nghiệp vụ kỹ thuật về công tác thông tin – tư liệu và quản trị thông tin tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học y hà nội

Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là một trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấ

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu sắc,trực tiếp tới mọi hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, trong bối cảnh ấy thì loài người đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có hạn CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ những khó khăn này

Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là một trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt quá trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt động lưu trũ và quản lý Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học Để hỗ trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt khoa học lẫn thực tiễn

Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ kỹ thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đã giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Em biết trong quá trình kiến tập không thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng như nghiệp vụ công việc Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập này

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y

HÀ NỘI

I Lịch sử hình thành và phát triển :

Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc

đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương Phụ trách thư viện là một viên thư ký nha học chính Đông Dương Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong

cả nước

Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách, báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm tại 13 Lê Thánh Tông

Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa

Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung Ương, nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý và đến năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập

Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng Từ

đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thông qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà

nước Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong nước đã phong phú Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu bằng máy tính

Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan hệ với các thư viện trong và ngoài nước, các tập thể cá nhân như Anh, Pháp, Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện

Với xu thế hội nhập, ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình

II Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

1 Chức năng nhiệm vụ.

1.1 Chức năng:

Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là những người làm y - dược

Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và xuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược kỷ yếu công trình nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên quan đến ngành y dược

Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD – Rom Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinhviên Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước

Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có tính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp tác của

Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư viện

1.2 Nhiệm vụ:

Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:

- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học

- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, phát triển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường

- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm

- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt động thông tin tư liệu khoa học khác

- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấn phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bước thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin

- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng dạy Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc trong tủ thư mục

- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện

- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin

- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược

- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao

- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu, giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình

2 Cơ cấu tổ chức:

3 Thành tựu nổi bật:

III Các trang thiết bị phục vụ công tác thông tin tư liệu:

1 Cơ sở vật chất:

Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi, thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội Các phòng ban trong trung tâm được bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, là địa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu

Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình, phòng xử lý, phòng máy tính

- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu

Ban giám đốc

Phòng

biên

mục

Phòng mượn cán bộ

Phòng máy tính

Phòng giáo trình

Phòng đọc sinh viên

Phòng đọc ngoại văn

- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng các

mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài liệu làm

từ khoá, tóm tắt

- Sách báo tạp chí, luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trong thư viện

- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng

chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ, học viên và sinh viên năm cuối

- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt và

tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu

- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ Y1 –

Y6 mượn

2 Nguồn nhân lực: 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện

- 8 cán bộ có trình độ Đại học

- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp

- 1 nhân viên phục vụ

PHẦN II CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI (DÂY

TRUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU).

I Công tác nghiệp vụ:

1 Bổ sung: Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :

2 Xử lý: Khâu xử lý trung tâm là xử lý về hình thức và nội dung:

- Xử lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách

Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân loại như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ, ĐVB là sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn Tài liệu về sách Latinh thì được kí hiệu là ĐLA, ĐLB, ĐLC Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp chí được kí hiệu là BV1, BV3, BV16

- Xử lý nội dung:

Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo khung phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược

Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn Khi tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật tự sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin cho người dùng

liệu

đọc

3.1 Kho lưu trữ :

Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng (kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2 thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng 90%

3.2 Kho sách:

Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa, hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một

số sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách

3.3 Kho tạp chí:

Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn Báo, tạp chí có tổng số khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược học Việt Nam

II Công tác phục vụ :

1 Thông tin hiện có :

- 10874 sách

- 198 giáo trình

- 33583 bài trích báo

- 660 báo ,tạp chí

- 2 tạp chí điện tử

- Các loại sách ngoại văn:

NLA: 120 tài liệu NLB: 338 tài liệu NLC: 356 tài liệu

- Báo, tạp chí tiếng anh , tiếng pháp

Ba: 660 tài liệu

- Luận văn, luận án:ĐL; gồm 6705 tài liệu

- Sách tham khảo tiếng việt gồm: ĐVA : 1179 cuốn ĐVB: 293 cuốn

ĐVC: 1122 cuốn

- Tài liệu tham khảo tiếng anh pháp: ĐLA: 371 tài liệu

ĐLB: 761 tài liệu

ĐLC: 552 tài liệu

- Báo tiếng việt: BV :29005 tài liệu

2 Trình tự tìm kiếm :

3 Ứng dụng tin học trong phục vụ thông tin:

Phương thức phục vụ hiện đại

- Để phục vụ độc giả thuộc nhiều đối tượng khác nhau

- Hiện đại hoá Thư viện

- Xây dựng trang Web của Thư viện

PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN

ĐẠI HÓA

Theo

tác

giả

Theo chủ đề

Theo tác giả

Theo

từ khóa

Theo tên sách

Theo năm xuất bản

HỆ THỐNG TRA CỨU

- Bảo đảm việc in ấn tài liệu.

- Đào tạo và tự đào tạo

Nâng cấp các Thư viện vệ tinh

- Thư viện đã xây dựng mạng LAN gồm 04 máy chủ và 30 máy trạm với đường truyền tốc độ cao (ADSL và Leased line) nhằm phục vụ nhu cầu tìm tin cho độc giả nhanh chóng và thuận lợi Với hệ thống mạng LAN, Thư viện đã tiến hành :

+ Nhập liệu các biểu ghi thư mục cho các dạng tài liệu: sách, tạp chí, luận án (sẽ triển khai CD ROM)

+ Truy cập Internet miễn phí cho sinh viên, giảng viên, học viên

+ Tìm kiếm thông tin đã được số hoá mà thư viện hiện có: cơ sở dữ liệu OVID, cơ sở dữ liệu của Thư viện đã tải về từ các tạp chí cho miễn phí trên Internet, Bài trích trong tạp chí Y học Tp.HCM…

+ Tra cứu nhanh chóng và chính xác các tài liệu trong Thư viện qua Phần mềm Thư viện Libol Độc giả có thể tra cứu sách, luận án, tạp chí theo nhan đề, tác giả, từ khoá hoặc theo ISBN, ISSN, theo khung phân loại NLM… Từ kết quả tra cứu, độc giả có thể đăng ký mượn tài liệu trên máy nhanh chóng và dễ dàng

+ Quản lý độc giả: Thư viện quản lý độc giả thông qua việc đăng ký làm thẻ Thư viện Sinh viên, học viên sau đại học, bác sĩ các bệnh viện hay cán bộ giảng đều có một thẻ độc giả được mã hoá dưới dạng mã vạch Để độc giả ý thức hơn quyền lợi và trách nhiệm của mình

4 Xây dựng trang Web Thư viện:

Trang Web Thư viện nằm trong trang Web của Đại học Y Nội dung trang web gồm các phần : giới thiệu lịch sử và hoạt động Thư viện, các cơ sở

dữ liệu của Thư viện, các Tin tức y học, Thông tin Thư viện, Tra cứu … tiến đến phục vụ trực tuyến cho độc giả Độc giả có thể ngồi tại nhà, vào trang chủ của Đại học Y.ngoải ra trường còn sử dụng một số phần mềm giúp ích cho

công việc tìm tài liệu phục vụ bạn đọc một cách tốt nhât.Nhà cung cấp phầm mêm ( CMC )đã xây dựng cho trường một số phần mềm đảm bảo ứng dụng một cách tốt nhất đến quá trình làm việc,giúp bạn đọc thực hiện việc tìm kiếm

dễ dàng hiểu quả nhất

- Hơn nưa, nhà trường còn đầu tư với các dàn máy tính , Internet với tốc độ cao nhất , giúp ích tối đá công việc thư viện ( học sinh , giao viên , cán bộ nhà trường )

- Thư viện nhà trường với một đỗi ngũ cán bộ trình độ kỹ thuật cao

- Các phòng ban đều được liên kết trực tiếp ,kết nối( Mang Lan , Internet ) điều này rất quan trọng trao đổi dữ liệu giữa các phòng , trao đổi thông tin một cách nhanh nhất Giúp độc giả ,người đọc dễ dàng hơn việc của mình Điều này nhằm tiết kiễm thời gian cách tốt nhất

- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin

Y – Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng

- Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập thông tin vào CSDL trên máy Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từ khóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT

Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm:

- Giới thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm

- Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chức ngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam

và thế giới

+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận

án và các công trình nghiên cứu y dược Các danh mục này đều được tra cứu qua phần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên

+ Tài liệu trong và ngoài nước

- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam

- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế chủ đề Y học Medline…

- Hỏi đáp thường xuyên

- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:

+ Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).

+ Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận

của mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác

Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất

Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học

và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001 Phần mềm này dùng để tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống Đây là phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện

là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của mình trên phần mềm này Hiện tại thư viện đang làm công tác này Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát

và nhìn nhận em thấy CSDL trên máy bao gồm:

- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu