Quy tắc vàng cho Lính mới khi bắt đầu làm việc tại các ngân hàng

NHỮNG QUY TẮC VÀNG CHO “LÍNH MỚI” KHI BẮT ĐẦU LÀM VIỆC TẠI CÁC NGÂN HÀNG Trải qua muôn vàn khó khăn trong các vòng tuyển dụng, một ngày đẹp trời, bạn nhận được thông báo trúng tuyển của

NHỮNG QUY TẮC VÀNG CHO “LÍNH MỚI” KHI BẮT ĐẦU LÀM VIỆC

TẠI CÁC NGÂN HÀNG

Trải qua muôn vàn khó khăn trong các vòng tuyển dụng, một ngày đẹp trời, bạn nhận được thông báo trúng tuyển của công ty mình đã ứng tuyển Một trang mới bắt đầu trong cuộc đời bạn Làm thế nào để có sự chuẩn bị tốt nhất và gặt hái được nhiều thành công ngay trong thời gian đầu làm việc? Với những trải nghiệm của mình, tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số “công thức” tôi đã áp dụng

1 Trước khi đi làm (thường là 1 ngày)

Nhiều bạn có thói quen là đến đúng ngày được gọi mới bắt đầu đi đến công ty, làm như vậy thì cũng không có gì là sai cả Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ gặp phải những sự việc ngoài dự kiến khiến bạn mất khá nhiều thời gian Theo kinh nghiệm của tôi, trước 1 ngày bạn đến nhận viện, bạn nên đến công ty làm một số công việc sau:

- Hoàn thành hồ sơ đối với bộ phận nhân sự Một số công ty yêu cầu bắt buộc nhân viên

phải bổ sung đầy đủ hồ sơ trước khi nhận công việc, có công ty thì lại yêu cầu đúng ngày nhận việc bạn mới được đến để hoàn thành hồ sơ Tuy nhiên, nếu có thể, tôi nghĩ rằng bạn nên hoàn thành sớm hơn, trong trường hợp thiếu sót gì còn có thời gian để bổ sung

- Tìm chỗ để xe hằng ngày: Một số công ty có hầm để xe riêng cho nhân viên, điều

này thật tuyện vời Tuy nhiên, một số công ty nhỏ hơn (hoặc chi nhánh của các ngân hàng) nhân viên đều phải tự tìm nơi đỗ xe cho mình Vietinbank là một ví dụ Khi tôi trúng tuyển vào Vietinbank HO (tại 108 Trần Hưng Đạo), ngày đầu tiên “hiên ngang” đi

xe đến nơi, tôi dự định cho xe xuống hầm hoặc không thì cũng để ở chỗ giao dịch của khách hàng thì bị mấy anh bảo vệ ở đó nói phải mang ra khu Yết Kiểu, ở đây chỉ cho khách đến giao dịch, nhân viên của các chi nhánh, phòng ban không làm việc ở tòa nhà này mà thôi Khi mang xe ra Yết Kiêu thì tôi đã bị cô trông xe ở đó phản ứng rất ác liệt

Cô nói rằng cháu mới vào, chưa có thẻ thì không được để ở nơi đây rồi yêu cầu tôi sau 2 tháng thử việc mới được để xe ở bãi xe của Vietinbank (sau này, tôi còn chứng kiến nhiều bạn mới khác, khi để xe ở đây, cô ấy còn nói rằng không phải các cháu cứ là nhân viên của Vietinbank là được để xe ở đây đâu, bãi xe này chật rồi) Sau này tôi tìm hiểu thì mới biết, đó là một chiêu bắt nạt nhân viên mới và đòi thu tiền trông xe Lúc đó, tôi đành

ngậm ngùi để xe sang bãi xe của ngân hàng Liên Việt bên cạnh với giá 5000 đồng/ ngày Bên cạnh đó, bãi xe ở Yết Kiêu cũng có quy định rằng phải lấy xe trước 6h30 tối, nếu sau giờ đó mà không lấy xe sẽ bị trả thêm tiền

- Làm thẻ ATM trả lương Thông thường, dịch vụ làm thẻ ATM của các ngân hàng

bây giờ sẽ mất khoảng 1 tuần để hoàn thiện và trả thẻ cho khách hàng (bây giờ mới có một số ngân hàng đang áp dụng in và trả thẻ ngay cho khách hàng sau 15 phút đợi) Điều này cũng rất quan trọng vì sau này, lương của bạn được trả qua tài khoản Hãy nhớ đăng

ký sử dụng dịch vụ thông báo số dư và các dịch vụ internet banking khác để còn giao dịch Một số ngân hàng như MB có 1 tài khoản riêng biệt đó là tài khoản lương của nhân viên (độc lập với tài khoản thanh toán), vì vậy, tôi phải đăng ký dịch vụ SMS banking cho cả 2 tài khoản này

- Việc cuối cùng, quan trọng nhất: Bạn cần xuống phòng mình sẽ làm việc, gặp gỡ

người quản lý trực tiếp (thường là trưởng phòng) và chào hỏi các anh chị em trong

phòng Trong buổi gặp này, bạn có thể trao đổi và hỏi thêm trưởng phòng về những

dụng cụ cần mang, công việc dự kiến em sẽ làm trong thời gian tới, người phụ trách trực tiếp là ai, và nên chào hỏi tất cả các anh chị em trong phòng vì họ sẽ là người làm việc lâu dài với bạn

2 Ngày đi làm đầu tiên

Ngày đi làm đầu tiên rất quan trọng, các cụ đã nói “đầu xuôi thì đuôi lọt”, vì vậy, hãy khởi đầu ngày đầu tiên của bạn một cách tốt đẹp nhất Một số lời khuyên của tôi cho các bạn trong ngày đi làm đầu tiên này như sau:

- Nên mang theo laptop: Ngày đầu tiên đi làm, đa số các công việc sẽ liên quan đến

các thủ tục hành chính bạn phải thực hiện theo quy định của công ty mới Thông thường, bạn sẽ không có máy tính để dùng và làm một số công việc cá nhân Vì vậy, hãy mang theo cho mình laptop, nếu có dây mạng hoặc USB 3G thì càng tốt (ít ra có cái để mà giải trì khi rảnh rỗi)

- Nên đi sớm, mang theo chứng minh thư, gặp lễ tân để lấy thẻ khách lên phòng làm việc

- Liên hệ với bộ phận IT để thực hiện lấy email, các user (nếu được) để truy cập vào

các chương trình của công ty Điều này đặc biệt cần thiết khi bạn vào ngân hàng Hầu

hết, các ngân hàng bây giở đều quản lý đến từng user truy cập vào mạng nội bộ, vào các chương trình của họ và sau này khi làm việc chính thức, đó sẽ là thứ để bạn làm việc và kết nối với mọi người Bên cạnh đó, bạn cũng nên liệt kê các phần mềm văn phòng cần thiết mà mình đã quen sử dụng để IT cài trên máy Theo tôi được biết, các ngân hàng hiện nay đều áp dụng chế độ quản lý rủi ro hoạt động khá nghiêm ngặt Bạn sẽ không thể

tự cài đặt các phần mềm trên máy, không được copy tài liệu từ USB mà tất cả đều phải thông qua user admin của IT

- Liên hệ với bộ phận hành chính hoặc nhân sự để làm thẻ ra vào, ghi tên vào hệ

thống chấm công Nếu có thể, bạn nên xin có thẻ từ để quẹt ra vào hơn là sử dụng bằng vân tay Bản thân tôi đã phải sử dụng vân tay để chấm công thấy khá bất tiện vì có thể trong lúc lấy dấu vân tay điện tự mình đặt có bị lệch nên máy chấm công nhận dấu rất lâu, đôi khi ảnh hưởng đến sự tuân thủ giờ giấc của bạn Bạn đi làm sớm mà lại bị ghi nhận trên hệ thống là đi muộn

- Liên hệ với bộ phận nhân sự để hoàn thiện hồ sơ (nếu có), một số nơi, nhân sự sẽ

là người xuống giới thiệu trực tiếp với mọi người trong phòng, hoàn thiện thông tin về tài khoản trả lương nếu được

- Với mọi người trong phòng, bạn đã được mọi người biết đến trong ngày hôm trước rồi nên bạn hãy cố gắng nhớ tên hết mọi người Nếu không thì hãy vẽ ra sơ đồ và

tên của mỗi người để có thể nhớ dần dần Ngày đầu tiên, nên có quà ra mắt với cả phòng,

theo tôi, nên chỉ là hoa quả hoặc đồ ăn nhanh thôi chứ không cần phải ăn mặn hoành tráng gì cả Mọi người hay trêu đó là “lễ nhập phòng”, đây cũng là một biện pháp hay để mọi người biết đến sự hiện diện của bạn

Bạn đã có một ngày đầu tiên đi làm đầy hứng khởi và nhiều niềm vui với một môi trường mới? Điều này thật tuyệt với Tuy nhiên, những ngày làm việc tiếp theo mới có nhiều vấn đề phát sinh Vì vậy, trong phần này, tôi sẽ tiếp tục chia sẻ với các bạn những việc cần làm của một lính mới.

3 Phải thuộc hết tên của mọi người trong phòng

Đây là điều bắt buộc trong vòng từ 1-2 tuần đầu tiên Trong cuốn sách Đắc nhân tâm cũng nói, cái tên là thứ âm thanh êm ái nhất mà mọi người đều muốn nghe Nếu có thể,

bạn cũng nên tìm hiểu một số biệt danh mà mọi người trong phòng đặt cho họ mà họ thích

Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực sự không dễ dàng, phòng bạn chia thành các bộ phận nhỏ, đôi khi bạn chỉ được tương tác với những người trong bộ phận của mình chứ không được tương tác nhiều với các bộ phận khác, vì vậy cũng không có

cơ hội để nhớ tên mọi người Trong những hoàn cảnh này, như phần 1 tôi đã chia sẻ, bạn nên có 1 bản “sơ đồ phòng” ghi rõ vị trí chỗ ngồi và tên của từng người để tiện theo dõi

và gọi tên đúng lúc

4 Tìm cho mình một “sư phụ”

Đối với nhân viên mới, thông thường, trưởng phòng sẽ yêu cầu một nhân viên cũ giàu kinh nghiệm để “cầm tay chỉ việc” cho bạn trong thời gian đầu (khoảng 2 tháng thử việc) Nhưng không phải người nào làm được việc cũng có thể chỉ dạy tốt công việc cho các bạn được đâu

Một người bạn của tôi khi trúng tuyển vào Hội sở chính của một ngân hàng quốc doanh lớn đã chia sẻ rằng khi anh huấn luyện (đồng thời là trưởng bộ phận) giải thích các công việc cho bạn ấy, anh ấy nói rất nhanh và đôi khi cảm giác như anh ấy giảng giải để bạn không hiểu được gì Trong quá trình làm việc, mỗi khi có vấn đề vướng mắc ra hỏi anh

ấy thì anh ấy tỏ ra khá cáu kỉnh và không hợp tác và lúc nào cũng lặp lại câu trả lời là cái này anh vừa hướng dẫn cho em hôm qua rồi còn gì hoặc em tự tìm hiểu đi nhé

Bạn tôi cũng thấy rất bức xúc nhưng cũng không dám phản ánh lại với ai, đặc biệt là không bao giờ dám nói điều này với trưởng phòng May mắn cho bạn ấy, có một chị vào trước bạn ấy 4 tháng và cũng được chính anh này huấn luyện Chị ấy cũng tâm sự rằng, ngày trước anh ấy cũng giải thích với chị như vậy đấy, cái gì cũng nói nhanh như tên lửa, không để cho ai ngộ ra điều gì cả, hỏi cái gì cũng tỏ ra thái độ không hợp tác Và sau đó, chị ấy đã chia sẻ lại cho bạn tôi rất nhiều điều mà chính kinh nghiệm của chị ấy đúc rút được Theo lời bạn tôi thì nói chuyện với chị ấy 30 phút bằng học anh kia 1 tuần Sau khi làm nhiều năm ở đó, bạn tôi mới biết rằng anh ấy là một người không hợp tác với tất cả mọi người trong phòng, lúc nào cũng muốn giấu nghề để “giữ ghế” trưởng bộ phận của mình

Qua câu chuyện của bạn tôi, tôi có một số khuyên các bạn như sau:

- Nên tìm cho mình một “sư phụ” thực chất Người này sẽ hướng dẫn cho bạn bằng chính các kinh nghiệm của họ đã từng trải qua chứ không phải giở quy trình ra để đọc cho bạn nghe

- Nếu có thể, tìm một nhân viên mới vào trước mình, hỏi họ về kinh nghiệm của họ

ở nơi đây Thông thường thì những người mới đến rất hay đồng cảm và chia sẻ được với nhau

- Đối với những người có thái độ không muốn hợp tác, bạn nên cư xử đúng mực, đừng bảo giờ để cho người ấy biết là bạn đang đi “học thêm” ở một “sư phụ khác” Cứ âm thầm

xử lý, học tập dần dần ở cả 2 người thày đó

5 Học chiêu thức trước khi học tâm pháp

Chiêu thức ở đây được hiểu là các thao tác khi làm việc, còn tâm pháp là bản chất vấn

