Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu về hệ thống bán sách

Phần 2: NỘI DUNGI.Đặt vấn đề1.Mô tả bài toán Nhà sách kinh doanh các loại sách với nhiều đầu sách khác nhau và với số lượng lớn. Sách được quản lý bao gồm các thông tin sau: Mã sách, tên sách, tác giả, thể loại, số lượng, Đơn giá. Nhà sách chỉ quản lý những khách hàng mua hàng với số lượng lớn và có định kì ( khách hàng mua hàng theo đơn đặt hàng), không quản lý những khách hàng mua với số lượng nhỏ (khách hàng mua hàng trực tiếp). Thông tin quản lý KHÁCH HÀNG bao gồm: Mã KH, Tên KH, Giới tính, Địa chỉ, SĐT. Khi khách hàng mua với số lượng lớn, thì nhân viên sẽ kiểm tra số lượng sách và liên hệ với nhà cung cấp để có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và lập HÓA ĐƠN, gồm các thông tin sau (Mã hóa đơn, Ngày lập, Mã sách, Số lượng nhập (xuất), Đơn giá nhập (xuất), Thành tiền, Tổng tiền). Thông tin về NHÂN VIÊN được quản lí bao gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, Số điện thoại, Địa chỉ. Những NHÀ CUNG CẤP cung cấp các mặt hàng cho nhà sách. Thông tin quản lí nhà cung cấp bao gồm: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Mail. Một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn và ngược lại. Một khách hàng có thể nhận được nhiều hóa đơn và ngược lại. Một nhà cung cấp có thể có nhiều hóa đơn. Trong một hóa đơn có nhiều sách và sách có thể có trong nhiều hóa đơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Phần 1: MỞ ĐẦU

Trong thời đại bùng nổ của công nghệ như hiện nay, công nghệ thông tin đang đượcđang trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống con người, đang phát triển và ứngdụng mạnh mẽ trong các lĩnh vực quản lí kinh doanh , dịch vụ hay xã hội và quản lí bánhàng là một trong số đó Thực tế đã cho thấy hiệu quả của tin học khi áp dụng vào côngtác quản lí, nó đã giảm bớt công việc bàn giấy đồng thời góp phần đáng kể trong việcthống kê, trở thành một công cụ hữu hiệu tránh những sai sót trong kinh doanh

Đối với công việc quản lí một nhà sách là tương đối phức tạp bao gồm nhiều công việc vànghiệp vụ khác nhau làm cho công việc quản lý trở nên khó khăn hơn Mô hình quản lýkhông phù hợp với quy mô, nhân sự có thể vừa thiếu vừa thừa trong khi khối lượng côngviệc lại khá lớn, dẫn đến mất nhiều thời gian giải quyết công việc mà vẫn không tránhkhỏi những sai sót nhầm lẫn Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh lâu dài của nhàsách Do đó cần có một phương án tốt hơn, tối ưu hơn để đem lại hiệu quả cao Từ nhữngnhận định trên mà nhóm 7 chọn đề tài “ Hoạch định cơ sở dữ liệu Quản lý cửa hàng bánsách”

Phần 2: NỘI DUNG

I Đặt vấn đề

1 Mô tả bài toán

Nhà sách kinh doanh các loại sách với nhiều đầu sách khác nhau và với số lượng lớn.Sách được quản lý bao gồm các thông tin sau: Mã sách, tên sách, tác giả, thể loại, sốlượng, Đơn giá

Nhà sách chỉ quản lý những khách hàng mua hàng với số lượng lớn và có định kì( khách hàng mua hàng theo đơn đặt hàng), không quản lý những khách hàng mua với sốlượng nhỏ (khách hàng mua hàng trực tiếp) Thông tin quản lý KHÁCH HÀNG bao gồm:

Mã KH, Tên KH, Giới tính, Địa chỉ, SĐT

Khi khách hàng mua với số lượng lớn, thì nhân viên sẽ kiểm tra số lượng sách và liên

hệ với nhà cung cấp để có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và lập HÓA ĐƠN,gồm các thông tin sau (Mã hóa đơn, Ngày lập, Mã sách, Số lượng nhập (xuất), Đơn giánhập (xuất), Thành tiền, Tổng tiền)

Thông tin về NHÂN VIÊN được quản lí bao gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Giớitính, Số điện thoại, Địa chỉ

Những NHÀ CUNG CẤP cung cấp các mặt hàng cho nhà sách Thông tin quản lí nhàcung cấp bao gồm: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Mail

Một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn và ngược lại

Một khách hàng có thể nhận được nhiều hóa đơn và ngược lại

Một nhà cung cấp có thể có nhiều hóa đơn

Trong một hóa đơn có nhiều sách và sách có thể có trong nhiều hóa đơn

2 Các yêu cầu

2.1 Yêu cầu về nghiệp vụ

Cập nhật dữ liệu cho từng đối tượng của hệ thống : khách hàng, người lao động, hợpđồng, nhân viên Xử lý dữ liệu cho các đối tượng : thêm, sửa, xóa… Tìm kiếm thông tin

2.2 Yêu cầu phi chức năng

Giao diện hệ thống thân thiện, dễ sử dụng

 Yêu cầu về tính sẵn sàng của dữ liệu :

Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng, các biểu mẫu dễ sử dụng, dễ hiểu

 Yêu cầu về tính an toàn, bảo mật :

- Tính bảo mật và độ an toàn cao, có phân quyền người sử dụng

- Đối với người dùng không trực tiếp quản lý hệ thống, họ chỉ có thể được phép tìmkiếm , tra cứu các thông tin liên quan đến khách hàng, nhân viên, người lao động trongphạm vi cho phép

- Đối với người trực tiếp tham gia quản lý hệ thống có thể chỉnh sửa, thêm, xóa…

 Yêu cầu về khả năng tương tác với các hệ thống khác :

Hệ thống phải có tính mở và nâng cấp dễ dàng

 Yêu cầu về thời gian thực hiện:

Tốc độ xử lý của hệ thống phải nhanh chóng và chính xác, đảm bảo độ tin cậy củathông tin

2.3 Xác định mục tiêu

a Mục tiêu dài hạn của nhà sách

- Tạo lập được thị trường cho nhà sách

- Xây dựng hình ảnh của nhà sách với hệ thống quản lý hiện đại, làm việc nhanh chóng,khoa học

- Xây dựng được dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt

- Luôn cung cấp đầy đủ và chính xác, đúng loại sách mà khách hàng cần, đảm bảo nhucầu sách của tất cả khách hàng

- Có mối quan hệ sâu rộng và bền vững với nhà cung cấp và khách hàng.

b Mục tiêu ngắn hạn của nhà sách

- Xây dựng được một cơ sở dữ liệu đạt chuẩn, đem lại hiệu quả cho nhà sách

- Thay đổi cơ sở dữ liệu hiện tại để phù hợp với hiện tại, mở rộng quy mô, số lượng vàchất lượng khách hàng

2.4 Yêu cầu hệ thống

a Quản lý

- Quản lý nhập sách

+Thông tin nhà cung cấp

+ Bổ sung thông tin khi có nhà cung cấp mới

+ Báo cáo thông tin nhập sách trong tháng

- Quản lý sách bán

+ Thông tin khách hàng

+ Bổ sung thông tin khách mới

+ Thống kê số lượng và đầu sách bán trong tháng

- Thông tin sách

+ Số lượng sách nhập

+ Số lượng sách bán

+ Đầu sách bán chạy nhất

+ Nhà xuất bản có doanh thu cao nhất

b Quản lý thông tin khách hàng

- Cập nhật thông tin khách hàng

- Thay đổi, bổ sung thông tin khách

3 Đánh giá mục tiêu hệ thống :

- Các yếu tố của môi trường vi mô tác động đến hoạt động của nhà sách

+ Sự thành công của nhà sách phụ thuộc vào sự nhanh nhạy và tính chính xác của hệthống

+ Các yếu tố vi mô ảnh hưởng đến mục tiêu lợi nhuận của nhà sách

Môi trường vĩ mô tác động đến nhà sách: các yếu tố như dân số, kinh tế, tự nhiên, côngnghệ, văn hóa , có ảnh hưởng đến việc điều tiết hoạt động, tạo ra những sự đổi mới vàhướng phát triển của nhà sách

4 Dự báo nhu cầu

- Quy mô của nhà sách: hiện tại, nhà sách có quy mô vừa với số lượng nhân viên khôngnhiều

Tuy nhiên, với lượng khách hàng ngày càng lớn, sắp tới, nhà sách có nhiều kế hoạch

mở rộng quy mô hoạt động

Thay đổi HTTT quản lý: do quy mô hiện tại chưa lớn nên hệ thống còn thô sơ, đơngiản để phát triển cần đầu tư về mặt HTTT tốt hơn để quản lí CSDL cho nhà sách

Phương pháp thực hiện: điều tra khách hàng

II Mô hình dữ liệu

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ BÁN SÁCH

QUẢN LÝ KHO

SÁCH

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

LẬP HÓA ĐƠN

TÌM KIẾM, CẬP NHẬT

NHẬP THÔNG TIN NHÂN VIÊN

TÌM KIẾM CẬP NHẬT THÔNG TIN NHÂN VIÊN

NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

TÌM KIẾM CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNGBÁO CÁO

THÔNG TIN

SÁCH

NHẬP THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

TÌM KIẾM CẬP NHẬT THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

BÁO CÁO TỔNG HỢP

BÁO CÁO CHI TIẾT

- SACH ( Masach, Tensach, Tacgia, Theloai, Dongia, Soluong )

- KHACHHANG ( MaKH, TenKH, Gioitinh, Diachi, SDT )

- NHANVIEN ( MaNV, TenNV, Gioitinh, Diachi, SDT )

- NHACUNGCAP ( MaNCC, TenNCC, Diachi, Mail )

- HOADON ( MaHD, TenHD, Ngaylap, Tongtien)

 Mối quan hệ

2.2 Mô hình ER

MaNCC TenNCC

MaNV

SDT

TenNV

Gioitinh Diachi

Soluong N/X

Dongia N/X Dongia

SACH HOADON

- SACH ( Masach, Tensach, Tacgia, Theloai, Dongia, Soluong )

- KHACHHANG ( MaKH, TenKH, Gioitinh, Diachi, SDT )

- NHANVIEN ( MaNV, TenNV, Gioitinh, Diachi, SDT )

- NHACUNGCAP ( MaNCC, TenNCC, Diachi, Mail)

- HOADON ( MaHD, TenHD, Ngaylap, Tongtien, MaKH, MaNCC, MaNV )

- CHITIETHD ( MaHD, Masach, SoluongN/X , DongiaN/X, Thanhtien )

 Mô hình quan hệ

4, Cài đặt cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị csdl cụ thể :

4.1, Lựa chọn hệ cơ sở dữ liệu phù hợp :

Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

Các file Microsoft Access thường có phần mở rộng (đuôi) là mdb hay mdbx (nếu là MSAccess 2007) Ngoài ra cũng còn có dạng khác Biểu tượng của chương trình Access làmột chiếc chìa khóa

Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổchính Access Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng),Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh),Modules (các khai báo, thư viện chương trình con) Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện

ra trong một cửa số riêng

Tables là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access Đây là đối tượng cơ bản.Mỗibảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các giá trị khác nhau (như text, number,v.v…), bản ghi (records), trường khóa (primary key).Giữa các table có liên hệ với nhau.Queries là một công cụ quan trong khác.Đây là công cụ xử lý dữ liệu trong Access Có 7loại queries tương ứng với 7 loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thực hiện Đó là:

Select Queries: dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu

Total Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu

Crosstab Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu

Maketables Queries: dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ công tác lữutrữ lâu dài

Delete Queries: dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn

Update Queries: dùng để cập nhật dữ liệu

Ngoài ra còn có Append Queries

4.2, Thực hiện cài đặt các bảng cơ sở dữ liệu

Mô hình vật lý :

STT Ten truong Ki u d li u ểu dữ liệu ữ liệu ệu Ý nghĩa Khóa

3 SDT Nvarchar S đi n tho i ố điện thoại ệu ại

4 Diachi Nvarchar Đ a ch ịa chỉ nhà ỉ nhà

5 Gioitinh Char Gi i tính ới tính

3 D achịa chỉ nhà ỉ nhà Nvarchar Đ a chịa chỉ nhà ỉ nhà

tho iại

+ HOADON

STT Tên trườngng Ki u d li uểu dữ liệu ữ liệu ệu Ý nghĩa Khoá

c pấp

Khóa

+ SACH

STT Tên trườngng Ki u d li uểu dữ liệu ữ liệu ệu Ý nghĩa Khoá

Các mối quan hệ :

4.3, Các Form quản lý : Form đăng nhập

Form Hóa Đơn

Form Khách Hàng

Form Nhà Cung Cấp :

Form Nhân Viên :

5 Xây dựng kế hoạch, phương án phát triển

5.1, Xác định thực thể mới cần thêm vào:

Do việc quản lý sách trong kho còn là thực hiện thủ công nên cửa hàng rất tốn thời gian và tiền bạc , độ chính xác không cao có thể thất thoát sách do nhân viên , nên của hàng đã tìm ra được thiếu sót và quyết định bổ sung thêm thực thể nhằm tái cấu trúc cơ sở dữ liệu, đó là thực thể KHO.Và kéo theo đó là các mối quan hệ mới bổ sung vào hệ CSDL:

-NHÀ CUNG CẤP cung cấp SÁCH cho nhiều KHO-KHO có nhiều SÁCH

Xác định mối quan hệ của thực thể mới:

*KHO(MaKho, TenKho ,DiaChi)

* SACH ( Masach, Tensach, Tacgia, Theloai, Dongia, Soluong )

* KHACHHANG ( MaKH, TenKH, Gioitinh, Diachi, SDT )

* NHANVIEN ( MaNV, TenNV, Gioitinh, Diachi, SDT )

* NHACUNGCAP ( MaNCC, TenNCC, Diachi, Mail )

* HOADON ( MaHD, TenHD, Ngaylap, Tongtien)

 Mô hình ER

CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH ER SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ

 Thực thể và thuộc tính

*KHO(MaKho, TenKho ,DiaChi, MaNCC, Masach)

* SACH ( Masach, Tensach, Tacgia, Theloai, Dongia, Soluong )

* KHACHHANG ( MaKH, TenKH, Gioitinh, Diachi, SDT )

* NHANVIEN ( MaNV, TenNV, Gioitinh, Diachi, SDT )

* NHACUNGCAP ( MaNCC, TenNCC, Diachi, Mail)

* HOADON ( MaHD, TenHD, Ngaylap, Tongtien, MaKH, MaNCC, MaNV )

* CHITIETHD ( MaHD, Masach, SoluongN/X , DongiaN/X, Thanhtien )

 Mô hình quan hệ

5.2, Đánh giá tính khả thi

- CSDL được thiết kế xong ở dạng vật lý , tạo cho việc giao tiếp thân thiện giữa CSDL và người dùng, người sử dụng chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản trên giao diện có sẵn

- Hệ thống cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra, khắc phục tương đối tốt cáclỗi mà hệ thống cũ đang mắc phải.

- CSDL được hệ thống mới xử lý tối đa giúp công việc đem lại hiệu quả cao nhất

- Hệ thống mới với nhiều hoạt động giao dịch có sẵn sẽ giúp cho nhân viên giao dịch xử lí hiệu quả

- Chi phí bỏ ra để nâng cấp hệ thống là phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Công tác bảo trì và nâng cấp các chức năng của hệ thống mới dễ dàng hơn đảm bảo tốt cho việc quản lý, theo sát,thích ứng, đáp úng được các yêu cầu đặt đối với các hoạt động của cửa hàng

PHẦN 3: KẾT LUẬN

Chương trình đã được thiết kế với giao diện thân thiện dễ sử dụng cho người dùngnhằm phục vụ những người quản lý và nhân viên Việc hoạch định cơ sở dữ liệu đượcđưa ra dựa trên thực tế nghiệp vụ của cua hàng để có khả năng đáp ứng và hỗ trự tốt chocông việc quản lý, kinh doanh của nhà sách, tránh sai sót nhầm lẫn và giảm chi phí quản

lý, đông thời hỗ trợ truy cập tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, đưa ra báo cáocần thiết cho nhà quản lý lập kế hoạch trong tương lai

Danh sách thành viên trong nhóm :

HC

mở đầu, keetssluận, mô hìnhvật lí

( 65)

STT Nội Dung Công Việc

Sốngàythựchiện

TGBắtĐầu

TGKếtThúc

Mối Liên

Hệ GiữaCácCôngViệc

SốNgườiThamGia

Thành PhầnTham Gia

+ thảo luận và chỉnh sửa kế hoạch

+ chốt kế hoạch và triển khai

+ Đưa ra yêu cầu về chức năng

+ Đưa ra yêu cầu phi chứ năng

+ Một số yêu cầu về thời gian

4

+ Thiết kế tổng thể (mô hình ER)

+ Mô hình hóa (chuyển đổi sang