Xây dựng kiểm soátnội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanhnghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro g

Lời nói đầu

1 Cơ sở hình thành đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mụctiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càngđược mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy,ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạtđộng rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một kiểmsoát nội bộhữu hiệu

Bởi vì những lợi ích do kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanhnghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách,báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ

ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhânviên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chínhsách và quy trình kinh doanh của công ty; cuối cùng kiểm soát nội bộcó thể giúpngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.Đối với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Minh Quang thì một kiểmsoát nội bộhiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệpkhông mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xâylắp Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làmnhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiệnthiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công Quá trình tập hợp chi phí kéodài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vàotừng giai đoạn thi công Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối vớidoanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chấtlượng và từ đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trênthương trường Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thểhiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trongviệc chống lãng phí và thất thoát tài sản

Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinhthêm các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu,đánh giá và đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với

chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang”.

2 Mục tiêu

Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập kiểm soát nội bộcho công ty TNHHMinh Quang đối với chu trình chi phí xây lắp

3 Nội dung nghiên cứu

- Tìm hiểu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp

- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp

- Đánh giá về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp

- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nộibộtrong chu trình chi phí xây lắp

- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với chu trình chiphí xây lắp

4 Phạm vi nghiên cứu

a Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại công ty TNHH Minh Quang

b Nghiên cứu về kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp đối với chu trình chi phíxây lắp

c Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phíchung

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được tiến hành qua 2 bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứuchính thức

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định tính.Trong bước này, dữ liệu thứ cấp được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ cácnguồn: báo cáo tài chính 3 năm 2012, 2013 và 2014; sổ cái các tài khoản liên quan;điều lệ hoạt động của doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanhnghiệp bằng dàn bài phỏng vấn được sử dụng trong bước thu thập dữ liệu sơ cấp.Bước một được thực hiện là để thu thập dữ liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằmhoàn thiện bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp củadoanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu chính thức Trong bước nghiên cứu sơ bộ thìphương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích các dữ liệu thu thập được

Nghiên cứu chính thức cho phép tìm hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và thực trạng

về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp Từ đó,người nghiên cứu đưa ra nhận xét về KSNB đối với chu trình chí phí, và một số đềnghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình trên Phương pháp nghiêncứu định tính tiếp tục được sử dụng trong quá trình nghiên cứu chính thức Dữ liệuthứ cấp tiếp tục được thu thập bằng kỹ thuật quan sát từ các nguồn: các bảng dựtoán và quyết toán công trình; sổ chi tiết các tài khoản liên quan; chứng từ liênquan đến quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp… Và dữ liệu

sơ cấp được thu thập bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp và 4nhân viên văn phòng bao gồm: 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên kỹ thuậttheo bảng câu hỏi dạng đóng đã được soạn sẵn Đối với bước này, phương phápphân tích dữ liệu được áp dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thuthập được

6 Ý nghĩa

Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng

của kiểm soát nội bộđối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phínói riêng Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữuhiệu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp tìm nhữngphương pháp riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lậpmột kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Báo cáo COSO 1 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản

lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập đểcung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Định nghĩa được hiểu như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau

thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vịđạt được các mục tiêu của mình

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Bởi vì chính con

người

định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng Kiểmsoát nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và những chính sách, thủ tục,biểu mẫu…do những con người của doanh nghiệp đặt ra

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì kiểm soát nội bộluôn có những rủi ro tiềm tàng.

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng khôngthể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Đồng thời, một nguyên tắc cơ bảntrong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thểvượt quá lợi ích

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực

và đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp

- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việcchấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như củanhà nước

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội

bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thôngtin, nâng cao uy tín…

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặthoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp.

1.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

Bảng 1.1: Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

- Tính chính trực và giá trị đạo đức.Tạo ra sắc thái chung của

Môi tổ chức, chi phối đến ý thức - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

trường kiểm soát của mọi người - Triết lý quản lý và phong cách điều

kiểm trong tổ chức, là nền tảng cho hành

Soát mọi bộ phận khác của kiểm - Cơ cấu tổ chức

- Xác định mục tiêu của đơn vị

thiết lập mục tiêu của tổ

chức

giá rủi và hình thành cơ chế để nhận - Nhận dạng rủi ro

Ro

dạng, phân tích và đánh giá - Phân tích và đánh giá rủi ro.

các rủi ro có liên quan

Hoạt Các chính sách và các thủ tục - Phân chia trách nhiệm đầy đủ

động để giúp đảm bảo là những chỉ - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

kiểm thị của nhà quản lý được thực - Kiểm soát vật chất

Soát

hiện và có các hành động

thiết đối phó với rủi ro nhằm

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việcđạt được các mục tiêu của

thực hiện

đơn vị

thông tin được thiết - thông tin, bao gồm cả hệ thống

Thông lập để mọi thành viên trong

thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng

tin và đơn vị có khả năng nắm bắt thông tin

truyền và trao đổi thông tin cần thiết - Truyền thông bảo đảm các kênh thông

Thông cho việc điều hành, quản trị tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động

và kiểm soát các hoạt động hiệu quả

Toàn bộ quy trình hoạt động

phải được giám sát và điều

Giám chỉnh khi cần thiết Hệ thống - Giám sát thường xuyên

phải có khả năng phản ứng

Sát năng động được thay đổi - Giám sát định kỳ

theo

yêu cầu của môi trường bên

trong và bên ngoài

1.2 Đặc điểm của sản phẩm xây

dựng

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp có đặcđiểm riêng biệt, khác với các ngành sản xuất vật chất khác và điều đó ảnh hưởngđển công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, vì sản phẩm xây lắp:

Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực,

dự toán và phương pháp thi công khác nhau

Có giá trị lớn thường vượt quá khả năng vốn lưu động của doanh nghiệp trongkỳ; quá trình thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của thời tiết

Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật vàquá trình thi công, bàn giao rất khắt khe

Gắn liền với những địa điểm cố định trong suốt quá trình thi công và sử dụng

1.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp 1.3.1 Khái niệm

Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vậthóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp

và chi phí sản xuất khác

1.3.2 Phân loại

Xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dựtoán xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanhnghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng

cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu

dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục côngtrình

- Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liênquan trực tiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục côngtrình

- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng

mục công trình

- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công

trực tiếp

1.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp

Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báocáo kết quả hoạt động kinh doanh

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây

lắp với báo cáo tài chính

- Chi phí sản xuất dở dang

- Lợi nhuận chưa phân phối

- Thuế và các khoản phải nộpnhà nước

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

- Giá vốn hàng bán

- Lợi nhuận gộp

- Lợi nhuận thuần

- Tổng lợi nhuận trước thuế

- Thuế thu nhập doanh nghiệpphải nộp

- Lợi nhuận sau thuế

Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin

về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanhmới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thunhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…

1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp

1.4.1 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 1.4.1.1 Rủi ro chung trong quá trình sản xuất

- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khốilượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vậtliệu cần sử dụng…

- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục côngtrình phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phảiphá bỏ làm lại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…

- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình

đổ bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụngkhoảng 2 m3 cát nhưng chỉ sử dụng 1m3 cát Về tiêu chuẩn mỹ thuật như saimàu sơn tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ…

1.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:

 Mua hàng không đúng nhu cầu

 Mua giá cao

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghinhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh sốliệu ghi trong nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…

 …

- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:

 Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc ngườiyêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cầnlàm

 Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường

 Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vậtliệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã đượcphê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu

mà lấy loại nguyên vật liệu khác

…

1.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp

- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn sovới thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Nhưng nếu xác định mứclương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của côngnhân

- Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày côngthực tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng,đội phó và công nhân

- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặctrả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sựkhông đầy đủ, kịp thời

- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự – tiền lươngnhư ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngàycông

1.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công

- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phêduyệt bởi người có trách nhiệm

- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công

- Sai sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công

1.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt giữa nhân viên có nhiệm

vụ ghi chép bảng chấm công và nhân viên có nhiệm vụ thanh toán lương; giữa

nhân viên kiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên thanh toán tiền cho nhàcung cấp…

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh chứng từ, sổ

sách kế toán tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, các phiếu xuấtkho, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận các giao dịch qua ngânhàng, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợpchi phí vật tư, bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tàikhoản khoản phải trả (331)…

+ Chi phí nhân công trực tiếp:

Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công,thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chiphí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản củangân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cáitài khoản phải trả công nhân viên (334)…

+ Chi phí sử dụng máy thi công:

Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuêmáy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân

bổ CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc,bảng tính khấu hao máy móc thi công…

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331),

sổ cái tài khoản NVL (152)…

+ Chi phí chung:

Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kêcông cụ xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC,phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …

Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoảnCPC, sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…

- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản

cố định thực tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách Nhân

viên cần sử dụng máy móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày

rõ sử dụng cho công việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu…

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho

vật tư phải được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân

(hoặc bộ phận) quản lý vật tư Hay việc kiểm tra bảng tính lương phải giaocho cá nhân độc lập với nhân viên thực hiện việc tính lương, lập bảng chấmcông…

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các

Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên độc lập, thanh tra thuế

1.4.4 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học

1.4.4.1 Mục tiêu của thông tin kế toán tài chính

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loạiđúng đắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chépđúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

1.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp

- Thiếu dấu vết kiểm toán

- Việc xử lý hàng loạt nghiệp vụ

- Thiếu sự phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ

- Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát vào quá trình xử lý trên máy

- Tăng cường giám sát

1.4.4.3 Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS)

- Rủi ro xử lý thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình nhập liệu, xử lý thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó

- Rủi ro thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ

thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hoặc rủi ro do dữliệu đầu vào

1.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi trường tin học

+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lýtoàn hệ thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệuđầu ra…

+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chiacác công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…

+ Kiểm soát việc thâm nhập (tiếp cận về mặt vật lý): hạn chế tiếp cậnmáy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo…

+ Kiểm soát việc truy cập (tiếp cận về mặt luận lý): phân quyền cho người sửdụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…

+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảoquản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…

+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số kiểm tra…

+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản trịtài liệu vận hành và tài liệu ứng dụng

+ Tạo dấu vết kiểm toán: hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, cài đặt phầnmềm tự động ghi nhận khi có sự thâm nhập, truy cập hệ thống…

+ Giảm thiểu thời gian ngưng trệ hệ thống: sử dụng máy tính thay thế, các dụng

cụ, thiết bị duy trì nguồn điện…

+ Khôi phục sau sự cố: sao lưu dự phòng chương trình, dữ liệu…

- Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm

soát do con người thực hiện

+ Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng

từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu…

+ Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chiếu toàn vẹn (các dữ liệu có liênkết với nhau sẽ không được xóa); sử dụng chứng từ luân chuyển…

+ Kiểm soát các thông tin đầu ra: giám sát việc chuyển giao thông tin, hủy bỏcác bản in nháp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG

2.1 GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Doanh nghiệp được thành lập từ năm 2008 với số vốn ban đầu là 1.650.000.000đ,

có trụ sở đặt tại Xóm 7, xã Quỳnh Hồng, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An Qua 8 nămhoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 19.452.300.000đ Chủ doanh nghiệp

là ông Lê Quang Huy Đặt tên công ty là Công ty TNHH Minh Quang

Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng, xâydựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung nhôm, sảnxuất các cấu kiện thép cho xây dựng…

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mốiquan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinhnghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanhnghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khuyếtđiểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm trongviệc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm traviệc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nkghiệp

Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có liên quan

Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ doanh nghiệpbằng báo cáo tài chính Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên tiến hành kê khai cácloại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan thuế.Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được hỗ trợ bằng phần mềm kếtoán acsoft

Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đếntiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình, bảng

dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ thuật, kỹthuật

Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản lý,

phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công vàtiến hành thanh toán lương cho công nhân

Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp

Nhân viên

Các đội

xây lắp

quan hệ điều hành trực tiếp quan hệ điều hành gián tiếp

2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

Kỳ kế toán: năm

Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC

Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

2.1.4 Tình hình hoạt động trong 3 năm 2012, 2013, 2014

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 2014 6

ĐVT: 1.000đ

1 Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 113019 246465 363816

Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, có thể nhận thấy:

Năm 2012 – 2013:

Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013 khả quan hơn so với năm 2012nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới là gói thầu số 2,3 đường du lịchnối QL1A-Quỳnh Hậu-đường sinh thái biển Quỳnh bảng Vì vậy, doanh thu thuần

từ hoạt động kinh doanh tăng từ 19,93 tỷ đồng lên 21,53 tỷ đồng Năm 2013, cóthêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanhnghiệp Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 3,1 tỷ đồng vì giá các loại vậ

t tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép Mặc dù chi phí quản lý năm 2013giảm 1,2 tỷ đồng so với 2012, và doanh thu năm 2013 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng vớ i

sự gia tăng nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm

2013 giảm so với 2012 khoảng 0,7 tỷ đồng

Năm 2013 – 2014:

Năm 2014 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2013 nên doanh thu từhoạt động kinh doanh của 2014 cũng tăng 1,53 lần so với 2013 và giá vốn hàng bánnăm 2014 tăng 8,87 tỷ đồng Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần sovới năm 2013, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tạicác công trình tăng lên Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2014 lại giảm so vớinăm trước 0,78 lần Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụtgiảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinhdoanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2014 lợi nhuậnsau thuế là 3,49 tỷ đồng tăng hơn 1,09 tỷ đồng so với năm trước Và tăng mức đónggóp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,25 tỷ đồng vào năm 2013 lên

0,36 tỷ đồng vào năm 2014.

6 (Nguồn: Báo cáo tài chính của CÔNG TY TNHH MINH QUANG qua 3 năm

Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở trên nên khi hoàn thànhquá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng.

Do đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sựđồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng Vì thế, để kế toánchi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanhnghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết

2.2 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp

2.2.1 Quy chế kiểm soát chung

2.2.1.1 Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản

vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình

Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việcđầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của côngtrình, lập dự toán

Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúccông trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà vàmái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xâydựng công trình

Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với

sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft Vì chủ doanhnghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi rotrong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư,đơn giá nhân công; không có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanhnghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do

sự chủ quan

1.2 Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công

trình

Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết

kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu đượccung cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loạimáy thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật khôngquan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽthiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà…

Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sựhợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập Việc kiểm tra được thực hiện đốivới khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật

tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công

và chi phí chung Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dựtoán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan Nhưng đối với các côngtrình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sựmệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủdoanh nghiệp thực hiện việc này

Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoànthành, luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụdụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanhnghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với sốlượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vậnchuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều ngườibán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp

Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phítheo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công khôngphân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nênchưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp

Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ

CÂU HỎI

TRẢ LỜI

A KIỂM SOÁT CHUNG:

1 Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn? √

2.Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực

4 Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho

√

từng công trình không?

5 Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? √

2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp

Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng,khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dựđoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xâydựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyểnvật tư Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vậtliệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình

Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán

Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọnnhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn.Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhàcung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trongkhu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau Đồng thời, trước khi đặthàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơngiá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp

Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn,công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầumua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đãđược lựa chọn trước Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyênvật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu

đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng Khi đó, công nhân có thểchuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ cóvật tư Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngàyhoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng

Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúngtheo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấyxác nhận đã nhận vật tư Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đạidiện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ Nếu khôngđúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báotrực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng Các đội trưởng chỉ báo lại

số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuốituần Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau

để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặcđội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…

Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiệnkhi nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định Đối với các nhàcung cấp hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài thángmới thanh toán một lần

Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi nhậnhàng hoặc thanh toán hàng tuần Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chiphí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn

là tập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau.Hiện tại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếpcho người bán Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thờighi nhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào sổ sách, việc này có thểdẫn đến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên Sựthiếu quan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vìkhông thể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cungcấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiềuhóa đơn cho cùng một lần mua hàng…

Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu

Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng

có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chấtlượng của công trình Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sửdụng có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhânvừa làm phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vậtliệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanhnghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế Chủ doanhnghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựavào kinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loạivật tư nào, khối lượng bao nhiêu Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phátsinh thực tế thì chỉ được tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khốilượng và đơn giá của vật tư đã mua

Mặt khác, do không có nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đómôi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu nhưcát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do

con người gây ra Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyênvật liệu này Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thểlớn hơn so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao động không ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp

Sơ đồ 2.2: quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Hợp đồng làm thuê

(Bước 1)

Bảng chấm công

(2)Phiếu tạm ứng, (2)

sổ chi tiết, sổ

cái TK 141

Bảng thanh toántiền lương

(3)

(4)

Bảng phân bổ Thanh toán tiền lương,

TK 622, 154

Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyểnchọn công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các độitrưởng kê khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân

ảo hoặc thanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc Hoặc lao động được tuyểnvào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độtay nghề trước khi tiếp nhận…

Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung về đơn giá tiền lương theo ngàycủa công nhân trực tiếp xây dựng Đối với những công trình mà doanh nghiệpthực hiện giao khoán về chi phí nhân công trực tiếp thì đơn giá tiền lương do cácđội trưởng tự quy định nhưng không được cao hơn đơn giá theo quy định chungcủa doanh nghiệp Đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân bao gồm: tiềnlương chính/1 ngày công, lương phụ/1 ngày công, các khoản phụ cấp/1 ngàycông…Doanh nghiệp luôn cập nhật kịp thời mức lương cơ bản theo qui định củanhà nước, và mức lương của các doanh nghiệp xây dựng khác để có sự điều chỉnhmức lương hợp lý, vừa thu hút nhân lực vừa không gây lãng phí vô ích

Kế toán dựa vào những chứng từ liên quan đến CPNCTT để nhập dữ liệu vàophần mềm kế toán acsoft để tạo thành: bảng thanh toán lương (bước 2); bảng phân

bổ CPNCTT theo doanh thu (bước 3); chứng từ ghi sổ (bước 5); sổ chi tiếtCPSXKD – TK 622, 154 (bước 6); sổ cái TK 622 (bước 7) Do chủ doanh nghiệpkhông kiểm tra quá trình nhập dữ liệu nên có thể xảy ra sai sót do kế toán nhập saimức lương giữa các chức vụ như: công nhân, đội phó, đội trưởng Hoặc kế toánnhập sai dữ liệu về số ngày công thực tế

Chủ doanh nghiệp khoán về chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng.Hàng tuần, dựa vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công do các đội trưởng lập vàbảng thanh toán tiền lương do kế toán lập, chủ doanh nghiệp yêu cầu thủ quỹ lậpphiếu chi với nội dung chi khoản tiền tạm ứng (hạch toán vào TK 141) Và chủdoanh nghiệp trực tiếp đưa số tiền tạm ứng này cho đội trưởng để chi trả tiềnlương cho công nhân (bước 4) nhưng tổng số tiền tối đa đội trưởng được tạm ứngtrong suốt quá trình thi công không được vượt quá 90% giá trị CPNCTT trongbảng dự toán Và đó cũng là tổng giá trị chi phí nhân công thực tế mà doanhnghiệp trả cho đội trưởng sau khi công trình hoàn thành Nếu CPNCTT thực tế lớnhơn 90% tổng CPNCTT theo dự toán thì đội trưởng là người chịu trách nhiệmthanh toán số tiền chênh lệch tăng đó Ngược lại, tổng giá trị quyết toán lớn hơn sốtiền tạm ứng thì số chênh lệch này đội trưởng sẽ được hưởng Hình thức khoánCPNCTT sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động, giảm chi phí xây lắp, mặt khác cònnâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức phấn đấu nâng cao tay nghề, trình độ của mỗicông nhân

Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị các thiết bị bảo hộlao động như nón bảo hộ, găng tay, khẩu trang…Các thiết bị này cũng luôn đượckiểm tra về chất lượng, số lượng Vì doanh nghiệp luôn ý thức được những rủi rotai nạn có thể xảy ra cho công nhân làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân từ

đó có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp

Tuy nhiên, trong quá trình thi công việc giám sát quá trình làm việc của côngnhân không chặt chẽ, hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng từng công đoạn thicông Điều này làm phát sinh thêm CPNVLTT vì phải phá bỏ làm lại các côngđoạn không đảm bảo về tiêu chuẩn chất lượng

2.2.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công

Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thứchoạt động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi côngthuê ngoài và khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công

Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê

Bảng 2.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp

khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê

của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp

dịch vụ cho thuê nào

2 Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy - Chưa có biện pháp kiểm soát

máy thi công

3 Các loại máy bị hư hỏng do tác động - Có sử dụng các dụng cụ (bạt) checủa môi trường: không khí ẩm, mưa, chắn một số máy móc nhỏ khi không vận

- Đối với máy móc lớn hơn sẽ được didời vào nơi có mái che khi không vậnhành.

- Khi hoàn thành hạng mục công trình

có sử dụng máy thi công, máy sẽ đượcđưa đi bảo trì, sửa chữa

4 Sử dụng các loại máy móc có công - Doanh nghiệp thuê những đội thi

tiên tiến hơn

- Thuê những máy móc ứng dụng côngnghệ mới

5 Người đi thuê máy không am hiểu

kỹ thuật, cấu tạo các loại máy, giá thị xem xét, quyết định thuê các loại máytrường của dịch vụ thuê máy… móc Do đã có kinh nghiệm lâu năm

6 Nhà cung cấp tăng giá sau khi đã

thuê máy do doanh nghiệp không lập

- Thuê các loại máy của nhiều nhàcung cấp khác nhau

- Ký kết hợp đồng với các điều khoản

rõ ràng

7 Không ghi nhận được chi tiết - Chưa có biện pháp kiểm soát

CPSMTC: chi phí nhiên liệu sử dụng,

chi

phí nhân công vận hành máy… cho

từng

hạng mục công trình, từng công trình

riêng lẻ vì một máy sử dụng cho rất

nhiều hạng mục công trình, công trình

Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC

dựa theo bảng dự toán ban đầu nên

không quản lý được chi phí thực tế

phát

sinh

8 Không phân công nhân công vận

máy riêng nên công nhân vận hành

không có sự chuyên nghiệp móc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi… để

đào tạo nâng cao trình độ

Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công

Bảng 2.4: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh

nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công

Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại

doanh nghiệp

1 Trình độ của đội thi công thấp - Chưa có biện pháp kiểm soát

Đội thi công không hoàn thành đúng

thời gian, chất lượng, khối lượng

công việc theo yêu cầu

Máy móc mà đội thi công sử dụng

công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí

nhiên liệu sử dụng, ngày công của đội

thi công, ô nhiễm môi trường…

4 Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng

về giá cả thuê máy, chi phí nhân công

Bên cạnh đó, vẫn chưa quản lý được sai sót, gian lận trong việc sử dụngnhiên liệu chạy máy; chưa chú trọng đến việc ghi nhận kịp thời, chi tiết những chiphí phát sinh liên quan đến việc vận hành máy móc thiết bị thi công cũng như chưa

có phương pháp kiểm tra chất lượng của đội thi công, chất lượng của máy thi côngđối với trường hợp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Tuy hình thức khoángọn CPSDMTC nâng cao tinh thần làm việc của công nhân nhưng những rủi ro trênkèm theo việc thuê máy móc, thuê đội thi công giá cao hơn so với dự toán hoặc việcquản lý, bảo quản các loại máy móc không tốt cũng sẽ đẩy chi phí sử dụng máy thicông thực tế lên cao làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm

2.2.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung

Chi phí chung đối với doanh nghiệp xây dựng bao gồm nhiều loại: chi phí công

cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công; chi phí lương cho các đội trưởng, chiphí giao tiếp (chi phí tiếp khách)… nên rất khó phân bổ và kiểm soát

Theo dự toán, chi phí chung được tính theo tỷ lệ nhất định của chi phí nhâncông trực tiếp Nhưng thực tế, chi phí chung được tập hợp thông qua các chứng từliên quan như phiếu chi, hóa đơn…và phản ánh vào tài khoản 627 (thực tế), sau đóđược phân bổ cho mỗi công trình theo tỷ lệ doanh thu của các công trình Do đó,nếu công tác tổ chức quản lý không chặt chẽ hoặc lập dự toán chưa sát với thực tế sẽ

có sự chênh lệch lớn giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế

Đồng thời, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết,môi trường sbên ngoài nên thời gian hoàn thành công trình thường bị kéo dài so với

dự kiến làm phát sinh thêm chi phí quản lý công trình, chi phí bảo quản nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ…

Mặt khác, doanh nghiệp chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí chungthực tế phát sinh với dự toán nên không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làmtăng chi phí này để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp

2.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin

học

Hiện tại, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm: phần mềm lập dự toán xâydựng hitosoft, phần mềm kế toán acsoft và chương trình autocard dùng để vẽ cácbản thiết kế xây dựng Do bộ phận quản lý doanh nghiệp chỉ có ít người nên chỉ

sử dụng một máy tính cho việc thiết kế xây dựng, lập dự toán xây dựng và nhập

dữ liệu kế toán đầu vào, cung cấp thông tin đầu ra Nhưng doanh nghiệp chưa ápdụng nhiều hoạt động kiểm soát từ kiểm soát chung cho đến kiểm soát ứng dụng

2.3.1 Hoạt động kiểm soát chung

Các phần mềm, chương trình ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng đềumua của các công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng và phần mềm, chươngtrình cũng không phải là đặt dành riêng cho doanh nghiệp Minh Quang Trongdoanh nghiệp cũng chưa có cán bộ phụ trách riêng về công nghệ thông tin Vì thếdoanh nghiệp không kiểm soát được việc lập trình, thiết kế các phần mềm,chương trình ứng dụng đó

Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật là người theo dõi thông tin về cácthay đổi của phần mềm lập dự toán hitosoft và quyết định cập nhật phần mềm.Nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thông tin về những thay đổi của phần mềm

kế toán acsoft và đề nghị chủ doanh nghiệp cập nhật Việc kiểm tra chất lượng và

sự phù hợp của phần mềm kế toán bị bỏ qua do chủ doanh nghiệp chỉ có nhữngkiến thức cơ bản về máy tính, tin học và chưa có kiến thức cơ bản về kế toán.Điều này cũng làm hạn chế khả năng kiểm tra việc truy cập thông tin của ngườikhông có thẩm quyền hay việc chỉnh sửa dữ liệu của nhân viên…

Tuy nhiên, được thiết lập chỉ được đính kèm 2 loại tài liệu gồm: tài liệu ứngdụng, tài liệu vận hành nhưng lại thiếu tài liệu quản trị

Đơn vị chưa ban hành những văn bản cụ thể qui định về việc tiếp cận hệthống Và cũng chưa thiết lập tài khoản và mật khẩu riêng cho từng nhân viên cónhững nhiệm vụ khác nhau Bất cứ nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng cóquyền truy cập vào máy tính và tất cả các chương trình nhưng đơn vị lại khôngcài đặt phần mềm theo dõi việc thâm nhập và truy cập vào hệ thống Việc nàydẫn đến rủi ro: nhân viên nào cũng có khả năng lấy cắp thông tin, chỉnh sửa các

dữ liệu

Doanh nghiệp luôn chủ động cài đặt, cập nhật thường xuyên chương trìnhquét virus; tạo bản sao các tập tin dữ liệu, tài liệu và lưu trữ bằng các thiết bị nhưUSB, đĩa mềm, đĩa CD nhằm tránh tình trạng bị mất dữ liệu, hư hỏng do cháy,hỏng phần cứng hoặc do virus Đồng thời, doanh nghiệp cũng có sử dụng thiết bịduy trì nguồn điện phòng trường hợp mất điện đột ngột

Khi có sự hư hỏng về phần cứng hay phần mềm, doanh nghiệp thường thuêngoài những kỹ thuật viên về công nghệ thông tin để bảo trì, sửa chữa, cài đặt lại

hệ thống Do không phân chia quyền truy cập nên kỹ thuật viên này cũng có thểlấy cắp thông tin hoặc thay đổi dữ liệu

2.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng

Công việc thiết kế sẽ do nhân viên kỹ thuật phụ trách dưới sự giám sát, chỉ đạo

và kiểm tra của chủ doanh nghiệp

Trong khi, quá trình lập dự toán xây dựng hoàn toàn do chủ doanh nghiệp đíchthân thực hiện từ khâu tính toán dữ liệu đầu vào như giá và khối lượng vật tư, sốlượng và giá nhân công…; nhập dữ liệu vào máy tính

Còn quá trình xử lý dữ liệu do phần mềm thực hiện nhưng chủ doanhnghiệp không thể kiểm soát được mà hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ của ngườiviết phần mềm dự toán này Nếu phần mềm được viết chính xác thì quá trình xử lýcho ra kết quả phù hợp với thực tế và ngược lại sẽ cho ra kết quả sai, gây tổn thấtcho doanh nghiệp

Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong và cho kết quả cuối cùng là bảng dựtoán hoàn chỉnh bao gồm thông tin: tổng giá trị vật tư sử dụng, tổng chi phí nguyênvật liệu trực tiếp dự kiến, tổng chi phí nhân công trực tiếp dự kiến…Chủ doanhnghiệp cũng là người kiểm tra lại các thông tin này, nếu phát hiện sai sót sẽ chỉnhsửa lại dữ liệu đầu vào Nhưng do việc nhập dữ liệu đầu vào và việc kiểm tra thôngtin đầu ra do cùng một người thực hiện nên khả năng sai sót xảy ra rất cao xuất phát

từ sự chủ quan, hay do quá trình lập dự toán diễn ra trong thời gian dài gây mệt mỏicho chủ doanh nghiệp, hoặc bảng dự toán quá nhiều không thể kiểm tra hết…

Đối với các thông tin về kế toán, cũng chỉ do một mình kế toán viên thực hiệnviệc tập hợp dữ liệu đầu vào, nhập liệu và chờ máy tính xử lý, cuối cùng nhân viên

kế toán cũng là người kiểm tra thông tin đầu ra Việc tập hợp dữ liệu, nhập liệu vàkiểm tra thông tin kế toán đều được thực hiện mà không có sự giám sát của chủdoanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền Tuy chủ doanh nghiệp là người trực tiếpthực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như thanh toán tiền mua hàng, nộpthuế, phí nhưng nếu khối lượng dữ liệu đầu vào quá nhiều, các chứng từ ghi nhậnkhông rõ ràng…sẽ gây khó khăn cho kế toán viên trong việc kiểm tra và nhập dữliệu đầu vào Điều đó đưa đến những sai sót trong các báo cáo tài chính hoặc kếtoán có thể thông đồng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu để kê khống số lượng,đơn giá của vật tư đã mua trong kỳ để hưởng phần chênh lệch Kế toán còn có khảnăng thông đồng với các đội trưởng trong việc nhập liệu số lượng lao động đểhưởng số tiền của công nhân không có thật… đều đem lại thiệt hại cho doanhnghiệp

Tuy nhiên quá trình kiểm soát chi phí của doanh nghiệp cũng có sự hỗ trợ củacác phần mềm tin học trên Trong quá trình nhập dữ liệu, phần mềm cũng được càiđặt sẵn chương trình kiểm tra sự hợp lý, thích hợp của dữ liệu như: phần mềmhitosoft sẽ đưa ra báo lỗi khi mã công đoạn không có trong danh mục công đoạn xâydựng đã lập trình sẵn Ngoài ra, các phần mềm cũng cài đặt sẵn kiểm tra về số lượng

tính toán như chi phí chung được phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ doanh thucủa công trình đó, tỷ lệ do doanh nghiệp quy định và nhập vào qua bàn phím, phầnmềm sẽ tự động nhân tỷ lệ này với doanh thu và cho ra kết quả cuối cùng.

2.4 Nhận xét về thực trạng của kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

2.4.1 Ưu điểm

Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng bản thân người lãnh đạo doanh nghiệpluôn tìm tòi, học hỏi những kiến thức mới trong ngành cũng như ngoài ngành đểnâng cao sự hiểu biết của mình nhằm xây dựng đội ngũ quản lý có hiệu quả hơn,tập hợp đội ngũ công nhân có năng lực hơn Chủ doanh nghiệp là người trực tiếpxét duyệt các vấn đề quan trọng như:

Đích thân chủ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt

có thể hạn chế được sự thông đồng giữa nhà cung cấp với nhân viên của doanhnghiệp

Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định trong việc lựa chọnnhà cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị thi công Chỉ tiêu lựachọn nhà cung cấp của doanh nghiệp là những doanh nghiệp, công ty có uy tíntrong ngành và gần với nơi xây dựng công trình

Hợp tác với nhiều nhà cung cấp là phương pháp doanh nghiệp áp dụng đểvừa có thể so sánh, kiểm tra về chất lượng, giá cả nguyên nhiên vật liệu, công cụdụng cụ vừa giảm thiểu chi phí vận chuyển, tránh bị nhà cung cấp ép giá

Việc không sử dụng nhà kho để chứa nguyên vật liệu mà áp dụng phươngpháp tồn kho đúng lúc và đưa vật tư đến thẳng công trình chỉ khi gần hết vật tưcũng giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận chuyển, chi phí bảo trì kho, chi phínhân công quản lý kho… không cần thiết

Tuyển dụng nhân viên kỹ thuật, kế toán, đội trưởng hay đội thi công và quyđịnh đơn giá tiền lương chung cho nhân viên văn phòng, nhân viên giám sát quản

lý đội thi công, công nhân trực tiếp xây dựng

Các vấn đề ít quan trọng hơn được chủ doanh nghiệp ủy quyền cho cấp dướigiải quyết

Sau khi mỗi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành, doanh nghiệpđều tiến hành so sánh tổng chi phí thực tế phát sinh so với bảng dự toán

2.4.2 Hạn chế

Bên cạnh những việc làm được của doanh nghiệp cũng còn một số hạn chế

Do chủ doanh nghiệp chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của kiểm soát nộibộnói chung và kiểm soát nội bộ về chi phí nói riêng Đồng thời, chủ doanhnghiệp cảm thấy chi phí thiết lập một kiểm soát nội bộlớn hơn với lợi ích mà nómang lại

Tóm lại, kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí có những hạn chế có thể gây