Chương trình quản lý nhà sách nhân dân phúc yên

Cơ sở dữ liệu CSDL Cơ sở dữ liệu Database: Là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một

1

Trường đh sư phạm hà nội 2 Khoa: công nghệ thông tin

- -

Trần Thị Kim Dung

xây dựng chương trình quản lý nhà sách

nhân dân phúc yên

Khóa luận tốt nghiệp đại học

Chuyên ngành: Tin học

Người hướng dẫn khoa học

TS Trịnh Đình Thắng

Hà nội - 2012

2

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu khóa luận này em gặp rất nhiều khó khăn và bỡ ngỡ Nhưng dưới sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Trịnh Đình Thắng, em đã từng bước tiến hành và hoàn thành khóa luận với đề tài “Chương trình Quản lý nhà sách nhân dân Phúc Yên” Em xin chân thành cảm ơn sự giúp

đỡ nhiệt tình của thầy giáo

Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin, các thầy cô trong trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên

Trần Thị Kim Dung

3

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận của em được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Trịnh Đình Thắng cùng với sự cố gắng của bản thân Trong quá trình nghiên cứu

em có tham khảo một số tài liệu của một số tác giả (đã nêu trong mục tài liệu tham khảo)

Em xin cam đoan những kết quả trong khóa luận này là kết quả nghiên cứu của bản thân không trùng lặp với bất kì kết quả nào khác

Sinh viên

Trần Thị Kim Dung

4

MỤC LỤC

Lời cảm ơn

Lời cam đoan

Mở đầu 1

Chương 1: Cơ sở lý thuyết 3

1.1 Giới thiệu chung về VB.NET 3

1.1.1 Sơ lược về Visual Basic.NET 3

1.1.2 NET Servers 3

1.1.3 NET Framwork 4

1.2 Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 5

1.2.1 Cơ sở dữ liệu(CSDL) 5

1.2.2 Các tính năng của HQT CSDL quan hệ 7

1.2.3 Tính ứng dụng của Access 7

Chương 2: Khảo sát hệ thống 8

2.1 Giới thiệu về nhà sách 8

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 8

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của nhà sách 9

2.2 Khảo sát thực tế và đánh giá hiện trạng 10

2.2.1 Khảo sát thực tế 10

2.2.2 Yêu cầu hệ thống mới 16

Chương 3: Phân tích hệ thống 20

3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 20

3.2 Sơ đồ phân rã các chức năng 21

3.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng Nhập - xuất 21

3.2.2 Sơ đồ phân rã chức năng Hàng hóa 22

5

3.2.3 Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý 23

3.2.4 Sơ đồ phân rã chức năng Tìm kiếm 23

3.2.5 Sơ đồ phân rã chức năng Tổng kết 24

3.2.6 Sơ đồ phân rã chức năng Báo cáo 24

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD) 25

Chương 4: Thiết kế hệ thống 28

4.1 Thiết kế Cơ sở dữ liệu 28

4.1.1 Cơ sở dữ liệu danh mục sách 28

4.1.2 Cơ sở dữ liệu danh mục loại sách 28

4.1.3 Cơ sở dữ liệu nhân viên 29

4.1.4 Cơ sở dữ liệu khách hàng 29

4.1.5 Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp 30

4.1.6 Cơ sở dữ liệu phiếu nhập kho 30

4.1.7 Cơ sở dữ liệu phiếu xuất kho 31

4.1.8 Bảng chi tiết phiếu nhập kho 31

4.1.9 Bảng chi tiết phiếu xuất kho 31

4.2 Mô hình thực thể quan hệ 32

4.3 Thiết kê giao diện 33

4.3.1 Giao diện Form Đăng nhập chương trình 33

4.3.2 Giao diện chính của chương trình 33

4.3.3 Giao diện các Form chức năng Nhập - Xuất 34

4.3.4 Giao diện các Form chức năng Hàng hóa 35

4.3.5 Giao diện các Form chức năng Quản lý 37

4.3.6 Giao diện các Form chức năng Tìm kiếm 38

4.3.7 Giao diện các Form chức năng Tổng kết 40

6

4.3.8 Giao diện các Form chức năng Báo cáo 42

Kết luận và phương hướng phát triển 48

1 Kết luận 48

2 Phương hướng phát triển 48

Tài liệu tham khảo 50

là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý

Mô hình quản lý nhà sách trước đây là quản lý thủ công, hoàn toàn bằng tay Trong xu thế phát triển của xã hội, mô hình quản lý thủ công không còn phù hợp với quy mô của Nhà sách nhân dân Phúc Yên ngày nay

Chương trình sẽ quản lý hàng hoá mua về được nhập vào kho thông qua phiếu nhập Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được nhà sách thực hiện theo phương pháp theo dõi thường kỳ Theo phương pháp này thì hàng hoá được cập nhật sau mỗi lần nghiệp vụ có liên quan xảy ra Với phương pháp này giúp cho nhà quản lí có kế hoạch mua hàng trong tương lai

Xuất phát từ những lý do trên, em đi đến quyết định chọn đề tài nghiên

cứu: “Chương trình quản lý nhà sách nhân dân Phúc Yên” để làm đề tài

nghiên cứu khoa học của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Giúp nhà sách thống kê sách trong kho, kiểm tra những sách bán chạy để nhập những loại sách cho phù hợp

Thống kê báo cáo doanh thu, công nợ của khách và nhà sách để nắm được tình hình của nhà sách

Giúp việc bán sách trở nên đơn giản hơn, tính toán nhanh gọn và chính xác

8

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiện cứu trong đề tài “ Chương trình quản lý nhà sách nhân dân Phúc Yên” là quá trình mua, bán sách trong nhà sách

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và trình độ có hạn của mình nên phạm

vi nghiên cứu của đề tài này em chỉ tập trung vào quy trình quản lý sách trong nhà sách nhân dân Phúc Yên

4 ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Chương trình được xây dựng sẽ đáp ứng được các yêu cầu trong công tác quản lý tại nhà sách nhân dân Phúc Yên

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo và các tài liệu liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện pháp cần thiết để giải quyết các vấn đề của đề tài

Phương pháp nghiên cứu chuyên gia: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu thực tiễn, nội dung xử lý nhanh đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người sử dung

Phương pháp thực nghiệm: Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu của cơ sở, những lý luận được nghiên cứu và kết quả đạt được qua những phương pháp trên

9

Chương 1: cơ sở lý thuyết

1.1 Giới thiệu chung về VB.NET

1.1.1 Sơ lược về Visual Basic.NET

Visual Basic.Net (VB.NET) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con

số không Visual Basic.Net (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nền Microsoft‟s NET Framework Do đó, nó không phải là Visual Basic phiên bản 7 Thật sự, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại, không những lập nền tảng vững trắc theo kiểu mẫu tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java, mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề khúc mắc khi lập trình Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy ra bên trong hậu trường OS, Visual Basic.Net (VB.NET) giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó ta chỉ tập trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự

án, công việc hay doanh nghiệp mà thôi

1.1.2 NET Server

Mục tiêu chính của NET là giúp ta giảm thiểu tối đa công việc thiết kế hệ thống thông tin học phân tán (distributed system) Đa số các công việc lập trình phức tạp đòi hỏi đều được thực hiện ở hậu phương (back end) trong các máy cung cấp dịch vụ (servers) Microsoft đã đáp ứng bộ sưu tập „.NET Enterprise Servers‟, bộ này chuyên trị yểm trợ mọi đặc tính (features) hậu phương cần có cho một hệ thống tin học phân tán (distributed system)

Bộ sưu tập „.NET Enterprise Server‟ bao gồm:

* Database System: MS SQL Server

* E - Mail System: MS Exchange Server

* Data - transformation engine trên cơ sở XML: MS Biz Talk Server

* Accessinh Legacy Systems: Host Integration Server

Tất cả các máy server này cung cấp mọi dịch vụ cần thiết cho các ứng dụng (application) về NET và nền tảng xây dựng hệ thống Tin Học cho mọi dự

án lập trình

1.1.3 NET Framework

Đối với Visual Basic.NET (VB.NET) tất cả mọi thứ đều thay đổi tận gốc

rễ Một trong những thành phần quan trọng NET là NET Framework Đây là nền tảng cho mọi công cụ phát triển các ứng dụng NET

.NET Framework bao gồm:

* Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment)

* Bộ sưu tập nền các loại đối tượng (a set of foundation classes)

* Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment)

Ta xem NET Framework như là một tầng công dụng trừu tượng cung cấp dịch vụ trên hệ điều hành (nhìn dưới khía cạnh cung cấp dịch vụ)

User Applications

.NET Framework

Hệ điều hành (OS)

Device Drivers

11 Harware Components (Cương liệu)

12

1.2 Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là chương trình nằm trong bộ Office của Microsoft Không giống như Excel Word hay, Access cung cấp các hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả Access có tính bảo mật và an toàn hơn cũng như khả năng kết nối với các ngôn ngữ khác

Access là công cụ hữu ích để quản lý dữ liệu trong chương trình giúp cho ngôn ngữ lập trình Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và cập nhật dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả

1.2.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Cơ sở dữ liệu (Database): Là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với

nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử

dụng với nhiều mục đích khác nhau

Mô hình CSDL quan hệ: Theo mô hình này, dữ liệu được thể hiện trong

các bảng Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thường được gọi

là một bản ghi hay một bộ) Một CSDL quan hệ:

 Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng (mẫu tin), cột (trường)

 Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ bảng

 Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

HQTCSDL quan hệ: là phần mềm để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL

quan hệ và thao tác trên CSDL đó

13

Bảng và trường: Các CSDL được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các

phân nhóm dữ liệu Bảng chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân nhóm dữ liệu Mẫu tin chứa các trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận

dữ liệu trong một mẫu tin

RecordSet: Khi tạo bảng cần nắm được cách thao tác với các bảng Thao

tác với các bảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như việc kiểm tra và sữa đổi cấu trúc bảng Thao tác dữ liệu trong một bảng ta dùng Recordset

RecordSet là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẫu tin lấy

về từ CSDL

Mối quan hệ

Khóa chính : Một hoặc nhiều trường của bảng phục vụ cho việc xác định

một mẫu tin duy nhất

Khóa ngoài : Là khóa trong bảng liên quan chứa bản sao của khóa chính

của bảng chính

Mối quan hệ : Là một cách định nghĩa chính thức hai bảng liên hệ với

nhau như thế nào Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đã thông báo với bộ máy CSDL rằng hai trường trong hai bảng liên quan được nối với nhau

Hai trường liên quan với nhau trong một mối quan hệ là khóa chính và khóa ngoài

Ngoài việc ghép các mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, mối quan hệ còn tận dụng thế mạnh của tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính của

bộ máy CSDL duy trì các dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luôn luôn nhất quán Khi tính toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ máy CSDL sẽ

14

ngăn cản khi xóa một mẫu tin khi có các mẫu tin khác tham chiếu đến nó trong CSDL

1.2.2 Các tính năng của HQT CSDL quan hệ

 Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài

 Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả

 Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ)

 Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu

Access được dùng để:

o Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển phần mềm có thể sử dụng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, Net)

o Xây dựng chọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ

Trong 5 năm qua, mặc dù còn khá non trẻ xong nhà sách đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của cán bộ công nhân viên của công ty để luôn đạt được mức kinh tế cao Đồng thời cung cấp các sản phẩm về sách với giá cả hợp lý và luôn đảm bảo chất lượng sách tốt cho người tiêu dùng

Giới thiệu cụ thể:

Tên nhà sách: Nhà sách nhân dân Phúc Yên

Loại hình: Công ty cổ phần Một thành viên

Địa chỉ: Phường Trưng Trắc - TX Phúc Yên - Vĩnh Phúc

Ngày thành lập: 08/08/2007

Giám đốc: Nguyễn Thị Sính

SĐT: 0982215668

Fax: 3863756

16

Hoạt động: Chuyên bán buôn, bán lẻ sách Ký kết các hợp đồng sách cung cấp cho trường học, cho các phòng ban Mua bán các truyện tranh thiếu nhi, và một số các văn phòng phẩm phục vụ cho học tập và làm việc

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của nhà sách

a) Sơ đồ tổ chức của nhà sách

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của nhà sách

b) Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

Ban giám đốc: Là người đứng đầu nhà sách

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của nhà sách theo đúng quy định của nhà nước và pháp luật

- Điều hành chung mọi hoạt động các bộ phận của nhà sách

- Quản lý bao quát các hoạt động diễn ra trong nhà sách cũng như công việc quản lý nhân sự trong nhà sách

- Chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng nhân viên Tổ chức các lớp học tìm hiểu về sách và bán hàng

Bộ phận kho

Bộ phận

Kinh doanh

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kế toán tài vụ

Bộ phận thu ngân Ban Giám đốc

17

Bộ phận kế toán: Tổng hợp, kiểm tra các chứng từ, hóa đơn mua bán sách, thống kê báo cáo thuế, tính doanh thu hàng tháng (các khoản thu, chi) của nhà sách

Bộ phận kinh doanh: Sẽ đánh giá nhu cầu của thị trường để đưa ra các đề nghị đối với người quản lí về các chủng loại sách mà thị trường đang cần Kết hợp với tình hình hiện tại của nhà sách mà người quản lí sẽ có kế hoạch phù hợp đối với từng loại hàng trong nhà sách

Bộ phận kho: Theo dõi việc nhập, xuất hàng của kho cũng như đánh mã cho từng loại sách, vào sổ sách, xếp sách vào trong kho

Bộ phận thu ngân: Có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng hoặc thanh toán tiền với khách hàng

Bộ phận bán hàng (nghiệp vụ): Có nhiệm vụ hướng dẫn tìm sách cho khách khi khách hàng có yêu cầu, giám sát, sắp xếp sách gọn gàng vào đúng giá

để sách

2.2 Khảo sát thực tế và đánh giá hiện trạng

2.2.1 Khảo sát thực tế

a) Hoạt động của nhà sách

Nhà sách là một trung tâm bán các loại sách, ở đây khách hàng cần mua

lẻ sách thì vào cửa hàng để tự chọn để chọn sách cần mua sau đó ra quầy thu ngân để thanh toán Còn khách hàng mua nhiều (Mua buôn) thì phải thông qua đơn đặt hàng Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng nhận được thông qua phiếu xuất hàng Các mặt hàng trong mỗi đơn hàng của khách hàng

có thể được xuất thành nhiều lần tuỳ theo yêu cầu của khách hàng và khả năng của nhà sách Thông tin về khách hàng được lưu trữ trong nhà sách để phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của nhà sách sau này Ngoài ra nhà sách còn lưu

18

trữ thông tin về các nhà cung cấp (nhà xuất bản, nhà sản xuất, đối tác trao đổi hàng hoá với nhà sách) Mỗi khi có nhu cầu mua sách nhà sách đều căn cứ vào các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thông qua báo giá của nhà cung cấp và báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị trường mà có kế hoạch mua hàng cho phù hợp Từ kế hoạch này nhà sách sẽ trích ra theo từng nhà cung cấp

và lập đơn đặt hàng của nhà sách cho từng nhà cung cấp Hàng hoá mua về được nhập vào kho thông qua phiếu nhập Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được nhà sách thực hiện theo phương pháp theo dõi thường kỳ Theo phương pháp này thì hàng hoá được cập nhật sau mỗi lần nghiệp vụ có liên quan xảy ra Với phương pháp này giúp cho nhà quản lí có kế hoạch mua hàng trong tương lai Còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hoá còn tồn trong kho và trong quầy được thực hiện định kỳ ba tháng một lần

Trong quầy tự chọn sách được phân ra theo chủ đề (khối lớp, ngành, môn)

Trong nhà sách thì mỗi cuốn sách có một mã số riêng, mỗi loại mặt hàng cũng có một mã riêng Mã này do nhà sách quy định và giao cho bộ phận quản

lý kho hàng đánh mã

Khi nhập hàng về đều được vào sổ kho thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho

Trong sổ kho có các thông tin :

Ngày nhập, Số phiếu nhập (hoá đơn mua hàng), Tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thành tiền, người nhập

Khi sách đã được nhập kho thì sách được phân loại và đánh mã nếu loại

đó là mới nhập về nhà sách lần đầu

Các thông tin về khách hàng như :

Tên khách, địa chỉ, hình thức mua (mua lẻ, mua buôn)

Các thông tin về mặt hàng như:

Mã sách (hàng), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

Cuối hoá đơn ghi các thông tin sau :

Tổng cộng (bằng số), Ghi bằng chữ:

20

Tổng cộng tiền thanh toán:

Ghi bằng chữ:

Ngày tháng năm

Nhà Sách Nhân Dân Phúc Yên

Địa Chỉ: P Trưng trắc - TX.Phúc Yên - Vĩnh Phúc

Tel: 0982215668 ; Fax: 3863756

Hoá đơn bán sách

Số hoá đơn: Mã Khách: Tên khách hàng Tel:

21

Mẫu 1: Hóa đơn bán buôn, bán lẻ

22

Hàng tuần nhà sách đều làm thống kê (lượng hàng hết, sắp hết, thị trường cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được, lượng

hàng còn trong kho, trong quầy

Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hoá đơn bán hàng Cứ ba tháng nhà sách làm thống kê sách đã tồn kho trên ba tháng kể từ ngày nhập để

có chính sách giảm giá cho phù hợp

Tóm lại: Quy trình hoạt động của nhà sách là nhập hàng, phân loại, nhập kho, xuất ra quầy, bán hàng, thống kê, báo cáo

*) Các chứng từ quản lý của nhà sách:

Đơn đặt hàng

Hợp đồng giao dịch

Hoá đơn mua sách

Phiếu nhập kho (theo hoá đơn mua)

Phiếu xuất kho

Các hoá đơn bán buôn và bán lẻ

Sổ kho

*) Yêu cầu đối với công tác quản lí của nhà sách:

Thống kê được số lượng hàng tồn kho

Thống kê được doanh thu thực tế

Thống kê được số lượng hàng đã bán được

Thống kê số nợ của nhà sách, khách hàng

Lưu trữ khai tách hồ sơ nhân viên

Cập nhập hàng hoá, khách hàng mới, nhà cung cấp mới

In các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho cho khách hàng

In báo cáo thống kê của nhà sách

23

b) Nhận xét đánh giá

Như vậy, qua việc khảo sát và phân tích hệ thống quản lý sách của nhà sách nhân dân Phúc Yên - Phúc Yên - Vĩnh Phúc, ta thấy hệ thống có những ưu nhược điểm sau:

24

Như đã nói ở trên nhà sách có rất nhiều những bất cập trong phương thức quản lý dữ liệu nên cần xây dựng một phần mềm quản lý nhà sách để khắc phục được những bất cập này Bởi vậy chúng em đã sử dụng phần mềm VN.net và Hệ quản trị CSDL Access để xây dựng một chương trình quản lý nhà sách với hệ thống có khả năng thực hiện những công việc sau:

- Hệ thống thông tin đáp ứng được tất cả các nhu cầu về quản lý nhân viên, tài chính, thống kê, báo cáo

- Thông tin được kết nối với nhau không rời rạc, tiện lợi cho việc tổng hợp thông tin

- Hệ thống linh hoạt đáp ứng được yêu cầu truy nhập và truy xuất thông tin theo từng khoảng thời gian

- Tự động hóa trong việc tìm kiếm, cập nhật, thống kê, tính toán, lập báo cáo

- Hệ thống thân thiện với người sử dụng, giới hạn quyền sử dụng đối với từng nhóm người, đảm bảo tính bảo mật thông tin

2.2.2 Yêu cầu hệ thống mới

Hệ thống mới được quản lý trên máy tính, do vậy mọi công việc tính toán của người sử dụng đều thực hiện bằng máy tính Sau đây là yêu cầu của hệ thống mới:

1 Nhập - Xuất

 Bán hàng

- Đầu vào: Thông tin sách

- Đầu ra: Danh sách những sách được bán

 Nhập hàng

- Đầu vào: Thông tin sách

25

- Đầu ra: Danh sách những sách được nhậ

2 Hàng hóa

 Danh mục sách

- Đầu vào: Thông tin sách

- Đầu ra: Danh sách thông tin sách

 Nhập mới sách

- Đầu vào: Thông tin sách

- Đầu ra: Thông tin sách được cập nhật

 Loại sách

- Đầu vào: Thông tin loại sách

- Đầu ra: Thông tin loại sách được cập nhật

3 Quản lý

 Khách hàng

- Đầu vào: Thông tin khách hàng

- Đầu ra: Danh sách khách hàng

 Nhà cung cấp

- Đầu vào: Thông tin nhà cung cấp

- Đầu ra: Danh sách nhà cung cấp

 Nhân viên

- Đầu vào: Thông tin nhân viên

- Đầu ra: Danh sách nhân viên

- Đầu vào: Mã nhà cung cấp

- Đầu ra: Thông tin nhà cung cấp

5 Tổng kết

 Danh mục sách bán

- Đầu vào: Mã sách, ngày bán sách

- Đầu ra: Danh sách thông tin sách bán

 Danh mục sách mua

- Đầu vào: Mã sách, ngày mua sách

- Đầu ra: Danh sách thông tin sách mua

 Danh mục Khách hàng

- Đầu vào: Mã khách

- Đầu ra: Danh sách khách hàng mua sách theo hóa đơn

 Danh mục nhà cung cấp

- Đầu vào: Mã nhà cung cấp

- Đầu ra: Danh sách nhà cung cấp bán sách theo hóa đơn

6 Báo cáo

 Báo cáo bán hàng theo ngày

- Đầu vào: Ngày bán

- Đầu ra: Danh sách những sách bán trong ngày

 Báo cáo phiếu nhập hàng theo ngày

- Đầu vào: Ngày nhập

27

- Đầu ra: Danh sách những sách nhập hàng trong ngày

 Báo cáo danh mục sách

- Đầu vào: Thông tin sách

- Đầu ra: Danh sách thông tin sách

 Báo cáo danh mục nhân viên

- Đầu vào: Thông tin nhân viên

- Đầu ra: Danh sách thông tin nhân viên

 Báo cáo danh mục nhà cung cấp

- Đầu vào: Thông tin nhà cung cấp

- Đầu ra: Danh sách thông tin nhà cung cấp

 Báo cáo danh mục khách hàng

- Đầu vào: Thông tin khách hàng

- Đầu ra: Danh sách thông tin khách hàng

Mọi chức năng và hệ thống mới đều được thực hiện trên máy tính, do vậy mọi thông tin liên quan đến hê thống được lưu trữ trong máy Để tiện theo dõi doanh thu từng năm, thì mỗi năm người sử dụng cần sao lại tất cả những cơ sở

dữ liệu của hệ thống vào một file và đặt tên cho file là tên của năm đó Chúng ta cần sao sang một tệp như vậy để tiện theo dõi và có thể lưu ra đĩa để cất giữ, tránh tình trạng mất dữ liệu do bị virut tấn công hoặc do phải cài lại hệ điều hành

29

Chương 3: phân tích hệ thống

3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Sơ đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống

Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng

Chương trình Quản lý nhà sách nhân dân Phúc Yên gồm 5 chức năng chính: Nhập - xuất, Hàng hóa, Quản lý, Tìm kiếm, Tổng kết

- Chức năng nhập - xuất: Hóa đơn nhập từ nhà cung cấp, xuất sách cho khách hàng với chi tiết thông tin sách Danh sách phiếu nhập, xuất sách

Quản lý Nhà sách

Nhập - Xuất Quản lý Tìm kiếm

Bán hàng

Nhập hàng

Khách hàng

Nhà cung cấp

Nhân viên

Sách

Khách hàng

Hàng hóa

Danh mục sách

Danh mục sách mua

Danh mục

KH

Danh mục NCC

- Chức năng tìm kiếm: Giúp tìm kiếm thông tin sách qua mã sách, thông tin khách hàng qua mã khách hàng, thông tin nhà cung cấp qua mã nhà cung cấp

- Chức năng tổng kết: Chức năng này giúp cho người sử dụng tổng kết tình hình hoạt động mua bán sách của nhà sách Bao gồm: Danh mục sách bán, danh mục sách mua, danh mục khách hàng mua sách, danh mục nhà cung cấp bán sách

- Chức năng báo cáo: Chức năng này giúp cho người quản lý báo cáo sách bán theo ngày, sách nhập theo ngày, báo cáo danh mục sách, danh mục nhân viên, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng

3.2 Sơ đồ phân rã các chức năng

3.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng Nhập - xuất

Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng Nhập - xuất

Danh mục nhập

Nhập - xuất

Bán hàng

xuất