Tổng quan về công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

Đề tài: Tổng quan về công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

I khái quát chung về của Công ty cổ phần đại lý FORD

Hà Nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Cổ phần đại l ý FORD hà nội

Tiền thân của Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội là Công ty cổ phần TAXI Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 2011/GP-VB ngày 15/08/1995

Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế, Công ty là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đợc thành lập dới hình thức góp vốn hoạt động kinh doanh Là một doanh nghiệp đa thành phần kinh tế do đó các chủ sở hữu của Công ty bao gồm cả pháp nhân và thể nhân, Công ty hoạt động theo luật Công

ty do Quốc hội nớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990 và luật sửa đổi bổ sung điều luật Công ty do Quốc Hội thông qua tại kỳ họp thứ 5 khoá IX ngày 22/06/1994

Công ty đã tìm ra hớng kinh doanh riêng của mình đồng thời chứng tỏ

vị thế trên thị trờng kinh doanh Ngay từ những ngày đầu mới hoạt động với

số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng, với hình thức kinh doanh vận tải hành khách bằng

xe TAXI, Công ty luôn đáp ứng đợc nhu cầu đi lại bằng phơng tiện của đông

đảo ngời dân trong thành phố cũng nh những khách nớc ngoài đến thăm và làm việc tại Hà Nội Công ty là một trong những đơn vị đợc UBND thành phố

Hà Nội và Sở giao thông công chính tuyên dơng và tặng bằng khen Không chỉ dừng lại ở nh vậy, Công ty đã luôn tìm tòi và định cho mình những hớng

đi mới nhằm phát huy hết khả năng kinh doanh

Công ty đã trở thành đại lý chính thức duy nhất của Công ty FORD Việt Nam tại miền Bắc có nhiệm vụ kinh doanh đồng bộ 3 chức năng : kinh doanh ô tô, bảo hành bảo dỡng sửa chữa và cung ứng phụ tùng chính hãng

Tháng 9/1997 đợc sự đồng ý của UBND thành phố và Bộ Tài chính, Công ty

cổ phần TAXI Hà Nội chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần đại lý FORD

Hà Nội (quyết định số 3658/QĐ-UB) với thời gian hoạt động là 30 năm và

đ-ợc phép phát hành thêm cổ phiếu để nâng số vốn điều lệ hoạt động lên 25 tỷ

đồng

Về nhân lực, với sự nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể hơn 300 cán

bộ công nhân viên luôn tận tình đóng góp công sức vào công việc kinh doanh

đã góp phần không nhỏ đến sự phát triển và tăng trởng Công ty

Về địa điểm kinh doanh, nhờ có vị trí thuận lợi, trụ sở của Công ty đợc

đặt tại số 1 phố Cảm Hội - Lò Đúc với cơ sở vật chất khang trang, tại đây có một trung tâm bảo hành bảo dỡng sửa chữa lớn với hệ thống nhà xởng và thiết

bị hiện đại Ngoài ra 2 phòng trng bày và bán xe ô tô đợc đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ và 22 Láng Hạ đều là một trong những trung tâm kinh tế của thủ

đô

Từ năm 1998, Công ty đã có hớng đi mới trong kinh doanh, từng bớc khai thác lợi thế, tiềm năng kinh tế mà ngành nghề kinh doanh hứa hẹn mang lại nên đã phát huy tác dụng tốt trong sản xuất kinh doanh

Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nớc, hoạt động kinh doanh của Công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu

kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc, đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng đợc cải thiện nâng cao

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản l ý Công ty cổ phần

đại l ý FORD Hà nội

Năm 1998 Công ty mới thực sự bắt tay vào mô hình kinh doanh mới,

đó là kinh doanh đồng bộ 3 chức năng : bán ô tô, bảo dỡng sửa chữa ôtô, kinh

doanh phụ tùng ô tô và Công ty tiếp tục kinh doanh mặt hàng truyền thống của mình là kinh doanh vận tải hành khách bằng xe TAXI

Với tổng số nhân lực của toàn Công ty là 320 ngời, trong đó có 240 lao

động trực tiếp và 80 lao động là nhân viên văn phòng Do vậy, việc hoàn thiện

bộ máy tổ chức điều hành của Công ty là rất cần thiết Công ty đã tách bộ phận TAXI thành 1 xí nghiệp thành viên nhỏ, hạch toán độc lập trực thuộc Công ty Bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng do Công ty trực tiếp chỉ

đạo sản xuất Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Biểu số 1

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty FORD Hà Nội

Đại hội đồng

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Phó Giám đốc I

Gara

BDSC

ôtô

Phó Giám đốc II

Phòng

Kỹ

thuật

Trung

tâm

điều hành Tax i

Thanh tra

an toàn

Phòng kinh doanh phụ tùng

Giám đốc

Phòng kinh doanh

ôtô

Phòng Hành chính quản trị

Phòng Kế toán thống kê

<*> Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu quản lý :

a Ban giám đốc

* Giám đốc : Là ngời phụ trách chung tình hình sản xuất - kinh doanh

của Công ty Giám đốc do hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm và có quyền bãi miễn Giám đốc chịu sự quản lý trực tiếp của hội đồng quản trị và ban kiểm soát Giám đốc là ngời đại diện của Công ty trớc pháp luật, trong các quan hệ kinh tế phát sinh giữa Công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nớc Giám đốc có quyền tổ chức quản lý chỉ đạo về công tác tài chính nh quay vòng vốn, bảo toàn vốn, sử dụng vốn , tài sản của Công ty có hiệu quả Là ngời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, có quyền bố trí sản xuất kinh doanh, quyết định những phơng án cụ thể, tuyển dụng, bố trí sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phù hợp với luật lao động, có quyền chấm dứt lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng luật lao động Tổ chức công tác kế toán thống kê tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng năm để trình bày trớc hội đồng quản trị

* Phó Giám đốc (2 ng ời) : do giám đốc Công ty đề nghị và hội đồng

quản trị của Công ty xét duyệt bổ nhiệm và miễn nhiệm Phó giám đốc là ngời giúp việc đắc lực cho Giám đốc, tham mu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm

tr-ớc Giám đốc về các công việc do Giám đốc giao

+ Phó Giám đốc Xí nghiệp (1) : Là ngời chỉ đạo công tác quản lý

nhân sự toàn Xí nghiệp và hoạt động kinh doanh của toàn xí nghiệp TAXI

+ Phó Giám đốc Công ty (2) : Là ngời phụ trách hoạt động kinh

doanh sản xuất của bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng

b Các bộ phận chức năng

Các bộ phận này đợc phân công chuyên môn hóa các chức năng quản

lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã đợc phân công Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình

đ-ợc giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao

* Phòng kỹ thuật : Tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý chỉ

đạo công tác kỹ thuật của Xí nghiệp, tập hợp, nghiên cứu, đề xuất những đề tài, những biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng , cải tiến kỹ thuật,

+ Kiểm tra chất lợng của xe trớc khi đa vào hoạt động kinh doanh + Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và định mức phù hợp

+ Phối hợp với các phòng chức năng (khi đã có đầy đủ số liệu) để điều chỉnh tăng hoặc giảm các định mức kinh tế - kỹ thuật theo qui định chung hoặc cung nhau giải quyết khi có sự cố của xe nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phơng tiện

+ Quản lý tủ sách, tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ kỹ thuật, quản lý và phổ biến sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất

* Trung tâm điều hành TAXI : trực tiếp điều hành sự hoạt động của

các xe cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng xe, tìm tòi và phát triển thị trờng kinh doanh

* Gara ô tô : Tham mu và giúp việc cho giám đốc trong vịêc quản lý

lái xe, phối hợp cùng phòng kỹ thuật, trung tâm điều hành đảm bảo cho đầu

xe luôn hoạt động đầy đủ, tìm ra các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc cho anh em lái xe cũng nh quan tâm chú ý đến công tác giáo dục t tởng, tỉ lệ

% ăn chia cho phù hợp, phối hợp cùng phòng hành chính xét thởng cho những ngời lao động giỏi, trang bị đồng phục cho anh em

* Thanh tra an toàn : Tham mu và giúp giám đốc trong việc đảm bảo

an toàn giao thông khi xe đang hoạt động, phát hiện những thiếu sót và những

vi phạm về quy chế của lái xe, phối hợp cùng với gara và phòng kỹ thuật nhắc nhở, kiểm tra anh em lái xe về thực hiện tốt các quy chế của công ty, sử dụng phơng tiện đúng quy trình kỹ thuật

* Phòng Hành chính quản trị : Tham mu cho giám đốc trong việc

thực hiện chế độ chính sách của Nhà nớc đối với công nhân viên chức

+ Quản lý hồ sơ, lý lịch và danh sách cán bộ công nhân viên của toàn Công ty

+ Tổ chức bộ máy quản lý ở các Phân xởng, Phòng, Ban

+ Thực hiện công tác hành chính, văn th, lu trữ, y tế, vệ sinh công nghiệp

* Phòng Kế toán thống kê : đây là bộ phận quan trọng chịu sự chỉ đạo

trực tiếp của giám đốc, tham mu cho giám đốc và giúp giám đốc quản lý toàn

bộ tài sản, vốn liếng, nhằm đảm bảo cho việc sản xuất - kinh doanh của Công

ty đợc cân đối nhịp nhàng

+ Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính kế toán

+ Theo dõi kịp thời liên tục hệ thống các số liệu về sản lợng tài sản, tiền vốn và các quỹ hiện có của Công ty

+ Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành

+ Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ

+ Lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán

kịp thời

+ Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế

+ Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo qui định của Nhà nớc, thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, thực hiện hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật t, tiền vốn, tài sản của Công ty, lập báo cáo tài chính Đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho Ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh

* Phòng kinh doanh ôtô : Làm nhiệm vụ kinh doanh ô tô, tham mu và

giúp giám đốc trong việc ký kết những hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục và quy định của Công ty, tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị tr-ờng hoạt động Phối hợp cùng với phòng dịch vụ và phụ tùng để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm hoàn hảo

* Trung tâm bảo d ỡng sửa chữa ô tô : Làm nhiệm vụ bảo hành, bảo

dỡng và sửa chữa các xe FORD mà phòng bán xe đã bán cũng nh các loại xe khác khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa T vấn và giúp khách hàng những thông tin về thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm khi sử dụng xe Tiếp tục đầu t thiết bị, bảo trì bảo dỡng các thiết bị đã có Mở rộng thị trờng, mở rộng hình thức kinh doanh, nắm bắt đợc yêu cầu của khách Thờng xuyên đào tạo và nâng cao trình độ nghề nghiệp của các kỹ s cũng nh công nhân sản xuất

* Phòng phụ tùng : Làm nhiệm vụ kinh doanh vật t phụ tùng xe ô tô

các loại, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời khi khách hàng có nhu cầu Lập

kế hoạch dự trữ và đặt hàng với số lợng lớn, quản lý hàng hóa theo đúng chế

độ quy định Tìm kiếm các đối tác kinh doanh để phát triển, mở rộng thị tr-ờng tiêu thụ hàng hóa

3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần đại l ý FORD Hà Nội trong năm qua

Những năm vừa qua, trớc những thử thách gay gắt của thị trờng, đặc biệt là tình hình khủng hoảng kinh tế khu vực đã có tác động rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nớc nói chung và của Công ty nói riêng Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong công việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phải cạnh tranh gay gắt và khốc liệt trên thị trờng kinh doanh nh : các hãng xe TAXI ra quá nhiều và họ hoạt động cạnh tranh không lành mạnh, làm số lợng khách cũng nh doanh thu và thị phần của công ty bị giảm sút; Kinh doanh ô tô FORD còn quá mới mẻ, thị hiếu của ngời tiêu dùng dành cho sản phẩm này cũng cha nhiều so với các loại xe của Nhật và các hãng ô tô khác ; Trung tâm bảo dỡng sửa chữa mới ra đời nên số lợng khách hàng vào sửa chữa bảo dỡng cũng cha nhiều, xe FORD là xe mới nên cha phải thay thế phụ tùng và sửa chữa Nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Công ty, dới sự quan tâm chỉ đạo sát sao của hội đồng quản trị và sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc, Công ty luôn đề ra những biện pháp đổi mới phơng thức kinh doanh, mạnh dạn đa ra các quyết định và có chính sách mềm dẻo để đối phó kịp thời với sự biến động của thị trờng

Trong những năm vừa qua với hớng đúng đắn trong kinh doanh, Công

ty đã khẳng định đợc vị trí của mình, và kết quả kinh doanh mà Công ty đã

đạt đợc là minh chứng rõ nét nhất

Biểu 2 :

Bảng tổng HợP tình hình KếT QUả kinh doanh

Công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội năm 2000-2001

Đơn vị tính : 1.000 đ

Chỉ tiêu năm 2000 năm 2001 so sánh

tuyệt đối tơng đối

3 Thuế phải

nộp

4 lợI NHUậN

kd

ii tình hình chung về công tác kế toán

1 mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán

Tổ chức bộ máy công tác kế toán hợp lý khoa học phù hợp với đặc

điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với hình thức tổ chức kế toán tập trung, phòng kế toán của Công ty đã tích cực tổ chức tốt công tác kế toán với

t cách là một công cụ quản lý hoạt động kinh tế của Công ty, luôn bám sát quá trình kinh doanh bảo đảm cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý

Biểu số 3 :

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội

Kế toán trởng, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ

Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng

2 Nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ trong bộ máy kế toán của công ty cổ phần đại l ý FORd hà nội

- Kế toán trởng : Là ngời giúp việc cho Giám đốc và công tác chuyên

môn của bộ phận kế toán Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành luật pháp, thể lệ, chế độ tài chính hiện hành Kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức,

sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác các khả năng tiềm tàng, tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện

để Ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty

- Kế toán vật liệu- hàng hóa - công cụ dụng cụ : Là ngời theo dõi

tình hình xuất nhập các vật liệu, hàng hóa và công cụ dụng cụ trong kỳ Hàng ngày hay định kỳ kế toán vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ phải ghi số liệu

từ chứng từ vào sổ chi tiết tính trị giá vốn thực tế xuất kho, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình nhập xuất vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ, lập chứng từ ghi sổ để chuyển cho kế toán tổng hợp

- Kế toán tiền lơng, bán hàng và thanh toán : Là ngời tính lơng để

trả cho công nhân viên và phân bổ chi phí tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo

Kế toán vật

liệu, hàng

hóa, CCDC

Kế toán tiền lơng, bán

hiểm y tế vào các đối tợng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, theo dõi về các thanh toán với ngời bán hàng

-Thủ quỹ: Là ngời quản lý số lợng tiền mặt tại Công ty, có trách nhiệm

thu tiền bán hàng, các khoản thu khác khi có các chứng từ thu hợp lệ & thực hiện chi các khoản tiền mặt khi có phiếu chi hợp lệ Thực hiện các nghiệp vụ gửi tiền mặt vào ngân hàng & rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt

3 Một số đặc điểm trong công tác kế toán

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ hạch toán thống nhất dựa trên cơ sở hệ thống kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính ban hành theo quy

định số 1141 TC/QĐ/CĐKT

Công ty áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" là một hình thức

kế toán đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc theo dõi, đánh giá thành phẩm, bán hàng, và xác định kết quả bán hàng Hệ thống

sổ sách tơng đối đầy đủ và đúng chế độ kế toán hiện hành

- Chứng từ sử dụng theo chế độ ban hành nh :

+ Phiếu thu, chi tiền mặt

+ Hóa đơn GTGT

+ Phiếu xuất kho nội bộ, phiếu nhập kho

+ Bảng thanh toán tiền lơng

+ Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

+ Giấy báo Có, Nợ của Ngân hàng

- Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản nh tài khoản 1111; 1121 ; 131;