ĐÁNH GIÁ và một số ý KIẾN đề XUẤT về kế TOÁN với NGƯỜI MUA và NGƯỜI bán tại CÔNG TY TNHH THIẾT bị điện HÙNG sơn

Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngânhàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhàcung cấp, nộp ngân sách nhà nước và một số thanh toánkhác….Phương thứ

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại ảnh hưởng đến kế toán thanh toán

Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phốihàng hóa trên thị trường buôn bán hàng hóa của từng quốc gia riêng biệthoặc giữa các quốc gia với nhau

Công ty thương mại cho ra đời sự phân công lao động và chuyên mônhóa trong sản xuất, một bộ phận những người sản xuất tách ra chuyên đưahàng ra thị trường để bán, dần dần công việc đó được cố định vào mộtnhóm người và phát triển thành các đơn vị, các tổ chức kinh tế chuyênlàm nhiệm vụ bán hàng, lưu thông hàng hóa Công ty thương mại luôn bắtđầu từ khâu mua hàng, ngoài ra còn có việc dự trữ hàng hóa để đảm bảocho quá trình kinh doanh được liên tục

Tổ chức kinh doanh thương mạicó thể theo nhiêug mô hình khác nhaunhư: tổ chức buôn bán, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môigiới, công ty xúc tiến thương mại…

Trong khâu mua hàng phát sinh tai công ty thì tài sản của công ty chuyển

từ hình thái hàng hóa, đối lập với việc công ty mất đi quyền sở hữu vềtiền tệ thì công ty lại có quyền sở hữu về hàng Ngược lại ở khâu bánhàng, khi hàng hóa được bán ra cho người mua và được người mua thanhtoán tiền thì vốn của công ty thương mại được chuyển từ hình thái hiệnvật sang hình thái tiền tệ Cứ như vậy vòng quay hàng hóa được thực hiệnthông qua trung gian là công ty thương mại

1.2 Đặ điểm của nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động kinh doanh.

1.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng

- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phảitheo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán.

- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn hình thái tài chính của doanhnghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán,

vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắcđược tôn trọng

- Các nghiẹp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hànghóa đầu vào và quá trình tiêu thụ Đối với doanh nghiệp kinhdoanh thương mại thì nó tham giá vào toàn bộ quá trình kinhdoanh

1.2.2 Phương pháp thanh toán

Việc thanh toán trong doanh nghiệp thương mại ở các khâu được thựchiện theo các phương thức khác nhau, tùy thuộc vào mức độ tín nhiệmgiữa hai đơn vị Thông thường việc thanh toán được thực hiện theo haiphương thức

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sự vận động về hàng hóa vàtiền tệ gắn với nhau, nghiệp vụ mua hàng (bán hàng) và thanh toánphát sinh cùng một lúc tại một thời điểm và không phát sinh côngnợ

- Phương thức thanh toán sau: Là sự vận động của hàng hóa và tiền

tệ gắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng (bán hàng) và thanh toánkhông phát sinh cùng một lúc, cùng một thời điểm vì vậy sẽ phátsinh công nợ

1.2.3 Hình thức thanh toán

Hiện nay có hai hình thức thanh toán phổ biến như:

 Thanh toán bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại như hình thức thanhtoán: bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng, vàcác loại giấy tờ có giá trị như tiền…

Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên Khi nhận đượcvật tư hàng hóa, dịch vụ…thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trảtrực tiếp cho người bán Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉphù hợp với các loại hình giao dịch nhỏ, đoan giản bởi vì các khoảnmua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn.Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán vớicông nhân viên, các nhà cung cấp nhỏ lẻ……

 Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyểnkhoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngânhàng Các hình thức cụ thể bao gồm:

- Thanh toán bằng sec

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵnđặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoảncủa mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trong séc Séc chỉphát hành khi tài khoản ngân hàng có số dư

Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiềnmặt và séc định mức

Séc chuyển khoản: dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữacác đơn vị có mở sổ tài khoản Séc có tác dụng để thanh toánchuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ

có giá trị trong thời hạn quy định

Séc bảo chi: là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi sốtiền trên từng tờ séc đó Khi phát hàng séc đơn vị phát hành đưađến ngân hàng để đống dấu đảm báo chi cho tờ séc đó Séc nàydùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hànghóa… có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau

Séc định mức: là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngânhàng đảm bảo chi tổng tiền nhất định trong quyển séc Số séc

định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặckhác địa phương Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trongphạm vi ngân hàng đảo bảo chi Mỗi lần phát hành phải ghi sốhạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc Đơn vị bán khi nhận sécphải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.

Séc chuyển tiền cầm tay: là loại séc chuyển khianr cầm tay, đượcngân hàng đảm bảo thanh toán

- Thanh toán bằng ủy nghiệm chi (thu)

Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngânhàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượngkhác Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngânhàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhàcung cấp, nộp ngân sách nhà nước và một số thanh toánkhác….Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi thường đượccác doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ muabán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một quốc gia, đây

là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện ợi chodoanh nghiệp Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thứcnày bao gồm: Ủy nhiệm chi, giấy báo có…

- Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều khiện hai tổ chức có quan hệ mua và bánhàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanhtoán này, định kỳ hai bên đối chiếu số tiền được thanh toán và sốtiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau Việc thanh toángiữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản đểlàm căn cứ ghi sổ và theo dõi

- Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C

Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đómột ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư

tín dụng trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấpnhận hối phiếu do người này ký phát trọng phạm vi số tiền trongthư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từthanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng,các loai thư tín dụng.

Thư tín dụng có thể hủy ngang: là thư tín dụng mà ngânhàng và người mua có thể tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúcnào mà không cần thông báo trước cho người bán

Thư tín dụng không thể hủy ngang: là loại thư tín dụng màngân hàng khi đã mở thư tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiềncho người bán trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng, khôngđược quyền sửa đổi, bổ sung hoăc hủy bỏ thư tín dụng đó nếuchưa được sự đồng ý của các bên có liên quan

Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận: là loại thưtín dụng không thể hủy ngang được một ngân hàng đảm bảo trảtiền thư tín dụng theo yêu cầu của ngân hàng mở tín dụng Ngânhàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho người bán nếu như ngânhàng mở thư tín dụng không được trả tiền

Thư tín dụng không thể hủy ngang không thể truy đổi: làloại thư tín dụng không thể hủy bỏ mà sau kho người bán đãđược ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp chứng từthanh tians khi người bán không phải truy hoàn số tiền đã nhận

Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụngrất rộng rãi và ưu việt hơn cả trong các phương thức thanh toánthương mại quốc tế do đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bênbán và bên mua Trong phương thức này ngân hàn không chỉ làtrung gian thanh toán như các phương thức thanh toán khác nữa.Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này người mua và ngườibán vẫn có thể gặp phải những rủi ro

+ Về phía người xuất khẩu, việc thanh toán có thể khôngthực hiện được do bộ chứng từ họ xuất trình không phùhợp với quy định trong L/C Khi đó nhà xuất khẩu phải tựchịu chi phí lưu kho bãi, bán đấu giá….cho đến khi vấn đềđược giải quyết hoăc phải trở hàng về nước, nhà xuất khẩucũng có khả năng không được thanh toán nếu ngân hàngphát hành hoặc ngân hàng xác nhận mất khả năng thanhtoán.

+ Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng thanh toán dựa trên dựđầy đủ về hợp lệ của bộ chứng từ do nhà xuất khẩu trình.Nếu nhà xuất khẩu gian lận làm giả chứng từ thì họ vẫn cókhả năng được thanh toán mặc dù hàng hóa đã giao chonhà nhập khẩu không đảm bảo chất lượng, số lượng,chủng loại

Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức này bao gồm: giấy

đề nghị mở thư tín dụng, hóa đơn, vận đơn, chứng nhậnxuất xứ hàng hóa, chứng nhận chất lượng hàng hóa….Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương,không tín nhiệm lẫn nhau Tỏng thực tế, hình thức này ítđược sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huytác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc

tế với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

- Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếucho các khoản thanh toán nhỏ

- Thanh toán bằng hình thức chuyển tiền

Phương thức chuyển tiền là phương pháp thanh toán trong đóngười trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhấtđịnh cho người hưởng lợi ở một điểm nhất định bằng phươngtiện chuyển tiền do khách yêu cầu hoặc bằng điện thư

Phương thức này đơn giản, dễ thực hiện nhưng chỉ nên thực hiệnvới khách hàng quen vì có thể gặp phải rủi ro người bán khôngthu được tiền hàng trong trường hợp thanh toán sau và khôngđảm bảo người mua sẽ nhận được hàng trong trường hợp thanhtoán trước.

Bộ chứng từ thanh toán trong phương thức này gồm có: Hợp đồngthương mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

- Hình thức thanh toán nhờ thu

Phương thức nhờ thu là phương thức mà người bán sau khi giao hàngthì ký rồi phát hối phiếu đòi tiền người mua sau đó đến ngân hàng thu

hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó Phương thức nhờ thu có hai loại:

o Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người ký phát hốiphiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền mà bán hàng ghitrên hối phiếu người mua mà không gửi kèm bất cứchứng từ nào Người bán sẽ gửi thẳng bộ chứng từ chongười mua cùng lúc với việc gửi hàng hóa Phươngthức này chỉ áp dụng trong trường hợp người bán vàngười mua tin cậy nhau dưới dạng công ty mẹ và công

ty con hoắc giữa các chi nhánh Do sự không đảm bảoquyền lợi cho người bán nên phương thức này ít được

sử dụng trong thanh toán quốc tế

o Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: ngườibán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm bộchứng từ hàng để nhờ ngân hàng thu hộ số tiền từngười mua Với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộchứng từ cho người mua sau khi người này trả tiềnhoặc ký chấp nhận thanh toán Phương thức thanh toánnày mặc dù đã khắc phục được nhược điểm của nhờ thu

phiếu trơn khống chế được quyền định đoạt hàng hóacủa người mua.

Phương thức thanh toán nhờ thu có nhược điểm là khôngkhống chế được việc người mua có trả tiền hay không.Người mua có thể chậm trẽ hoặc không thanh toán bằngviệc trì hoãn nhận chứng từ hoặc không nhận hàng nữa.Thanh toán theo hình thức này thường chậm chạp do ngânhàng chỉ đóng vai trò thu tiền hộ còn không có trách nhiệmđến việc trả tiền của người mua

Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toán nhờbao gồm: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bìchi tiết

1.2.4 Thời điểm thanh toán

Căn cứ vào thời hạn thanh toán có thể chia ra các hình thức là:

- Nếu thanh toán trực tiếp: Thời điểm thanh toán chính là thời điểmhàng hóa được chuyển quyền sở hữu tới người mua và người muaphải thanh toán luôn tiền hàng hoặc khi hóa đơn bán hàng đã đượcbên bán giao cho bên mua

- Nếu thanh toán sau: Đây là hình thức chủ yếu được sử dụng khi cácbên tham gia đã là đối tác quen thuộc của nhau Người mua sau khinhận được hàng hóa đầy đủ một thời gian sau theo thỏa thuận mớichuyển tiền cho người bán Khi ký hợp đồng mua bán hai bên sẽthỏa thuận về hình thức trả tiền, chiết khấu, và thời hạn thanh toán

Ví dụ: Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận của hợp đồng đã ký nhưsau:

+ Trong vòng 15 ngày kể từ khi chấp nhận nợ, nếu bên mua thanh toánhết tiền hàng thì sẽ được bên bán cho được hưởng chiết khấu thanhtoán là 3%

+ Quá ngày thanh toán từ 15 đến 20 bên mua phải có trách nhiệm thanhtoán toàn bộ số tiền hàng là “n”

+ Qua ngày thứ 20, nếu bên mua vẫn chưa thanh toán tiền hàng thì kể

từ ngày thứ 21 trở đi ngoài việc phải có trách nhiệm trả nợ tiền hàng thìbên mua còn phải thanh toán thêm một khoản lãi

1.3 Vai trò, nội dung và nhiệm vụ của các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.

1.3.1 Vai trò của nghiệp vụ thanh toán.

Nghiệp vụ thanh toán được hình thành là do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữacác doanh nghiệp với các tổ chức, các nhân Trong quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh thì doanh nghiệp có quan hệ thanh toán với rất nhiều tổ chức,các nhân khác nhau Quan hệ thanh toán là yếu tố quan trọng trong hoạt độngtài chính của doanh nghiệp, và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính củadoanh nghiệp Một số vai trò quan trọng được thể hiện qua những quan điểmnhư sau:

- Quan hệ thanh toán là chỉ tiêu chất lượng phản ánh hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh và là cơ sở công tác quản lý tài chính củadoanh nghiệp Nên doanh nghiệp đảm bảo việc thanh toán được tiếnhành một cách hợp lý và hiệu quả thì điều đó sẽ góp phần nâng caokhả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thờigian, và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thôngtin cần thiết cho quản lý tài chính Thông qua các thông tin này, cácnhà quản lý sẽ nắm bắt được tình hình thanh toán của doanh nghiệp

để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi công nợ và thu hồi tài chínhdoanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao chohợp lý

- Quan hệ thanh toán thúc đẩy mối quan hệ mua – bán giữa các doanhnghiệp ngày càng phát triển tốt đẹp, việc thanh toán của doanh

nghiệp diễn ra đúng hạn và đầy đủ sẽ tạo niềm tin cho các đối tượngtrong quan hệ làm ăn.

Với những lý do trên, ta thấy được vai trò quan trọng của công tác kếtoán thanh toán với người mua và người bán trong bất cứ một doanhnghiệp thương mại nào Quản lý tốt quan hệ này sẽ giúp cho doanhnghiệp đảm bảo tình hình tài chính của mình luôn ổn định và đạt hiệuquả cao trong kinh doanh

1.3.2 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động kinh doanh

của doanh nghiệp thương mại.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan

hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp với người mua và người bán, ngân sáchnhà nước, cán bộ nhân viên,

 Phân loại theo tính chất của các mối quan hệ, nghiệp vụ thanh toán baogồm:

 Các khoản nợ phải thu: Công nợ phải thu là các khoản tiền và tàisản doanh nghiệp có quyền và trách nhiệm phải thu hồi từ phíakhách hàng, các đơn vị tổ chức kinh tế và các cá nhân khácchiếm dụng Các khoản phải thu trong doanh nghiệp gồm:

- Các khoản phải thu khách hàng

- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Các khoản phải thu nội bộ

- Các khoản tiền tạm ứng

- Tài sản cầm cố, ký cược, ký quỹ

 Các khoản nợ phải trả: Nợ phải trả là khoản nợ phát sinh trongquá trình thanh toán mà doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn trảcho các chủ nợ là các đơn vị, các tổ chức kinh tế và các cá nhânkhác, Các khoản phải trả bao gồm:

- Các khoản phải trả người bán

- Các khoản phải nộp nhà nước ( thuế, phí, lệ phí )

- Các khoản phải trả cho công nhân viên ( tiền công, tiền lương,thưởng, trợ cấp, BHYT, BHXH )

- Các khoản phải trả nội bộ

- Các khoản tiền, tài sàn nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

 Phân lợi theo đối tượng phải trả”

- Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: Đây là mối quan hệ phát sinhtrong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệpphải thanh toán với người bán vật tư, hàng hóa, người nhận thầu xâydựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn

- Quan hệ thanh toán với khách hàng: Phát sinh trong quá trình doanhnghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ bênngoài, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán với người mua

- Quan hệ với ngân sách nhà nước: Trong quá trình sản xuất kinhdoanh doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngânsách nhà nước và các khoản phải trả, phải nộp theo quy định hiệnhành Một số khoản phải trả, phải nộp thông thường là thuế GTGT,thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, và các khoản phí, lệ phíkhác

- Quan hệ thanh toán nội bộ: Là quan hệ phát sinh trong nội bộ doanhnghiệp, gồm có thanh toán giữa doanh nghiệp với các cán bộ côngnhân viên giữa doanh nghiệp với các đơn vị trực thuộc và các khoảnphân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ

- Các quan hệ thanh toán khác nhau như quan hệ thanh toán với ngânhàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp,

ký cược, ký quỹ

 Phân loại theo thời hạn thanh toán:

- Các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn: là các khoản thanh toán cóthời hạn thu hoặc trả không quá một năm hoặc một chu kỳ kinhdoanh của doanh nghiệp

- Các khoản phải thu hoặc phải trả dài hạn: là các khoản thanh toán cóthời hạn phải thu hoặc phải trả từ một năm trở lên hoặc một chu kỳkinh doanh của doanh nghiệp.

1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán các nghiệp vụ thanh toán.

Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán vớingười mua, người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rấtquan trọng Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, kếtoán phải thực hiện các nghiệp vụ sau:

- Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác

rõ ràng nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiếttheo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việcthanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vỗn lẫn nhau

- Đối với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thườngxuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán

Kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh

số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần có thể yêu cầu khách hàngnhận nợ bằng văn bản

- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấphành kỷ luật thanh toán

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ, tránhdây dưa công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanhnghiệp

- Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết,

sổ tổng hợp để phán ánh công nợ phải thu và phải trả Đồng thời kếtoán cũng cần phải xây dựng các nguyên tắc, quy trình kế toán chitiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao chokhoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫnđảm bảo tuân thủ quy định và chế độ

1.4 Kế toán thanh toán với người mua và người bán

1.4.1 Kế toán thanh toán với người bán

- Chứng từ ứng trước tiền hàng: phiếu thu (do người bán lập)

- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi,séc

Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ

tở chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từsao cho phù hợp Trong từng trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụngloại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợihơn cho công tác thanh toán thì cần có văn bản cho phép của nhà nước

1.4.1.2 Tài khoản kế toán sử dung

 Tài khoản 331: Phải trả người bán

Tài khoản này dùng để phán ảnh tình hình thanh toán về các khoản nợ phảitrả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa, người cung cấp dịch

vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng đểphán ảnh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhậ thầuxây lắp

 Nguyên tắc hạch toán:

Khi hạch toán cần phải tôn trọng một số quy định sau:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, hàng hóa, sảnphẩm hoặc cho người nhận thầ xây lắp chính, phụ cần được hạchtoán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đốitượng phải trả, tài khoản này phản ảnh số tiền đã ứng trước chongười bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp nhưng

chưa nhận được sản phẩm, hàng hoám dịch vụ, khối lượng xây lắphoàn thành bàn giao.

- Không phản ảnh vào tài khoản này của các nghiệp vụ mua vật tư,hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay ( băng séc, hoặc đã trả qua ngânhàng, tiền mặt)

- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng đến cuốitháng vẫn chưa có hóa đơn sử dụng tạm tính để ghi sổ và phải điềuchỉnh vè giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giáchính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõràng, rành mạch các khoản chiếu khấu thanh toán, giảm giá hàngbán cuả người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn bán hàng

 Kết cấu của TK 331 – Phải trả người bán

Bên nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch

vụ, người nhận thầu xây lắp

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầuxây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượngsản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đãgiao theo hợp đồng

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bánchấp thuận cho các doan nghiệp giảm trừ và các khoản nợ phải trảcho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhậ vàtrả lại người bán

Bên có:

- Số tiền trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ,

và người nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của

số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báogiá chính thức

Số dư bên Có:

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầuxây lắp

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên nợ (nếu có) phản ánh

số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiêu hơn sốphải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lậpbảng cân đối kế toán, phaai lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phảnánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “tài sản: và bên “ nguồnvốn”

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán

1.4.1.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (Phụ lục 01)

 Nghiệp vụ 1: Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ chưa trả tiền cho

người bán về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ như hóa đơnbán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:

Nợ TK 156, 153, 211: Hàng hóa, CCDC, TSCĐ

Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Phải trả người bánMua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay không qua kho:

Nợ TK: 642(1), 642(2): CPQL, CP bảo hiểm

Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Phải trả người bán

 Nghiệp vụ 2: Khi thanh toán số tiền phải trả cho người bán hàng

hóa, nhà cung cấp dịch vụ, hoặc tạm ứng trước tiền thanh toáncho người bán, kế toán hạch toán:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111,112: Tiền mặt, TGNH

 Nghiệp vụ 3: Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá, và

chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, trừ vàokhoản phải trả, kế toán ghi:

Nợ TK331: Phải trả người bán

Có TK 511: Doanh thu hoạt động tài chính

 Nghiệp vụ 4: Khi nhận tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng

trước vì không có hàng hoặc do ứng tiền thừa, kế toán hạch toán

Nợ TK 111.112

Có TK 331: Phải trả người bán

 Nghiệp vụ 5: Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho nhưng

phải trả lại do nhiều lý do được trừ vào khoản nợ phải trả chongười bán, kế toán hạch toán:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 113(1): Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 156: Hàng hóa

 Nghiệp vụ 6: Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số

lượng hàng hóa công ty đã mua vì không đúng chất lượng, quycách mà hàng hóa vẫn còn trong kho, kế toán hạch toán:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 156: Hàng hóa

 Nghiệp vụ 7: trường hợp bù trừ công nợ giữa khoản phải thu của

khách hàng và phải trả cho người bán, được sự nhất trí của haibên, căn cứ vào chứng từ mua hàng và bán hàng để xác định sốtiền phải thu, phải trả

- Trường hợp phải thu > phải trả:

Nợ TK 331: Chi tiết người bán: số tiền ghi theo số phải trả

Có TK 131: Chi tiết tương đối

- Trường hợp số phải thu < số phải trả:

Nợ TK 331: Chi tiết người bán: số tiền ghi theo số phảithu

Có TK 131: Chi tiết theo đối tượng

1.4.2 Kế toán thanh toán với người mua

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sảnphẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợpmọi người mua trả tiền trước tiền hàng

1.4.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng

- Hóa đơn bán hàng ( Hóa đơn VAT do doanh nghiệp lập)

- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập

- Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có

1.4.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

 TK 131: Phải thu của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu và tình hình thanhtoán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bánsản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản nàycòn dùng để phán ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB vớingười giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành

 Nguyên tắc hạch toán:

Khi hạch toán cần phải tôn trọng một số quy định sau:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu,theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phảithu dài hạn và ghi chếp theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sảnphẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sảnđầu tư

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm,hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay ( tiềnmặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng )

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kể toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khóđòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định sốtrích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối vớikhoản nợ phải thu không đòi được.

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sựthỏa thuận giữa các doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm,hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theothỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầudoanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

- Số tiền phải thu từ khách hàng mua hàng, vật tư đã bán

- Số tiền thu thừa của khách hàng

- Nợ phải thu của khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng

- Số nợ phải thu từ khách hàng đã được thu

- Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu hoặc dokhách hàng trả lại hàng đã bán

- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng

- Nợ phải thu của khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm

 Kết cấu tài khoản:

Bên nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu

tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bántrong kỳ

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

Bên có:

- Số tiền khách hàng đã trả nợ

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng

- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi giao hàng vàkhách hàng có khiếu nại

- Doanh thu của hàng hóa đã bị người mua trả lại ( có thuế GTGThoặc không có thuế GTGT)

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho ngườimua

Số dư bên Nợ:

Số tiền còn lại phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có, số dư bên Có phản ánh số tiền nhậntrước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theotừng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiếttheo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi lại cả hai chỉ tiêubên “ Tài sản” và bên “ Nguồn vốn”

1.4.2.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu ( Phụ lục 02).

 Nghiệp vụ 1: Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn

cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 333(1): Thuế GTGT phải nộp

 Nghiệp vụ 2: Khi chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng,

do hàng không hợp với quy cách, chất lượng hàng hóa trong hợpđồng nếu khách hàng chưa thanh toán tiền hàng, căn cứ vàochứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của số lượng hàng đãbán cho khách hàng, kế toán ghi giảm số tiền phải thu của kháchhàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 521(3): Giảm giá hàng bán

Nợ TK 333(1): Thuế GTGT của hàng hóa được bán ra

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 Nghiệp vụ 3: Căn cứ vào bảng kê hàng hóa bị trả lại kế toán tập

hợp ghi doanh thu hàng bán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu củakhách hàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 521(2): Hàng hóa bị trả lại

Nợ TK 333(1): Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 Nghiệp vụ 4: Khi chấp nhận chiết khấu thương mại cho người

mua, kế toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng

Nợ TK 521(1): Chiết khấu thương mại

Nợ TK 331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 Nghiệp vụ 5: Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, do

người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định được trừvào khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111.112: Số tiền nhận được sau khi chiết khấu

Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 Nghiệp vụ 6: Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có phản ánh số tiền

khách hàng trả nợ hoặc ứng trước tiền hàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111.112: Số tiền khách hàng nợ hoặc ứng trước tiềnhàng

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 Nghiệp vụ 7: Xử lý xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi.

Cuồi niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho nămnay

Nợ TK 642(2)

Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòiSang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánhvới số dự phòng năm trước đã lập:

- Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng