Chương trình quản lý thư viện trường trung học phổ thông nguyễn viết xuân

Xuất phát từ thực tế đó, qua khảo sát thực tế tại thư viện trường trung học phổ thông THPT Nguyễn Viết Xuân, em nhận thấy hệ thống quản lý của thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân chưa

trường đại học sư phạm hà nội 2 khoa công nghệ thông tin

… ………

Phùng thị thu phương

chương trình quản lý thư viện trường trung

học phổ thông nguyễn viết xuân

khoá luận tốt nghiệp đại học

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Hà nội -2012

LỜI CẢM ƠN

Suốt quá trình học tập trong trường đại học vừa qua, em đã được quý thầy, cô cung cấp và truyền đạt tất cả kiến thức chuyên môn cần thiết và quý giá nhất Ngoài ra, em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc độc lập, sáng tạo Đây là tính cách hết sức cần thiết để có thể thành công khi bắt tay vào nghề nghiệp trong tương lai

Luận văn tốt nghiệp là cơ hội để cho em có thể áp dụng, tổng kết lại những kiến thức mà mình đã học Đồng thời, rút ra những kinh nghiệm thực tế và quý giá trong suốt quá trình thực hiện đề tài Trong thời gian nghiên cứu hoàn thành khoá luận, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh cùng với các thầy, cô giáo và bạn bè trong khoa Công nghệ thông tin- trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 đã giúp em hoàn thành khoá luận một cách thuận lợi và gặt hái được một số kết quả khả quan

Là một sinh viên lần đầu nghiên cứu khoa học, chắc chắn đề tài của

em không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn Sự phê bình, góp ý của quý thầy, cô và các bạn là những bài học kinh nghiệm rất quý báu cho công việc thực tế của

em sau này

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ chỉ bảo của quý thầy, cô Kính chúc quý thầy, cô mạnh khoẻ, tiếp tục đạt được nhiều thắng lợi trong nghiên cứu khoa học và sự nghiệp trồng người

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên thực hiện

Phùng Thị Thu Phương

LỜI CAM ĐOAN

  

Tên tôi là: Phùng Thị Thu Phương

Sinh viên lớp: K34- CNTT, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Tôi xin cam đoan

1 Những nội dung mà tôi đã trình bày trong khóa luận là kết quả nghiên cứu của riêng tôi Ngoài sự lỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được

sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh cùng với sự giúp

đỡ của các thầy, cô và bạn bè trong khoa Công nghệ thông tin

2 Kết quả nghiên cứu của tôi không trùng với bất cứ một kết quả nghiên cứu của những tác giả khác

3 Khóa luận không sao chép từ các tài liệu có sẵn

4 Kết quả thu được trong đề tài là do nghiên cứu thực tiễn đảm bảo tính chính xác và trung thực

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên thực hiện Phùng Thị Thu Phương

MỤC LỤC

Trang

Lời cảm ơn

Lời cam đoan

Mở đầu 1

Chương 1: Lập kế hoạch 5

1.1 Khởi tạo khóa luận tốt nghiệp 5

1.2 Yêu cầu hệ thống 5

1.3 Quản lý 5

Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung 7

2.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 7

2.1.1 Hai bước lập trình trong Visual Basic 7

2.1.2 Thuộc tính, phương thức và sự kiện 8

2.1.3 Thiết kế giao diện 10

2.1.4 Viết Code cho chương trình 12

2.1.5 Kết nối với một cơ sở dữ liệu 15

2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 15

2.2.1 Tổng quan về Access 15

2.2.2 Access cung cấp những công cụ gì? 15

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống 17

3.1 Khảo sát hệ thống 17

3.1.1 Cập nhật 18

3.1.2 Báo cáo thống kê 19

3.1.3 Tìm kiếm 20

3.1.4 Hủy thông tin 20

3.2 Khảo sát chi tiết 20

3.3 Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới 21

3.5 Giới hạn của hệ thống 21

3.6 Các chức năng của hệ thống mới 21

3.7 Phân tích hệ thống 23

3.7.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 23

3.7.2 Sơ đồ luông dữ liệu 26

3.8 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ 32

3.8.1 Chuẩn hóa các lược đồ quan hệ 32

3.8.2 Mô hình cơ sở dữ liệu 39

3.9 Thiết kế cơ sở dữ liệu 39

Chương 4: Xây dựng giao diện chương trình 47

4.1 Phần đăng nhập chương trình 47

4.2 Thiết kế giao diện 47

4.2.1 Form đăng nhập 46

4.2.2 Form main 47

4.2.3 Chức năng quản lý hệ thống 48

4.2.4 Chức năng quản lý hệ sách 49

4.2.5 Chức năng quản lý hệ độc giả 50

4.2.6 Chức năng quản lý giao dịch 51

4.2.7 Chức năng tìm kiếm 52

4.2.8 Chức năng báo cáo thống kê 53

4.2.9 Chức năng trợ giúp 54

Kết luận và định hướng phát triển 55

Một số tài liệu tham khảo 57

Phụ lục 58

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, lý do chọn đề tài

Từ lâu bài toán quản lý đã được đặt ra với những yêu cầu vô cùng khắt khe về độ chính xác và an toàn cho cơ sở dữ liệu của chương trình Chương trình không những có thể quản lý tốt mà nó còn phải xây dựng một hệ thống

cơ sở dữ liệu vững chắc, có tính bảo mật cao

Trong những năm gần đây, việc tin học hóa trong nhà trường đã trở thành khá phổ biến ở các nước trên thế giới, Việt Nam cũng mới bắt đầu thực hiện được một vài năm gần đây Và vì thế, việc nâng cao quản lý thư viện bằng máy tính là một điều cần thiết

Nhu cầu học tập ngày càng cao đặc biệt là để đảm bảo kiến thức có tính logic và chính xác thì việc tìm đến với sách là rất cần thiết, để đáp ứng nhu cầu đó thì thư viện trường đã tăng số lượng sách đáng kể rất phong phú về loại sách cũng như số lượng Vì thế mà người thủ thư trong một ngày phải liên tục lặp đi lặp lại công việc tìm sách, cho độc giả mượn- trả sách, sắp xếp sách đúng theo vị trí quy định đã khó khăn lại càng khó khăn hơn

Và với sự phát triển của nhà trường thì thư viện càng được phát triển hơn nữa và khi đó công việc của người thủ thư càng nhiều hơn Từ đó vấn đề quản lý sách được coi là rất cần thiết Quản lý tốt cung cấp đầy đủ, nhanh chóng và chính xác về các loại sách cho học sinh và thống kê báo cáo với ban quản lý là thực sự cần thiết

Quản lý thư viện là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức Việc tin học hoá trong bài toán quản lý thư viện sẽ giúp việc quản lý trở nên đơn giản và đặc biệt là tình chính xác cao Đặc biệt tin học hoá trong bài toán quản lý sẽ giúp việc truy vấn thông tin được nhanh chóng theo yêu cầu khác nhau

Quản lý thư viện là một quá trình lưu trữ hợp nhất xử lý, tính toán tất cả

xếp hay thống kê các báo biểu một cách nhanh chóng nhất theo từng yêu cầu

cụ thể

Các hoạt động nhập sách hay lập báo biểu thủ công bằng tay ghi chép lên giấy sẽ không còn phù hợp trong thời đại ngày nay vì nó không thỏa mãn yêu cầu đòi hỏi của con người như độ chính xác và khả năng đáp ứng thông tin nhanh chóng nữa Vì vậy, ứng dụng tin học vào việc quản lý thư viện là rất quan trọng và cần thiết

Xuất phát từ thực tế đó, qua khảo sát thực tế tại thư viện trường trung học phổ thông (THPT) Nguyễn Viết Xuân, em nhận thấy hệ thống quản lý của thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân chưa được quan tâm nhiều, việc quản lý chủ yếu được thực hiện một cách thủ công Do đó tốn rất nhiều công sức và thời gian cho việc quản lý thư viện

Từ thực tế trên, em đưa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình quản lý thư viện trường trung học phổ thông Nguyễn Viết Xuân" Mục đích

chính của đề tài là tăng tính chính xác và giảm tải công việc cho người quản

 Yêu cầu:

Do những nhiệm vụ đã nêu trên, khóa luận phải thực hiện được những yêu cầu sau:

- Rút ngắn thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu bạn đọc

- Giảm thiểu số lượng thao tác thủ công

- Báo cáo thống kê về thư viện một cách nhanh nhất

- Kiểm soát quản lý thư viện một cách chính xác

- Cung cấp thông tin đưa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu

3 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp nghiên cứu lý luận

Nghiên cứu qua việc đọc sách báo, các tài liệu liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý thuyết cho đề tài và đưa ra các biện pháp nhằm giải quyết các vấn đề của đề tài

b Phương pháp chuyên gia

Tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu thực tiễn, nội dung chương trình nhanh phù hợp với người quản lý thư viện

c Phương pháp thực tiễn

Thông qua khảo sát thực tế, yêu cầu cơ sở, những lý luận được nghiên cứu và kết quả đạt được qua những phương pháp trên

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

Quản lý thư viện của trường THPT Nguyễn Viết Xuân

b Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của em dừng lại ở việc nghiên cứu và phát triển một phần nhỏ những ứng dụng của việc quản lý thư viện

5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Quản lý thư viện có ý nghĩa và tiện ích tạo được nhiều ứng dụng trong thực tiễn Các nghiên cứu về quản lý thư viện đã được phát triển và đạt được những thành quả thiết thực, được ứng dụng rộng rãi

Chương trình quản lý thư viện được xây dựng bằng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 đã giúp cho người quản lý thư viện, bạn đọc rút gắn thời gian xử lý công việc, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của con người

Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu và được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh, em đã hoàn thành khóa luận này Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của khóa luận gồm 4 chương, nội dung cụ thể như sau:

Chương 1: Lập kế hoạch

Khởi tạo kế hoạch cho khóa luận và phân chia công việc

Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung

Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

Khảo sát hiện trạng, mô tả quá trình quản lý tại thư viện và chức năng của hệ thống mới

Chương 4: Xây dựng giao diện chương trình

Xây dựng giao diện cho chương trình

Chương 1 LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Khởi tạo khóa luận tốt nghiệp

Sử dụng máy tính để quản lý công việc trong thư viện đã được thực hiện

ở nhiều nơi và thể hiện thế mạnh của nó Tuy nhiên, tại trường THPT Nguyễn

Viết Xuân vẫn chưa có một hệ thống quản lý các công việc của thư viện bằng máy tính một cách hoàn chỉnh, mà phần nhiều vẫn áp dụng hình thức quản lý truyền thống bằng tay Chính vì thực tế đó chương trình quản lý thư viện được xây dựng nhằm mục đích tối ưu hóa công việc quản lý tại thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân

1.2 Yêu cầu hệ thống

a Tên khóa luận: Chương trình quản lý thư viện trường THPT Nguyễn Viết

Xuân

b Yêu cầu đối với chương trình:

- Giảm tải công việc cho người quản lý

- Tăng tốc độ công việc mượn trả và thống kê sách

- Tăng tính chính xác trong việc kiểm kê sách, quản lý độc giả và tình hình mượn trả

1.3 Quản lý

a Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ

1 Lập kế hoạch và phát triển chương trình

- - Khởi tạo khóa luận

- - Quản lý khóa luận

Tìm hiểu kế hoạch xây dựng chương trình và đề

ra các bước xây dựng nên chương trình

yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu chức năng của chương trình

nhân cơ bản của chương trình và những hoạt động của chương trình

2.1.1 Hai bước lập trình trong Visual Basic

Khái niệm chương trình: Theo nghĩa thông thường thì chương trình là

một dãy các lệnh (hoặc câu lệnh) mà máy tính điện tử có thể hiểu được và thực hiện được để giải một bài toán Trong Visual Basic thì chương trình luôn

luôn gồm 2 phần là phần giao diện và phần mã lệnh Phần giao diện của chương trình luôn luôn thấy được trên màn hình, gồm các đối tượng như biểu mẫu, các nhãn, các hộp văn bản, các nút lệnh, các thanh cuộn Phần giao diện của chương trình còn được gọi là màn hình giao diện Phần mã lệnh bao gồm các hàm và các thủ tục liên quan đến các đối tượng có trong phần giao

diện

Phần mã lệnh của chương trình Visual Basic giống như các chương trình nguồn trong lập trình cấu trúc Phần mã lệnh của chương trình Visual Basic nằm trong cửa sổ lệnh, luôn luôn không xuất hiện trên màn hình, mà chỉ xuất hiện trong những hoàn cảnh nhất định hoặc khi ta muốn điều đó

Vì đặc điểm của Visual Basic như thế nên quá trình lập trình trong Visual Basic luôn luôn gồm 2 bước:

 Bước 1: Thiết kế giao diện (Visual Programming): Dùng các công cụ của Visual Basic để tạo ra màn hình giao diện của chương trình Biểu mẫu là nơi thực hiện thiết kế giao diện của chương trình

 Bước 2: Viết mã lệnh cho chương trình (Code Programming): Sử dụng các cấu trúc lập trình của Visual Basic để viết các thủ tục biến cố cho các đối tượng, viết các hàm và các thủ tục độc lập của chương trình

Hình 1: Cửa sổ lệnh được sử dụng để viết mã lệnh cho chương trình

2.1.2 Thuộc tính, phương thức và sự kiện

 Đối tượng: Lấy vài ví dụ trong đời sống, đối tượng có thể là một máy truyền hình (TV) hoặc công tắc đèn Mỗi cái đó có công cụ riêng Ti vi dùng

để xem các chương trình truyền hình, còn công tắc đèn dùng để thắp sáng Một đối tượng có thể được cấu tạo từ nhiều đối tượng khác Ví dụ, chiếc xe ô

tô được tạo thành từ bánh xe, động cơ và nhiều thứ khác Trong Visual Basic, đối tượng là những thành phần tạo nên giao diện người sử dụng cho ứng dụng Các điều khiển là những đối tượng Những nơi chứa (container) như biểu mẫu (form), khung (frame), hay hộp ảnh (pricture box) cũng là một đối tượng

 Lập trình hướng đối tượng: Visual Basic 6.0 hỗ trợ một cách lập trình tương đối mới, lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programming) Trong lập trình cổ điển, ta có lập trình theo cấu trúc Nếu như ứng dụng được thiết kế một vấn đề lớn thì lập trình viên có thể chia thành nhiều vấn đề nhỏ

và viết các đoạn chương trình nhỏ để giải quyết riêng từng cái Với lập trình hướng đối tượng, lập trình viên sẽ chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các đối tượng Từng đối tượng có đời sống riêng của nó Nó có những đặc điểm

mà ta gọi là thuộc tính (properties) và những chức năng riêng biệt mà ta gọi là phương thức (methos) Lập trình viên phải đưa ra các thuộc tính và phương thức mà đối tượng cần thể hiện

 Thuộc tính: Mỗi đối tượng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tượng Trong các bộ thuộc tính này có một số thuộc tính thông dụng cho hầu hết các điều khiển

 Phương thức: Là những đoạn chương trình chứa trong điều khiển, cho điều khiển biết cách thức để thể hiện một công việc nào đó, chẳng hạn rời điều khiển đến một vị trí mới trên biểu mẫu Tương tự như thuộc tính, mỗi điều khiển có những phương thức khác nhau, nhưng vẫn có một số phương thức rất thông dụng cho hầu hết các điều khiển

Các phương thức thông dụng:

Phương thức Giải thích

Move Thay đổi vị trí một đối tượng theo yêu cầu của chương trình

SetFocus Cung cấp tầm ngắm cho đối tượng được chỉ ra trong lệnh gọi

ra thường là kết quả của một hành động nào đó, như là di chuột, nhấn nút bàn phím, hoặc gõ vào hộp văn bản

2.1.3 Thiết kế giao diện

a Tìm hiểu các phần của IDE

Định nghĩa IDE: IDE là tên viết tắt của môi trường phát triển tích hợp (Integreted Development Environment) IDE là nơi ta tạo ra các chương trình Visual Basic

IDE của Visual Basic là nơi tập trung các menu, thanh công cụ và cửa sổ

để tạo ra chương trình Mỗi phần của IDE có các tính năng ảnh hưởng đến các hoạt động lập trình khác nhau Thanh menu cho phép bạn tác động cũng như quản lý trực tiếp trên toàn bộ ứng dụng Thanh công cụ cho phép truy cập các chức năng của thanh menu qua các nút trên thanh công cụ

Màn hình IDE của Visual Basic 6.0

Các biểu mẫu (form)- khối xây dựng chính của các chương trình Visual Basic xuất hiện trong cửa sổ form Hộp công cụ để thêm các điều khiển vào các biểu mẫu của đề án Project Exploer hiển thị các đề án mà bạn đang làm cũng như các phần khác của các đề án Bạn duyệt và cài đặt các thuộc tính của điều khiển, biểu mẫu và module trong cửa sổ Properties Cuối cùng bạn bố trí và xem xét một hoặc nhiều biểu mẫu trên màn hình thông qua cửa sổ của Form Layout

Hình 2: Màn hình IDE của Visual Basic 6.0

b Làm việc với các điều khiển

Hình 3: Hộp công cụ điều khiển

Hộp công cụ thường thấy trong màn hình thiết kế của Visual Basic:

Công cụ Tên Chức Năng

TextBox Tạo khung kí tự

CommanndButton Tạo nút lệnh

2.1.4 Viết Code cho chương trình

 Hàm và thủ tục

Các khái niệm:

- Chương trình con (subroutin hoặc subprogram) là một chương trình được viết theo những quy tắc đặc biệt để có thể được gọi thực hiện bằng một chương trình khác Chương trình chứa lời gọi thực hiện chương trình con được gọi là chương trình chính Trong đa số các ngôn ngữ lập trình bậc cao chương trình con được chia thành hai loại là thủ tục và hàm Như vậy khi nói chương trình con thì có nghĩa là muốn nói đến một thủ tục hoặc một hàm

- Hàm (function) là một chương trình con dùng để tính một giá trị nào đấy và trả lại giá trị đó thông qua tên hàm Ví dụ: hàm Sin cho giá trị Sin của

x thông qua Sin(x) Trong chương trình nguồn Sin(x) được gọi là lời gọi hàm

Nó đại diện cho (hoặc thể hiện) giá trị của hàm Sin ứng với x Vì Sin(x) là một giá trị nên nó có thể xuất hiện trong các biểu thức

Mẫu định nghĩa hàm:

Private Function Tên hàm()

Thân hàm End Function

- Thủ tục (subroutin hoặc procedure) là một chương trình con dùng để thực hiện một công việc riêng biệt trên một tập hợp các tham số (hoặc không cần tham số) Thủ tục sẽ được thực hiện mỗi khi gặp lời gọi thủ tục Khác với hàm, thủ tục không trả lại giá trị thông qua tên thủ tục

 Các cấu trúc điều khiển:

- Cấu trúc lựa chọn IF: Cấu trúc lựa chọn IF cho phép bạn rẽ chương trình làm hai nhánh, nếu bạn muốn rẽ nhiều nhánh thì có thể sử dụng cấu trúc

IF lồng nhau Cấu trúc có hai dạng:

+ Cấu trúc IF không có ELSE:

IF < điều khiển > Then -

End If + Cấu trúc có ELSE:

IF < điều khiển> Then -

Else

- End If

- Cấu trúc Select Case: Cấu trúc này được dùng khi bạn xét nhiều điều kiện cho một biến nào đó Cấu trúc này như sau:

SELECT CASE < Biến hay biểu thức >

CASE < Giá trị1 >

-'các lệnh'

CASE < Giá trị 2 >

-'các lệnh' CASE < Giá trị n >

-'các lệnh' CASE ELSE

Trước tiên nó sẽ kiểm tra điều kiện:

+ Nếu điều kiện đúng thì thực hiện sau đó quay lại kiểm tra điều kiện cho đến khi điều kiện sai thì thực hiện lệnh sau Loop

+ Nếu điều kiện sai thì thực hiện lệnh sau Loop, bỏ qua lệnh giữa Do Loop

Để dừng cấu trúc For ta dùng phát biểu Exit For

Ngoài ra muốn thoát khỏi thủ tục với điều khiển nào đó ta dùng thủ tục Exit Sub

2.1.5 Kết nối với một cơ sở dữ liệu

Ta có thể dùng một điều khiển dữ liệu để quản lý kết nối giữa biểu mẫu Visual Basic và một cơ sở dữ liệu VB cung cấp 3 loại điều khiển dữ liệu, DAO Data, thường được dùng kết nối với cơ sở dữ liệu trên máy tính cá nhân như là Microsoft Access; điều khiển Romote Data (RDC), dùng cho dữ liệu Client/ Sever; và điều khiển dữ liệu ADO Data, cho phép ta truy nhập mọi loại dữ liệu, bao gồm nguồn dữ liệu trên máy tính cá nhân, trên hệ Client/

Sever không thuộc mô hình quan hệ

Vậy ta dùng điều khiển dữ liệu nào? Đối với ứng dụng này tôi dùng điều khiển dữ liệu ADO

2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng trên môi trường Windows của Microsoft

Access có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu, nó có thể làm việc với nhiều hơn một bảng (Table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng hơn

2.2.2 Access cung cấp những công cụ gì?

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan hệ (một - một, một - nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng Bằng việc thực hiện toàn vẹn dữ liệu ở mức database engline, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin phù hợp

Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày/tháng (date/time), kiểu memo, kiểu có/không (yes/no) và đối tượng OLE Nó cũng

hỗ trợ các giá trị rỗng (Null) khi các giá trị này bị bỏ qua

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng như một quan hệ quản lý CSDL độc lập Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle

Chương 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Khảo sát hệ thống

Ngay từ khi mới thành lập, ban giám hiệu nhà trường đã luôn quan tâm đến hệ thống thư viện vì đây là nơi để giáo viên, học sinh nghiên cứu, học hỏi trao đổi kiến thức qua sách vở, bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ nghiệp

vụ Nhưng trong thời kỳ đó, để có một thư viện hoàn chỉnh và hiện đại thì quả thật là không đáp ứng được Vì vậy, những người quản lý thư viện luôn tìm tòi và có những sáng kiến nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của học sinh và giáo viên Nhưng chủ yếu là những sáng kiến mang tính thủ công nặng nhọc, những người trực tiếp quản lý phải thường xuyên làm một khối lượng công việc khá lớn, hệ thống quản lý sổ sách cồng kềnh, với nhiều loại biểu rườm rà Nếu không cẩn thận thì sẽ rất dễ dẫn đến nhầm lẫn gây khó khăn cho công tác quản lý thư viện

Trong những năm gần đây, thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân đã được nhà trường quan tâm đổi mới rất nhiều: số đầu sách nhập về ngày càng tăng, phong phú về nội dung và chủng loại, đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm thông tin liên quan đến học tập, nghiên cứu của học sinh, giáo viên và nhân viên cán bộ trong trường Nhưng nhìn chung công tác quản lý thư viện vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sót: vẫn áp dụng hình thức quản lý truyền thống bằng tay, làm lãng phí nhiều thời gian và công sức, độ chính xác không cao, dễ gây nhầm lẫn…

Bằng các phương pháp thu thập thông tin như quan sát, phỏng vấn thăm

dò ý kiến của bạn đọc Em đã tổng kết và rút ra được quy trình hoạt động của hệ thống quản lý thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân như sau:

3.1.1 Cập nhật

 Cập nhật độc giả: Khi học sinh, giáo viên hay cán bộ nhân viên trong trường muốn trở thành độc giả của thư viện thì phải đăng ký làm thẻ Nhân viên quản lý thư viện sẽ xem xét rồi đưa ra quyết định học sinh, giáo viên hay cán bộ nhân viên đó được cấp thẻ mới hay thẻ cấp lại Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký độc giả sẽ được cấp thẻ thư viện( thẻ bạn đọc)

Đối với những độc giả làm mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu, thẻ sẽ được cấp lại

Đối với những học sinh bị lưu ban, khi hết thời hạn sử dụng thẻ Học sinh phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách

Sau khi cấp thẻ thư viện cho độc giả nhân viên quản lý thư viện phải cập nhật các thông tin về độc giả đó vào sổ lưu trữ Các công việc như sửa, xóa hay thêm mới thông tin về độc giả cũng được nhân viên thư viện thực hiện trên giấy tờ

 Cập nhật sách: Theo định kỳ khoảng 1 năm hai lần, thư viện tiến hành nhập bổ sung sách mới Việc đặt mua sách được tiến hành như sau:

Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin về sách mới, thư viện xem xét chọn những sách cần mua và có đơn đặt hàng, nhà xuất bản sẽ gửi các danh mục sách kèm theo giá sách cho thư viện, thư viện lập danh sách những sách cần mua Sau khi được hiệu trưởng thông qua, thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với nhà xuất bản Hóa đơn sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán Sau đó thư viện tiến hành nhận sách về

Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách cho nhà xuất bản theo điều khoản đã ghi trong hợp đồng

Sách sau khi mua về sẽ được nhân viên quản lý thư viện tiến hành phân loại, đánh mã Việc phân các đầu sách vào các khu vực lưu trữ tùy theo loại sách, kích cỡ, nội dung

Khi nhập sách về, nhân viên quản lý thư viện phải lưu lại tất cả các

 Cập nhật thông tin mượn trả: Khi bạn đọc có nhu cầu mượn một cuốn sách, cần phải viết một phiếu mượn với đầy đủ thông tin của bạn đọc và của sách mà phiếu đó yêu cầu Sau đó nhân viên quản lý thư viện mới kiểm tra xem bạn đọc có đủ tiêu chuẩn mượn cuốn sách đó hay không rồi mới kiểm tra xem trong thư viện còn cuốn sách đó hay không Nếu các tiêu chuẩn đều thỏa mãn thì bạn đọc được mượn cuốn sách đã yêu cầu Sau đó, nhân viên phải ghi chép lại thông tin phiếu mượn sách vào sổ lưu trữ Khi mượn sách, độc giả được mượn tối đa 3 cuốn, mỗi loại sách độc giả chỉ được mượn 1 cuốn, thời hạn mượn là 7 ngày

Nếu bạn đọc trả sách, nhân viên thư viện sẽ xóa tên bạn đọc đó trong sổ lưu trữ

Các hình thức xử phạt của thư viện:

 Khi độc giả trả sách, nhân viên quản lý thư viện sẽ xem trên phiếu mượn sách, nếu làm mất sách, hỏng sách, mượn quá 7 ngày thì độc giả sẽ bị

xử phạt theo quy định của thư viện

 Đối với những độc giả không trả sách cho thư viện thì cuối khóa thư viện sẽ gửi danh sách cho ban giám hiệu nhà trường và đối tượng đó sẽ bị xử

lý theo quy định của nhà trường

3.1.2 Báo cáo thống kê

Ngoài những công việc cập nhật chính ở trên các nhân viên quản lý thư viện còn có nhiệm vụ thống kê, lập báo cáo những sách đang được mượn, những sách còn lại, sách hỏng- mất, danh sách độc giả hay danh sách độc giả mượn quá hạn khi cần thiết bằng cách xem lại các giấy tờ sổ sách đã lưu trữ trước đó

3.1.3 Tìm kiếm

Như đã nói trong phần cập nhật, khi độc giả đã điền đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách thì cán bộ quản lý phải tiến hành kiểm tra xem có còn cuốn

sách đúng như yêu cầu mượn của độc giả hay không, công việc tìm kiếm đó diễn ra qua hai bước: đầu tiên là nhân viên quản lý thư viện tìm trên sổ sách lưu trữ sau đó mới vào kho tìm sách

Hay khi muốn xem thông tin một cuốn sách, thông tin của một độc giả khi cần thiết thì các cán bộ cũng hoàn toàn phải thao tác trên giấy tờ, như vậy thì rất rườm rà và mất thời gian

3.1.4 Hủy thông tin

 Hủy đầu sách: Hàng năm có kiểm tra định kỳ các đầu sách Các sách bị

hư hỏng (không dùng được nữa) sẽ được lập thành danh sách, danh sách này

sẽ được gửi lên ban giám hiệu nhà trường Sau đó nhân viên quản lý thư viện tiến hành hủy những đầu sách này

 Hủy độc giả: Đối với độc giả là học sinh, thẻ thư viện có giá trị trong suốt khóa học Hết thời hạn trên thẻ sẽ bị hủy

Từ thực trạng trên thì nhu cầu xây dựng một hệ thống quản lý thư viện mới, phù hợp với trang thiết bị và khối lượng dữ liệu khổng lồ của thư viện, đáp ứng ngày càng có hiệu quả cho công tác học tập, nghiên cứu của học sinh, giáo viên và cán bộ nhân viên trong trường là hết sức cần thiết

3.2 Khảo sát chi tiết

Việc lưu trữ sách trong thư viện được chia thành từng khi vực:

 Khu vực lưu trữ sách nghiệp vụ: Bao gồm các tài liệu liên quan đến giảng dạy, tài liệu chuyên ngành, chỉ có giáo viên mới có quyền ở khu này

 Khu vực lưu trữ sách cho mượn về: Bao gồm khu vực sách giáo khoa, sách khoa học, sách nâng cao, sách tham khảo

 Khu vực lưu trữ sách đọc tại chỗ: Bao gồm truyện, báo, tạp chí

3.3 Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới

 Nhận xét tình hình thực tế: Qua thực tế nghiên cứu, nhận thấy rằng số lượng công việc của thư viện thì nhiều mà hầu hết các công việc được làm thủ

 Tốn nhiều thời gian trong việc lập báo cáo thống kê

 Gây bất tiện trong việc quản lý sổ sách và quản lý độc giả

Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ của thư viện nên việc đưa tin học vào công tác quản lý là việc làm hợp lý

 Từ những công việc thực tế trên, đưa ra hệ thống quản lý thư viện trường THPT Nguyễn Viết Xuân với các chức năng sau:

3.6 Các chức năng của hệ thống mới

 Hệ thống được xây dựng trên cơ sở là một ứng dụng theo mô hình Chủ- Khách:

 Chức năng đăng nhập: Tùy vào tài khoản đăng nhập mà hệ thống sẽ cho phép người dùng được sử dụng những chức năng nào

 Chức năng mượn sách: Độc giả có thể sử dụng bản ứng dụng dành cho khách để tìm kiếm sách Nếu tìm được sách cần mượn thì độc giả sẽ yêu nhân viên quản lý thư viện tiến hành cho mượn sách

 Chức năng tìm kiếm: Người dùng chương trình có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm như: tìm kiếm sách trong thư viện, tìm kiếm thông tin về độc giả thông qua các tiêu chí tìm kiếm

 Chức năng cho mượn sách: Khi một độc giả gửi yêu cầu mượn sách đến cho nhân viên quản lý thư viện thì người này phải thực hiện thao tác kiểm tra xem sách có thể cho mượn được hay không (số lượng còn hay hết), đồng thời tiến hành kiểm tra thẻ của độc giả xem có còn sử dụng được không (kiểm tra xem thẻ đã hết hạn hay chưa, thẻ có bị khóa do mượn quá số sách quy định hay không) trước khi tiến hành cho mượn sách

 Chức năng trả sách: Để thực hiện thao tác này độc giả phải đem sách đến cho người quản lý mượn trả của thư viện Nhân viên quản lý thư viện tiến hành kiểm tra tư cách mượn của độc giả (có mượn quá hạn hay không, sách

có bị hư hỏng gì không) sau đó mới thực hiện thao tác cho độc giả trả sách, cuối cùng là xử lý vi phạm đối với những độc giả vi phạm (tính tiền phạt)

 Chức năng quản lý độc giả (tạo thẻ thư viện):

- Người mượn muốn tạo được thẻ độc giả phải gửi cho thư viện các thông tin như: Mã thẻ, họ tên, giới tính, ngày sinh, dân tộc, quê quán, lớp học,

số chứng minh thư nhân dân

- Hệ thống hỗ trợ các thao tác làm thẻ cho độc giả

 Chức năng quản lý sách:

- Phân loại sách: Phân loại, dán mã cho sách mới nhập về, hay thay đổi lại loại sách

- Việc cập nhật sách: Khi sách mới nhập về thì nhân viên quản lý thư viện phải tiến hành nhập những thông tin cần thiết như: mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, số lần tái bản, năm xuất bản, khổ sách, giá sách, tổng số lượng

- Kiểm kê sách: Kiểm tra số lượng sách có trong thư viện, số sách đã cho mượn

 Chức năng quản lý tài khoản: Người Admin có quyền tạo tài khoản mới cho nhân viên

 Chức năng báo cáo thống kê: Thống kê, lập báo cáo những sách đang mượn, những sách còn, sách hỏng- mất, thống kê sách theo ngày mượn, thống

kê độc giả

3.7 Phân tích hệ thống

3.7.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 4: Sơ đồ phân cấp chức năng của chương trình quản lý thư viện

- Quản lý sách: Người quản lý thư viện có thể điền những thông tin liên

quan đến sách, nhà xuất bản, tác giả… thông qua các chức năng: Thêm, sửa, xoá, ghi dữ liệu tương ứng

- Quản lý độc giả: Người quản lý thư viện có thể điền những thông tin

liên quan đến độc giả thông qua các chức năng: Thêm, sửa, xoá, ghi dữ liệu tương ứng

- Quản lý mượn trả: Cho phép người quản lý thư viện có thể theo dõi

được số lượng các đầu sách cho mượn, những độc giả đang mượn sách

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Quản lý

sách

Báo cáo thống kê

Quản lý độc giả

Quản lý mượn

trả

Nhập sách Kiểm tra sách

Tìm kiếm sách

Phân loại đánh mã

Trả lại sách Hủy sách Hiệu chỉnh

Quản lý sách

- Báo cáo thống kê: Một chương trình quản lý thư viện nếu không có

báo cáo thì đó là một thiếu sót rất lớn vì nhờ có báo cáo mà người quản lý thư viện cũng như những người quan tâm đến chương trình có thể theo dõi được hoạt động của thư viện

 Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý sách

Hình 5: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý sách

 Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý độc giả

Quản lý độc giả

Nhập thông tin về độc giả Tìm kiếm độc giả Hủy độc giả Hiệu chỉnh

Báo cáo thống kê

Thống kê sách Thống kê độc giả Thống kê việc mƣợn trả

Quản lý mƣợn trả

Tra cứu Mƣợn sách Trả sách

Xử lý vi phạm

Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý độc giả

 Sơ đồ phân rã của chức năng quản lý mượn trả

Hình 7: Sơ đồ phân cấp chức năng mượn trả sách

 Sơ đồ phân rã của chức năng báo cáo thống kê

Hình 8: Sơ đồ phân cấp chức năng báo cáo

3.7.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý thƣ viện

Độc giả

Cán bộ quản lý thƣ viện Nhà cung cấp

Yêu cầu mƣợn sách

Thống kê báo cáo

Sách theo yêu cầu

Sách không đúng yêu cầu

Yêu cầu nhập sách

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý sách

Cán bộ quản

lý thƣ viện Hủy độc giả

Mƣợn, trả sách

Sách theo phiếu mƣợn

Kho sách

Quản lý mƣợn trả

Độc giả

Quản lý sách