theo gói giáo dục 42

Hình 4.4: Thông tin nhập liệu yêu cầu đặt hàng từ khách hàng 43

Hình 4.5: Phân tích hoá đơn giá trị gia tăng Công ty TNHH La Vie 47

Hình 4.6: Màn hình nhập liệu có ghi nhận dấu vết kiểm toán 49

Hình 4.7: Mô tả lưu đồ chu trình doanh thu của Công ty TNHH La Vie 55

Hình 4.8: Liên kết tập tin nghiệp vụ trong chu trình doanh thu 56

Hình 4.9: Quy trình thực hiện hoạt động chi phí – sản xuất tại La Vie 66

Hình 4.10: Mô tả chu trình chi phí Công ty TNHH La Vie 67

Hình 4.11: Mô tả chu trình sản xuất Công ty TNHH La Vie 70

Hình 4.12: Mối quan hệ tập tin nghiệp vụ chu trình chi phí 73

Hình 4.13: Mối quan hệ tập tin trong chu trình sản xuất 74

vi

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở về

sau 19

Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh 38

Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng 40

Bảng 4.1: Tổng hợp số lượng và giá trị bán hàng tại khu vực TP Hồ Chí Minh trong ba năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu 2014 43

Bảng 4.2: Mô tả tập tin khách hàng 49

Bảng 4.3: Mô tả tập tin đơn đặt hàng 50

Bảng 4.4: Mô tả tập tin chi tiết hoá đơn 51

Bảng 4.5: Mô tả tập tin thanh toán 51

Bảng 4.6: Báo cáo doanh thu trong quý 2/2014 53

Bảng 4.7: Phân tích chi phí sản xuất và kinh doanh theo yếu tố 60

Bảng 4.8: Nhận xét, đối chiếu hoạt động kiểm soát nội bộ áp dụng điều kiện tin học của công ty TNHH La Vie 83

vii

MỤC LỤC

Chương 1

GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian nghiên cứu 2

1.3.2 Thời gian nghiên cứu 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán 4

2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán 5

2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 6

2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 6

2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu 6

2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ 7

2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất 11

2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình sản xuất 11

2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ 12

2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí 14

2.1.4.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí 14

2.1.4.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ 15

2.1.5 Tổng quan về phần mềm SYSPRO 6.0 20

2.1.6 Vai trò của kế toán trong môi trường kinh doanh hiện đại 24

viii

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 25

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 25

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 25

2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả 25

2.2.2.2 Phương pháp so sánh 25

Chương 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE 26

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 26

3.1.1 Thông tin chung 26

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 26

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 27

3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 30

3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 31

3.4.1 Sơ đồ tổ chức 32

3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 33

3.4.3 Phương pháp tổ chức bộ máy kế toán 33

3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT TƯƠNG TÁC VỚI PHẦN MỀM 34

3.6 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 36

3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 37

3.7.1 Thuận lợi 37

3.7.2 Khó khăn 38

3.7.3 Định hướng phát triển 38

Chương 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE 39

4.1 PHÂN TÍCH VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE 39

4.1.1 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm SYSPRO 39

4.1.2 Các phần mềm khác trong Công ty 42

ix

4.1.3 Phân tích mối quan hệ các phần mềm trong xử lý nghiệp vụ 43

4.1.4 Phân tích việc kiểm soát phần mềm 46

4.1.4.1 Phần mềm tự bảo mật (Để lại dấu vết thời gian địa điểm, tự thoát khi không sử dụng, hạn chế tìm mật khẩu) 46

4.1.4.2 Cá nhân (sử dụng, thiết kế) 48

4.1.4.3 Người bên ngoài 49

4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE 49

4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu 49

4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý 49

4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu 53

4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu 57

4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 59

4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát 59

4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát 59

4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ - SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE 65

4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí – sản xuất 65

4.3.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý 65

4.3.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí – sản xuất 71

4.3.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí – sản xuất 78

4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí – sản xuất 80

4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát 80

4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát 80

Chương 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE 86

5.1 ƯU ĐIỂM 86

x

5.2 NHƯỢC ĐIỂM 87

5.3 GIẢI PHÁP 88

Chương 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 90

6.1 KẾT LUẬN 90

6.2 KIẾN NGHỊ 90

PHỤ LỤC 92

Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2011 đến năm 2013 92

Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014 93

Phụ lục 3: Nhận đặt hàng của khách hàng 94

Phụ lục 4: Đơn đặt hàng đã nhập liệu 94

Phụ lục 5: Hoá đơn giá trị gia tăng 95

Phụ lục 6: Phiếu giao hàng 96

Phụ lục 7: Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ 97

Phụ lục 8: Phiếu yêu cầu mua hàng 98

Phụ lục 9: Kiểm tra đối chiếu – Biên bản nghiệm thu 99

Phụ lục 10: Khách hàng gửi hoá đơn thanh toán 100

Phụ lục 11: Phiếu chi/ đề nghị thanh toán 101

Phụ lục 12: Lệnh chuyển tiền trực tuyến 102

1

Chương 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong giai đoạn hiện nay, khoa học và kỹ thuật đã trở thành yếu tố cốt tử của sự phát triển, là lực lượng sản xuất trực tiếp của nền kinh tế toàn cầu Cùng với sự tiến bộ đó, nền kinh tế cũng có những phát triển vượt bậc khi

áp dụng thành công những thành tựu khoa học vào công việc quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp Hệ thống thông tin kinh tế nói chung và thông tin

kế toán nói riêng đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin kịp thời cho những quyết định kinh doanh trong môi trường hiện đại Việc vận dụng mạng thông tin máy tính và phần mềm hỗ trợ đã giúp hoạt động kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn so với công việc kế toán phải thực hiện thủ công cần rất nhiều thời gian, cồng kềnh và vất vả trong quá khứ Tuy nhiên, tính hai mặt của vấn đề nằm ở những rủi ro không minh bạch, gian lận, sai sót

có thể xảy ra trong việc quản lý và sử dụng hệ thống mà con người là nhân tố chủ yếu tham gia vào công việc trên Từ đó, việc nghiên cứu giải pháp nhằm làm thoả đáng vấn đề trên được nhiều học giả nghiên cứu quan tâm

Đứng trên góc độ của một sinh viên trẻ với nền kinh tế Việt Nam đang dần chuyển mình, với những đặc điểm kinh tế đặc trưng của tỉnh nhà – Long

An – cửa ngõ của khu vực đồng bằng sông Cửu Long, tôi muốn vận dụng lý thuyết chuyên môn Kế toán – Kiểm toán của mình để thực hiện những nghiên cứu thực tế về quản lý doanh nghiệp với đối tượng là các cơ sở kinh doanh đang hoạt động trên địa bàn tỉnh La Vie – một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Long An – cũng là một trong những thương hiệu nước giải khát

có chỗ đứng vững vàng trên thị trường Việt Nam, từ việc kiểm tra và đánh giá

hệ thống thông tin kế toán thông qua các chu trình nghiệp vụ kinh tế sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về hiện trạng của doanh nghiệp Thông qua việc phân tích, những phát hiện về sai sót, rủi ro gian lận nếu có sẽ được sửa chữa và hoàn thiện, từ đó nâng cao được chất lượng thông tin đầu ra, đảm bảo được tính an toàn, độ tin cậy của thông tin, giúp cho quyết định kinh doanh được thực hiện chính xác hơn Việc nâng cao chất lượng thông tin kế toán như trên sẽ tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Với những đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất như La Vie, tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về hiện trạng hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sản xuất, là một trong những chu trình thiết yếu trong hoạt động thông tin kế toán tại đơn vị; đó cũng chính là lý do tôi lựa chọn đề

tài luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La Vie”

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La

Vie ở những chu trình quan trọng như doanh thu, chi phí và sản xuất trên góc

độ lưu chuyển chứng từ, sổ sách kế toán, sự tham gia của người dùng và thực trạng phần mềm kế toán đang dùng cùng với rủi ro tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán

- Nhận xét những ưu điểm đã đạt được và đề ra những biện pháp để hoàn thiện hơn về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La Vie

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Không gian nghiên cứu

Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH La Vie

1.3.2 Thời gian nghiên cứu

- Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014

- Số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn từ 2011 đến 6 tháng đầu năm

2014

1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về chu trình doanh thu và chu trình chi phí sản xuất trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La Vie

Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành:

 Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như hệ thống

xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất như nhập kho và vật tư, hoạt động sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn

xác định trước rõ ràng

 Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở

4

mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp Hệ thống

thông tin quản lý thường bao gồm:

 Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ như: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh

tranh,…

 Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng tồn

kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế

 Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính như: tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…

 Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực như: tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nguồn nhân lực,…

 Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính

và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch

 Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cách nhìn tổng thể, khái quát Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoạch cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp Hệ thống này

thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung gian

b) Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính

Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán được coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định

Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin

tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân

thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp

cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị

2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán

Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có đặc tính như sau:

 Phân tích ảnh hưởng tài chính

 Ghi chép theo phân loại tài chính

 Kiểm tra đối chiếu

 Tổng hợp lập báo cáo

 Truyền thông

 Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…

 Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cung cần phải có con người tham gia Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, hoặc tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

 Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán

Ðể thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế Hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người ta cung có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng)

Tùy theo quan điểm, người ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều chu trình và không thống nhất Có bốn chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài chính, chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi Trong mỗi chu trình kế toán, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng

2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

6

 Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin được

xử lý chính xác, kịp thời

2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp

Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng như dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tương lai và ước tính sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ tương lai đó Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch lợi nhuận, thống kê phân tích các tình hình kinh doanh Dựa vào mục tiêu và phương pháp, hệ thống thông tin kế toán được phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…

 Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được và ngược lại, nếu không có máy tính thì

hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như các công việc bảo mật, bảo

vệ, bảo trì hệ thống

2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán

 Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng

7

Ðây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng

Ðể giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu Như vậy tham gia vào hoạt động xử

lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài

 Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu khách hàng

Ðây là bước công việc thứ 3 trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực

sự hoàn thành Ðây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng

 Nhận tiền thanh toán

Ðây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gửi Check thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phân thư tín sẽ phân loại, lập bản kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bản kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán

2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ

Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan Các bộ phận đó bao gồm:

 Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách

hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “lệnh bán hàng”

8

 Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và

chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét “bảng phân tích bảng phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó dòi của doanh nghiệp

 Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng

bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Chứng

từ điều chỉnh giảm giá (Credit Memo) Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận

 Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho

 Bộ phận gởi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc

thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lượng nhận trên phiếu nhập kho

 Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán hàng

sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên phiếu nhập kho

 Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc

các Credit Memo

 Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản phải

thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”

 Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các

hoạt động lập báo cáo tổng hợp

 Bộ phận thu tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán bằng

cách gửi Check qua bưu diện Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một bộ

phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)” Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia

bảo quản tài sản là Check thanh toán

 Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi

vào ngân hàng

b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu

Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dư và hệ thống thanh toán theo hóa đơn

 Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, người mua

sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn

9

thanh toán Như vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ Theo hệ thống này, giấy báo trả tiền sẽ là một bản sao của hoá đơn bán hàng,

nó được gửi cùng hoá đơn cho khách hàng khi bán hàng

 Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán

chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số dư phát sinh trong kỳ, số

dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dư đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trước đó để tham khảo

c) Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu Thông tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục

vụ các quyết định điều hành hoạt động

 Báo cáo kiểm soát: trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử

lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu Ngoài ra người kiểm soát cũng cần kiểm soát được việc truy cập của hệ thống Chính vì vậy, hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lưu trữ dữ liệu

Ở mức độ tổng quát, người ta lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh thu bán hàng; hoặc báo cáo tổng hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng

mã số hóa đơn ) trong tập tin xử lý

Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, người ta lập Báo cáo chi tiết các ghi chép Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã được

xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian như 1 tuần, 1 tháng Ví dụ báo cáo liệt kê tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả phiếu xuất kho; tất cả các Credit Memo; tất cả

giấy báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán Mục đích của

chúng nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác hay không

10

 Báo cáo đặc biệt: là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để người sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính Thông thường loại báo cáo này bao gồm:

 Báo cáo khách hàng: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc khách hàng thanh toán với doanh nghiệp Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp

vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng khách hàng Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ hai, dùng để nhắc nợ với người mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích người mua thanh toán sớm

 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ) Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của người mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp, thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi

 Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List): báo cáo này do nhân viên nhận thư lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng Như vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản khách hàng

 Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích doanh thu bán hàng theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá như phân tích bán hàng (giá vốn, lãi gộp) theo từng người mua; theo từng chủng loại hàng bán; theo người bán; hoặc theo địa điểm bán hàng Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản

lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo người bán, hoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo

 Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên quan tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng), thời gian giao hàng

d) Sổ sách

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau

 Ghi chép bằng tay: Tuỳ vào hình thức kế toán mà đơn vị có hệ thống sổ sách khác nhau, tuy nhiên đều thực hiện việc ghi chép bằng tay và được tiến

11

hành ghi nhận trên ba loại nhật ký đặc biệt, một số sổ chi tiết và sổ cái phù

hợp Ðó là các nhật ký bán hàng; nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal); nhật ký thu tiền và sổ chi tiết khách hàng

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái

 Ghi chép bằng máy: việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập tin dữ liệu Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số liệu

từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo

Trong hệ thống kế toán được tin học hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu Nó chỉ còn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ các dữ liệu dã được xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu như hình kế toán bằng tay thông thường Chính vì vậy chất lượng của hệ thống kế

toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu

2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí

2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ Có bốn sự kiện kinh tế được ghi chép bằng bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình chi phí, đó là:

Yêu cầu hàng hóa dịch vụ

Ðây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “yêu cầu mua hàng”

Ðặt hàng với nhà cung cấp

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp

đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng

Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thông thường là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu) chấp nhận đặt hàng Ðây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua

12

 Nhận hàng và nhập kho Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được

chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của người cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc

Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận Sau dó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhận kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng

 Ghi nhận phải trả người bán

Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu lập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp Phần này sẽ được trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với người bán

 Thanh toán cho người cung cấp

Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hàng lập các thủ tục để chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho người bán Sau khi thanh toán tiền, căn

cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả

ghi nhận khoản thanh toán cho người bán

2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ

Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan Các bộ phận đó bao gồm:

 Bộ phận yêu cầu: Ðây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là căn

cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định…

 Bộ phận mua hàng: Ðây là bộ phận có chức năng lựa chọn người cung cấp,

xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn người cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Ðơn đặt hàng” gửi cho người cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng

 Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi chức

năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát Bộ phận nhận hàng có chức

13

năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lượng hàng và lập “Phiếu nhập kho” (hoặc giấy báo nhận hàng) cho số hàng nhận được này Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và số lượng trên “Ðơn đặt hàng” để

có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng

 Bộ phận kho hàng: Ðây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng

tồn kho của doanh nghiệp Kho bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho”, ghi nhận vào thẻ kho và sau đó gửi

“Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả

 Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh

toán với người bán Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tưong ứng Dù được tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc

là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”; “Ðặt hàng mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hoá đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán

 Bộ phận tài vụ: Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán

hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn

thanh toán

b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải trả

Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo người bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ

 Hệ thống theo dõi theo nguời bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán hàng

được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán…

Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo người bán:

 Nhận hoá đơn bán hàng

 Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan

 Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán

 Thanh toán tiền

 Ghi giảm khoản phải trả cho từng người bán

 Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Ðây là hệ thống theo dõi và

thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên chứng từ thanh toán

 Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán

c) Báo cáo kế toán

Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tóm lược tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ

Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế hoạch

Thông thường loại báo cáo này bao gồm:

 Báo cáo các hoá đơn bán hàng chưa được thanh toán

 Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ

 Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán

 Báo cáo tham vấn thông tin nhà cung cấp

d) Sổ sách

Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các số sách kế toán bằng giấy bao gồm các nhật ký liên quan như nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ chi tiết Trong hệ thống xử lý bằng máy, người ta sử dụng các tập tin dữ liệu để dự trữ và xử lý nghiệp vụ Cách tổ chức các tập tin này được trình bày trong tổ chức dữ liệu

2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất

2.1.4.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình sản xuất

Thiết kế sản phẩm: mục tiêu của hoạt động là đạt được các đặc

điểm kỹ thuật như yêu cầu của khách hàng, đảm bảo chất lượng với chi phí hợp lý Hoạt động này cho ra bản vẽ kỹ thuật, quy trình sản xuất và chi tiết vật liệu

Lập lịch sản xuất hay kế hoạch sản xuất: một kế hoạch sản xuất

hiệu quả sẽ đáp ứng đúng các yêu cầu tiêu thụ và giảm tối đa thành phẩm tồn kho Phương pháp lập kế hoạch cũng tương tự như kiểm soát hàng tồn kho bao gồm phương pháp EOQ, MRP, JIT Dựa vào kế hoạch sản xuất sẽ lập lệnh sản xuất giao cho phân xưởng, từ đó xác định số nguyên vật liệu cần dùng

15

Hoạt động sản xuất: kết hợp các yếu tố để tiến hành sản xuất, kết

hợp với hoạt động kiểm soát chất lượng

Tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm: Phân loại, tổng hợp

từng loại chi phí sản xuất, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá

thành sản phẩm

2.1.4.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ

a) Lưu chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ

Các bộ phận tham gia cấu thành hoạt động sản xuất:

Bộ phận bán hàng: Bộ phận này sẽ xác định được nhu cầu sản phẩm cần

tung ra thị trường theo từng thời điểm thích hợp, phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Bộ phận hoạch định sản xuất: Xác định được nguồn lực của đơn vị và

nhu cầu của thị trường để đưa ra kế hoạch sản xuất phù hợp, dự trù sức lao động, hàng tồn kho cho sản xuất và công suất máy có thể hoạt động của đơn

vị

Bộ phận sản xuất: Đối tượng chủ lực tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp,

tuân thủ nghiêm ngặt quy trình để tạo ra sản phẩm cho doanh nghiệp Các cán

bộ ở các bộ phận liên quan có trách nhiệm hỗ trợ điều phối chức năng cho hoạt động sản xuất

Bộ phận kiểm soát hàng tồn kho: Đảm bảo sự sắp xếp hàng tồn kho đủ

tiêu chuẩn về chất lượng, phân loại đúng theo thời gian sản xuất, chủng loại phù hợp Có bộ phận chuyên trách về kiểm tra đột xuất hàng lưu kho để đảm bảo an toàn hàng tồn kho của đơn vị

Kho hàng: Cần xác định rõ về diện tích, địa điểm và điều kiện hiện tại

của kho hàng để phân phối hàng tồn kho hợp lý, thuận tiện cho việc giao, nhận hàng cũng như bảo quản chất lượng hàng hoá (Thủ tục chứng từ của thủ kho được tìm hiểu ở chu trình chi phí)

Bộ phận kiểm soát chất lượng: Thành phẩm trước khi nhập kho phải

được kiểm tra chất lượng, giúp đảm bảo quy trình sản xuất được giám sát liên tục, giải quyết những vấn đề sản phẩm nhanh chóng

Kế toán giá thành: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công tham gia

vào sản xuất và chi phí sản xuất chung được phân bổ để tính giá thành sản phẩm, tính chi phí dở dang cuối kỳ

Kế toán lương: bao gồm nhân viên quản lý phân xưởng, là bộ phận đánh

giá năng lực tham gia sản xuất của công nhân phân xưởng Họ sẽ lập bảng chấm công và tính lương cho nhân công tham gia sản xuất

b) Tổ chức hệ thống theo dõi chức năng kế toán liên quan

16

* Kế toán hàng tồn kho

Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là:

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên

sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá hàng Trị giá hàng Tổng trị giá hàng Trị giá hàng xuất kho trong kỳ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ tồn kho cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá (Nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, mà theo dõi trên tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”) Phương pháp này được sử dụng cho các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, số lần xuất kho nhiều, thường xuyên Công tác kiểm kê được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ (Tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của Tài khoản 611 “Mua hàng”

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ)

và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

+ Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán Trong trường hợp áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao

17

 Chi phí hàng tồn kho thường được chia làm ba loại là chi phí mua hàng, chi phí dự trữ và chi phí cơ hội Có ba phương pháp quản lý hàng tồn kho sau:

+ Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho theo số lượng đặt hàng tối

ưu – EOQ: Tính toán số lượng mỗi đơn hàng hợp lý nhất để giảm thiểu tổng

chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hàng dự trữ Số lượng tối

ưu mỗi lần đặt hàng được tính toán dựa trên số lượng nguyên liệu cần trong

năm, chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản

+ Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật liệu – MRP: Phương pháp

xác định nguyên vật liệu theo lịch trình sản xuất hơn là theo nhu cầu trong kế hoạch, phù hợp với khả năng và nhu cầu sản xuất nên giảm đáng kể chi phí đầu tư cho dự trữ nguyên vật liệu

+ Phương pháp tồn kho kịp thời – JIT: giao hàng thường xuyên, mỗi

lần với số lượng vừa đủ, không dự trữ tại kho Công ty hướng đến khách hàng

cụ thể qua các đơn đặt hàng tạo ra chu trình sản xuất Một số yếu tố then chốt của JIT:

- Tập trung vào chất lượng

- Chu kỳ sản xuất ngắn

- Chu trình sản xuất trôi chảy

- Vận hành sản xuất linh hoạt

* Kế toán giá thành và tập hợp chi phí dở dang cuối kỳ

Các phương pháp tính giá thành sản phẩm

Phương pháp 1: Phương pháp giản đơn (phương pháp trực tiếp)

Phương pháp được sử dụng cho những sản phẩm, lao vụ, dịch vụ có quy trình công nghệ sản xuất được khép kín, quy trình sản xuất cho ra một loại sản phẩm duy nhất

Phương pháp 2: Tính giá thành theo phương pháp loại trừ sản phẩm phụ

Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp sữ dụng cùng một quy trình sản xuất, nhưng ngoài việc thu được sản phẩm chính, còn thu được sản phẩm phụ

Phương pháp 3: Tính giá thành theo phương pháp hệ số

Với cùng một quy trình sản xuất, sử dụng cùng một loại nguyên vật liệu, nhưng nếu sản phẩm chính thu được là nhiều loại khác nhau thì nên dùng phương pháp này

18

Phương pháp 4: Phương pháp tỷ lệ

Trường hợp hoạt động sản xuất sử dụng cùng một quy trình công nghệ, kết quả thu được các sản phẩm cùng loại với chủng loại, phẩm chất, quy cách khác nhau Ví dụ: Kích cỡ và chiều dài ống nước; sản phẩm dệt may với nhiều phẩm cấp khác nhau

Phương pháp 5: Phương pháp định mức được thực hiện khi hội đủ

điều kiện sau:

- Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đã ổn định

- Các loại định mức kinh tế - kỹ thuật đã tương đối hợp lý, chế độ quản

lý định mức đã được kiện toàn và đi vào nề nếp thường xuyên

- Trình độ tổ chức và nghiệp vụ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tương đối vững vàng và công tác hạch toán ban đầu tiến hành chặt chẽ

Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là phát hiện kịp thời, chuẩn xác những khoản chi phí vượt trội định mức để có biện pháp quản lý, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm

Phương pháp 6: Tính giá thành theo đơn đặt hàng

Áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất đơn chiết, riêng lẽ, đối tượng hạch toán chi phí là từng đơn đặt hàng, đối tượng tính giá thành là sản phẩm, lao vụ hoàn thành theo hệ thống đơn đặt hàng

Phương pháp 7: Phương pháp công đoạn

- Phương pháp được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp về công nghệ, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là giai đoạn công nghệ Đối tượng tính giá thành là thành phẩm hoặc thành phẩm và bán thành phẩm Thời điểm tính giá thành là ngày cuối cùng của kỳ kế toán, không tính giá thành theo chu kỳ sản xuất sản phẩm

- Phương pháp này có hai cách thức thực hiện: kết chuyển chi phí tuần tự

và kết chuyển chi phí song song

* Kế toán tiền lương

Có hai hình thức trả lương cơ bản: Trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian

Lương theo sản phẩm phù hợp với người lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, cơ sở để tính lương là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”

19

Lương theo thời gian (lương tháng): Hình thức này phù hợp với nhân viên quản lý, nhân viên hành chính sự nghiệp hoặc người thợ có tay nghề bậc cao, tạo ra sản phẩm tinh xảo, chất lượng sản phẩm quan trọng hơn số lượng

Cơ sở để tính là “bảng chấm công hàng tháng”

Kế toán các khoản trích theo lương

Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở

về sau:

Các khoản trích theo

lương

Doanh nghiệp (%) Người lao động (%) Cộng (%)

c) Báo cáo kế toán

Báo cáo hoạt động:

- Báo cáo liệt kê hoạt động xuất kho nguyên vật liệu

- Báo cáo sử dụng công cụ, dụng cụ

- Báo cáo hoạt động nhập kho thành phẩm

Báo cáo phân tích các hoạt động:

- Báo cáo phân tích họat động xuất kho nguyên vật liệu theo từng đặt hàng sản xuất, từng loại nguyên vật liệu, từng kho hàng

- Báo cáo phân tích hoạt động nhập kho thành phẩm theo từng đặt hàng sản xuất, từng mặt hàng, từng kho hàng

Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia:

- Báo cáo danh mục nguyên vật liệu, nhân viên sản xuất, kho hàng, thành phẩm

- Báo cáo tình trạng nguyên vật liệu, Sản phẩm dở dang, thành phẩm

d) Sổ sách

Sổ sách chi tiết hàng tồn kho, nhân công, chi phí các hoạt động có liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp; hoặc dữ liệu liên quan với chu trình doanh thu, chi phí

20

2.1.5 Tổng quan về phần mềm SYSPRO 6.0

SYSPRO 6.0 là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - ERP,

hệ thống thông tin kế toán chạy trên ứng dụng là nguồn thông tin quan trọng tạo nên dữ liệu đầu vào cho những báo cáo trong doanh nghiệp Phần mềm được thiết kế các phân hệ theo yêu cầu của khách hàng, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Sau đây là tổng quan những phân hệ phục vụ hoạt động kế

toán (dựa vào website syspro.com)

Phân hệ tổng hợp (General Ledge)

Chức năng: Phân hệ tổng hợp dùng để tổng hợp thông tin từ các phân hệ khác để đưa thông tin lên báo cáo tài chính Phân hệ lưu giữ được chi tiết và tổng hợp số liệu quá khứ cũng như các tài khoản liên quan không giới hạn, dễ dàng truy xuất

Ở phân hệ này còn có chức năng cập nhật các chứng từ về bút toán cuối

kỳ, bút toán điều chỉnh, phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ

Ngoài ra, với chính sách thuế, lương ở mỗi quốc gia khác nhau, SYSPRO lại được thiết kế chung toàn cầu, nên các hạch toán này được quản

lý như bút toán khác

Tự tính tỷ số tài chính, vẽ đồ thị biểu diễn ngân sách hiện thời và trong quá khứ cũng như phân tích chi phí lý tưởng cho tiêu dùng như du lịch, sửa chữa, và duy trì chi phí chung hoặc viện trợ

Phân hệ tổng hợp cung cấp hệ thống đa dạng các báo cáo tổng hợp và chi tiết các giai đoạn hiện thời hay trước đó bằng bất cứ đơn vị tiền nào; tuỳ chọn hình thức kế toán (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ)

Phân hệ tiền (Cash Book)

Chức năng: Cung cấp một hệ thống thông tin giao dịch qua ngân hàng các dòng tiền vào và ra khỏi tài khoản doanh nghiệp, thuận lợi cho việc lập báo cáo quản trị tiền tốt nhất và hiệu quả nhất

Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ tiền mặt và xuất chứng từ, phân hệ còn được liên kết trực tiếp với ngân hàng giao dịch Ngân hàng sẽ in chứng từ ngân hàng thông qua lệnh chuyển tiền điện tử xem như giấy báo nợ, báo có cho doanh nghiệp

Sự liên kết ra bên ngoài giúp tăng tốc độ và hiệu quả thanh toán qua ngân hàng, nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn vì dấu vết thực hiện nghiệp vụ là vĩnh viễn, không thể xoá được

Phân hệ kế toán tiền cung cấp các báo cáo sau:

- Xem nhật ký và phân loại các báo cáo từ các sổ tài khoản về tiền

- Báo cáo đối trừ và thống nhất thanh toán

- Báo cáo tài khoản ngân hàng

21

- Báo cáo các loại ngoại tệ

- Ghi nhận trực tuyến các khoản gửi ngân hàng

- Báo cáo dự đoán được trạng thái dòng tiền thông qua các ước đoán tiền

tự động trong hệ thống

- Kiểm tra được mẫu báo cáo nào của nguồn tài chính xảy ra sự gian dối

Phân hệ phải trả (Account Payment)

Chức năng: Cung cấp sự điều khiển kịp thời, chính xác và hiệu quả trong quy trình lập hoá đơn thanh toán và phân tích chi phí và nhận được khoản chiết khấu để nâng cao hiệu quả của dòng tiền, và vẫn duy trì được mối quan

hệ tốt đẹp với nhà cung cấp

- Dự đoán dễ dàng và chính xác yêu cầu dòng tiền hiện tại và tương lai

- Đăng ký triệt để và đầy đủ thông tin để đảm bảo hoá đơn được ghi nhận đúng và được xác nhận bởi cấp quản lý

- Phân tích đầy đủ khoản mua từ nhà cung cấp

- Sử dụng hệ thống ghi nhận hàng hoá đã nhận để ghi nhận tăng tài khoản phải trả và điều khiển sự đa dạng về giá

- Cung cấp quy trình chi trả tự động

- Thực hiện tiện ích từ khoản được chiết khấu, giảm giá

- Chấp nhận hoá đơn thanh toán điện tử, tạo thành dòng chảy dữ liệu

- Hỗ trợ các ghi nhận mang tính chu kì

Hệ thống báo cáo trong phân hệ:

- Báo cáo hàng nhập mua

- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

- Báo cáo công nợ theo hóa đơn

- Báo cáo về đơn đặt hàng và hợp đồng

Phân hệ phải thu (Account Receivable)

- Theo dõi các khoản thu bằng việc sử dụng các công cụ quản lý tài khoản Có Giữ thông tin liên lạc, tạo ghi chú và chi tiết hoá thông tin quản lý tài khoản Có giúp ích cho việc công tác dịch vụ khách hàng được hiệu quả

- Phân tích lợi nhuận của từng tài khoản; tìm ra nợ xấu nhanh chóng; tự chọn tính chi phí tài chính cho những tài khoản quá hạn

- Hỗ trợ những hoá đơn có bản chất tuần hoàn; hỗ trợ hỗn hợp cho những hoá đơn tiền chưa được đặt tên tài khoản

22

Hệ thống báo cáo:

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo công nợ theo khách hàng

- Báo cáo công nợ theo hóa đơn

- Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng

Phân hệ tài sản (Fix Asset)

Chức năng:

- Duy trì sự ghi nhận toàn bộ tài sản và địa điểm của tài sản

- Ghi nhận chi phí do sử dụng tài sản

- Tính khấu hao bao gồm thuế

- Ghi nhận lịch sử tồn tại của tài sản

- Dự đoán vòng đời hữu dụng của tài sản

- Báo cáo về bỏ tài sản, đánh giá lại hay mua mới tài sản

- Cung cấp báo cáo chi tiết và màn hình vấn tin dữ liệu

- Cung cấp sự xem xét về khởi đầu đầu tư tài sản

Hệ thống báo cáo:

- Nhật ký về thêm bớt tài sản và báo cáo sổ cái

- Lịch trình giá trị và thuế về tài sản

- Báo cáo phân tích về nhân công để duy trì công việc

- Báo cáo doanh thu, chi phí, khấu hao

- Báo cáo biến động tài sản

Phân hệ chi phí – giá thành (Bill of Materials)

Chức năng:

Thiết lập được mối quan hệ giữa những đối tượng trong quá trình sản xuất với những đối tượng chất liệu hợp thành cũng như chuỗi điều hành để sản xuất các đối tượng, giúp cho việc đánh giá chi phí dự kiến so với chi phí thực

tế sản xuất sản phẩm

- Chi tiết màn hình vấn tin về thông tin chi phí và biểu đồ hoạt động

- Nhiều cấp nhận dạng nguyên liệu thực hiện bị thiếu hụt

- Tiêu chuẩn và truy vấn chi phí và phân tích với so sánh với chi phí hiện hành

- Hỗ trợ lập thử hoá đơn kế hoạch, bộ phận ảo và phụ điều hành hợp đồng

- Tuỳ chọn cấu thành hỗ trợ cho việc mua hàng cho sản xuất Hỗ trợ tính chi phí từ nhiều đơn vị đo lường khác nhau và xác định cấu thành như số lượng, (%), của nguồn gốc hoặc số lượng chi tiết liên quan trong một đợt sản xuất

- Xác định yếu tố phế liệu cho những kế hoạch chính xác

Hệ thống báo cáo:

23

- Báo cáo chi tiết bộ phận nào sử dụng vật liệu

- Báo cáo hoá đơn tập hợp chi phí

- Tuỳ chọn tiêu chuẩn để đa dạng loại báo cáo

Phân hệ kế toán hàng tồn kho (Inventory)

Chức năng: Quản lý hàng tồn kho và đưa ra mức tồn kho an toàn cho hoạt động sản xuất; phân loại nhà cung cấp chủ chốt cho từng loại vật liệu; ghi nhận đồng loạt vật liệu cùng hạn sử dụng

Đo lường bằng đơn vị đo cụ thể của từng mặt hàng và nhiều đơn vị đo lường cùng sử dụng cho một loại vật liệu; tuỳ chọn bảo vệ đa dạng với thông tin vật liệu

Phương pháp tính giá hàng tồn kho đa dạng cho từng kho chứa (trung bình, tiêu chuẩn, LIFO, FIFO, giá cuối cùng)

Dễ dàng phân loại hàng hoá theo mã “bar code” (bình 19 lít có một tem

“bar code” để đếm số lần vô nước và phân phối)

Chính sách đặt hàng và yêu cầu tồn kho an toàn được xác định riêng cho từng kho hàng

Hệ thống báo cáo: Các báo cáo phân tích dòng hàng tồn kho và phân tích

quản trị hiệu quả nguồn lực

Phân hệ RMA (Returned Merchandise Authorization)

Chức năng:

- Là phương pháp hiệu quả điều khiển sự trao đổi hàng hoá đã bán cho khách hàng, đảm bảo về tính quan sát được và ghi nhận cho đến khi nghiệp vụ hoàn tất Ở đây là việc quản lý trả vỏ chai 19 lit

- Tạo mã quản lý hàng quay về

- Sử dụng lựa chọn linh hoạt để thiết kế quy trình

- Người sử dụng thiết kế thời gian trở về cho hoạt động của RMA

- Hỗ trợ tìm kiếm hàng đã bán và hợp thức hoá chúng

- Tạo tính năng chỉnh sửa đặt hàng cho hàng có/ không có đảm bảo

- Thực hiện nghiệp vụ trao đổi hàng trong nội bộ

Hệ thống báo cáo:

- Hoạt động trả hàng có thể ghi nhận bằng sự ghi mã bởi báo cáo RMA

- Cung cấp danh sách chứng từ hàng ngày

2.1.6 Vai trò của nhân viên kế toán trong môi trường kinh doanh

hiện đại (tham khảo Accounting Information System - Gelinas)

2.1.6.1 Vai trò của kế toán với việc thiết kế hệ thống

Đứng trên góc độ người thiết kế, kiểm toán viên cần có kiến thức về nguyên lý kế toán, nguyên lý kiểm toán, kỹ năng về công nghệ máy tính và

- Hệ thống sẽ lưu sự kiện như thế nào?

- Hệ thống sẽ lưu sự kiện khi nào?

- Những giám sát nào là cần thiết để cung cấp những ghi nhận hợp lệ, chính xác và hoàn chỉnh; để bảo vệ tài sản; và để chắc chắn là hệ thống có thể kiểm toán được?

- Những báo cáo nào sẽ được xuất và xuất khi nào?

- Những chi tiết nào sẽ được đưa vào báo cáo?

Những câu hỏi trên sẽ giúp người thiết kế có cái nhìn khái quát về AIS

Kế toán thực hiện nhiều chức năng trong tổ chức, gồm nhiệm vụ điều khiển, nguồn vốn, phân tích thuế, phân tích tài chính, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp, hệ thống thông tin và phân tích ngân sách

2.1.6.2 Vai trò của kế toán với việc sử dụng hệ thống

Đứng trên góc độ người sử dụng, kế toán viên thường trực tham gia vào quá trình thiết kế hệ thống Thực chất, người sử dụng hệ thống thông tin sẽ phải liên quan mật thiết để chắc chắn rằng hệ thống mới có đủ những thuộc tính đã yêu cầu Để việc thiết kế hệ thống hiệu quả, người dùng phải biết hệ thống phát triển như thế nào, kỹ thuật sử dụng để phát triển hệ thống, và công nghệ nào được sử dụng trong hệ thống

2.1.6.3 Vai trò của kế toán với việc kiểm tra hệ thống

Đứng trên góc độ kiểm toán viên công và kiểm toán viên nội bộ, họ sẽ kiểm tra hệ thống thông tin kế toán AIS hoặc cung cấp những dịch vụ đảm bảo khác để đánh giá hệ thống Kiểm toán viên thực hiện đánh giá độ tin cậy của

dữ liệu kế toán và những báo cáo xuất từ hệ thống Họ sẽ kiểm tra sự điều khiển với hệ thống, đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống và tham gia vào quá trình thiết kệ hệ thống.Để thực hiện được điều đó, kiểm toán viên phải

có kiến thức về kỹ thuật thiết kế hệ thống, điều khiển, kỹ thuật sử dụng trong

hệ thống thông tin và việc thiết kế, điều hành AIS

25

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp được lấy từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm

2014, chứng từ giao dịch và một số báo cáo nội bộ của công ty TNHH La Vie

Đề tài còn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và thực hiện lại đối với công tác kế toán tại công ty TNHH La Vie

Ngoài ra, đề tài còn sử dụng thông tin từ Internet, các website của công

ty phần mềm, tư vấn sử dụng phần mềm

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả dùng để miêu tả hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị

Là phương pháp có liên quan đến việc thu thập thông tin, số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu bằng cách sử dụng bảng thống kê, sơ đồ

Phương pháp dùng để mô tả lưu đồ hoạt động trong các chu trình nghiên cứu, sự tương tác giữa người dùng với phần mềm kế toán, với sổ sách, chứng

từ

2.2.2.2 Phương pháp so sánh dùng để đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị

Là phương pháp đối chiếu những đặc điểm, hiện trạng thực tế với những

cơ sở lý thuyết về tính hoàn thiện của hệ thống Phương pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu so sánh cần phải tương xứng về trình độ, quy mô và khả thi về giải pháp áp dụng thực hiện

Phương pháp này dùng để phân tích những rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị, đánh giá hệ thống, quy trình được mô tả ở các chu trình nghiên cứu

26

Chương 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

3.1.1 Thông tin chung

Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE

Trụ sở chính – Nhà máy Long An: Quốc lộ 1A, P.Khánh Hậu, TP.Tân

An, Long An

Nhà máy tại Hưng Yên: Thôn Ngọc Quỳnh, xã Như Quỳnh, huyện Văn Lâm, Hưng Yên

Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh: 360A Bến Vân Ðồn, Quận 4, TP

Sàn phẩm của La Vie lần đầu tiên được đưa ra thị truờng vào tháng 07 năm 1994 và đã nhanh chóng phát triển thành nhãn hiệu dẫn đầu trong ngành nước đóng chai tại Việt Nam La Vie là nhãn hiệu nước đóng chai duy nhất có mặt trên toàn quốc và là công ty nước giải khát đầu tiên tại Việt Nam đạt chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 về đảm bảo chất lượng năm 1999 Logo công ty: “La Vie” ra đời trong tình huống rất đặc biệt Sau khi có giấy phép đầu tư, các thành viên trong Hội đồng quản trị mất một thời gian dài tìm tên nhãn hiệu có ý nghia gắn với sản phẩm nước khoáng mà chưa tìm được Trong cuộc gặp mặt thân mật, bà Forey, phu nhân của nguời sáng lập công ty đã bật lên ý nghĩ: “Nuớc rất cần cho sự sống” mà La Vie có nghĩa là cuộc sống Chính từ đó, “La Vie - Một phần tất yếu của cuộc sống” - đã ra đời

La Vie là kết quả quá trình thăm dò khảo sát tìm kiếm các nguồn nước khắp đồng bằng sông Cửu Long của công ty “Corporation Franco-Asiatique

• 29-01-1996: Thành lập chi nhánh tại Hà Nội

• 26-07-1996: Thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh

• 11-1996: Hội nghị cấp cao các nguyên thủ quốc gia các nước nói tiếng Pháp trên thế giới do chính phủ Việt Nam đăng cai tổ chức, La Vie là nước uống duy nhất được chọn để phục vụ hội nghị

• Năm 1999: La Vie cho ra đời sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu đông đảo người tiêu dùng ở bộ phận gia đình và công sở

• 03-06-1999: La Vie là doanh nghiệp nước giải khát đầu tiên của Việt Nam được trao chứng chỉ ISO 9000

• Năm 2000: Công ty đổi tên thành Công ty Liên Doanh La Vie

• Năm 2000: Công ty Liên Doanh La Vie đã cùng với sự hỗ trợ của tập đoàn Nestlé Waters khảo sát và tìm được nguồn nuớc khoáng mới tại Hưng Yên

• Cuối năm 2002: La Vie chính thức cung cấp các sản phẩm từ nguồn nuớc mới tại Như Quỳnh, Hưng Yên

• 08-2007: “Công ty Liên Doanh La Vie “chính thức đổi tên thành “Công

ty Trách Nhiệm Hữu Hạn La Vie”

• 09-04-2008: Các sản phẩm La Vie mang logo thống nhất của tập đoàn Nestlé Waters

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Tổng số nhân viên chính thức của 459 nhân viên, được điều phối ở hai nhà máy Long An, Hưng Yên và 2 chi nhánh ở Hồ Chí Minh, Hà Nội, cùng các văn phòng đại diện ở Bình Dương, Vũng Tàu, Ðồng Nai Trong đó, trụ sở tại Hồ Chí Minh là văn phòng làm việc chính với tổng số 131 nhân viên, làm việc tại 11 phòng ban

28

Công ty có 375 nhân viên L&A (Le & Associates – công ty nhân lực thuê ngoài) làm việc tại hai nhà máy và khoảng 299 nhân viên SFF (nhân viên nhà thầu phụ) trên toàn quốc

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH La Vie

Hội đồng quản trị:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty và thông tin chính thức hoạt động cho tập đoàn, là cơ quan thông qua những chính sách dài hạn trong phát triển công ty, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất, họp thường

kỳ để giám sát hoạt động, thay đổi linh hoạt các chính sách sản xuất kinh doanh

Tổng Giám Ðốc có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về toàn bộ lĩnh vực quản lý, kinh doanh của công ty và tất cả các Bộ phận chức năng

Phó Tổng giám đốc quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất ở nhà máy sản xuất

Bộ phận Marketing: Nghiên cứu thị trường, hành vi người tiêu dùng,

thu thập và phân tích thông tin về xu hướng thị trường, về các đối thủ cạnh tranh

Thực hiện các hoạt động truyền thông tiếp thị nhằm cung cấp thông tin

về công ty và sản phẩm đến người tiêu dùng Phát triển kinh doanh cho các sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm, bao bì sản phẩm

Bộ phận nhân sự: Chức năng thực hiện các công việc: lên kế hoạch

tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, thực hiện các chế độ chính sách cho cán

bộ, công nhân viên

Tổng giám đốc

Phòng Marketing Phòng nhân sự

Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Chuỗi cung ứng