đề đằng sau những chiêu thức đấy Nói có vẻ trừu tượng nhưng khi đi làm, tiếp xúc với các hệ thống mới, đôi khi những người cũ thường chỉ nói cho bạn về các thao tác làm việc và thao tác sử dụng hệ thống đó là như thế nào Còn việc tại sao lại phải làm như vậy thì hầu như bạn không bao giờ được dạy một cách trực tiếp

Ngày tôi mới đi làm ngân hàng, anh hướng dẫn chỉ dạy tôi cách thức đăng nhập vào hệ thống làm việc, bấm nút confirm, reject ở đâu, copy cái nào vào chỗ nào, đến chỗ này cần phải làm gì và cuối cùng mình được kết quả như thế nào Lúc đầu, tôi nghĩ rằng tôi

có thể nhớ được hết các thao tác anh ấy chỉ dạy, nhưng thực sự khi để chính tôi làm thật, tôi cảm thấy luống cuống và rất dễ nhầm lẫn, rất hay phải hỏi lại là đến bước này thì làm cái gì Sau đó, tôi mới ghi chép lại thật cẩn thận các bước làm từ bước đầu tiên làm gì, các bước tiếp theo làm gì, bấm vào nút nào, và tôi cũng không hiểu được bản chất đằng sau của các công việc đó là gì Tôi chỉ biết rằng kết quả của một chuỗi các thao tác tôi làm ra được kết quả giống như của anh ấy là được Sau một thời gian (chỉ khoảng 2 tuần), tôi đã thành thạo tất cả các bước làm mà không cần nhìn lại cuốn sổ ghi chép của mình mỗi khi làm việc đó nữa và luôn hoàn thành được công việc của anh ấy giao cho Sau khi thành thạo các chiêu thức, tôi đọc lại các cuốn sách về ngân hàng thương mại và

kế toán ngân hàng, tôi mới hiểu được sâu hơn về các bước mình làm và bản chất của nghiệp vụ đó là gì, các bút toán được sinh ra như thế nào Đặc biệt, khi được tham gia

dự án nâng cấp phần mềm đó, tôi mới hiểu được cặn kẽ các luồng công việc (work flow)

và hệ thống xử lý như thế nào

Vì vậy, trong phần này, tôi muốn các bạn nhớ rằng đôi khi ngay từ đầu, các bạn sẽ không thể hiểu được bản chất của công việc Đây cũng là lý do một số bạn nói rằng kiến thức trong trường đại học thật chán, chẳng áp dụng được gì trong công việc, chỉ cần tư duy của một học sinh lớp 10 là có thể làm được công việc này Điều này đúng nếu bạn chỉ nhìn hẹp trong công việc của mình Một học sinh lớp 10 có thể nhớ và làm các công việc đó một cách ngon lành nhưng họ không thể hiểu được bản chất tại sao phải làm những công việc đó Đây mới là điểm khác biệt giữa một người tốt nghiệp đại học và một học sinh trung học phổ thông

6 Sẵn sàng làm mọi việc dù là nhỏ nhặt nhất

Nhiều bạn sinh viên đi thực tập thường kêu ca rằng, sao cả ngày em đi làm mà chỉ được giao các nhiệm vụ như photo, dập ghim sắp xếp tài liệu, thậm chí tệ hơn nữa là phải đi lau bàn, pha trà, pha cafe, những công việc chẳng bao giờ cần dùng đến não cả

Điều này cũng đúng ngay cả khi bạn đi làm nhân viên chính thức trong thời gian đầu tiên Tôi còn nhớ ngày những ngày đầu tiên đi vào Vietinbank, công việc của tôi hầu như làm các công việc “tay chân” như lấy tài liệu chứng từ (do các phòng ban ở HO ngồi phân tán ở các tòa nhà khác nhau), đối chiếu và xác nhận các deal giao dịch mua bán ngoại tệ với chi nhánh rồi vô số các công việc không tên khác Thường thì giai đoạn này sẽ kéo dài tối đa là 1 tháng, vì sau đó, bạn sẽ được phân công các công việc cụ thể

và gần như không có thời gian rảnh để làm các công việc khác

Tôi cũng nhận thấy rằng, đây là giai đoạn mọi người đặc biệt là lãnh đạo phòng đánh giá ban đầu về ứng viên mới tuyển dụng Nếu vượt qua được giai đoạn này và gây ấn tượng được với cấp lãnh đạo, chắc chắn bạn sẽ được giao nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn Đặc biệt bạn phải biết cách tạo ra những kết quả cao hơn kỳ vọng của người giao việc cho bạn

Bản thân tôi là một ví dụ Sau 2 tháng ngồi ở phòng với các công việc khá đơn điệu như vậy, chị phó phòng đã xin cho tôi tham gia dự án thay đổi phần mềm Treasury của Vietinbank Các dự án sau này chị phải tham gia, chị đều cho tôi có cơ hội làm cùng Càng được tham gia dự án, tôi thấy mình hiểu biết và trường thành hơn rất nhiều và có

nhiều sự lựa chọn trong công việc tương lai Nếu giả sử ngày trước, tôi coi thường và làm quấy quá cho xong những công việc nhỏ thì chắc chắn tôi sẽ không được như ngày hôm nay

7 Đọc và lưu các tài liệu một cách khoa học

Khi vào một công ty lớn, mọi quy trình quy chế đều được văn bản hóa để vận hành các công việc Đôi khi, số lượng văn bản đó sẽ rất nhiều và có thể bạn sẽ bị “ngập“ trong chỗ văn bản đó Vì vậy, kinh nghiệm của tôi phải tìm ra cách lưu văn bản một cách khoa học để sau này tiện tra cứu

7.1 Lưu tài liệu trên email

Đừng bao giờ xóa thư trên email, hãy sử dụng chế độ Archive trên Outlook: Hầu hết các email của nhân viên đều bị giới hạn dung lượng nhất định (có nơi lên đến 2gb nhưng

có nơi chỉ là 200 mb) Để tránh tình trạng phải xóa thư thường xuyên, hãy dùng chức năng Archive trên Outlook

Đặt các forder để lưu các email các công việc có liên quan Ví dụ, theo mô tả công việc, bạn phải làm 4 công việc A,B,C,D Trong từng công việc lại chia nhỏ ra A1,A2, Vì vậy, trên email, các bạn hãy đặt các forder dưới inbox với các tên là A,B,C,D và các thư mục con bên trong nó Bản thân tôi hằng ngày, mỗi khi xử lý xong một email, bằng biện pháp thủ công (move email) tôi đưa email đó vào forder cần thiết Nếu một thời gian email của bạn bị đầy, bạn nên archive tất cả các nội dung đó vào mục Archive bên dưới 7.2 Lưu tài liệu trên máy PC

Tương tự như phần trên, bạn cũng cần có các thư mục để lưu các tài liệu liên quan đến các đầu công việc được giao

Luôn luôn lưu cả file scan và file word Khi xử lý các công việc, hầu như các bạn sẽ sử dụng Word, Excel, Power point để xử lý Đôi khi các văn bản ấy cần in ra và có chữ ký tươi của người phê duyệt Với kinh nghiệm của tôi, tôi khuyên các bạn nên scan lại toàn

bộ các văn bản có phê duyệt đấy đề phòng các trường hợp tranh chấp xảy ra sau này Một số ngân hàng hiện tại đang triển khai các phương pháp như 5S, SLA (Service level agreement) để quản lý các phòng ban và quản lý tiến độ công việc Đôi khi, bộ phận kiểm tra này làm việc khá máy móc, vì vậy, bạn cũng cần phải tìm hiểu cách thức lưu tài liệu như thế nào, ký giao nhận chứng từ ra sao để không bị trừ điểm thi đua trong các kỳ

đánh giá Lưu ý, bạn nên đánh số thứ tự và ngày hoàn thành và version của mình khi đặt tên file để tiện tìm kiếm file nào là bản cuối cùng của mình Ví dụ, bạn soạn thảo 1 tờ trình rồi đưa cho sếp duyệt, sếp duyệt và yêu cầu bạn sửa từ V1.0 thành V1.1 Tôi đã gặp tình huống là vào một ngày đẹp trời sau đó, sếp lại không thích viết theo lối của tờ trình V1.1 mà quay trở lại theo hướng viết của V1.0, rất nhiều bạn đã bị hớ khi bản V1.0

đó mình đã không lưu trên máy, bản cứng cũng vứt đi đâu mất rồi mà chỉ thuần túy có lại bản V1.1 Vì vậy, kinh nghiệm của tôi cho thấy rằng, mọi tờ trình gì mình muốn sửa đổi thì nên lưu lại một cách khoa học, tránh tình trạng khi bị sếp hỏi đến lại không biết

nó ở đâu

Chúc các bạn hoàn thành tốt công việc được giao!