CÁC bước CHUẨN bị đàm PHÁN hợp ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

Và như một sự tự nhiên tất yếu, bên cạnh sự xích lại, hợp tác về các mặt quân sự,ngoại giao, quốc phòng, giáo dục.…giữa các quốc gia, các dân tộc trên thế giới vớinhau thì trong lĩnh vực

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hóa, mở cửa nền kinh tế thế giới đã và đang có những tác động sâu,rộng đến hầu hết các quốc gia trên toàn cầu Sự xích lại, gắn bó và mật thiết trong quan

hệ giữa cá quốc gia đã dần xóa nhòa đi những biên giới về địa lí

Cùng với sự phát triển của khoa học kỷ thuật trong những thập niên cuối của thế kỉtrước, đặc biệt là lĩnh vực thương mại điện tử, với sự phát triển như vũ bão của Internetngày nay, thế giới đang tiến đến một “cộng đồng chung” không sự phân cách

Và như một sự tự nhiên tất yếu, bên cạnh sự xích lại, hợp tác về các mặt quân sự,ngoại giao, quốc phòng, giáo dục.…giữa các quốc gia, các dân tộc trên thế giới vớinhau thì trong lĩnh vực kinh tế, việc các nước đặt quan hệ, cùng nhau bắt tay, “chàođón” nhau là điều không thể tránh khỏi

Khi mà nền kinh tế của một quốc gia mở cửa, điều đó đồng nghĩa với việc sẻ có rấtnhiều cơ hội và thách thức cho tất cả các Doanh nghiệp trong nước Mở ra trước “mắt”các Doanh nghiệp đó là cả một thị trường hoàn toàn mới, với những đối tác mới, nhữngcon người mang đến cho họ những hợp đồng “béo bở” nhưng cũng đầy “cạm bẫy”.Vạn sự khởi đầu nan – cái mới bắt đầu khi nào cũng khó khăn Việc làm sao để chocác Doanh nghiệp trong nước “chân ướt chân ráo” có thể tìm được những hợp đồngngoại thương, tiến hành đàm phán, kí kết mà không phải thiệt thòi thực sự rất quantrọng

Với đề tài: “Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương” Cuốn tiểu

luận này của chúng tôi cũng không nằm ngoài mục đích trên Thông qua cuốn tiểu luậnchúng tôi muốn truyền tải tới quý bạn đọc những bước và kỷ năng cơ bản nhất giúp bạnđọc có thể có được những bước chuẩn bị tốt nhất cho cuộc gặp gỡ, đàm phán với mộtđối tác nước ngoài về một hợp đồng ngoại thương

Cổ nhân xưa có dạy “biết mình biết ta, bách chiến bách thắng” Khi gặp một đối tácmới, việc làm sao hiểu người hiểu mình hiểu người, cùng với sự chuẩn bị chu đáo banđầu, đây chính là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho những người tiên phong

Chúng ta có khái niệm đàm phán: “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đóhai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung vànhững quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”.

Do đó, ta có khái niệm Đàm phán hợp đồng ngoại thương: “Đàm phán, ký kếthợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một loại đàm phán trong đó có ít nhất hai bênchủ thể có trụ sở thương mại ở những nước khác nhau tham gia đàm phán để xác lậphợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hoặc tài sản là đối tượng của hợp đồng ở nướcngoài đối với các bên hay sự kiện pháp lý làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quan hệgiao dịch ở nước ngoài đối với các bên”

1.2 Những nguyên tắc cơ bản:

 Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

 Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

 Mục đích của đàm phán là thỏa thuận

 Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

 Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt

 Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quảđàm phán

 Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

 Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.

 Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên

1.3 Các phương pháp đàm phán

Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:

1.3.1 Đàm phán mềm

 Mục tiêu: Đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ

 Thái độ : Mềm mỏng, Tín nhiệm đối tác, Dễ thay đổi lập trường

 Cách làm : Đề xuất kiến nghị

 Điều kiện để thỏa thuận: Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận

 Phương án: Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận, Kiên trì muốn

đạt được thỏa thuận

 Biểu hiện: Hết sức tránh tính nóng nảy

 Kết quả: Khuất phục trước sức ép của đối tác.

1.3.2 Đàm phán cứng

 Mục tiêu : Giành được thắng lợi, Yêu cầu bên kia nhượng bộ

 Thái độ : Cứng rắn, Giữ vững lập trường

 Cách làm : Uy hiếp bên kia, thể hiện sức mạnh

 Điều kiện để thỏa thuận : Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận

 Phương án: Tìm ra phương án mà mình chấp thuận

 Kiên trì giữ vững lập trường

 Biểu hiện : Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên

 Kết quả : Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.

1.3.3 Đàm phán nguyên tắc

 Mục tiêu : Giải quyết công việc hiệu quả

 Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ

 Thái độ : Mềm dẻo với người, cứng rắn với công việc

 Cách làm: Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

 Điều kiện thỏa thuận: Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường

 Cách làm : Cùng tìm kiếm lợi ích chung

 Điều kiện để thỏa thuận : Cả 2 bên cùng có lợi

 Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn

 Kiên trì tiêu chuẩn khách quan

 Biểu hiện: Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

 Kết quả: Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép

1.4 Các hình thức đàm phán:

Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cáchđược thể hiện để đàm phán Tựu chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thểhiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điệnthoại

Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy nhữnghiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc

1.4.1 Đàm phán bằng văn bản

Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:

Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua Chào hàng

+ Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình

trong thời hạn hiệu lực của chào hàng

+ Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của

mình

Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra

đề nghị mới Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng

cũ hết hiệu lực

Chấp nhận Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:

+ Hoàn toàn, vô điều kiện

+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực

+ Do chính người được chào hàng chấp nhận

+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng

Các nguyên tắc bắt tay thông dụng:

+ Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà

+ Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.+ Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

 Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao

 Đưa bằng hai tay

 Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình

 Trao cho tất cả những người có mặt

Khi nhận danh thiếp cần chú ý:

 Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập

 Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi

 Trao danh thiếp của mình Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau

Ứng xử với phụ nữ

Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ

 Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước

 Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường

 Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi

 Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau

 Kéo ghế mời phụ nữ ngồi

 Muốn hút thuốc phải xin lỗi

 Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép

1.4.3 Đàm phán qua điện thoại

 Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?

 Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe

 Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại

 Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?

 Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại

 Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện

2 Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương

Để cuộc đàm phán thành công và thuận lợi thì bước chuẩn bị thật kỹ càng và đầy đủbao nhiêu thì càng lợi thế bấy nhiêu

2.1 Đánh giá tình hình

2.1.1 Thu thập thông tin về thị trường

 Luật pháp và tập quán buôn bán: Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người bạn định đàm phán, đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa

 Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường

 Các loại thuế và chi phí.

 Các nhân tố chính trị và xã hội

 Các điều kiện về khí hậu, thời tiết

2.1.2 Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:

 Công dụng và đặc tính

 Xu hướng biến động cung cầu, giá cả: Nếu điều kiện kinh tế đã tạo ra mộtthị trường mà sản phẩm bạn đang bán hàng có nhu cầu lớn và cung thấp thìđiều đó cho bạn sức mạnh mặc cả giá Nếu bạn là người mua trong một nềnkinh tế ảm đạm thì bạn thường có lợi thế của nguồn cung cấp quá nhiều vànhu cầu thấp hơn

 Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng

2.1.3 Thu thập thông tin đối tác

Đàm phán trong kinh doanh là một nghệ thuật, nó đòi hỏi những kỹ năng, sự hiểubiết và vốn kinh nghiệm nghiệm sống của mỗi chúng ta Đối với mỗi quốc gia, mỗi dântộc khác nhau thì những đặc tính kinh doanh có những điểm không tương đồng, thậmchí là trái ngược nhau Do đó, việc nắm bắt được đặc tính kinh doanh của đối tác quốc

tế trong đàm phán, điều đó sẽ giúp cho chúng ta có được sự tự tin hơn khi bắt đầu cuộcđàm phán

Dưới đây là một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế tiêu biểu:

Khách hàng Anh Quốc

 Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phânphối)

 Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty

 Thường sử dụng biện pháp yêu cầu báo giá với khối lượng lớn vàđặt hàng với khối lượng nhỏ hơn để tìm hiểu giá sàn và yêu cầugiảm giá

 Tương đối lịch sự khi đàm phán

 Chất lượng là yếu tố quan trọng nhất

 Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh)

Khách hàng người Ý

 Thường hãnh diện về đất nước của họ về các di tích, đội bóng

 Thích quan hệ cá nhân: mời ăn cơm

 Thường họ sẽ giới thiệu nhiều nhưng không có nghĩa là họ thựchiện theo sự giới thiệu của họ

 Độ tín dụng không cao lắm do vậy nên yêu cầu L/C at sight là điềukiện thanh tóan an toàn

Khách hàng Hoa Kỳ

 Luôn muốn mình là lớn nhất hoặc tốt nhất

 Muốn thể hiện trở mình là người có quyền quyết định (khuynh hướngthể hiện cá nhân)

 Kiểm tra bài bản trước khi làm ăn thực sự (không quyết định khi gặp lầnđầu tiên)

 Đơn đặt hàng thường rất lớn

 Nếu là khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từđầu

Khách hàng Nhật

 Quyết định chậm (suy nghĩ kỹ càng), do vậy khó đoán được quyết định

 Thường quan sát rất kỹ lưỡng

 Khi có quan hệ thì lâu dài thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra

 Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân

 Độ tin cậy cao

Ngoài việc tìm hiểu đặc tính kinh doanh của từng quốc gia, từng dân tộc thì đứngtrước mỗi đối tác cụ thể chúng ta phải tìm hiểu thêm một số khía cạnh cụ thể hơn về đốitác đó:

 Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.

 Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, trước khi bắt đầu đàm phán, đảm

bảo rằng bên kia ai là người có quyền quyết định và đối tượng kí kết có đầy đủ quyền để thực hiện các cam kết ràng buộc

 Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố

thời gian để gây sức ép

 Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác và sơ bộ định dạng đối tác.

Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại sau:

Khách hàng trọng giá cả: Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất

lượng ở mức tối thiểu Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn

Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về

sự chênh lệch chất lượng Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chấtlượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế

Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy

chất lượng mà họ đã biết rõ Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới

Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi

nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chấtlượng

2.1.4 Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục

và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủcạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác

2.1.5 Phân tích SWOT

Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép doanh nghiệpđạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ

Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho doanh nghiệp gặpkhó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được nhữngnguy cơ.

Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngòai có tác động thuận lợi đến hoạt động củadoanh nghiệp

Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngòai có tác động thuận lợi đến hoạtđộng của doanh nghiệp

2.2 Đề ra mục tiêu

Hầu hết những người đàm phán có mục tiêu giá đặt sẵn trước khi bắt đầu Nó được tínhtoán dựa trên những mong muốn thực sự được cân nhắc trong tất cả các mặt Chúng có thể baogồm giới hạn ngân sách, hướng dẫn từ người quản lý, nhấn mạnh mục tiêu kinh doanh và vô sốyếu tố bên ngoài khác Trong suốt thời gian đàm phán, mục tiêu có thể thay đổi dựa trên nhữngthay đổi về cơ hội và những hành đồng bất ngờ khác của đối phương

Do đó, mục tiêu đề ra của doanh nghiệp càng cụ thể càng tốt, Doanh nghiệp có thểlựa chọn một trong ba mục tiêu sau:

 Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất

Tự đánh giá: Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi vàbất lợi cho đàm phán

“Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũngphải cứng rắn như một khối đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là

người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồngthời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin

có vẻ là bí mật đối với người khác” ( của nhà thương thuyết Francois de Cailere, Pháp)

2.4 Lựa chọn chiến lược, chiến thuật

2.4.1 Lựa chọn kiểu chiến lược

2.4.1.1 Chiến lược “Cộng tác”

Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữđược quan hệ cá nhân và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục đích của mình Quanđiểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bảnthân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng

Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyếtxung đột để chế ngự tình hình Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác, cách giảiquyết win – win, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo

Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:

 Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp

 Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau

 Cần sự cam kết để giải quyết công việc

 Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ

2.4.1.2 Chiến lược “Thỏa hiệp”

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể,người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phầnnhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên Sự thuyết phục

và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùngđược chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên

Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm

“thắng ít- thua ít”

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

 Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được

 Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải

 Các bên ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất

 Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp

 Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian

 Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác

2.4.1.3 Chiến lược “Hòa giải”

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ

cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mụcđích của các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìnnhận như là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, màquan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng

Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi:

 Nhận thấy mình sai

 Mong muốn được xem là người biết điều

 Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia

 Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau

 Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu

 Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn

2.4.1.4 Chiến lược “Kiểm sóat”

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết vàđảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung đột đượcxem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào

Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xemnhư thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng