Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương

Trong những năm gần đây, khi mà xu hướng thương mại hóa toàn cầu hóa đang diễn ra nhanh chóng, và Việt Nam cũng đang nằm trong lộ trình hội nhập và mở cửa nền kinh tế thị trường với việc gia nhập rất nhiều khối kinh tế và thương mại như ASEAN,AFAT, APEC, và mới đây nhất là WTO. Sự kiện gia nhập WTO là sự kiện rất quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam , về các lĩnh vực.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNKHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

BỘ MÔN KINH DOANH QUỐC TẾ

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương

Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Lụa

Chuyên nghành: Kinh Doanh Quốc Tế

Giảng viên hướng dẫn: Ts Nguyễn Anh Minh

HÀ NỘI, NĂM 2008

Sự kiện Việt Nam gia nhập WTO đã tác động mạnh mẽ tới đời sống kinh tế ViệtNam Sau khi gia nhập Việt Nam sẽ phải mở cửa rất nhiều lĩnh vực, trong đó có giaonhận, xuất nhập khẩu VIETRANS là công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu vàgiao nhận vận tải và đang phấn đấu để mở rộng trở thành một tập đoàn đa ngành nghề

đa lĩnh vực như: bất động sản, xây dựng, sản xuất, thủy điện, giao nhận, xuất nhậpkhẩu , vận tải, chuyển phát nhanh

Phòng xuất nhập khẩu của VIETRANS giữ chức năng thực hiện hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu cho tập đoàn, trong đó nhập khẩu chiếm một tỷ lệ lớn Tuy là phòngchức năng mới được thành lập nhưng đã và đang ngày càng đóng góp không nhỏ vàodoanh thu và lợi nhuận của cả tập đoàn, giúp công ty giữ vững vị trí là công ty giaonhận lớn nhất Việt Nam Chính vì vậy việc phân tích thực trạng hoạt động quản lýnhập khẩu, tìm ra các ưu nhược điểm và tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế từ

dó đề ra các khắc phục trở nên hết sức cần thiết đối với công ty trong xu hướng cạnhtranh mới này

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài la tìm hiểu những mặt hạn chế trong công tác quản lýnhập khẩu máy móc thiết bị của VIETRANS nhằm đề xuất những giải pháp hoàn thiệncông tác này của của công ty trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị củatổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương (VIETRANS) Từ năm 2004 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: thống kê, phân tích, tổng hợp, sosánh, đối chiếu, để xử lý thông tin và phương pháp thống kê, phân tích để xử lý các sốliệu

5 Kết cấu đề tài

Đề tài ngoài các phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý nhập khẩu máy móc thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu máy móc

thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Lý luận chung về hoạt độngnhập khẩu của doanh nghiệp

1.1.1 Nhập khẩu và vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế

1.1.1.1 Khái niệm nhập khẩu

Khái niệm: Nhập khẩu là một bộ phận của thương mại quốc tế, là hoạt động kinh doanh

trên phạm vi quốc tế Đối với doanh nghiệp nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa từthị trường nước ngoài về trong nước nhằm mục đích sản xuất kinh doanh và nhằm tìmkiếm lợi nhuận

Nhập khẩu là phương thức thâm nhập thị trường nước ngoài phổ biến, đặc biệt là ởgiai đoạn đầu của thâm nhập thị trường Để thực hoạt động nhập khẩu tốt doanh nghiệpnhập khẩu doanh nghiệp sẽ phải am hiểu về đối tác, giá cả, thị trường trong và ngoàinước, phương thức mua bán hàng hóa quốc tế liên quan đến loại hàng hóa mà doanhnghiệp nhập khẩu đồng thời phải có kế hoạch nhập khẩu phù hợp với biến động của thịtrường trong nước và quốc tế

1.1.1.2 Vai trò của nhập khẩu đối với doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp chủ động được nguồn hàng trong sản xuất kinh doanh Đối vớidoanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà các sản phẩm trong nước không sản xuất đượchoặc có sản xuất nhưng không đủ nhu cầu trong nước thì doanh nghiệp buộc phải nhậpkhẩu từ nước ngoài Thị trường nước ngoài với nguồn hàng phong phú, đa dạng cả vềchất lượng và mẫu mã sẽ giúp cho doanh nghiệp thoải mái nhập khẩu cho kế hoạch sảnxuất doanh mà không lo thiếu hàng hoặc không đạt chuẩn như mong muốn đáp ứng cácnhu cầu khác nhau của doanh nghiệp

Nhập khẩu còn giúp doanh nghiệp có cơ hội tiệp cận với nguồn hàng rẻ hơn trongnước Đối với các mặt hàng không có thế mạnh của Việt Nam thì không những chủngloại chất lượng không đảm bảo mà sản phẩm có giá rất cao so với sản phẩm tương tự ở

thị trường nước ngoài Tìm được nguồn hàng hóa rẻ hơn là cơ hội giúp doanh nghiệptăng cường cạnh tranh nhờ cắt giảm được chi phí.

Tóm lại, nhập khẩu hàng hóa giúp cho theo đuổi mục tiêu 5 đúng của doanh nghiệp là:đúng sản phẩm, đúng nguồn, đúng giá, đúng thời gian, đúng khối lượng Trong đó,đúng là sản phẩm doanh nghiệp có thể tìm được sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu nhưchất lượng, mẫu mã, đặc tính kỹ thuật…; đúng khối lượng là lượng hàng hóa phục vụđảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh và dữ trữ của doanh nghiệp; đúng giá là muađược sản phẩm với giá cả phải phù hợp nhu cầu chất lượng, không bị đắt, không vượtquá giá trị sử dụng; đúng thời gian là hàng hóa được nhập về tại thời điểm hợp lý đảmbảo không kế hoạch sản xuất kinh doanh không bị ngưng trễ nhưng không làm phátsinh nhiều chi phí lưu kho; đúng nguồn là tìm được nhà cung cấp ổn định, uy tín, cókhả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, dịch vụ hậu mãi tốt Theo đuổiđược 5 mục tiêu này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa được lợi ích và tạo lợi thếcạnh tranh cho doanh nhiệp trên thị trường

1.1.1.3 Vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân

Nhập khẩu là hoạt động tác động trực tiếp đến đời sống và sản xuất của nền kinh tếquốc dân Một mặt hoạt động nhập khẩu bù đắp lượng hàng hóa thiếu hụt trong nước

do không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng được nhu cầu, mặt khác nóthay thế những hàng hóa mà nếu sản xuất trong nước thì sẽ không có lợi bằng nhậpkhẩu

Hoạt động nhập khẩu còn thúc đẩy quá trình xây dựng cơ sở, vật chất, kỹ thuật vàchuyển hướng nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa Giúp cho nướcphát triển có cơ hội đi tắt đón đầu, nhanh chóng đuổi kịp các quốc gia phát triển Đồngthời còn bù đắp sự mất cân đối của nền kinh tế quốc dân làm cho quá trình phát triểnkinh tế bền vừng hơn nếu có một chiến lược nhập khẩu hợp lý

Thông qua việc đáp ứng nhu cầu và đầu vào cho quá trình sản xuất nó còn thúc đẩyquá trình sản xuất, làm cho sản xuất phát triển, tạo công ăn việc làm cho người lao

động Như vậy, nó còn có vai trò cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân

Hoạt động nhập khẩu cũng có vai trò thúc đẩy hoạt động xuất khẩu vì nó cũng cấpcác đầu vào như nguyên nhiên vật liệu, máy móc thiết bị cho việc sản xuất xuất khẩu.Qua đây ta thấy nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,một mặt nó làm cho nền kinh tế phát triển hơn một mặt nó còn là cầu nối với nền kinh

tế thế giới, tạo mối liên kết chắt chẽ hơn với hệ thống kinh tế quốc tế

1.1.2 Các hình thức nhập khẩu

1.1.2.1 Nhập khẩu ủy thác

Khái niệm: Nhập khẩu ủy thác là hoạt động nhập khẩu của một doanh nghiệp trongnước bằng cách ủy thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng giao dịch ngoạithương trực tiếp tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu của mình

Khi tiến hành nhập khẩu ủy thác doanh nghiệp nhận ủy thác phải lập hai hợp đồng làhợp đồng nhận ủy thác và hợp đồng mua bán hàng hóa Trong đó hợp đồng nhận ủythác là hợp đồng thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp ủy thác và doanh nghiệpnhận ủy thác Còn hợp đồng mua bán hàng hóa do doanh nghiệp nhận ủy thác đứng ra

ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài

Bên nhận ủy thác sẽ tiến hành giao dịch đàm phán với bên xuất khẩu để làm thủ tụcnhập khẩu theo yêu cầu của bên ủy thác và nhận lại một khoản phí nhất định gọi là phí

ủy thác

Doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ không phải bỏ vốn, không xin hạn nghạch, không phảinghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Doanh nghiệp chỉ có giao dịch, kýhợp đồng, và làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, thay mặt bên ủy thác khiếu nại đòi bồithường nếu có

Đây là hình thức chịu ít rủi ro nên thông thường lợi nhuận với các doanh nghiệp nhận

ủy thác là không cao

1.1.2.2 Nhập khẩu tự doanh

Khái niệm: Là hoạt động nhập khẩu độc lập của doanh nghiêp xuất nhập khẩu trực

tiếp doanh nghiệp sẽ đại diện chính mình tham gia vào các hoạt động nhập khẩu vàkhông thông qua một bên thứ ba làm trung gian.

Khi tiến hành nhập khẩu tự doanh doanh nghiệp sẽ phải tiến hành toàn bộ các hoạtđộng của việc nhập khẩu như: nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tính toán chiphí, lập phương án kinh doanh và nhập khẩu, bỏ vốn ra kinh doanh tiến hành giao dịchđàm phán và các thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Doanh nghiệp sẽ phải chịu tất cả các rủi ro trong việc kinh doanh nhập khẩu nên rủi

ro là cao hơn nhập khẩu ủy thác và do đó lợi nhuận cũng cao hơn

1.1.2.3 Nhập khẩu liên doanh

Khái niệm: là việc một doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu bằng cách liên kết một cách

tự nguyện với một doanh nghiệp khác cùng tiến hành nhập khẩu

Trong nhập khẩu tự doanh sẽ có ít nhất một doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp, cácbên sẽ cùng đứng ra phối hợp các kỹ năng, nghiệp vụ, chủ trương và biện pháp liênquan đến hàng hóa nhập khẩu, làm sao cho việc nhập khẩu hàng hóa có lợi nhất cho cảhai bên

Trong hình thức nhập khẩu này thì rủi ro ít hơn so với nhâp khẩu tự doanh vì cả haibên sẽ cùng góp vốn và chịu rủi ro và lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp Trách nhiệp, quyềnhạn, rủi ro, lợi nhuận sẽ tăng dần theo tỷ lệ vốn góp

Khi tiến hành liên doanh nhập khẩu doanh nghiệp sẽ phải ký hai hợp đồng là hợpđồng nhập khẩu và hợp đồng liên doanh với các doanh nghiệp khác

1.1.2.4 Nhập khẩu hàng đổi hàng

Khái niệm: là phương thức trao đổi hàng hóa trong đó nhập khẩu kết hợp chặt chẽ với

xuất khẩu, người bán cũng đồng thời là người mua lượng hàng giao đi có giá trị tươngđương với lượng hàng nhập về

Khi tiến hành nhập khẩu hàng đổi hàng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hai hợp đồng

là hợp đồng xuất khẩu và hợp động nhập khẩu và phải đảm bảo yêu cầu cân bằng đó là:

Cân bằng về mặt hàng: hàng quý hiếm đổi lấy hàng quý hiếm, hàng tồn kho đổi lấy

hàng tồn kho Thuộc tính giá trị sử dụng thể hiên sự thừa nhận của các bên tham giatrao đổi lấy hàng hóa.

Cân bằng về giá cả:so với giá quốc tế, nếu giá hàng nhập cao thì giá hàng xuất cũng

cao

Cân bằng về tổng lượng hàng hóa giao cho nhau: giá trị hàng hóa giao đi và nhập về

phải tương đương nhau

Cân bằng về điều kiện giao hàng: nếu xuất theo giá CIF thì nhập cũng theo giá

CIF,xuất hàng theo điều kiện FOB thì nhập hàng cũng theo điều kiện FOB đây là điềukiện đảm bảo cân bằng về nghĩa vụ các bên tham gia

Đây là phương thức mua bán không sử dụng tiền tệ làm trung gian, được áp dụngtrong trường hợp các công ty là bạn hàng uy tín, các công ty con trong hệ thống công

ty mẹ, các sản phẩm theo mùa vụ, gia công xuất nhập khẩu hoác các bên thiếu ngoại

tệ, hàng hóa không được hóa, hàng tồn kho, hoặc bị chính phủ các quốc gia thắt chặt vềngoại tệ

1.1.2.5 Tạm nhập tái xuất

Khái niệm: là hoạt động nhập khẩu hàng hóa vào trong nước không phải để tiêu thụ

mà là để xuất sang nước thứ ba, nhằm mục đích thu lợi nhuận và hàng hóa nhập khẩukhông được phép chế biến tại nước tái xuất

Doanh nghiêp vừa tiến hành nhập khẩu vừa tiến hành xuất khẩu nhằm thu được lợinhuận từ dịch vụ đó

Dịch vụ ở đây không đơn thuần là dịch vụ mua chỗ có và bán lại chỗ cần mà còn làtoàn bộ các hoạt động tiếp thị, tìm nguồn hàng, xây dựng thương hiệu, nhập xuất hànghóa…

Doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hai hợp đồng là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồngnhập khẩu mà không phải chịu thuế xuất nhập khẩu đối với mặt hàng kinh doanh màchịu chỉ chịu thuế doanh thu Thuế nhập khẩu sẽ do doanh nghiệp ủy thác nhập khẩuchịu

1.1.2.6 Nhập khẩu đấu thầu

Khái niệm: là phương thức giao dịch đặc biệt trong đó người mua công bố trước yêu

cầu hàng hóa và dịch vụ đi kèm theo các điều kiện mua bán để nhiều người cạnh tranhvới nhau dành quyền cung cấp hàng hóa và dịch vụ đó qua việc người mua trao hợpđồng cho người cung cấp có giá cả và điều kiện hợp lý nhất

Đây là phương thức mua hàng chỉ có một người mua nhưng lại có nhiều người báncạnh tranh nhau cung cấp hàng hóa cho nhà nhập khẩu

Đối tượng của đấu thầu là các hàng hóa có giá trị lớn, công nghệ cao, có thể thay thế

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp

1.1.3.1 Các yếu tố bên ngoài

* Môi trường kinh tế

Các hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp chịu sự chi phối của các yếu tố kinh tế nóichung, các yếu tố đó bao gồm GDP bình quân,lạm phát,tốc độ tăng trưởng của nềnkinh tế, lãi suất, chính sách tiền tệ quốc gia… các kế hoạch, các chương trình nhậpkhẩu đều phải dựa trên các yếu tố này để có sự điều chỉnh cho phù hợp Khi tiến hànhnhập khẩu, một sự thay đổi về lãi suất, tỷ giá, đều ảnh hưởng đến lợi nhuận, chi phí sảnxuất của doanh nghiệp

Không những thế nó còn ảnh hưởng đến chiến lược nhập khẩu của doanh nghiệp.Doanh nghiệp sẽ phải quan sát chu kỳ của nền kinh tế, bến động của nền kinh tế thếgiới, chu kỳ sản phẩm dự báo xu hưởng biến đổi trong tương lai, trên cơ sở đó đưa rachiến lược phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh

* Môi trường chính trị pháp luật

Hệ thống chính trị có ảnh hưởng sâu sắc đến các hoạt động thương mại quốc tế Mộthoạt động chính trị ổn định sẽ khuyến khích hoạt động kinh doanh quốc tế Đối với cácdoanh nghiệp nhập khẩu nó giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của kháchhàng, thúc đẩy nhập khẩu Môi trường chính trị của quốc gia có liên quan hoạt độngnhập khẩu của doan nghiệp ổn định tạo một thị trường cung cấp ổn định, tránh nhiều

rủi ro Khi tiến hành nhập khẩu doanh nghiệp cũng cần tính toán mức độ rủi ro vềchính trị để có biện pháp bảo đảm thiệt hại cho hàng hóa của mình ví dụ như mua bảohiểm có kèm thêm các điều kiện rủi ro về chính trị, tìm nguồn hàng ở các quốc giakhác nhau có ít rủi ro về chính trị.

Luật pháp là một công cụ điều tiết của nhà nước thể hiện chính sách thương mại quốc

tế của của chính phủ Đó là một hệ thống các nguyên tắc công cụ, quan điểm mục tiêu

và biện pháp của nhà nước sử dụng để điều tiết hoạt động kinh doanh quốc tế Thôngthường chính sách thương mại quốc tế sẽ có xu hướng bảo vệ nền sản xuất trong nước.được thể hiện bởi hai quan điểm sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, mở rộng thịtrường ra nước ngoài Các quốc gia tạo điều kiện xuất khẩu sẽ tạo một lượng hàng hóaphong phú, và hành lang pháp lý thông thoang, thuận tiện để cho các doanh nghiệpnhập khẩu tiến hành hoạt động nhập khẩu hàng hóa được thuận tiện

Bảo vệ thị trường nội địa, thông thường các chính phủ sẽ có các rào cản thương mạithuế quan lẫn phi thuế quan để hạn chế nhập khẩu các mặt hàng gây tổn hại cho cácdoanh nghiệp sản xuất trong nước Một số các hàng hóa nhập khẩu liên quan đến cáccông nghệ mới sẽ được khuyến khích, còn một số hàng hóa sẽ bị hạn chế nhập khẩubằng các công cụ như: rào cản kỹ thuật, hạn nghạch, thuế…

Một trong các công cụ mạnh nhất là thuế, nó ảnh hưởng đến phương thức mua sắmhàng hóa, việc lựa chọn các mặt hàng kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiêp Cácquy đinh về nhập khẩu tác động đến hàng loạt các nghiệp vụ khi nhập khẩu hàng hóa ví

dụ như: các giấy phép, kê khai hải quan, thủ tục thanh toán….nó tác động đến thời giantiến độ nhập khẩu, và mất một lượng chi phí nhất định mà các doanh nghiệp cần phảitính toán để có kế hoạch phù hợp

* Môi trường văn hóa

Văn hóa là phạm trù để chỉ các giá trị đạo đức tín ngưỡng, thái độ niềm tin của mộtcộng đồng nhất định

Khi tiến hành nhập khẩu, các hàng hóa phải phù hợp với văn hóa trong nước vì nóquyết định đến thị hiếu, thẩm mỹ, phương thức mua sắm của khách hàng Còn đối vớicác đối tác cung cấp hàng, việc tìm hiều văn hóa giúp ta đàm phán mua hàng một cách

dễ dàng, tránh các xung đột về văn hóa Đồng thời qua văn hóa giúp ta biết được đạođức kinh doanh, uy tín của đối tác giúp giảm thiểu rủi ro trong buôn bán

1.1.3.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

* Nguồn lực tài chính

Tài chính là vấn đề quan trọng vì doanh nghiệp muốn thực hiện kế hoạch kinh doanhphải có cơ sở vật chất, tư liệu lao động và trong một doanh nghiệp kinh doanh thươngmại đó là vốn lưu động Nó đảm bảo thực hiện các chiến lược đề ra, giúp cho doanhnghiệp tự chủ và cũng là một lợi thế cạnh tranh và khả năng ứng phó của doanh nghiệp

*Nguồn nhân lực

Con người là yếu tố quyết định nhất đến thành công của doanh nghiệp Vì con người làchủ thể của mọi hoạt động Con người đưa ra moi kế hoạch, chương trình hành động vàthực hiện nó

Đội ngũ lao động có chất lượng thì việc thực hiện các kế hoạch mới tốt,chất lượngđội ngũ lao động còn quyết định đến trình độ quản lý của doanh nghiêp nói riêng và bộphận xuất nhập khẩu nói chung, quản lý nhập khẩu tốt thì việc thực hiện công tác nhậpkhẩu mới tốt

và phát triển

1.2 Nội dung của quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm và vai trò của quản lý nhập khẩu

1.2.1.1 Khái niệm quản lý nhập khẩu

Quản lý nhập khẩu là quá trình tác động đến các công việc, nghiệp vụ của hoạt độngnhập khẩu của các nhà quản lý nhập khẩu nhằm làm cho hoạt động nhập khẩu đạt hiệuquả cao nhất

Hoạt động quản lý nhập khẩu có đối tượng là các hàng hóa nhập khẩu, các nghiệp vụ,quy trình nhập khẩu, các chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu và các yếu tố liên quankhác như rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Còn chủ thể của hoạt động nhậpkhẩu thường là các trưởng phòng xuất nhập khẩu, giám đốc hoặc trưởng phòng kinhdoanh

1.2.1.2 Vai trò của hoạt động quản lý nhập khẩu đối với doanh nghiệp

Quản lý nhập khẩu giúp nâng cao hiệu quả nhập khẩu, giảm các chi phí phát sinhkhông đáng có nhờ dự đoán, theo dõi và có các động tác để tránh được các rủi ro xuấthiện trong quá trình nhập khẩu; quản lý nhập khẩu còn giúp tìm ra quy trình nhập khẩuhiệu quả tránh những hoạt động thừa, tăng cường phối hợp trong nhập khẩu điều nàycũng làm giảm chi phí và tiền bạc Giảm chi phí là một nhân tố quan trọng giúp doanhnghiệp giảm giá thành sản phẩm qua đó tối đa hóa doanh thu và tăng năng lực cạnhtranh cho doanh nghiệp

Quản lý nhập khẩu còn giúp nắm bắt tận dụng cơ hội kinh doanh nhờ đảm bảo nhậpkhẩu được hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo thời gian và tiến độ nhập khẩutheo như kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty để nắm bắt và tận dụng cơ hộikinh doanh

Hoạt động quản lý nhập khẩu tốt còn giúp định hướng hoạt động nhập khẩu vào thựchiện mục tiêu của doanh nghiệp và tránh cho hoạt động nhập khẩu đi lệch hướng chiếnlược chung mà công ty đề ra

1.2.2 Nội dung của hoạt động quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp

1.2.2.1 Quản lý các giai đoạn của nhập khẩu

Các bước từ giai đoạn đầu tiên cho đến khi tiến hành giao dịch với các nhà cung cấp,

đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhập khẩu có khác nhau

Đối với doanh nghiệp sản xuất, các sản phẩm nhập khẩu là nguyên liệu cho sản xuất,doanh nghiệp đã biết trước sản phẩm, khách hành, và kế hạch sản xuất kinh doanh.Nên giai đoạn đầu tiên chỉ cần dựa vào kết hoạch sản xuất của công ty để xác định nhucầu, tìm kiếm nhà cung cấp, và lựa chọn phương án mua hàng thíc hợp.Còn đối vớimột doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu việc xác định nhu cầu nhập khẩu thôngthường nằm trong một phương án kinh doanh nhất định, trước khi có phương án kinhdoanh doanh nghiệp phải xác định được khách hàng, sản phẩm

Các bước chính quy trình nhập khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất như sau:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

Ở đây, VIETRANS là doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng hóa xuât nhập khẩu nên

ta chỉ xem xét quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ góc độ là nhà kinh doanh hàng hóaxuất nhập khẩu mà thôi

Nghiên

cứu thị

trường

Lập phương án kinh doanh

Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng

Thực hiện hợp đồng

Thanh

lý hợp đồng

Xác định

nhu cầu

Lựa chọn các phương pháp mua hàng thích hợp

Tìm nguồn cung cấp

Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương

Theo dõi và thực hiện hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

* Nghiên cứu thị trường

 Nghiên cứu kỹ các mặt hàng nhập khẩu: quy cách, chủng loại kích cỡ, giá cảthời vụ, và các thị hiếu, từng lĩnh vực sản xuất Các điều kiện mua bán trên thị trườngthế giới, nguồn cung ứng, khả năng sản xuất, các dịch vụ đi kèm: bảo hành sửa chữa,các thiết bị thay thế

 Nghiên cứu kỹ chu kỳ kinh tế, chu kỳ sống của sản phẩm, các giai đoạn như:thậm nhập, phát triển , bão hòa, thoái trào Mỗi thị trường thì có một đặc trưng về chu

kỳ sản phẩm ta cần phải nắm bắt để xác định thời điểm kinh doanh

 Nghiên cứu kỹ thị trường kinh doanh: doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ vềchính sách luật pháp Thương mại, điều kiện tín dụng và tiền tệ, điều kiện vận tải và chiphí, dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, các biếnđộng giá cả

 Thu thập các thông tin về bạn hàng kinh doanh, các thông tin chủ yếu về bạnhàng cần phải thu thập là:

- Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lĩnh vực và phạm vi kinhdoanh

- Kết quả kinh doanh trong các năm gần đây

- Khách hàng có khả năng cung cấp hàng hóa lâu dai, thường xuyên, kịp thời,các chủng loại sản phẩm có phong phú hay không

- Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp

- Thái độ và quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp: chiếm lĩnh thị trường,độc quyền, hay những quan điểm về mua bán với bạn hàng

- Uy tín của doanh nghiệp đối tác trong kinh doanh

* Lập phương án nhập khẩu hàng hóa

Đây là kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường, từ các thông tin thu thập đượcdoanh nghiệp sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh, thông thường 1 phương án kinhdoanh sẽ trải qua các bước sau:

Đánh giá tình hình thị trường

Việc đầu tiên khi bắt đầu lập một phương án kinh doanh là phải thị trường và kháchhàng cụ thể, thậm chí các sản phẩm và mặt hàng còn được hoạch định cho nhu cầutương lại và kích cầu tương lai Từ các dữ kiện về thị trường được thu thập từ giai đoạnnghiên cứu thị trường doanh nghiêp sẽ phải xác định được thị trường của sản phẩmkinh doanh của họ có thực sự hay không, thời điểm sẽ mở ra thị trường, dung lượng,phân đoạn thị trường như thế nào Các thị trường đó vận hành ra sao, và biến động ởmức độ như thế nào Từ trên cơ sở đó đặt trọng tâm tới các nhóm khách hàng trong thịtrường đó Doanh nghiệp phải rút ra được số lượng, thị hiếu, hành vi và các giá trị vănhóa có liên quan

Lựa chọn mặt hàng, bạn hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh.

Sau khi đã có được thì trường và khách hàng cụ thể thì lựa chọn sản phẩm hoặc có sựthay đổi cho phù hợp với thì trường kinh doanh

Từ quá trình thu thập dữ liệu doanh nghiệp phải có được, tính năng, công dụng, chấtlượng giá cả của sản phẩm, chu kỳ sống của sản phẩm trên cơ sở tính năng công dụng

ta phải có chu kỳ sống của sản phẩm và xác định thời điểm kinh doanh mặt hàng chothích hợp

Đối với phân tích thông tin về giá cả thì cũng cần thu thập thông tin qua nhiều kênhkhác nhau Chọn lọc và phân tích xu thế giá cả của cả thị trường trong nước và quốc tế

để xem có nên tiếp tục phương án hay không, nên điều chỉnh cho phù hợp hay dùngphương án thay thế

Từ chu kỳ sống của sản phẩm kết hợp với xu hướng về giá của sản phẩm trong nước vàquốc tế doanh nghiệp hoạch định thời cơ kinh doanh và những điều kiện cần thiết đểtiến hành kinh doanh Xác định được thời cơ kinh doanh đánh dấu doanh nghiệp đã xáctận dụng được cơ hội kinh doanh và đã hoàn tất công tác chuẩn bị như vốn, kênh phânphối, nhân sự và một số các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh đểbắt tay vào khai thác thị trường

Đặt ra mục tiêu kinh doanh

Lợi nhuận luôn là mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Tuy nhiên trong những giai đoạnnhất định mục tiêu kinh doanh phải cụ thể hơn ví dụ như: chiếm lĩnh thị trường, cạnhtranh thăm dò đối thủ, giành giật khách hàng…… Mục tiêu kinh doanh của mộtphương án kinh doanh là thước đo sự thất bại hay thành công của một phương án kinhdoanh

Mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn và trong dài hạn có thể khác nhau nhưng mụctiêu ngắn hạn phải đảm bảo thực hiện mục tiêu dài hạn Khi xem xét mục tiêu kinhdoanh thì doanh nghiệp phải tính đến cả điều kiện chủ quan và khách quan Một mụctiêu kinh doanh phải thể hiện cả về mặt định tính và định lượng

Đề ra các biện pháp thực hiện

Một phương án kinh doanh sẽ phải thể hiện chi tiết các biện pháp thực hiện về tất cảcác mặt như vốn và cơ cấu vốn, nhân sự và tuyển dụng nhân sự, thiết bị kinh doanh vàviệc mua sắm các thiết bị kinh doanh, xây dựng hệ thống phân phối… các chỉ tiêu sẽphải được tính toán đầy đủ, cụ thể chi tiết Việc đề ra các biện pháp thực hiện giúpdoanh nghiệp chủ động hơn trong việc huy động nguồn lực thực hiện chiến lược kinhdoanh

Phân tích các chỉ tiêu cơ bản trong phương án kinh doanh

Là việc đưa ra những con số cụ thể về mặt kinh tế Nó thể hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận,doanh thu, chi phí

Về doanh thu sẽ phải tính toán cụ thể doanh thu trước và sau thuế, tính rõ các loại thuếphải nộp cho nhà nước Và việc tính các chỉ tiêu này phải thống nhất theo một đơn vịtiền tệ nhất định

Về chi phí ngoài các chi phí có thể tính cụ thể rõ ràng, doanh nghiệp sẽ phải tính dựtính được những khoản khó định lượng để đảm bảo không bị thiếu hụt vốn Các khoảnchi phương thường tính trong kinh doanh nhập khẩu là: vân tải , bảo hiểm, kho bãi, giáhàng hóa…

Chỉ tiêu về lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ cho chi phí Một phương án kinhdoanh sẽ phải thể hiên được các chỉ tiêu về lơi nhuân như: tỷ suất lợi nhuận, tỷ suấtdoanh lợi, tổn lợi nhuận……

Ngoài ra doanh nghiệp cũng phải đề cập đến một số chỉ tiêu khác là: tỷ suất hoàn vốnnội bộ(IRR), giá trị hiện tại ròng( NPV), giá trị tương lai(FV), thời điểm hòa vốn,điểm hòa vốn, tốc độ quay vòng vốn

Chào hàng: là một văn bản có thể do bên bán hoặc bên mua phát ra để đề nghị giaodịch với các thông tin về sản phẩm tương tự như hỏi hàng nhưng cụ thể hơn về tênhàng, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giaohàng, điều kiện thanh toán, bao bì, kí mã hiệu, thể thức giao nhận hàng… trong cácgiao dịch quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng là chào cố định vào chào hàng

tự do Chào hàng tự do do một bên phát cho nhiều người và không ràng buộc tráchnhiệm pháp lý, chào hàng cố định do một bên phát cho một đối tượng cụ thể và có ràngbuộc trách nhiệm pháp lý

Hoàn chào hàng là văn bản đáp lại thông tin báo giá hoặc chào hàng Thực chất là bảnmặc cả thông tin giá mà bản chào hàng, báo giá đưa ra Nó muốn thay đổi một điềukhoản nào đó mà một bên chưa hài lòng

Chấp nhận hàng là văn bản có thể do bên mua và bên bán phát ra chấp nhận tất cả cácđiều khoản, điều kiện mua bán sản phẩm mà hai bên đang thảo luận

Đặt hàng là văn bản do người mua phát ra yêu cầu một cách cụ thể và phải được ràngbuộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên.

Chấp nhận là văn bản do bên bán phát ra ghi lại tất cả các điều khoản đã thỏa thuận

và gửi lại cho bên mua hay còn gọi là giấy xác nhận mua hàng

Thông thường đàm phán có rất nhiều hình thức: Giao dịch đàm phán qua thư,giaodịch đàm phán qua điện thoại,giao dịch đàm phán bằng gắp gỡ trực tiếp

Mỗi một hình thức đàm phán có những ưu nhược điểm khác nhau vì vậy doanh nghiệp

sẽ phải có sự lựa chọn phù hợp Và để đạt được mục đích cao nhất của đàm phán doanhnghiệp cần phải chuẩn bị tốt các mặt sau:

- Thời gian và địa điểm đàm phán

- Nhân sự cho đàm phán

- Văn hóa trọng đàm phán

- Chiến thuật chiến lược trong đàm phán

- Các kỹ thuât đàm phán: mở đầu, kết thúc, kỹ thuật đặt vấn đề chuyển vấn đề, kỹthuật lập luận, kỹ thuật chứng minh, bác bỏ ,vô hiệu hóa …

Việc chuẩn bị tốt cho đàm phán có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo đàm phándiễn ra suôn sẻ, giành thắng lợi trong đàm phán và đạt mục tiêu đề ra

Ký kết hợp đồng

Sau khi đàm phán kết thúc thành công cả hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng Trongkinh doanh xuất nhập khẩu hơp đồng mua bán hàng hóa là 1 thỏa thuận trong đó bênbán tức là bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao cho bên mua tức là bên nhập khẩumột tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn bên mua có nghĩa vụ phải trả một khoản tiền

có giá trị ngang bằng với hàng hóa ch bên bán và nhận hàng

Thông thường một hợp đồng mua bán hàng hóa trong xuất nhập khẩu sẽ gồm cónhững điều khoản sau

- Phần mở đầu: gồm những thông tin về hai bên chủ thể của hợp đồng như tên giaodịch giấy đăng ký kinh doanh, tên giao dịch quốc tế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản,trụ sở chính, người đại diện…

- Điều khoản tên hàng: để xác định chính xác đối tượng mua bán, hai bên thống nhấtcách ghi tên hàng trong hợp đồng

- Điều khoản về quy cách phẩm chất: nội dụng của điều khoản này là để xác định chấtlượng và trách nhiệm của người mua và người bán đối với việc kiểm tra và địa điểmkiểm tra

Điều khoản về số lượng hàng: điều khoản này quy định về số lượng, đơn vị tính sốlượng, phương pháp xác định số lượng, tỷ lệ dụng sai……

- Điều khoản về giá cả: nội dung bao gồm đồng tiền tính giá, mức giá mua bán, phươngpháp quy định giá, phương pháp xác định giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá…

- Điều khoản giao hàng: nội dung của điều khoản này quy định về thời hạn giao hàng,phương thức giao hàng và thông báo giao hàng…

- Điều khoản thanh toán: nội dung

Đây là điều khoản đảm bảo người bán sẽ nhận được tiền đầy đủ sau khi giao hàng.Thông thường điều khoản thanh toán sẽ quy định về đồng tiền thanh toán, thời hạnthanh toán, phương thức thanh toán, và cả điều kiện về giấy tờ khác Các phương thứcthanh toán chính là: tiền mặt, chuyển tiền, nhờ thu, LC

- Các điều khoản khác:

Điều khoản ký mã hiệu và bao gói : ký mã hiệu của hàng hóa thường gồm nhóm

thông tin chỉ định và manh tính chất thông tin quy định về tên hàng hóa, trọng lượngtịnh, cả bì, người gửi , người nhân, nơi ký hợp đồng nguồn gốc xuất xứ Đối với điềukhoản về bao bì thì còn tùy vào hàng hóa mà quy định về bao bì đóng gói cho hợp lý,nội dung thường là chất lượng bao bì, giá cả, phương thức cung cấp bao bì

Điều khoản khiếu nại: điều khoản khiếu nại được thỏa thuận nhằm giải quyết nhưng

tranh chấp, những tổn thất hoặc thiệt hại mà một trong hai bên gây ra hoặc vi phạm hợpđồng Nội dung thường là về : thể thức khiếu nại, thời hạn khiếu nại, quyền và nghĩa vụcác bên tham gia khiếu nại, cách thức giải quyết khiếu nại

Điều khoản bảo hành: đây là điều khoản quy định về phạm vị bảo đảm của hàng hóa

thời hạn và trách nhiệm bảo hành hàng hóa

Điều khoản quy định về trường hợp miễn trách nhiệm: nó gồm các trường hợp bất

khả kháng, nằm ngoài tầm kiểm soát của người thực hiện hợp đồng mà nếu xảy ra thìcác bên được miễn trách nhiệm

Điều khoản trọng tài: đây là điều khoản quy định về trọng tài sẽ giải quyết và địa

điểm giải quyết, luật áp dụng nếu xảy ra các tranh chấp mà hai bên không thể tự giảiquyết được

Ngoài ra một hợp đồng cũng cần phải có chú ý đến hình thức của văn bản Luật phápmột số quốc gia chấp nhận cả hình thức bằng miệng lẫn bằng văn bản Tuy nhiên, phápluật Việt Nam và hầu hết các quốc gia thường quy định hợp đồng làm bằng văn bản thìmới có hiệu lực Trong buốn bán ngoại thương thì doanh nghiệp nên lựa chọn hìnhthức bằng văn bản thì sẽ an toàn hơn

*Tổ chức thực hiện hợp đồng

Xin giấy phép xuất nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu thường bị kiểm tra chặt chẽ hàng xuất khẩu, thông thường cầnphải kiểm tra các điều kiện nhập khẩu, các loại giấy phép đảm bảo điều kiện nhậpkhẩu Các giấy phép nhập khẩu được phân theo chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan cấp

phép nhập khẩu cuối cùng và nhập khẩu tổng hợp là bộ công thương nên khi xin phépnhập khẩu phải lập thành nhiều bộ để gửi nhiều cơ quan chuyên ngành.

Xác nhận thanh toán

Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, séc thì nhà nhập khẩu phải thực hiện việcxác nhận thanh toán ngay sau khi ký hợp đồng Nhà nhập khẩu kiểm tra thanh toán thìmới thực hiện hợp đồng Tuy nhiên việc thanh toán trước là một việc khá rủi ro đối vớinhà nhập khẩu nên trong nghiệp vụ phải thực hiện tuân thủ các bước kiểm tra một cáchnghiêm ngặt va chặt chẽ và phần lớn được áp dụng cho thanh toán đặt cọc hoặc làm ăngiữ công ty mẹ và công ty con

Đối với việc thanh toán nhờ thu thì phần lớn các nhà nhập khẩu đều phải phải cungcấp các số liệu liên quan đến uy tín và tình trạng tài chính của minh khi xác nhận thanhtoán với khách hàng

Đối với hình thức LC thì việc xác nhận thanh toán là việc mở LC và phát hành LC vàthông báo cho khách hàng

Đôn đốc giao hàng ( nếu có)

Sau khi thực hiện việc xác nhận thanh toán với nhà xuất khẩu đây là khoảng thời gianthực hiện hợp đồng Tuy nhiên, nếu nhà nhập khẩu không thường xuyên theo dõi, dônđốc việc thực hiện giao hàng thì rất dễ dẫn đến chậm tiến độ giao hàng Việc thực hiệngiao hàng thực chất là việc nhắc báo cáo tiến độ thực hiện giao hàng Tuy nhiên, việcđôn đốc phải hợp lý tránh gây áp lực cho nhà xuất khẩu Những công việc này nếu thựchiện đều đặn định kỳ sẽ thể hiện sự quan tâm và có trách nhiệm hơn của nhà nhập khẩuđối với việc thực hiện hợp đồng

Thuê tàu (nếu có)

Nếu mua bán theo các điều kiện nhóm C,F và C&F thì việc thuê tàu phần lớn là do nhànhập khẩu làm Trong giai đoạn này việc phối hợp với nhà xuất khẩu trong việc thôngbáo tên tàu, số hiệu chuyến tàu, ngày dự kiến đến, ngày dự kiến tàu rời cảng để bênxuất khẩu chuẩn bị gửi hàng, là rất quan trọng để tránh nhỡ tàu chậm tàu gây phát sinh

chi chí và tranh chấp

Mua bảo hiểm( nếu có)

Đối với trường hợp bên mua bảo hiểm là nhập khẩu thì việc mua bảo hiểm nhất thiếtphải quy định chặt chẽ Tuy nhiên, nếu việc mua bảo hiểm do bên xuất khẩu tiến hànhthì hợp đồng phải quy định chặt chẽ Và phải chú ý bảo hiểm hàng hóa là cho bên nhậpkhẩu, quyền đòi bồi thương sẽ do bên nhập khẩu trực tiếp thực hiện Nếu người nhậpkhẩu có được quyền mua bảo hiểm sẽ thuận lợi vì người mua và người hưởng là nhưnhau

Thanh toán tiền hàng

Việc thanh toán tiền hàng không nhất thiết phải thanh toán vào giai đoạn này tuy nhiênvới thanh toán bằng nhờ thu và LC thì nó là bắt buộc Việc thanh toán sẽ giúp cho nhànhập khẩu có được bộ chứng từ để nhận hàng Việc thanh toán nhanh sẽ giúp nhà nhậpkhẩu tránh được chi phí lưu kho bãi

Làm thủ tục hải quan

Khác với xuất khẩu, nhập khẩu thường bị kiểm soát chặt chẽ hơn, nên việc kê khai phảibảo đảm chính xác Đặc biệt là kê khai mã số thuế và áp thuế phải nộp Nếu có sai sót

sẽ bị phạt rất nặng hơn nữa việc thông quan hàng nhập cũng phức tạp hơn hàng xuất do

có nhiều mức thuế và mã số thuế Nên việc tra cứu mã hàng và mã thuế cũng cần phảithực hiện kỹ lưỡng để tranh gây tổn thất cho nhà nhập khẩu

Nhận hàng

Tùy vào từng hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu bên nhập khẩu sẽ có hình thứcnhận hàng tương ứng Hình gửi hàng lưu kho, không lưu kho, nguyên công, hàng lẻ….thì các nghiệp vụ sẽ khác nhau Đồng thời việc thông quan hàng hóa cũng phải đượcthực hiện song song với nghiệp vụ nhận hàng Các thủ tục thông quan phải được nhanhchóng hoàn tất trước khi lấy hàng ra khỏi cảng và trong thời gian hành chính vì chi phídịch vụ ngoài giờ thường rất cao Việc nhận hàng có thể bị chậm trễ nên phải có gắngsớm nhất có thể

Kiểm tra hàng nhập

Đây là việc tiến hành song song với nghiệp vụ nhận hàng Nếu các hàng hóa không bịquy định về kiểm định thì nhà nhập khẩu có thể kiểm tra khi phát hiện phi vấn Cònđối với hàng hóa có quy định về kiểm định thì phải tiến hành mời có quan kiểm địnhtheo quy định của pháp luật

Khiếu nại (nếu có)

Việc khiếu nại có khi hàng hóa bị thiếu hụt hoặc hư hỏng và thông thường phải đượctiến hành trong khoảng thời gian bảo hành Để việc khiếu nại có tính thuyết phục thìphải đảm bảo tính pháp lý và tính minh bạch của các biên bản, chứng từ Trong giaiđoạn này việc xử lý sự cố và đề xuất các giải pháp phải dự trên tinh thần hợp tác lẫnnhau để làm giảm chi phí kiện tụng

Giám sát việc thực hiện hợp đồng:

Đây là công việc tiến hành xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng cho tới khi kếtthúc hợp đồng Thông qua việc giám sát nhà nhập khẩu xem xét tiến trình thực hiện cácnội dung của hợp đồng như số lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, các chứng từ cầnthiết, các điều kiện bảo hành, bảo quản hàng hóa, các quyền lợi và nghĩa vụ mà mua vàngười bán phải thực hiện Việc này sẽ đảm bảo người xuất khẩu thực hiện đúng camkết của mình như giao hành đúng thời hạn,đúng số lượng và chất lượng của hợp đồng.Ngoài ra, nó còn giúp chính nhà nhập khẩu thực hiện các cam kết của mình, làm tốt cáccông việc liên quan đến từng hợp đồng, không để xảy ra sai sót, quên hoặc bỏ sót dẫnđến vi phạm hợp đồng Đây là hoạt động thể hiện chức năng kiểm tra kiển soát của mộtnhà quản lý nhập khẩu và đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn tất một hợp đồng

1.2.2.2 .Quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu

* Khái niệm về rủi ro và quản trị rủi ro trong kinh doanh

Khái niệm rủi ro: rủi ro được hiểu là những tai nạn, tai họa, hay sự cố xảy ra một cách

bất ngờ, ngẫu nhiên hoặc những mối đe dọa khi xảy ra thì sẽ gây tổn thất cho conngười

Khi nói đến rủi ro thì nó phải là những sự kiện bất ngờ ngoài tầm kiểm soát của conngười và gây thiệt hại cả về vật chất lẫn tinh thần cho con người

Quản trị rủi ro: là một chức năng quản trị chung để nhận dạng, đánh giá đối phó với

những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro đối với một tổ chức

Quản trị rủi ro cũng như hoạt động quản trị nói chung là hoạt động có tổ chức chặtchẽ và có đầy đủ các chức năng: phát hiện nguy cơ, lập các phương án chống rủi ro,kiểm tra, xử lý và khắc phục hậu quả rủi ro hiệu quả Môi trường kinh doanh nói chung

và môi trường hoạt động thương mại quốc tế nói riêng luôn chứa đầy rủi ro Để tránhnhững thiệt hại không đáng có và tận dụng cơ hội trong kinh doanh thì quản trị rủi ro làcần thiết để doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường

* Nguyên nhân rủi ro trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa

Trong kinh doanh, ta thường gặp những nhân tố gây ra rủi ro sau:

Môi trường tự nhiên như động đất, núi lửa, lũ lụt, sóng gió, bão, độ ẩm, các loại vũkhí vô chủ trôi nổi trên biển… đấy là nguyên nhân làm cho giá trị sử dụng có thể hưhỏng hoặc làm giảm giá trị thương mại

Môi trường chính trị mà biểu hiện là: nổi loạn, đảo chính, nội chiến… tài sản kinhdoanh của doanh nghiệp có thể bị phong tỏa, tước đoạt hoặc chiếm giữ lâu Tất cả đềugây cho chi phí , thiệt hại cho doanh nghiệp

Môi trường kỹ thuật biểu hiện là khi một kỹ thuật ra đời làm cho một kỹ thuật khác

cũ đi tương đối làm cho doanh nghiệp phải thường xuyên tìm kiếm các kỹ thuật mới đểtránh bị lạc hậu;

Môi trường xã hội mà biệu hiện là các phong tục tập quán, tôn giáo, văn hóa xã hội,các phạm trù đạo đức….nó làm tăng tính bất định trong quan hệ kinh tế giữa các doanhnghiệp

Môi trường pháp lý: là toàn bộ các quy tắc ứng xử, quy định về phạm vị quyền hạn,

mà doanh nghiệp phải tuân theo trong một quốc gia lãnh thổ kinh doanh Môi trườngpháp lý ổn định, là cơ sở để cho doanh nghiệp kinh Bên cạnh đó sự thiếu minh bạch

thông thoáng và khoa học trong chính sách cũng làm cho doanh nghiệp gặp rủi ro trongkinh doanh Ngoài ra, quan điểm về tự do hóa thương mại hay bảo hộ mậu dịch cũngcủa chính phủ cũng được thể hiện trong chính sách pháp luật thông quan việc dựng lênhoặc dỡ bỏ các rào cản đối với thương mại hàng hóa.

Chu kỳ của nền kinh tế: ở đây chính là chu kỳ kinh doanh của nền kinh tế mà bất cứnền kinh tế thị trường nào đều gặp phải Sự khủng hoảng kinh tế làm tăng nguy cớ rủi

ro cho doanh nghiệp, nếu không nhận thức được để có điều chỉnh phù hợp thì có thểdẫn đến phá sản

Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác như: cạnh tranh, biến động giá cả, lạm phát,tài chính, tiền tệ và tỷ giá hối đoái, thông tin trong kinh doanh, khách hàng……… tất

cả các nhân tố này đều ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đều gây những rủi ro không thểtránh khỏi

Trong thương mại quốc tế mà cụ thể là hoạt động nhập khẩu thì các rủi ro thường lớnhơn, tần suất xảy ra thường xuyên hơn, đa dạng và phức tạp hơn doanh nghiệp kinhdoanh nội địa do những đặc trưng riêng có của thương mại quốc tế Các rủi ro củathương mại quốc tế thường do những nguyên nhân sau:

- Khoảng cách vận chuyển hàng hóa quá dài chủ yếu bằng đường biển và vận tải đaphương thức Vì vậy rất dễ gặp các rủi ro do sóng biển, bão biển, cướp biển, đình công,lốc xoáy, vòi rồng… hàng hóa có thể bị cuốn xuống biển, mất hàng hóa, hoặc nhiễmmặn mất giá trị sử dụng

- Khi áp dụng các điều kiện thương mại, thì sự khác biệt về ngôn ngữ cũng tạo ra cáchhiểu khác nhau dẫn đến xung đột về lợi ích và có thể phải giải quyết bằng tòa án hoặctrọng tài

- Sự khác biệt về ngôn ngữ văn hóa dẫn đến cách hiểu khách nhau về quyền và nghĩa

vụ theo hợp đồng về các điều kiện giao hàng, thanh toán, khiếu nại…

- Hợp đồng buôn bán hàng hóa chịu sự điều tiết của rất nhiều hệ thống pháp luật khácnhau bao gồm: công ước quốc tế, luật pháp quốc gia, hợp đồng, các tập quán thương

mại Và có thể dẫn đến các xung đột pháp luật.

Trên là một số nguyên nhân gây rủi ro trong thương mại quốc tế mà các nhà kinhdoanh nên chú ý để có biện pháp phòng ngừa rủi ro cho thích hợp

* Các loại rủi ro chủ yếu trong nhập khẩu hàng hóa

Rủi ro trong giai đoạn tiền hợp đồng

Trong việc tìm kiếm các nhà cung cấp phải nghiên cứu kỹ lượng và phải đảm bảo 5đúng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp: đúng người( right person), đúng tiến độ (righttime), đúng sản phẩm( right product), đúng địa điểm ( right place), đúng giá( rightprice) Trên thị trường quốc tế có rất nhiều hàng hóa tương tự nhau có thể đáp ứngđược yêu cầu về sản phẩm hoặc chỉ một số yêu cầu, thêm vào đó là có rất nhiều nhàcung cấp khác nhau ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Điều này cho phép nhà nhậpkhẩu có nhiều lựa chọn thì những rủi ro tiềm ẩn càng gia tăng Rủi ro trong giai đoạnnày chủ yếu là rủi ro thông tin như thiếu thông tin, bão hòa về thông tin, thiếu nhạybén, tính cập nhật của thông tin hoặc là thông tin sai lệch Bất cứ nguồn thông tin nào

mà không được phân tích kỹ thì đều làm cho quá trình tìm kiếm các nhà không hiệuquả , tăng chi phí và có thể dẫn đến hậu quả là lựa chọn không chính xác nhà cung cấpgây ra những sai lầm trong quyết định

Ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp nào thì nghiên cứu biến động thị trường cũng là rấtquan trọng Dự đoán được sự tăng giảm thị trường doanh nghiệp sẽ có kế hoạch chủđộng để mua sắm hàng hóa phù hợp tiết kiệm được chi phí nhất cho doanh nghiệp.Doanh nghiệp sẽ phải quyết định được nên mua vào thời điểm nào, thời điểm nào thịtrường khan hiếm, dữ trữ vào thời điểm nào Điều này sẽ làm giảm chi phí phát sinh,tăng lời nhuận cho doanh nghiệp đồng thời dự tính trước đước chi phí

Doanh nghiệp phải thất sự có tư duy chiến lược, nhạy bén với biến động của thịtrường và đưa ra quyết định kip thời và chính xác

Rủi ro trong giai đoạn thực hiện hợp đồng

Trong giai đoạn này thì rủi ro đầu tiên có thể xuất phát từ quá trình đàm phán và ký kết

hợp đồng Sự khác biệt ngôn ngữ có thể làm cho các bên hiểu nhầm về ý đồ của đối tác

là một trong những nguyên nhân gây thất bại trong đàm phán, sự không hiểu biết vềvăn hóa có thể cũng có thể gây ra xung đột làm ảnh hưởng đến hợp đồng Ngoàinguyên nhân này ra thì sự chuẩn bị không kỹ càng cho đàm phán cũng dẫn đến phảinhượng bộ một số điều khoản bất lợi cho hợp đồng Do vậy việc chuẩn bị chiến lượcđàm phán, nội dung, nhân sự, tổ chức cho đàm phán rất quan trọng để đạt được thắnglợi trên bàn đàm phán

Sau khi kí kết hợp đồng doanh nghiệp gặp phải rủi ro khi thực hiện hợp đồng Rủi ro

có thể gặp phải do việc nhận được hành hóa không đúng chất lượng, số lượng, quycách so với yêu cầu của trong hợp đồng Nguyên nhân ở đây có thể do lựa chon sai đốitác, yêu cầu của hợp đồng không chặt chẽ dẫn đến các cách hiểu khác nhau về yêu cầuchất lượng hàng hóa, do quá trình vận chuyển dài ngày hoặc điều kiện tự nhiên bất lợilàm biến chất hàng hóa, hoặc do bản thân người nhập khẩu cung cấp hàng không đúngtiêu chuẩn Rủi ro này thường dẫn đến tốn kém chi phí khiếu nại, kiện tụng và nếukhông dàn xếp ổn thỏa thì có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trongviệc cung cấp hàng hóa cho thị trường, chất lượng hàng hóa kém sẽ làm mất lòng tincủa khách hàng vào doanh nghiệp

Rủi ro trong giai đoạn sau hợp đồng

Sau khi thực hiện hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành giao hàn Các rủi ro xảy ra tronggiai đoạn này có thể do việc giao hành chậm về thời gian và tiến độ giao hàng Nguyênnhân có thể từ nhiều phía: từ nhà cung cấp có thể do kế hoạch sản xuất không chuẩn bịkịp cho giao hàng, do hỏng hóc máy móc, do thiên tai bất thường làm đình trệ quá trìnhsản xuất Từ phía nhà chuyên chở có thể do năng lực chuyên chở hoặc gặp phải rủi rokhách quan, bất ngờ trên đường đi làm không thể di chuyển được hoặc đi lánh nạn,hoặc mất mát toàn bộ hàng hóa trong quá trình chuyên chở Ngoài ra doanh nghiệp còn

có thể gặp phải vấn đề như việc áp dụng biểu thuế mới trong quá trình nhập khẩu, cácquy định mới được áp dụng tất cả đều có thể làm thay đổi tiến độ giao và nhận hàng

của doanh nghiệp

Sau thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành thanh toán Rủi rogặp phải có thể liên quan đến quá trình thanh toán của doanh nghiệp Đối với hình thức

LC thì việc thanh toán được đảm bảo hơn, tuy nhiên nó lại tốn kém hơn và phức tạphơn so với các hình thức khác Nhưng đối với phương thức chuyển tiền và nhờ thu thìrủi ro sẽ cao hơn so với hình thức LC và doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro sau:

Rủi ro khi doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng thanh toán trước nhưng doanh nghiệp xuất khẩu không tiến hành giao hành đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể thực hiện môt số biện pháp phòng ngừa rủi ro sau

- Tìm hiều nhà cung cấp thật kỹ lưỡng, về uy tín và tình hình tài chính của nhà cungcấp

- Tham khảo ý kiến của ngân hàng về quá trình kinh doanh của nhà nhập khẩu, hoặctìm hiểu qua đại sứ quán Việt Nam tại nước của nhà xuất khẩu

- Thực hiện ký quỹ tại ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng

- Có thể đùng một số biện pháp khác như: LC dự phòng, đảm bảo thực hiện hợp đồng,giấy bảo đảm để bảo vệ quyền lợi của mình

Rủi ro khi doanh nghiệp thanh toán phải chứng từ giả, không trung thực, mẫu thuẫn với hợp đồng.

Để tránh được rủi ro này doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau:

- Quy định chặt chẽ các loại giấy tờ xuất trình để thanh toán về cả nội dung lẫn hìnhthức

- Khi kiểm tra chứng từ phải thật cẩn thận và các chứng từ phải do người có thẩmquyền cung cấp

- Đối với các lô hàng lớn có thể phải cử cả người giám sát quá trình bốc xếp hàng

- Trong trường hợp mà có thể việc thanh toán xảy ra trước thì đề nghị gửi thẳng 1/3 bộchứng từ cho nhà nhập khẩu để tiến hành nhận hàng

- Đối với hóa đơn thương mại nếu cần thiết thì yêu cầu cả hóa đơn lãnh sự, hoặc nhờ

sự trợ giúp về mặt thông tin của lãnh sự quán Việt Nam tại nước xuất khẩu để kiểm tra

về tình hình của doanh nghiệp xuất khẩu

- Yêu cầu giấy chứng nhận kiển tra hàng hóa của các cơ quan có thẩm quyền

Rủi ro khi lựa chọn hãng tàu không có năng lực dẫn đến hư hỏng hàng hóa trong quá trình bốc xếp và vận chuyển

các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro :

- Trên bàn đàm phán phải dành quyền chủ động thuê tàu và mua bảo hiểm

- Sử dụng các hãng tàu nổi tiếng đáng tin cậy, có văn phòng giao dịch tai nước nhậpkhẩu

- Quy định mua bảo hiểm để đảm bảo hàng hóa được bảo hiểm

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY, THIẾT BỊ MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG (VIETRANS )

2.1 Giới thiệu về công ty giao nhận kho vận ngoại thương

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.1 Thông tin chung về công ty

Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộCông Thương, tiền thân là Cục Kho Vận kiêm Tổng Công Ty Giao Nhận Kho VậnNgoại Thương- là tổ chức giao nhận đầu tiên của Việt Nam thành lập theo Quyết Định

số 554/BNT ngày 13/8/1970 của bộ Thương Mại

Tên chính thức hiện nay của công ty là Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại

Thương”, tên tiếng anh là “ Việt Nam Foreign Trade Forwarding And

Warehousing Corporation Tên giao dịch đối ngoại viết tắt là VIETRANS được

thành lập theo quyết định số 337/TM/ TCCB ngày 31/3/1993 của bộ Thương Mại Trụ sở chính của công ty được đặt tại Hà Nội ngoài ra còn có một số các chinhánh và đại diện một số đầu mối giao thông quan trọng trong và ngoại nước

- Địa chỉ giao dich: 13, Lý Nam Đế, Hà Nội

- Tài khoản tiền Việt Nam: 300.310.000.014

- Tài khoản tiền ngoại tệ: 220.130.000.014

2.1.1.2 Quá trình phát triển công ty

Trước năm 1986, với chính sách độc quyền ngoại thương nên Vietrans là đơn vị duynhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương phục vụ tất cả các công

ty kinh doanh xuất nhập khẩu cả nước, như vậy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao

nhận ngoại thương được tập trung vào tất cả các đầu mối để tiếp nối quá trình lưuthông hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước do bộ ngoại thương chỉ đạo, nhànước giao chỉ tiêu kế hoạch VIETRANS không phải chịu bất cứ áp lực cạnh tranh nào

từ phía bên ngoài và cũng không phải tự lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho chínhmình Kết quả kinh doanh lỗ lãi được nhà nước bù

Trong cơ chế thị trường hiện nay đã có rất nhiều đơn vị tham gia kinh doanh lĩnhvực giao nhận kho vận ngoại thương Nhiều ngành, nhiều địa phương, công ty tự đảmnhận lấy công việc giao nhận của mình để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh.VIETRANS mất thế độc quyền và phải bước vào một cuộc cạnh tranh gay gắt với cácdoanh nghiệp khác hoạt đông trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương Để thíchứng với môi trường kinh doanh mới, công ty đã tiến hành đổi mới chiến lược, phươngthức hoạt động, cách thức tổ chức và điều hành Với những nỗ lực của bản thân cũngnhư uy tín của doanh nghiệp hiện nay VIETRANS đã đạt được những thành tựu và kếtquả kinh doanh tốt, khả năng cạnh tranh và chất lượng phục vụ được nâng cao, và cócác chi nhánh hoạt động trên khắp cả nước, các đại lý ở nước ngoài, hệ thống kho vậnhiện đại nhất Việt Nam hiện nay và là công ty duy nhất có kho ngoại quan, đây là lợithế cho VIETRANS khi giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí nhấp khẩu Công tygiữ vững ví trí là đơn vị hàng đầu về giao nhận kho vận ngoại thương Việt nam với15% tổng thị phần giao nhận hàng hóa quốc tế

Ngoài ra VIETRANS luôn là công ty dẫn đầu trong việc thiết lập các dịch vụgiao nhận mới tại Việt Nam VIETRANS là công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ “từ cửađến cửa” trên phạm vi quốc tế, khai thác dịch vụ kho ngoại quan, phát hành vận đơnvận tải đa phương thức , gia nhập hiệp hội FIATA, và cũng là đại lý chính thức củaIATA

VIETRANS là sáng lập viên của Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Ngoại ThươngViệt Nam ( VIFFAS) và là chủ tịch đầu tiên của hiệp hội, cũng như đóng góp rất nhiềuvào sự phát triển của hiệp hội

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

*Chức năng:

VIETRANS là một công ty làm nhiệm vu vận chuyển, giao nhận xuất nhập khẩu hànghóa, tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vựcxuất nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hóa

Theo điều lệ công ty có các điều khoản sau:

- Tiến hành các dịch vụ giao nhận vận, đóng gói bao bì, vận chuyểnhàng hóa nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằngphương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua các phương tiện chuyên chở củangười khác

- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổchức và chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thông quan, hàng ngoại giao,hàng quá cảnh, hàng hội chợ, hàng triển lãm, tài liệu, chứng từ liên quan, chứng từchuyển phát nhanh

- Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi,lưu cước các phương tiện vận tải( tàu biển, oto, máy bay, sà lan, container…) bằng cáchợp đồng từ “ cửa tới cửa” và thực hiện các hoạt động khác có liên quan tới hàng hóanói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục nhập khẩu, làm thủ tục hải quan,mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người chuyên chở để chuyểntiếp tới nơi quy định

- Nhận ủy thác nhập khẩu hoặc kinh doanh nhập khẩu trực tiếp hànghóa trên cơ sở giấy phép nhập khẩu của bộ Công Thương cấp cho công ty

- Thực hiện kế hoạch vận tải công cộng phù hợp với quy định hiện hàncủa nhà nước Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trongcác lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu Kinh doanh du lịch( dịch vụ khách sạn,vận chuyển, hướng dẫn khách du lịch) kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà ở

- Làm đại lý cho các hãng nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàubiển của nước ngoài vào cảng Việt Nam.

* Nhiệm vụ của công ty:

Cùng với các chức năng trên, công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương còn cónhững nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh củacông ty theo quy chế hiện hành nhằm mục đích chức năng của công ty

- Thông qua các liên doanh, liên kết, trong và ngoài nước để thực hiệnviệc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàntrên các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm

vi trách nhiệm của công ty

- Đảm bảo việc an toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn,bảo đảm tự chủ về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả cácnguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách với nhà nước

- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghịcải tiến biểu cước giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy định hiệnhành và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế

- Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiệnnâng cấp các phương tiện của công ty

- Thực hiện điều chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ,chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo cơ chế tự chủ, gắn việc trảcông với hiệu quả lao động và theo năng lực làm việc của các nhân viên, chăm lo đờisống, chăm lo bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ cho cáccán bộ công nhân viên của công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanhngày càng cao

Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc theo cơchế hiện hành, các công ty con có quyền tự chủ nhằm phát huy cao nhất hiệu quả kinhdoanh của công ty

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty VIETRANS bao gồm: các chi nhánh và công

ty con về vận tải và giao nhận, chuyển phát nhanh trên khắp cả nước; các phòng ban tạitrụ sở chính tại Hà Nội; các liên doanh với nước ngoài; và các văn phòng đại diện tạinước ngoài

Hình 2.1: mô hình tổ chức bộ máy công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương

Trụ sở chính của VIETRANS cơ cấu được chi thành các bộ phận sau:

* Ban giám đốc: đứng đầu là tổng giám đốc do bộ trưởng bộ Công Thương bổnhiễm hoặc miễn nhiệm tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty chịutrách nhiệm cá nhân trước pháp luật và các cơ quan quản lý nhà nước về mọi hoạt độngcủa công ty

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC CÔNG TY

CON VÀ CHI

NHÁNH

CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI

TRỤ SỞ CHÍNH

PHÒNG KẾ TOÁN- TÀI VỤ CHỨC CÁN BỘPHÒNG TỔ PHÒNG TỔNG HỢP

PHÒNG GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ

PHÒNG XÚC TIẾN THƯƠNG

MẠ I

PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

ĐỘI XE

XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG

KHO YÊN VIÊN

CHI NHÁNH NHA TRANG

VIETRANS QUY NHƠN

VIETRANS ĐÀ NẴNG

TNT-VIETRANS

LOTUS PORT

ODESA

VOSTOCK

VLADI-CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Cơ cấu của công ty tuân theo chế độ một thủ trưởng có quyền hạn và nghĩa vụ theoquy định tại số 217/HĐBT và quy định của bộ về phân cấp toàn diện của công ty

Giúp việc cho ban giám đốc có ba phó giám đốc, các phó giám đốc do phó giámđốc đề nghị và được thủ trưởng cơ quan chủ quản là Bộ Công Thương bổ nhiễm hoặcmiễn nhiệm

Mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tácđược giao Trong trường hợp tổng giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc thứ nhất làngười thay mặt tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị bộ phận trựcthuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các dơn vị và các bộ phận nói trên dotổng giám đốc quy định cụ thể trong từng trường hợp, tình hình thực tế hàng năm, từngthời kỳ, đảm bảo cho sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của công ty

* Khối quản lý: các phòng ban có nhiệm vụ giúp tổng giám đốc trong công tácquản lý mọi mặt hoạt động của công ty Các phòng quản lý có nhiệm vụ tham mưugiúp giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh theo giới hạn hoạt động của các đơn vị trựcthuộc, xây dựng kế hoạch, ký kết hợp đồng, lo các thủ tục nhập khẩu, thống kê tổnghợp, lập báo cáo kết quả kinh doanh, bao gồm:

- Phòng xuất nhập khẩu

- Phòng xúc tiến thương mại

- Phòng giao nhận vận tải quốc tế

- Đội xe

- Xí nghiệp xây dựng

- Kho yên viên

Các phòng ban trong công ty có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau, có nhiệm vụ

bổ trợ các phòng kinh doanh về khía cạnh pháp lý của các hợp đồng kinh doanh, cùngcác phòng ban có liên quan cùng tham gia giải quyết tranh chấp có yếu tố pháp luậtphức tạp và khai thác các quan hệ trong nước và quốc tế để tạo cơ hội cho các phòngkinh doanh khác ký kết hợp đồng kinh doanh

Các chi nhánh và công ty con của VIETRANS bao gồm:

- Chi nhánh Nha Trang

- Công ty cổ phần VIETRANS Hải Phòng

- Công ty cổ phần VIETRANS TP Hồ Chí Minh

- Công ty cổ phần VIETRANS Quy Nhơn

- Công ty cổ phần VIETRANS Đà Nẵng

Hiện tại VIETRANS có hai liên doanh bao gồm:

Liên doanh TNT-VIETRANS Express Worldwide (Việt Nam)ltd Là công ty liêndoanh giữa Vietrans và tập đoàn Bưu Điện Hà Lan Được thành lập năm 1995 với sốvống 700000 USD hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển nhanh quốc tếLiên doanh LOTUS JOINT VENTURE COMPANY LTD Là liên doanh giữacông ty VIETRANS, công ty vận tải biển VIỆT NAM( VOSA) và công ty vận tảibiển đen (BLASSCO UCRAINA) Được thành lập từ năm 1991 với tổng số vốn 19,6triệu USD để xây dựng và khải thác cầu cảng, vận chuyển hàng hóa thông qua tàu,container, và làm các đại lý vận tải với nước ngoài

Các văn phòng đại điện ở nước ngoài đặt ở ODESA và VLADIVOSTOCK

M« h×nh tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty Giao NhËn Kho VËn Ngo¹i Th¬ng (VIETRANS) được minh họa qua sơ đồ 1.1

2.1.3 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty

2.1.3.1. Nghiệp vụ chuyển phát nhanh, xuất nhập khẩu và các hoạt động khác

Trong giai đoạn vừa qua hoạt động chuyển phát nhanh tại các đơn vị vẫn duy trì đượctốc độ phát triển ổn định Song đây là lĩnh vực ngày càng bị cạnh tranh mạnh mẽ từ cáchãng lớn trên thế giới đang xâm nhập vào thị trường Việt Nam và các công ty bưuchính viễn thông do vậy mà hiệu quả kinh doanh không cao, mặc dù đã có sự hỗ trỡ từliên doanh TNT- VIETRANS Nguy cơ thu hẹp thị trường là hiện hữu Để khắc phụcnguy cơ mất thị trường, một số chi nhánh đại lý chuyển phát nhanh tại các đơn vị nhưHải Phòng và khu vực miền trung đã được chuyển giao sang công ty liên doanh Vì thế

đã ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh , tuy nhiên xu hướng tất yếu của sự thay đổi là sẽđem lại lợi nhuận cao cho công ty trong thời gian tới

Cụ thể trong năm 2006 doanh thu đạt 120 tỷ, lợi nhuận 18 tỷ đồng Đến 2007 doanhthu 150 tỷ đồng lợi nhuận là 21 tỷ đồng tăng 15% so năm trước Đây là mức tăng khảquan thể hiện bước đi đúng đắn của công ty trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh đểgiành thì phấn

Về kinh doanh xuất nhập khẩu trong năm qua đã đạt được một số kết quả đáng ghinhận Một số đơn vị như văn phòng Hà Nội, chi nhánh Nghệ An đã khai thác tốt dịch

vụ này đem lại hiệu quả cao Các hình thức xuất nhập khẩu chủ yếu là ủy thác nhậpkhẩu và tự doanh Với nhiều mặt hàng khác nhau như máy móc,nông sản, thức phẩm,

đồ uống, nguyên vật liệu….trong đó 80% kim ngạch xuất nhập khẩu là máy móc nhưcác dây chuyền sản xuất, thiết bị y tế Tốc độ tẳng trưởng năm 2006 là 15% và năm

2007 là 20% Trong thời gian tới các đơn vị cần quan tâm hơn nữa để thúc đẩy loạihình kinh doanh này Đặc biệt phải tăng cường đội ngũ cán bộ marketing trên phạm vi

cả nước Năm 2008 chỉ tiêu trong của bộ Công Thương là trên 55 tỷ đô la, nên cần cửcán bộ liên hệ trực tiếp với bộ Công Thương để tiếp xúc với tham tán thương mại ởnước ngoài Đây là một lợi thế của VIETRANS vì nó tách từ bộ Thương Mại trướcđây

Kinh doanh vận tải oto trong năm 2006 là lĩnh vực chịu nhiều ảnh hưởng của việctăng giá xăng dầu tuy nhiên các đơn vị vẫn khắc phục được khó khăn, khai thác đượcnguồn hàng và kinh doanh có lãi Trong năm 2007 áp lực tăng giá xăng dầu còn tăngcao hơn nhưng doanh thu vẫn tăng 19 tỷ đồng tăng 20% so năm 2006

Kinh doanh dịch vụ xây dựng vẫn được duy trì ổn định Các công trình thi công đảmbảo chất lượng, đúng tiến độ, tạo được uy tín với khách hàng Hiện nay công ty đangtrúng thầu nhiều công trình lớn như dự án xây dựng nhà hỗ hợp phục vụ học tập chosinh viên trường đại học Công Đoàn trên 20 tỷ đồng, xây dựng trung tâm điện máy tạikho yên viên đúng tiến độ, xây dựng trung tâm VIETRANS tại thành phố Hồ Chí Minhmang lại lợi nhuận hàng năm cao và ổn định, đóng góp một phần lớn doanh thu và lợinhuận cho văn phòng công ty,

Trong năm 2007 là năm đánh dấu nhiều lĩnh vực kinh doanh mở rộng của Vietranskhi tham gia vào lĩnh vực thủy điện với dự án Sùng Tả tại Nam Ninh Trung Quốc.Công ty tham gia liên doanh với 10% vốn cổ phần, trong giai đoạn 1 của của nhà máyKinh doanh văn phòng là một loại hình kinh doanh mới đem lại lợi nhuận cao và ổnđịnh, vì thế cần đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng như điện nước, đảm bảomôi trường cảnh quan sạch đẹp, an toàn về PCCC và PCBL Việc chuyển đổi kinhdoanh sang cho thuê văn phòng là một sáng kiến đem lại hiệu quả to lớn của lãnh đạocông ty thể hiện tầm nhìn và sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh, tránh việc bịthu hồi đất, để mất lợi thế lâu dài của Vietrans và khắc phục khó khăn về tăng giá thuêđất, mỗi năm đem lại lợi nhuận cao cho công ty Đơn vị đi đầu về kinh doanh vănphòng trong năm 2007 là công ty cổ phần VIETRANS TP Hồ Chí Minh đã đạt trên 4

tỷ đồng lợi nhuận Đây là một hướng đi mới đáng được trân trọng và nhân rộng ratrong các công ty cổ phần trong nghành

2.1.3.2 Dịch vụ giao nhận vận tải

Mặc dù trên thị trường đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của các doanhnghiệp khác nhưng hoạt động kinh doanh vẫn có chuyển biến tốt mang lại doanh thu chính

cho công ty Năm 2006 với sự chỉ đạo sát sao, kịp thời của lãnh đão và nỗ lực của tất cảcác đơn vị tình hình kinh doanh giao nhận tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2005,

có xu hướng phát triển và mở rộng Các đơn vị đã tích cực làm tốt công tác marketing vàtìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ đem lại kết quả tốt, đặc biệt là vănphòng tại Hà Nội đã có những bước phát triển đột phá, thị trường giao nhận ngày càng mởrộng trên phạm vị cả nước và quốc tế

Bản thân lãnh đão công ty ngoài chức năng quản lý còn đóng góp tích cực trong việc

mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước để phát triển dịch vụ này;

có những dịch vụ hàng trăm triệu đô la là do cán bộ, lãnh đão đóng góp Hiện nay,công ty đang tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng liên doanh liên kết với các đối tácNhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Mỹ, Nga… triển vọng trong thời gian tới sẽ cónhững kết quả tốt đẹp Bên cạnh công tác phát triển thị trường thì công tác nhân sựcũng hết sức được coi trong, công ty đã có chiến lược tuyển dụng đào tạo đội ngũ cán

bộ có trình độ chuyên môn và giỏi ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu công việc trong điềukiện hội nhập hiện nay Các cán bộ VIETRANS đến nay đã đủ sức cạnh tranh quốc tế,được các chuyên gia nước ngoài thừa nhận

Đi đôi với vấn đề thị trường và nhân sự VIETRANS còn dẫn đầu về đa dạng hóa cácloại hình vận tải mới như vận chuyển đa phương thức, tiến hành cung cấp các dịch vụtrọn gói “ door to door” đây là loại hình dịch vụ mới mà trong nước hiện tại chưa códoanh nghiệp nào làm được, nhưng là xu hướng phát triển trong tương lai và hứa hẹnmạng lại lợi nhuận cao

Nhờ những chính sách và bước đi này mà trong năm 2006 công ty đã liên tục đạtđược những hợp đồng giao nhận lớn triển lãm Quảng Tây tại Hà Nôi, triển lãm CA-EXPO tại Nam Ninh- Trung Quốc, triển lãm Nông Nghiệp Thái Lan…… mang lại hiệuquả cao Mở rộng kinh doanh sang các khu công nghiệp như Quế Võ- Bắc Ninh vớinhiều khách hàng lớn như MITAC, Quế Giang, Lege… Trong năm 2007 là các hợpđồng giao nhận cho các dự án lớn như: dự án Đài Truyền Hình Việt Nam, dự án nhiệt