Những vấn đề cần lưu ý khi hợp đồng qua fax

Thực tiễn hiện nay cho thấy, các doanh nghiệp đã và đang sử dụng hình thức giao kết hợp đồng qua fax. Với phương thức này việc giao kết sẽ nhanh chóng, thuận tiện và giảm đáng kể chi phí cho các bên

Những vẫn đề cần lưu ý khi hợp

đông qua fax

Thực tiễn hiện nay cho thấy, các doanh nghiệp đã và đang sử dụng hình thức giao kết hợp đồng qua fax Với phương thức này việc giao kết sẽ nhanh chóng, thuận tiện và giảm dang ké chi phi cho các bên Tuy nhiên, đi với lợi ích thì luôn có những rủi ro

Thứ nhất: Nguy cơ giả mạo rất cao Bởi vì tài liệu giao dịch gửi qua fax thực chất là bản sao chứ không phải bản gốc, các chữ ký cũng như con dau déu là các dấu hiệu được sao chụp qua máy fax Nếu hệ thông kiểm soát giao dịch qua fax không chặt chẽ, rất dé tạo cơ hội cho các giao dịch giả mạo gây thiệt hại lớn cho các bên

Thứ hai: Giá trị pháp lý của tài liệu giao dịch qua fax rất dễ bị các bên phủ nhận nếu không có một cơ chế thừa nhận giá trị pháp

lý của tài liệu giao dịch qua fax đây đủ và chặt chẽ

Thứ ba: Do lỗi kỹ thuật, đôi khi tính toàn vẹn của dữ liệu qua fax không được bảo đảm sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của giao dich qua fax và có thê gây ra tranh châp vê vân đê này Thứ tư: Dữ liệu qua fax dễ bị thất lạc do sự bất cân của nhân viên của các bên, gây rò rỉ thông tin và thiệt hại cho các bên

Thứ năm: Sơ suất nhỏ có thể gây thiệt hại lớn Ví dụ trong một giao dịch liên quan đến chuyền tiền Công ty A fax cho Ngân hàng yêu cầu chuyển 100 triệu đồng cho Công ty B Nhận được fax của Công ty A, Ngân hàng lập tức chuyền tiền vào tài khoản của Công

ty B Ngay sau đó, Công ty A phát hiện ra người thụ hưởng là

Công ty C chứ không phải Công ty B Công ty A yêu cầu Ngân

hàng ngừng chuyền tiền nhưng đã muộn

Và còn nhiêu các rủi ro khác có thê xảy ra khi áp dụng phương thức giao kết hợp đồng qua fax Đề hạn chế rủi ro, các bên cần:

1 Có một thỏa thuận chỉ tiết về giao kết hợp đồng qua fax phù hợp với Luật Giao dịch điện tử;

2 Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua fax,

bao gôm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cần trọng và mẫn cán Phương tiện

phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và

đây đủ

3 Các bên phải thông nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao

kết hợp đông qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của đữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điêm gửi, địa điêm nhận, thời điềm tài liệu

giao dich qua fax có hiệu luc, qui tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại

4 Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dau chức danh, chữ ký của người có thấm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, số fax sử dụng dé

giao dich, dia diém giao dich, s6 dién thoai, dia chi email lién

lac,

5 Song song với bản fax thì các bên phải có bản gôc đê đôi chiêu

và phải có nguyên tắc g1ả1 quyêt mâu thuần giữa bản gôc và bản fax tùy theo tính chất của từng giao dịch

6 Ngoài việc giao dịch băng fax, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, email, Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch