PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG THÔNG TIN Quản lý bán hàng siêu thị

là bài phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị coop mark hà đông hà nội,tài liệu cần cho các bạn sinh viên đang học môn phân tích thiết kế,mong các bạn sẽ học được nhiều từ tài liệu này.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG SIÊU

THỊ COOPMAR

Chương I : Khảo sát yêu cầu

1.Mục đích khảo sát

 Xã hội ngày càng phát triển không ngừng,nhu cầu vật chất của con người cũng ngày càng tăng nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn.Siêu thị coopmart hà đông – hà nội là 1 siêu thị trong chuỗi siêu thị thuộc hệ thống siêu thị Sài Gòn Co-Op Mart

 Siêu thị chuyên mua bán với các hình thức bán sỉ và lẻ.nguồn hàng chủ yếu

do các công ty trong và ngoài nước cung cấp.Khách hàng của siêu thị là người tiêu dùng nhỏ lẻ,các hiệu tạp hóa nhỏ…Siêu thị có đa dạng các loại mặt hàng như:quần áo,rau quả,bánh kẹo,đồ uống,thực phẩm tươi,khô…Siêu thị có quầy thu ngân,quầy kế toán,phòng hành chính,phòng bảo vệ…

 Các hoạt động chính của siêu thị bao gồm:Nhập hàng vào kho,xuất hàng từ kho ra quầy,quản lý quầy,báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán,báo cáo tồn kho trong tháng

 Sơ đồ tổ chức của siêu thị:

 Tổ văn phòng:gồm giám đốc và phó giám đốc có nhiệm vụ điều

phối toàn bộ hoạt động của siêu thị.tổ phải nắm bắt được tình hình mua bán,doanh thu của siêu thị để báo cáo lên ban giám đốc của tập đoàn.Việc báo cáo phải được thực hiện hàng tháng,hàng quý hoặc cũng có thể là báo cáo đột xuất theo yêu cầu

 Tổ bảo vệ:kiểm tra bảo vệ an ninh siêu thị,ghi nhập hàng hóa đổi lại

của khách hàng

 Tổ thu ngân:thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách

hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hóa bán được của mỗi loại để

báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc

 Tổ quản lý:nhiệm vụ là quản lý hàng hóa,nắm tình trạng hàng hóa

trong siêu thị,đảm bảo hàng hóa luôn ở tình trạng tốt nhất

 Tổ tin học:thực hiện việc nhập liệu,kết xuất các báo cáo cần thiết

phục vụ tổ văn phòng

 Với một siêu thị như trên nếu không dùng phần mềm quản lý thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề bất tiện sau:

 Cơ sở dữ liệu của việc mua bán phải lưu ở nhiều nơi,không có sự đồng bộ,việc tính toán gặp khó khăn

 Thống kê báo cáo chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu,tiêu chí khác nhau

 Chưa thể kiểm tra thông tin khách hàng,nhân viên,hàng hóa

 Dịch vụ khách hàng thân thiết chỉ thiết lập được ở từng siêu thị của

hệ thống,điều này là bất hợp lý,làm giảm khả năng cạnh tranh của siêu thị

 Không thể đưa ra báo cáo đầy đủ gây ra tình trạng thiếu thông tin tổng hợp,làm người quản lý không nắm bắt được tình hình và khó đưa ra kết luận chính xác

 Tốn thời gian và nhân viên cho việc hướng dẫn khách hàng,không có thông tin đầy đủ chính xác khi có nhu cầu

 Vì thế mục đích của hệ thống quản lý bán hàng siêu thị nhằm để tạo ra một

cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để giúp cho việc quản lý siêu thị được dễ dàng hơn đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng.và quan trọng hơn nữa là làm giảm chi phí phát sinh do phải tuyển thêm người để làm công tác sổ sách

Phương pháp khảo sát.

• Phương pháp truyền thống

– Phỏng vấn

– Lập bảng câu hỏi (viết)

– Nghiên cứu tài liệu

– Quan sát hiện trường

– Phỏng vấn nhóm

• Phương pháp hiện đại

– Thiết kế kết hợp người dùng (JAD-Join Application Design)

– Sử dụng mẫu (Prototype)

Phương pháp phỏng vấn.

_ Phương pháp phỏng vấn: Đây là một phương pháp rất quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống Quá trình phỏng vấn có thể cho những thông tin

mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết không thể cung cấp được Để có được chất lượng phỏng vấn tốt cần chú ý một số vấn đề sau:

Đối tượng phỏng vấn :

_ Cá nhân

_ Bộ phận / tổ

Phương thức phỏng vấn :

_ Tự do : hỏi đâu trả lời đó

_ Có hướng dẫn : hướng dẫn người được phỏng vấn theo mục tiêu chính

Phương pháp quan sát trực tiếp

Siêu thị có tổng cộng 2 tầng với nhiều mặt hàng được bày bán,tầng 1 dành riêng dùng để bày bán các thực phẩm tươi sống được bảo quản trong các tủ lạnh cỡ lớn,đồ khô,rượu,bia,nước giải khát và các đồ ăn nhẹ…tầng 2 được dành để bày bán các mặt hàng như quần áo,giày dép,đồ dùng nhà bếp,bột giặt,dầu gội…Chúng

ta có thể quan sát thấy ở cửa ra mỗi tầng đều được bố trí quầy thu ngân.Mỗi tầng

có 8 quầy thu ngân.nhưng không phải lúc nào tất cả quầy đều hoạt động.lúc cao điểm thì tất cả 16 quầy mới hoạt động

- Hành động của nhân viên thu ngân:khi khách hàng đưa hàng tới thanh toán,nhân viên thu ngân sẽ trực tiếp đưa máy quét mã vạch lên từng sản

phẩm.sản phẩm sau đó sẽ được tự động nhập liệu vào máy tính của nhân viên thu ngân.đồng thời máy tính sẽ thực hiện việc tính toán để in hóa đơn cho khách hàng,nhân viên thu ngân thu tiền khách hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng

- Hành động của quản lý:đến cuối ngày tiếp nhận báo cáo của nhân viên thu ngân và nhân viên quản lý hàng,thực hiện tính toán vào lập báo cáo doanh thu hàng ngày

-Hành động của khách hàng:khi muốn thanh toán tiền,khách hàng mang các mặt hàng mà mình đã chọn đến quầy thu ngân

Nghiên cứu tài liệu viết.

_ Nghiên cứu tài liệu viết: Nghiên cứu tài liệu viết giống như quan sát hệ thống một cách gián tiếp Thông qua việc nghiên cứu tài liệu viết mà có được hình dung tổng quan về hệ thống Các tài liệu viết cần nghiên cứu thường khá đa dạng Chúng có thể là:

+ Tại liệu giao dịch như hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu ghi điểm, phiếu xuất, phiếu nhập

VD:hóa đơn

+ Tài liệu lưu trữ như sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ

sơ cán bộ, hồ sơ dự án

+ Tài liệu tổng hợp như báo cáo tổng kết hàn tuần, hang tháng, báo cáo kiểm kê

VD:

Đối tượng khảo sát

Chúng ta có thể chia đối tượng khảo sát thành 3 thành phần chính gồm : người dùng, tài liệu và chương trình máy tính

1 Người dùng

Đối tượng người dùng được xác định là những người có liên quan đến phần mềm, quản lý, sử dụng phần mềm và sửa chữa, cập nhật phần mềm Dựa vào

đó, ta có thể chia người dùng làm 3 nhóm:

* Cán bộ lãnh đão, quản lý: giám đốc, nhân viên quản lý

* Người sử dụng, nhân viên nghiệp vụ: nhân viên bán hàng

* Nhân viên kỹ thuật sửa chữa, cập nhật phần mềm

2 Tài liệu:Đối tượng tài liệu là những văn bản, biểu mẫu có liên quan đến việc quản lý siêu thị Dựa vào chức năng của từng loại có thể chia thành các nhóm:

* Tập tin, dữ liệu, sổ sách: lưu trữ những thông tin về món ăn siêu thị, thống kê

về doanh thu, khách hàng, cơ sở vật chât…

* Biểu mẫu thủ tục, qui trình: hóa đơn, biên lai…

* Thông báo: quảng cáo về siêu thị, khuyến mãi…

3 Chương trình máy tính

Đối tượng chương trình máy tính là những phần mềm, chương trình, hệ thống quản lý siêu thị có trên mạng

Kết quả khảo sát

Khảo sát sơ bộ:

* Quy mô hệ thống: thực hiện chức năng quản lý và thanh toán cho siêu thị coop mart hà đông tại địa Nguyễn Trãi, Hà đông, Hà Nội

* Tóm tắt yêu cầu người sử dụng:

 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trong siêu thị

 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn

 Phải thực hiện được các yêu cầu về phân quyền người dùng như sau:

Người quản lý:

Mô tả Là giám đốc siêu thị hoặc những người quản lý các bộ phận trong

siêu thị

Vai trò Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của siêu thị hay các bộ phận

riêng lẻ

Quyền Sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống

Nhân viên nhập hàng:

Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ nhập hàng

hóa vào kho

Vai trò Chịu trách nhiêm trong khâu nhập hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu

nhập hàng

Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu nhập; quản lý thông tin nhóm

hàng, ngành hàng, hàng hóa và nhà cung cấp

Nhân viên xuất hàng:

Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ xuất hàng

hóa lên quầy

Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu xuất hàng từ kho lên quầy, lập phiếu

xuất hàng

Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu xuất; xem thông tin hàng hóa,

kiểm tra hàng tồn

Nhân viên bán hàng:

Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ thâu ngân Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu thanh toán cho khách hàng

Quyền Sử dụng các chức năng: lập hóa đơn, xem thông tin hàng hóa, kiểm

tra hàng tồn

Nhân viên kiểm kê:

Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ kiểm kê

hàng hoá

Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu kiểm kê, thống kê số lượng hàng hóa

trong siêu thị

Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu kiểm kê, xem thộng tin các phiếu

nhập và xuất, kiểm tra hàng tồn

Nhân viên tin học:

Mô tả Nhân viên làm việc trong bộ phận tin học của siêu thị

Vai trò Chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo thống kê

Quyền Sử dụng các chức năng: lập báo cáo thống kê, xem thông tin các

phiếu nhập xuất, phiếu kiểm kê

Khảo sát chi tiết

a) Nhập hàng từ nhà cung cấp:

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu Khi đã

có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

b) Xuất hàng từ kho lên quầy:

Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách nhiệm đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu trữ Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật

c) Bán hàng tự chọn:

Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản

lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền

và lập hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

d) Kiểm kê hàng hóa:

Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nào

e) Lập các báo cáo thống kê:

Tùy thuộc vào quy định của siêu thị mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra Các loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn, và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp

II,Chương II

1.Xây dựng biểu đồ Use Case

Use case tổng quát:

Hình 1:use case tổng quát Biểu đồ uer case liên quan đến tác nhân nhân viên bán hàng:

Hình 2:use case tác nhân nhân viên bán hàng

2.Xây dựng sơ đồ lớp

Hình 3:Sơ đồ lớp tổng quát 2.1 Sơ đồ lớp hoạt động đăng nhập

Hình 4:sơ đồ lớp hoạt động đăng nhập 2.2 Sơ đồ lớp chức năng bán hàng

Hình 5:sơ đồ lớp quản lý bán hàng 3.Xây dựng sơ đồ trạng thái

3.1 Sơ đồ trạng thái chức năng đăng nhập

Hình 6:Sơ đồ trạng thái đăng nhập

3.2 Sơ đồ trạng thái chức năng bán hàng của nhân viên

Hình 7:sơ đồ trạng thái chức năng bán hàng 4.Xây dựng sơ đồ hành động

4.1 Sơ đồ hành động đăng nhập:

Hình 8:sơ đồ hành động đăng nhập

4.2 Sơ đồ hành động bán hàng

Hình 9:sơ đồ hành động bán hàng 5.Xây dựng biểu đồ tuần tự và viết scenario

5.1 Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập

Hình 10:biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập

Scenario chức năng đăng nhập

1 Người đăng nhập, tác nhân (Nhân viên, quản lý, kế toán) chọn chức năng đăng nhập

2 Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập

3 Người đăng nhập nhập thông tin tài khoản và mật khẩu

4 Form đăng nhập gửi thông tin để đối chiếu với CSDL

5 Hệ thống xử lý để xác nhân thông tin và gửi lời trả về

6 Giao điện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng nhập vào hệ thống cần tìm

7 Nếu sai thì thông báo lỗi và hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết

5.2 Biểu đồ tuần tự chức năng bán hàng

Hình 11:Biểu đồ tuần tự chức năng bán hàng

Scenario chức năng bán hàng

1 Nhân viên bán hàng thực hiện quét mã vạch của từng mặt hàng

2 Hệ thống hiển thị danh sách các mặt hàng được mua và thực hiện lập hóa đơn với số hàng đó

3 Hệ thống tự động tính toán tổng số tiền khách hàng phải trả dựa trên đơn giá,số lượng,thuế VAT…

4 Hóa đơn tự động được lưu vào CSDL,hệ thống tự động cập nhập lại số lượng hàng hóa trong CSDL

5 Sau khi thanh toán khách hàng sẽ được nhân viên in và đưa trả hóa đơn mua hàng