ĐỒ án xây DỰNG hệ THỐNG THÔNG TIN về QUẢN lý cán bộ

Với quan điÓm chỉ đạo và định hướng hoạt động nhằm đáp ứng ở mức cao nhất mọi yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp, sản phẩm và các dịch vụ có chất lượng, hiệu quả và

MỤC LỤC

Lời cảm ơn ……… ……….……1

Lời mở đầu……… ….…….3

Chương I Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, sự cần thiết của đề tài và lý do chon đề tài ……… 5

1 Công ty Cổ phần Thương mại KC&T ……… … 5

Các chức năng, nhiệm vụ và nguyên tắc, định hướng hoạt động của công ty……… …….7

2 Ý nghĩa của đề tài đối với cơ sở thực tập……… 10

3 Lý do chọn đề tài……… … 11

Chương II Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin … … 12

1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin ……… 12

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức ……… ….13

Phân loại theo mục đích phục vụ của hệ thông tin đầu ra…… … 13

Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp…… … 13

3 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin ……… …14

Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin …… ……14

Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin ……… ……15

4 Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý………… …….15

Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống ……….…….15

Các phương pháp thu thập thông tin ……….…… 16

Mã hoá dữ liệu ……….… 16

4.3.1 Định nghĩa mã hoá dữ liệu ……….… 16

4.3.2 Các phương pháp mã hoá cơ bản……….…… 17

4.3.3 Yêu cầu đối với bộ mã……….…… 17

4.3.4 Cách thức tiến hành mã hoá ……… 17

4.4 Công cụ mô hình hoá ……… 18

4.4.1 Sơ đồ luồng thông tin………18

4.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu……….…… 18

5 Thiết kế lô gíc……….… 20

5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin ra 21

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá………23

5.2.1 Khái niệm cơ bản……… 23

5.2.2 Số mức độ liên kết ……… 23

5.2.3 Khả năng tuỳ chọn của một liên kết và chiều của một liên kết….24 5.2.4 Thuộc tính……… 24

6 Thiết kế vật lý……… 25

6.1 Mục đích……… 25

6.2 Nhiệm vụ và một số nguyên tắc thực hiện khi thiết kế vật lý ngoài.25 7 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực……… 27

7.1 Khái quát về hệ thống thông tin quản trị nhân lực……… 27

7.2 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp……….28

7.3 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược……… 28

Chương III ”……… 29

1 Giới thiệu chung ……….29

2 Phân tích các yêu cầu ……….30

2.1 Chức năng, nhiệm vụ………31

2.2 Mô hình quản lý……… 32

2.3 Môi trường làm việc……….32

2.4 Giao diện và font……… 33

2.5 Truyền thông trao đổi dữ liệu giữa các cấp……… 33

3 Phân tích nghiệp vụ ……….34

3.1 Mô hình nghiệp vụ(Process Modeling)……….34

3.2 Phân tích chức năng ……… 35

4 Phân tích dữ liệu ……….43

5 Lùa chọn công cụ ……… 45

6 Nền tảng công nghệ ……….46

7 Thiết kế ………47

7.1 Thiết kế dữ liệu……… ….47

7.1.1 Cấu trúc các thực thể ……….…….47

7.1.2 Sơ đồ quan hệ thực thể ( tóm tắt)……….…58

7.2 Thiết kế chức năng……….… 59

7.2.1 Phân rã chức năng………59

7.2.2 Sơ đồ sử dụng dữ liệu ( Data usage) ……… 62

8 Thiết kế màn hình giao diện chính ……… 66

8.1 Các điều khiển bao gồm……….66

8.2 Các chức năng của giao diện chính của chương trình………67

Kết luận ……… 72 Tài liệu tham khảo

Trong quá trình học tập tại trường em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, đây là một công ty chuyên về các sản phẩm và dịch vụ tin học trong đó sản xuất các phần mềm để ứng dụng vào cuộc sống là một trong các thế mạnh của công ty Đợt thực tập trước khi ra trường là vô cùng quý báu và cần thiết cho mỗi sinh viên, qua đợt thực tập này em nhận thấy các kiến thức thức thầy cô trang bị cho em trên giảng đường rất cơ bản và gắn liền với đòi hỏi thực tế của công việc Trong quá trình tiếp xúc, làm quen với công việc cụ thể đã giúp em định hướng công việc của mình sau khi ra trường và tác phong làm việc chuyên nghiệp giúp em hoà nhập tốt hơn để làm việc sau khi ra trường

Kết qủa của đợt thực tập này là Chuyên đề thực tập tốt nghiệp, đây là một sản phẩm được xây dựng về hệ thống thông tin quản

lý cán bé

Để hoàn thành sản phẩm này em xin chân thành cảm ơn các anh chị tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T và em đặc biệt cảm ơn thầy

giáo Đoàn Quốc Tuấn đã tận tình hưóng dẫn giúp đỡ em để em có

thể hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Trong Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, nhầm lẫn em mong nhận được sự góp ý của các thầy,

cô giáo để em vững vàng hơn trong công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tin học kinh tế áp dụng tin học vào quản lý, dự báo, phân tích , đánh giá …kinh tế với mục đích đạt được hiệu quả cao nhất là gia tăng được giá trị thực tế của mỗi đồng vốn và nền kinh tế đó luôn phát triển ổn định, lành mạnh

Mỗi công ty luôn cần có đội ngò công nhân viên thành thạo, năng động và nhiệt tình với công việc, một công ty có thành công trong kinh doanh thì đó sẽ

là một công ty có sự quản lý và liên kết để phát huy hết tài năng của các thành viên trong công ty Các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã ứng dụng tin học vào quản lý đa cấp đa lĩnh vực từ lâu Việt Nam chóng ta ngày nay trước nhu

cầu phát triển của nền kinh tế thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp trước các yêu cầu quản lý chuyên sâu trong mỗi yêu cầu cụ thể Quản lý kinh tế không chỉ bao gồm là quản lý về vốn, tài sản, hàng hoá… mà còn là quản lý con người, nguồn lực cán bộ luôn là một trong những vốn quý nhất của mỗi công ty, tổ chức và là chất xám của mỗi quốc gia Trong một nền kinh tế đang có xu hướng toàn cầu hoá nh hiện nay thì quản lý con người chính là một thế mạnh để phát huy nội lực nhằm tăng giá trị chất xám trong các sản phẩm, tạo ra một nền kinh tế tri thức Không những thế việc quản lý cán bộ một cách khoa học và hợp lý còn làm giảm các chi phí phát sinh cho quá trình hình tạo ra thành phẩm và đưa ra thị trường còn trong các cơ quan nhà nước thì sẽ làm đơn giản hoá các công việc quản lý, qua đó giúp nâng cao hiệu quả và tra cứu các dữ liệu của yêu cầu quản lý Trong quá trình học tập tại khoa Tin học Kinh tế của trường đại học Kinh tế Quốc dân được tiếp xúc với các môn học do các thầy cô khoa Tin học Kinh tế truyền đạt như cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý, tin học đại cương… Bên cạnh đó các môn

cơ bản về kinh tế và quản lý kinh tế nh quản trị nhân lực, kinh kế vĩ mô giúp em có kiến thức về quản lý kinh tế, con người để có thể vận dụng vào quá trình tin học hoá công việc quản lý cán bộ tại công ty em đến thực tập Công ty Cổ phần Thương mại KC&T là công ty là một công ty được tổ chức

và có định hướng chuyên sâu vào các hoạt động tư vấn, xây dựng và cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói, các chương

trình phần mềm ứng dụng trên mạng Sau khi đến thực tập tại công ty em được phân công đề tài :

“ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ “ là đề tài có nhiều trong

thực tế và đã được tiếp xúc một phần trong qúa trình học tập tại trường

Quá trình thực hiện đề tài đã được thầy Đoàn Quốc Tuấn hướng dẫn, giúp đỡ

và cán bộ của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thành

Đây là một chương trình mang tính chất thử nghiệm và tập sù vì thế chắc chắn sẽ có nhiều lỗi và nhiều chỗ chưa hợp lý Qua chương trình này em mong nhận được sự đóng góp và chỉ dạy của các thầy, cô để em có thể rút kinh nghiệm tránh được sai sót trong quá trình ra trường làm việc sau này.Cấu trúc của chuyên đề thực tập tốt nghiệp nh sau:

Lời cảm ơn , lời mở đầu và mục lục

Chương I Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và lý do chọn đề tài Chương II Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Chương III Phân tích thiết kế phần mềm “ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ”

Kết luận và tài liệu tham khảo

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KC&T, SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

NGHIÊN CỨU VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.

1.CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KC&T

286 THỤY KHUÊ - QUẬN TÂY HỒ - THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Lĩnh vùc hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính bao gồm:

+ Sản xuất và kinh doanh phần mềm tin học

+ Kinh doanh các thiết bị điện tử, tin học,viễn thông

+ Tư vấn các giải pháp công nghệ tin học

+ Thương mại và dịch vụ

Cùng với sự phát triển mạnh nhu cầu thị trường tin học và viễn thông ở Việt Nam, công ty tập trung vào các sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp tin học, viễn thông và mạng thông tin tích hợp tiên tiến nhất cùng với các giải pháp thi công trọn gói cho các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn trên thị trường Việt Nam

Sơ đồ tổ chức

Nhân sù

Lực lượng cán bộ, nhân viên 100% tốt nghiệp đại học chuyên nghành tin học, viễn thông, kinh tế Đội ngò kỹ thuật đã có các chứng chỉ của các hãng hàng đầu về công nghệ thông tin và viễn thông nh CCNA, CCNP, NSM, …

và đã tham gia nhiều dự án trong phạm vi toàn quốc Công ty còn kết hợp với đội ngò đông đảo cộng tác viên từ các công ty tin học hàng đầu Việt Nam Vì vậy đây là một đội ngò có chuyên môn cao, đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm và khả năng trong việc tổ chức thực hiện các dự án, còng nh có được tác phong làm việc chuyên nghiệp

Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 14 người

Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn

này tham gia dưới nhiều hình thức như tập trung nghiên cứu công nghệ, nghiên cứu các chuẩn quốc tế, nghiên cứu các quy trình … Ngoài ra họ cũng tham gia vào công việc sản xuất phần mềm bằng cách xây dựng các modul cho các hệ thống của công ty.

Các công ty liên doanh.

Công ty KC&T hợp tác liên doanh với tất cả các công ty trong nước khác theo phương thức hợp tác cùng có lợi, tăng cường về khả năng kỹ thuật, công nghệ

và nhân lực

- Công ty cổ phần phát triển sản phẩm mới – NPDC: Hoạt động trong lĩnh

vực tin học - viễn thông – dịch vụ thông tin

- Công ty cổ phần giải pháp thông tin iWay ( Unified Solutions for Information Management): Phát triển phần mềm tin học và các giải pháp

thông tin

- Công ty cổ phần quốc tế Thiên Anh( Bluecom International ISC): Hoạt động trong lĩnh vực học văn phòng thiết bị.

1.1 CÁC CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC

ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY.

Mục tiêu hoạt động của KC&T là cung cấp các giải pháp tốt nhất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng.

Với quan điÓm chỉ đạo và định hướng hoạt động nhằm đáp ứng ở mức cao nhất mọi yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp, sản phẩm

và các dịch vụ có chất lượng, hiệu quả và độ tin cậy cao nhất phù hợp nhất với thực tiễn và định hướng phát triển lâu dài của thị trường và đặc biệt là có giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng và yêu cầu cụ thể của mỗi khách hàng.KC&T luôn hướng tới việc xây dựng các giải pháp kỹ thuật tổng thể, kết hợp đồng bộ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trước, trong và sau khi thực hiện trên cơ

sở nghiên cứu kỹ lưỡng các mục đích đầu tư, nhu cầu phát triển cũng như

thực trạng năng lực hệ thống thiết bị và nhân lực sử dụng của khách hàng để

có thể cung cấp được những giải pháp tối ưu, phù hợp nhất cho khách hàng

Nguyên tắc hoạt động của KT&C

Tận dụng tất cả những khả năng sẵn có kết hợp với sự hỗ trợ tối đa của các nhà cung cấp giải pháp và sản phẩm nước ngoài, kết hợp với các công ty liên doanh và đội ngò cộng tác viên nhằm đảm bảo cung cấp cho khách hàng các giải pháp kỹ thuật đồng bộ, trọn gói tối ưu trong thời gian ngắn nhất với các chương trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng và các dịch vụ bảo hành, bảo trì và

hỗ trợ kỹ thuật lâu dài cho suốt chu kỳ sử dụng của sản phẩm nhằm giúp khách hàng có khả năng bảo tồn vốn đầu tư cao nhất trong các kế hoạch đầu

tư phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của mình

Công ty có một khẩu hiệu thể hiện phương châm hoạt động “ KT&C, bạn đồng hành tin cậy”

Là một công ty được tổ chức và có định hướng chuyên sâu vào các hoạt động

tư vấn, xây dựng và cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói và các chương trình phần mềm ứng dông trên mạng, KT&C thực hiện, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như sau

+Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín như: Quản lý công văn, các

hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính…

+Tích hợp hệ thống, xây dựng mô hình quản lý tổng thể cho các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức

+ Các chương trình phần mềm ứng dụng xây dựng theo yêu cầu của các khách hàng Việt Nam như: Quản lý công văn – hồ sơ văn phòng, chương trình quản trị doanh nghiệp, chương trình quản lý kế toán – tài chính,… và

các giải pháp tổ chức quản lý kinh doanh, marketing, quản lý tổ chức doanh nghiệp trên mạng, trong các dạng trang Web, mạng nội bộ …cho các tổ chức

xã hội, các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam.+Phát triển các dịch vụ cung cấp, tư vấn thông tin trực tuyến, làm dịch vụ cung cấp thông tin

+Phát triển các sản phẩm đóng gãi nh sổ tay thông minh, quản lý khách hàng, quản lý học sinh …

+Các giải pháp tổ chức và triển khai các mạng viễn thông và thông tin tích hợp – hội tụ đa dịch vụ, tích hợp nhiều loại công nghệ khác nhau như: Tự động hoá, thống kê, đo lường, viễn thông, tin học… tạo nên một quy trình công nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả lao động sản xuất

Các dòng sản phảm

+ Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín như: Quản lý hồ sơ công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính, ERP, CRM,… áp dụng các chuẩn Quốc tế về quy trình ( WFMC)

+ Các sản phẩm quản lý đào tạo các cấp: Quản lý sau đại học, quản lý đại học, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông Các dịch vụ trực tuyến về đào tạo từ xa, thi trắc nghiệm trên mạng, sổ liên lạc điện tử …

+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý Nhà nước

+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý doanh nghiệp ( nhân lực, quan hệ khách hàng, tài chính kế toán …)

+ Các ứng dụng web-based, công cụ quản trị web (web- CMS), thương mại điện tử ( shopping online, ecommerce,…) áp dụng các chuẩn Quốc tế về tổ chức dữ liệu và tra cứu dữ liệu ( Dublin Core, ISO)

+ Các ứng dụng theo yêu cầu của các khách hàng

+ Phát triển các sản phẩm đóng gãi

Nền tảng công nghệ.

+Hệ điều hành: MS Windows, Linux, Solaris, HP UNIX, OS/2

+ Nền cơ sở dữ liệu: DB2, Oracle, MS SQL Server, Sybase, MySQL, PostgreSQL, Lotus notes domino, informix

+ Web server & Application servers: IIS, Apache Web Server, IBM Websphere, BEA Weblogich, SilverStream, Tomcat

+Middleware & các dịch vụ: J2EE/EJB, COM/COM +/DCOM, MTS, SOAP, DB2 XML Extender

+Ngôn ngữ lập trình: Java, C, C++, C#, VB.NET, Delphi, JSP, Perl, PHP, ASP,ASP.NET, Java/VB Script, XML/XSL, Lotus Notes, Visual Foxpro.+ Công cụ phân tích thiết kế: Rational Rose, Rational XDE, ERWin, Oracle Design, Visio

+ Công nghệ mạng: LAN, WAN và Internet

+ Giải pháp và sản phẩm: ứng dụng Web, ứng dụng client/ server, thương mại điện tử, các công cụ quản trị

2 Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ĐỐI VỚI CƠ SỞ THỰC TẬP.

Hiện nay Việt Nam chóng ta ngày càng đang hướng tới một chính phủ điện

tử với mục đích nâng cao hiệu quả của chức năng quản lý nhà nước và đáp ứng nhanh chóng, chính xác các nhu cầu quản lý hành chính qua đó tạo ra một sự hài hoà trong đường lối phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước Công ty Cổ phần Thương mại KC&T tuy mới chính thức thành lập nhưng trong mục tiêu, đường lối hoạt động ngay từ ban đầu đề ra đã coi việc có những sản phẩm phần mềm được ứng dụng trong các cơ quan quản lý nhà nước và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế là một hướng ưu tiên

phát triển của công ty Việc ra đời các sản phẩm về quản lý trong những năm gần đây công ty luôn luôn có những phiên bản mới tuỳ theo yêu cầu của từng đối tượng Trong mảng phần mềm về quản lý cán bộ thì công ty luôn hướng tới sự hoàn thiện về các yêu cầu về quản lý nhà nước theo các quyết định, văn bản và các thông tư hướng dẫn mới nhất mà các cơ quan thuộc chính phủ ban hành Theo đó thì đề tài “ xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ” của

em theo hướng đúng nh các yêu cầu về quản lý cán bộ mà công ty đã áp dụng thực hiện từ trước

Khi thực hiện xong đề tài thì sản phẩm nh là một tài nguyên sẵn có của công

ty giống nh mét cuốn sách trong mét thư viện Công ty có thể áp dụng hoặc

sử dụng một phần chương trình trong các yêu cầu cụ thể của khách hàng qua

đó giảm được chi phí, giảm thời gian hoàn thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của công việc Trong một công ty tin học mà nghiêng về nhiều công việc sản xuất ra các sản phẩn phần mềm thì việc có các sản phẩm chờ sẵn cho quá trình triển khai nhằm đẩy nhanh quá trình tích hợp một sản phẩm là điều rất cần thiết và là mong muốn của các cán bộ quản lý, cán bộ lập trình cũng như

là chính bản thân khách hàng do những lợi Ých cả hai phía cùng hướng tới

Do vậy dòng sản phẩm quản lý cán bộ trong cơ cấu chung của Công ty Cổ phần Thương mại KC&T là cần thiết và công ty luôn khuyến khích các sản phẩm vì như thế công ty sẽ có nhiều lợi thế hơn trong công việc của mình

3 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.

Trong quá trình đến thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T em được phân công làm về quản lý cán bộ Dùa trên cơ sở các cơ sở dữ liệu về phần mềm sẵn có của công ty, các yêu cầu của cán bộ hướng dẫn và thực tế tại công ty cũng như các kiến thức về nội dung công việc cần làm được các thầy cô trong trường Đại học Kinh tế Quốc dân trang bị em chọn dòng sản phẩm quản lý cán bộ Sản phẩm này có yêu cầu là lập trình bằng ngôn ngữ

Visual FoxPro và Visual InterDev là các ngôn ngữ lập trình em vừa được các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế truyền đạt trong kỳ học trước

Do đó khi tiếp cận và thực hiện đề tài thì em thấy mình sẽ thuận lợi hơn và phù hợp với khả năng của bản thân cũng như là nâng cao, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN.

1.THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN.

Thông tin quản lý là thông tin mà có Ýt nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường

Nã được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị thuộc tin học hoặc không thuộc tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu

đã được lưu trữ trước Kết qủa xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật

vào kho lưu trữ dữ liệu

Mô hình hệ thống thông tin

2 PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MỘT TỔ CHỨC

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Mặc dù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng

phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này

có 5 loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

- Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dùa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch còng nh các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dùa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do

đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, quản lý cán bộ, nghiên cứu về thị trường … là các hệ thống thông tin quản lý

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong mét doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này

Tài chính

chiến lược

MarketingChiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh

và sản xuất chiến lược

Hệ thống thông tin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh

chiến thuật

Tài chính

chiến tác

nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

3 CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Xây dựng một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán

về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại xây dựng các mô hình lô gíc và

mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình

đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc xây dựng một hệ thống thông tin là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành xây dựng hệ thống thông tin Nh chóng ta đã biết,

sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin , những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu xây dựng hệ thống Nhưng cũng có một số yêu cầu khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị …

3.2 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để xây dựng một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu nh không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước Tại sao lại nh vậy ?,

mét hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải

có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

Mét phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây là dùa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích

và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

4 PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CỦA HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ

4.1 Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình

về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án, trong trường hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành

Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng vì nó quyết định tính khả thi của dự án còng nh khả năng thành công của dự án trong tương lai Jame Mckeen đã làm

rõ tính chất sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những người có thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc.Mục đích chính của giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt

được mục tiêu trên Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống.

4.2 Các phương pháp thu thập thông tin

1 Phỏng vấn

2 Nghiên cứu tài liệu

3 Sử dụng phiếu điều tra

4 Quan sát

4.3 Mã hoá dữ liệu

Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu, việc mã hoá

dữ liệu mang lại những lợi Ých sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn giữa các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

4.3.1 Định nghĩa mã hoá dữ liệu

Mã hiệu được xem nh là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là

ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho mét ý nghĩa mang tính ước lệ

Mã hoá được xem là xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy

ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn

4.3.2 Các phương pháp mã hoá cơ bản

- Phương pháp mã hoá phân cấp

- Phương pháp mã liên tiếp

- Phương pháp mã hoá theo xeri

- Phương pháp mã hoá gợi nhí

- Phương pháp mã hóa ghép nối

4.3.3 Yêu cầu đối với bộ mã

- Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1.

- Có tính uyển chuyển và lâu bền

- Tiện lợi khi sử dông

4.3.4 Cách thức tiến hành mã hoá

1 Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá.

2 Xác định các xử lý cần thực hiện

3 Lùa chọn các giải pháp mã hóa

- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lùa chọn

- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

- Tham khảo ý kiến của người sử dông

- Tham khảo ý kiến của người sử dông

- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng

4 Triển khai mã hoá.

Ở đây bao gồm các công việc nh: lập kế hoạch, xác định đội ngò và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời

4.4 Công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số cong cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống

4.4.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của cơ sở dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

- Xử lý

Thủ công Giao tác người Tin học hoá

máy hoàn toàn

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

- Dòng thông tin - Điều khiển

Tài liệu

4.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ

luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

- Nguồn hoặc đích

- Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu

Tªn ngêi / bé phËn ph¸t / nhËn th«ng tin

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã( Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …

- Mẫu phích luồng dữ liệu

- Mẫu phích phần tử thông tin

- Mẫu phích kho dữ liệu

- Mẫu phích tệp dữ liệu

Tªn tiÕn tr×nh

xö lý

5 THIẾT KẾ LÔ GÍC

Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định phát triển dự

án thì đội ngò phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế lô gíc cho hệ thống thông tin mới Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu

đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế lô gíc là mô hình hệ thống mới bằng

các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD ( Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích

lô gích của từ điển hệ thống Đây là quá trình tương đối phức tạp, cần phải có một sự hiểu biết sâu sắc hệ thống thông tin đang nghiên cứu, Cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức lô gíc và phải am hiểu tinh tế những khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu Cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế lô gíc một cách có cấu tróc Việc thiết kế lô gíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới và theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào ( Inputs) Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lô gíc

5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin ra

+ Bước 1 Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng

+ Bước 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin ( Information

Element) gọi là các thuộc tính Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính

thành một danh sách Đánh đấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu(R).

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh(S) – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

Thực hiện việc chuẩn hoá mức1( 1.NF)

- Chuẩn hóa mức 1 ( 1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý,

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mét danh sách không được phép có

sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Mô tả các tệp

Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ

sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên

- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách

và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó

+ Bước 3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách

và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

+ Bước 4 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

+ Bước 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mòi tên hai chiều, nếu có quan hệ mét - nhiều thì vẽ hai mòi tên về hướng đó

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá.

5.2.1 Khái niệm cơ bản.

Thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối

tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà chúng ta muốn lưu trữ thông tin về chúng

Một thực thể có thể là nhân sù ( công nhân viên, khách hàng, sinh viên); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình(tiền bac,

xe cộ, thiết bị máy móc) Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải là một đối tượng riêng biệt

Liên kết (association) Một thực thể trong thực thể không tồn tại độc lập với

các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

chÝnh

Phßng c«ng

N @ M Liên kết Nhiều – Nhiều

Theo học

5.2.3 Khả năng tuỳ chọn của liên kết và chiều của một liên kết

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia

vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trường hợp nh thế ta gọi là liên kết tuỳ chọn

- 2 chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

- Nhiều chiều là quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

5.2.4 Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ

ví dụ thuộc tính “ Điểm thi “ cho quan hệ giữa mét MÔN HỌC và mét SINH VIÊN

Có 3 loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ

- Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể

Kh¸ch

Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể.

- Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ

* Ngoài ra còn có khái niệm thực thể khái quát: Khái niệm khái quát hoá rất hữu Ých khi ta mô hình hoá những truờng hợp phức tạp có nhiều thực thể gần giống nhau

* Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Sau khi phân tích viên có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì cần phải chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ

6.2 Nhiệm vụ và một số nguyên tắc thực hiện khi thiết kế vật lý ngoài Nhiệm vô

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý ngoài bao gồm: lập kế hoạch, thiết ké chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần mềm tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo

Một số nguyên tắc thực hiện

Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dùa vào nguyên tắc chung sau đây

1- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn kiểm soát hệ thống Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện.

2- Thiết kế hệ thống theo thãi quen và kinh nghiệm của người sử dụng.3- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng4- Che khuất các những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống

5- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình

6- Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống

7- Dùa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người sử dụng Không bao giê được quên rằng,

hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết

Ýt nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng

* Ngoài ra còn có một quá trình quan trọng nữa đó là thiết kế vật

lý trong.

Nếu như giai đoạn phân tích chi tiết góp phần đảm bảo cho thông tin trong hệ thống là đầy đủ, thuyết phục, có ý nghĩa đối với người

sử dụng thì việc thiết kế vật lý trong có mục đích là bảo đảm

chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, Ýt chi phí Hai

bộ phận quan trọng cuả hệ thống là cơ sở dữ liệu và các xử lý

7 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC.

7.1 Khái quát về hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp, vì có sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động

Trong mét doanh nghiệp, phòng quản trị doanh nghiệp đảm đưong nhiều vị trí khác nhau:

- Tuyển chọn đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực; đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động

- Đảm bảo bảo hiểm, phóc lợi và dịch vụ cho người lao động

- Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất, nhằm hỗ trợ cho quá trình ra quyết định mức sách lược

- Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực

Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phòng quản trị nhân lực phải dùa vào các hệ thống thông tin tự động hoá Các hệ thống này không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác

Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có nghĩa là thực hiện huy động nguồn nhân lực và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động Để thực hiện các chức năng này, bộ phận quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động trong đó chủ yếu là:

- Tuyển chọn người lao động

- Đánh giá các ứng cử viên là người lao động của tổ chức tuyển dụng

- Lùa chọn, đào tạo, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động

- Phân tích và thiết kế công việc

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Cung cấp các báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu

- Quản lý lương bổng của người lao động và các kế hoạch trợ cấp

- Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và

hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục

vụ quản trị doanh nghiệp nói chung

7.2 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp.

Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại

- Hệ thống thông tin quản lý lương

- Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc

- Hệ thống thông tin quản lý người lao động

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

- Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

7.3 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược

Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn nhân lực Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực

- Hệ thống thông tin quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

* Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM” XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ CÁN BỘ”

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Xác định các yêu cầu của sản phẩm

Mục tiêu

+ Quản lý danh sách cán bộ cùng với các thông tin quá trình theo sơ đồ tổ chức dạng phân cấp trên mạng diện rộng

+ Hệ thống thông báo (hạn lên lương, hạn hợp đồng )

+ Cung cấp công cụ tra cứu phức hợp

+ Xây dựng hệ thống báo cáo hoàn chỉnh về cán bộ công chức

+ Xây dựng hệ thông tin trực tuyến

+ Trao đổi dữ liệu giữa các cấp đơn vị

+ Cung cấp thông tin cho các ứng dụng khác

+Quản lý việc thuyên chuyển công tác, lương

+Tra cứu - thống kê dạng phức hợp

+Tổng hợp báo cáo

- Các báo cáo về biên chế

- Các báo cáo về lương

- Các báo cáo về chất lượng cán bộ công chức

- Các báo cáo về tình hình cán bộ lãnh đạo

- Các báo cáo về khen thưởng kỷ luật

+Trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị các cấp

+Tra cứu trực tuyến

+ Bảo mật, định quyền truy cập

Các tính năng

+ Hệ thống có khả năng tuỳ biến cao dùa trên từ điển dữ liệu

+ Chuẩn hoá thông tin của các tiêu chí thống kê dùa vào các danh mục chuẩn+ Cho phép quy định phạm vi hoạt động dùa trên sơ đồ tổ chức dạng phân cấp+ Cho phép khai báo các thông tin quản lý bổ sung

+ Hệ thống báo cáo có thể kết xuất dạng HTML, XML

+ Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

+ Hệ thống trợ giúp…

Mô hình áp dụng

+ Chương trình được thiết kế để chạy trên mạng diện rộng

+Theo định kỳ, các thông tin thay đổi được tự động lọc ra và gửi về đơn vị cấp trên+ Các thông tin danh mục, các bảng dữ liệu chuẩn được cập nhật từ trung tâm

2 PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU

Trong phần này phân tích cho phần mềm quản lý cán bộ về mặt chức năng nghiệp vụ, về mô hình quản lý, về môi trường làm việc, về giao diện và Font,

về truyền thông

2.1 Chức năng, nghiệp vụ

Chương trình được thiết kế theo cấu trúc Module Các Module chính trong phần mềm bao gồm

- Quản lý cơ cấu tổ chức

Danh sách các đơn vị được tổ chức theo mô hình phân cấp (dạng cây) với số cấp không hạn chế Đối với mỗi đơn vị, phải quản lý các thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại, chức năng nhiệm vụ, các văn bản về quyết định thành lập, qui chế hoạt động Các văn bản này được lưu ở dạng ảnh hoặc định dạng

HTML/XML để có thể chia sẻ trong môi trường làm việc cộng tác và (hoặc)

có thể truy xuất theo phương pháp tìm kiếm toàn văn

- Quản lý hồ sơ cán bộ

Hồ sơ cán bộ được quản lý theo mẫu qui định Có thể in toàn bộ sơ yếu lý lịch theo mẫu Một số thông tin được chuẩn hoá để có thể thống kê (các thông tin này được chọn từ danh mục chuẩn)

Ngoài những thông tin chính trong cấu trúc hồ sơ cán bộ có sẵn, có thể định nghĩa thêm các thông tin cần quản lý khác

Trong vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ, ngoài những thông tin sơ lược còn phải quản lý các mối quan hệ nh quan hệ gia đình, quan hệ với nước ngoài và quản lý các quá trình liên quan đến mỗi cán bộ Các quá trình như: quá trình công tác, quá trình đạo tạo, diễn biến lương, quá trình chức vụ, khen thưởng,

kỷ luật, quá trình bầu cử,

- Tra cứu động Người sử dụng có thể đưa ra các câu hỏi với độ phức tạp tuỳ

ý, liên quan đến mọi thông tin trong hồ sơ, mọi quá trình, mối quan hệ Kết quả tra cứu có thể lưu lại

- Quản lý cặp hồ sơ Cặp hồ sơ được mô tả như một đối tượng được thiết lập khi cần tập hợp một nhóm cán bộ thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó hoặc cùng thực hiện một công việc nào đó Mỗi cặp hồ sơ bao gồm các thông tin về một nhóm cán bộ cùng với quyết định thành lập nhóm, chức năng, nhiệm vụ và các văn bản, tài liệu liên quan

- Báo cáo phân tích, tổng hợp về số lượng, chất lượng cán bộ Cho phép khai báo các mẫu báo cáo mới và đặc tả phương pháp thống kê, tổng hợp số liệu.

- Quản lý hợp đồng lao động, lương và thu nhập người lao động

Quản lý các vấn đề liên quan đến lương (theo hợp đồng đối với lao động hợp đồng và theo ngạch bậc đối với lao động trong biên chế), tạm ứng, các khoản phụ cấp, các khoản thu nhập tính vào lương Trong đó có các thông tin đầu vào nh bảng chấm công, thông tin tạm ứng

- Quản lý bảo hiểm xã hội, chế độ chính sách

Đối với lao động có bảo hiểm xã hội, chương trình phải quản lý các thông tin về thời điểm bắt đầu có bảo hiểm, các kỳ đóng bảo hiểm, số tiền đóng bảo hiểm của mỗi kỳ, trong đó có phần tiền lương trích ra và phần tiền nép bởi đơn vị chủ quản

2.2 Mô hình quản lý

Thông tin quản lý được phân cấp theo sơ đồ tổ chức Mỗi đơn vị có thể làm việc với danh sách cán bộ của đơn vị mình và các đơn vị cấp thấp hơn trong cùng một nhánh quản lý

Quản lý tập trung - phân tán Theo định kỳ, dữ liệu thay đổi ở những đơn vị cấp dưới sẽ được tự động lọc ra và gửi về đơn vị cấp trên theo đúng mô hình của sơ đồ tổ chức

Như vậy mỗi một đơn vị trong "cây" tổ chức sẽ có được toàn bộ các thông tin

về cán bộ của các đơn vị cấp thấp hơn Trong các báo cáo tổng hợp, phân tích, thống kê có thể xác định được ngay phạm vi cần thực hiện báo cáo

2.3 Môi trường làm việc

Đối với người sử dụng trong nội bộ văn phòng, có một chương trình được cài đặt trên trạm làm việc chạy WINDOWS 9x, WINDOWS ME hoặc

WINDOWS 2000, WINDOWS XP, WINDOWS NT… để có thể thực hiện các chức năng theo yêu cầu và quyền hạn Trạm làm việc này chỉ chứa phần giao diện (Presentation layer) nhằm kết nối với CSDL trên một máy chủ nằm trong cùng mạng LAN theo mô hình Client/Server

Đối với người sử dụng ngoài văn phòng (không nằm trong mạng LAN), có thể sử dụng trình duyệt qua đường Dial-Up để tra cứu những thông tin cần thiết như hồ sơ đầy đủ về một cán bộ, các thông tin thống kê, phân loại thông qua dịch vụ của Web Server (trong môi trường hệ điều hành mạng WINDOWS NT hoặc WINDOWS 2000)

2.4 Giao diện và Font

Giao diện của chương trình phải thân thiện, dễ sử dụng Các chức năng trong chương trình phải phân chia theo từng Module, truy cập qua các biểu tượng hoặc qua hệ thống Menu

Mỗi trạm làm việc được thiết lập một "Profile" theo thãi quen làm việc của người sử dụng tại trạm đó Các thông tin mặc định được lưu lại ngay trên trạm làm việc Chính vì vậy mà mỗi trạm làm việc có thể có một thiết lập môi trường làm việc riêng

Chương trình hỗ trợ hai loại Font là TCVN và Unicode Tuy nhiên, chỉ hỗ trợ

về mặt giao diện, còn về dữ liệu của toàn bộ hệ thống phải được thống nhất ngay từ đầu là dùng bộ mã tiếng Việt nào

2.5 Truyền thông, trao đổi dữ liệu giữa các cấp

Đặc điểm của hệ thống thông tin về cán bộ là tương đối tĩnh, việc cập nhật

không thực hiện thường xuyên như các hệ thống thông tin có nghiệp vụ giao dịch nên nền tảng về truyền thông không cần phải trang bị qui mô lớn Việc kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các cấp chỉ cần thực hiện theo "mẻ", tức là theo một định kỳ nhất định do người quản trị hệ thống qui định

Các thông tin dùng chung như thông tin về sơ đồ tổ chức, các danh mục chuẩn, các văn bản qui chế, được cập nhật một lần tại CSDL trung tâm, các đơn vị sẽ tải các thông tin này về hệ thống mạng cục bộ của đơn vị mình

Theo định kỳ, các thông tin thay đổi về hồ sơ cán bộ, các quá trình, số liệu về lương, bảo hiểm xã hội được tự động lọc ra và gửi về đơn vị cấp trên (đơn