Xây dựng kiểm soát nộibộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanhnghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro g

LỜI NÓI ĐẦU

1 Cơ sở hình thành đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mụctiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càngđược mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy,ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạtđộng rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một kiểmsoát nội bộhữu hiệu

Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanhnghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ

ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhânviên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chínhsách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng kiểm soát nội bộcó thể giúpngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.Đối với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Minh Quang thì một kiểmsoát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệpkhông mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xâylắp Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làmnhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiệnthiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công Quá trình tập hợp chi phí kéodài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vàotừng giai đoạn thi công Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối vớidoanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chấtlượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trênthương trường Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thểhiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trongviệc chống lãng phí và thất thoát tài sản

Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh

thêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu,đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với chu

trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang”.

2 Mục tiêu

Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập kiểm soát nội bộ cho công ty TNHHMinh Quang đối với chu trình chi phí xây lắp

3 Nội dung nghiên cứu

- Tìm hiểu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp

- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp

- Đánh giá về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp

- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp

- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình chiphí xây lắp

4 Phạm vi nghiên cứu

a Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại công ty TNHH Minh Quang

b Nghiên cứu về kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp đối với chu trình chi phíxây lắp

c Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phíchung

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứuchính thức

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính.Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn:báo cáo tài chính 3 năm 2012, 2013 và 2014; sổ cái các tài khoản liên quan; điều lệhoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh nghiệp

bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp Bước mộtđược thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiệnbảng câu hỏi về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệpphục vụ cho nghiên cứu chính thức Trong bước nghiên cứu sơ bộ thì phương pháptổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được.

Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thựctrạng về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp Từ đó,người nghiên cứu đưa ra nhận xét về KSNB đối với chu trình chí phí, và một số đềnghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình trên Phương pháp nghiêncứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức Dữ liệuthứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dựtoán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; chứng từ liên quanđến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu sơ cấpđược thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4 nhân viênvăn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuật theo bảng câuhỏi dạng đóng đã được soạn sẵn Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệuđược áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được

6 Ý nghĩa

Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọngcủa kiểm soát nội bộ đối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phínói riêng Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữuhiệu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp tìm nhữngphương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lậpmột kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu quả hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO 1 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập đểcung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Định nghĩa được hiểu như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt

động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau

thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạtđược các mục tiêu của mình

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Bởi vì chính con

người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng Kiểm soát nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt

đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì kiểm soát nội bộluôn có những rủi ro tiềm tàng.

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng khôngthể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trongviệc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quálợi ích

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực

và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp

- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việcchấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước.

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộgiúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao

uy tín…

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặthoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp

1.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

Bảng 1.1: Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành

các rủi ro có liên quan

- Xác định mục tiêu của đơn vị

với rủi ro nhằm đạt được

các mục tiêu của đơn vị

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việcthực hiện

Thông

tin và

Thông tin được thiết lập để

mọi thành viên trong đơn vị

- thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng

Thông

có khả năng nắm bắt và trao

đổi thông tin cần thiết cho

việc điều hành, quản trị và

kiểm soát các hoạt động

thông tin

- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt độnghiệu quả

Giám

Sát

Toàn bộ quy trình hoạt động

phải được giám sát và điều

chỉnh khi cần thiết Hệ

thống phải có khả năng phản

ứng năng động được thay

đổi theo yêu cầu của môi

trường bên trong và bên

ngoài

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

1.2 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặc điểmriêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởng đểncông tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:

Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực,

dự toán và phương pháp thi công khác nhau

Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trongkỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết

Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật vàquá trình thi công, bàn giao rất khắt khe

Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng

1.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp

1.3.1 Khái niệm

Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vậthóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp vàchi phí sản xuất khác

1.3.2 Phân loại

Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán

xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệpxây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:

-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ

bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếptrong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

-Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trựctiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

-Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận

hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình

-Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản

lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp

1.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp

Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáokết quả hoạt động kinh doanh

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính

Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin

về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Lợi nhuận thuần Tổng lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

Lợi nhuận sau thuế

mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thunhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…

1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

1.4.1 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp

1.4.1.1 Rủi ro chung trong quá trình sản xuất

- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khốilượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệucần sử dụng…

- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trìnhphải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải phá bỏ làmlại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…

- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình đổbêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m3 cátnhưng chỉ sử dụng 1m3 cát Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị tríđặt cửa đi, cửa sổ…

1.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:

 Mua hàng không đúng nhu cầu

 Mua giá cao

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhậnkhối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số liệu ghi trongnhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…

- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:

 Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc ngườiyêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm

 Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường

Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác.

1.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp

- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thịtrường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Nhưng nếu xác định mức lương quáthấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân

- Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế củacông nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và côngnhân

- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lươngcho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ, kịpthời

- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lương như ghinhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công

1.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công

- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởingười có trách nhiệm

- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công

- Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công

1.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm vụ ghi

chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa nhân viênkiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhà cung cấp…

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát

chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh chứng từ, sổ sách kế toántham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuất kho, hóađơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngân hàng, bảng kêphiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư,bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tàikhoản khoản phải trả (331)…

+ Chi phí nhân công trực tiếp:

Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấmcông, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi phí xây lắp– CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cáitài khoản phải trả công nhân viên (334)…

+ Chi phí sử dụng máy thi công:

Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê máymóc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổCPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảngtính khấu hao máy móc thi công…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổcái tài khoản NVL (152)…

+ Chi phí chung:

Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê công cụxuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền,séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC, sổcái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…

- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách Nhân viên cần sử dụng

máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho côngviệc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu…

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư phải được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ

phận) quản lý vật tư Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giao cho cá nhân độclập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấm công…

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các công trình,

hạng mục công trình…

1.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp

Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhânĐối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên độc lập, thanh tra thuế

1.4.4 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

1.4.4.1 Mục tiêu của thông tin kế toán tài chính

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúngđắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

1.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Thiếu dấu vết kiểm toán

- Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ

- Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ

- Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy

- Tăng cường giám sát

1.4.4.3 Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)

- Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý

thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó

- Rủi ro thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ thống, tổ

chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hoặc rủi ro do dữ liệu đầuvào

1.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi

trường tin học

+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý toàn hệthống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra… + Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia cáccông việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…

+ Kiểm soát việc thâm nhập (tiếp cận về mặt vật lý): hạn chế tiếp cận máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo

+ Kiểm soát việc truy cập (tiếp cận về mặt luận lý): phân quyền cho người sửdụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…

+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảoquản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…

+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng sốkiểm tra…

+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quảntrị, tài liệu vận hành và tài liệu ứng dụng

+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phầnmềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…

+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng máy tính thay thế, cácdụng cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…

+ Khôi phục sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…

- Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm

soát do con người thực hiện

+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước cácchứng từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhậpliệu…

+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu cóliên kết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…

+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏ các bản in nháp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CH I PHÍ XÂY

LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG

2.1 Giới thiệu doanh nghiệp

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Doanh nghiệp được thành lập từ năm 2008 với số vốn ban đầu là1.650.000.000đ, có trụ sở đặt tại Xóm 7, xã Quỳnh Hồng, huyện Quỳnh Lưu, tỉnhNghệ An Qua 8 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến19.452.300.000đ Chủ doanh nghiệp là ông Lê Quang Huy Đặt tên công ty là Công

ty TNHH Minh Quang

Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng,xây dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khungnhôm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mốiquan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiềukinh nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủdoanh nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một sốkhuyết điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệmtrong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch,kiểm tra việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanhnghiệp

Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách cóliên quan Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủdoanh nghiệp bằng báo cáo tài chính Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viêntiến hành kê khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung

cấp cho cơ quan thuế Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được

Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản

lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấmcông và tiến hành thanh toán lương cho công nhân

Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Quan hệ điều hành trực tiếp Quan hệ điều hành gián tiếp

2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

Kỳ kế toán: năm

Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC

Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

2.1.4 Tình hình hoạt động trong 3 năm 2012, 2013, 2014

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 2014 6

ĐVT: 1.000đ

TT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014

1 Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 19.932.384 21.531.060 33.026.460

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 19.932.384 21.531.060 33.026.460

4 Giá vốn hàng bán 17.885.292 20.839.560 29.729.808

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.047.092 690.756 3.296.652

7 Chi phí tài chính

8 Trong đó lãi vay phải trả

8 Chi phí quản lý kinh doanh 1.595.016 386.076 2.816.868

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 452.076 328.620 485.088

10 Thu nhập khác

11 Chi phí khác

12 Lợi nhuận khác

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 452.076 328.620 485.088

14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 113.019 82.155 121.272

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 113019 246465 363816

Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, có thể nhận thấy:

Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013 khả quan hơn so với năm

2012 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới là gói thầu số 2,3 đường du

lịch nối QL1A-Quỳnh Hậu-đường sinh thái biển Quỳnh bảng Vì vậy, doanh thuthuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 19,93 tỷ đồng lên 21,53 tỷ đồng Năm 2013,

có thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận củadoanh nghiệp Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 3,1 tỷ đồng vì giá cácloại vậ t tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép Mặc dù chi phí quản lý năm

2013 giảm 1,2 tỷ đồng so với 2012, và doanh thu năm 2013 tăng 0,13 tỷ đồngnhưng vớ i sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuếcủa năm 2013 giảm so với 2012 khoảng 0,7 tỷ đồng

Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở trên nên khi hoàn thànhquá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng

Do đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sựđồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng Vì thế, để kế toánchi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanhnghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết

2.2 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp

2.2.1 Quy chế kiểm soát chung

2.2.1.1 Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình

Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc

đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của côngtrình, lập dự toán.

Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúccông trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà vàmái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xâydựng công trình

Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với

sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft Vì chủ doanhnghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi rotrong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư,đơn giá nhân công; không có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanhnghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do

sự chủ quan

1.2 Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công trình

Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế,thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cungcấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại máythi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không quantâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ thiếu cửa

ra vào, tính sai kích thước cột nhà…

Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp

lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập Việc kiểm tra được thực hiện đối vớikhối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sửdụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chiphí chung Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nênquá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan Nhưng đối với các công trình lớn,nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi củachủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệpthực hiện việc này

Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành,luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá

thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọnviệc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua vớigiá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàngmua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tìnhtrạng ép giá từ nhà cung cấp.

Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo

dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tíchđược nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biệnpháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp

Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ

1 Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn? √

2.Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực

tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? √

3 Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí

2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khốilượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoánđược số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định Bên cạnh

đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín,

ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư Vì vậy, doanhnghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưađến trực tiếp, bảo quản tại các công trình

• Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán

Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhàcung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn Chủ doanhnghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhautrước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiềuđại lý cung cấp khác nhau Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếphoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp

Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, côngtrình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng;các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọntrước Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hếthoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhàcung cấp vẫn chưa giao hàng Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện côngđoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư Nếu công nhân nghỉ làm thìtiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm chochi phí thực tế tăng

Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theoyêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận

đã nhận vật tư Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là độitrưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ Nếu không đúng về loạinguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhàcung cấp và yêu cầu đổi lại hàng Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượngvật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuối tuần Do đó, có thể dẫn đến

việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kêkhống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vậtliệu sử dụng cho mục đích cá nhân…

Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khinào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định Đối với các nhà cung cấphợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanhtoán một lần

Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khinhận hàng hoặc thanh toán hàng tuần Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chiphí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn làtập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau Hiệntại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp chongười bán Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghinhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào sổ sách, việc này có thể dẫnđến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên Sự thiếuquan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì khôngthể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp cóthể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơncho cùng một lần mua hàng…

• Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu

Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng

có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chấtlượng của công trình Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng

có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làmphát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…

Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vậtliệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanhnghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế Chủ doanhnghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vàokinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tưnào, khối lượng bao nhiêu Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực

tế thì chỉ được tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng vàđơn giá của vật tư đã mua.

Mặt khác, do không có nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đómôi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu nhưcát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu docon người gây ra Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vậtliệu này Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn

so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao độngkhông ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp

Sơ đồ 2.2: quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyểnchọn công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các đội trưởng

kê khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân ảo hoặcthanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc Hoặc lao động được tuyển vào dựatrên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghềtrước khi tiếp nhận…

Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung về đơn giá tiền lương theo ngàycủa công nhân trực tiếp xây dựng Đối với những công trình mà doanh nghiệp thựchiện giao khoán về chi phí nhân công trực tiếp thì đơn giá tiền lương do các độitrưởng tự quy định nhưng không được cao hơn đơn giá theo quy định chung củadoanh nghiệp Đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân bao gồm: tiền lươngchính/1 ngày công, lương phụ/1 ngày công, các khoản phụ cấp/1 ngày công…Doanh nghiệp luôn cập nhật kịp thời mức lương cơ bản theo qui định của nhà nước,

và mức lương của các doanh nghiệp xây dựng khác để có sự điều chỉnh mức lươnghợp lý, vừa thu hút nhân lực vừa không gây lãng phí vô ích

Kế toán dựa vào những chứng từ liên quan đến CPNCTT để nhập dữ liệu vàophần mềm kế toán acsoft để tạo thành: bảng thanh toán lương (bước 2); bảng phân

bổ CPNCTT theo doanh thu (bước 3); chứng từ ghi sổ (bước 5); sổ chi tiếtCPSXKD – TK 622, 154 (bước 6); sổ cái TK 622 (bước 7) Do chủ doanh nghiệpkhông kiểm tra quá trình nhập dữ liệu nên có thể xảy ra sai sót do kế toán nhập saimức lương giữa các chức vụ như: công nhân, đội phó, đội trưởng Hoặc kế toánnhập sai dữ liệu về số ngày công thực tế

Chủ doanh nghiệp khoán về chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng.Hàng tuần, dựa vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công do các đội trưởng lập vàbảng thanh toán tiền lương do kế toán lập, chủ doanh nghiệp yêu cầu thủ quỹ lậpphiếu chi với nội dung chi khoản tiền tạm ứng (hạch toán vào TK 141) Và chủdoanh nghiệp trực tiếp đưa số tiền tạm ứng này cho đội trưởng để chi trả tiền lươngcho công nhân (bước 4) nhưng tổng số tiền tối đa đội trưởng được tạm ứng trongsuốt quá trình thi công không được vượt quá 90% giá trị CPNCTT trong bảng dựtoán Và đó cũng là tổng giá trị chi phí nhân công thực tế mà doanh nghiệp trả chođội trưởng sau khi công trình hoàn thành Nếu CPNCTT thực tế lớn hơn 90% tổng

CPNCTT theo dự toán thì đội trưởng là người chịu trách nhiệm thanh toán số tiềnchênh lệch tăng đó Ngược lại, tổng giá trị quyết toán lớn hơn số tiền tạm ứng thì sốchênh lệch này đội trưởng sẽ được hưởng Hình thức khoán CPNCTT sẽ thúc đẩytăng năng suất lao động, giảm chi phí xây lắp, mặt khác còn nâng cao ý thức tráchnhiệm, ý thức phấn đấu nâng cao tay nghề, trình độ của mỗi công nhân.

Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị các thiết bị bảo hộlao động như nón bảo hộ, găng tay, khẩu trang…Các thiết bị này cũng luôn đượckiểm tra về chất lượng, số lượng Vì doanh nghiệp luôn ý thức được những rủi ro tainạn có thể xảy ra cho công nhân làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân từ đó

có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp

Tuy nhiên, trong quá trình thi công việc giám sát quá trình làm việc của côngnhân không chặt chẽ, hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng từng công đoạn thicông Điều này làm phát sinh thêm CPNVLTT vì phải phá bỏ làm lại các công đoạnkhông đảm bảo về tiêu chuẩn chất lượng

2.2.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công

Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thứchoạt động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi công thuêngoài và khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công

Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê

Bảng 2.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử

dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê

Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại

doanh nghiệp

1 Máy móc, thiết bị thi công được

đặt mua hoặc thuê bởi người không

có thẩm quyền.

2 Thất thoát nhiên liệu sử dụng

chạy

máy thi công.

- Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định mua, thuê loại máy móc, thiết bị nào, giá cả bao nhiêu và của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp dịch vụ cho thuê nào.

- Chưa có biện pháp kiểm soát.

3 Các loại máy bị hư hỏng do tác

động của môi trường: không khí

ẩm, mưa, nắng…

4 Sử dụng các loại máy móc có

công

nghệ lạc hậu.

5 Người đi thuê máy không am

hiểu về kỹ thuật, cấu tạo các loại

máy, giá thị trường của dịch vụ thuê

máy…

6 Nhà cung cấp tăng giá sau khi đã

cho

thuê máy do doanh nghiệp không lập

hợp đồng khi thuê vì nghĩ là chỗ quen

biết không cần lập hợp đồng

7 Không ghi nhận được chi tiết

CPSMTC: chi phí nhiên liệu sử dụng,

chi phí nhân công vận hành máy…

cho từng hạng mục công trình, từng

công trình riêng lẻ vì một máy sử dụng

cho rất

nhiều hạng mục công trình, công trình

Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC

dựa theo bảng dự toán ban đầu nên

không quản lý được chi phí thực tế

- Đối với máy móc lớn hơn sẽ được di dời vào nơi có mái che khi không vận hành.

- Khi hoàn thành hạng mục công trình

có sử dụng máy thi công, máy sẽ được đưa đi bảo trì, sửa chữa.

- Doanh nghiệp thuê những đội thi công có máy móc ứng dụng công nghệ tiên tiến hơn.

- Thuê những máy móc ứng dụng côngnghệ mới.

- Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp xem xét, quyết định thuê các loại máy móc Do đã có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đồng thời là người luôn

chịu khó tìm tòi, học hỏi để nâng cao sựhiểu biết của mình về các loại máy thi công

- Trước khi quyết định thuê máy, chủdoanh nghiệp luôn so sánh giá cả củanhiều nhà cung cấp dịch vụ

- Thuê các loại máy của nhiều nhà cungcấp khác nhau

- Ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng

- Chưa có biện pháp kiểm soát

- Chọn một số công nhân làm việc lâunăm, đã có am hiểu nhất định về máymóc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi… đểđào tạo nâng cao trình độ

Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công

Bảng 2.4: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi

khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công

dụng tại doanh nghiệp

1 Trình độ của đội thi công thấp

Đội thi công không hoàn thành đúng thời gian,

chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu

Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi

thời làm tăng chi phí nhiên liệu sử dụng, ngày

công của đội thi công, ô nhiễm môi trường…

2 Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả

thuê máy, chi phí nhân công vận hành máy…

- Chưa có biện pháp kiểm soát

Nhìn chung, doanh nghiệp đã áp dụng được một số quy chế quản lýCPSDMTC thích hợp với quy mô của doanh nghiệp như thủ tục kiểm soát cho vấn

đề công nhân vận hành máy không chuyên nghiệp, thủ tục vừa tránh lãng phí dotuyển thêm nhân công chỉ vận hành máy vừa nâng cao được trình độ cho công nhân,phát hiện và đào tạo nhân tài cho việc mở rộng quy mô của doanh nghiệp…

Bên cạnh đó, vẫn chưa quản lý được sai sót, gian lận trong việc sử dụng nhiênliệu chạy máy; chưa chú trọng đến việc ghi nhận kịp thời, chi tiết những chi phíphát sinh liên quan đến việc vận hành máy móc thiết bị thi công cũng như chưa cóphương pháp kiểm tra chất lượng của đội thi công, chất lượng của máy thi công đốivới trường hợp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Tuy hình thức khoán gọnCPSDMTC nâng cao tinh thần làm việc của công nhân nhưng những rủi ro trên kèmtheo việc thuê máy móc, thuê đội thi công giá cao hơn so với dự toán hoặc việcquản lý, bảo quản các loại máy móc không tốt cũng sẽ đẩy chi phí sử dụng máy thicông thực tế lên cao làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm

2.2.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung

Chi phí chung đối với doanh nghiệp xây dựng bao gồm nhiều loại: chi phícông cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công; chi phí lương cho các đội trưởng,chi phí giao tiếp (chi phí tiếp khách)… nên rất khó phân bổ và kiểm soát.

Theo dự toán, chi phí chung được tính theo tỷ lệ nhất định của chi phí nhâncông trực tiếp Nhưng thực tế, chi phí chung được tập hợp thông qua các chứng từliên quan như phiếu chi, hóa đơn…và phản ánh vào tài khoản 627 (thực tế), sau đóđược phân bổ cho mỗi công trình theo tỷ lệ doanh thu của các công trình Do đó,nếu công tác tổ chức quản lý không chặt chẽ hoặc lập dự toán chưa sát với thực tế

sẽ có sự chênh lệch lớn giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế

Đồng thời, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết,môi trường sbên ngoài nên thời gian hoàn thành công trình thường bị kéo dài so với

dự kiến làm phát sinh thêm chi phí quản lý công trình, chi phí bảo quản nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ…

Mặt khác, doanh nghiệp chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí chungthực tế phát sinh với dự toán nên không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làmtăng chi phí này để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp

2.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

Hiện tại, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm: phần mềm lập dự toán xâydựng hitosoft, phần mềm kế toán acsoft và chương trình autocard dùng để vẽ cácbản thiết kế xây dựng Do bộ phận quản lý doanh nghiệp chỉ có ít người nên chỉ sửdụng một máy tính cho việc thiết kế xây dựng, lập dự toán xây dựng và nhập dữliệu kế toán đầu vào, cung cấp thông tin đầu ra Nhưng doanh nghiệp chưa áp dụngnhiều hoạt động kiểm soát từ kiểm soát chung cho đến kiểm soát ứng dụng

2.3.1 Hoạt động kiểm soát chung

Các phần mềm, chương trình ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng đềumua của các công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng và phần mềm, chương trìnhcũng không phải là đặt dành riêng cho doanh nghiệp Minh Quang Trong doanhnghiệp cũng chưa có cán bộ phụ trách riêng về công nghệ thông tin Vì thế doanhnghiệp không kiểm soát được việc lập trình, thiết kế các phần mềm, chương trìnhứng dụng đó

Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật là người theo dõi thông tin về các

thay đổi của phần mềm lập dự toán hitosoft và quyết định cập nhật phần mềm Nhânviên kế toán phụ trách theo dõi thông tin về những thay đổi của phần mềm kế toánacsoft và đề nghị chủ doanh nghiệp cập nhật Việc kiểm tra chất lượng và sự phùhợp của phần mềm kế toán bị bỏ qua do chủ doanh nghiệp chỉ có những kiến thức

cơ bản về máy tính, tin học và chưa có kiến thức cơ bản về kế toán Điều này cũnglàm hạn chế khả năng kiểm tra việc truy cập thông tin của người không có thẩmquyền hay việc chỉnh sửa dữ liệu của nhân viên…

Tuy nhiên, được thiết lập chỉ được đính kèm 2 loại tài liệu gồm: tài liệu ứngdụng, tài liệu vận hành nhưng lại thiếu tài liệu quản trị

Đơn vị chưa ban hành những văn bản cụ thể qui định về việc tiếp cận hệthống Và cũng chưa thiết lập tài khoản và mật khẩu riêng cho từng nhân viên cónhững nhiệm vụ khác nhau Bất cứ nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng cóquyền truy cập vào máy tính và tất cả các chương trình nhưng đơn vị lại không càiđặt phần mềm theo dõi việc thâm nhập và truy cập vào hệ thống Việc này dẫn đếnrủi ro: nhân viên nào cũng có khả năng lấy cắp thông tin, chỉnh sửa các dữ liệu.Doanh nghiệp luôn chủ động cài đặt, cập nhật thường xuyên chương trình quétvirus; tạo bản sao các tập tin dữ liệu, tài liệu và lưu trữ bằng các thiết bị như USB,đĩa mềm, đĩa CD nhằm tránh tình trạng bị mất dữ liệu, hư hỏng do cháy, hỏng phầncứng hoặc do virus Đồng thời, doanh nghiệp cũng có sử dụng thiết bị duy trì nguồnđiện phòng trường hợp mất điện đột ngột

Khi có sự hư hỏng về phần cứng hay phần mềm, doanh nghiệp thường thuê ngoài những kỹ thuật viên về công nghệ thông tin để bảo trì, sửa chữa, cài đặt lại hệthống Do không phân chia quyền truy cập nên kỹ thuật viên này cũng có thể lấy cắp thông tin hoặc thay đổi dữ liệu

2.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng

Công việc thiết kế sẽ do nhân viên kỹ thuật phụ trách dưới sự giám sát, chỉ đạo

và kiểm tra của chủ doanh nghiệp

Trong khi, quá trình lập dự toán xây dựng hoàn toàn do chủ doanh nghiệp đíchthân thực hiện từ khâu tính toán dữ liệu đầu vào như giá và khối lượng vật tư, sốlượng và giá nhân công…; nhập dữ liệu vào máy tính

Còn quá trình xử lý dữ liệu do phần mềm thực hiện nhưng chủ doanh nghiệpkhông thể kiểm soát được mà hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ của người viết phầnmềm dự toán này Nếu phần mềm được viết chính xác thì quá trình xử lý cho ra kếtquả phù hợp với thực tế và ngược lại sẽ cho ra kết quả sai, gây tổn thất cho doanhnghiệp.

Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong và cho kết quả cuối cùng là bảng dự toánhoàn chỉnh bao gồm thông tin: tổng giá trị vật tư sử dụng, tổng chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp dự kiến, tổng chi phí nhân công trực tiếp dự kiến…Chủ doanh nghiệpcũng là người kiểm tra lại các thông tin này, nếu phát hiện sai sót sẽ chỉnh sửa lại

dữ liệu đầu vào Nhưng do việc nhập dữ liệu đầu vào và việc kiểm tra thông tin đầu

ra do cùng một người thực hiện nên khả năng sai sót xảy ra rất cao xuất phát từ sựchủ quan, hay do quá trình lập dự toán diễn ra trong thời gian dài gây mệt mỏi chochủ doanh nghiệp, hoặc bảng dự toán quá nhiều không thể kiểm tra hết…

Đối với các thông tin về kế toán, cũng chỉ do một mình kế toán viên thực hiệnviệc tập hợp dữ liệu đầu vào, nhập liệu và chờ máy tính xử lý, cuối cùng nhân viên kếtoán cũng là người kiểm tra thông tin đầu ra Việc tập hợp dữ liệu, nhập liệu và kiểmtra thông tin kế toán đều được thực hiện mà không có sự giám sát của chủ doanhnghiệp hoặc người có thẩm quyền Tuy chủ doanh nghiệp là người trực tiếp thực hiệncác nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như thanh toán tiền mua hàng, nộp thuế, phínhưng nếu khối lượng dữ liệu đầu vào quá nhiều, các chứng từ ghi nhận không rõràng…sẽ gây khó khăn cho kế toán viên trong việc kiểm tra và nhập dữ liệu đầu vào.Điều đó đưa đến những sai sót trong các báo cáo tài chính hoặc kế toán có thể thôngđồng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu để kê khống số lượng, đơn giá của vật tư

đã mua trong kỳ để hưởng phần chênh lệch Kế toán còn có khả năng thông đồng vớicác đội trưởng trong việc nhập liệu số lượng lao động để hưởng số tiền của công nhânkhông có thật… đều đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp

Tuy nhiên quá trình kiểm soát chi phí của doanh nghiệp cũng có sự hỗ trợ của các phần mềm tin học trên Trong quá trình nhập dữ liệu, phần mềm cũng được cài đặt sẵn chương trình kiểm tra sự hợp lý, thích hợp của dữ liệu như: phần mềm hitosoft sẽ đưa ra báo lỗi khi mã công đoạn không có trong danh mục công đoạn xây dựng đã lập trình sẵn Ngoài ra, các phần mềm cũng cài đặt sẵn kiểm tra về số