THƯ VIỆN TRƯỜNG đại học y hà nội với sự NGHIỆP GIÁO dục và đào tạo

Để hỗtrợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liênquan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạtđộng của hệ thống trung tâm thư viện Y họ

KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ

Cơ quan kiến tập : Thư Viện Trường Đại Học Y Hà Nội Giáo viên hướng dẫn : NGUYỄN THỊ THU THỦY

Sinh viên : NGUYỄN ĐỨC ANH

Lớp : TT15A - Khóa: 2009-2013

Khoa : Thông Tin Học và Quản Trị Thông Tin

HÀ NỘI - 2012

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu sắc,trực tiếp tới mọihoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, trong bối cảnh ấy thì loài ngườiđang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin khôngngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì cóhạn CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡnhững khó khăn này

Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là mộttrường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâmthư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt quátrình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạtđộng lưu trũ và quản lý Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữavốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học Để hỗtrợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liênquan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạtđộng của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặtkhoa học lẫn thực tiễn

Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ kỹthuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm

cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảonhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đãgiúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Em biết trong quá trình kiến tậpkhông thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũngnhư nghiệp vụ công việc Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thànhtốt đợt kiến tập này.

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN A THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI SỰ

NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúcđầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương Phụ trách thư viện là một viênthư ký nha học chính Đông Dương Thư viện ĐHY Hà Nội là một trongnhững Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong

cả nước

Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dượckhoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược họccho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểmtại 13 Lê Thánh Tông

Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách rathành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa

Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện TrungƯơng, nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý

và đến năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập

Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng Từ

đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thôngqua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường

với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanhđặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhànước Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư việntăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trongnước đã phong phú Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thứctruyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệubằng máy tính.

Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan

hệ với các thư viện trong và ngoài nước , các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện

Với xu thế hội nhập, ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanhchóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình

2 VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.

2.1 Vai trò.

Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vìthế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả lànhững người làm y - dược

Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặcgián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập vàxuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược kỷ yếu công trìnhnghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liênquan đến ngành y dược

Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD –Rom.

Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viêncao học và sinhviên Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyênviên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước

Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế cótính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợptác của Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thưviện

2.2 Nhiệm vụ

Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:

- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liênquan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học

- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, pháttriển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học củacán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường

- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm

- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt độngthông tin tư liệu khoa học khác

- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấnphẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bướcthực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin

- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảngdạy Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặctrong tủ thư mục.

- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ,ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện

- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin

- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược

- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao

- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ TRANG THIẾT BỊ

Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vịtrực thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế Do đó mà cơ cấu

tổ chức của thư viện được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có

sự hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụcán bộ và sinh viên trong ngành

Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể kháiquát như sau:

Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội là một hệ thống thông tin hoànchỉnh bao gồm 6 phân hệ nhỏ:

- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng

các mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tàiliệu làm từ khoá, tóm tắt

- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí,

luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trongthư viện

- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng

chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ,học viên và sinh viên năm cuối

- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt

và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu

- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ

Phòng máy tính

Phòng giáo trình

Phòng đọc sinh viên

Phòng đọc ngoại văn

Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn

và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau Vì đối tượngngười dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinhviên Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sauĐại Học Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thôngtin mà còn sản sinh ra thông tin

3.2 Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ công tác Thông tin thư viện

- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị :

Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội Các phòng ban trong trung tâmđược bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, làđịa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu

Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình,phòng xử lý, phòng máy tính

- Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu)

Ngoài những trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại học Y Hà Nội còn có:

- Sách ngoại văn: 8000 cuốn

+ Tạp chí nước ngoài: hơn 500 đầu tạp chí

+ Tạp chí tiếng việt: hơn 100 đầu tạp chí

- Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màuScanner, một máy photo coppy ricoh.

Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kểvào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất laođộng và hiệu quả công tác thông tin thư viện Như việc áp dụng phần mềmvào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại họcquốc gia biên soạn (Medli)

3.3 Lưu trữ và bảo quản thông tin

- Kho lưu trữ:

Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng90%

- Kho sách :

Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một sốsách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thếgiới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách…

- Hinh anh minh họa :

- Kho tạp chí :

Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếngViệt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn Báo, tạp chí có tổng sốkhoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữkhoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dượchọc Việt Nam

Hình ảnh minh họa:

3.4 Bảo quản tài liệu :

- Xông mối mọt bằng các hóa chất chuyên dụng cho các kho của thư viện

Nhà kho và môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật

- Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng

- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu

- Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hoá

- Do sự sử dụng quá tải của con người.

- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản quá hạn chế

- Sự quan tâm tới công tác bảo quản của các cấp lãnh đạo còn chưa đúng mức.Thời gian qua TVQG đã cố gắng thực hiện chức năng bảo quản vốn tàiliệu của mình bằng các biện pháp sau:

- Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng như: lưu chiểu;Đông Dương; báo - tạp chí nghiên cứu; Hán - Nôm; luận án, vi phim

- Chuyển dạng cho một số loại tài liệu quí, hiếm của kho Đông Dươngbằng phương pháp microfilm Đây là các tài liệu quí, hiếm, chỉ còn độc bản

và đang bị huỷ hoại do thời gian và do yêu cầu sử dụng cao Đến nay TVQG

đã chụp microfilm được 663 tên báo, tạp chí; 4876 tên sách, vẫn còn quá ít sovới số lượng những loại tài liệu cần được chuyển dạng

- Làm vệ sinh cho các kho tài liệu

- Đóng bìa cứng, tu bổ lại các tài liệu bị rách nát

- Tổ chức phòng, trừ mối, mọt, côn trùng cho tài liệu

Với một bộ sưu tập tài liệu lớn, đa dạng, quí như đã nêu trên mà hàngnăm chúng ta mới chỉ làm được rất khiêm tốn các đầu việc về bảo quản, đóchính là điều cần phải suy nghĩ Hàng năm kinh phí giành cho công tác bảoquản khoảng 200 triệu đồng, chiếm 6,8% kinh phí hoạt động của TVQG.Trang thiết bị cho công tác bảo quản còn quá đơn giản, mấy chiếc máy hútbụi, mấy cái xô và một chiếc máy xén giấy bằng tay đã có cách đây vài chụcnăm Tâm trạng của các cán bộ bảo quản cũng không mấy phấn khởi vì công

cụ lao động còn quá thủ công, nhưng lại làm việc trong môi trường rất ônhiễm

3.5 Công tác bảo quản của TVQG trong những năm tới

Xuất phát từ hiện trạng thực tế của vốn tài liệu ở TVQG và chức năngnhiệm vụ hiện nay, nhiều kho tài liệu đang có nhu cầu bảo quản cấp thiết: tàiliệu trước năm 1954 (gồm cả sách, báo, tạp chí); sách Hán - Nôm; bản đồ;luận án Khối lượng tài liệu của các kho trên là rất lớn, nên chúng ta chưathể tiến hành đồng loạt được mà phải có kế hoạch chi tiết, ưu tiên theo tìnhtrạng cụ thể, dựa vào khả năng kinh phí, kế hoạch

Việc đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của công tác bảo quản Phảiđiều tra cơ bản vốn tài liệu để có được số liệu chi tiết về hiện trạng vốn tàiliệu để xây dựng một kế hoạch bảo quản Khi đã có các số liệu chính xácchúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên với các kế hoạch đã được lập ra để chăm sóc

và phục chế tài liệu

Trong công tác bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí là rất quan trọng Thực

tế, chưa bao giờ có đủ kinh phí cho công tác này, nhưng thực ra lại có thểkhai thác nhiều nguồn kinh phí Ngoài khoản kinh phí thường xuyên, có thể

có thêm kinh phí từ các chương trình nghiên cứu hoặc tài trợ của các tổ chứctrong và ngoài nước Hàng năm từ kinh phí thường xuyên của TVQG có thểgiành từ 20-25% cho công tác bảo quản Chúng ta chưa giành số lượng kinhphí cần thiết có lẽ do mới chỉ nghĩ tới việc làm sao xây dựng và bổ sung đượcmột vốn tài liệu lớn, mà chưa nghĩ tới việc phải gìn giữ tài liệu nhằm phát huy

nó thật tốt cho hiện tại và tương lai

Cần phải đặt công tác bảo quản - phòng ngừa là một công tác trọng tâm.Lâu nay, chúng ta chưa có nhiều điều kiện để áp dụng công tác bảo quảnphòng ngừa, thậm chí có những loại tài liệu đã thực sự nhiễm bệnh vẫn chưa

có điều kiện cứu chữa

* QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Mặc dù thời gian kiến tập chỉ trong 5 tuần nhưng ngay từ những ngày đầutiên các thầy cô trong thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợicho em và các bạn làm quen với công việc của thư viện từ khi tài liệu đượcđưa vào thư viện xử lý cho đến khi đưa ra phục vụ độc giả

Em đã được làm việc qua các phòng:

- Phân loại tài liệu

- Đăng ký tài liệu

- Đăng ký vào sổ tổng quát ,cá biệt

- Dán nhãn

- Đóng dấu

b Phòng máy tính :

Phòng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy tra cứu và cung cấp tài liệu điện tửcho người dùng tin Chúng em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về khai tháccác cở sở dữ liệu và các nguồn tin trên Internet Đây là những kiến thức vôcùng quan trọng trong quá trình tự động hóa thư viện

Từ những ngày đầu tiên cho đến giờ ,số tài liệu được cập nhật trêntrang Web thư viện tử đã là:

Ngoài ra , thư viện điện tử còn cung cấp nhiều dich vụ cho độc giả như:diễn đàn bạn đọc , thư tín điện tử ,hội thoại trực tuyến, tìm thông tin trênInternet

Thư viện điện tử còn là nơi cập nhật các tin tức y học trong và ngoàinước đem đến nhiều thuận lợi cho sự tra cứu của bạn đọc

Chúng em còn được tim hiểu về các dịch vụ này cũng như theo dõi việctìm tin theo yêu cầu của các cán bộ

Tai đây chúng em được tham gia biên mục tài liệu :

- Phân loại tài liệu

- Nhập máy tài liệu

- Định từ khóa

- Làm tóm tắt

Quy trình phòng máy:

_Hình ảnh minh họa: