Kinh nghiệm làm phổ cập giáo dục THCS ở xã

Chính vì vậy việc nghiên cứu tìm tòi cách xử lí sổ liệu phổ cập giáo dục ở cấp xã sao cho nhanh và chính xác đã trở thành một ý tưởng thôi thúc tôi từ nhiều năm nay.Tôi đã chú ý tìm hiểu

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẠCH THÔNG TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ ĐÔN PHONG

KINH NGHIỆM

XỬ LÍ SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC TRUNG HỌC CƠ SỞ CẤP XÃ

Họ và tên: HÀ VĂN ROANH Đơn vị: Trường THCS Đôn Phong

Bạch Thông, Bắc Kạn

Đôn Phong, tháng 5 năm 2011

MỞ ĐẦU I-LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

iệc tổng hợp số liệu phổ cập giáo dục nói chung là công việc rất khó thực hiện ở hầu hết các trường học Bằng chứng là trong những năm qua, kể cả năm học 2009-2010 vừa qua, dù đã trải qua 10 năm làm phổ cập giáo dục nhưng số liệu tổng hợp ở rất nhiều trường vẫn còn thiếu chính xác Năm nào đoàn kiểm tra của tỉnh cũng nhận xét số liệu phổ cập ở trường này trường nọ vẫn còn vênh Chính vì vậy việc nghiên cứu tìm tòi cách xử lí sổ liệu phổ cập giáo dục ở cấp xã sao cho nhanh và chính xác đã trở thành một ý tưởng thôi thúc tôi từ nhiều năm nay.Tôi đã chú ý tìm hiểu vấn đề này ở trên sách báo của ngành và trên mạng internet nhưng không thấy có công trình nào có thể áp dụng cho công việc xử lí số liệu phổ cập giáo dục phổ thông của mình được.Thành ra tôi đã tự đặt ra cho mình các cách xử lí số liệu khác nhau và bắt tay vào thực hiện thử trên máy tính từ năm

2006, khi mà kế hoạch phổ cập giáo dục của tỉnh nhà bắt đâu bước vào giao đoạn II(2006-2010) Sau một năm nghiên cứu tìm tòi tôi đã xây dựng được một SỔ TÍNH SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC THCS Ở CẤP XÃ và đem vào áp dụng thử thấy kết quả đem lại khá khả quan Nhưng ngẫm lại tôi vẫn thấy sổ tính chưa được gọn, việc tìm dữ liệu bị vênh để xử lí còn mất khá nhiều thời gian Cho nên tôi đã tiếp tục nghiên cứu chỉnh sửa nhiều lần trong nhiều năm Sau mỗi lần chỉnh sửa tôi lại tự đặt ra câu hỏi liệu có cách khác tốt hơn không? Cứ như thế cuối cùng

tôi đã tạo được một Sổ tính tự xử lí số liệu phổ cập giáo dục trung học cơ sở ở

cấp xã rất thích hợp với công việc điều tra và tổng hợp số liệu phổ cập giáo dục

hàng năm của nhà trường dựa trên chương trình Excel của hãng phần mềm Microsoft nổi tiếng trên thế giói

V

Để tên gọi của sổ đỡ dài tôi đã đặt tên cho sổ là HỒ SƠ PHỔ CẬP GIÁO DỤC

TRUNG HỌC CƠ SỞ và gắn thêm một tên xã cụ thể với một năm cụ thể.

Sở dĩ nói gắn thêm một tên xã cụ thể với một năm cụ thể là vì sổ tính này không

chỉ để áp dụng cho xã Đôn Phong trong năm 2011 mà còn có thể áp dụng cho các

xã khác và các năm tiếp theo

II-CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG SỔ TÍNH

1/Căn cứ vào các loại sổ sách

Đó là các loại sổ ghi danh sách đối tượng điều tra phổ cập giáo dục trung học cơ

sở trong các loại sổ sách của nhà trường như:

-Sổ theo dõi tình hình phổ cập giáo dục trung học cơ sở

-Sổ gọi tên và ghi điểm

-Phiếu điều tra số liệu phổ cập giáo dục THCS(theo hộ gia đình)

-Tập biểu nhặt theo độ tuổi…

2/Căn cứ vào các mẫu tổng hợp

Đó là các mẫu tổng hợp báo cáo kết quả điều tra phổ cập giáo dục trung học cơ sở của Bộ Giáo dục và Đào tạọ:

-Mẫu 1- thống kê số liệu từng độ tuổi

-Mẫu 2-thống kê tỉ lệ huy động và hiệu quả

-Mẫu 3-tổng hợp số liệu về đội ngũ cán bộ quản lí và giáo viên, nhân viên của nhà trường theo chuẩn đào tạo

-Mẫu 6-tổng hợp số liệu về đội ngũ cán bộ quản lí và giáo viên, nhân viên của nhà trường theo chuyên ngành đào tạo

3/Căn cứ vào tính năng của Excel:

Excel là phần mềm tính toán đã được tập đoàn Microsoft gài sẵn rất nhiều hàm để người dùng vận dụng vào việc xử lí các dữ liệu được nhanh và chính xác Các hàm được lập ra theo nhiều dạng khuôn mẫu khác nhau và có thể được dùng vào nhiều công việc khác nhau, người dùng chỉ cần chọn các hàm thích hợp với công việc của mình là có thể thao tác được ngay

Excel luôn hiện diện dưới dạng Sổ tính với các bảng tính cụ thể.

Một Số tính luôn có sẵn ba bảng tính (Sheet1, Sheet2, Sheet3).Tuỳ theo mục đích

sử dụng, người dùng có thể chỉ cần sử dụng luôn các bảng tính đó hoặc có thể sao hay chèn thêm bảng tính mới vào sổ tính

Bình thường thì các bảng tính luôn tồn tại độc lập với nhau, hoàn toàn không phụ thuộc vào nhau và không có gì liên kết với nhau Nhưng hãng phần mềm đã tạo sẵn các các lệnh và câu lệnh đi kèm với sổ tính để người dùng có thể tạo ra các liên kết trong một bảng tính hay trong các bảng tính với nhau Do vậy, dữ liệu trong các bảng tính đều có thể liên kết với nhau bởi các lệnh và câu lệnh nếu như người dùng chọn được các hàm thích hợp với các nội dung thích hợp và ra lệnh cho chúng Khi máy tính nhận được đúng lệnh và câu lệnh thì máy tính sẽ xử lí dữ liệu một cách hoàn hảo

Để một Sổ tính đáp ứng được nhu cầu xử lí dữ liệu theo ý muốn của mình, người

lập cần tạo các bảng dữ liệu, các bảng xử lí dữ liệu và các bảng chứa các mẫu báo cáo, đồng thời chèn các hàm thích hợp với đầy đủ các lệnh và câu lệnh thích hợp vào các bảng tính để máy tính thực hiện một cách đồng bộ từ khâu đầu đến khâu cuối

Ví dụ:

Để xử lí một khối lượng dữ liệu nào đó ta cần có một sổ tính với rất nhiều bảng tính, thì ta sẽ tạo ra một sổ tính có từ sheet1(bảng tính 1) đến Sheetn(bảng tính n), trong đó:

các bảng tính 1, 2, 3…: dùng để nhập dữ liệu;

các bảng tính 10, 11, 12…: dùng để xử lí dữ liệu;

các bảng tính 20 21, 22…n: dùng để tổng hợp và nhập số liệu vào mẫu báo cáo; thì ta sẽ lập cho các bảng tính đó các hàm cụ thể Khi lập xong, người dùng chỉ việc nhập dữ liệu vào các bảng tính 1, 2, 3…còn tất cả các bảng tính còn lại máy đều tự xử lí hoàn toàn

Như vậy công việc của chúng ta sẽ được giảm đi rất nhiều công đoạn, rút ngắn

được rất nhiều thời gian so với cách các trường vẫn làm như hiện nay mà số liệu

lại đảm bảo chính xác giữa các biểu mẫu và các loại hồ sơ sổ sách của nhà trường

THỨ TỰ CÁC TỆP CỦA SỔ TÍNH

(Gồm 27 tệp-bảng tính- và được chia làm 4 phần)

Phần II Tệp 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19 Danh sách và dữ liệu điều tra từ 18 tuổi đến 11 tuổi Phần III Tệp 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 Xử lí dữ liệu điều tra từ 18 tuổi đến 11 tuổi

Từ tệp 22 đến tệp 27 Các mẫu báo cáo THCS

CẤU TẠO CỦA SỔ TÍNH

Các

bảng

tính

dùng

chung

(4

bảng)

Các bảng tính nhập dữ liệu điều tra phổ cập

(8 bảng)

Các bảng tính

xử lí dữ liệu của đối tượng điều tra phổ cập

(8 bảng)

Bảng tính nhập và

xử lí dữ liệu của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên

(1 bảng)

Các bảng nhập

số liệu vào các mẫu báo cáo

(5 bảng)

Bảng tổng hợp số liệu điều tra phổ cập

(1 bảng)

Phần

chung

Phần nhập số liệu vào các mẫu báo cáo

Phần xử lí

dữ liệu

Phần nhập

dữ liệu

CẤU TẠO CÁC BẢNG TÍNH DÙNG CHUNG

(Gồm 4 bảng) Bảng 1: Bìa Sổ tính

Bảng 2: Hướng dẫn cách sử dụng sổ tính

Gồm có 5 nội dung:

+ Hướng dẫn cách nhập dữ liệu điều tra vào các bảng tính

+ Hướng dẫn cách kiểm tra việc nhập dữ liệu đã đầy đủ hay chưa, nếu chưa thì hướng dẫn tiếp cách tìm và cách xử lí

+ Hướng dẫn cách cập nhật dữ liệu cho sổ tính từ năm sau trở đi

+ Hướng dẫn cách sử dụng “Đông cứng ngăn” để nhập hoặc kiểm tra dữ liệu cho dễ

+ Hướng dẫn cách in các biểu mẫu báo cáo

Bảng 3: Điều chỉnh

Bảng này chứa các nội dung cần điều chỉnh hàng năm

Người dùng chỉ cần điều chỉnh các nội dung cần thay đổi cho phù hợp với nắm làm việc mới ở bảng này, các nội dung cần điều chỉnh đó sẽ được máy tự động điều chỉnh cho tất cả các bảng tính khác

CÁC MỤC PHẦN ĐIỀU CHỈNH HÀNG NĂM

* Năm sinh trong các biểu mẫu

2005 2000 1999 1998 1997

1996 1995 1994 1993

* Thời điểm điều tra: Thời điểm điều tra tháng 11 năm 2011

*Tổng hợp điều tra: Tổng hợp điều tra ngày 10 tháng 11 năm 2011

* Người lập biểu: Hà Văn Roanh

* Ngày hiệu trưởng xác nhận: Ngày 11 tháng 11 năm 2011

* Ngày xã xác nhận: Ngày 12 tháng 11 năm 2011

Bảng 4: Mục lục sổ tính

Hiện phần điều chỉnh này đang chứa các nội dung của năm 2011,

khi điều chỉnh thì nội dung các ô ở các bảng chứa chúng sẽ được thay đổi theo

Bảng này chứa mục lục sổ tính và các siêu liên kết

Bấm chỏ chuột vào bất cứ một mục lục nào đó sẽ có kết quả là mục đó hiện lên ngay tức thì

CẤU TẠO CÁC BẢNG TÍNH NHẬP DỮ LIỆU ĐỐI TƯỢNG ĐIỀU TRA PHỔ CẬP

(Gồm 8 bảng)

Danh sách đối tượng điều tra phổ cập giáo dục trung học cơ sở trong các bảng

này được lập đúng theo thứ tự trong Sổ theo dõi tình hình phổ cập giáo dục trung

học cơ sở của nhà trường

Tất cả các cột trong bảng từ cột số thứ tự cho đến hết đều căn cứ vào nội dung

các cột trong Sổ theo dõi tình hình phổ cập giáo dục trung học cơ sở của nhà

trường và các cột trong các mẫu báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo

CẤU TẠO CÁC BẢNG TÍNH XỬ LÍ DỮ LIỆU ĐIỀU TRA PHỔ CẬP

(Gồm 8 bảng)

Bảng xử lí dữ liệu cũng gồm tất cả các cột như bảng nhập dữ liệu nhưng khác là

dùng để xử lí dữ liệu của bảng trước(Biến nội dung điều tra thành số liệu để báo

cáo) và có thêm phần kiểm tra dữ liệu đã nhập.

Hai loại bảng tính này được cấu tạo theo từng cặp

Dữ liệu các độ tuổi ở các bảng lẻ được máy tính tự xử lí đầy đủ ở các bảng chẵn (xử lí bằng các lệnh và câu lệnh thông qua các hàm của Excel)

Ví dụ :

Độ tuổi 18

Bảng 5 nhập dữ liệu

Bảng 6 xử lí dữ liệu(biến dữ liệu thành số liệu)

CẤU TẠO

MỘT BẢNG TÍNH XỬ LÍ DỮ LIỆU ĐIỀU TRA PHỔ CẬP GIÁO DỤC

TRUNG HỌC CƠ SỞ

Ở XÃ

Một bảng tính xử lí dữ liệu phổ cập giáo dục THCS ở xã được cấu tạo thành 5 phần và được bố trí như sau:

CẤU TẠO BẢNG TÍNH

Phần kiểm tra số liệu một độ tuổi

Nếu nhập chưa đúng thông báo

sẽ hiện lên

Phần xử lí

dữ liệu

(Một phần nội dung bị che khuất, chỉ từng phần được hiện trên màn hình)

Phần kiểm tra số liệu từng người

Nếu nhâp không đúng thông báo lỗi sẽ hiện lên

Phần tổng hợp

số liệu từng người

Phần tổng hợp số liệu một độ tuổi

(Thể hiện đầy đủ trên màn hình)

3

5

Ngoài ra một bảng tính còn chứa một số siêu liên kết và một số chú thích khác

Siêu liên kết là để di

chuyển giữa các bảng tính được dễ dàng

Chú thích là nhằm làm

rõ thêm một số nội dung khác có liên quan

NHẬP VÀ XỬ LÍ DỮ LIỆU CÁN BỘ, GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN

(1 bảng)

Bảng tính gồm hai phần:

+Phần nhập danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường với đầy đủ các thông tin mà các mẫu báo cáo yêu cầu

+Phần xử lí dữ liệu nhập vào để lấy số liệu cho các mẫu báo cáo

CẤU TẠO BẢNG TÍNH TỔNG HỢP SỐ LIỆU ĐIỀU TRA PHỔ CẬP (1 bảng)

Bảng tính này có các cột mục giống hệt phần 1(phần xử lí dữ liệu) của bảng tính

xử lí dữ liệu điều tra phổ cập ở trên nhưng không dùng để xử lí dữ liệu mà để tổng hợp số liệu của tất cả các độ tuổi điều tra

Mục đích là để dễ kiểm tra đối chiếu với các loại sổ sách của nhà trường và để dễ lập các liên kết trong các bảng tính chứa các mẫu báo cáo

CẤU TẠO CÁC BẢNG TÍNH BÁO CÁO THEO MẪU

Các bảng tính này được lập theo đúng các mẫu báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Số liệu tổng hợp điều tra phổ cập giáo dục trung học cơ sở hàng năm trong các mẫu báo cáo sẽ được máy tính tự nhập từ các bảng tính khác trong sổ tính này khi người điều tra nhập dữ liệu vào máy

MỘT SỐ NỘI DUNG KHÁC CỦA SỔ TÍNH

1/Một số ích lợi khi dùng sổ tính này:

-Khai thác được phần nào tác dụng to lớn của công nghệ thông tin đối với công việc thường ngày

-Nhà trường nắm được mức độ hoàn thành công việc của các giáo viên điều tra phổ cập đồng thời lưu giữ được số liệu phổ cập giáo dục trên máy tính, trên mạng thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết

-Dễ lần ra chỗ vênh số liệu và khắc phục được nhanh chóng

-Số liệu đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hồ sơ của nhà trường, không sai sót -Công việc dù phức tạp, khô khan đến đâu cũng trở nên đơn giản, thú vị

-Luôn ở thế chủ động, có thể hoàn thành sớm công việc được giao

-Bớt được nhiều thao tác tổng hợp, ít dùng nháp, tiết kiệm cả thời gian và giấy mực cho cá nhân và tập thể

2/Khả năng mở rộng:

Sổ tính có thể áp dụng được cho các đơn vị khác, mở rộng sang các bậc điều tra phổ cập giáo dục khác, các lĩnh vực khác để phục vụ tốt hơn các công việc của ngành

2/Mức độ giới hạn:

Hiện mỗi bảng tính(ứng với 1 độ tuổi) mới thống kê được tối đa là 71 người

(Do ở xã Đôn Phong, độ tuổi nhiều nhất cũng chỉ hơn sáu mươi người, những độ tuổi gần đây chỉ có hơn bốn mươi người)

Những xã có số đối tượng điều tra trên 71 người không sử dụng được sổ tính này

KẾT LUẬN

ổ tính xử lí số liệu phổ cập THCS ở xã này hiện cơ bản đã nhập xong các dữ

liệu điều tra phổ cập giáo dục năm 2011 của xã Đôn Phong, đến cuối tháng 5 năm 2011 khi có kết quả cuối năm học 2010-2011 sẽ điều chỉnh lần 1(kết quả lên lớp, tốt nghiệp, ở lại lớp), đến tháng 9 năm 2011, khi năm học 2011-2012 bắt đầu sẽ điều chỉnh lần 2(danh sách học sinh bỏ học, không vào lớp 6 ) Khi điều chỉnh xong sẽ kiểm tra, đối chiếu lại và báo cáo kết quả điều tra phổ cập năm 2011 được ngay

S

Như vậy sổ tính này rất tiện lợi cho người làm công việc xử lí số liệu điều tra phổ cập giáo dục ở cấp xã Tôi viết bản thuyết minh này để làm rõ hơn các nội dung của Sổ tính Đồng thời cũng mong muốn những ai quan tâm tới lĩnh vực này hãy sáng tạo ra những dạng sổ tính mới để cùng nhau làm tốt hơn các công việc được giao

Đôn Phong, ngày 5 tháng 5 năm 2011

HÀ VĂN ROANH