Kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nợ phải trả tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ ci

Muốn vậy, trước hết DN phải có nội lực vững chắc thông qua việc xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và chính việc kiểm soát tốt các khoản phải thu, nợ phải trả sẽ l

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hóa thương mại đang diễn ra nhanh chóng trên toàn thế giới, Việt Nam cũng không nằm ngoài vòng xoáy đó.Cho nên qua các cuộc đàm phán căng thẳng, tháng 11/2006, Việt Nam đã được gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (TWO) Đây

là một sự kiện to lớn, mở ra cho các doanh nghiệp Việt nam nhiều cơ hội mới trong đầu

tư đồng thời phải đối mặt với những thách thức mới trong cạnh tranh gay gắt của các tập đoàn nước ngoài Đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự năng động, sáng tạo chuẩn

bị tốt hành trang trên con đường hội nhập Để doanh nghiệp Việt Nam có thể đầu tư ra nước ngoài thì trước hết DN phải tạo được thương hiệu, uy tín cao trong nước Muốn vậy, trước hết DN phải có nội lực vững chắc thông qua việc xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và chính việc kiểm soát tốt các khoản phải thu, nợ phải trả sẽ làm gia tăng vòng quay vốn, góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ phát triển của DN

Vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nợ phải trả của doanh nghiệp” là mong muốn được tiếp cận được cách thức quản lí, tổ chức kiểm

soát tài chính của doanh nghiệp trên thực tế Xem xét vấn đề kiểm soát của doanh nghiệp có hiệu quả hay không để đạt được mục tiêu cuối cùng lợi nhuận, tồn tại và phát triển bền vững

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ C&I, em đã học hỏi được một số kinh nghiệm về cách thức tổ chức công tác kế toán, kiểm soát tài chính trong công ty.Tuy nhiên do thời gian và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên sẽ không tránh khỏi sai sót Kính mong các cô chú, anh chị góp ý và mong được sụ chỉ dẫn nhiều hơn của thầy cô để em hoàn thiện hơn

Sinh viên

Hoàng Thị Mỹ Hương

Ketnooi.com

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ C&I.

I Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trong nước đang có nhu cầu rất lớn về việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà hiện tại thị trường chưa thể đáp ứng được hết nhu cầu đó Chính vì vậy mà vào ngày 26/12/2001 công ty đã chính thức ra mắt, đi vào hoạt động với giấy phép kinh doanh số: 4102007901 của Sở kế hoạch và đầu tư TPHCM Góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của nền kinh tế Việt nam qua các năm.Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ C&I

Tên giao dịch: C&I Service Trading Co., Ltd

Tên viết tắt: C&I Co., Ltd

Trụ sở chính: 22A Phổ Quang, Phường 2, Q Tân Bình, HCM

Mã số thuế: 0302495655

Điện thoại: 84-8-9971476; 9970708 Fax: 84-8-9971478

Vốn điều lệ: 500.000.000 VND

II Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, chức năng và nhiệm vụ của công ty

Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế bằng các phương tiện vận tải biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc vận tải đa phương thức theo yêu cầu của chủ hàng hoặc nhận sự ủy thác của các công ty giao nhận vận tải khác

Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ khác có liên quan đến giao nhận vận tải như: thông quan hàng hóa, xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giao nhận hàng cho cảng, xin giám định, kiểm dịch, hun trùng, nộp các loại thuế liên quan, mua bảo hiểm hàng hóa, trả cước vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi,…

Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu

Tổ chức thực hiện các dịch vụ vận chuyển hàng chuyên gia, chuyển giao chứng từ, giao nhận làm thủ tục tạm nhập - tái xuất hàng triển lãm, hội chợ, nhập khẩu ủy thác,…Một công ty có hiệu quả hay không còn tùy thuộc rất nhiều vào bộ máy tổ chức có

hành quản lý của ban lãnh đạo công ty, từ đó cho thấy được những điểm mạnh hay điểm hạn chế để từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và phát triển công ty ngày một tốt hơn.

III Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung :

2 Chức năng của bộ phận máy quản lý và các phòng ban

a Chức năng của bộ máy quản lý:

• Giám đốc: Ông Phạm Trường Chinh , người đại diện tổ chức và điều hành mọi hoạt đông của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty

• Phó giám đốc: Ông Trần Đức Huy, người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc giao hoạc thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc phát sinh thuộc phạm vi ủy quyền.Ngoài ra còn trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, điều hành phòng xuất nhập khẩu

Bộ máy quản lý trong công ty là cơ quan đầu não thực hiện tất cả các chức năng quản trị, điều hành , chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của Pháp luật

b Chức năng các phòng ban:

• Phòng xuất nhập khẩu: được chia thành hai bộ phận:

PHÒNG XUẤT NHẬP

HÀNG SEA

- Bộ phận chứng từ: đảm trách việc hoàn thành, luân chuyển các chứng từ liên quan đến quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa Bao gồm : chứng từ hàng xuất

và chứng từ hàng nhập

- Bộ phận giao nhận: phụ trách công việc làm thủ tục khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, nhận hàng , thuê phương tiện vận tải , giao hàng,…Bộ phận giao nhận cũng được cũng đực phân chia thành hai phần là: giao nhận đường biển và đường hàng không

• Phòng kinh doanh: thực hiện các công tác đối ngoại, tìm kiếm thị trường tiềm năng, khách hàng Ngoài ra còn làm các thủ tục thuê tàu, thuê container, thuê kho bãi

• Phòng kế toán – tài chính:

- Kế toán tổng hợp: phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, quyết toán chi phí giao nhận, phương án làm hàng và thanh toán cho người bán, thực hiện các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và công tác tài chính của công ty

- Kế toán công nợ: thu cước trả trước hay trả sau, mở sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng trong nước, ngoài nước; theo dõi công nợ tạm ứng chi phí làm hàng của nhân viên, theo dõi tình hình trả nợ cho nhà cung cấp

- Thủ quỹ: cất giữ tiền mặt và thực hiệc thu tiền, thanh toán mặt trong công ty.Nhiệm vụ chung của phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty Trong đó, kế toán trưởng là người trực tiếp tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kế toán – tài chính của công ty, là người cố vấn đắc lực cho Giám đốc về mọi vấn đề tài chính, kế toán phát sinh trong công ty

IV Tổ chức kế toán tại công ty

Công ty áp dụng hình tức kế toán chứng từ ghi sổ trong điều kiện sử dụng máy tính

1 Sơ đồ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày (định kỳ)

: Ghi vào cuối tháng ( hoặc định kỳ)

: Đối chiếu kiểm tra định kỳ

2 Các loại số sử dụng:

- Chứng từ ghi sổ: là loại sổ dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo thứ tự thời gian,

nó được mở ra nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ ghi sổ và dùng để đối chiếu với các số liệu khi cần thiết

- Đối với sổ quỹ tiền mặt, được lập trên cơ sở Bảng chứng từ gốc về thu chi tiền mặt phát sinh trong ngày Riêng TGNH kế toán lập bảng theo dõi đối chiếu với sổ phụ ngân hàng trong suốt kỳ kế toán

- Chứng từ ghi sổ tổng hợp : được lập vào cuối tháng dùng để tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, căn cứ vào tài khoản chữ T, các bảng tổng hợp chi tiết, bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ chi phí,…

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ chi tiết

- Sổ cái: căn cứ ghi vào sổ cái là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là loại sổ dùng làm căn

cứ để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên các loại sổ quỹ, sổ thẻ chi tiết và được dùng làm căn cứ để lập các Báo cáo tài chính

3 Trình tự ghi chép:

- Hằng ngày, các chứng từ gốc được sắp xếp, phân loại để ghi vào sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ theo trình tự thời gian, đồng thời ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan đến các đối tượng cần theo dõi chi tiết Sau đó định kỳ ghi vào Sổ cái

- Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết để lập ra Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với Sổ cái của các tài khoản có liên quan Định kỳ, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối tài khoản và lập các Báo cáo tài chính

V Khó khăn và thuận lợi của công ty

1 Khó khăn: Những năm đầu mới đi vào hoạt động công ty cũng gặp rất nhiều

khó khăn về vốn lưu động, sự hạn chế của các mối quan hệ khách hàng và các đối tác, sự cạnh tranh gay gắt của các công ty trong nước và nước ngoài có tiềm lực mạnh hơn Lĩnh vực mà công ty hoạt động là một lĩnh vực đặc thù, rủi

ro cao, cần nhiều vốn lưu động, phải có mối quan hệ rộng Chính vì vậy mà làm cho hoạt động của công ty càng thêm khó khăn hơn

2 Thuận lợi: Tuy nhiên, nhờ sự học hỏi và phấn đấu không ngừng của tập thể

ban lãnh đạo, nhân viên mà công ty đã có những chiến lược kinh doanh đúng đắn Công ty C&I bước đầu đã có được những kết quả khả quan, đã tạo được niềm tin với khách hàng và uy tín trên thị trường, thiếp lập được mạng lưới hợp tác vận tải biển trên toàn cầu với các công ty như: UFS (Hong Kong), RONGDE (Singapore), MOLAF (Hàn Quốc), ECU-LINE (Châu Âu), GALAXY và DECOLINE ( USA),…

VI Tình hình hoạt động của công ty thông qua các bảng báo cáo tài chính:

(bảng CĐSPS ,CĐKT, báo cáo kết quả kinh doanh của cty 2005)

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTKSNB VÀ KSNB ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN PHẢI THU & PHẢI TRẢ (TIÊU ĐỀ CỦA CHƯƠNG KHÔNG NÊN VIẾT TẮT)

I Sự cần thiết của việc thiết lập HTKSNB trong một tổ chức

Để hạn chế và đối phó với tất cả các rủi ro trong quàn lý nên các nhà quản lý cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chứ không phải duy nhất là công ty muốn làm

ăn có hiệu quả đâu Xem lại ý này!

Một công ty muốn làm ăn có hiệu quả thì trước tiên nhà quản lý phải áp dụng các biện pháp quản trị trong nội bộ công ty, quản lý tốt vấn đề tài chính là một trong những vấn đề then chốt Vì vậy mà nhà quản lý cần phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội

bộ hiệu quả

II Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ: (Theo báo cáo của COSO – năm 1992)

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý và mọi nhân viên của đơn vị chi phối, nó đước thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả.”

2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin - truyền thông

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

 Năng lực của đội ngũ nhân viên

 Chính sách nguồn nhân lực

 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán ( Ban kiểm soát)

b Đánh giá rủi ro:

Quá trình đánh giá rủi ro gồm:

 Nhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị

 Nhân tố tạo ra rủi ro, ảnh hưởng và khả năng xảy ra rủi ro

 Đề ra các biện pháp để đối phó với rủi ro

- Tăng cường kiểm soát

- Mua bảo hiểm

- Tăng tốc độ thu hồi vốn

- Không làm gì hết

Ví dụ về đánh giá rủi ro: (bỏ ví dụ đi vi không cần thiết)

Một công ty sản xuất giày da

- Mục tiêu của công ty: Chiếm lĩnh thị trường trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu

- Nhận dạng các rủi ro : Không thể chiếm lĩnh được thị trường trong nước hay xuất khẩu bị hạn chế

- Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro từ các trường hợp có thể xảy ra rủi ro như: xuất hiện đối thủ cạnh tranh mạnh hơn, các chính sách của công ty ( các chiến lược Marketing sản phẩm, xây dựng thương hiệu, xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm, các chính sách đãi ngộ nhân viên,…) và ảnh hưởng của các chính sách của nhà nước (tăng thuế XNK, đưa ra hạn ngạch trong xuất khẩu,…), thái độ phục vụ của nhân viên, chính sách về mua bán chịu, …

- Đưa ra các biện pháp để khắc phục: nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu mở rộng thị trường, thay đổi các chính sách kinh doanh hiện tại, quản trị tốt hơn về chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, đa dạng hóa sản phẩm, tổ chức đào tạo huấn luyện đội ngũ quản lý và công nhân lành nghề, thay đổi các chính sách thưởng phạt hợp lý trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, chiếm lĩnh được thị phần trong nước và gia tăng xuất khẩu

Các rủi ro trên Báo cáo tài chính :

 Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị,

 Đánh giá không đúng giá trị của tài sản và các khoản công nợ

 Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ

 Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán

Nguyên nhân tạo ra rủi ro:

- Những thay đổi trong quy chế của tổ chức hoặc môi trường hoạt động

- Sự thay đổi nhân sự trong đơn vị

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin, hệ thống kế toán

- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị

………

c Các hoạt động kiểm soát :

- Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo là các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện

- Những hoạt động kiểm soát chủ yếu có liên quan đến hệ thống kế toán:

o Phân chia trách nhiệm đầy đủ ( tức là tách bạch về trách nhiệm)

o Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

o Kiểm soát vật chất

o Kiểm tra độc lập việc thực hiện

o Phân tích rà soát

Trong hoạt động kiểm soát có thể bao gồm nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể như:

- Kiểm soát phòng ngừa

- Kiểm soát phát hiện

- Kiểm soát bù đắp

Phân chi trách nhiệm : dựa trên hai nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công

phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán

 Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: mục đích tạo ra các thông tin đáng tin cậy.

Kiểm soát chung cho toàn bộ hệ thống

Kiểm soát ứng dụng : Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động.

+ Kiểm soát chứng từ:

- Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng

- Đánh số trước liên tục

- Lập kịp thời

- Lưu chuyển chứng một cách khoa học

- Bảo quản và lưu trữ chứng từ

+ Kiểm soát sổ sách :

- Thiết kế sổ sách

- Ghi chép kịp thời, chính xác

- Sổ sách phải đóng dấu giáp lai

- Bảo quản và luân chuyển chứng từ

+ Phê chuẩn, ủy quyền và xét duyệt

Phê chuẩn: là một quyết định có tính chính sách của nhà quản lý

Ủy quyền: là ủy thác thuộc cấp một quyền hạn nhất định

Xét duyệt: là việc thực hiện những quyết định chung của nhà quản lý

Kiểm soát vật chất

- Hạn chế tiếp cận tài sản

- Kiểm kê tài sản

- Sử dụng thiết bị

- Bảo vệ thông tin

Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Phải tách biệt trách nhiệm giữa người ghi chép sổ sách với người bảo vệ tài sản

d) Thông tin và truyền thông

- Thông tin là những tin tức cần thiết cho người sử dụng

- Truyền thông là đưa tin tức đến đối tượng sử dụng

- Truyền thông đúng đối tượng và kịp thời.

- Hệ thống thông tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị

Mục tiêu đối với hệ thống kế toán là: có thật, đầy đủ, đánh giá, đúng kỳ, trình bày và khai báo được thể hiện trên các báo cáo tài chính và bảng thuyết minh của đơn vị

Các công cụ sử dụng chủ yếu trong hệ thống kế toán là: chứng từ, sổ sách, báo cáo, hệ thống tài khoản, phương pháp và sơ đồ hạch toán

e) Sự giám sát

Mục đích: Nhằm đánh giá chất lượng của các hoạt động kiểm soát và điều chỉnh

cho phù hợp

Có hai loại giám sát: Giám sát hường xuyên và giám sát định kỳ

Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiện đến mức độ nào nhưng nó vẫn không bao giờ tránh khỏi những sai phạm vì kiểm soát nội bộ luôn tồn tại những hạn chế vố có như: vấn đề về con người, sự thông đồng, những tình huống bất thường, gian lận của nhà quản lý, quan hệ giữa lợi ích và chi phí,…

Kiểm toán viên nghiên cứu kiểm soát nội bộ nhằm mục đích đánh giá mức độ rủi

ro kiểm soát phục vụ cho công việc kiểm toán được hữu hiệu hơn

3 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nợ phải trả

3.1 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu

Các khoản phải thu trong doanh nghiệp chiếm chủ yếu là các khoản nợ phải thu khách hàng , trong đó có phần trả trước cho khách hàng

a) Đặc điểm của khoản nợ phải thu khách hàng:

- Là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô

- Là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị

- Phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được Tuy nhiên, do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra

b) Mục tiêu của kiểm soát: (đây là mục tiêu kiểm toán chứ đâu phải kiểm soát Xem lại đi)

- Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo ( hiện thực)

- Đều có thực và được ghi nhận đầy đủ (đầy đủ)

- Phải được lập vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị ( Quyền sở hữu)

- Phải được ghi chép chính xác về số tiền thực tế phát sinh, thống nhất với

sổ cái và sổ chi tiết (Ghi chép chính xác)

- Phải được ghi chép đúng số tiền gộp trên Báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết của nợ phải thu khách hàng với Sổ cái (Đánh giá)

- Sự đúng đắn trong trình bày và công bố các khoản nợ phải thu, bao gồm việc trình bày đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng cũng như công bố đầy đủ các vấn đề có liên quan như cầm cố, thế chấp (Trình bày và công bố)

c) Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu (em trình bày KSNB nhưng lại nói

về công việc của KTV trong đây là không phù hợp Coi chừng lạc đề)

Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi Mặt khác, Báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, hoặc số sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng

- Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nợ phải thu khách hàng thì cần phải khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán hàng - thu tiền (chẳng hạn đây là công việc của KTV mà)

- Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu về chu trình bán hàng – thu tiền thường đòi hỏi tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng danh mục mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau Để có thể nghiên cứu một cách đầy đủ các thủ tục kiểm soát trong chu trình này, phần dưới sẽ trình bày cách thức tổ chức chu trình bán hàng hay cung cấp dịch vụ đối với doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bán chịu :

Qui trình này được mô tả qua các bước như sau:

B1: Tiếp nhận đơn đặt hàng: bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng ban đầu của khách hàng bằng thư, fax, điện thoại, email,…

B2: Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu: căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, giá cả,… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập phiếu xuất kho hay lập lệnh cung cấp dịch vụ Ngoài ra cần có những thủ tục để bảo đảm cơ sở pháp lý cho việc đặt hàng của khách hàng Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp sau này

B3: Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, bộ phận phụ trách bán chịu cần phải đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu

B4: Chuẩn bị và thực hiệc đơn đặt hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng hoặc tiến hành cung cấp dịch vụ

Tiếp nhận đơn đặt hàng

Chuẩn bị và thực hiện đơn đặt hàng

Lập và kiểm tra hóa đơn

Chấp nhận đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng và theo giá cả

Xét duyệt bán chịu

Theo dõi thanh toán nợ

Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá

Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ gửi hàng và gửi hàng cho khách hàng hoặc thực hiện cung cấp dịch vụ và phiếu xác nhận của khách hàng là đã thực hiện cung cấp dịch vụ Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin

về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan

B5: Lập và kiểm tra hóa đơn: Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng

về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hóa đơn thường được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có trách nhiệm:

* Kiểm tra số liệu của chứng từ chuyển hàng

* So sách lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh ( nếu có)

* Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn

* Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị

* Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn

Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi

nợ phải thu của từng khách hàng

B6: Theo dõi thanh toán: Sau khi hóa đơn đã được lập và xuất giao cho khách hàng thì kế toán sẽ tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu cho đến khi chúng được thu hồi toàn bộ hay đã được phê duyệt xóa nợ

B7: Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến hàng hóa này.B8: Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Khi không còn hi vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét

để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này, căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

-Ngoài ra việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản mục phải thu do nhân viên tạm ứng hay thu khác cũng góp phần tránh được thất thoát tài sản của công ty và làm cho báo cáo tài chính phản ánh trung thực hơn

Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu

- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng có liên quan: phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, không được để cho một cá nhân thực hiện từ đầu đến một công việc nào

- Ban hành các chính sách và thủ tục bán chịu : phải có các quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm đối với việc bán chịu

- Hoàn thiện hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu

- Báo cáo và phân tích định kỳ nợ phải thu

- Tổ chức công tác đối chiếu công nợ

- Quy định các thủ tục xóa nợ

3.2 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải trả

Nợ phải trả bao gồm nhiều loại : phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả lương, thuế, các khoản vay, phải trả khác.Tuy nhiên, chiếm tỉ trọng chủ yếu vẫn là khoản phải trả người bán và các khoản vay

a) Đặc điểm:

Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính đối với những đơn vị sử dụng nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu Những sai lệch về nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính về các mặt:

- Tình hình tài chính: các tỷ số quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính thường liên quan đến nợ phải trả, thí dụ tỉ số nợ hoặc hệ dố thanh toán hiện thời Vì thế, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày nợ phải trả trên báo cáo tài chính có thể làm người sử dụng hiểu sai về tình hình chính trị của đơn vị

- Kết quả hoạt động kinh doanh: Nợ phải trả có mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của một đơn vị, ví dụ việc ghi thiếu chi phí chưa thanh toán

sẽ ảnh hưởng đồng thời đến chi phí trong kỳ và nợ phải trả cuối kỳ Vì thế những sai lệch trong việc ghi chép và trình bày nợ phải trả có thể tương ứng với các sai lệch trọng yếu trong kết quả hoạt động kinh doanh

b) Mục tiêu kiểm soát:

- Các khoản phải trả được ghi chép thì hiện hữu và là nghĩa vụ của đơn vị (hiện hữu, nghĩa vụ).

- Phải được ghi chép đầy đủ (đầy đủ)

- Các khoản nợ phải trả được cộng dồn chính xác, thống nhất với sổ cái và sổ chi tiết ( ghi chép chính xác)

- Phải được đánh giá đúng đắn và khai báo đầy đủ (Trình bày và công bố)

c) Kiểm soát nội bộ các khoản phải trả người bán:

Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này trước hết cần phải tìm hiểu về chu trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán

Chu trình mua hàng hóa, dịch vụ - thanh toán

Bộ phận yêu cầu mua hàng

Bộ phận mua hàng

Bộ phận kế toán ngân quỹ

Thủ quỹ

Bộ phận kế toán vật tư

Có thể mô tả theo một quy trình như sau:

- Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị lập phiếu mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo dõi về tình hình thực hiện yêu cầu Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, sau khi

đã kiểm tra chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,…

- Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng, giá cả,… Sau đó, bộ phận này sẽ phát hành đơn đặt hàng, nó phải được đánh

số liên tục và lập thành nhiều liên Ngoài liên gửi cho nhà cung cấp, các liên còn lại

sẽ gửi cho bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả

- Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng, cân đong đo đếm … Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho… Phiếu này phải được đánh số trước một cách liên tục, được lập thành nhiều liên chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, kế toán nợ phải trả

- Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Ở mỗi

Hạch toán nhập kho

Cho phép thanh toán

Thanh toán

Nhận hóa đơn

công đoạn kiểm tra người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác định trách nhiệm của mình Thông thường có những cách kiểm tra đối chiếu như sau:

So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng), đơn đặt hàng, mục đính là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận

So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảo bảo không thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho người bán

- Việc xét duyệt để chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán (do bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảm nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu Trước khi chuẩn chi, thông qua sự xem xét đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tra mọi mặt của nghiệp vụ Người ký duyệt việc chi quỹ phải đánh dấu chứng từ để chúng không bị tái sử dụng Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụ và kế toán được kết hợp trong một phòng chức năng, điều này dẫn đến rủi ro sai phạm trong công tác kế toán tài chính

- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần phải đối chiếu giữa số chi tiết người bán (hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền) với sổ cái Việc đối chiếu này thực hiện trên Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu, cũng như để tạo thuận lợi khi hậu kiểm

- Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có thực hiện thủ tục là: hàng tháng gởi cho các khách hàng một bảng kê các hóa đơn đã được thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng Vì thế ở góc độ là người mua, ngay khi nhận được bảng kê này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt( nếu có) và sửa chữa mọi sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho người bán (nếu cần thiết)

•Kiểm soát nội bộ với các khoản vay:

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản vay chủ yếu là ủy quyền và phê chuẩn Đối với các khoản vay nhỏ hơn hay có tính chất tạm thời, Ban giám đốc có thể quyết định theo chính sách của đơn vị Còn đối với các khoản vay lớn và dài hạn chúng cần phải được sự chấp nhận của Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền Trong trường hợp này, giám đốc tài chính hoặc người phụ trách tài chính phải chuẩn

bị một báo cáo về kế hoạch vay, trong đó phải giải trình về nhu cầu và hiệu quả của các khoản vay, so sánh tình hình tài chính của đơn vị trước và sau khi vay với những đơn vị cùng ngành, những giải pháp khác, phương án trả nợ,…

Hội đồng quản trị hoặc người ủy quyền sẽ xem xét và xét duyệt những vấn đề khác như lựa chọn hình thức vay, tổ chức tín dụng…Sau khi đã được hấp thuận cho

đi vay, Ban giám đốc phải tiếp tục báo cáo cho Hội đồng quản trị về số tiền nhận được, việc sử dụng chúng và các vấn đề có liên quan

Các khoản vay phải được theo dõi trên sổ chi tiết mở theo từng chủ nợ, từng khoản vay Hàng tháng các số liệu này phải được đối chiếu với sổ cái, định kỳ phải đối chiếu với chủ nợ

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ HTKSNB VÀ KSNB (KHÔNG VIẾT TẮT) ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG

TY C&I

1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

1.1 Môi trường kiểm soát

- Nhà quản lý xem trọng các giá trị đạo đức, thường xuyên nhắc nhở trong nhân viên và nhắc nhở bản thân phải thực hiện công khai, minh bạch trong mọi hoạt động của công ty

- Công ty đã đưa ra một số quy tắc, nội qui trong quá trình thực hiện công việc yêu cầu mọi thành viên phải nghiêm chỉnh chấp hành

- Nhà quản lý thường đề cao những cá nhân có thành tích tốt trong công việc và việc chấp hành nội quy của doanh nghiệp Bản thân Giám đốc luôn nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân, luôn chú ý về tư cách, tác phong, cũng như hành vi ứng xử của bản thân để luôn là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.

- Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý có khả năng đảm bảo công tác quản lý được triển khai chính xác kịp thời, hiệu quả

- Nhà quản lý có quy định rõ ràng ban đầu về quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên đối với công việc được đảm nhận trong tổ chức

- Hầu hết nhân viên trong công ty có trình độ cao như đại học, cao đẳng, có đủ năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc đang đảm nhận

- Công ty chưa có chính sách đào tạo thường xuyên nâng cao tay nghề và trình

độ cho nhân viên, chưa đưa ra được các chính sách đề bạt, khen thưởng , kỷ luật cụ thể

- Công ty chưa có Ủy ban kiểm toán nội bộ để kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.2 Đánh giá rủi ro

Nhà quản lý của doanh nghiệp cũng đã nhận thấy được các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến mục tiêu phát triển bền vững cũng như việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp mình như là: ngày càng xuất hiện nhiều công ty có vốn mạnh và dầy dạn kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, điển hình như các công ty nước ngoài sẽ chiếm lĩnh thị trường lớn, làm thu hẹp thị trường hoạt động của công ty; hay việc Nhà nước ngày càng tổ chức chặt chẽ và hiện đại hơn trong chính sách, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ tạo ra cho doanh nghiệp tình trạng lạc hậu

về thông tin, dễ dẫn đến sai phạm nếu doanh nghiệp không kịp cập nhật thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mình; mặt khác, khách hàng cũng ngày càng hiểu biết hơn và có nhu cầu cao hơn nên đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các chính sách thiết thực hơn để thu hút khách hàng đến với doanh nghiệp của mình

Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp vẫn chưa có những chính sách cụ thể nào đối phó với những rủi ro và thách thức trên

1.3 Các hoạt động kiểm soát.

+ Phân chia trách nhiệm:

- Các bộ phận phòng ban được tổ chức hợp lý, có sự tách biệt về trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận.

- Công ty đôi khi cũng họp các nhân viên lại để nhắc nhở tính độc lập trong việc giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mình nhưng cũng sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp để giải quyết công việc mang lại hiệu quả tốt nhất cho hoạt động của doanh nghiệp

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

- Công ty đã áp dụng máy tính để xử lý, kiểm soát các công việc phát sinh như sau:

Phòng xuất nhập khẩu: áp dụng máy tính để ghi nhận, kiểm tra các đơn đặt hàng ban đầu với các thông tin chi tiết như tên khách hàng, ngày giờ khởi hành, ngày giờ đến, số lượng chuyến hàng,…

Ví dụ: Với đơn đặt hàng của khách hàng về việc vận chuyển 2 container quần áo may sẵn bằng đường biển sang Los Angeles, ngày khởi hành là ngày 28/4/2006 thì

bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ cập nhật vào phần hành của mình trên máy tình như sau: ETD: 28/4

Clothes with cotton

Phòng kế toán: áp dụng máy tính trong hệ thống sổ sách kế toán, kế toán tổng hợp cập nhật tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào các form sổ đã được thiết kế trên Excel và định kỳ thì in sổ sách trên máy ra Đối với kế toán công nợ cũng sẽ cập nhật các đơn đặt hàng đã thực hiện từ phần hành của bộ phận chứng từ để điền thông tin về giá cả của lô hàng đó và theo dõi cho đến khi nó được thanh toán

- Tuy nhiên các máy tính của các bộ phận chưa đặt password cho máy tính của riêng mình, doanh nhiệp chưa có hệ thống mạng nội bộ

- Bộ phận kế toán chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên biệt, việc sao lưu chỉ thực hiện thủ công như copy toàn bộ thông tin qua các đĩa mềm hay USB